西安市xxxx學校檔案管理辦法及分類、保管期限

1、.學校檔案管理辦法（試 行）西安市學校20年月西安市學校檔案管理辦法（試行）第一章 總則第一條 為了加強學校管理，提高學校檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據(jù)中華人民共和國檔案法、西安市檔案管理辦法和西安市中等學校檔案管理辦法以及有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。第二條 本辦法所稱的檔案，是指學校從事教學管理、黨政及其他各項活動中形成的對學生、教師、學校和社會有保存、利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子文件等文件材料。第三條 學校檔案實行集中統(tǒng)一管理，應確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全。學校任何部室和個人不得私自保存應歸檔的材料。第二章 檔案管理機構(gòu)與職責第四條 學校檔案工作由學校及各級教育行政管

2、理部門領導，業(yè)務上接收同級和上級檔案行政管理部門的指導和監(jiān)督。第五條 學校設綜合檔案室，集中管理學校形成的檔案，并在校長統(tǒng)一領導下工作。學校各部室設立兼職檔案員，負責本部室形成文件的收集、整理和歸檔工作。第六條 學校綜合檔案室的職責（一）貫徹執(zhí)行國家和省、市有關(guān)檔案中作的法律、法規(guī)和規(guī)定。（二）制定學校檔案工作的各項規(guī)章制度，并貫徹執(zhí)行。（三）指導學校各部室做好文件材料的收集、整理、立卷和建檔工作。（四）統(tǒng)一管理學校各種門類和載體的檔案，開發(fā)檔案信息資源，為學校各項工作服務。（五）做好學校檔案的鑒定、銷毀和統(tǒng)計工作。（六）確保學校檔案的完整與安全，開展檔案利用工作。第三章 學校檔案管理人員第七

3、條 學校綜合檔案室設一名檔案管理人員，檔案管理人員應熱愛檔案工作，遵紀守法，按崗敬業(yè)，忠于職守，具備相應的科學文化知識及現(xiàn)代化管理技能和檔案專業(yè)技術(shù)水平。第八條 學校檔案管理人員變動時，必須對管理的檔案進行交接。交接雙方應當對保管的檔案進行清點、登記、并辦理交接手續(xù)。第四章 學校檔案的收集與保管第九條 學校及各部室工作人員在職能活動中形成的應歸檔的文件材料，由各部室收集齊全，進行整理，定期交學校綜合檔案室集中管理，部分未完結(jié)事項的檔案可適當延長歸檔時間，最長不能超過三年。應歸檔的檔案任何人不得據(jù)為己有，不得丟失，不得自行銷毀或拒絕歸檔。第十條 學校文件材料的歸檔范圍參見西安市灞橋熱電學校文件材

4、料歸檔范圍和保管期限表。第十一條 學校各類檔案的保管期限劃分為永久、長期(30年)和短期（10年）三種，具體保管期限參見西安市灞橋熱電學校文件材料歸檔范圍和保管期限表。人事、基建、會計及其他專門文件材料的保管期限，按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十二條 各類檔案材料的歸檔時間：（1）文書檔案、教學檔案、教師業(yè)務檔案、學生檔案按學年度進行整理，在次年九月底以前向?qū)W校綜合檔案室移交；（2）會計檔案按會計年度進行整理；（3）教科研檔案、基建檔案、設備檔案、聲像檔案和實物檔案在完成后三個月內(nèi)整理歸檔。第五章 學校檔案的管理第十三條 學校綜合檔案室應對接收的檔案進行分類、排列和編目，并定期對檔案進行鑒定。對失去

