Excel高級使用技巧十二招

1、1.編輯技巧 2.單元格內(nèi)容的合并 3.條件顯示 4.自定義格式 5.繪制函數(shù)圖象 6.自定義函數(shù) 7.矩陣計算 8.自動切換輸入法 9.批量刪除空行 10.如何避免錯誤信息 11.宏的使用 12.圖標的應(yīng)用技巧 1、編輯技巧 （1） 分數(shù)的輸入 如果直接輸入“1/5”，系統(tǒng)會將其變?yōu)椤?月5日”，解決辦法是：先輸入“0”，然后輸入空格，再輸入分數(shù)“1/5”。 （2） 序列“001”的輸入 如果直接輸入“001”，系統(tǒng)會自動判斷001為數(shù)據(jù)1，解決辦法是：首先輸入“”（西文單引號），然后輸入“001”。 （3） 日期的輸入 如果要輸入“4月5日”，直接輸入“4/5”，再敲回車就行了。如果要輸入

2、當前日期，按一下“ctrl+；”鍵。 （4） 填充條紋 如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋，可以利用對齊方式中的填充功能。先在一單元格內(nèi)填入“*”或“”等符號，然后單擊此單元格，向右拖動鼠標，選中橫向若干單元格，單擊“格式”菜單，選中“單元格”命令，在彈出的“單元格格式”菜單中，選擇“對齊”選項卡，在水平對齊下拉列表中選擇“填充”，單擊“確定”按鈕（如圖1）。 圖 （5） 多張工作表中輸入相同的內(nèi)容 幾個工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時，可以選中一張工作表，然后按住ctrl鍵，再單擊窗口左下角的sheet1、sheet2.來直接選擇需要輸入相同內(nèi)容的多個工作表，接著在其中的任意一個工作表中輸入這些

3、相同的數(shù)據(jù)，此時這些數(shù)據(jù)會自動出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后，再次按下鍵盤上的ctrl鍵，然后使用鼠標左鍵單擊所選擇的多個工作表，解除這些工作表的聯(lián)系，否則在一張表單中輸入的數(shù)據(jù)會接著出現(xiàn)在選中的其它工作表內(nèi)。 （6） 不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù) 選中一個單元格，按住ctrl鍵，用鼠標單擊其他單元格，就將這些單元格全部都選中了。在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù)，然后按住ctrl鍵，同時敲一下回車，在所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。 （7） 在單元格中顯示公式 如果工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的，想要快速知道每個單元格中的公式形式，以便編輯修改，可以這樣做：用鼠標左鍵單擊“工具”菜單，選取“選項

4、”命令，出現(xiàn)“選項”對話框，單擊“視圖”選項卡，接著設(shè)置“窗口選項”欄下的“公式”項有效，單擊“確定”按鈕（如圖2）。這時每個單元格中的分工就顯示出來了。如果想恢復(fù)公式計算結(jié)果的顯示，就再設(shè)置“窗口選項”欄下的“公式”項失效即可。 圖 （8） 利用ctrl*選取文本 如果一個工作表中有很多數(shù)據(jù)表格時，可以通過選定表格中某個單元格，然后按下ctrl*鍵可選定整個表格。ctrl*選定的區(qū)域為：根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。這樣我們可以方便準確地選取數(shù)據(jù)表格，并能有效避免使用拖動鼠標方法選取較大單元格區(qū)域時屏幕的亂滾現(xiàn)象。 （9） 快速清除單元格的內(nèi)容 如果要刪除內(nèi)容的單

5、元格中的內(nèi)容和它的格式和批注，就不能簡單地應(yīng)用選定該單元格，然后按delete鍵的方法了。要徹底清除單元格,可用以下方法：選定想要清除的單元格或單元格范圍；單擊“編輯”菜單中“清除”項中的“全部”命令，這些單元格就恢復(fù)了本來面目。 2、單元格內(nèi)容的合并 根據(jù)需要，有時想把b列與c列的內(nèi)容進行合并，如果行數(shù)較少，可以直接用“剪切”和“粘貼”來完成操作，但如果有幾萬行，就不能這樣辦了。 解決辦法是：在c行后插入一個空列（如果d列沒有內(nèi)容，就直接在d列操作），在1中輸入“=b1&c1”，d1列的內(nèi)容就是b、c兩列的和了。選中d1單元格，用鼠標指向單元格右下角的小方塊“”，當光標變成后，按住鼠標拖動光

