部品采購流程與管理規(guī)定

1、部品采購流程與管理規(guī)定FC-CBGL-04-20 A)編制本規(guī)定的目的在于為公司的部品采購提供簡明實(shí)用、可備查、 可供參考的操作程序資料。本規(guī)定的主要內(nèi)容：總包合同中甲供材料、三方供貨材料、甲限（乙供）材料的劃分； 甲供材料與三方供貨合同的管理規(guī)定及操作程序； 甲限材料的管理規(guī)定及操作程序； 三方施 工合同確定的部品的管理規(guī)定與操作程序； 其中涉及部品的定板定樣、 供貨商 （材料施工單 位）的選擇、部品的招標(biāo)程序、定標(biāo)程序、部品合同的管理、部品到現(xiàn)場(chǎng)后的管理規(guī)定、結(jié) 算依據(jù)等相關(guān)內(nèi)容。本規(guī)定的撰寫為部品小組根據(jù)實(shí)際操作的工作總結(jié)與歸納， 其中結(jié)合了項(xiàng)目經(jīng)理部與公 司成本管理部及設(shè)計(jì)部的良好建議

2、。甲供、乙供與三方供貨材料的劃分：屬甲供范圍的材料 ：門碰、門鎖、櫥柜、熱水器等；甲供材料及設(shè)備應(yīng)提前 24 小時(shí)通知乙方，貨物到工地現(xiàn)場(chǎng)后，乙方應(yīng)安排卸貨地點(diǎn)并 在 2 小時(shí)內(nèi)組織驗(yàn)收 ,逾期未驗(yàn)收，視為驗(yàn)收合格，相應(yīng)的保管責(zé)任由乙方承擔(dān)；甲供材料 與設(shè)備在結(jié)算時(shí)直接扣除其材料設(shè)備費(fèi)用， 不計(jì)其管理費(fèi)和利潤等其他費(fèi)用； 其中櫥柜與熱 水器屬甲方指定分包工程相關(guān)的材料部品；關(guān)于甲供材料及三方供貨合同的采購規(guī)定見附件1。二：屬三方供貨合同范圍的材料： 潔具及其五金配件、 水龍頭、 配電箱柜、 給水管材及管件、 開關(guān)插座、墻地磚、電纜、母線槽等；三方供貨合同中的材料采購保管費(fèi)的規(guī)定比例為：一般材料

3、3，三材 2.5%, 安裝材料1.5%的 70支付給總包方；另支付與總包方 0.5%作為質(zhì)量驗(yàn)收、保修總協(xié)調(diào)費(fèi)用。三：屬乙供范圍的材料： 水泥、鋼材、原木、石材、屋面彩瓦、杜拉纖維、聚苯板、內(nèi)墻涂 料、防水粉、室內(nèi)燈具、水泵、風(fēng)機(jī)、水箱、線槽、電線管、排水管、消防材料及設(shè)備、輕 質(zhì)隔板、各類閥門、廚衛(wèi)吊板、鋼管、鋼筋砼管、成品煙道、屋頂天窗、防水材料、陽臺(tái)雨 棚等；關(guān)于限價(jià)材料的管理見附件 2限價(jià)材料管理規(guī)定 。 四：屬三方施工合同范圍的材料：鐵花欄桿、戶內(nèi)門、進(jìn)戶門、雨水天溝、外墻涂料、鋁合金門窗、單元門等；關(guān)于三方施工 合同材料管理規(guī)定見附件 3。附件 1 甲供材料及三方供貨材料管理規(guī)定甲

4、供材料及三方供貨材料指為緩沖總包單位資金壓力，保證總包方承包范圍內(nèi)的材料及設(shè)備及時(shí)到及所采購部品的質(zhì)量， 解決甲乙雙方對(duì)限價(jià)材料價(jià)格的爭(zhēng)議， 由甲方直接支付貨款， 由總包方負(fù)責(zé)工程量的統(tǒng)計(jì)、 提交訂貨數(shù)量并督促供貨商按時(shí)到貨、驗(yàn)收、 保管的材料。1、部品小組在成本管理部給定的成本控制價(jià)范圍內(nèi)尋找可提供相應(yīng)產(chǎn)品的供貨商（包括生產(chǎn)廠家、代理商、分銷商） ；2、根據(jù)收集到的供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品資料提交設(shè)計(jì)部，以初選符合設(shè)計(jì)要求的產(chǎn)品；3、在設(shè)計(jì)部初選產(chǎn)品的基礎(chǔ)上對(duì)可提供該產(chǎn)品的供應(yīng)商組織考察，考察成員由部品 小組成員、成本管理部、設(shè)計(jì)部共同組成，并由該項(xiàng)部品負(fù)責(zé)人填寫供貨商考 察報(bào)告 見附表一， 考察

