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文檔簡介
1、物流部管理制度目錄 總則 第一章工廠物流管理 第一節(jié) 物流配送的內(nèi)容及管理范圍 第二節(jié)產(chǎn)品的裝運(yùn)出庫及運(yùn)輸跟蹤 第三節(jié)運(yùn)輸費(fèi)用結(jié)算 第四節(jié)客戶服務(wù) 第五節(jié)逆向物流 第二章營銷中心物流管理 第一節(jié)貨物運(yùn)輸配送管理 第三章物流供應(yīng)商管理 第一節(jié)物流供應(yīng)商的選擇 第二節(jié)物流供應(yīng)商評估 第三節(jié)檔案建立與管理 第四章 職業(yè)行為準(zhǔn)則 第一節(jié)嚴(yán)于職守 第二節(jié)工作態(tài)度 第三節(jié)服從領(lǐng)導(dǎo) 第四節(jié)處理投訴 第五節(jié)廉潔自律 第五章貨物查詢、配送差錯(cuò)及處理辦法 總 貝y 為了強(qiáng)化物流管理,規(guī)范物流配送操作程序,明確物流工作內(nèi)容和責(zé)任,達(dá)成 物流工作的總目標(biāo):及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、高效。充分發(fā)揮物流職能作用,最大 限度提高物
2、流效率,增進(jìn)企業(yè)效益,使物流管理更加合理化、規(guī)范化,防范與 規(guī)避物流運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn),為市場銷售提供有效的物流支持,進(jìn)而促進(jìn)市場銷售,特 制定本制度: 第一章工廠物流管理 第一節(jié) 物流配送的內(nèi)容及管理范圍 第一條公司生產(chǎn)的合格成品 第二條市場退貨產(chǎn)品 其它相關(guān)物品 第二節(jié) 產(chǎn)品的裝載出庫及運(yùn)輸跟蹤 第一條 成品出庫(調(diào)撥)運(yùn)輸需由客戶服務(wù)部或銷售部及財(cái)務(wù)部或相關(guān)負(fù)責(zé) 人簽名章審核確認(rèn),方可安排運(yùn)輸配載;否則需由營銷總監(jiān)簽名方可執(zhí)行運(yùn)輸 安排。原則上必須見章見單調(diào)配物流運(yùn)輸資源。 第二條、凡在規(guī)定時(shí)間下午16:00時(shí)內(nèi)傳遞給物流部的訂單予以接收并在當(dāng)日 內(nèi)處理完畢,否則延后處理(緊急情況下除外) 第三條
3、、物流員/助理必須做好運(yùn)輸計(jì)劃根據(jù)市場部銷售訂單作好運(yùn)輸計(jì) 劃安排,做到有計(jì)劃的運(yùn)輸,減少重復(fù)運(yùn)輸與專車運(yùn)輸, 第四條 公司車輛實(shí)行派車制,車輛外出需經(jīng)物流部經(jīng)理的批準(zhǔn)后方可出車, i 否則所產(chǎn)生的費(fèi)用由經(jīng)辦人自行負(fù)責(zé)。 第五條 物流員應(yīng)從外部檢查提貨車輛的外觀車況(是否清潔,有無防護(hù)措施 及防火設(shè)備,如無可要求對方進(jìn)行整改后再裝車,物流員及助理必須在提貨單 上注明提貨車輛與人員相關(guān)信息(如姓名、身份證號碼、車牌號等)留存提貨 人員及車輛有效證件的復(fù)印件并由提貨人在復(fù)印件上簽名,以便倉庫核對提貨 人身份的有效性。 第六條物流員可根據(jù)情況需要對裝卸過程進(jìn)行監(jiān)督,必須注意安全,避免 安全事故的發(fā)生
