EXCEL2000在會(huì)計(jì)工作中的運(yùn)用

1、EXCEL2000在會(huì)計(jì)工作中的運(yùn)用隨著電腦的運(yùn)用與普及，論文代發(fā)在日常工作中，如何運(yùn)用 OFFICE2000，進(jìn)步工作效率越來越受到重視。 EXCE12000中文版，下同是 OFFICE2000中的重要軟件，能較好地幫助用戶編輯和治理各種類型的表格以及 自動(dòng)處理。其快捷的制表功能、強(qiáng)大的函數(shù)運(yùn)算功能和簡(jiǎn)便的操縱是會(huì)計(jì)日常 工作的好幫手，而且其中文界面直觀明了，操縱者無需高深的電腦專業(yè)知識(shí)， 只要熟悉本專業(yè)知識(shí)，通過靈活運(yùn)用，就可以解決很多工作困難，進(jìn)步工作質(zhì) 量和工作效率。本人現(xiàn)就 EXCE12000在會(huì)計(jì)報(bào)表的編制、內(nèi)部監(jiān)管、日常治理 等方面的運(yùn)用淺談自己膚淺的心得，以此拋磚引玉，和同仁們

2、共同探索并獲得 幫助。、常規(guī)報(bào)表的編制編制報(bào)表是會(huì)計(jì)工作中最為常見而繁重的手工勞動(dòng)，具有種類繁雜，編制 工作量大，輕易出錯(cuò)等特點(diǎn)。編制報(bào)表是 EXCE12000最常用的功能， XLS格式 的報(bào)表具有編制簡(jiǎn)單快捷、函數(shù)關(guān)系設(shè)置簡(jiǎn)便、界面直觀明確、維護(hù)修改輕 易、數(shù)據(jù)保護(hù)嚴(yán)密等特點(diǎn)。在此，筆者以編制資產(chǎn)負(fù)債表為例，扼要說明 XLS 格式報(bào)表的編制和維護(hù)。1. 工作表命名建立新工作表后，用鼠標(biāo)雙擊工作表標(biāo)簽確當(dāng)前工作表欄， 輸進(jìn)報(bào)表的名稱或簡(jiǎn)稱。如上述報(bào)表輸進(jìn)“月份資產(chǎn)負(fù)債表”即可。2. 頁面設(shè)置根據(jù)報(bào)表篇幅的大小，設(shè)置頁面。從文件菜單里頁面設(shè)置選擇 紙張的類型如 420594 毫米，其他項(xiàng)目取默認(rèn)

3、值即可。3. 填制報(bào)表的文字根據(jù)表格的需要，通過選擇單元格的位置、大小、設(shè)置 單元格式、合并單元格等方法，初步編制報(bào)表，爾后對(duì)需體現(xiàn)實(shí)格的報(bào)表范圍 劃格即可。4. 設(shè)置報(bào)表數(shù)據(jù)的函數(shù)關(guān)系依據(jù)實(shí)際需要，設(shè)置報(bào)表中各種函數(shù)關(guān)系。選擇需電腦自動(dòng)運(yùn)算函數(shù)關(guān)系 的，輸進(jìn)“函數(shù)關(guān)系”即可。如是累加，可使用快捷方式。對(duì)相同函數(shù)關(guān)系 的單元格可以復(fù)制函數(shù)。如資產(chǎn)負(fù)債表中，活動(dòng)資金上期合計(jì)欄，可選擇相關(guān) 單元格后，輸進(jìn)“”號(hào)分別點(diǎn)擊相關(guān)函數(shù)的單元格，根據(jù)需要輸進(jìn)函數(shù)關(guān)系 的符號(hào)即可。年初欄設(shè)置完成后，用復(fù)制的方式，將該單元格的函數(shù)關(guān)系復(fù)制 到年末數(shù)。至此，表格的空缺表即編制完成。5. 填制報(bào)表數(shù)據(jù)根據(jù)實(shí)際情況，