5、人員會(huì)簽； 以上程序見附件 1.1確定可采用供貨商程序4、由該部品負(fù)責(zé)人撰寫招標(biāo)書，標(biāo)書送與已考察過的供貨商及與集團(tuán)各地產(chǎn)公司有 過良好合作關(guān)系的供貨商。標(biāo)書中的產(chǎn)品數(shù)量由成本管理部提供，產(chǎn)品性能描述 由設(shè)計(jì)部提供。以上程序見附件 1.2招標(biāo)書審批程序5、填寫部品定標(biāo)履行表見附表二，由部品小組負(fù)責(zé)人召集相關(guān)的部品定標(biāo)會(huì)， 招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組形成會(huì)簽意見。部品招投標(biāo)小組的成員包括：公司總經(jīng)理、公司 副總經(jīng)理、公司總經(jīng)理助理、項(xiàng)目總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、項(xiàng)目部總經(jīng)理、項(xiàng)目部副總 經(jīng)理、成本管理部經(jīng)理、設(shè)計(jì)部經(jīng)理、部品小組負(fù)責(zé)人、部品小組專業(yè)工程師； 招投標(biāo)小組的領(lǐng)導(dǎo)人為公司總經(jīng)理。所采購部品金額在萬元以下時(shí)由

6、項(xiàng)目經(jīng)理部確定定標(biāo)意見，其招投領(lǐng)導(dǎo)小組成員包括：項(xiàng)目總經(jīng)理、項(xiàng)目副總經(jīng)理、項(xiàng) 目總經(jīng)理助理、設(shè)計(jì)主管、成本主管、專業(yè)工程師、部品小組工程師；招投標(biāo)小 組的領(lǐng)導(dǎo)人為項(xiàng)目總經(jīng)理。6、標(biāo)書撰寫人擬定合同，并負(fù)責(zé)報(bào)審批程序合同審批表見附表三。若是三方供 貨合同在交與總包單位及供貨商簽字蓋章前應(yīng)交與合同審批表中確定的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。7、審批過的合同交總辦文檔管理員，我司留貳份原件，總辦與財(cái)務(wù)各一份；總辦文 檔管理員編號(hào)并復(fù)印與成本及項(xiàng)目經(jīng)理部各一份。第57 條參見附件 1.3部品定標(biāo)及合同管理程序 。8、甲供與三方合同確定的部品由項(xiàng)目經(jīng)理部工區(qū)負(fù)責(zé)人在所需部品進(jìn)場(chǎng)20 天前要求總包單位報(bào)送，并經(jīng)成本管理部

7、審核后交與該項(xiàng)部品專項(xiàng)負(fù)責(zé)人。9、甲供與三方供貨合同確定的部品在施工過程中該項(xiàng)部品專項(xiàng)負(fù)責(zé)人建立三方供貨 及甲供材料的領(lǐng)用記錄（見附表四） ，施工完畢后需填寫三方合同及甲供材料領(lǐng) 用量表見附表五。甲供與三方供貨合同的部品的施工過程的管理與施工后的結(jié) 算參見附件 1.4甲供與三方施工合同部品管理程序 。附件 1.1確定可采用供貨商程序招標(biāo)書審批程序設(shè)計(jì)部提供招標(biāo)產(chǎn)品性能描述成本管理部提供 招標(biāo)產(chǎn)品數(shù)量部品小組專項(xiàng)負(fù)責(zé)人網(wǎng)上撰寫招標(biāo)書， 標(biāo)書擬發(fā)送與可采用供貨商及與各 地產(chǎn)公司有過合作關(guān)系的供貨商通過公司內(nèi)部網(wǎng)站用Word文檔方式交與相關(guān)各部門經(jīng)理審批1 . 1 ;設(shè)計(jì)總監(jiān)或設(shè)計(jì)部經(jīng)理項(xiàng)目部總經(jīng)理