4、,確保人員及設(shè)備的安全。 第七條 物流員必須要求承運(yùn)人根據(jù)產(chǎn)品出庫單核對產(chǎn)品的品種、數(shù)量等產(chǎn)品 信息,如承運(yùn)人拒絕,物流員有權(quán)根據(jù)現(xiàn)場情況終止承運(yùn)人運(yùn)輸資格,并要求 承運(yùn)商迅速離廠。 第八條 物流員應(yīng)要求承運(yùn)商就物權(quán)、責(zé)任與倉庫現(xiàn)場交接簽收,要求提貨人 在倉庫與倉管員交接清楚,嚴(yán)格做到破件、滲漏等不合格品不出倉運(yùn)輸。如發(fā) 現(xiàn)貨物出現(xiàn)上述等問題,應(yīng)要求其及時(shí)向物流員或助理反饋信息否則視為正常 交貨。 第九條在裝載過程中物流現(xiàn)場人員須充分聽取承運(yùn)人的合理建議并給予配合, 原則上先卸后裝,后卸先裝,在裝車過程中必須執(zhí)行上輕下重,嚴(yán)禁重壓,并 做好相應(yīng)防護(hù)措施。 第十條 裝車搬運(yùn)過程中嚴(yán)禁拋、扔、摔、
5、甩 等野蠻裝載情況的發(fā)生。必須 遵照安全、快速、準(zhǔn)確、協(xié)同、省力原則進(jìn)行操作。 第十一條裝載完畢后物流員/助理應(yīng)與物流公司承運(yùn)人員現(xiàn)場開具貨物承 運(yùn)單承運(yùn)商在物流承運(yùn)單簽字確認(rèn)后,貨物的安全等一切責(zé)任隨之轉(zhuǎn)移。 第十二條對特殊類型的運(yùn)輸(如貴重物品、緊急訂單)物流管理員 /助理必 須核實(shí)運(yùn)輸任務(wù)單并如實(shí)、準(zhǔn)確的將產(chǎn)品的運(yùn)輸注意事項(xiàng)告之承運(yùn)人以免造成 延誤及財(cái)產(chǎn)損失。 第十三條物流員在接到倉庫貨物出庫信息后,必須及時(shí)跟據(jù)實(shí)際出庫情況開 展運(yùn)輸跟蹤服務(wù)。 第十四條貨物交付物流承運(yùn)商后物流員/助理應(yīng)通過電話、短信或其它通訊 方式將相關(guān)運(yùn)輸信息告之對應(yīng)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人或相應(yīng)代理商并告之運(yùn)輸問題投訴及 信息反
6、饋聯(lián)系電話。 第十五條物流員/助理應(yīng)及時(shí)了解天氣、物流市場價(jià)格信息、運(yùn)輸信息,重 要交通線運(yùn)輸信息及時(shí)調(diào)整與安排運(yùn)輸計(jì)劃。 第十六條 單點(diǎn)運(yùn)輸量超過3噸或達(dá)到300件以上,物流員應(yīng)保持與物流公司 的聯(lián)系狀態(tài),如物流公司不配合應(yīng)向直接上級匯報(bào),根據(jù)情況考慮取消其該次 運(yùn)輸資格。 第十七條整車運(yùn)輸及批量運(yùn)輸物流員/助理必需要求物流公司提供車輛與運(yùn) 輸人員的信息及相關(guān)證件的復(fù)印件,如有必要可對信息進(jìn)行跟蹤核實(shí)與實(shí)景拍 照等措施,確保運(yùn)輸?shù)陌踩?第十八條 1000公里以內(nèi)的運(yùn)輸保持1次的運(yùn)輸在途跟蹤,1000公里至2000 公里保持24小時(shí)跟蹤一次在途運(yùn)輸信息。2000公里以上至少36小時(shí)跟蹤一次
7、在途信息并詳細(xì)記錄每次跟蹤信息情況以備查。 第十九條整車批量運(yùn)輸物流必須保持1個(gè)工作日1次的在途信息跟蹤并詳細(xì) 記錄每次跟蹤情況形成在途信息跟蹤記錄根據(jù)在途信息及時(shí)修正原預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí) 間并將新預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間反饋對應(yīng)客戶。 第二十條 在途運(yùn)輸信息中斷或連續(xù)性運(yùn)輸中斷 2小時(shí),物流員需及時(shí)與物流 公司及直接運(yùn)輸司機(jī)聯(lián)系跟蹤進(jìn)展情況并及時(shí)修正與反饋運(yùn)輸信息,情況嚴(yán)重 時(shí)需及時(shí)向直接上級匯報(bào)。 第二十一條建立匯總物流公司提貨運(yùn)輸車輛檔案,整車運(yùn)輸要求物流公司提 供經(jīng)常運(yùn)輸車輛,確保運(yùn)輸?shù)陌踩浴?第二十二條 對于客戶的貨物查詢及其它物流關(guān)聯(lián)性疑問必須熱情并詳細(xì)記錄, 正常情況下1小時(shí)內(nèi)給客戶信息回復(fù)。如有
