備件庫(kù)管理系統(tǒng)使用注意事項(xiàng)

1、備件庫(kù)管理系統(tǒng)使用說(shuō)明及注意事項(xiàng)備件庫(kù)管理系統(tǒng)包括設(shè)備科子系統(tǒng)、備件庫(kù)子系統(tǒng)兩塊組成，兩者有一定的相關(guān)性， 以下是軟件的使用說(shuō)明及注意事項(xiàng)。0、索引（1 ）設(shè)備科 計(jì)劃錄入查詢 計(jì)劃從開(kāi)出到生效經(jīng)過(guò)幾道手續(xù)？計(jì)劃錄入時(shí)，暫存和確定有什么區(qū)別？計(jì)劃中有的價(jià)格沒(méi)有確定，但想提交其他項(xiàng)怎么辦？計(jì)劃錄入中的打印、打印2是怎么回事？可以按照庫(kù)存報(bào)警來(lái)開(kāi)計(jì)劃嗎？有同個(gè)物品不同廠家的情況錄入不進(jìn)兩條記錄，怎么辦？ 為什么我開(kāi)了計(jì)劃，但備件子系統(tǒng)查不到計(jì)劃呢？ 基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 如何添加新的備件？開(kāi)計(jì)劃時(shí)，發(fā)現(xiàn)其名稱或型號(hào)圖號(hào)不規(guī)范怎么辦？ 開(kāi)計(jì)劃時(shí)，找不到對(duì)應(yīng)的供貨商怎么辦？其他庫(kù)存表中的“刷新”按鈕的作用是什么？

2、 我可以查詢到備件庫(kù)的什么數(shù)據(jù)？1）備件庫(kù) 出入庫(kù)保管員入庫(kù)的工作流程是怎樣的？沒(méi)有對(duì)應(yīng)的備件編碼怎么辦？如果單據(jù)開(kāi)錯(cuò)了，怎么辦？會(huì)計(jì)如何調(diào)整入庫(kù)金額？怎么出現(xiàn)出入庫(kù)失??？ 月匯總和報(bào)表 “進(jìn)銷存”如何產(chǎn)生？如果查詢?cè)逻M(jìn)銷存時(shí)發(fā)現(xiàn)入庫(kù)金額出錯(cuò)可否直接更改？ 年終盤(pán)存 如何進(jìn)行年終盤(pán)存操作？一、設(shè)備科設(shè)備科的主要功能是制定備件庫(kù)（含五金庫(kù)、配件庫(kù)、技改庫(kù)、油料庫(kù)）的計(jì)劃，并提交計(jì)劃給經(jīng)運(yùn)辦審核，審核通過(guò)的計(jì)劃即可生效，為備件庫(kù)使用。此外，設(shè)備科具備備件庫(kù)的庫(kù)存、出入庫(kù)紀(jì)錄、報(bào)表等數(shù)據(jù)的查詢功能。（1 ）計(jì)劃的開(kāi)出和審核計(jì)劃的編號(hào)是自動(dòng)順序產(chǎn)生的， 如無(wú)金庫(kù) （ W 加上 7 位數(shù)字），允許用戶修

3、改計(jì)劃編碼， 但最好依據(jù)系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生的方式。 一張計(jì)劃的長(zhǎng)度限定為 20 行，如規(guī)格、 圖號(hào)的長(zhǎng)度過(guò)長(zhǎng)， 會(huì)打印時(shí)會(huì)自動(dòng)占用到下一行，因此，實(shí)際上記錄的行數(shù) 若未錄完，暫存- 錄完，提交給經(jīng)運(yùn)辦 - 經(jīng)運(yùn)辦審核通過(guò)，生效。說(shuō)明：計(jì)劃若只是錄入了一部分，但并不想提交給經(jīng)運(yùn)辦，可選擇“暫存”的方式，可以自己隨意調(diào)出該計(jì)劃， 進(jìn)行增刪改操作，等到該計(jì)劃錄完，可以進(jìn)行提交，提交經(jīng)運(yùn)辦后， 經(jīng)運(yùn)辦才可對(duì)該批計(jì)劃進(jìn)行審核， 審核可以修改數(shù)量、金額，并以審核后的數(shù)量、金額為準(zhǔn), 但仍會(huì)保留設(shè)備科的原始計(jì)劃紀(jì)錄情況，審核后計(jì)劃生效，可供備件庫(kù)使用。問(wèn)題：計(jì)劃錄入時(shí)，暫存和確定有什么區(qū)別？答：暫存并沒(méi)有提交到經(jīng)

