幾招玩轉(zhuǎn)Excel財(cái)務(wù)

1、幾招玩轉(zhuǎn)ExceI財(cái)務(wù)也許你已經(jīng)在Excel中完成過上百張財(cái)務(wù)報(bào)表，也許你已利用Excel函數(shù)實(shí)現(xiàn)過上千次復(fù)雜運(yùn)算，也許你認(rèn)為 Exce I也不過如此，甚至了無新意。但我們平日里無數(shù)次重復(fù)得心應(yīng)手使用方法只不過是 Excel全部技巧百分之一。本專題從 Excel2002中一些鮮為人知技巧 入手，領(lǐng)略一下關(guān)于 Excel別樣風(fēng)情。一、建立分類下拉列表填充項(xiàng)我們常常要將企業(yè)名稱輸入到表格中，為了保持名稱一致性，利用 “數(shù)據(jù)有效性 ”功能 建了一個(gè)分類下拉列表填充項(xiàng)。1. 在 Sheet2 中，將企業(yè)名稱按類別 （如“工業(yè)企業(yè) ”、“商業(yè)企業(yè) ”、“個(gè)體企業(yè) ”等）分別輸 入不同列中，建立一個(gè)企業(yè)名

2、稱數(shù)據(jù)庫。2. 選中 A 列（ “工業(yè)企業(yè) ”名稱所在列 ），在“名稱”欄內(nèi)，輸入 “工業(yè)企業(yè) ”字符后，按 “回 車”鍵進(jìn)行確認(rèn)。仿照上面操作，將 B、C列分別命名為 商業(yè)企業(yè)”、個(gè)體企業(yè)”3. 切換到Sheetl中，選中需要輸入 企業(yè)類別”列（如C列），執(zhí)行 數(shù)據(jù)f有效性”命 令，打開 “數(shù)據(jù)有效性 ”對話框。在 “設(shè)置”標(biāo)簽中，單擊 “允許”右側(cè)下拉按鈕，選中 “序列 ” 選項(xiàng)，在下面 “來源”方框中，輸入 “工業(yè)企業(yè) ”， “商業(yè)企業(yè) ”，“個(gè)體企業(yè) ”序列 （各元素之 間用英文逗號隔 開），確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱列 （如 D 列），再打開 “數(shù)據(jù)有效性 ”對話框，選中 “序

3、列”選項(xiàng) 后，在 “來源 ”方框中輸入公式： =INDIRECT（C1，） 確定退出。4選中C列任意單元格（如C4）,單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應(yīng) D列單元格（如 D4），單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別企業(yè)名稱 列表中選擇需要企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報(bào)表時(shí)，如果不需要打印 企業(yè)類別 ”列，可以選中該列，右擊鼠 標(biāo)，選 隱藏 ”選項(xiàng)，將該列隱藏起來即可。二、建立 常用文檔 ”新菜單在菜單欄上新建一個(gè) 常用文檔 ”菜單，將常用工作簿文檔添加到其中，方便隨時(shí)調(diào)1. 在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選 “自定義”選項(xiàng)，打開 “自定義 ”對話框。在 “命令

4、”標(biāo)簽 中，選中 “類別”下“新菜單”項(xiàng)，再將 “命令”下面“新菜單 ”拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容 ”按鈕，在彈出菜單 “命名”框中輸入一個(gè)名稱 （如“常用文檔 ”。）2. 再在“類別”下面任選一項(xiàng) （如“插入”選項(xiàng)），在右邊 “命令”下面任選一項(xiàng) （如“超鏈接 ”選 項(xiàng)），將它拖到新菜單 （常用文檔 ）中，并仿照上面操作對它進(jìn)行命名 （如 “工資表 ”等），建立 第一個(gè)工作簿文檔列表名稱。重復(fù)上面操作，多添加幾個(gè)文檔列表名稱。3. 選中“常用文檔 ”菜單中某個(gè)菜單項(xiàng) （如“工資表 ”等），右擊鼠標(biāo)，在彈出快捷菜單中， 選 分配超鏈接一打開”選項(xiàng)，打開 分配超鏈接”對話框。通過按 查找范圍”

5、右側(cè)下拉按 鈕，定位到相應(yīng)工作簿（如工資.Xis等）文件夾，并選中該工作簿文檔。重復(fù)上面操作，將菜單項(xiàng)和與它對應(yīng)工作簿文檔超鏈接起來。4. 以后需要打開 “常用文檔 ”菜單中某個(gè)工作簿文檔時(shí)，只要展開 “常用文檔 ”菜單，單 擊其中相應(yīng)選項(xiàng)即可。提示：盡管我們將 “超鏈接 ”選項(xiàng)拖到了 “常用文檔 ”菜單中，但并不影響 “插入”菜單中 “超鏈接 ”菜單項(xiàng)和 “常用 ”工具欄上 “插入超鏈接 ”按鈕功能。三、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于 2000 元工資總額以 “紅色”顯示，大于等于 1500 元工 資總額以 “藍(lán)色”顯示，低于 1000 元工資總額以 “棕色”顯示，