8、客觀困難應(yīng)在 1小時(shí)內(nèi)及時(shí)與客戶 聯(lián)系說明原因,告之客戶處理進(jìn)程,何時(shí)給予客戶信息回復(fù)取得客戶的諒解, 維護(hù)客戶的知情權(quán)。 第二十三條 物流員在跟蹤與反饋物流運(yùn)輸信息時(shí)必須如實(shí)、熱情、言簡。 第二十四條 充分利用公司給予的權(quán)利完成本職范圍內(nèi)的工作。職責(zé)范圍內(nèi)的 工作當(dāng)事人必須果斷處理。如確有困難可要求其它人員協(xié)助。 第三節(jié)運(yùn)輸費(fèi)用結(jié)算: 一、定期整理發(fā)貨單據(jù)與物流公司核對一定時(shí)期內(nèi)的相關(guān)運(yùn)輸費(fèi)用。 二、每月8日前與物流公司進(jìn)行貨款對賬,確定貨款的金額,并與財(cái)務(wù)部進(jìn) 行貨款的對賬。 三、打印對賬表單及時(shí)傳遞至公司財(cái)務(wù)部審核。 四、向物流供應(yīng)商發(fā)出本公司簽字蓋章的月度運(yùn)輸費(fèi)用確認(rèn)函(一式兩份),
9、并要求物流公司簽字蓋章,雙方各執(zhí)一份。 五、填制付款申請,根據(jù)承運(yùn)合同與物流供應(yīng)商進(jìn)行運(yùn)費(fèi)結(jié)算并開具正規(guī)發(fā)票。 六、采購直發(fā)的運(yùn)輸費(fèi)用先由區(qū)域相關(guān)負(fù)責(zé)人員在接到物流部信息通知后先行 向公司借支相關(guān)費(fèi)用后報(bào)銷。 六、特殊情況(如需現(xiàn)付運(yùn)費(fèi))物流員/助理需事先填寫好付款申請書,注明 付款明細(xì)經(jīng)部門經(jīng)理同意后向公司借支,憑發(fā)票報(bào)銷。 第四節(jié)客戶服務(wù) 第一條跟蹤確認(rèn): 一、根據(jù)發(fā)貨網(wǎng)點(diǎn),結(jié)合物流承運(yùn)商合同規(guī)定,推算出各網(wǎng)點(diǎn)的預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。 按預(yù)定到達(dá)時(shí)間單列出每一天將要到達(dá)的網(wǎng)點(diǎn)、客戶名、聯(lián)系電話等。 二、主要以電話對貨物進(jìn)行跟蹤。預(yù)到期內(nèi)到達(dá)目的地的貨物則不需要另行跟 蹤,只需記錄到達(dá)時(shí)間及查詢對象
10、即可。超過預(yù)期未到達(dá)的,則需要通過物流 供應(yīng)商進(jìn)行查詢,并做好查詢記錄。 三、對于運(yùn)輸過程中出現(xiàn)的貨損貨差、品種差異、不合理收費(fèi)等現(xiàn)象,要加強(qiáng) 跟蹤頻率,通過跟蹤了解情況,傳遞相關(guān)單證,進(jìn)行有效處理,并及時(shí)將處理 結(jié)果通知相關(guān)人員。 四、貨物是否被客戶收到最終通過送貨回單或客戶有效收貨證明來進(jìn)行確認(rèn), 每月月初(10號以前)對回單的回收情況時(shí)行跟蹤檢查,每月的十五日之前對 上月的回單進(jìn)行歸案管理。 五、客戶或業(yè)務(wù)人員在收貨過程中如對貨物有疑問(如:貨損、差等)需與物 流公司(司機(jī))現(xiàn)場進(jìn)行確認(rèn),并詳細(xì)書明貨物的現(xiàn)場狀況(條件充許的情況 下可拍照處理)交物流公司(司機(jī))簽名確認(rèn)后回傳公司物流部。
