中小型企業(yè)定制ERP的幾個(gè)問(wèn)題及其解決方案

1、中小型企業(yè)定制 ERP 的幾個(gè)問(wèn)題及其解決方案摘 要：中小型企業(yè)上馬 ERP系?y成功率不高是阻礙 ERP 在我國(guó)企業(yè)中推廣的重要因素。對(duì)于特殊行業(yè)的企 業(yè)，通用 ERP 系統(tǒng)可能并不合適， 這就需要由專(zhuān)門(mén)的開(kāi)發(fā)隊(duì) 伍為其定制ERP系？y。定制ERP系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和實(shí)施中可能 遇到的問(wèn)題有業(yè)務(wù)流程重新規(guī)劃導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員的不適應(yīng)、定 制化用戶(hù)接口與通用用戶(hù)接口的平衡設(shè)計(jì)、系統(tǒng)靈活性和預(yù) 留可擴(kuò)展接口之間的平衡等。結(jié)合非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械設(shè)備生產(chǎn)企業(yè) 的ERP系統(tǒng)的實(shí)踐，討論了在中小型企業(yè)定制ERP系?y開(kāi)發(fā)實(shí)施中可能遇到的一些實(shí)際問(wèn)題及其解決策略。關(guān)鍵詞： ERP； 中小型企業(yè)； 定制軟件； 非標(biāo)準(zhǔn)設(shè) 備生產(chǎn)中

2、圖分類(lèi)號(hào)：TN911?34； TP391 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1004?373X （2014）12?0096?03Abstract ： High failure ratio of running and performing ERP system within medium and small?sized enterprises is the negative impact of ERP development in Chinese market. The custom?built ERP systems developed by large?scale ERP providers

3、are better for some special enterprises to which the general?purpose systems are not suitable. The common problems occurred in building and performing the custom?built ERP systems， including misfit brought out by re?building business processing， balance design of custom?built UI and general UI ， and

4、 balance between agility character of system and allowance of expansion interface. Some problems and the solutions encountered in the developing and executing process of custom?built ERP system for medium and small?sized enterprises are discussed in combination with ERP system application of non?sta

5、ndard equipment production enterprises.Keywords ： ERP； medium and small?sized enterprise； custom?built software ； non?standard equipment production 目前中小型企業(yè)上馬 ERP( Enterprise ResourcesPlanning，簡(jiǎn)稱(chēng)企業(yè)資源計(jì)劃)系統(tǒng)，多采用直接購(gòu)買(mǎi)商品ERP 軟件，女口 SAP (Solution Manager)和一些國(guó)產(chǎn)商品 ERP 系統(tǒng)。成熟的商品 ERP 軟件的優(yōu)勢(shì)很明顯： 其開(kāi)發(fā)隊(duì)伍經(jīng)驗(yàn) 豐富，產(chǎn)品一般經(jīng)過(guò)多年的

6、研發(fā)、升級(jí)，通過(guò)大量用戶(hù)多年 應(yīng)用的檢驗(yàn)，性能穩(wěn)定可靠。成熟的軟件產(chǎn)品一般會(huì)提供許 多先進(jìn)的管理模型，也有助于企業(yè)打破陳舊管理框架，提升 管理水平 1?2 。然而商品 ERP 軟件也有一些問(wèn)題。 一般來(lái)說(shuō)， 軟件供應(yīng)商追求軟件的通用性，這樣即可以降低軟件重復(fù)開(kāi) 發(fā)的成本，且在軟件培訓(xùn)、升級(jí)方面都有很多好處。但因此 也會(huì)造成其產(chǎn)品過(guò)于龐大，反而很難提供針對(duì)某個(gè)行業(yè)特點(diǎn) 的支持。然而用戶(hù)行業(yè)各有特點(diǎn)，各企業(yè)管理隊(duì)伍、管理方 法也是千差萬(wàn)別， 如果選擇通用 ERP 軟件，可能一方面對(duì)需 要大幅度改變本企業(yè)的管理制度和流程，另一方面二次開(kāi)發(fā) 的工作量也很大。 特別是第一點(diǎn)， 往往會(huì)在運(yùn)行 ERP 系統(tǒng)