6、標向下拖到要合并的結(jié)尾行處，就完成了b列和c列的合并。這時先不要忙著把b列和c列刪除，先要把d列的結(jié)果復(fù)制一下，再用“選擇性粘貼”命令，將數(shù)據(jù)粘貼到一個空列上。這時再刪掉b、c、d列的數(shù)據(jù)。 下面是一個“&”實際應(yīng)用的例子。用autocad繪圖時，有人喜歡在excel中存儲坐標點，在繪制曲線時調(diào)用這些參數(shù)。存放數(shù)據(jù)格式為“x，y”的形式，首先在excel中輸入坐標值，將x坐標值放入a列，y坐標值放入到b列，然后利用“&”將a列和b列合并成c列，在c1中輸入：=a1&，&b1，此時c1中的數(shù)據(jù)形式就符合要求了，再用鼠標向下拖動c1單元格，完成對a列和b列的所有內(nèi)容的合并（如圖3-4）。 合并不同

7、單元格的內(nèi)容，還有一種方法是利用concatenate函數(shù)，此函數(shù)的作用是將若干文字串合并到一個字串中，具體操作為“=concatenate（b1,c1）”。比如，假設(shè)在某一河流生態(tài)調(diào)查工作表中，b2包含“物種”、b3包含“河鱒魚”，b7包含總數(shù)45，那么： 輸入“=concatenate（本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果：，b2，b3，為，b7，條/公里。）” 計算結(jié)果為：本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果：河鱒魚物種為45條/公里。 圖圖 3、條件顯示 我們知道，利用if函數(shù)，可以實現(xiàn)按照條件顯示。一個常用的例子，就是教師在統(tǒng)計學(xué)生成績時，希望輸入60以下的分數(shù)時，能顯示為“不及格”；輸入60以上的分數(shù)時，顯示為“

8、及格。這樣的效果，利用if函數(shù)可以很方便地實現(xiàn)。 假設(shè)成績在a2單元格中，判斷結(jié)果在a3單元格中。那么在a3單元格中輸入公式： =if（a260，“不及格”，“及格”） 同時，在if函數(shù)中還可以嵌套if函數(shù)或其它函數(shù)。 例如，如果輸入： =if（a260，“不及格”，if（a2=90，“及格”，“優(yōu)秀） 就把成績分成了三個等級。 如果輸入=if（a260，“差，if（a2=70，“中”，if（a20，sum（a1：a5），0） 此式就利用了嵌套函數(shù)，意思是，當a1至a5的和大于0時，返回這個值，如果小于0，那么就返回0。 還有一點要提醒你注意：以上的符號均為半角，而且if與括號之間也不能有空格

9、。 4、自定義格式 excel中預(yù)設(shè)了很多有用的數(shù)據(jù)格式，基本能夠滿足使用的要求，但對一些特殊的要求，如強調(diào)顯示某些重要數(shù)據(jù)或信息、設(shè)置顯示條件等，就要使用自定義格式功能來完成。 excel的自定義格式使用下面的通用模型：正數(shù)格式，負數(shù)格式，零格式，文本格式，在這個通用模型中，包含三個數(shù)字段和一個文本段：大于零的數(shù)據(jù)使用正數(shù)格式；小于零的數(shù)據(jù)使用負數(shù)格式；等于零的數(shù)據(jù)使用零格式；輸入單元格的正文使用文本格式。 我們還可以通過使用條件測試，添加描述文本和使用顏色來擴展自定義格式通用模型的應(yīng)用。 （1）使用顏色 要在自定義格式的某個段中設(shè)置顏色，只需在該段中增加用方括號括住的顏色名或顏色編號。ex

