門禁考勤管理系統(tǒng)操作說明--打印版

1、門禁考勤系統(tǒng)操作用說明書系統(tǒng)功能特性HY門禁考勤管理系統(tǒng)軟件是基于Windows98/NT/XP上運行的多用戶多任務系統(tǒng)。該操作管理軟件具有圖形控制界面。數(shù)據(jù)庫采用ACCESS系統(tǒng)，提供世界上最便捷的數(shù)據(jù)!HY門禁考勤管理系統(tǒng)軟件是基于Windows/NT/XP操作系統(tǒng)上的32位應用系統(tǒng)，并且有多種不同的程序和一些動態(tài)鏈接庫組成?？梢栽谌魏我慌_PC進行全功能操作。友好的界面，極其方便靈活的操作將使您用來得心應手。當您將系統(tǒng)操作完畢之后，就可以將系統(tǒng)退至后臺而去運行其它軟件!HY門禁考勤管理系統(tǒng)軟件主要特性：l Secure安全 完善的使用授權(quán)許可管理，完全保障了用戶合法的使用權(quán)力。32種操作權(quán)

2、限，給用戶對系統(tǒng)進行層次管理，提供更安全可靠的方法。l Convenient方便 用戶可以通過界面上的圖標，清晰地掌握菜單中的功能。這樣可以非常容易地對用戶進行人事資料登記，增加，刪除，修改和查詢操作，同時也可以分職務分部門進行登記。l Time時間 系統(tǒng)可在每星期任意指定時間組合，每個門點四個時間段定義,可以授權(quán)16組不同時間組，15組用戶時間進行定義、保證時間和門禁控制的準確性。l Capacity容量HY門禁考勤管理系統(tǒng)軟件軟件支持254個控制器，5,000條正常讀卡事件。可管理多組成部門，3000個用戶/持卡人，足以滿足任何企事業(yè)單位的需要。l Responsible可靠系統(tǒng)主要用于企

3、事業(yè)單位,公司工廠,學校設(shè)計了卡和密碼共同使用進入；卡和指紋識別混合使用進入。HY門禁考勤管理系統(tǒng)軟件為方便用戶，該軟件還可以設(shè)置6位超級密碼，按一定的方式輸入，即可象刷卡一樣進入相應的門。 系統(tǒng)要求開始安裝HY門禁考勤管理系統(tǒng)軟件之前，請確認計算機滿足以下最小系統(tǒng)要求：統(tǒng)一要求處理器PC使用Pentium 433MHz（建議使用Pentium 1.0GHz）或更高可用的硬盤空間安裝驅(qū)動器至少50MB可用硬盤空間CD-ROM或DVD-ROM根據(jù)該產(chǎn)品提供的媒體類型，必須配有CD-ROM或DVD-ROM驅(qū)動器顯示器800600，256色（建議：1024768，增強色16位）鼠標Microsoft

4、鼠標或兼容的輸入設(shè)備 系統(tǒng)資源要求:在安裝門禁考勤管理系統(tǒng)前您的機器必須已安裝一個操作系統(tǒng)。針對不同的操作系統(tǒng)，具體配置要求不同，詳情如下： 硬件環(huán)境:具體要求操作系統(tǒng)配置要求Windows 98/98SE/MERAM:最低64MB（建議128MB）Windows NT/2000/XP RAM:最低128MB（建議256MB）操作系統(tǒng)Windows 98、Windows 98SE、Windows ME、Windows 2000 Professional、Windows NT、Window XP Professional、Windows XP Home辦公軟件Microsoft Office 9

5、7或更高版本 軟件環(huán)境:軟件安裝 安裝:安裝前準備：(首先啟動操作系統(tǒng)Windows9X,Windows2000 WindowsXP)安裝門禁考勤管理系統(tǒng)之前，請首先卸載（其方法請參見“卸載”）舊版的門禁考勤管理系統(tǒng)。1.當所有的準備就緒后,請根據(jù)以下步驟安裝門禁考勤管理系統(tǒng);2.將安裝光盤插入光驅(qū),用我的電腦瀏覽光盤里面的內(nèi)容,雙擊“門禁考勤管理系統(tǒng).exe”，便開始安裝門禁考勤管理系統(tǒng)。初始化安裝程序后出用戶信息框，輸入必要的用戶信息。3點擊“下一步”進入選擇操作系統(tǒng)界面；根據(jù)你當前使用的操作系統(tǒng)來選擇，若你使用的是Microsoft Windows 95/98/Me操作系則選擇“Wind