7、時(shí) 遇到很大阻力， 甚至流產(chǎn)。 有統(tǒng)計(jì)說(shuō)，我國(guó)中小企業(yè)實(shí)施 ERP 的成功率不高，這是一個(gè)重要原因 3 。另外，大型 ERP 系 統(tǒng)軟件的實(shí)施費(fèi)用很高，也是一些中小型企業(yè)所難以負(fù)擔(dān)的 4?5 。因此，對(duì)于一些行業(yè)具有特殊性的中小型企業(yè)，采用 定制 ERP 系統(tǒng)就成為一種比較現(xiàn)實(shí)的解決方案 6 。本文就 某非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)的定制 ERP 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與實(shí)施中 遇到的幾個(gè)問(wèn)題及其解決方法進(jìn)行探討。1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)的平衡問(wèn)題ERP 系統(tǒng)最先從西方興起，因此體現(xiàn)了西方管理思想， 即重視科學(xué)管理思想，重視規(guī)則建設(shè)，提倡事先規(guī)劃、事中 控制的管理流程。而目標(biāo)企業(yè)往往在其建成后的數(shù)年乃致數(shù) 十年里已經(jīng)形成了

8、自己的一套管理規(guī)則、管理方法和經(jīng)驗(yàn)。 以往在推廣 ERP 系統(tǒng)時(shí)，過(guò)多地強(qiáng)調(diào)了企業(yè)管理思想和管理 流程的改造，使之向ERP系統(tǒng)預(yù)裝的西式管理規(guī)則和管理流 程靠攏。然而，一個(gè)企業(yè)的既有的管理思想和管理流程牽涉面非 常廣泛，驟然改變阻力很大。即使以行政方式強(qiáng)行推廣隨新 的 ERP 系統(tǒng)而來(lái)的新的管理思想和流程， 也會(huì)嚴(yán)重降低企業(yè) 的行政管理效率。 更何況，通用的 ERP 管理思想并非放之四 海而皆準(zhǔn)，在遇到行業(yè)和企業(yè)的特殊情況時(shí)會(huì)使具體部門(mén)無(wú) 所適從。如果因此產(chǎn)生的矛盾在較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)不能很好地解 決，勢(shì)必使有關(guān)的部門(mén)人 ?T 繞過(guò)新的 ERP 系統(tǒng)，重新回到 原有的處理流程去。 時(shí)間一長(zhǎng)， 整個(gè)新

9、的 ERP 系統(tǒng)就會(huì)被擱 置一邊，其實(shí)施歸于流產(chǎn)。這種情況，在盲目上馬大型商品 ERP 軟件的中小型企業(yè)中屢見(jiàn)不鮮 7。因此，設(shè)計(jì)人員在設(shè)計(jì)定制 ERP 系統(tǒng)時(shí)，要充分了解企 業(yè)現(xiàn)有的管理理念、 管理規(guī)則和管理流程， 將之與 ERP 的新 的管理思想進(jìn)行比較，在規(guī)范管理體系時(shí)充分考慮歷史的影 響。對(duì)管理體制的設(shè)計(jì)方案要和企業(yè)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和重要應(yīng)用 部門(mén)進(jìn)行充分的協(xié)商之后再定下 ?恚 ?切忌那種“搞定”領(lǐng)導(dǎo) 就完事大吉的偷懶思想。 事實(shí)上， 以后 ERP 系統(tǒng)實(shí)施成敗的 關(guān)鍵還是整個(gè)管理隊(duì)伍對(duì)新系統(tǒng)的認(rèn)可和認(rèn)同。當(dāng)然，一味 遷就原有的管理思想和流程也不可取， 畢竟上馬 ERP 系統(tǒng)的 一個(gè)重要目標(biāo)

10、是改進(jìn)企業(yè)的管理效益，過(guò)分遷就原有的管理 流程會(huì)使新開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)淪為現(xiàn)有進(jìn) ?銷(xiāo) ?存、財(cái)務(wù)部門(mén)的業(yè)務(wù) 電算化，失去上馬 ERP 系統(tǒng)的對(duì)改進(jìn)企業(yè)管理效益、 提高企 業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的初衷。 為了兼顧這兩方面的要求， 在 ERP 系統(tǒng)設(shè) 計(jì)的初始階段就要展開(kāi)對(duì)企業(yè)管理人員的 ERP 概念方面的 培訓(xùn)，向他們展示 ERP 實(shí)施后的效果。 對(duì)現(xiàn)有管理流程所作 的調(diào)整措施一定要與相應(yīng)的管理人員進(jìn)行充分的溝通，以減少將來(lái)在實(shí)施新 ERP 系統(tǒng)時(shí)的阻力。2 平衡定制化用戶(hù)接口和通用用戶(hù)接口的設(shè)計(jì)在進(jìn)行定制 ERP 軟件設(shè)計(jì)階段，用戶(hù)接口部分十分重 要。企業(yè)管理人員往往缺乏 ERP 功能方面的知識(shí)， 而更為普 遍的

