2021年關(guān)于企業(yè)秘書資料整理工作的調(diào)查(2)

1、關(guān)于企業(yè)秘書資料整理工作的調(diào)查(2) 3、不按照要求進(jìn)行歸檔 秘書人員在資料之后，只是簡單的放到了文件夾里，然后隨意放進(jìn)檔案柜，沒有進(jìn)行科學(xué)的編目、排列，沒有及時將處理完畢的文件歸檔，糾正文件歸錯類別的現(xiàn)象，導(dǎo)致有重份文件以及沒有保存價值文件材料也進(jìn)行了歸檔。更沒有按照檔案管理的要求對進(jìn)行處理。這樣做就使文件還是和沒有是一樣的。 三、對策及建議 針對該公司資料管理工作中的問題，我認(rèn)為應(yīng)該下面幾個方面著手解決。 （一）進(jìn)行科學(xué)的分類： 針對該公司資料類型多樣，內(nèi)容涉及廣泛的特點(diǎn)，我認(rèn)為要做好資料的工作，可以采用年度部門問題分類法進(jìn)行分類。例如： XX年 人事部 員工人事檔案材料、人事異動資料 財(cái)

2、務(wù)部 財(cái)務(wù)報表 秘書部 會議資料、各類培訓(xùn)資料、考勤資料、獎懲資料 銷售部 進(jìn)銷存貨單據(jù)、銷售員銷售報表 這種方法是指先保管期限分類，然后在每個保管期限下面按年度分類，再在年度下面按問題分類。因?yàn)樵摴举Y料比較多，采用這種能夠很好地把該公司的文件分類分好。 （二）、做好資料的保密 1. 做好書面信息的安全保密工作 接收任何保密文件、資料對我那個都要簽收并登記；機(jī)密信息和文件應(yīng)鎖入抽屜或柜子；不再需要保密的文件要粉碎或用其他方法銷毀，所有的保密信息資料應(yīng)歸類在專用文件夾中，并清楚標(biāo)明“機(jī)密”，保存在帶鎖的柜子里。 2. 做好電子信息的安全保密工作 計(jì)算機(jī)必須經(jīng)常查毒、殺毒，為了安全，不要 _借來

3、的程序；重要的文件要做備份，并儲存在安全、加鎖的地方，但要記住磁盤不能保存在過熱和過冷的地方；應(yīng)設(shè)定 _來保護(hù)計(jì)算機(jī)，并定期更換。 （三）、按照要求及時歸檔 要注意平時的歸檔，及時的收集已經(jīng)處理完畢的文書材料，平時歸檔積累是文件歸檔的前期工作之一。做好文件材料的平時歸檔積累工作，對保證歸檔文件的完事齊全、平時查閱利用和年終歸檔工作順利進(jìn)行，都具有重要的意義。 （四）、合理地資料 將資料先按外來資料和內(nèi)部資料分好，再按部門，內(nèi)容，時間分別進(jìn)行分類，同時做好檔案目錄歸檔，要查看時既方便又快捷，便于公司 _查看。公司文件、文檔材料眾多，一時不能看完理清，首先劃分出文檔類型，同一類別規(guī)放一起，（如公司

4、內(nèi)部信息外部信息、人事、 _、商品信息、檔案、財(cái)務(wù)等等）還要掌握時間規(guī)屬， _的還是短期的；其次是填寫好各項(xiàng)檔案記錄（如歸檔時間，歸檔人，歸檔部門，查閱人，歸還時間及 _簽字）；最后如想加強(qiáng)管理的話，最好是采用電子管理，將所有的文檔信息通過輸入計(jì)算機(jī)里，可自編簡易程序管理，以方便公司查找。 四、總結(jié) 此次調(diào)查主要是調(diào)查文秘工作的情況，在調(diào)查中我發(fā)現(xiàn)該單位的秘書工作的還是比較到位的，唯一不足的也就是資料方面有所缺陷，需要在這方面加強(qiáng)，同時也讓我對文秘工作及其工作性質(zhì)有了更為明確的認(rèn)識。通過調(diào)查讓我更看到了文秘工作地重要性，文秘人員身兼多職，往往集文秘工作、財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)、人事、檔案管理等多種工作于一身，除了必須具備的文秘專業(yè)知識和能力之外，還要掌握其他非文秘專業(yè)的基礎(chǔ)知識。不僅要具備辦文辦事、熟悉掌握現(xiàn) _公設(shè)備的能力，還要有熟悉駕馭語言的能力和較強(qiáng)的社會活動能力。所以說我們必須要多多學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識，全面提高個人素質(zhì)。 _： 趙映誠.文書