6、ows 9X操作系統(tǒng)”，若是Microsoft Windows 2000/NT/XP操作系統(tǒng)則選擇“Windows 2000或以上操作系統(tǒng)”。4接著下來是選擇安裝文件夾，在“安裝 門禁考勤管理系統(tǒng) 到：”下面的文本框中輸入系統(tǒng)將被安裝到的文件夾，可點擊“更改”按鈕在彈出的“瀏覽文件夾”窗口中選擇文件夾。5然后進入準備安裝，確認無誤后選擇“下一步”，否則選擇“上一步”來進行相應項的修改。5文件復制完后安裝程序進行執(zhí)行操作，具體對文件注冊、注冊表項寫入等操作。6安裝完成。7成功安裝門禁考勤系統(tǒng)后在桌面或【開始】|【 程序】|【門禁考勤管理系統(tǒng)】菜單里都有“門禁考勤管理系統(tǒng)”的快捷方式，打開后就可以

7、使用門禁考勤管理系統(tǒng)里的功能了。 卸載:u 方法一：請于【開始】|【 程序】|【金山毒霸 6 】菜單中執(zhí)行“卸載 門禁考勤管理系統(tǒng)”快捷方式，卸載程序?qū)⒅敢蓛?、安全的卸載門禁考勤管理系統(tǒng)。1. 卸載確認用戶操作。2.在確認操作中選“是(Y)”后卸載程序進行刪除文件等操作。3卸載完成。u 方法二：點擊【開始】【設(shè)置】【控制面板】，并在控制面板里面執(zhí)行“添加或刪除程序”，繼而在彈出的對話框中選擇“門禁考勤管理系統(tǒng)”并單擊其右邊的“修改/刪除”即可，余下的卸載操作同方法一。 使用指南:u 主界面：雙擊桌面快捷方式，友好、簡潔的主界面便展示在您的眼前。主要分為三個部分：菜單欄、快捷工具欄、狀態(tài)欄。

8、菜單：采用Windows標準風格，點擊其中任何一項，即彈出詳細的下拉菜單，可方便、快捷地選定您所需的功能菜單?？旖莨ぞ邫冢涸诳旖莨ぞ邫谥辛谐隽擞脩舫Ｓ玫囊恍┕δ懿僮鞯目旖莅粹o。狀態(tài)欄：讓用戶可方便的看到系統(tǒng)的一些參數(shù)，如操作員、串口號、系統(tǒng)當前的時間等等。根據(jù)系統(tǒng)管理各模塊的功能的不同，下面針對各模塊功能逐一介紹：。1 人事管理：l 系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置：設(shè)置系統(tǒng)的一些基本參數(shù)，如通訊使用的串口號，等待響應時間，重試試數(shù)等等。串口號：計算機與終端機進行通訊交換數(shù)據(jù)時使用的通訊串行口號，一般計算機的后面有2個串行口，根據(jù)實際情況來選擇對就的串口號就行了等待響應時間：該參數(shù)是設(shè)定計算機與終端機進行通訊時，

9、計算機等待終端機返回數(shù)據(jù)的時間長度，以毫秒（ms）為單位。建議設(shè)置為1000毫秒。（1秒=1000毫秒）。重試次數(shù)：通訊時，計算機等待終端機響應的時間等于等待響應時間的值終端都無響應時，計算機重復與終端機通訊連接的最高次數(shù)，當重復與終端機通訊的次數(shù)是重試次數(shù)的設(shè)置的值時系統(tǒng)提示通訊超時。建議設(shè)置為2次。波特率：計算機與終端機通訊時使用的通訊速率，系統(tǒng)使用的值是9600bps/s，該值不可修改。l 終端管理：這里集合了對終端機的參數(shù)進行設(shè)置、功能管理的大部分操作，使用戶更方便的對終端機進行管理、操作。里邊包括了終端管理和終端操作兩大功能。 終端管理包括了以下操作：下載臺號：每臺終端機都有且必須有