11、問(wèn)題是不愿意改變業(yè)務(wù)流程以適應(yīng) “在 ERP 設(shè)計(jì)的時(shí)候 就已經(jīng)嵌入到系統(tǒng)里面去的企業(yè)的最佳實(shí)踐” ，導(dǎo)致企業(yè)管 理人員誤入定制化報(bào)表和用戶(hù)接口的歧途。一般來(lái)說(shuō)，管理 人員對(duì)他們正在使用的各類(lèi)報(bào)表數(shù)據(jù)格式總是比較留戀的， 而新的報(bào)表和用戶(hù)界面會(huì)給他們帶來(lái)額外的培訓(xùn)負(fù)擔(dān)。然 而，過(guò)分定制化的報(bào)表和用戶(hù)界面會(huì)使得將來(lái)的系統(tǒng)更新代 價(jià)非常高昂，而且很費(fèi)時(shí)間。對(duì)于大多數(shù)業(yè)務(wù)用戶(hù)來(lái)說(shuō)，這 是說(shuō)著容易做著難的事。如果企業(yè)是第一次實(shí)施 ERP 系統(tǒng)，這個(gè)問(wèn)題還比較容易 解決，管理人員對(duì)從手工報(bào)表到計(jì)算機(jī)報(bào)表的形式改變的心 理接受程度還是比較高的，抵觸心理不大。但當(dāng)前絕大多數(shù) 企業(yè)在實(shí)施 ERP 系統(tǒng)之前都已

12、經(jīng)配備有各種計(jì)算機(jī)管理軟 件，如進(jìn) ?銷(xiāo) ?存系統(tǒng)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件和人事管理軟件等。企 業(yè)管理人員早已經(jīng)習(xí)慣了這些系統(tǒng)的現(xiàn)有報(bào)表和用戶(hù)接口， 要說(shuō)服他 ?放棄已經(jīng)習(xí)慣的現(xiàn)有的高度定制化的報(bào)表和用戶(hù) 界面再適應(yīng)新的 ERP 系統(tǒng)，阻力會(huì)很大。 這時(shí)用戶(hù)通常都會(huì) 提出要求系統(tǒng)提供與舊系統(tǒng)一樣或者基本相似的報(bào)表和用 戶(hù)界面。然而，過(guò)分遷就用戶(hù)原有系統(tǒng)的界面和報(bào)表，會(huì)使 新的 ERP 背離新的管理思想， 也會(huì)給以后的系統(tǒng)升級(jí)帶來(lái)困 難。實(shí)施 ERP 系統(tǒng)的一個(gè)主要目的是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力， 這 就需要在管理層面上， 包括報(bào)表和用戶(hù)界面的規(guī)范化。 因此， 要在充分溝通的基礎(chǔ)上說(shuō)服用戶(hù)利用標(biāo)準(zhǔn)的 ERP 功能

13、和界 面，遠(yuǎn)離定制化的系統(tǒng)。當(dāng)然，對(duì)體現(xiàn)企業(yè)行業(yè)特點(diǎn)和管理 特色的一些關(guān)鍵報(bào)表，應(yīng)在仔細(xì)審核的基礎(chǔ)上予以保留。3 預(yù)留可擴(kuò)展接口以提高系統(tǒng)靈活性一個(gè)成功的 ERP 軟件系統(tǒng)應(yīng)該具有一定的可擴(kuò)展性， 因 為客戶(hù)的需要是隨著時(shí)間的流逝、企業(yè)的發(fā)展而變化的。例 如在開(kāi)發(fā) ERP 時(shí)設(shè)計(jì)定制好的報(bào)表可能隨著時(shí)間的變化要 增加項(xiàng)目或者變動(dòng)格式，甚至可能需要一個(gè)全新的報(bào)表，又 或者已有的計(jì)算公式要進(jìn)行修訂。 在設(shè)計(jì)定制 ERP 系統(tǒng)時(shí)要 充分考慮到這種情況，為系統(tǒng)留出足夠的可擴(kuò)展接口，如通 用的報(bào)表格式編輯軟件，甚至數(shù)據(jù)庫(kù)格式編輯軟件、計(jì)算公 式的設(shè)定接口等。 有擴(kuò)展性的 ERP 軟件允許客戶(hù)根據(jù)自己的