10、cel識別的顏色名為：黑色、紅色、白色、藍色、綠色、青色和洋紅。excel也識別按顏色x指定的顏色，其中x是1至56之間的數(shù)字，代表56種顏色(如圖5）。 圖 （2）添加描述文本 要在輸入數(shù)字數(shù)據(jù)之后自動添加文本，使用自定義格式為：文本內(nèi)容；要在輸入數(shù)字數(shù)據(jù)之前自動添加文本，使用自定義格式為：文本內(nèi)容。符號的位置決定了excel輸入的數(shù)字數(shù)據(jù)相對于添加文本的位置。 （3）創(chuàng)建條件格式 可以使用六種邏輯符號來設(shè)計一個條件格式：（大于）、=（大于等于）、（小于）、=（小于等于）、=（等于）、（不等于），如果你覺得這些符號不好記，就干脆使用“”或“=”號來表示。 由于自定義格式中最多只有3個數(shù)字段，

11、excel規(guī)定最多只能在前兩個數(shù)字段中包括2個條件測試，滿足某個測試條件的數(shù)字使用相應(yīng)段中指定的格式，其余數(shù)字使用第3段格式。如果僅包含一個條件測試，則要根據(jù)不同的情況來具體分析。 自定義格式的通用模型相當于下式：；0正數(shù)格式；50000 $#,#0.00_);紅色999999#,#0,_m噸;999#,_k_m千克;#_k克” 可以看到，使用條件格式，千分符和均勻間隔指示符的組合，不用增加公式的數(shù)目就可以改進工作表的可讀性和效率。 另外，我們還可以運用自定義格式來達到隱藏輸入數(shù)據(jù)的目的，比如格式；0只顯示負數(shù)和零，輸入的正數(shù)則不顯示；格式“；”則隱藏所有的輸入值。 自定義格式只改變數(shù)據(jù)的顯示

12、外觀，并不改變數(shù)據(jù)的值，也就是說不影響數(shù)據(jù)的計算。靈活運用好自定義格式功能，將會給實際工作帶來很大的方便。 5、繪制函數(shù)圖象 做教學(xué)工作的朋友們一定會遇到畫函數(shù)曲線的問題吧！如果想快速準確地繪制一條函數(shù)曲線，可以借助excel的圖表功能，它能使你畫的曲線既標準又漂亮。你一定會問，是不是很難學(xué)呀？其實這一點兒也不難，可以說非常簡便，不信你就跟我試一試。 以繪制y=|lg（6+x3）|的曲線為例，其方法如下： 在某張空白的工作表中，先輸入函數(shù)的自變量：在a列的a1格輸入x=，表明這是自變量，再在a列的a2及以后的格內(nèi)逐次從小到大輸入自變量的各個值；實際輸入的時候，通常應(yīng)用等差數(shù)列輸入法，先輸入前二

13、個值，定出自變量中數(shù)與數(shù)之間的步長，然后選中a2和a3兩個單元格，使這二項變成一個帶黑色邊框的矩形，再用鼠標指向這黑色矩形的右下角的小方塊“”，當光標變成后，按住鼠標拖動光標到適當?shù)奈恢?，就完成自變量的輸入?輸入函數(shù)式：在b列的b1格輸入函數(shù)式的一般書面表達形式，y=|lg（6+x3）|；在b2格輸入“=abs（log10（6+a23）”，b2格內(nèi)馬上得出了計算的結(jié)果。這時，再選中b2格，讓光標指向b2矩形右下角的“”，當光標變成時按住光標沿b列拖動到適當?shù)奈恢眉赐瓿珊瘮?shù)值的計算。 圖 繪制曲線：點擊工具欄上的“圖表向?qū)А卑粹o，選擇“x，y散點圖”（如圖7），然后在出現(xiàn)的“x，y散點圖”類型

14、中選擇“無數(shù)據(jù)點平滑線散點圖”；此時可察看即將繪制的函數(shù)圖像，發(fā)現(xiàn)并不是我們所要的函數(shù)曲線，單擊“下一步”按鈕，選中“數(shù)據(jù)產(chǎn)生在列”項，給出數(shù)據(jù)區(qū)域，這時曲線就在我們面前了（如圖8）。 圖 需要注意：如何確定自變量的初始值，數(shù)據(jù)點之間的步長是多少，這是要根據(jù)函數(shù)的具體特點來判斷，這也是對使用者能力的檢驗。如果想很快查到函數(shù)的極值或看出其發(fā)展趨勢，給出的數(shù)據(jù)點也不一定非得是等差的，可以根據(jù)需要任意給定。 從簡單的三角函數(shù)到復(fù)雜的對數(shù)、指數(shù)函數(shù)，都可以用excel畫出曲線。如果用得到，你還可以利用excel來完成行列式、矩陣的各種計算，進行簡單的積分運算，利用迭代求函數(shù)值（如x2=x7+4，可用迭

