記錄及檔案管理程序

1、記錄及檔案管理程序編制楊文昌日期1227審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日 期修訂狀 態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人記錄及檔案管理程序編號(hào)：ZGFZ-QP-DC001版號(hào)：A/0頁碼： 第2頁共6頁記錄及檔案管理程序編號(hào)：ZGFZ-QP-DC001版號(hào)：A/0頁碼：第3頁共6頁1.目的加強(qiáng)公司記錄及檔案的管理監(jiān)督，落實(shí)管理責(zé)任人，明確責(zé)任人的管理責(zé)任，切實(shí)達(dá)到增強(qiáng)公司記錄檔案的安全性、實(shí)用性和有效性。2. 適用范圍適用于公司所有記錄及檔案管理（有另行規(guī)定的從其規(guī)定）。2.1 證照與批復(fù)類：營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證、稅務(wù)登記證、各類許可證、資質(zhì)證書、 產(chǎn)權(quán)證、政府批文等。2.2 公司治理類：股東會(huì)、董事會(huì)文件

2、、公司章程。2.3 規(guī)章制度類：公司發(fā)布實(shí)施的規(guī)章制度、作業(yè)流程等。2.4 公文類：公司對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)布的各類通知、決定、申請(qǐng)、報(bào)告、會(huì)議記錄等公文。2.5 合同類：各類合同、協(xié)議、合作意向書等。2.6 項(xiàng)目資料：包括可行性報(bào)告，圖紙（含設(shè)備圖紙）等與項(xiàng)目相關(guān)的資料。有另 行規(guī)定的從其規(guī)定。2.7 財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案：包括會(huì)計(jì)檔案和財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)檔案和審計(jì)報(bào)告等。2.8 人事類：人事檔案、工資資料、圖書等3. 術(shù)語和定義（無）4. 職責(zé)4.1. 各部門：4.1.1. 確保本部門所管理記錄及檔案的安全、完好。4.1.1. 各項(xiàng)目指定專人負(fù)責(zé)（稱為資料管理員），各責(zé)任部門和責(zé)任人對(duì)使用記錄及檔 案妥善保管

3、、安全使用的責(zé)任，并接受公司管理部門的監(jiān)控和管理。4.1.2. 負(fù)責(zé)協(xié)助公司定期進(jìn)行的記錄及檔案資料整理及歸檔工作。4.2. 董辦：4.2.1. 董辦是公司記錄和檔案資料管理的主管部門，負(fù)責(zé)對(duì)公司相關(guān)記錄及檔案資料的歸檔、整理、借閱、檢查等管理。記錄及檔案管理程序編號(hào)：ZGFZ-QP-DC001版號(hào)：A/0頁碼：第4頁共6頁5. 工作程序5.1. 記錄及檔案收集歸檔5.1.1. 證照與批復(fù)類、公司治理類檔案由董事辦檔案管理員保管。5.1.2. 規(guī)章制度類、公文類檔案由董辦統(tǒng)一發(fā)布、分發(fā)，原稿和原件留檔一份。 發(fā)放到各個(gè)部門的規(guī)章制度，由各個(gè)部門負(fù)責(zé)人歸檔保管。5.1.3. 合同類檔案，原件統(tǒng)一

4、歸檔到董辦檔案管理員保管，如需要相關(guān)部門可留 存副本或復(fù)印件。5.1.4項(xiàng)目資料類檔案由各項(xiàng)目行政秘書收集定期（每月 10日、20日、30日） 報(bào)送董辦檔案管理員存檔。5.1.5. 財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案由財(cái)務(wù)部按相關(guān)財(cái)務(wù)管理規(guī)定收集歸檔。5.1.6. 人事工資類檔案由董事辦收集歸檔。5.2記錄及檔案收集歸檔要求5.2.1 .所有檔案管理員的歸檔材料應(yīng)以原件存檔，當(dāng)存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時(shí)，可用復(fù)印件替代，但須附頁說明原件去向，并有保管人或 使用人簽字確認(rèn)。5.2.2. 所有的歸檔材料要?dú)w檔及時(shí)、齊全，并分門別類按照一定規(guī)則編號(hào)登記和 存放；5.2.3.所有檔案管理員的歸檔材料應(yīng)當(dāng)編制目錄

5、，標(biāo)明每個(gè)資料的份數(shù)、使用去 向，尤其是證照、合同、股東會(huì)與董事會(huì)決議、公司章程、政府批文等重 要資料；5.2.4. 每年初對(duì)歸檔資料進(jìn)行檢查整理，對(duì)公文類進(jìn)行立卷裝訂成冊(cè)；5.2.5. 公司治理類、發(fā)布的規(guī)章制度、公文、技術(shù)資料、以及公司起草的合約， 都必須由董事辦或檔案管理員相應(yīng)保存電子文件；5.2.6. 注意做好保密工作。5.3 .記錄及檔案的借閱5.3.1. 董事長、執(zhí)行總裁、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)等高管借閱非密級(jí)檔案可直 接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。5.3.2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門經(jīng)理辦理借記錄及檔案管理程序編號(hào)：ZGFZ-QP-DC001版號(hào)：A

6、/0頁碼： 第5頁共6頁閱檔案申請(qǐng)表送董辦主任核批。5 33 公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī) 密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，秘 密級(jí)檔案的借閱必須由執(zhí)行總裁批準(zhǔn)。5.34記錄及檔案借閱要求： 愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。54記錄及檔案的銷毀5.4.1. 公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。5.4.2. 當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫公司檔案資料銷毀審批表 交董辦主任審核經(jīng)執(zhí)行總裁批準(zhǔn)后執(zhí)行。5.4.3. 凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由執(zhí)行總裁批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料， 由董辦主任批準(zhǔn)后方可銷毀。5.4.4. 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的公司檔案資 料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。5.4.5. 在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由董辦主任指定專人監(jiān)督銷毀。6.支持性文件7.相關(guān)記