8、成本管理部經(jīng)理財(cái)務(wù)總監(jiān)或 財(cái)務(wù)部經(jīng)理和審批意見在1天內(nèi)返該部品專項(xiàng)負(fù)責(zé)人1!按各部門經(jīng)理意見修改后在網(wǎng)上發(fā)送 與材料管理員與公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批材料管理員檢查是否按部門經(jīng)理要求修改并 在網(wǎng)上填寫審核意見1!公司材料采購分管領(lǐng)導(dǎo)查看材料管理員的審核 意見欄，無誤后點(diǎn)擊發(fā)送標(biāo)書部品定標(biāo)及合同管理程序根據(jù)網(wǎng)上招投標(biāo)情況甲供與三方供貨合同部品管理程序項(xiàng)目經(jīng)理部工區(qū)負(fù)責(zé)人督促總包 單位提前20天報(bào)送部品進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃附表供貨商（廠）家考察表首部品名稱商家名稱材料名稱辦公地址單位性質(zhì) 及資質(zhì)辦公室概況產(chǎn) 品 性 能工 程 概 況廠房及設(shè) 備概況考察人員該供應(yīng)商 評(píng)估是留作備用、可采用、淘汰招投標(biāo)領(lǐng) 導(dǎo)小組會(huì) 簽日期

9、：年月日附表二部品定標(biāo)履行表制表單位：工程管理部供貨商供貨商名稱供貨商名稱供貨商名稱報(bào)價(jià)付款方式生產(chǎn)周期質(zhì)量保證產(chǎn)品特點(diǎn)售后承諾企業(yè)簡介樣板工程定標(biāo)意見定標(biāo)意見 確認(rèn)經(jīng)辦人（簽字）項(xiàng)目經(jīng)理部（簽字）成本管理部（簽字）財(cái)務(wù)部（簽字）設(shè)計(jì)部（簽字）副總經(jīng)理（簽字）總經(jīng)理（簽字）制表時(shí)間： 年月日附表三合同（協(xié)議）審批表一 材料及設(shè)備米購類申報(bào)時(shí)間:申報(bào)部門:公司編號(hào):工程項(xiàng)目名稱簽 約 單 位甲方乙方丙方工 程 內(nèi) 容 概 要承包 范圍工期約疋質(zhì)量 要求合同總 額付款 條件獎(jiǎng)罰 措施保修約疋經(jīng) 辦 部 門 意 見施工隊(duì) 選擇理 由招 投 標(biāo)否，說明：是，資料編號(hào)經(jīng)辦人：成 本 分 析目標(biāo) 總額預(yù)測(cè)

10、/包干總額差異總額目標(biāo) 單價(jià)預(yù)測(cè)/包干單價(jià)單價(jià)差異差異分 析及其 他簽名：經(jīng) 理簽名：相關(guān) 部門成本 管理 部簽名：財(cái)務(wù) 管理 部簽名：副總 經(jīng)理簽名：總經(jīng) 理簽名：備注附表四三方供貨及甲供材料進(jìn)場(chǎng)一覽表總包單位部品名稱供貨商名稱所屬合同預(yù)進(jìn)數(shù)量實(shí)進(jìn)數(shù)量預(yù)進(jìn)時(shí)間實(shí)進(jìn)時(shí)間付款情況總包單位 名稱總包單位 名稱總包單位 名稱總包單位 名稱附表五三方供貨及甲供材料超領(lǐng)用量表序號(hào)部品名稱單位領(lǐng)用數(shù)量結(jié)算數(shù)量超用數(shù)量訂貨單價(jià)超用總價(jià)附表六驗(yàn)收?qǐng)?bào)告物品名稱：存放地點(diǎn)：合同編號(hào)：供貨單位：合 同 要 求數(shù)量：單價(jià)：總金額：元規(guī)格及品牌：質(zhì)量等級(jí)：其它（交貨時(shí)間等）：驗(yàn) 收 情 況數(shù)量：規(guī)格及品牌：質(zhì)量等級(jí)：其

11、它（交貨時(shí)間等）：驗(yàn) 收 結(jié) 果驗(yàn)收人：驗(yàn)收日期：年 月曰部品進(jìn)場(chǎng)通知單公司：為確保工程進(jìn)度，請(qǐng)依據(jù)合同名稱約定，于年月日前，將以下部品送到我司工地現(xiàn)場(chǎng)，為配合貴司貨品驗(yàn)收，我司已做好貨品驗(yàn)收準(zhǔn)備及貨品堆場(chǎng)。特此通知，請(qǐng)支持為感！總包單位名稱：簽字：項(xiàng)目經(jīng)理部成本審批意見:部品清單:貨品名稱型號(hào)（規(guī)格）數(shù)量備注附件2限價(jià)材料管理規(guī)定 限價(jià)材料指由甲方根據(jù)選定的樣板、 品牌及市場(chǎng)情況在施工過程中根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行實(shí)時(shí)限價(jià)的材料，限價(jià)中應(yīng)包含：產(chǎn)品、指定供貨商、價(jià)格、限價(jià)范圍、限價(jià)適用時(shí)間等（三 大材可不指定供貨商） 。第一條：限價(jià)的依據(jù)來源于四個(gè)方面：1、網(wǎng)上招投標(biāo)：其結(jié)果是限價(jià)的主要依據(jù)，參照招