15、代方法求x值），等等，凡是涉及計算方面的事，找excel來幫忙，它一定會給你一個滿意的答案。 6、自定義函數(shù) 雖然excel中已有大量的內(nèi)置函數(shù)，但有時可能還會碰到一些計算無函數(shù)可用的情況。假如某公司采用一個特殊的數(shù)學(xué)公式計算產(chǎn)品購買者的折扣，如果有一個函數(shù)來計算豈不更方便？下面就說一下如何創(chuàng)建這樣的自定義函數(shù)。 自定義函數(shù)，也叫用戶定義函數(shù)，是excel最富有創(chuàng)意和吸引力的功能之一，下面我們在visual basic模塊中創(chuàng)建一個函數(shù)。 在下面的例子中，我們要給每個人的金額乘一個系數(shù)，如果是上班時的工作餐，就打六折；如果是加班時的工作餐，就打五折；如果是休息日來就餐，就打九折。首先打開“工具

16、”菜單，單擊“宏”命令中的“visual basic編輯器”，進入visual basic編輯環(huán)境，在“工程vbaobject”欄中的當前表上單擊鼠標右鍵，選擇“插入”-“模塊”，在右邊欄創(chuàng)建下面的函數(shù)rrr，代碼如下： function rrr(tatol, rr) if rr = 上班 then rrr = 0.6 * tatol elseif rr = 加班 then rrr = 0.5 * tatol elseif rr = 休息日 then rrr = 0.9 * tatol end if end function （如圖9）。 圖 這時關(guān)閉編輯器，只要我們在相應(yīng)的列中輸入rrr(f

17、，b)，那么打完折后的金額就算出來了（如圖10）。 圖10 7、矩陣計算 excel的強大計算功能，不但能夠進行簡單的四則運算，也可以進行數(shù)組、矩陣的計算。 （1）數(shù)組和矩陣的定義 矩陣不是一個數(shù)，而是一個數(shù)組。在excel里，數(shù)組占用一片單元域，單元域用大括號表示，例如a1：c3，以便和普通單元域a1：c3相區(qū)別。設(shè)置時先選定單元域，同時按shiftctrlenter鍵，大括弧即自動產(chǎn)生，數(shù)組域得以確認。 一個單元格就是一個變量，一片單元域也可以視為一組變量。為了計算上的方便，一組變量最好給一個數(shù)組名。例如a=a1：c3、b=e1:g3等。數(shù)組名的設(shè)置步驟是：選定數(shù)組域，單擊“插入”菜單，選

18、擇“名稱”項中的“定義”命令，輸入數(shù)組名，單擊“確定”按鈕即可。更簡單的命名辦法為：選擇數(shù)組域，單擊名稱框，直接輸入名稱就行了。 矩陣函數(shù)是excel進行矩陣計算的專用模塊。用“插入”“函數(shù)”命令打開“粘貼函數(shù)”對話框（如圖11），選中函數(shù)分類欄中的“數(shù)學(xué)與三角函數(shù)”，在右邊欄常用的矩陣函數(shù)有： mdeterm計算一個矩陣的行列式； minverse計算一個矩陣的逆矩陣； mmult計算兩個矩陣的乘積； sumproduct計算所有矩陣對應(yīng)元素乘積之和。 圖11 （2）矩陣的基本計算 數(shù)組計算和矩陣計算有很大的區(qū)別，比如下面這個例子中，a和b都是定義好的數(shù)組，因為這兩個數(shù)組都是33的，輸出結(jié)果

19、也是33個單元格。計算時先選定矩陣計算結(jié)果的輸出域，為33的單元格區(qū)域，然后輸入公式。如果輸入“=ab”或“=a-b”，計算結(jié)果是數(shù)組對應(yīng)項相加或相減，輸入“=a*b”表示數(shù)組a和b相乘，輸入“=a/b”表示數(shù)組a除數(shù)組b。如果要進行矩陣計算，就要用到相應(yīng)的矩陣函數(shù)。矩陣相加、相減與數(shù)組的加減表達形式是一樣的，也是“=ab”和“=a-b”，表示矩陣相乘可以輸入“=mmult(a，b)”，而矩陣相除是矩陣a乘b的逆矩陣，所以計算公式是“=mmult(a，minverse（b）)”。公式輸入后，同時按shiftctrlenter鍵得到計算結(jié)果。 對于更復(fù)雜的矩陣計算，可以采用分步計算。 8、自動切