5、保存價值的檔案應列出銷毀清冊，按照國家有關(guān)規(guī)定予以銷毀。第十四條 學校綜合檔案室應做好檔案防火、防盜、防塵、防潮、防磁、防有害生物、防污染等安全防護措施。第六章 檔案的利用第十五條 學校綜合檔案室保存的檔案，主要供本校利用，其他單位或個人需持有合法證明材料和證件，經(jīng)學校主管領導批準后方可查閱。第十六條 任何組織和個人在查閱檔案時，不得在檔案上涂改、損毀，不得偽造，未經(jīng)批準不得抄錄、復制和公布檔案。第十七條 學校可根據(jù)實際情況，利用檔案建立學校校展室（榮譽室）等。第七章 附則第十八條 本辦法由西安市灞橋熱電學校負責解釋。第十九條 本辦法自二0一0年九月起執(zhí)行。；.西安市學校檔案門類劃分表序號類別

6、內(nèi) 容形成部室1文書檔案是學校、黨、政、工和各部室及個人在學校各項活動中形成的，對學校、學生、教師和社會有保存價值的文字、圖表、簿冊等各種形式的歷史記錄。學校各個部室2教學檔案是學校師生在教學活動中形成的、具有保存價值的文字、圖表、簿冊等教學文件材料校長室、教導處、大隊部、實驗室、體衛(wèi)室3教師業(yè)務檔案是教師個人在校內(nèi)外從事教學、教學研究、教學改革等活動中產(chǎn)生的，能夠反映教師本人教學業(yè)務水平、教學工作能力和教學勞動成果的文件材料教導處4學生檔案是詳細反映學生在校學習期間德、智、體、美勞等情況的真實記錄教導處、大隊部、體衛(wèi)室5科技檔案是學校教職工進行科研、基建、設備儀器管理等活動中形成的具有保存價

7、值的文件材料、圖表、照片等科技文件材料教導處、總務處6財會檔案是學校在經(jīng)濟業(yè)務中產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計專業(yè)材料財務室7人事檔案是學校在勞動人事工作中形成的，記述和反映教職工經(jīng)歷與德、才、學、識等表現(xiàn)情況的，以個人為單位集中保存進來的文件材料的集合體對應人事工作部室8聲像檔案是通過照片、錄音帶、錄像帶等形式記錄學校管理、教學教研、開展各項活動的資料學校各個部室9實物檔案是學校在各項活動形成中的，不能取代的以不同形式反映信息情況的一個個具體物品學校各個部室10電子檔案通過光盤、硬盤等形成保存的關(guān)于學校管理、教學教研及開展各項活動的數(shù)字文件資料學校各個部室西安市灞橋熱電學校文件材料

8、歸檔范圍和保管期限表（草稿）一、文書檔案歸檔范圍和保管期限表類別序號歸檔范圍期限形成部門黨支部1本校支部會議記錄、紀要、重要的匯報材料、安排、總結(jié)等。永久2本校黨員花名冊、黨員及黨組織情況統(tǒng)計報表。永久3本校關(guān)于黨組織建設等工作的請示與上級的批復。重要的一般的永久長期4本校被評為區(qū)縣級以上先進集體或個人的各種材料。永久5黨員的處分材料。性質(zhì)嚴重的性質(zhì)一般的永久長期6本校黨支部關(guān)于黨員思想政治教育工作的文件材料。重要的一般的永久長期7黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出介紹信及存根。永久8黨費收據(jù)存根、外調(diào)介紹信存根。短期9本校黨支部換屆選舉文件材料永久10本校黨支部干部任免文件材料永久11本校發(fā)展新黨員、批

9、準入黨、預備黨員轉(zhuǎn)正材料永久工會1本校工會工作報告、總結(jié)、換屆選舉結(jié)果。永久2教代會文件材料。（1）通知、工作報告、總結(jié)、決議、領導講話、選舉結(jié)果批復。（2）代表講話、小組記錄、賀信。永久短期3工會會員名冊及各種統(tǒng)計表。永久4上級本校工會下發(fā)的文件材料。重要的一般的永久短期5工會開展文娛活動及福利待遇等文件材料。短期辦公室1本校校務會、全體教職工會議記錄。永久2本校工作計劃、總結(jié)、匯報材料。永久3本校教職工花名冊、崗位設置、年度報表。永久4本校成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印章、校址變遷、人員編制、內(nèi)部機構(gòu)設置等文件材料。永久5本校領導干部任免職務的報告、批復。永久辦公室1上級機關(guān)制發(fā)的屬于