6、其它以 “黑色”顯示，我們可以 這樣設(shè)置。1. 打開 工資表”工作簿，選中 工資總額”所在列，執(zhí)行 格式一條件格式”命令，打開 條件格式 ”對話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)下拉按鈕，選中 大于 或等于 ”選項(xiàng)，在后面方框中輸入數(shù)值 2000?！眴螕?格式”按鈕，打開 單元格格式 ”對話框，將 字體”顏色”設(shè)置為 紅色 ”。2. 按 添加”按鈕，并仿照上面操作設(shè)置好其它條件（大于等于 1 500 ，字體設(shè)置為 藍(lán)色”；小于 1000，字體設(shè)置為 棕色 ”。）3. 設(shè)置完成后，按下 確定”按鈕?？纯垂べY表吧，工資總額數(shù)據(jù)是不是按你要求以不同顏色顯示出來了四、制作專業(yè)符號”工具欄在編輯專業(yè)表格時(shí)，常常需要

7、輸入一些特殊專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作 一個(gè)屬于自己 專業(yè)符號”工具欄。1執(zhí)行工具一宏一錄制新宏”命令，打開錄制新宏”對話框，輸入宏名如“fuhaol”并將宏保存在 個(gè)人宏工作簿”中，然后確定”開始錄制。選中錄制宏”工具欄上相對引 用”按鈕，然后將需要特殊符號輸入到某個(gè)單元格中，再單擊錄制宏”工具欄上 停止”按鈕，完成宏錄制。仿照上面操作，一一錄制好其它特殊符號輸入宏”。2打開自定義”對話框，在工具欄”標(biāo)簽中，單擊 新建”按鈕，彈出新建工具欄”對話 框，輸入名稱一一專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個(gè)工具條。切換到 命令”標(biāo)簽中，選中 類別”下面 宏”將 命令”下面 自定義按鈕”

8、項(xiàng)拖到 專業(yè) 符號”欄上（有多少個(gè)特殊符號就拖多少個(gè)按鈕 ）。3選中其中一個(gè) 自定義按鈕”仿照第2個(gè)秘技第1點(diǎn)對它們進(jìn)行命名。4右擊某個(gè)命名后按鈕，在隨后彈出快捷菜單中，選指定宏”選項(xiàng)，打開指定宏”對話框，選中相應(yīng)宏（如fuhaol等），確定退出。重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)宏鏈接起來。5關(guān)閉自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用專業(yè)符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。五、用視面管理器”保存多個(gè)打印頁面有工作表，經(jīng)常需要打印其中不同區(qū)域，用視面管理器”吧。1打開需要打印工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印行（或列）標(biāo)上拖拉，選中它們再右擊鼠標(biāo)，在隨后出現(xiàn)快捷菜單中，選隱藏”選項(xiàng)，將不需

9、要打印行（或列）隱藏起來。2執(zhí)行視圖一視面管理器”命令，打開 視面管理器”對話框，單擊 添加”按鈕，彈出 添加視面”對話框，輸入一個(gè)名稱（如 上報(bào)表”后，單擊 確定”按鈕。3.將隱藏行 （或列 ）顯示出來，并重復(fù)上述操作， “添加”好其它打印視面4. 以后需要打印某種表格時(shí)，打開 “視面管理器 ”，選中需要打印表格名稱，單擊 “顯 示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好界面顯示出來，簡單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上 “打印 ”按鈕，一切就 OK 了。六、讓數(shù)據(jù)按需排序 如果你要將員工按其所在部門進(jìn)行排序，這些部門名稱既有關(guān)信息不是按拼音順序， 也不是按筆畫順序，怎么辦 ?可采用自定義序列來排序。1執(zhí)

10、行 格式一選項(xiàng)”命令，打開 選項(xiàng)”對話框，進(jìn)入 自定義序列”標(biāo)簽中，在 輸入序 列”下面方框中輸入部門排序序列 （如“機(jī)關(guān),車隊(duì),一車間 ,二車間,三車間 ”等），單擊“添加”和 “確定 ”按鈕退出。2選中 部門”列中任意一個(gè)單元格，執(zhí)行 數(shù)據(jù)一排序”命令，打開 排序”對話框，單擊 選項(xiàng)”按鈕，彈出 排序選項(xiàng) ”對話框，按其中下拉按鈕，選中剛才自定義序列，按兩次 確 定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來工作表部分單元格中內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。1選中需要隱藏內(nèi)容單元格（區(qū)域），執(zhí)行 格式f單元格”命令，打開 單元格格式”對話 框，在 數(shù)字”標(biāo)簽 分