11、凡客戶或業(yè) 務(wù)人員在收貨當(dāng)場沒有發(fā)現(xiàn)少貨、破損、品種差異等問題,而事后反饋的此類 問題,原則上不予處理。 第五節(jié)逆向物流管理 第一條退貨處理與采購物流運(yùn)輸 一、退貨與采購物流運(yùn)輸參照 OEM直發(fā)運(yùn)輸執(zhí)行。 二、所有退貨與采購運(yùn)輸需求需事先向物流部提出運(yùn)輸需求,物流部根據(jù)運(yùn)輸 整體計(jì)劃合理安排資源。 收到退貨信息后,物流員根據(jù)初步退貨信息與退貨方取得聯(lián)系,了解退貨基本 情況(數(shù)量、品種、包裝、起運(yùn)時(shí)間,承運(yùn)人,聯(lián)系電話)整理后及時(shí)與承運(yùn) 商聯(lián)系,以便及時(shí)在途跟蹤。 第二章營銷中心物流管理 第一節(jié)貨物運(yùn)輸配送管理 第一條貨物運(yùn)輸配送信息: 一、產(chǎn)品的運(yùn)輸調(diào)度的發(fā)出需憑公司財(cái)務(wù)部門認(rèn)可(公司指定人員
12、的審核)的 單證進(jìn)行辦理,否則不予辦理。 二、凡在規(guī)定時(shí)間(下午17: 30時(shí))內(nèi)傳遞給物流部的訂單予以接收并在當(dāng) 日內(nèi)處理完畢,否則延后。(緊急情況下除外) 二、物流員/助理必須做好運(yùn)輸計(jì)劃根據(jù)市場部銷售訂單作好運(yùn)輸計(jì)劃安 排,做到有計(jì)劃的運(yùn)輸,減少重復(fù)運(yùn)輸與專車運(yùn)輸, 三、多點(diǎn)配送按地點(diǎn)與時(shí)間的順序性進(jìn)行整體集中運(yùn)輸。盡量通過拼車集中運(yùn) 輸,減少獨(dú)立請車的次數(shù)。 四、物流員在物流運(yùn)輸商到達(dá)倉庫之前半小時(shí)應(yīng)通知倉管員做好相應(yīng)準(zhǔn)備。 五、物流員在選擇物流承運(yùn)商特別是社會(huì)臨時(shí)運(yùn)輸商時(shí),需認(rèn)真進(jìn)行運(yùn)價(jià)等成 本比較,必須向多家承運(yùn)商(司機(jī))進(jìn)行詢價(jià)、議價(jià)、比價(jià)以最低的成本,和 優(yōu)質(zhì)的服務(wù)選擇確定承運(yùn)
13、商(司機(jī)) 六、外請車輛執(zhí)行申請制度各倉庫、營銷中心及 OEM商需外請車輛獨(dú)立專車派 送,需事先向上級主管申請,經(jīng)批準(zhǔn)后方能外請。 七、嚴(yán)格控制外請專車運(yùn)輸,在外請車輛的同時(shí)須根據(jù)客戶的服務(wù)要求(如: 時(shí)限等)考慮由物流公司配載的可行性,盡量減少獨(dú)立專車運(yùn)輸。獨(dú)立請車與 使用公司車輛之間必須進(jìn)行成本核算,以最優(yōu)者為派出標(biāo)準(zhǔn)。 八、特殊運(yùn)輸(如航空、快遞、鐵路快件)需說明理由并經(jīng)物流部經(jīng)理簽字批 準(zhǔn)后方可受理,否則所產(chǎn)生的額外費(fèi)用由經(jīng)辦人自行負(fù)責(zé)。 九、貨物運(yùn)輸出庫后物流員必須認(rèn)真對運(yùn)輸數(shù)據(jù)(重量、立方數(shù))進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯 總。 十、運(yùn)輸跟蹤參照第一章第二節(jié)執(zhí)行 第三章 物流供應(yīng)商管理 引進(jìn)合同制物流