10、本校主管業(yè)務的文件材料重要的一般的永久長期2本校制訂的規(guī)章制度、公約、崗位職責。永久3本校的歷史沿革、大事記、反映校主要活動剪報。永久4創(chuàng)建等級校、示范校的批復、通知、申報材料等。永久5本校的重大活動（校慶、教師節(jié)）形成的文字材料（1）請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話（2）交流材料、代表發(fā)言材料、賀信、來賓簽名等。永久短期6職稱評定工作會議記錄、專業(yè)技術(shù)職務申請報表及申請附件材料、上級主管部門的批復永久7評選先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料區(qū)縣（含）以上表彰、獎勵的區(qū)縣以下表彰、獎勵的永久長期8教職工轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資等材料9教職工聘用、聘任、調(diào)動的介紹信及存根、工資關(guān)系、更改工

11、作時間、離退休職務、撫恤、死亡等文件材料永久10職工日常工作量化考核匯總表短期11職工出勤、學習考勤統(tǒng)計短期總務處1校總務工作計劃、總結(jié)、報表長期2上級機關(guān)下達的經(jīng)費、基建計劃的批復長期3?？倓沼嘘P(guān)計劃、總結(jié)短期4固定資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計、核查清算、交接）等文件材料重要的一般的永久短期5校財產(chǎn)、住房、與外簽訂合同永久6上級機關(guān)制發(fā)的屬于本校主管業(yè)務的文件材料重要的一般的永久長期二、教學檔案歸檔范圍和保管期限表類別序號歸檔范圍期限形成部門教學管理類1上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件材料。重要的一般的永久長期2本校制度教學計劃、課程設置材料3本校關(guān)于招生、畢業(yè)等方面的計劃、規(guī)定、辦法文件材

12、料重要的一般的永久長期4本校關(guān)于綜合性教學文件材料重要短期永久短期5學校關(guān)于招生計劃、簡章、新生名冊、總結(jié)報告長期6學校頒發(fā)的教學計劃、方案、大綱永久7學校自制自編、主編教材正本及教材使用目錄長期8學校制發(fā)的課程安排表、進度表、典型講義、教案、各種考試題長期9師資培訓的計劃、考核、進修等文件材料長期10教學教研經(jīng)驗總結(jié)材料長期學籍管理類1入學通知書短期2學籍表永久3學生學籍變更（升級、留級、休學、轉(zhuǎn)學、復學、退學）的材料重要的一般的永久長期4畢業(yè)證書登記表永久5畢業(yè)生登記表永久師資管理類1上級教育行政部門、學校關(guān)于教師思想品德、教學能力、業(yè)務水平考核材料重要的一般的長期短期2上級教育行政部門關(guān)

13、于教師工作的考評、工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況重要的一般的長期短期3學校關(guān)于教師繼續(xù)教育、離職進修、在職培訓、聘請教師的文件材料重要的一般的長期短期4學校關(guān)于班主任工作計劃、總結(jié)短期學生教育類1上級機關(guān)制發(fā)的屬于學校政治思想教育工作的文件材料重要的一般的長期短期2學校少隊工作計劃、總結(jié)；德育工作計劃、總結(jié)長期3學校對學生進行政治思想品德、法制、紀律、安全等方面教育的文件材料主要的一般的長期短期4學校評選的三好學生、優(yōu)秀學生干部、先進班集體名單、登記表及事跡材料市級以上的區(qū)級以下的長期短期5學校對學生的處分、通報材料長期6學校開展德育活動的文件材料重要的一般的長期短期7各年級、班的考評記錄短期文體衛(wèi)生