11、類”下面選中 自定義”選項(xiàng)，然后在右邊 類型”下面方框中輸入； ”三（個(gè)英文狀態(tài)下分號 ）。2再切換到 保護(hù)”標(biāo)簽下，選中其中 隱藏”選項(xiàng)，按 確定”按鈕退出。3執(zhí)行 工具f保護(hù)f保護(hù)工作表”命令，打開 保護(hù)工作表”對話框，設(shè)置好密碼后， 確定”返回。經(jīng)過這樣設(shè)置以后，上述單元格中內(nèi)容不再顯示出來，就是使用Exce I透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在 保護(hù)”標(biāo)簽下，請不要清除 鎖定”前面復(fù)選框中 V號，這樣可以防止別人刪 除你隱藏起來數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時(shí)，有單元格中要輸入英文，有單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實(shí) 在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢？

12、選中需要輸入中文單元格區(qū)域，執(zhí)行數(shù)據(jù)一有效性”命令，打開 數(shù)據(jù)有效性”對話框，切換到 輸入法模式”標(biāo)簽下，按 模式”右側(cè)下拉按鈕，選中 打開”選項(xiàng)后，確定”退 出。以后當(dāng)選中需要輸入中文單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí)，中文輸入法（輸入法列表中第1個(gè)中文輸入法）自動(dòng)打開，當(dāng)選中其它單元格時(shí)，中文輸入法自動(dòng)關(guān)閉。九、讓自動(dòng)更正輸入統(tǒng)一文本你是不是經(jīng)常為輸入某些固定文本，如電腦報(bào)而煩惱呢？那就往下看吧。1執(zhí)行 工具f自動(dòng)更正”命令，打開 自動(dòng)更正”對話框。2在替換”下面方框中輸入“pcW也可以是其他字符，“pcW用小寫），在替換為”下面 方框中輸入“電腦報(bào)”，再單擊添加”和確定”按鈕。3以后如果需要輸

13、入上述文本時(shí)，只要輸入“pcW字符 此時(shí)可以不考慮“pcW大小寫，然后確認(rèn)一下就成了。十、在ExceI中自定義函數(shù)Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們所有需要。我們可以自定義一個(gè)函數(shù)，來完 成一些特定運(yùn)算。下面，我們就來自定義一個(gè)計(jì)算梯形面積函數(shù)：1執(zhí)行 工具f宏f Visual Basic編輯器”菜單命令（或按“Alt+F11快捷鍵），打開Visual Basic編輯窗口。2在窗口中，執(zhí)行 插入f模塊”菜單命令，插入一個(gè)新模塊 一一模塊1。3在右邊 代碼窗口 ”中輸入以下代碼：Fu nction V（a,b,h）V = h*（a+b）/2E nd Fu nction4關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)

14、完成。以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。提示：用上面方法自定義函數(shù)通常只能在相應(yīng)工作簿中使用十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加背景，是襯在整個(gè)工作表下面，能不能只襯在表頭下面呢？1執(zhí)行 格式一工作表一背景”命令，打開 工作表背景”對話框，選中需要作為背景圖片 后，按下 插入”按鈕，將圖片襯于整個(gè)工作表下面。2在按住Ctrl鍵同時(shí)，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片單元格 （區(qū)域）中拖拉，同時(shí)選中這些單 元格（區(qū)域）。3按 格式”工具欄上 填充顏色”右側(cè)下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)調(diào)色板”中，選中 白色”經(jīng)過這樣設(shè)置以后，留下單元格下面襯上了圖片，而上述選中單元格（區(qū)域）下面就沒有襯圖片了（其實(shí)，是圖片被 白

15、色”遮蓋了）。提示 襯在單元格下面圖片是不支持打印。十二、用連字符“&來合并文本如果我們想將多列內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個(gè)小小連字符“&就能將它搞定（此處假定將B、C、D列合并到一列中）。1在D列后面插入兩個(gè)空列（E、F列），然后在D1單元格中輸入公式：=B1 &C1 &D1。2再次選中D1單元格，用 填充柄”將上述公式復(fù)制到 D列下面單元格中，B、C、D 列內(nèi)容即被合并到E列對應(yīng)單元格中。3選中E列，執(zhí)行 復(fù)制”操作，然后選中F列，執(zhí)行 編輯f選擇性粘貼”命令，打開 選擇性粘貼”對話框，選中其中 數(shù)值”選項(xiàng)，按下 確定”按鈕，E列內(nèi)容（不是公式）即被復(fù) 制到F列中。4將B、C、D

16、、E列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2步操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時(shí)如果刪除B、C、D列，公式會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。故須進(jìn)行第 3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變 值”。十三、快速打印學(xué)生成績條常有朋友問如何打印成績條”這樣問題，有不少人采取錄制宏或VBA方法來實(shí)現(xiàn)，這對于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實(shí)現(xiàn)簡便方法。此處假定學(xué)生成績保存在 Sheetl工作表A1至G64單元格區(qū)域中，其中第 1行為標(biāo) 題，第2行為學(xué)科名稱。1.切換到Sheet2工作表中，選中 A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW(), 3)=0, ， IF(OMOD ROW(), 3(=1, shee

