會議接待方案稿件

1、會議接待方案稿件 為確保各項(xiàng)會議接待工作的順利進(jìn)行，特制定會議方案如下： 一、會議主題： 待定 二、會議時(shí)間： 20xx年x月x日至20xx年x月x日 三、會議地點(diǎn)： Xxx-xxx-x酒店。 四、環(huán)境布置 （一）會場外區(qū)域布置 酒店外圍環(huán)境：燈桿棋畫面、LED屏宣傳、燈箱畫面、空飄。 （二）會場內(nèi)主要區(qū)域布置 1、機(jī)場、火車站相關(guān)內(nèi)容橫幅、接機(jī)牌及鮮花。 2、下榻酒店（酒店大堂、入住房間、會議室、用餐餐廳）布置主題噴繪、水牌、導(dǎo)示牌、桌簽、插花及橫幅。 五、會議內(nèi)容 第一板塊 會 議 （一）會議時(shí)間：20xx年x月x日、x日、x日 （二）會議地點(diǎn)：待定（200人會議廳） （三）會議內(nèi)容：待定

2、 （四）會議布置：1）課桌擺放：圍桌式或者課桌式擺放 2）會議鮮花：講臺花、胸花、桌花 3）會議用品: 白紙、簽字筆、茶杯、紙巾 4）會場氛圍：水牌制作、背景噴繪畫面（x日、x日）無線麥若干、背景音樂、X展架 （五）會后合影：時(shí)間：在會議結(jié)束前，告知大家不要急于離場，按 序下樓，在指定地點(diǎn)合影留念。 給領(lǐng)導(dǎo)安排座椅，座椅上有貼領(lǐng)導(dǎo)的名字，可以對號入座。 第二板塊 晚 宴 （一）晚宴時(shí)間：20xx年x月x日晚（具體時(shí)間待定） （二）晚宴地點(diǎn)：餐廳待定 （三）晚宴方式：圍桌形式或者自助餐形式 （四）晚宴布置：室外：空飄（8個(gè)）（空飄內(nèi)容： ）、懸掛彩旗、燈籠若干、 大型噴繪展板（酒店外及圓形大廳內(nèi)

3、）。 室內(nèi)：舞臺搭建、舞臺背景噴繪畫面、舞臺裝飾、冷焰安裝、燈光音響、特效。 餐桌布置：餐桌桌花、臺簽（晚宴安排內(nèi)容介紹） 第三板塊 會議接待 （一）工作內(nèi)容 1、會議流程策劃； 2、編撰、印刷會議接待手冊； 3、機(jī)場、火車站等埠提供窗口接送機(jī)服務(wù)； 4、會議前期報(bào)名的接待、物品分發(fā)等； 6、協(xié)助酒店住宿、餐食服務(wù)等工作； 7、提供會議期間車輛的調(diào)配、服務(wù)工作； 8、提供機(jī)（車）票的訂購服務(wù)工作； 1 9、提供專業(yè)接待人員服務(wù)工作； 10、根據(jù)需要，提供其他公務(wù)活動服務(wù)工作； 11、提供物流、土特產(chǎn)品代購等其他服務(wù)工作； （二）、組織機(jī)構(gòu)及職責(zé) 1、綜合協(xié)調(diào)組 工作職責(zé)： （1）負(fù)責(zé)總體接待方

4、案的制定等文件編制工作； （2）負(fù)責(zé)與會代表團(tuán)信息收集、等對外聯(lián)系工作； （3）負(fù)責(zé)與組委會內(nèi)部的全面對接工作； （4）負(fù)責(zé)落實(shí)省市、組委會領(lǐng)導(dǎo)的接機(jī)（車）安排； （5）負(fù)責(zé)組織、牽頭一切有關(guān)接待工作的參與人員溝通、協(xié)調(diào)工作； （6）負(fù)責(zé)接待服務(wù)手冊的編制工作； 2、接待服務(wù)組 工作職責(zé)： （1）負(fù)責(zé)嘉賓的接機(jī)工作，配有專業(yè)的大唐禮賓隊(duì)員手捧鮮花接機(jī)。 （2）負(fù)責(zé)對外具體聯(lián)系落實(shí)與會代表的初步行程、人數(shù)、往返時(shí)間、與會具體意向； （3）負(fù)責(zé)為與會代表提供接待服務(wù)人員、住宿、餐飲、交通、內(nèi)部會議組織、考察游覽、物流等其他會議服務(wù)； （4）根據(jù)嘉賓的實(shí)際情況，具體提供接送機(jī)、車站安排；酒店房間安排