12、投標(biāo)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；2、公司價(jià)格信息庫；3、建材信息價(jià)下浮一定比例；4、詢價(jià)。第二條：選擇四種限價(jià)方式的規(guī)定：1、在條件充許且沒有重復(fù)勞動(dòng)的情況下應(yīng)盡量采取網(wǎng)上招投標(biāo)方式，其中應(yīng)注明該材 料的采購方式為乙供；2、在市場(chǎng)價(jià)格相對(duì)穩(wěn)定的情況下，若公司價(jià)格信息庫中有最近的限價(jià)數(shù)據(jù)，則可直接 參照使用；3、若無法參照上述兩種方式確定限價(jià)，可參照本地最近時(shí)期的的信息價(jià)下浮一定比例 后執(zhí)行；4、總價(jià)低于 1 萬元人發(fā)幣的零星材料或?qū)侏?dú)家經(jīng)營的材料由于工期短、用量少可采取 詢價(jià)的方式確定限價(jià)。第三條：限價(jià)管理規(guī)定：1、項(xiàng)目經(jīng)理部在工程項(xiàng)目開工30 天前編制材料采購計(jì)劃及限價(jià)計(jì)劃提交 與部品小組 ,并報(bào)送成本

13、管理部、設(shè)計(jì)部 。其中要求明確定板定樣時(shí)間、標(biāo)書發(fā) 布時(shí)間 、合同簽定時(shí)間（或給出限價(jià)通知時(shí)間） ；2、成本管理部 是限價(jià)的責(zé)任部門，應(yīng)按計(jì)劃在接到通知20 天內(nèi)完成限價(jià)；3、在招投標(biāo)方式下應(yīng)保證至少有三家及以上的供貨商參與招投標(biāo)；4、在詢價(jià)方式下，經(jīng)辦人員需填制材料詢價(jià)情況比較表（附表七） ，并報(bào)成本管理部經(jīng)理審批；5、限價(jià)確定后， 經(jīng)辦人員應(yīng)在第一時(shí)間填寫 材料限價(jià)表 （附表八） 發(fā)送與總包單位， 并由總包單位內(nèi)業(yè)管理人員簽收確認(rèn)。6、甲方完成限價(jià)， 乙方在收到通知 20 天內(nèi)末訂貨， 此后因材料價(jià)格的漲落責(zé)任由乙方 承擔(dān)；7、對(duì)于限價(jià)材料的價(jià)格，乙方若認(rèn)為限價(jià)無法接受，應(yīng)在接到材料限價(jià)表

14、5 日內(nèi)書面通知甲方，否則甲方按此價(jià)格進(jìn)入結(jié)算，乙方不得提出價(jià)格差異。如經(jīng)甲方證 實(shí)在市場(chǎng)上能夠按甲方限價(jià)購買某種材料，并將此信息反饋與乙方后，乙方仍拒絕 購買，該種材料可改為甲供或三方供貨合同，甲方向乙方收取該材料總價(jià)款的20 作為違約金，由此造成的工期損失由乙方承擔(dān)；附表七材料詢價(jià)情況比較表工程名稱：填寫時(shí)間:部品名稱規(guī)格單位報(bào)價(jià)單位名稱最終報(bào)價(jià)最終報(bào)價(jià)最終報(bào)價(jià)最終報(bào)價(jià)經(jīng)辦意見審核意見1、審核意見由成本管理部經(jīng)理、項(xiàng)目總經(jīng)理審批2、5萬元以上應(yīng)報(bào)公司管理層審批附表八材料限價(jià)單工程名稱： 編號(hào)：致施工單位：以下材料價(jià)格將作為雙方結(jié)算時(shí)的依據(jù)，請(qǐng)貴公司盡快按要求聯(lián)系采購。產(chǎn)品名稱規(guī)格型號(hào)產(chǎn)地指