17、t1! A$2, INDEX(sheet1! $A: $G, INT(ROW()+4)/3)+1), COLUMN。)。2再次選中A1單元格，用 填充柄”將上述公式復(fù)制到 B1至G1單元格中；然后，再 同時(shí)選中A1至G1單元格區(qū)域，用 填充柄”將上述公式復(fù)制到 A2至G185單元格中。至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。3調(diào)整好行高和列寬后，同時(shí)選中 A1至G2單元格區(qū)域(第 1位學(xué)生成績條區(qū)域)，按 格式”工具欄 邊框”右側(cè)下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)邊框列表中，選中所有框線”選項(xiàng)，為選中區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進(jìn)行此步及下面操作 )。4同時(shí)選中A1至G3單元格區(qū)域，點(diǎn)擊 常用”工具

18、欄上 格式刷”按鈕，然后按住鼠標(biāo) 左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有成績條添加邊框。按打印”按鈕，即可將成績條打印出來。十四、Excel幫你選函數(shù)在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時(shí)，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。ExceI搜索函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適函數(shù)。執(zhí)行 插入-函數(shù)”命令，打開 插入函數(shù)”對話框，在 搜索函數(shù)”下面方框中輸入要求 (如計(jì)數(shù)”，)然后單擊 轉(zhuǎn)到”按鈕，系統(tǒng)即刻將與 計(jì)數(shù)”有關(guān)函數(shù)挑選出來，并顯示在選擇函數(shù)”下面列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)幫助文件，即可快速確定所需要函數(shù)。十五、同時(shí)查看不同工作表中多個(gè)單元格內(nèi)數(shù)據(jù)有時(shí)，我們編輯某個(gè)工作表(Sheet1)時(shí)，需要查看其它

19、工作表中(Sheet2、Sheet3某 個(gè)單元格內(nèi)容，可以利用 Excel監(jiān)視窗口 ”功能來實(shí)現(xiàn)。執(zhí)行 視圖一工具欄一監(jiān)視窗口 ”命令，打開 監(jiān)視窗口 ”單擊其中 添加監(jiān)視”按鈕， 展開 添加監(jiān)視點(diǎn)”對話框，用鼠標(biāo)選中需要查看單元格后，再單擊添加”按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它 “監(jiān)視點(diǎn) ”。以后，無論在哪個(gè)工作表中，只要打開 “監(jiān)視窗口 ”，即可查看所有被監(jiān)視點(diǎn)單元格內(nèi) 數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。十六、為單元格快速畫邊框在 Excel 2002 以前版本中，為單元格區(qū)域添加邊框操作比較麻煩，Excel 2002 對此功能進(jìn)行了全新拓展。單擊“格式”工具欄上 “邊框”右側(cè)下拉按鈕，在隨后彈出下拉列表中，選

20、 “繪圖邊框 ”選 項(xiàng)，或者執(zhí)行 視圖-工具欄-邊框”命令，展開 邊框”工具欄。單擊工具欄最左側(cè)下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框單元格區(qū)域中 拖拉，即可為相應(yīng)單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示：如果畫錯(cuò)了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上擦除邊框”按鈕，然后在錯(cuò)誤邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯(cuò)誤邊框。如果需要畫出不同顏色邊框，可以先按工具欄右側(cè)線條顏色”按鈕，在隨后彈出調(diào)色板中選中需要顏色后，再畫邊框即可。這一功能還 可以在單元格中畫上對角斜線。十七、控制特定單元格輸入文本長度你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)單元格中卻填入了一個(gè)兩位數(shù)，或者在該輸入文字單元 格中你卻輸入了數(shù)字時(shí)候，Exce I就能自

21、動(dòng)判斷、即時(shí)分析并彈出警告，那該多好啊！要實(shí)現(xiàn)這一功能，對Excel來說，也并不難。例如我們將光標(biāo)定位到一個(gè)登記 “年份 ”單元格中，為了輸入統(tǒng)一和計(jì)算方便，我們希 望“年份”都用一個(gè)四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊 “數(shù)據(jù)”菜 單“有效性 ”選項(xiàng)。在 “設(shè) 置”卡片“有效性條件 ”允許”下拉菜單中選擇 “文本長度 ”。然后在 “數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇 “等 于”，且“長度”為“4?！?同時(shí)，我們再來到 “出錯(cuò)警告 ”卡片中，將 “輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示出錯(cuò) 警告”設(shè)為“停止”，并在 “標(biāo)題”和“錯(cuò)誤信息 ”欄中分別填入 “輸入文本非法 ！”和 “請輸入四位 數(shù)年份。 ”字樣。很顯然，當(dāng)如果有人在該

