檔案安全存在的九個隱患

1、檔案安全工作中不容忽視的九個隱患檔案是國家的寶貴財(cái)富，具有非常重要的憑證和參考 作用。檔案是不可再生資源，一旦遭到破壞，將會造成不可 挽回的損失，檔案的開發(fā)利用等工作也就更無從談起。檔案 安全關(guān)系著檔案的存亡，是國家檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ) 和條件。保證檔案的安全是檔案工作人員第一要責(zé)，是檔案 工作的重中之重。廣大檔案工作者為此做出了不懈的努力， 并取得了顯著成績。但是，檔案安全工作中還存在一些不容 忽視的問題，檔案安全形勢依然嚴(yán)峻。因此，檔案工作者必 須時刻保持清醒的頭腦，強(qiáng)化安全意識，克服麻痹思想，消 除各種隱患，這樣才能保證檔案這一寶貴的文化財(cái)富不受損 失。當(dāng)前，檔案安全工作中存在以下幾

2、個方面的問題：一、檔案安全意識淡薄。 一些基層單位表現(xiàn)得尤為明顯， 他們認(rèn)為檔案在安全方面是不會出現(xiàn)什么重大事故的，因 此，吝于對此花過多的時間和精力，對安全工作不屑一顧。 無論是在工作計(jì)劃還是工作總結(jié)中，很少提及甚至不提及檔 案安全方面的內(nèi)容，而只熱衷于檔案的數(shù)字化、信息化、建 設(shè)數(shù)字檔案館之類的工作。少數(shù)單位只顧及檔案的收集、整 理、編研和開發(fā)利用工作，而把安全工作晾在一邊。二、未建立必要的檔案安全管理制度。由于檔案安全意 識淡薄，一些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案安全方面的關(guān)注度自然就小， 這點(diǎn)可以體現(xiàn)于檔案管理制度的建設(shè)上。一般單位都有檔案 管理的各項(xiàng)制度，如檔案的接收、分類、借閱、保密、鑒定、 銷毀

3、等制度，但是，部分單位卻沒制訂檔案安全管理制度， 檔案安全管理工作沒有提到議事日程，未能做到有章可循， 存在不少漏洞，缺乏有效的制度保障。三、缺乏經(jīng)常性的安全檢查。 庫房中的檔案易受到酸化、 粉塵、細(xì)菌、害蟲、光線等多種因素作用而被腐蝕、損害， 因此，需要對檔案進(jìn)行經(jīng)常性的安全檢查，一旦發(fā)現(xiàn)異常情 況，應(yīng)立即采取應(yīng)對措施，將事故消滅在萌芽狀態(tài)。時下， 一些單位沒有進(jìn)行經(jīng)常性的安全檢查，未能及時發(fā)現(xiàn)事故苗 頭，事故危害不斷蔓延擴(kuò)大，以至造成不可挽回的損失。例 如，2004年 9月，某市檔案館發(fā)生了一宗嚴(yán)重的檔案害蟲事 故，全館 4 個庫房的檔案不同程度地被害蟲侵蝕，蟲害檔案 涉及全宗 25個，

4、3619 卷，經(jīng)過鑒定，害蟲種類為煙草甲。 該館受損檔案數(shù)量之大、范圍之廣、程度之深、受損檔案價 值之高，在國家綜合檔案館中是十分罕見的，造成的危害非 常嚴(yán)重。之所以會出現(xiàn)這種事故，原因之一就是該市檔案館 沒有進(jìn)行經(jīng)常性的安全檢查，未能及早發(fā)現(xiàn)、殺滅害蟲，等 到上級業(yè)務(wù)部門要來進(jìn)行檔案管理達(dá)標(biāo)復(fù)查時才發(fā)現(xiàn)問題。 此時，檔案害蟲已經(jīng)大量滋生、繁殖，造成了不可估量的損 失。四、在某些特別時期麻痹大意，疏于管理，忽視預(yù)防。 在特殊時期（如檔案館進(jìn)行裝修、搬遷等期間） ，未能保持 高度的警惕性，讓不法之徒有可乘之機(jī)，造成檔案失竊等不 應(yīng)有的損失。例如 2006 年，某縣教育局 1059 份學(xué)籍檔案，

5、由于安全防范措施不到位，在搬遷過程中丟失。這是管理松 懈、麻痹大意造成的，同時，也是檔案工作人員安全意識薄 弱的表現(xiàn)。五、檔案安全管理的經(jīng)費(fèi)投入不足。 由于經(jīng)費(fèi)投入不足， 一些單位，尤其是經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)的基層單位檔案室，庫房 破舊，沒有空調(diào)機(jī)、抽濕機(jī)，無法控制庫房的溫度和濕度， 利于細(xì)菌、害蟲的生長繁殖，危及檔案的安全；有些單位雖 然安裝了設(shè)備，但由于難以承受電費(fèi)開支而停止使用這些設(shè) 備，形同虛設(shè)。另外，還有的單位使用陳舊的木柜來存放檔 案，不利于防火、放蟲、防盜。因此，要做好檔案的安全工 作，需要增加必要的經(jīng)費(fèi)投入。六、缺乏必要的安全知識。不少單位的檔案工作人員由 于沒有經(jīng)過必需的安全業(yè)務(wù)知