14、需要來(lái)擴(kuò)充單據(jù)、報(bào)表，且能即時(shí)建立與原來(lái)數(shù)據(jù)的關(guān)系。 實(shí)際上，在系統(tǒng)中提供一定的可擴(kuò)展性對(duì)開(kāi)發(fā)方是非常有利 的，可以減少開(kāi)發(fā)周期結(jié)束后的系統(tǒng)修補(bǔ)和更新升級(jí)工作， 更可以避免與客戶(hù)在系統(tǒng)實(shí)施后期的糾紛。畢竟對(duì)客戶(hù)來(lái) 說(shuō)，上馬 ERP 系統(tǒng)的目的是要用它為企業(yè)的管理服務(wù)， 而不 是讓 ERP 系統(tǒng)限制企業(yè)的發(fā)展。 在這種情況下， 系統(tǒng)的靈活 性和可擴(kuò)展性就顯得更為重要，因?yàn)槲磥?lái)客戶(hù)的發(fā)展和對(duì)系 統(tǒng)的要求是無(wú)法預(yù)測(cè)的。 例如，一個(gè)沒(méi)有彈性的 ERP 系統(tǒng)在 交付使用后，如果需要做些不大的改動(dòng)，如增加新的報(bào)表、 修改統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的格式或者改變薪資計(jì)算公式等，這時(shí)企業(yè)就 必須聯(lián)系開(kāi)發(fā)方，而開(kāi)發(fā)方對(duì)一個(gè)已經(jīng)結(jié)

15、束的項(xiàng)目重新修改 源碼也不是一件容易的事，可以預(yù)見(jiàn)各種矛盾甚至糾紛都可 能的產(chǎn)生。因此，一個(gè)實(shí)用的、有靈活性的、可擴(kuò)展的 ERP 軟件是實(shí)施成功的技術(shù)基礎(chǔ)。4 非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械設(shè)備生產(chǎn)對(duì) ERP 系統(tǒng)的要求 非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械設(shè)備生產(chǎn)的主要特點(diǎn)是產(chǎn)品批次小，大多數(shù) 產(chǎn)品批次僅一、兩件。從設(shè)計(jì)方面來(lái)說(shuō)，非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械設(shè)備的 設(shè)計(jì)會(huì)產(chǎn)生大量的技術(shù)文檔，且各設(shè)計(jì)文檔之間存在大量引 用參考和修訂關(guān)系。 在設(shè)計(jì)定制 ERP 系統(tǒng)時(shí)， 這些技術(shù)文檔 的管理應(yīng)納入其技術(shù)檔案管理模塊 8 。造價(jià)計(jì)算問(wèn)題是非標(biāo) 準(zhǔn)機(jī)械設(shè)備生產(chǎn)的另一個(gè)特點(diǎn)，雖然也有行業(yè)通行標(biāo)準(zhǔn)，但 涉及具體產(chǎn)品時(shí)通用估算公式的誤差可能很大以致失去參 考意義，所以

16、不同的非標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)都有其自己的造價(jià) 估算公式 9 。在設(shè)計(jì)定制 ERP 系統(tǒng)時(shí)，將這些造價(jià)估算公 式以適當(dāng)?shù)男问讲⑷胂到y(tǒng)，對(duì)提高產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力有重大意義。 當(dāng)然，由于相應(yīng)計(jì)算的復(fù)雜性，任何這類(lèi)公式在加入系統(tǒng)軟 件時(shí)應(yīng)有相應(yīng)的靈活性，即允許用戶(hù)對(duì)計(jì)算公式本身或其計(jì) 算過(guò)程進(jìn)行修改和控制。此外，非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械設(shè)備制造企業(yè)特 有的問(wèn)題還包括產(chǎn)品質(zhì)量控制 10 。由于非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械設(shè)備制 造的特殊性，無(wú)法為單件產(chǎn)品產(chǎn)品準(zhǔn)備生產(chǎn)線(xiàn)，因此其生產(chǎn) 都是使用通用設(shè)備加工出各零部件，而總裝由人工完成。因 此，與大批量生產(chǎn)相比，其生產(chǎn)流程控制、工時(shí)核算、產(chǎn)品 檢測(cè)等環(huán)節(jié)都有所不同， 這在 ERP 軟件設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)予以充分考