22、單元格中輸入不是一個(gè)四位數(shù)時(shí)，Exce I就會(huì)彈出示警告對話框，告訴你出 錯(cuò)原因，并直到你輸入了正確 “樣式”數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧 ?其 實(shí)，在ExceI數(shù)據(jù)有效性”判斷中，還有許多特殊類型數(shù)據(jù)格式可選，比如文本類型”啊，序列大小 ”啊， 時(shí)間遠(yuǎn)近 ”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計(jì)一種檢測標(biāo)準(zhǔn)，讓 你 ExceI 展示出與眾不同光彩呢。十八、成組填充多張表格固定單元格我們知道每次打開Excel,軟件總是默認(rèn)打開多張工作表。由此就可看出 Excel除了擁 有強(qiáng)大單張表格處理能力，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)表格中協(xié) 調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當(dāng)然首 先就需要同步輸入。因此,在很多情況下,都會(huì)需要

23、同時(shí)在多張表格相同單元格中輸入同 樣內(nèi)容。那么如何對表格進(jìn)行成組編輯呢？首先我們單擊第一個(gè)工作表標(biāo)簽名“ Sheetl，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格標(biāo)簽名“Sheet3如果我們想關(guān)聯(lián)表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進(jìn)行點(diǎn)選）。此時(shí)，我們看到Excel標(biāo)題欄上名稱出現(xiàn)了 工作組”字樣，我們就可 以進(jìn)行對工作組編輯工 作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容單元格中隨便寫點(diǎn)什么,我們 發(fā)現(xiàn),“工作組”中所有表格同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。但是,僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。比如,我們需要將多張表格中相同位置數(shù)據(jù)統(tǒng)一改 變格式該怎么辦呢 ？首先,我們得改變第一張表格數(shù)據(jù)格式,再單擊“編輯”菜單“填充”選

24、項(xiàng)，然后在其子菜單中選擇 至同組工作表”。這時(shí)，Excel會(huì)彈出 填充成組工作表”對話 框，在這里我們選擇 格式”一項(xiàng)，點(diǎn) 確定”后，同組中所有表格該位置數(shù)據(jù)格式都改變 了。十九、改變文本大小寫在Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫，而是 函數(shù)。不要以為Excel中函數(shù)只是針對數(shù)字，其實(shí)只要是寫進(jìn)表格中內(nèi)容，Excel都有對它編輯特殊函數(shù)。例如改變文本大小寫。在Excel 2002中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換函數(shù)。它們分別是：“ =UPPE源數(shù)據(jù)格）”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；“ =LOWE源數(shù)據(jù)格）”，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫；“=PROPE源數(shù)據(jù)格）”，

25、將文本轉(zhuǎn)換成 適當(dāng)”大小寫，如讓每個(gè)單詞首字母為大寫 等。例如，我們在一張表格 A1單元格中輸入小寫 “ excel,”然后在目標(biāo)單元格中輸入“ =UPPER（A”回車后得到結(jié)果將會(huì)是 “ EXCEL同樣，如果我們在 A3單元格中輸入“ mr.weiwei,然后我們在目標(biāo)單元格中輸入“ =PROPER（A,那么我們得到結(jié)果就將是“ Mr.Weiwei 了。二十、提取字符串中特定字符除了直接輸入外,從已存在單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入,絕對是一種省時(shí)又省事 方法,特別是對一些樣式雷同信息更是如此,比如員工名單、籍貫等信息。如果我們想快速從 A4單元格中提取稱謂話，最好使用“=RIGH源數(shù)據(jù)格，提

26、取字符數(shù)）”函數(shù)，它表示 從A4單元格最右側(cè)字符開始提取 2個(gè)字符”輸入到此位置。當(dāng)然，如果你想提取姓名話，則要使用“=LEF源數(shù)據(jù)格，提取字符數(shù))”函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是 直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個(gè)字符。比如我們要想從 A5 單元格中 提取 武漢”兩個(gè)字時(shí)，就只須在目標(biāo)單元格中輸入“ =MID(A5,4,2就可以了。意思 是：在A5單元格中提取第4個(gè)字符后兩個(gè)字符，也就是第4和第5兩個(gè)字。二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞將英文 基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個(gè)比較復(fù)雜問題。因?yàn)樗鼪]有一個(gè)十分固定模式：大多數(shù)數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用“ th后綴，但大凡是以“ 1、 “ 2、“ 3結(jié)尾

27、數(shù)字卻分別是以“ s、” “ nc和“ rd結(jié)尾。而且，“11” “12” “13這3個(gè)數(shù)字又不一樣，它們卻仍然是以“ th結(jié)尾。因此，實(shí)現(xiàn)起來似乎很復(fù)雜。其實(shí)，只要我們理清思路，找準(zhǔn)函數(shù)，只須編寫 一個(gè)公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，請看： “=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2)=11,12,13)th,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2)=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2)；st,nd，rd ),th )。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：如果數(shù)字是以“11、” “ 12” “13結(jié)尾，貝咖上“ th后綴；如果第1原則無效，則檢查最后一個(gè)數(shù)字， 以“ 1結(jié)尾