6、識培訓(xùn)，因而，他們?nèi)狈Π踩?用電知識：空調(diào)等用電設(shè)備增加了，供電線路卻沒有進(jìn)行相 應(yīng)的擴(kuò)容改造，導(dǎo)致線路超負(fù)荷而引起短路，造成火災(zāi)。有 的單位使用微波消毒檔案，卻沒有考慮到這樣做會引起檔案 里面的金屬發(fā)熱而燒毀檔案。一些人甚至不知道滅火器的正 確使用方法，預(yù)防雷電災(zāi)害的知識更是知之甚少。還有，少數(shù)單位對館庫的各種設(shè)備、設(shè)施缺乏定期檢查，一些設(shè)施出 現(xiàn)故障、不能正常運(yùn)作，也未能及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)，從而引起 災(zāi)害事故。 2003 年 9 月，某市檔案局辦公樓遭到雷擊，導(dǎo)致 供電系統(tǒng)短路引起火災(zāi)，其原因是該辦公樓的防雷設(shè)施不夠宀 完善。七、缺少必要的防盜設(shè)施。防盜是做好檔案安全工作的 一項(xiàng)重要內(nèi)容，決不

7、能掉以輕心，時下，一些單位的防盜設(shè) 施很不完善， 沒有鐵窗、 鐵門、鐵柜， 也沒有防盜報警裝置。 這樣，檔案庫房一旦被盜賊“光顧”，就會很容易得手。 檔案被 盜的事例屢見不鮮，不能不引起單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員的 重視。例如， 2004 年 11 月，中原地區(qū)某大學(xué)第一附屬醫(yī)院 累積了 40 年的 30 多萬份病歷檔案和 10 年的會計(jì)檔案，共 計(jì) 11.19 噸，被不法分子撬開檔案庫房的門鎖，在一個月之 內(nèi)分四次將這些檔案全部盜走。案發(fā)后僅追回 80 多份檔案， 其余的經(jīng)廢品收購站轉(zhuǎn)賣到當(dāng)?shù)卦旒垙S，全部遭到粉碎銷 毀，造成了無法彌補(bǔ)的重大損失。事故發(fā)生的原因，一是檔 案工作人員的安全意識淡薄，

8、沒有負(fù)起應(yīng)盡的保管責(zé)任，二 是檔案庫房的安全防范措施不力，起不到足夠的防御作用。八、應(yīng)急預(yù)案缺位或應(yīng)急預(yù)案不切實(shí)際。檔案部門與其 他部門一樣，同樣會出現(xiàn)各種各樣的緊急情況，因此，平時 就要做好充分的準(zhǔn)備工作， 制定應(yīng)急措施， 以應(yīng)對突發(fā)事件， 做到防患于未然。然而，時下有的單位沒有應(yīng)急預(yù)案，或者應(yīng)急預(yù)案不切合實(shí)際，難以有效施行，面對突發(fā)事件時不知 所措，束手無策。例如， 2006 年 7 月，廣東省因受臺風(fēng)“碧 利斯”帶來的特大暴雨影響，部分地區(qū)發(fā)生嚴(yán)重的洪澇災(zāi)害， 面對突如其來的洪水襲擊，一些檔案部門由于缺乏防汛抗洪 的應(yīng)急預(yù)案，未能妥善安置檔案，致使所保存的檔案遭受浸 泡而造成重大損失。檔

9、案部門及工作人員必須吸取其中的深 刻教訓(xùn)，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，及早制定切實(shí)可行的應(yīng)急預(yù)案，一 旦發(fā)生緊急情況，馬上采取相應(yīng)措施，最大限度地減少事故 造成的損失。九、對檔案安全事故責(zé)任人員的處罰力度不夠。發(fā)生檔 案安全事故，應(yīng)該及時查找原因，明確事故責(zé)任，給予有關(guān) 責(zé)任人員相應(yīng)的處罰。這樣，才能起到警示作用，防止類似 事故的再次發(fā)生。而時下，往往是僅對有關(guān)責(zé)任人員給予通 報批評就算了，一些較為嚴(yán)重的事故也作如此的處理，這樣 的處罰力度明顯偏輕，沒有起到足夠的震懾作用，不利于預(yù) 防事故的發(fā)生。綜上所述，我們不難看出：由于檔案安全意識淡薄，經(jīng) 費(fèi)投入明顯不足，防范措施不到位，檔案在保管、利用等過 程中存在著各種各樣的隱患，嚴(yán)重危及檔案的安全。因此， 檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員必須牢固樹立“安全第一， 預(yù)防為 主”的思想，加大對檔案工作投入的力度， 建立綜合