15、定單位單價(jià)備注其它說明使用范圍執(zhí)行時(shí)間執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)供貨說明1、2、3、項(xiàng)目經(jīng)理部：項(xiàng)目總經(jīng)理部簽字日期：年 月 日附件3三方施工合同材料管理規(guī)定三方施工合同確定的部品是為了保證工程進(jìn)度及工程質(zhì)量由我方與總包方共同推薦施工單位進(jìn)行招投標(biāo)而確定的部品施工單位， 合同簽定后由我司統(tǒng)一支付總包管理配合費(fèi)與總 包單位，總包單位對(duì)分包單位的施工進(jìn)度、施工質(zhì)量、售后服務(wù)進(jìn)行監(jiān)督。1、部品小組在成本管理部給定的成本控制價(jià)范圍內(nèi)尋找可提供相應(yīng)產(chǎn)品并可以施工 的部品施工單位；2、部品小組對(duì)可提供該產(chǎn)品的供應(yīng)商組織考察，考察成員由部品小組成員、成本管 理部、設(shè)計(jì)部共同組成，并由該項(xiàng)部品負(fù)責(zé)人填寫供貨商考察報(bào)告見附表一，

16、 考察人員會(huì)簽；以上程序見附件1.1確定可采用供貨商程序 ；3、由該部品負(fù)責(zé)人撰寫招標(biāo)書，標(biāo)書送與已考察過的供貨商及總包單位推薦的部品 施工單位（在同等條件下總包單位推薦的部品施工單位在定標(biāo)時(shí)優(yōu)先考慮） 。標(biāo)書 中的產(chǎn)品數(shù)量由成本管理部提供，產(chǎn)品性能描述由設(shè)計(jì)部提供。以上程序見附件 1.2招標(biāo)書審批程序4、填寫部品定標(biāo)履行表見附表二，由部品小組負(fù)責(zé)人召集相關(guān)的部品定標(biāo)會(huì)， 招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組形成會(huì)簽意見。部品招投標(biāo)小組的成員包括：公司總經(jīng)理、公司 副總經(jīng)理、公司總經(jīng)理助理、項(xiàng)目總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、項(xiàng)目部總經(jīng)理、項(xiàng)目部副總 經(jīng)理、成本管理部經(jīng)理、設(shè)計(jì)部經(jīng)理、部品小組負(fù)責(zé)人、部品小組專業(yè)工程師；招投標(biāo)小組

17、的領(lǐng)導(dǎo)人為公司總經(jīng)理。所分包的部品金額在萬元以下時(shí)由項(xiàng)目經(jīng)理部確定定標(biāo)意見，其招投領(lǐng)導(dǎo)小組成員包括：項(xiàng)目總經(jīng)理、項(xiàng)目副總經(jīng)理、 項(xiàng)目總經(jīng)理助理、設(shè)計(jì)主管、成本主管、專業(yè)工程師、部品小組工程師；招投標(biāo) 小組的領(lǐng)導(dǎo)人為項(xiàng)目總經(jīng)理。5、標(biāo)書撰寫人擬定合同，并負(fù)責(zé)報(bào)審批程序合同審批表見附表三。在交與總包 單位及部品施工單位簽字蓋章前應(yīng)交與合同審批表中確定的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。6、審批過的合同交總辦文檔管理員，我司留貳份原件，總辦與財(cái)務(wù)各一份；總辦文檔管理員編號(hào)并復(fù)印與成本及項(xiàng)目經(jīng)理部各一份。第57 條參見附件 1.3部品定標(biāo)及合同管理程序 。7、三方施工合同確定的部品施工單位在進(jìn)場(chǎng)前由部品專項(xiàng)負(fù)責(zé)人牽頭組織工區(qū)負(fù)責(zé) 人與相應(yīng)的總包單位召開進(jìn)場(chǎng)協(xié)調(diào)會(huì)。8、三方施工合同確定的部品施工單位進(jìn)場(chǎng)后由工區(qū)負(fù)責(zé)人管理，部品專項(xiàng)負(fù)責(zé)人協(xié) 調(diào)配合， 該施工單位請(qǐng)款時(shí)必須請(qǐng)工區(qū)負(fù)責(zé)人、 總包單位項(xiàng)目經(jīng)理 （技術(shù)負(fù)責(zé)人） 監(jiān)理公司簽字認(rèn)可后，部品專項(xiàng)負(fù)責(zé)人方對(duì)進(jìn)入付款審批程序。9、總包單位為甲方，部品施工單位為乙方，我司為丙方；10、三方施工合同中應(yīng)參照總包合同明確規(guī)定：總包管理配合費(fèi)、總包管理配合 的內(nèi)容、總包的權(quán)利與義務(wù)、分包單位的權(quán)利與義務(wù)；11、關(guān)于