10、一個唯一的編號作來與其他的終端機區(qū)別。首先在與計算機連接的設(shè)備（該設(shè)備為“RS232-RS485信號轉(zhuǎn)換器”）的另一端與要設(shè)置臺號的一臺終端機正確連接，然后進入該窗口在終端機臺號輸入框中輸入當前連接的設(shè)備的臺號（臺號值可在之間的任何數(shù)值），其次在終端機名稱輸入框中輸入這臺終端機的名稱描述，再在機型的下拉列天中選擇當前終端機的機型，最后再點擊“下載臺號”按鈕，當提示下載成功即可。（機型有：門禁機只用來控制門鎖；考勤機只為考勤打卡所用；門禁考勤機即用來控制門鎖也可用來考勤打卡）。注意：下載臺號時計算必須只連接要下載臺號的那臺終端機，其余的終端機均要斷開與計算機的連接。校對終端機時間：該功能是用來校

11、對選中的終端機的時間，可一次選擇多臺終端機同時校對，建議每個月校對一次。校對時有兩種方式，一種是使用系統(tǒng)時間即將終端機的校對為當前計算機時間，即在使用系統(tǒng)時間前打上“”即可，另一種是不使用系統(tǒng)時間，去掉使用系統(tǒng)時間復選框前面的“”即可，這時你可手工輸入將要校對到終端機的時間。讀取終端機時間：讀取選中的終端機當前的時鐘信息，一次只能選擇一臺終端機進行讀取。設(shè)置終端記錄滿后存儲方式：設(shè)置選中的終端機的記錄滿后存儲方式，可一次選擇多臺終端機同時設(shè)置。設(shè)置為循環(huán)覆蓋存儲當終端機記錄存滿后再打卡就按先進先出的規(guī)則循環(huán)存儲打卡記錄。設(shè)置開鎖時間：該功能只對用門禁功能的終端機可用。設(shè)置打卡后鎖保持開鎖狀態(tài)的

12、時間，以秒為單位。設(shè)置開鎖時間組：和系統(tǒng)管理菜單中的設(shè)置時間權(quán)限相同。設(shè)置系統(tǒng)特征(Timic卡用戶有該操作)：先選中要設(shè)置系統(tǒng)特征的終端機，然后在系統(tǒng)特征輸入框中輸入6位系統(tǒng)特征值。點擊設(shè)置即可，設(shè)置成功后系統(tǒng)會自動將系統(tǒng)特征保存供發(fā)卡時使用，所以系統(tǒng)系統(tǒng)征一旦設(shè)置好后就不要隨便改動。終端操作包含了以下操作：初始化終端機：該操作成功后被操作的終端機將恢復到出廠狀態(tài)，在終端機上被注冊的用戶卡，及用戶的打卡記錄等數(shù)據(jù)都會被刪除，但終端機的臺號不變。所以用戶要慎用該操作。清除所有用戶卡：將選中的終端機中注冊過的所有用戶卡刪除掉。遠程開鎖：該功能只對有門禁功能的終端機可用，一般是使用在發(fā)生緊急情況時

13、，用該操作來開啟終端機所控制的門鎖。刪除不用的終端機：該操作可將不使用的終端機刪除掉。l 卡片管理：卡片管理可給對用戶卡片進行基本的管理，系統(tǒng)將發(fā)員工卡、注冊員工卡、退員工卡、掛失員工卡、消掛員工卡等操作都集合在該功能模塊中，用戶可更方便的管理員工卡。讀卡：該功能只對ID、Mifare卡型的系統(tǒng)可用，如果選擇的讀卡設(shè)備“讀卡器”則系統(tǒng)自動檢測串口與“讀卡器”連接，然后自動讀取讀卡器感應范圍內(nèi)的一張卡的卡號，如選擇的讀卡設(shè)備是終端機那么該操作將置選中的終端設(shè)備進入讀卡狀態(tài)，這時就可以將要讀的卡依次在終端上進行讀取卡號直到對該終端機進行停止讀卡（終端進入讀卡狀態(tài)后將不可進開鎖或考勤等打卡操作，要“