28、使用“st、”以“2結(jié)尾使用“nd”以“3結(jié)尾使用“rd;”如果第1、2原則都無 效，那么就用“th?！币虼?，基數(shù)詞和序數(shù)詞轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)得如此輕松和快捷。二十二”用特殊符號補(bǔ)齊位數(shù)和財(cái)務(wù)打過交道人都知道，在賬面填充時(shí)有一種約定俗成 “安全填寫法 ”，那就是將金 額中空位補(bǔ)齊，或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)前面加上“$之類符號。其實(shí)，在Excel中也有類似輸入方法，那就是“REP函數(shù)。它基本格式是 “=REPT特殊符號”，填充位數(shù))”。比如， 我們要在中 A2 單元格里數(shù)字結(jié)尾處用“#號填充至 16 位，就只須將公式改為“ =(A2&REP,16-LEN(A2)即可；如果我們要將 A3單元格中數(shù)字從左側(cè)用“ #號填

29、充至16位，就要改為“ =REPT16-LEN(A3)&A3” ；另外，如果我 們想用“#號將A4中數(shù)值從 兩側(cè)填充，則需要改為“=REPT#(,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(# )8- LEN(A4)/2) ”；如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在 A5 單元格數(shù)字頂頭加上“$符號話，那就改為：“(=TEXT(A5,$#,#0.00(&REPT(#,16-LEN(TEXT(A5,$#,#0.00) ，一定能滿足你要求。二十三”創(chuàng)建文本直方圖除了重復(fù)輸入之外，“ REP1B數(shù)另一項(xiàng)衍生應(yīng)用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文 本組成直方圖。它原理也很簡單，就是利用特殊符號智能重復(fù)，按照指定單元格中

30、計(jì)算結(jié) 果表現(xiàn)出長短不一比較效果。比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列”作為直方圖中 預(yù)算內(nèi)”月份顯示區(qū)，將“G列”則作為直方圖中 超預(yù)算”顯示區(qū)。然后根據(jù)表中已有結(jié)果“D列”數(shù)值，用“ Wingdings字體“ N”符表現(xiàn)出來。具體步驟如下：在E3單元格中寫入公式 “=IF(D30,REPT(,ROUND(D3*100,0), ) ”，也拖動(dòng)填充柄至 G14。我們看到，一個(gè)沒有動(dòng) 用 Excel 圖表功能純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡單明了。二十四、計(jì)算單元格中總字?jǐn)?shù)有時(shí)候，我們可能對某個(gè)單元格中字符數(shù)量感興趣，需要計(jì)算單元格中總字?jǐn)?shù)。要解 決這個(gè)問題，除了利用到“ SUB

31、STITUT函數(shù)虛擬計(jì)算外，還要?jiǎng)佑谩?TRIM!函數(shù)來刪除空格。比如現(xiàn)在A1單元格中輸入有“how many words?字樣，那么我們就可以用如下表達(dá)式 來幫忙：“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(AL)EN(SUBSTITUTE(TRIM(A1)；,)+1) ”該式含義是先用“ SUBSTITUTE數(shù)創(chuàng)建一個(gè)新字符串，并且利用 “ TRIM函數(shù)刪除其中 字符間空格，然后計(jì)算此字符串和原字符串?dāng)?shù)位差，從而得出 “空格”數(shù)量，最后將空格數(shù) +1，就得出單元格中字符數(shù)量了。二十五、關(guān)于歐元轉(zhuǎn)換這是 Excel 2002中新工具。如果你在安裝 Excel 2002時(shí)選擇是默認(rèn)方式

32、，那么很可能 不能在 “工具”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇 “工具”菜單中 “加載宏 ”，然后在彈出 窗口中勾選 “歐元工 具”選項(xiàng)， “確定”后 Excel 2002就會(huì)自行安裝了。完成后我們再次打開 “工具 ”菜單，單擊 “歐元轉(zhuǎn)換 ”，一個(gè)獨(dú)立專門用于 歐元和歐盟成 員國貨幣轉(zhuǎn)換窗口就出現(xiàn)了。與Excel其他函數(shù)窗口一樣，我們可以通過鼠標(biāo)設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換“源區(qū)域”和“目標(biāo)區(qū)域 ”，然后再選擇轉(zhuǎn)換前 后不同幣種即可。所示就是“100歐元”分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國其他貨幣比價(jià)一覽表。當(dāng)然，為了使歐元顯示更顯專業(yè)，我們還可以點(diǎn) 擊Excel工具欄上 歐元”按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換后貨幣數(shù)值都是歐元樣式

33、了。二十六、給表格做個(gè)超級搜索引擎我們知道，Excel表格和Word中表格最大不同就是 Excel是將填入表格中所有內(nèi)容(包 括靜態(tài)文本 )都納入了數(shù)據(jù)庫范疇之內(nèi)。我們可以利用“函數(shù)查詢 ”，對目標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行精確定位，就像網(wǎng)頁中搜索引擎一樣。比如在所示表格中，從 A1到F7單元格中輸入了多名同學(xué)各科成績。而在 A8到A13 單元格中我們則建立了一個(gè) “函數(shù)查詢 ”區(qū)域。我們設(shè)想是， 當(dāng)我們在 “輸入學(xué)生姓名 ”右邊 單元格，也就是C8格中輸入任何一個(gè)同學(xué)名字后，其下方單元格中就會(huì)自動(dòng)顯示出該學(xué)生各科成績。具體實(shí)現(xiàn)方法如 下：將光標(biāo)定位到C9單元格中，然后單擊插入”之 函數(shù)”選項(xiàng)。在如圖18彈出窗