5、；參加會議活動的詳盡日程安排（5）負(fù)責(zé)協(xié)助嘉賓入住酒店之前的登記。（在接到嘉賓后，將事先準(zhǔn)備好的房間鑰匙登記名稱后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進(jìn)入房間，房間內(nèi)布置鮮花、茶歇、會議流程等） （6）負(fù)責(zé)會同綜合協(xié)調(diào)組完成接待服務(wù)手冊的編制工作； 3、服務(wù)保障組 工作職責(zé)： （1）負(fù)責(zé)接待服務(wù)組的有關(guān)活動安排，如：會議現(xiàn)場拍照、會前投影儀調(diào)試、檢查對方資料（PPT）是否統(tǒng)一拷貝、播放是否正常、速記安排、會議位置安排 （2）負(fù)責(zé)本組工作人員的一切后勤保障工作。 第四板塊 會后考察 一、會后考察： 1、如果會議結(jié)束后，安排會議考察，請?zhí)崆按_認(rèn)人數(shù)和線路。我們會將出發(fā)時(shí)間、乘車地點(diǎn)及線路安排發(fā)放到每位嘉賓手里

6、。 2、會后考察屬于自愿報(bào)名，酒店大廳將設(shè)有會后考察線路報(bào)名咨詢點(diǎn)。 二、當(dāng)?shù)鼐包c(diǎn)參觀 二、其他服務(wù)： 訂票服務(wù)：將提前收集各位參會嘉賓的返程信息，做以記錄后，將機(jī)票定好后，通知各位訂票嘉賓，告知可持 _直接隨送機(jī)人員前往機(jī)場。 2 附：會議要求調(diào)查表 服裝工程系 11制版一班 xx611065 竇水雪 3 會 議 接 待 策 劃 方 案 服裝工程系 11制版一班 xx611065 竇水雪 4 酒店會議接待方案xx-12-17 23:17 | #2樓 (一)會前工作： 1、與會議主辦方洽談。 2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報(bào)價(jià)。 3、邀請會議主辦方實(shí)地考察會議舉辦場所。 4、與會議主辦

7、方確認(rèn)會議接待方案。 5、與會議主辦方簽訂會議接待，順便要定金。 6、 準(zhǔn)備會議資料。（含代邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。） (二)、跟進(jìn)工作： 1、機(jī)場、車站：專人、專車分批分時(shí)段按要求接站。 2、會議酒店現(xiàn)場：會議秘書分發(fā)會議資料，來客接待。 3、會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務(wù)服務(wù)。 4、會議秘書在會議接待（報(bào)到）處協(xié)助會務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)VIP用房及記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務(wù)工作。 5、確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。 6、提前確認(rèn)會議代表（客戶）的娛樂項(xiàng)目

8、、娛樂場所及消費(fèi)和付費(fèi)的方式。 7、確認(rèn)旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛 安排事宜（日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排）。 8、確認(rèn)并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財(cái)、物等安全工作。 9、確認(rèn)特殊客人（如偉大的領(lǐng)導(dǎo) 少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。 10、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。 11、代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。 (三)、會后工作： 1、會務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評估、會議代表 _反饋及處理工作。 2、會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。 3、與會議主辦者的費(fèi)用結(jié)算工作。 4、歡送

9、代表工作。 (四)、會議的籌備工作: 1、根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。設(shè)定待規(guī)格。 2、發(fā)放會議通知和會議日程。 會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時(shí)間、地點(diǎn)、會議主題以及會議參加者、會務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、 _等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準(zhǔn)備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達(dá)會議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖。這個(gè)路線圖避免了與會者問路的許多麻煩。 會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。 3、會場的布置。 會場的布置包括

10、會場四周的裝飾和坐席的配置。 一般大型會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語?？稍跁鰞?nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花；為使會場更加莊嚴(yán)，會議桌上可懸掛或擺放國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。 坐席的配置要和會議的風(fēng)格和氣氛統(tǒng)一，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法： 圓桌型，如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對面做，來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上

11、級領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。同級別的對角線相對而坐。因?yàn)闉樽鹫呦碛袃?yōu)先知情權(quán)。教室型，這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達(dá)情況、指示為目的的會議，這時(shí)與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為尊位。 (五)、會議的接待禮儀: 一是會前檢查。 這是對在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)行的補(bǔ)救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。 二是提前進(jìn)入接待崗位。 接待人員應(yīng)該在與會者到來之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個(gè)崗位。 1、簽到。設(shè)一張簽字臺，配上1-