14、類1上級機關(guān)制發(fā)的學校文娛、體育、衛(wèi)生保健工作的文件材料重要的一般的長期短期2學校關(guān)于開展文娛、體育、衛(wèi)生保健工作的計劃、安排、總結(jié)長期3學生體檢表、健康情況及視力調(diào)查表及體質(zhì)調(diào)研分析材料長期4學校開展文娛、體育、衛(wèi)生保健活動的文件材料重要的一般的長期短期實驗教學類1學校實驗室建設情況登記卡長期2教師演示實驗登記表、統(tǒng)計表短期3學生分組實驗登記表、統(tǒng)計表短期4學科實驗一覽表短期5學校理科實驗匯總表短期教研成果類1學?；蚪處熅帉懙慕滩摹⒔虒W參考資料及其手稿、定稿印本長期2學校及教師自制的教學儀器、教具的圖樣和使用說明等長期3學校編印的教學研究工作刊物、簡報長期4教師譯著的教學文章、教學參考資料、

15、進口教學儀器使用說明等長期5教學評優(yōu)和公開教學的教案、評議記錄長期6學科教學改革專題及成果7教師提出的并被學?；蛏霞壗逃块T所采納的教改方案、建議8教師撰寫的并被有關(guān)會議或報刊上發(fā)表的教（改）文章、論文、書刊等重要的一般的長期短期教材資料類1學科教學大綱永久2學校采用外來教材的目錄、簡介及教學掛圖長期3學校的教學標本、各類教具及圖樣、說明永久4學校聘請專家、教授來校講學、講演的講稿、講義等永久三、教師業(yè)務檔案歸檔范圍及保管期限表類別序號歸檔范圍期限形成部門教學經(jīng)歷類1專任教師資格證長期2教師教學經(jīng)歷卡長期業(yè)務工作類1教師工作情況記錄卡長期2班主任工作記錄卡長期3教研組長或年級組長記錄卡長期4教

16、師的觀摩教學、實驗課、最佳課、評優(yōu)課教學的典型教案、講評記錄等長期業(yè)務考評類1教師工作考核表長期2學生評議情況綜合表長期3學校及教育部門對教學工作的評講、評比情況鑒定（表彰）材料長期4教師的專業(yè)課考試、考核成績長期業(yè)務成果類1教師提出的并被學校或上級教育部門所采納的教改方案、意見等長期2教師自身參加教學工作的演示、講演評比活動所獲得的證書、獎狀等長期3教師參加各類教學研究活動的經(jīng)驗材料、學術(shù)論文(論著）、證書等長期4教師自編的教材、講義（稿）教學參考資料長期5教師自擬的并被學校采用的考題長期6教師在有關(guān)報刊上發(fā)表的有關(guān)教研（改）方面的文章、論文、照片等長期其他材料1教師參加培訓的材料長期2教師

17、參加教學工作以外的其他學術(shù)活動的公開發(fā)表的論文、所獲得的證書等長期3教師參加科技（研）活動的發(fā)明創(chuàng)造及其鑒定材料長期4教師自編的科普讀物等長期四、學生檔案歸檔范圍類別序號歸檔范圍期限形成部門1學生學籍表2小學生體檢檢查表3學生花名冊4學生人數(shù)統(tǒng)計表5成績冊6本校學生參加各種競賽活動的獲獎名單及獲獎作品學生干部名冊五、科技檔案歸檔范圍及保管期限表類別序號歸檔范圍期限形成部門科學研究類1學校（教師）關(guān)于科研、專業(yè)技術(shù)方面的學術(shù)論文、論著等重要的一般的永久短期2學?；驇熒鷨T工創(chuàng)作的并在區(qū)縣以上展覽或獲獎的科技作品包括技術(shù)圖樣、技術(shù)鑒定、使用效果、推廣使用報告和獎勵證書等永久3學校（教師）編寫的科普讀