4、運(yùn)辦，還可以進(jìn)行增刪改操作，確定后，則提交給了經(jīng)運(yùn)辦審核，自己不能再進(jìn)行修改。問(wèn)題：計(jì)劃中有的價(jià)格沒(méi)有確定，但想提交其他項(xiàng)怎么辦？答：如果此時(shí)點(diǎn)擊“確定”時(shí)，系統(tǒng)會(huì)要求刪除無(wú)單價(jià)的紀(jì)錄或轉(zhuǎn)計(jì)劃，選擇“轉(zhuǎn)計(jì)劃”后，系統(tǒng)將自動(dòng)將該批計(jì)劃號(hào)中無(wú)單價(jià)的記錄轉(zhuǎn)到指定的新的計(jì)劃中，此時(shí)便可以提交計(jì)劃了。問(wèn)題：計(jì)劃錄入中的打印、打印2是怎么回事？答：為提供用戶方便，提供了兩種打印方式：對(duì)內(nèi)的廠內(nèi)計(jì)劃打印，對(duì)外的協(xié)商傳真打印?！按蛴　北仨氁撆?jì)劃確定提交后方可進(jìn)行；而“打印2”則可隨時(shí)打印，將自動(dòng)份 廠家進(jìn)行打印，而且只對(duì)某行畫(huà)鉤選項(xiàng)的紀(jì)錄進(jìn)行打印。問(wèn)題：可以按照庫(kù)存報(bào)警來(lái)開(kāi)計(jì)劃嗎？答：可以，按“ ”按鈕，

5、將自動(dòng)開(kāi)開(kāi)所有庫(kù)存不足的物品列表，雙擊即可加載到計(jì)劃中，要求庫(kù)存準(zhǔn)確，并且已經(jīng)在庫(kù)存明細(xì)表中設(shè)置好了 “最小庫(kù)存”值方才有效。問(wèn)題：有同個(gè)物品不同廠家的情況錄入不進(jìn)兩條記錄，怎么辦？答：系統(tǒng)設(shè)置中規(guī)定一個(gè)計(jì)劃不允許錄入兩個(gè)完全相同的備件，可以將另一個(gè)備件錄入到下一個(gè)計(jì)劃中來(lái)解決此問(wèn)題。問(wèn)題：為什么我開(kāi)了計(jì)劃，但備件子系統(tǒng)查不到計(jì)劃呢？答：可能是該計(jì)劃未經(jīng)經(jīng)運(yùn)辦審核，只有審核后的計(jì)劃，倉(cāng)庫(kù)系統(tǒng)才可見(jiàn)。（2 ）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)輔料類別、編碼的維護(hù)，以及各子庫(kù)不同供貨商的維護(hù)都屬于設(shè)備科維護(hù)的范圍之內(nèi)， 下面是詳細(xì)介紹：?jiǎn)栴}：如何添加新的備件？答：（a）確保該備件的大類小類已經(jīng)存在，在“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)”-

6、“庫(kù)存分類設(shè)置”中進(jìn)行添加。這里大類為2位，小類為三位。可編輯+ + + * + + + + + + + * + + F + + + + + + + * + + r + + +-BfEaddlnEIQE帶芙(D3)P鮎 IM機(jī)械紀(jì)仲5哲內(nèi)機(jī)擁配件引水睡建料(OS)IA=t(07)毀、摟統(tǒng)瑞于、燈具實(shí)口 W.開(kāi)姜-璋頭U 耐 itofett CV) (12) 融豪、維電駅13) 粗臥她a聽(tīng)樹(shù)啖) 電部綜合件電枷、減速機(jī)(15) rAscm電器紀(jì)ft ( 比電器配件住力YJU(21)yj22G!2)YJ15123)H24 (24)YJ2n (25)YJ35(26)PASSES)YB22 (JO)Y