14、承運(yùn)商,開發(fā)與培養(yǎng)專線配送承運(yùn)商及區(qū)域配送物流承運(yùn)商, 對社會(huì)物流資源(車輛)進(jìn)行整合增強(qiáng)其穩(wěn)定性及合作的長期性。每一個(gè)銷售 大省或區(qū)域應(yīng)選擇2家以上物流供應(yīng)商,以此營造競爭的態(tài)式與氛圍,杜絕壟 斷。 第一節(jié)物流供應(yīng)商的選擇 第一條具有合法性: 能提供具有合法有效的營業(yè)執(zhí)照、道路運(yùn)輸許可證、法人執(zhí)照及本人身份證、 稅務(wù)登記證等相關(guān)證照及其復(fù)印件。 第二條具有競爭力 一、能提供承運(yùn)貨物保證金。 二、可提供簽收回單服務(wù),并代收貨款。 三、運(yùn)費(fèi)月結(jié)30天 第三條具有服務(wù)意識 一、取貨、運(yùn)輸和送貨服務(wù)質(zhì)量良好,信譽(yù)可靠。 二、門到門配送及干線運(yùn)輸所需費(fèi)用合理、低廉。 三、能及時(shí)提供運(yùn)輸車輛以及在途貨物
15、運(yùn)輸情況等查詢和其它業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)。 四、正確填制托運(yùn)單、貨票等運(yùn)輸憑證,并提供正式運(yùn)輸發(fā)票。 第四條具備抗風(fēng)險(xiǎn)能力 一、在合同規(guī)定的承運(yùn)價(jià)格內(nèi),貨損貨差全額賠償。 二、理賠及時(shí),發(fā)生貨損貨差時(shí)可在當(dāng)月內(nèi)賠付完畢。 三、貨物運(yùn)輸過程中被查扣處罰,能及時(shí)處理承擔(dān)責(zé)任。 第二節(jié)物流供應(yīng)商評估 第一條 物流供應(yīng)商評價(jià),每月或每季度進(jìn)行一次,目的在于即時(shí)監(jiān)控、優(yōu)勝 劣汰(附表在后)。 一、具體實(shí)施由物流員進(jìn)行,報(bào)物流經(jīng)理。 二、采取物流供應(yīng)商自評(打分)與我公司評價(jià)(打分)相結(jié)合的方式。 第二條 評分尺度(百分制) 一、0-59分者為劣:立即淘汰,處理合作中的一切遺留問題,并扣除一定的信 譽(yù)保證金,不再
16、成為我公司的物流供應(yīng)商。 二、60-75分者為尚可:減少合作項(xiàng)目和貨運(yùn)量,提出警告,并發(fā)出整改通 知書整改期限為一個(gè)月,延緩月結(jié)付款進(jìn)度。 三、76-89分者為良:保持合作項(xiàng)目和貨運(yùn)量,按正常進(jìn)度付月結(jié)運(yùn)費(fèi)。 四、90-100分者為優(yōu):增加合作項(xiàng)目,加大貨運(yùn)量,并給予一定的獎(jiǎng)勵(lì),在月 結(jié)運(yùn)費(fèi)付款進(jìn)度上優(yōu)先。 第三節(jié)檔案建立與管理 分為現(xiàn)有合作物流供應(yīng)商,準(zhǔn)合作物流供應(yīng)商、潛在合作物流商的檔案建立與 管理,分別建檔,填制物流供應(yīng)商基本情況調(diào)查表。 一、正在合作物流供應(yīng)商檔案內(nèi)容:貨物承運(yùn)合同書、有效期內(nèi)的營業(yè)執(zhí) 照、公路運(yùn)輸許可證、稅務(wù)登記證、法人資格證、法人身份證等證照復(fù)印件。 二、準(zhǔn)合作物流
17、供應(yīng)商:是正在合作物流供應(yīng)商的替補(bǔ),如正在合作的物流供 應(yīng)同時(shí)出現(xiàn)問題,將即刻啟用準(zhǔn)合作物流供應(yīng)商。所以準(zhǔn)合作物流供應(yīng)商的檔 案建立與正在合作物流供商一致(可暫缺貨物承運(yùn)合同書)一旦啟用將立 即簽署。 三、潛在合作物流供應(yīng)商:可只填制物流供應(yīng)商基本情況調(diào)查表注明末審 批,將對方畫冊、宣傳資料、名片等作檔案內(nèi)容保存。 四、對社會(huì)物流資源(車源)進(jìn)行檔案管理,合作的與新開發(fā)的社會(huì)物流資源 (車源)必須是合法的資源,必須提供有完備的手續(xù)存檔。 第四章 職業(yè)行為準(zhǔn)則 第一節(jié):嚴(yán)于職守 第一條:按時(shí)上、下班,工作時(shí)間內(nèi)不得擅離職守或早退,下班后未經(jīng)批準(zhǔn)無 事不得在辦公室逗留 第二條:工作時(shí)間內(nèi)未經(jīng)批準(zhǔn)不