4、在對(duì)應(yīng)的單元格里，分別填制相關(guān)數(shù)據(jù)；在電腦自動(dòng)產(chǎn)生 數(shù)據(jù)的單元格，不可填制數(shù)據(jù)。編制報(bào)表至此全部完成。對(duì)于數(shù)據(jù)簡(jiǎn)單的報(bào)表，用上述辦法，直接填制即可，它適用于編制種類簡(jiǎn) 單的報(bào)表。但對(duì)于較為復(fù)雜而且有相關(guān)數(shù)據(jù)來源的報(bào)表，可通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的方 法編制報(bào)表。具體辦法為：先打開需編制報(bào)表的空缺表如資產(chǎn)負(fù)債表，用 EXCE12000程序打開數(shù)據(jù)來源報(bào)表如會(huì)計(jì)月報(bào)表中相關(guān)月份的 DBF格式文件并 刪除無關(guān)數(shù)據(jù)和無關(guān)行列后，將其用轉(zhuǎn)移復(fù)制的方式移至與需要編制報(bào)表同一 個(gè)工作簿里，通過在兩張報(bào)表之間，設(shè)置相關(guān)單元格的相關(guān)函數(shù)關(guān)系，直接編 制報(bào)表。這種編制報(bào)表的好處在于簡(jiǎn)便、正確，適用于常規(guī)報(bào)表的編制。6. 數(shù)據(jù)

5、保護(hù)對(duì)于重要的報(bào)表，必須進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù)，以防他人篡改。具體辦法是選擇工 具欄的保護(hù)功能，輸進(jìn)密碼后，即可對(duì)報(bào)表進(jìn)行保護(hù)。編制 XLS格式工作表應(yīng)留意以下幾點(diǎn)：相同格式或內(nèi)容的單元格盡量用復(fù) 制的方法；鼠標(biāo)的右鍵是快捷鍵，很多常規(guī)操縱都可以用它來執(zhí)行；變換數(shù)據(jù) 格式和復(fù)制數(shù)據(jù)時(shí)，要留意格式的規(guī)范，對(duì)于不規(guī)范格式，可在幾張空缺表中 移動(dòng)整理；多運(yùn)用菜單欄和工具欄的工具，常會(huì)得到意想不到的結(jié)果。它的技巧在于函數(shù)關(guān)系的設(shè)置和格式的規(guī)范整理。、內(nèi)部監(jiān)管的運(yùn)用內(nèi)部監(jiān)管是會(huì)計(jì)工作的重要環(huán)節(jié)，是確保賬務(wù)安全的重要手段。對(duì)需逐筆 核對(duì)的報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)管是件繁重的手工勞動(dòng)，而且輕易造成遺漏和差錯(cuò)，監(jiān) 管的質(zhì)量。 E

6、XCE12000強(qiáng)大的運(yùn)算功能可以解決這一矛盾。通過對(duì)不同來源的 數(shù)據(jù)通過運(yùn)算將相同內(nèi)容的不同數(shù)據(jù)進(jìn)行比較、核對(duì)從中發(fā)現(xiàn)存在的?，F(xiàn)以編 制貸款利息核對(duì)表為例加以說明。在日常監(jiān)管中，核對(duì)利息是一項(xiàng)繁雜的常規(guī)工作，既要逐筆利息又要逐筆鉤對(duì)，工作量大，輕易出錯(cuò)。而用 XLS格式工作表，可以解決這一題目。先從 UNIX前臺(tái)數(shù)據(jù)庫里用“ DOSC”P 命令提取結(jié)息日利息清單和存、貸余 額表的文本文件用 WORD程序轉(zhuǎn)換成 DOC格式文件并對(duì)頁面進(jìn)行設(shè)置如余額表選 擇 420 594，使其便于提取有用的數(shù)據(jù)；對(duì)無用的內(nèi)容包括行、列進(jìn)行刪除， 有序地保存有用的內(nèi)容如余額表中的賬戶、戶名、利率、積數(shù)等，利息清

7、單中 的賬號(hào)、積數(shù)、利息等；用“ ALT”組合鍵提取相關(guān)內(nèi)容數(shù)據(jù)復(fù)制到 XLS格式的 工作表中，對(duì)不同來源的相同內(nèi)容的數(shù)據(jù)設(shè)置比較關(guān)系式如相減，直接進(jìn)行比 較，并及時(shí)比較結(jié)果，存在的差異，發(fā)現(xiàn)題目，解決題目。運(yùn)用相同的辦法， 可編制“存、貸款利息分析表”。需要留意的是：數(shù)據(jù)的來源盡量原始，以保證數(shù)據(jù)的正確性；不同數(shù)據(jù)的 比較，要留意數(shù)據(jù)的同一性；大量數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換由于電腦運(yùn)行速度的原因，需要時(shí)間等待，若電腦運(yùn)行速度不夠，可分步轉(zhuǎn)移復(fù)制數(shù)據(jù)；用XLS格式打不開的其他格式數(shù)據(jù)，可用 WORD的 DOC格式打開并整理后再復(fù)制到 XLS格式的表格 里，或用 EXCE12000的其他編碼打開并整理成規(guī)范的