34、口中，選擇“VLOOKU函數(shù)，點(diǎn) 確定”在隨即彈出 函數(shù)參數(shù)”窗口中我們設(shè)置“ Lookup_value指需要在數(shù)據(jù)表首列中搜索值）為“C8即搜索我們在C8單元格中填入人 名）；“Table_array指數(shù)據(jù)搜索范圍）為“A：6即在所有學(xué)生 語文”成績中搜索）;“ Col_vindex_num 指”要搜（ 索數(shù)值在表格中序列號 ）為“ 2”即（數(shù)值在第 2 列）；“ Range_lookup捋是（否需要精確匹配）為“ FALS表明不是。如果 是，就為“TUR亙設(shè)定 完畢按 “確定 ”。此時(shí)回到表格，單擊 C9單元格，我們看到 “ fx區(qū)域中顯示命令行為 “ =VLOOKUP8CA2 B6, 2

35、 , FALSE）。復(fù)制該命令行，在 C10、C11、C12、C13單元格中分別輸入： “ =VLOOKUP（C8A2 C6, 3, FALSE）；“ =VLOOKUP（C8A2 D6, 4 , FALSE）;“ =VLOOKUP（C8A2 E6, 5, FALSE）；“ =VLOOKUP（C8A2 F6, 6, FALSE）其參數(shù)意義同C9中一樣，不再贅述）。接下來，我們就來檢驗(yàn) “ VLOOKU函數(shù)功效。試著在 “ C8”元格中輸入某個(gè)學(xué)生名， 比如 “趙耀 ”,回車之下我們會(huì)發(fā)現(xiàn),其下方每一科目單元格中就自動(dòng)顯示出該生入學(xué)成績 了。二十七、Excel工作表大綱建立和Word大綱視圖一樣，

36、Excel這個(gè)功能主要用于處理特別大工作表時(shí)，難以將關(guān)鍵 條目顯示在同一屏上問題。如果在一張表格上名目繁多,但數(shù)據(jù) 類型卻又有一定可比性, 那么我們完全可以先用鼠標(biāo)選擇數(shù)據(jù)區(qū)域,然后點(diǎn)擊 “數(shù)據(jù) ”菜單 “分類匯總 ”選項(xiàng)。并在彈 出菜單 “選定匯總項(xiàng) ”區(qū)域選擇你要匯 總數(shù)據(jù)類別。最后,如圖 19 所示,現(xiàn)在表格不是就 小了許多嗎 ?當(dāng)然,如果你還想查看明細(xì)話,單擊表格左側(cè)“+按”鈕即可。二十八、插入 “圖示 ”盡管有14大類50多種 圖表”樣式給Excel撐著腰，但對于紛繁復(fù)雜數(shù)據(jù)關(guān)系，常規(guī) 圖表表示方法仍顯得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本 Excel 2002中加入了 “圖示 ”功 能

37、。雖然在 “插入”菜單“圖示”窗口中只有區(qū)區(qū) 6 種樣式,但對于說明數(shù)據(jù)之間結(jié)構(gòu)卻起到 了“四兩撥千斤 ”效果。比如要 顯示數(shù)據(jù)層次關(guān)系可以選擇 “組織結(jié)構(gòu)圖 ”；而要表達(dá)資金流 通過程則可以選擇 “循環(huán)圖 ”；當(dāng)然,要說明各種數(shù)據(jù)交 *重疊性可以選擇 “維恩圖 ”。你看, 如圖 20 所示維恩圖多么漂亮。而且你還可以右擊該圖示,調(diào)出 “圖示”工具欄。隨心所欲 地設(shè)置 “圖示樣式庫 ”甚至還可以多添加幾個(gè)圓環(huán)。二十九、熟悉 Excel “從文本到語音這是 Excel 2002中一個(gè)搶眼新功能。它就是讓 Office 軟件不僅能寫、能算，還要能 看、能說。盡管目前已經(jīng)有許多軟件都致力于文本機(jī)器朗

38、讀，但微軟 Office 不論從語音柔 和度和語氣抑揚(yáng)頓挫都是其它同類軟件不可比擬。按照Office默認(rèn)安裝，你可能還不能在 Excel菜單中找到它，在我們確認(rèn)安裝了從文本到語音 ”選項(xiàng)后，就可以在 Excel “工具”菜單 中看到 “語音”項(xiàng)目了。如圖 21 所示，打開一 個(gè)表格，隨便選擇其中內(nèi)容，然后單擊 “從文本到語音 ”工具欄上 “朗讀單元格 ”按鈕，此時(shí) 一個(gè)帶有磁性聲 音就開始一字一句地朗讀了。值得一提是，當(dāng)碰到標(biāo)點(diǎn)符號時(shí)，Excel朗讀會(huì)自動(dòng)停頓一會(huì)兒，然后再接著朗讀，這一點(diǎn)和其他軟件完全不同，筆者認(rèn)為這樣處理更加自然。還有一點(diǎn)需要說明是，如果你想調(diào)整 Excel 2002中語音