14、停止讀卡”后方可進行），所讀到的卡號都將將顯示在“輸入卡號”區(qū)。發(fā)卡：將“輸入卡號”區(qū)中的卡號發(fā)給選中的員工，若卡型為IC卡則系統(tǒng)要先將卡號及卡內(nèi)必須數(shù)據(jù)寫入至卡內(nèi)，然后再將卡號發(fā)給卡選中的員工。停止讀卡：該功能只對ID、Mifare卡型的系統(tǒng)可用，當終端機進入讀卡狀態(tài)并讀卡完畢后，采用該操作將終端機退出讀卡狀態(tài)，恢復開鎖或考勤等狀態(tài)。注冊/退卡：（系統(tǒng)卡型為IC卡（即Timic卡）無該功能），當員工卡進行發(fā)卡操作后終端機還是不予認可，注冊卡功能可將員工卡注冊到選中的終端機上，注冊成功后員工卡可在其注冊到的終端機上進行打卡操作。退卡操作剛好相反，將員注冊到終端機上的卡退掉，使員工卡不可在退卡成

15、功的終端機上繼續(xù)打卡操作。掛失/消掛卡：（系統(tǒng)卡型為IC卡（即Timic卡）無該功能），員工卡丟失后可使用該功能將員工卡在選中的終端機上進行掛失，卡掛失后將不可進行打卡操作。消掛卡功能與掛失功能剛好相反。發(fā)系統(tǒng)特征卡(Timic卡用戶才有該操作)：操作員可使用系統(tǒng)征征卡來設(shè)置終端機的系統(tǒng)特征，發(fā)系統(tǒng)特征卡和設(shè)置終端機系統(tǒng)特征一樣，成功后將系統(tǒng)特征值保存供發(fā)用戶卡時使用。所以系統(tǒng)特征不要隨意改動。l 設(shè)置權(quán)限時間：該功能可限制終端的可打卡時間，系統(tǒng)可對一個星期的每一天里設(shè)置四個打卡的時間段，像這樣的時間段可以設(shè)置15組?？筛奖愕墓芾韱T工打卡。以上可設(shè)置星期一至星期天每天的可打卡時段，四個時段中

16、只要有一個時段時00:00:0000:00:00則認為是全天任何時間都可打卡，如果不想要某個時段則可將那個時段時間設(shè)為公似01:00:0001:00:00的值（即除00:00:0000:00:00外，開始時間和結(jié)束時間相同的值都可）?？梢来翁砑?5組這樣的時段，每一組可設(shè)置其有交日期，添加完后就可以點擊“設(shè)置”按鈕下載到選中的終端機上（之后可在“人事資料管理”中設(shè)置員工所使用的時間組）。l 設(shè)置用餐時間：該操作只對有用餐功能的系統(tǒng)可用，是用來設(shè)置用餐的時間及對應用餐時間的餐次名稱。l 操作員設(shè)置：該功能是為了多人使用管理而設(shè)定的，里面可進行增刪操作員、修改操員密碼、權(quán)限等操作，操作權(quán)限進一步限

17、制了每個操作員登錄后的操作權(quán)限，這樣可防止一些操作員修改一些重要數(shù)據(jù)，也增強了數(shù)據(jù)的保密性。l 單位資料設(shè)置：設(shè)置單位的一些基本信息，如單位名稱、單位地址、聯(lián)系電話、單位網(wǎng)址等等。l 系統(tǒng)初始化：初始化將根據(jù)用戶選擇的數(shù)據(jù)恢復到初到初始狀態(tài)，注意：操作員進行系統(tǒng)初始化后，初始化后的數(shù)據(jù)不可恢復，所以使用該操作的操作員一定要謹慎使用。l 退出系統(tǒng)：退出門禁考勤管理系統(tǒng)。2 人事管理：l 部門職務設(shè)置：設(shè)置單位的部門及職務信息，包括了添加、編輯和刪除部門/職務的信息。l 人事資料管理：在人事資料管理中可管理所有員工的一些基本資料，在添加員工后員工的工號可自動加1，選中員工后自動顯示選中的員工的資料