12、2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔(dān)。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時(shí)，應(yīng)脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。簽到本應(yīng)精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會議組織者匯報(bào)到會人數(shù)。 2、引座。簽到后。會議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。 3、接待。與會者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。 (六)、會議的服務(wù)禮儀: 所有統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服

13、，男士內(nèi)穿藍(lán)色襯衣工作服，女士內(nèi)穿白色襯衣工作服，服裝應(yīng)完好、無污漬，扣子齊全，不漏扣、錯(cuò)扣。打好領(lǐng)帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，并做到不挽袖口和褲腳。佩戴工號牌。2、接待時(shí)注意力集中，展現(xiàn)良好的精神狀態(tài)，無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力，步幅適當(dāng)，節(jié)奏適宜。3、避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等，實(shí)在難以控制時(shí)應(yīng)側(cè)面回避。與領(lǐng)導(dǎo)、客人交談時(shí)，要神態(tài)專注，表情自然，表達(dá)得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動和抓耳撓腮。4、會議進(jìn)行中的服務(wù)盡量要做到穩(wěn)重、大方。如果操作不慎，出了 差錯(cuò)，應(yīng)不動聲色地盡快處理，不能驚

14、動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。5、服務(wù)會議應(yīng)緊湊，不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個(gè)工作人員“嚴(yán)陣以待”，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。6、要做好會后服務(wù)的準(zhǔn)備。會議進(jìn)行之中，就應(yīng)為會后服務(wù)做好準(zhǔn)備。如，會后要照相，就應(yīng)提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準(zhǔn)備。另外，會后的用車也應(yīng)在會議結(jié)束前妥善安排。 (七)、會后服務(wù): 會議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。 1、組織活動會議結(jié)束后，有時(shí)還會安排一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強(qiáng)的組織能力才能勝任，同時(shí)

15、其他接待人員要積極配合，各負(fù)其責(zé)，做好自己分擔(dān)的工作，以保證活動計(jì)劃的順利實(shí)施。 2、送別根據(jù)情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時(shí)地踏上歸程。 3、清理會議文件 回收有關(guān)文件資料，會議紀(jì)要，會議總結(jié)。 完結(jié)！請老師指正。 會議接待方案初稿xx-12-17 15:11 | #3樓 1.0 目的 為了規(guī)范會議接待行為，統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，持續(xù)、穩(wěn)定的為用戶提供良好的會議接待服務(wù) 2.0會議接待級別根據(jù)現(xiàn)實(shí)會議接待工作實(shí)際情況，將會議服務(wù)分為：日常會議服務(wù)、外事會議服務(wù)、商務(wù)會議服務(wù)、政務(wù)會議服務(wù)、臨時(shí)會議服務(wù) 2.1日常會議服務(wù)：各單位、部門、辦公室內(nèi)部人員的會議服務(wù)任務(wù) 2.2外事會議服務(wù)：外國

16、 _、友好城市代表團(tuán)和特邀外賓的會議服務(wù)任務(wù) 2.3商務(wù)會議服務(wù)：投資、洽談經(jīng)貿(mào)合作的國內(nèi)外重要客商的會議服務(wù)任務(wù) 2.4政務(wù)會議服務(wù)：a、中央、國家集團(tuán)各部委、?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）的部（?。┘壴诼氼I(lǐng)導(dǎo)及擔(dān)任過上述職務(wù)的老領(lǐng)導(dǎo)的會議服務(wù)任務(wù) b、中央、國家機(jī)關(guān)各部委司（局）級、省內(nèi)外的地廳級在職領(lǐng)導(dǎo)的會議服務(wù)任務(wù) 2.5臨時(shí)會議服務(wù)：臨時(shí)召開，需快速準(zhǔn)備的會議服務(wù) 3.0會議組職責(zé) 3.1會議組負(fù)責(zé)會議服務(wù)的具體實(shí)施 3.2會議文員負(fù)責(zé)會議登記和提前確認(rèn)工作，確保會議如期召開；聯(lián)系并記錄好會議召開的單位、部門、出席人數(shù)和召集的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)，從而來決定會議的級別、大小，所需相應(yīng)的服務(wù)措施； 3.3會