39、朗讀速度，可以在 “控制面板 ” 中雙擊 “語音 ”圖標(biāo)，然后在 “文字到語音 ”卡片上調(diào)整即可三十、ExceI中攝影”功能妙用這個(gè)功能比較另類，似乎和計(jì)算、統(tǒng)計(jì)、排序等等 “正統(tǒng) ”功能格格不入，因?yàn)樗饔?竟然是一一抓屏”而且還不是像“ PrintScreen按鈕那樣 一把亂抓”，而是允許讓你通過鼠 標(biāo)進(jìn)行選擇， “指哪抓哪 ”。要找到這個(gè)功能還不太容易，我們點(diǎn)擊Excel 工具”菜單 自定義”選項(xiàng)。在 命令”卡片“類別”中點(diǎn)“工具”，再在命令欄中找到 “攝影”按鈕， 并將它拖到工具欄任意位置。如果我 們想要對表格中某一部分 “照相”，只須先選擇它們 （圖 23），然后按下 “攝影”按鈕，

40、這時(shí)該 選定區(qū)域就被 “拍”了下 來。然后將鼠標(biāo)移動(dòng)到需要顯示 “照片”地方（當(dāng)然，也可以是另一張 表格），再次按下 “攝影”按鈕，這樣剛才被 “拍攝”照片”就立即粘貼過來了。當(dāng) 然，和 “照 片”一同出現(xiàn)還有 圖片”工具欄。很顯然，Excel是將它作為一幅圖片來對待了，我們可隨 意將它進(jìn)行旋轉(zhuǎn)、縮放處理。不過，請各位一定要注意：這可不是一般照片 !你可以試著改動(dòng)原來被我們 “拍攝”下來 表格數(shù)據(jù)看看 刷新一下 “照片”，結(jié)果 “照片”中數(shù)據(jù)竟然也被同步更新了 !三十一、在多張表格間實(shí)現(xiàn)公用數(shù)據(jù)鏈接和引用也許我們會(huì)奇怪，為什么每次打開Excel,軟件總是打開了一個(gè)由 3張空白表格組成文件組呢

41、?如果你是專業(yè)會(huì)計(jì)師、統(tǒng)計(jì)師或者諳熟于此表格高手，就一定會(huì)明白，由于計(jì)算項(xiàng)目名目繁多、數(shù)據(jù)信息頭緒復(fù)雜,單 *一張表格往往解決不了所有問題,多表格數(shù)據(jù) 鏈接、多文件數(shù)據(jù)互動(dòng)才是以一當(dāng)十制勝法 寶。比如我們首先制作“Sheet偽一班學(xué)生成績表”，“Sheets 二班學(xué)生成績表”，然后 來到“Sheet3,”想進(jìn)行一班”和二班”各科成績比較以及年級平均分”計(jì)算。此時(shí)我們就可以將光標(biāo)定位到目標(biāo)位置，選擇好相關(guān)函數(shù)。然后在Excel彈出函數(shù)對話 框中，利用數(shù)據(jù)列表右側(cè)“按”鈕點(diǎn)擊一下其他表格中想引用單元格就行了。你看，如圖 24所示，這時(shí) 函數(shù)窗口中就會(huì)出現(xiàn) “班學(xué)生成績表！ x篥元格”字樣了。此后，

42、不管我們在源單元格中進(jìn) 行怎樣修改，在“ Sheet3目標(biāo)位置都會(huì)適時(shí)進(jìn)行重新計(jì)算。三十二、馴服” Excel 200剪貼板窗口Excel 2002極大地改進(jìn)了舊版本中比較薄弱剪貼板功能，最大可以支持容納24 個(gè)項(xiàng)目（而 Excel 2000只能容納 12 個(gè)）。而且，這個(gè)剪貼板可以在任何 Office 應(yīng)用程序之間來回 拷貝，所以對于經(jīng)常需要拷貝和粘貼用戶來說，確實(shí)更加方便。但每次當(dāng)你連續(xù)使用兩次“復(fù)制”或“剪切”命令時(shí)，剪貼板就會(huì)彈出來，和你爭奪有限文檔顯示空間，讓人討厭。好 在，“馴服”剪貼板方法非常簡單。筆者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來，只須點(diǎn)擊剪貼板菜單底部 “選項(xiàng)”，清除“自動(dòng)顯示 Office 剪貼板”復(fù)選框上鉤。如果你不希 望剪貼板圖標(biāo)出現(xiàn)在系統(tǒng) 任務(wù)欄上或隨時(shí)彈出來，