7、B5U31)VBfl2(32)Yhal )VB92(34)YD43 口時(shí)X-逬陰：王全(Q0-20) 配甘(2-) 油料(知)技咬(91)選中所在所需插入子項(xiàng)的上一級(jí)目錄再插入，如果插入大類，則選中“備件庫(kù)()”，女口果插入小類，則選中其對(duì)應(yīng)的大類，再點(diǎn)擊“插入”按鈕。捕入予項(xiàng)目寶前艾項(xiàng)插入于項(xiàng)當(dāng)肯子項(xiàng)給喝注意；機(jī)型為2位編碼，大類為3位編碼, 倉(cāng)庫(kù)不參與編碼，編碼不要沖突在“插入子項(xiàng)”中填寫(xiě)名稱，在“當(dāng)前子項(xiàng)編碼”中填寫(xiě)編碼，請(qǐng)勿重復(fù)添加編碼。（b）在存在對(duì)應(yīng)的大類小類后，方可添加該備件，在“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)”- “備件編碼明細(xì)信息”中左側(cè)的樹(shù)結(jié)構(gòu)中選中備件對(duì)應(yīng)的小類，“添加”按鈕自動(dòng)有效，點(diǎn)擊后，

8、將自動(dòng)增加一行，并產(chǎn)生對(duì)應(yīng)編碼（雙擊編碼允許修改編碼），只需添入各個(gè)對(duì)應(yīng)信息項(xiàng)就可完成編 碼的添加了，并請(qǐng)進(jìn)行“保存”操作。問(wèn)題：開(kāi)計(jì)劃時(shí)，發(fā)現(xiàn)其名稱或型號(hào)圖號(hào)不規(guī)范怎么辦？答：同樣需要先在“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)”- “備件編碼明細(xì)信息”找到對(duì)應(yīng)項(xiàng)，直接進(jìn)行修改, 再“保存”即可。問(wèn)題：開(kāi)計(jì)劃時(shí)，找不到對(duì)應(yīng)的供貨商怎么辦？答：可在“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)”- “供貨商基礎(chǔ)信息”中進(jìn)行添加，注意添加的時(shí)候，要選擇正確的子倉(cāng)庫(kù)。（3）其他問(wèn)題：庫(kù)存表中的“刷新”按鈕的作用是什么？答：可以即時(shí)查到最新的各個(gè)備件“月平均消耗”，該指標(biāo)是根據(jù)月消耗報(bào)表自動(dòng)產(chǎn)生的。問(wèn)題：我可以查詢到備件庫(kù)的什么數(shù)據(jù)？答：包括到所有的貨記載、入庫(kù)單

9、、出庫(kù)單，以及備件庫(kù)所有對(duì)應(yīng)的報(bào)表。二、備件庫(kù)備件庫(kù)下屬五金、配件、油料、技改四個(gè)子庫(kù)，保管員根據(jù)所設(shè)置的權(quán)限不同，只能對(duì) 各自子庫(kù)的進(jìn)行出入庫(kù)的業(yè)務(wù)，此權(quán)限的設(shè)置由會(huì)計(jì)來(lái)做。根據(jù)職責(zé)不同，備件庫(kù)設(shè)有三個(gè)權(quán)限：會(huì)計(jì)、出入庫(kù)保管、出庫(kù)保管。其各自職責(zé)是：會(huì)計(jì)：對(duì)入庫(kù)單進(jìn)行審核，只可以修改入庫(kù)單的金額，產(chǎn)生月進(jìn)銷存及當(dāng)月的月消耗報(bào) 表，同時(shí)負(fù)責(zé)對(duì)年終盤(pán)存的新庫(kù)存導(dǎo)入到系統(tǒng)中。出入庫(kù)保管：負(fù)責(zé)備件的到貨記載、備件的入庫(kù)、備件的出庫(kù)業(yè)務(wù)，以及年終的估價(jià)入庫(kù)以及盤(pán)存。出庫(kù)保管：負(fù)責(zé)備件的出庫(kù)、年終的盤(pán)存。（1）出入庫(kù)業(yè)務(wù)問(wèn)題：保管員備件的入庫(kù)工作流程是怎樣的？答：保管員包括備件的入庫(kù)、出庫(kù)兩大類。（a）