17、議組負(fù)責(zé)安排工作人員對會議室進(jìn)行布置，保障會議室整潔舒適； 3.4會議服務(wù)員負(fù)責(zé)在會議進(jìn)行期間巡查，及時(shí)處理突發(fā)事件，確保會議順利進(jìn)行； 4.0會議服務(wù)標(biāo)準(zhǔn) 4.1每天安排早班會議組到崗后，將所有會議室開窗通風(fēng)20分鐘，領(lǐng)班向會議文員領(lǐng)取當(dāng)天會議日程，根據(jù)會議日程，安排相關(guān)負(fù)責(zé)人。 4.2會議服務(wù)員應(yīng)于會議開始前半小時(shí)開始備會，于會議前15分鐘前完成以下工作：將會議室的門及部分燈、空調(diào)打開，檢查會議室內(nèi)的照明是否正常、空調(diào)溫度是否舒適、設(shè)備、會議物資是否到位、煙灰盅是否清潔，發(fā)現(xiàn)異常無法處理時(shí)及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告；根據(jù)會議要求進(jìn)行擺臺并準(zhǔn)備好會議所需熱水，保證當(dāng)會議開始時(shí)有足夠的開水。 完成上述

18、工作后，回到會議室門外面帶笑容站好等待迎接參會人員 4.3會議接待員必須注意自己的儀容、儀表，按規(guī)定著裝，于會議開始前10分鐘將茶水準(zhǔn)備到位。 4,4參會人員進(jìn)入會場后，服務(wù)員應(yīng)舉止大方地為他們遞上茶水，當(dāng)會議開始后會議服務(wù)員應(yīng)在會議區(qū)輪流巡查，以便能及時(shí)給新到的客人送上茶水。 4.5會人員基本到齊后，會議接待員將自己區(qū)域內(nèi)的會議室內(nèi)茶水添加一遍后，每隔15-20分鐘到會議室加茶水，直至?xí)h結(jié)束（如有特殊情況可自己把握）。 4.6 在加茶水過程中，會議接待員應(yīng)及時(shí)更換煙灰盅、留意會議室內(nèi)設(shè)備運(yùn)行是否正常、空調(diào)溫度是否舒適。服務(wù)工作要細(xì)致周到，服務(wù)中要做到三輕（走路輕、講話輕、動作輕）； 4.7

19、會議領(lǐng)班必須到場監(jiān)督服務(wù)員工作，巡視會議室的準(zhǔn)備情況和會議的進(jìn)行情況，以便有突發(fā)事情時(shí)及時(shí)應(yīng)對； 4.8接到會議單位通知，會議臨時(shí)需要的物資，應(yīng)10分鐘內(nèi)送到，如無法滿足，會議接待員亦應(yīng)10分鐘內(nèi)到會議室向客人解釋，如客人不滿意或不接受，會議接待員應(yīng)通知會議組負(fù)責(zé)人到場解決。 4.9會議快結(jié)束時(shí)，服務(wù)員在會議室門外站好準(zhǔn)備歡送參會人員；會議結(jié)束后，會議接待 員應(yīng)簡單將會議室收拾一遍，包括將桌椅擺放整齊；所有設(shè)備恢復(fù)原狀；會議臨時(shí)用品（插線板、銘牌、臨時(shí)增加的椅子、白板等）還到倉庫，如果桌面及地面較臟，應(yīng)隨時(shí)清潔，清潔后會議接待員將燈、空調(diào)、窗關(guān)好，以便迎接下一個(gè)會議。 每天下班前，會議接待員還

20、應(yīng)對自己管理區(qū)域的會議室檢查一遍門、窗、空調(diào)、燈、設(shè)備是否關(guān)好才能離開，并將會議室鑰匙統(tǒng)一歸還。 注：會議接待組接到重要會議通知后，會務(wù)文員應(yīng)及時(shí)與會議主辦單位（部門）聯(lián)系，了解會議的需求，并要求對方確認(rèn)。 按主辦單位（部門）要求準(zhǔn)備會議物資，如有短缺應(yīng)及時(shí)申購。會議物資到位后，提前一天準(zhǔn)備好橫幅，擺放好鮮花；并對會議室進(jìn)行全面檢查，與會議主辦單位（部門）保持聯(lián)系，對座位數(shù)、名位牌、會標(biāo)等進(jìn)行核對，同時(shí)應(yīng)對影視、音響設(shè)備、燈光、花卉擺設(shè)、茶水茶杯準(zhǔn)備、衛(wèi)生情況、進(jìn)出通道進(jìn)行檢查，要求達(dá)標(biāo)后對會議室進(jìn)行封閉管理，不準(zhǔn)無關(guān)人員進(jìn)入會場（會議室）；一切準(zhǔn)備妥當(dāng)后，可要求主辦單位（部門）到現(xiàn)場觀看。在