8、XLS格式的表格。編制此類報(bào)表的技巧在于不同類型數(shù)據(jù)之間的轉(zhuǎn)化和移動(dòng)復(fù)制和復(fù)合鍵 ALT的運(yùn)用。大量數(shù)據(jù)的手工輸進(jìn)工作效率低，易出錯(cuò)，通過數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化可以 大量輸進(jìn)數(shù)據(jù)，而且不易出錯(cuò)。三、治理的運(yùn)用日常治理工作的特點(diǎn)是繁而雜。有很多臨時(shí)性而且無規(guī)則的表格需要編 制，輕易出現(xiàn)資料保管不全，工作深度和廣度不夠等。運(yùn)用EXCE1200，0 可以系統(tǒng)地、有序地、詳盡地開展工作，而且具有資料實(shí)現(xiàn)無紙化，易于保存，工 作效率高等優(yōu)點(diǎn)?，F(xiàn)以運(yùn)用 EXCE12000數(shù)據(jù)庫的排序、數(shù)據(jù)篩選和查找等功 能，編制“存款賬戶信息表”、“大戶存款情況表”、“貸款到期情況表”為 例，扼要說明。傳統(tǒng)的存款賬戶資料主要是指“開

9、銷戶登記簿”，其存在的題目是資料收 集不全，難以動(dòng)態(tài)反映等，而存款賬戶信息表可以根據(jù)需要將賬號(hào)、戶名、存 款利率、開銷戶時(shí)間、賬號(hào)性質(zhì)、登記表號(hào)碼等相關(guān)信息給予納進(jìn)，較全面地 采集賬戶的信息；可以按月或季編制，動(dòng)態(tài)反映；實(shí)現(xiàn)無紙化，資料易于查詢 和保存。具體做法是：新建 EXCE12000文件后，根據(jù)需要設(shè)置縱向項(xiàng)目，參照 前面先容的做法，從前臺(tái)數(shù)據(jù)庫里整理提取存款賬號(hào)、戶名、開銷戶日期、利 率、余額等內(nèi)容，用轉(zhuǎn)移復(fù)制的，移至新工作表內(nèi)，對(duì)賬號(hào)性質(zhì)、人行登記號(hào) 碼等相關(guān)信息用直接填寫的方法填制，編制存款賬戶信息表。在抓存款工作中，經(jīng)常需要了解大戶存款的具體情況，適時(shí)編制“大戶存 款情況表”，但

10、由于賬戶眾多，難于統(tǒng)計(jì)。在此扼要先容“大戶存款表”的編 制，以利解決此類題目。建立“大戶存款情況表”空缺表，從前臺(tái)余額表中整 理提取存款賬號(hào)、戶名、余額等相關(guān)數(shù)據(jù)，移至工作表中。用鼠標(biāo)選定全部余 額數(shù)據(jù)，用編輯欄的查找按鈕，查找空格內(nèi)容，用替換鍵將無余額欄全部替換 成余額為零；重新用鼠標(biāo)選定全部數(shù)據(jù)，按 TAB鍵，將光標(biāo)移到所選擇的余額 列位，即余額欄，單擊工具欄中的“降序”按鈕，表格會(huì)按余額大小順序排列 用升序按鈕則從小到大排列，顯示賬戶情況；若用鼠標(biāo)選定全部數(shù)據(jù)，選擇數(shù) 據(jù)欄的“篩選”“自動(dòng)篩選”命令，系統(tǒng)將在每個(gè)列位旁邊增加的篩選條 件下拉框，拉下“余額”欄按鈕，選擇“自定義”大于一定數(shù)額如 100 萬 元的條件，系統(tǒng)會(huì)顯示余額大于 100 萬元的存款戶情況。至此“大戶存款表” 編制完成。在日常工作中，經(jīng)常需要了解貸款的到期情況，在此扼要先容“貸款到期 情況表”的編制。建立“貸款到期情況表”空缺表，從前臺(tái)的貸款余額表整理 提取企業(yè)貸款的賬號(hào)、借據(jù)號(hào)、尚欠金額、到期日等相關(guān)數(shù)據(jù)，移至工作表 中。用前述辦法，使用查找替換功能，先用“ 0”替換到日期中的“”符 號(hào)，用篩選自動(dòng)篩選功能，選擇某年月的相應(yīng)數(shù)值（如“2000001001000001031”），即選擇大于和小