17、 慮。5 系統(tǒng)的培訓(xùn)、維護(hù)和升級(jí)問(wèn)題在 ERP 系統(tǒng)的實(shí)施中， 企業(yè)往往喜歡依賴(lài)外部顧問(wèn)來(lái)提 供新的管理觀念的方法。 然而當(dāng) ERP 系統(tǒng)已經(jīng)上線(xiàn)， 開(kāi)發(fā)方 和技術(shù)管理顧問(wèn)撤離后，由于項(xiàng)目文檔資料和知識(shí)轉(zhuǎn)移不夠 完善、技術(shù)培訓(xùn)不到位、企業(yè)方管理人員變動(dòng)等各種因素都 可能導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行方面出現(xiàn)問(wèn)題。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者們往往認(rèn)為 ERP 系統(tǒng)的實(shí)施是一次性的投資和建設(shè)， 沒(méi)能認(rèn)識(shí)到系統(tǒng)生 命周期管理的重要性。其實(shí)，隨著業(yè)務(wù)的進(jìn)化， ERP 系統(tǒng)需 要持續(xù)的升級(jí)和更新。對(duì)于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展來(lái)說(shuō)，重要的是 要保證 ERP 產(chǎn)品的持續(xù)更新?lián)Q代， 與企業(yè)的發(fā)展同步。 如果 可能的話(huà)，也應(yīng)定期進(jìn)行系統(tǒng)硬件、操作系統(tǒng)、

18、數(shù)據(jù)庫(kù)等的 更新?lián)Q代。 實(shí)際上，現(xiàn)在許多國(guó)家的這類(lèi) ERP 軟件都是采用 維護(hù)合同的營(yíng)銷(xiāo)方式， 用戶(hù)購(gòu)買(mǎi) ERP 系統(tǒng)時(shí)不僅購(gòu)買(mǎi)了全套 軟件、對(duì)應(yīng)的培訓(xùn)，甚至還有升級(jí)維護(hù)合同，客戶(hù)交年費(fèi)以 得到開(kāi)發(fā)廠商的即時(shí)客戶(hù)服務(wù)。在國(guó)內(nèi)，對(duì)中小型企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)的定制ERP系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)來(lái)說(shuō)這種經(jīng)營(yíng)模式比較少 見(jiàn)，一方面相當(dāng)多的企業(yè)對(duì)定期繳納系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)用的購(gòu)買(mǎi)模 式不適應(yīng)，另一方面開(kāi)發(fā)方的客服隊(duì)伍并不負(fù)責(zé)對(duì)售出的軟 件進(jìn)行持續(xù)性開(kāi)發(fā)，僅限于對(duì)售出系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題的 解答，而就軟件本身功能的開(kāi)發(fā)支持只到系統(tǒng)驗(yàn)收即結(jié)束， 最多規(guī)定一段時(shí)間系統(tǒng)磨合調(diào)試期。而且大部分這類(lèi)開(kāi)發(fā)都 沒(méi)有規(guī)定要將系統(tǒng)源碼交給客戶(hù)，以

19、致于客戶(hù)自行或另找人 進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)都無(wú)法進(jìn)行。因此，如果有條件，開(kāi)發(fā)方還是 應(yīng)該建立一支有效的客服隊(duì)伍、軟件升級(jí)開(kāi)發(fā)隊(duì)伍和軟件維 護(hù)制度，在這個(gè)基礎(chǔ)上與企業(yè)簽訂終身維護(hù)協(xié)議，這種合作 模式是保證 ERP 系統(tǒng)實(shí)施成功的重要因素。 用臨時(shí)組建的開(kāi) 發(fā)隊(duì)伍進(jìn)行一次性開(kāi)發(fā)的模式， 對(duì) ERP 系統(tǒng)這樣的復(fù)雜軟件 實(shí)施而言，失敗的可能性較大。就企業(yè)方來(lái)說(shuō)，軟件二次開(kāi) 發(fā)的綜合成本可能遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)有償軟件維護(hù)升級(jí)服務(wù)的成本， 選擇具有持續(xù)開(kāi)發(fā)升級(jí)能力的開(kāi)發(fā)商是保證 ERP 系統(tǒng)成功 的重要措施。6 結(jié) 論任何一個(gè) ERP 系統(tǒng)的成功， 從來(lái)不是開(kāi)發(fā)方單方面所能 控制的。特別是針對(duì)中小型企業(yè)的定制 ERP 系統(tǒng)，其前期業(yè) 務(wù)調(diào)研、業(yè)務(wù)流程重