18、物長期基本建設類（按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行）1學校校園（舍）概況（既校舍建設的沿革）2學校校園（舍）的平面圖3學校配套項目一覽表4學?；窘ㄔO規(guī)劃、建筑項目建議書及批復、可行性研究報告、項目評估、環(huán)境預測、調(diào)查報告、設計任務書、計劃任務書5工程設計圖、設計評價、鑒定及審批材料6學校征用土地的報告、土地管理部門批準的批復及紅線圖、拆遷、補償協(xié)議書7工程承包合同、協(xié)議書、招標、投標文件、施工執(zhí)照、水暖、電供應協(xié)議書8施工圖樣、施工合同、協(xié)議、重要方式記錄（地下情況、隱蔽工程）9材料驗收合格證、材料化驗報告、重要實驗記錄、報告、設備安裝調(diào)節(jié)器試記錄10項目竣工驗收報告、全套竣工圖樣（土建、管道、電氣、工藝

19、布置等）、項目質(zhì)量評審材料、工程現(xiàn)場聲像材料、竣工驗收會議決議文件11設計更正單、通知單12重要的大修、加固、改建、擴建等過程上形成的有關(guān)文件材料和圖紙13架空、地下管線圖14學校房地產(chǎn)契約、移交書、公證書設備儀器類1學校購進的設備以及各種教學儀器隨機的各種文件材料設備操作、安裝、維修手冊、說明書、技術(shù)數(shù)據(jù)等專用工具目錄、易損易磨件圖表、工具制圖等合格證、裝箱單等永久長期短期2學校自行研制的教學設備、儀器、教具等的制作（造）圖和設計、制作說明等在區(qū)縣以上展覽和獲獎的或被有關(guān)部門鑒定批量生產(chǎn)的在學校教學中應用并取得一定教學效果的永久長期3各種設備、儀器在使用維修（護）中形成的記錄材料長期六、會計

20、檔案歸檔范圍及保管期限表（按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行）類別序號歸檔范圍期限形成部門會計憑證類1學校各種預算會計原始憑證和記賬憑證2學校經(jīng)費日記賬3學校經(jīng)費總賬4學校經(jīng)費明細分類賬5學?，F(xiàn)金出納帳、銀行存款帳、對賬單6學校固定資產(chǎn)明細賬（卡片）（報廢清理后保管5年）財務報告類1學校年度財務決算表2學校季度、月報表其他類1會計移交清冊2會計檔案管理清冊3會計檔案銷毀清冊4教職工工資冊七、人事檔案歸檔范圍及保管期限表（按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行）類別序號歸檔范圍期限形成部門1履歷材料2自傳材料3報告?zhèn)€人有關(guān)事項材料4考核、考察鑒定材料5審計材料6學歷學位材料7培訓材料8職業(yè)（任職）資格材料9評（聘）專業(yè)技術(shù)職稱（職

21、務）材料10政審材料11更改姓名、民族、籍貫、國籍、入黨入團時間、參加工作時間等材料12黨、團組織建設工作中形成的材料13表彰獎勵材料14涉紀涉法材料15招錄、聘用材料16任免、調(diào)動、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復員）安置、退（離）休材料17辭職、辭退、罷免材料18工資、待遇材料19出國（境）材料20黨代會、人代會、政協(xié)會議、人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料21健康檢查和處理工傷事故材料22治喪材料23干部人事檔案報送、審核工作材料24其他材料八、聲像檔案歸檔范圍類別序號歸檔范圍期限形成部門黨政工作類1記錄本校主要職能活動和重要工作成果的聲像資料2上級機關(guān)、上級領導檢查、視察本校工作時形成的聲像材料3本校組織或參加的外事活動的聲像材料4記錄本校重大事件、重大活動的聲像材料5本校歷屆領導班子成員照片6本校獲市級以上表彰的各種聲像材料7本校拍攝的專題片教學活動類1學校開學典禮、畢業(yè)典禮的聲像材料2學校師生在教學實踐中形成的聲像材料3學校師生參加校內(nèi)外舉辦的學科競賽、比賽活動的聲像材料科技產(chǎn)品類1學校自行研制的教學設備、儀器、教具等聲像材料2學校教研課題、項目成果獲獎或參加各級部門舉辦的展覽活動