18、，為操作員提供了諸多的方便。在添加或編輯員工資料時，員工工號和員工姓名這兩項是必填項，假如員工有開鎖時間限制的話需要在開鎖時間組中選擇員工所使用的時間組，如若員工要用門禁考勤機的打卡記錄作為考勤記錄時還需要在“用來考勤的終端機”中選擇用來考勤的終端機臺號，否則系統(tǒng)只當員工只用終端機來開鎖。員工辭退后其資料保存在辭退/退職員工資料中，在辭退/退職員工資料中刪除員工將會徹底清除員工的資料。3 考勤管理：l 班次時間設(shè)置：操作員根據(jù)公司的所有的上班班次及各班次對應的上班時間來添加班次供排班時使用。若是員工有規(guī)律的正常上班班次則設(shè)為正常班次，如若是員工有規(guī)律的加班班次，則設(shè)為加班班次。班次時間一旦設(shè)定

19、好后就不要隨意改動，頻繁的改動會影響員工的考勤數(shù)據(jù)的準確性。在給員工排了該班次后不可刪除班次。l 員工排班設(shè)置：給員工排班時要根據(jù)每個員工的上班情況來給員工排對應的班次，員工排班后在排班表格中可即時看到員工對就日期的排班結(jié)果，操作員可很方便的檢查員工的排班是否準確。每個員工最多只能排兩個正常班次和一個加班班次，并且員工所排的一個班次不可與另一個班次發(fā)生時間重復。首先選擇要排班的員工（排班班次相同的員工相同時選擇），然后選擇員工要排班的日期（選中“添加未選日期時”復選框時，排班的日期是沒有選擇的日期，選中“修改日期排班”時，是修改選中員工在選中日期的排班，未選中的日期的排班將不變）。l 手工簽卡

20、：當員工上/班班忘記打卡或由于各種原因未打上卡時，操作員可在該操作幫員工簽卡。l 特殊加班登記：在班次設(shè)置中設(shè)置的加班班次都是有規(guī)律的加班班次，當員工進行加班的時間沒有規(guī)律時操作員可以幫員工登記特殊加班。特殊加班是根據(jù)員工實際的加班情況來登記，員工無須打卡來進行特殊加班。當上班時間中的上班的月份改變后表格中將自動顯示該月所有員工的特殊加班記錄。l 請假登記：請假登記可自動計算出員工因請假而誤工的時間，但員工請假登記之前須先給員工排好班，否則不可計算出員工的請假的誤工時間。員工的每兩條請假記錄之間的時間不可存在重復。l 出差登記：出差登記與請假登記操作相同。4 查詢：l 查詢個人考勤明細（正常/

21、加班）：查詢個人正常考勤明細中可以可以同時看兩個員工的考勤很清楚的查看出員工每一班次的上下班時間和員工每一天而且員工每天的工作時間、遲到時間、早退時間以及請假時間。查詢個人加班明細和但詢個人正?？记诿骷氁粯印 查詢單位考勤明細：操作員除了可以在個人考勤明細中查詢每個員工每個月考勤數(shù)據(jù)之后，還可以在查詢單位考勤明細中查詢符合條件的員工的考勤記錄。系統(tǒng)還提供數(shù)據(jù)導出功能，操作員可以將員工的考勤數(shù)據(jù)導出至Microsoft Excel文件中。在查詢數(shù)據(jù)時要先選擇記錄的類型，有普通上班和加班兩種，然后選擇要查詢的的月份，系統(tǒng)提供了最多兩個條件查詢數(shù)據(jù)，還可選擇兩個兩個條件之間的關(guān)系（AND/OR），