10、首先當(dāng)貨物到了時(shí)，確保有該備件的編碼和對(duì)應(yīng)的供貨商，如果沒(méi)有，則要求 設(shè)備科添加.（b ）進(jìn)行到貨記載，“到貨記載”- “到貨記載錄入”，先選擇供貨商，雙擊數(shù)據(jù)窗 口選擇對(duì)應(yīng)備件，錄入數(shù)量，退出該錄入界面時(shí)請(qǐng)記得“確認(rèn)”保存。（c ）開(kāi)入庫(kù)單，當(dāng)對(duì)應(yīng)備件已經(jīng)有計(jì)劃時(shí)，便可以開(kāi)入庫(kù)單，但首先需要到貨記載。操作辦法如下:選擇供貨單位，就會(huì)把該供貨商的所有到貨記載顯示出來(lái)如果到貨記載過(guò)多，用戶可以雙擊入庫(kù)單區(qū)域，在彈出的窗口中查找想入庫(kù)的備件二口;耳I Ai2PrWl|R1N|LA.1Z3-22 LA1G7-11)021L Ain-HD LA1*3-I1KQ|LA2B-27J|L A J卜 | LA

11、I 31 LA1B-Z2 LA.1B-22YLA19-I -LA.13-lTt LAI?-1 J|適斤協(xié)I0litISiirF片電瑋記心 Fk機(jī)卻配& PAEEJM電器配件 PAJd!底機(jī)、沖逋機(jī)糞 韭器螺合件 工具異址堆戲端二、燈具矣 込黠岐：址理器、噢典二ijA-：-Ab| |KCMd211 LAHIJOI L Al *1300 V L A1G.En/1| LAIfi-DI YJZ?| Lai/a-inti LA.1/1J I用戶雙擊選擇一個(gè)雙擊想要的備件，那么這個(gè)備件的未用完的到貨記載就會(huì)顯示出來(lái)。到貨記載，那么這個(gè)備件的基礎(chǔ)信息，如備件名稱，規(guī)格，圖號(hào)就會(huì)被添加到入庫(kù)單中，同時(shí)，這個(gè)備

12、件相關(guān)的計(jì)劃也會(huì)顯示出來(lái)。用戶再雙擊計(jì)劃，就可以把計(jì)劃號(hào)，計(jì)劃單價(jià)等信息自動(dòng)添加到入庫(kù)單中。默認(rèn)只顯示未用完的到貨記載，如果用戶想使用已用完的到貨記載（例如沖紅），那么，可以點(diǎn)“顯示全部到貨記載”，把想要的備件的全部到貨記載顯示出來(lái)。默認(rèn)用戶雙擊某個(gè)到貨記載，會(huì)把這個(gè)備件所有的計(jì)劃列出來(lái)，包括已用完的計(jì)劃。 用戶可以點(diǎn)“顯示未用完計(jì)劃”，只把未用完的計(jì)劃列出來(lái)。在入庫(kù)完畢后，請(qǐng)點(diǎn)擊“確認(rèn)”后，整個(gè)入庫(kù)就大功告成了。問(wèn)題：沒(méi)有對(duì)應(yīng)的備件編碼怎么辦？答：找設(shè)備科，將對(duì)應(yīng)的供貨商編碼、備件編碼添加后，方可進(jìn)行其他操作。問(wèn)題：如果單據(jù)開(kāi)錯(cuò)了，怎么辦？答：只能采用沖紅的方式，對(duì)原有單據(jù)或，某條記錄進(jìn)行反