21、會議期間應(yīng)加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作，防止無關(guān)人員進(jìn)入會場擾亂會；工程人員應(yīng)注意會議期間用電設(shè)備的工作情況，防止事故產(chǎn)生，應(yīng)保證應(yīng)急通道的暢通，緊急情況下，應(yīng)有服務(wù)員在場進(jìn)行疏導(dǎo)。如遇臨時(shí)會議：接到通知后，該區(qū)域會議接待人員應(yīng)5分鐘內(nèi)到場按會議程序開展工作。 5.0會議聯(lián)系、安排流程 5.1會議文員下班前應(yīng)查看轉(zhuǎn)天的會議日程，并將會議的信息填寫在相應(yīng)表格上，遞交會議組待負(fù)責(zé)人，并在第二天一上班重新核對會議信息，涉及到語音、投影系統(tǒng)的會議及其他部門配合的會議，應(yīng)提前告知會議組負(fù)責(zé)人，做好會前安排。 5.2會議組負(fù)責(zé)人在領(lǐng)取當(dāng)天會議日程時(shí)，應(yīng)將前一天的日程和會議室使用記錄交文員統(tǒng)一歸檔。 5.3會務(wù)文員接到

22、大型會議或高端接待會議通知后，應(yīng)及時(shí)上報(bào)會議接待負(fù)責(zé)人，由其協(xié)調(diào)安排會議組、接待組及相關(guān)各部門進(jìn)行準(zhǔn)備工作。會務(wù)文員負(fù)責(zé)溝通接待所需服務(wù)級別及車輛、食宿的要求，提供周到細(xì)致的接待。 5.5隨時(shí)服從會議主辦單位（部門）的安排。 6.0會議基本物資 xx大型會議接待方案xx-12-17 20:12 | #4樓 （一）會議接待方案的含義 會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動及具體事務(wù)的文案，屬于會議專題策劃方案，可以包含在會議總體方案中，也可以單獨(dú)擬寫，作為會議總體方案的附件。 （二）會議接待方案的基本內(nèi)容 1接待對象和接待緣由。會議的接待對象的種類眾多，包括上級領(lǐng)導(dǎo)、政府

23、官員、協(xié)辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員（正式和列席）、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等，有以政府代表團(tuán)名義來訪的，也有聯(lián)合組團(tuán)參加的，還有的是以個(gè)人身份參會、參展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。同時(shí)還要簡要說明為何接待，即接待的緣由、目的和意義。 2接待方針。接待方針即會議接待工作的總原則和指導(dǎo)思想。接待方針應(yīng)當(dāng)根據(jù)會議目標(biāo)和會議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。 3接待規(guī)格。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時(shí)，主辦方出面的人員的身份，以及主辦方安排的食宿標(biāo)準(zhǔn)等。 4接待內(nèi)容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務(wù)、文藝招待、參觀游覽

24、、聯(lián)歡娛樂、票務(wù)、返離送別等方面。 5接待日程。寫明各項(xiàng)接待活動的日程安排。 6接待責(zé)任。寫明各項(xiàng)接待工作的責(zé)任部門及人員的具體職責(zé)。如大型會議活動可設(shè)置報(bào)到組、觀光組、票務(wù)組等工作小組，分別負(fù)責(zé)與會者的接站、報(bào)到、簽到、觀光旅游、返離時(shí)的票務(wù)聯(lián)系等工作。 7接待經(jīng)費(fèi)。寫明與會者的食宿和交通的費(fèi)用安排，有時(shí)也包含安排參觀、游覽、觀看文藝演出等的支出，涉外會議活動還包括一定數(shù)量的禮品費(fèi)。對外公布的接待方案一般不寫這一部分的內(nèi)容。 第2篇：大型會議接待方案 一、會前準(zhǔn)備工作 1、組織會務(wù)班子、明確工作職責(zé)。大型會議還要制定詳細(xì)的會務(wù)工作方案。 2、發(fā)出會議通知。包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時(shí)間、地點(diǎn)

25、、與會人員范圍。 3、印刷會議日程，編排好會議程序，制定注意事項(xiàng)。 4、大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點(diǎn)。 5、大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。 6、會場布置、會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。 (1)懸掛會標(biāo)、徽記、旗幟登。 (2)設(shè)置主席臺，落實(shí)主席臺領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，拜訪席簽、話筒，并保證音響效果。 (3)確定會議桌擺放形式，明確劃分分會場區(qū)域，并使與會者明確。 (4)保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。 (5)擺放適宜花卉。 7、后期服務(wù)工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排。 8、做好會議發(fā)