22、查詢條件設(shè)置好之后點擊查詢之后就可查詢出符合條件的記錄了。查詢完之后可以對查詢到的數(shù)據(jù)進行導出或打印操作。l 以下查詢均與單位月考勤明細查詢操作相似。（查詢考勤總結(jié)統(tǒng)計、查詢特殊加班記錄、查詢請假記錄、查詢出差記錄、查詢開鎖記錄、查詢用餐記錄、查詢在職員工資料、查詢退職員工資料、查詢排班記錄、查詢原始打卡記錄、查詢異?？记诖蚩ㄓ涗洝⒉樵冊O(shè)備資料、查詢登錄日志）。說明：異常打卡記錄是指在員工上班時間之外的打卡記錄。5 數(shù)據(jù)管理：l 采集/分析/清除數(shù)據(jù)：采集數(shù)據(jù)：采集終端機中的打卡數(shù)據(jù)。整理數(shù)據(jù)：將采集回來的終端機打卡數(shù)據(jù)進行整理，經(jīng)過數(shù)據(jù)整理后操作員才可看到原始打卡記錄。分析數(shù)據(jù)：將整理數(shù)據(jù)后

23、的原始打卡記錄經(jīng)過分析得出開鎖記錄，考勤記錄以及用餐記錄。清除數(shù)據(jù)：清除終端機中的所有打卡記錄。操作員一定要慎用該操作，數(shù)據(jù)一旦清除將無法恢復。說明：若分析的數(shù)據(jù)中有考勤記錄操作員進行分析數(shù)據(jù)前一定要先給員工進行排班，否則分析的數(shù)據(jù)找不到排班則當作員工的考勤打卡記錄是異常打卡。分析考勤數(shù)據(jù)的分析規(guī)則是若員工在某班次的上班時間段（開始打卡時間結(jié)束記遲到時間）內(nèi)有多條打卡記錄則取最早的那條打卡記錄作為上班打卡記錄，若在下班時間段（開始記早退時間結(jié)束打卡時間）內(nèi)有多條打卡記錄則取最遲的那條打卡記錄作為下班打卡記錄。員工若在結(jié)束記遲到時間開始記早退時間打的卡，系統(tǒng)會自動根據(jù)的打卡情況來判斷打卡記錄是上

24、班打卡還是下班打卡，如若無上班打卡記錄則該記錄為上班打卡記錄（記遲到），如若有上班無下班打卡記錄則該記錄為下班打卡記錄（記早退）,如若有上班也有也班打卡記錄那么只要比上班打卡記錄早則記為上班打卡記錄，若比下班打卡記錄晚則記為下班打卡記錄，若在上班班打卡記錄之間則不記錄。l 月/段考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計在月段考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計中可以統(tǒng)計符合條件的員工在一個指定日、月、年或一段時間的需工作天數(shù)、實際工作天數(shù)、工作總時間、遲到總時間、早退總時間、請假總時間等數(shù)據(jù)。統(tǒng)計數(shù)據(jù)時可選擇要統(tǒng)計的范圍以及統(tǒng)計的時間，統(tǒng)計的數(shù)據(jù)自放入統(tǒng)計表中，在查詢考勤總結(jié)/統(tǒng)計中可查詢統(tǒng)計出來的數(shù)據(jù)。l 月/段用餐數(shù)據(jù)統(tǒng)計有用餐功能的該操作才可用，可統(tǒng)計一段時間的某餐次或所有餐次的用餐次數(shù)。l 數(shù)據(jù)庫備份/恢復為了防止操作員誤操作導致數(shù)據(jù)丟失或數(shù)據(jù)損壞等，操作員要隨是作好數(shù)據(jù)備份，以備數(shù)據(jù)丟失或損壞時恢復。備份數(shù)據(jù)時要選擇備份數(shù)據(jù)的目標文件夾，然后點擊備份數(shù)據(jù)按鈕即可將數(shù)據(jù)備份到目標文件夾?；謴蛿?shù)據(jù)時，要選擇被恢復的數(shù)據(jù)庫所在的文件夾，當所選的文件夾中有數(shù)據(jù)庫文件時，恢復備份按鈕自動變?yōu)榭捎茫@時點擊恢復備份即可將備份的數(shù)據(jù)恢復到