13、開(kāi)負(fù)數(shù)，進(jìn)行沖紅操作。問(wèn)題：會(huì)計(jì)如何調(diào)整入庫(kù)金額？答：在“入庫(kù)單查詢”中，以會(huì)計(jì)身份登陸時(shí)，即可對(duì)單據(jù)明細(xì)信息中的“金額”、“稅率”兩項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改， 單價(jià)將“金額”的修改情況自動(dòng)調(diào)整， 修改完畢后，請(qǐng)點(diǎn)擊“更改” 保存修改的信息。系統(tǒng)將自動(dòng)同步更改對(duì)應(yīng)該月的進(jìn)銷存數(shù)據(jù)（如果產(chǎn)生）、庫(kù)存金額。問(wèn)題：怎么出現(xiàn)出入庫(kù)失敗？答：可能是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)原因，連接不上服務(wù)器，請(qǐng)?jiān)俅螄L試，如果情形一樣，請(qǐng)聯(lián)系有 關(guān)部門(mén)。（2 ）月報(bào)表和匯總數(shù)據(jù)每月月末，可產(chǎn)生對(duì)應(yīng)的月消耗報(bào)表、進(jìn)銷存數(shù)據(jù)，月消耗報(bào)表可以隨時(shí)產(chǎn)生，反映備件在某月的消耗情況，而月進(jìn)銷存則只能在特定的時(shí)間段產(chǎn)生，下面是相關(guān)詳細(xì)信息。問(wèn)題：進(jìn)銷存表的產(chǎn)生

14、？答：只能在該月的最后一天產(chǎn)生這個(gè)月的進(jìn)銷存，或者在下個(gè)月的前5天產(chǎn)生上個(gè)月的進(jìn)銷存數(shù)據(jù)。產(chǎn)生辦法為：在“庫(kù)存管理”- “創(chuàng)建月進(jìn)銷存數(shù)據(jù)”進(jìn)行，如不成功，則可能是所處的時(shí)間不正確。產(chǎn)生的具體月份以登陸的日期為基準(zhǔn)，如果是登陸的身份是本月最后一天，則產(chǎn)生的是當(dāng)月進(jìn)銷存數(shù)據(jù)，同理為上個(gè)月的進(jìn)銷存數(shù)據(jù)。問(wèn)題：如果查詢?cè)逻M(jìn)銷存時(shí)發(fā)現(xiàn)入庫(kù)金額出錯(cuò)可否直接更改？答:在這個(gè)查詢“月進(jìn)銷存”窗口中，可以查詢到各個(gè)倉(cāng)庫(kù)的備件的月進(jìn)銷存數(shù)據(jù)情況。 用戶設(shè)置查詢條件查詢進(jìn)銷存情況。同時(shí)，對(duì)于有入庫(kù)記錄的備件記錄，用戶可以雙擊該條記錄, 系統(tǒng)會(huì)彈出一個(gè)窗口，列出這個(gè)輔料在這個(gè)月的入庫(kù)單，允許修改金額。用戶雙擊入庫(kù)單列表中的一行, 那么這張入庫(kù)單中的這個(gè)備件就會(huì)在下方的明細(xì)表中顯 示出來(lái)，用戶可以修改它的“金額”，“稅率”，然后點(diǎn)“更改”，來(lái)保存修改。（3 ）年終盤(pán)存問(wèn)題：如何進(jìn)行年終盤(pán)存操作?答：年終盤(pán)存時(shí)，要求用戶應(yīng)該停止錄入一切入庫(kù)單，出庫(kù)單，到貨記載。所有入庫(kù), 出庫(kù)，到貨記載均作為下一年業(yè)務(wù)。（a ）估價(jià)入庫(kù)，系統(tǒng)提供了估價(jià)入庫(kù)的功能，可以對(duì)未開(kāi)入庫(kù)單的所有到貨記載按供貨商列出，系統(tǒng)將自動(dòng)搜尋所有與之相關(guān)單價(jià)添入，如果實(shí)在未找到的則為空，用戶如同開(kāi)入庫(kù)單一樣，估價(jià)入庫(kù)的會(huì)以特殊標(biāo)記標(biāo)