26、言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。 9、進(jìn)行會前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)備工作情況。 二、會務(wù)組織與服務(wù)工作 1、會務(wù)人員提前1小時(shí)到達(dá)會場，反復(fù)檢查會場準(zhǔn)備情況。 2、搞好會議簽到、材料分發(fā)。 3、落實(shí)主席臺領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。 4、按預(yù)訂方案組織與會人員由前向后以此就座。 5、維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關(guān)閉會場大門，與會人員入座就緒，無關(guān)人員離開會場;開會期間關(guān)閉手機(jī)，一般不允許找人，無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會場。 6、做好會議紀(jì)錄，寫好會議簡報(bào)。 7、組織照相。 8、為與會人員預(yù)訂車、船、機(jī)票等。 三、會議善后工作 1、會議結(jié)束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。 2、組織送站。根

27、據(jù)與會人員離會時(shí)間，提前安排車輛、送站人員等。 3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。 4、做好會議報(bào)道工作。 第3篇：大型會議接待方案 一 會前 1 與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需服務(wù)項(xiàng)目。 2 提供會議所需要的航班、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預(yù)案書給會議方。 3 派專人協(xié)助客戶實(shí)地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。 4 確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。 二 會中 1 會議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場，車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。 2 會前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會議所需要的會議資料，會議用品

28、，會議演講稿等會議相關(guān)物品。 3 會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。 4 會議住宿：房間樓層及房間號確認(rèn)，詢問是否有特殊要求。 5 會議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。 6 會議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn)。 7 會議娛樂：娛樂消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點(diǎn)的確認(rèn)。 8 會議服務(wù)：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。 三 會后 1、結(jié)帳：提供會議過程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對并結(jié)帳。 2、資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。 3、合影：會議期間參會人員集體合影，會議結(jié)束前沖印出來

29、分發(fā)給每位與會人員以做留念。 第4篇：大型會議接待方案 根據(jù)參加會議的人數(shù)不同、會議接待的準(zhǔn)備工作的內(nèi)容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法，禮儀要求也不同。 首先是會議的籌備工作。 根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。 發(fā)放會議通知和會議日程。 會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時(shí)間、地點(diǎn)、會議主題以及會議參加者、會務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、 _等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準(zhǔn)備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達(dá)會議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖。這個(gè)路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。 會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安

30、排，它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。 選擇會場。 選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達(dá)到一下標(biāo)準(zhǔn)： 第一：大小要適中。會場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：絕對不用太大的房間，而只要一個(gè)大小正好的房間。 第二：地點(diǎn)要合理。歷史召集的會議，一兩個(gè)小時(shí)就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。

31、 第三：附屬設(shè)施要齊全。會務(wù)人員一定要對會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行檢查，不能夠因?yàn)樯洗螘h是從這里開的，沒出什么問題，就草率地認(rèn)為這回也會同樣順利。否則，可能會造成損失。 第四：要有停車場?，F(xiàn)代社會召集會議，一雙草鞋一把傘趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。 會場的布置。 會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。 一般大型的會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語?？稍跁鰞?nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴(yán)，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。 坐席的

32、配置要是和會議的風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法： 圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換 意見。這種形式適于1020人左右的會議。座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對面做，來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。同級別的對角線相對而坐。 口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。 教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達(dá)情況、指示為目的的會議，這時(shí)與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論

33、、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。 準(zhǔn)備會議資料。 會務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會議議題的必要資料，這些資料在后放在文件夾中發(fā)放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。 會議前的接待禮儀。 會前檢查。 這是對在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)行的補(bǔ)救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。 提前進(jìn)入接待崗位。 接待人員應(yīng)該在與會者到來之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個(gè)崗位。 簽到。設(shè)一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可

34、以派禮儀小姐承擔(dān)。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時(shí)，應(yīng)脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。簽到本應(yīng)精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會議組織者匯報(bào)到會人數(shù)。 引座。簽到后。會議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。 接待。與會者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。 會議中的服務(wù)禮儀 會議進(jìn)行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時(shí)。 倒茶服務(wù)人員注意觀察每一位與會者，以便及時(shí)為期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋，右手吃水戶，將熱開水準(zhǔn)確倒入杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯(cuò)，應(yīng)不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。 其他服務(wù)會議按擬定的程序進(jìn)行，應(yīng)