18、準(zhǔn)打私人電話,會(huì)客。 第三條:嚴(yán)格按物流流程操作和工作。 第四條:遵守公司及本部門的各項(xiàng)規(guī)章制度,條例、決議、決定。 第二節(jié):工作態(tài)度 第一條:對客戶和同事熱情有禮。 第二條:提高工作效率,關(guān)注工作中每一個(gè)細(xì)節(jié),努力贏得客戶的滿意,物流 部的聲譽(yù)。 第三條:給客戶以效率快和良好服務(wù)的印象,無論是常規(guī)的跟蹤到貨還是查詢 一切都務(wù)求得到及時(shí)圓滿的效果。 第四條:員工之間應(yīng)互相配合,真誠合作,不得互相扯皮,應(yīng)同心協(xié)力解決疑 難,維護(hù)物流部聲譽(yù)。 第五條:真誠敬業(yè)是物流部每一位員工必須有的品德,有事必報(bào),有錯(cuò)必改, 不得提供虛假情況。 第三節(jié):服從領(lǐng)導(dǎo) 各級員工切實(shí)服從領(lǐng)導(dǎo)的工作安排和調(diào)度,按時(shí)完成任
19、務(wù),不得無故拖延,拒 絕或終止工作,倘若遇疑難或有不滿的,應(yīng)從速向直屬領(lǐng)導(dǎo)請示或投訴,在未 得到肯定的答復(fù)時(shí),應(yīng)先執(zhí)行。 第四節(jié):處理投訴 第一條:全體員工都必須高度重視來自各方的投訴,要細(xì)心聆聽,讓投訴人暢 所欲言,并把它作為改進(jìn)物流部工作的不可多得的珍貴材料。 第二條:如果投訴的事項(xiàng)不須或不能立即解決,應(yīng)用書面記下投訴細(xì)節(jié),并勿 忘多向投訴人對事件致歉(注意:只致歉),然后迅速報(bào)告上級或有關(guān)部門人 員。 第三條:事無大小,對投訴的事項(xiàng),處理結(jié)果如何都必須有事后信息反饋。 第四條:投訴事項(xiàng)中,若有涉及本人的記錄,不得涂改、撕毀更不得造假。 第五條:物流人員要本著積極的心態(tài),勇于接受電話、書面
20、等各種形式的投訴。 第六條:針對各種投訴,首先要仔細(xì)閱讀投訴內(nèi)容,核對投訴內(nèi)容是否屬實(shí)。 第七條:對于內(nèi)容屬實(shí)的投訴要端正心態(tài),勇于自我批評,尋求下一步如何改 進(jìn),并及時(shí)反饋給投訴方。 第八條:對于內(nèi)容失實(shí)的投訴,切忌產(chǎn)生報(bào)復(fù)心理,同樣要保持良好的心態(tài), 寬以待人。 第九條:將各種投訴分類建檔,經(jīng)常翻閱,激勵(lì)自我,規(guī)避同樣的問題。 第五節(jié):廉潔自律 第一條:全體員工在對外交往中應(yīng)不卑不亢,保持良好的自身形象和公司形象。 第二條:在與物流供應(yīng)商的業(yè)務(wù)往來中,不得接受任何宴請、贈(zèng)予、禮品等。 第三條:在對外談判時(shí),統(tǒng)一口徑。應(yīng)盡量把公司最美好的一面展現(xiàn)在談判客 人面前,嚴(yán)禁有損公司形象和利益的言論及行為。 第四條:遵守財(cái)務(wù)制度,費(fèi)用報(bào)銷內(nèi)容真實(shí),不得有貪污行為。 第五條:嚴(yán)守機(jī)密,未經(jīng)批準(zhǔn),員工不得向外界傳播
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