20、換輸入法 在一張工作表中，往往是既有數(shù)據(jù)，又有文字，這樣在輸入時就需要來回在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常麻煩。 如果你要輸入的東西很有規(guī)律性，比如這一列全是單詞，下一列全是漢語解釋，你可以用以下方法實現(xiàn)自動切換。方法是： （1）選中要輸入英文的列，單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“有效性.”命令，在彈出的“數(shù)據(jù)有效性”對話框中，選中“輸入法模式”選項卡，在“模式”框中選擇“關(guān)閉（英文模式）”命令，單擊“確定”按鈕（如圖12）。 圖12 （2）選中要輸入漢字的列，在“有效數(shù)據(jù)”對話框中，單擊“ime模式”選項卡，在“模式”框中選擇“打開”命令，單擊“確定”按鈕。這樣，當光標在前一列時，可以輸入英文，在下

21、一列時，直接可以輸入中文，從而實現(xiàn)了中英文輸入方式之間的自動切換。 9、批量刪除空行 有時我們需要刪除excel工作薄中的空行，一般做法是將空行一一找出，然后刪除。如果工作表的行數(shù)很多，這樣做就非常不方便。我們可以利用“自動篩選”功能，把空行全部找到，然后一次性刪除。 做法：先在表中插入新的一個空行，然后按下ctrl+a鍵，選擇整個工作表，用鼠標單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“篩選”項中的“自動篩選”命令。這時在每一列的頂部，都出現(xiàn)一個下拉列表框，在典型列的下拉列表框中選擇“空白”，直到頁面內(nèi)已看不到數(shù)據(jù)為止（如圖13）。 圖13 在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，單擊“編輯”菜單，選擇“刪除行”命令，然后

22、按“確定”按鈕。這時所有的空行都已被刪去，再單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選取“篩選”項中的“自動篩選”命令，工作表中的數(shù)據(jù)就全恢復(fù)了。插入一個空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。 如果想只刪除某一列中的空白單元格，而其它列的數(shù)據(jù)和空白單元格都不受影響，可以先復(fù)制 此列，把它粘貼到空白工作表上，按上面的方法將空行全部刪掉，然后再將此列復(fù)制，粘貼到原工作表的相應(yīng)位置上。 10、如何避免錯誤信息 在excel中輸入公式后，有時不能正確地計算出結(jié)果，并在單元格內(nèi)顯示一個錯誤信息，這些錯誤的產(chǎn)生，有的是因公式本身產(chǎn)生的，有的不是。下面就介紹一下幾種常見的錯誤信息，并提出避免出錯的辦法。 ）錯誤值： 含義：輸入到單元格中

23、的數(shù)據(jù)太長或單元格公式所產(chǎn)生的結(jié)果太大，使結(jié)果在單元格中顯示不下?；蚴侨掌诤蜁r間格式的單元格做減法，出現(xiàn)了負值。 解決辦法：增加列的寬度，使結(jié)果能夠完全顯示。如果是由日期或時間相減產(chǎn)生了負值引起的，可以改變單元格的格式，比如改為文本格式，結(jié)果為負的時間量。 ）錯誤值：div/0! 含義：試圖除以0。這個錯誤的產(chǎn)生通常有下面幾種情況：除數(shù)為0、在公式中除數(shù)使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。 解決辦法：修改單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。 ）錯誤值：value! 含義：輸入引用文本項的數(shù)學(xué)公式。如果使用了不正確的參數(shù)或運算符，或者當執(zhí)行自動更正公式功能時不能更正公式

24、，都將產(chǎn)生錯誤信息value!。 解決辦法：這時應(yīng)確認公式或函數(shù)所需的運算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如，單元格c4中有一個數(shù)字或邏輯值，而單元格d4包含文本，則在計算公式=c4d4時，系統(tǒng)不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型，因而返回錯誤值value!。 ）錯誤值：ref! 含義：刪除了被公式引用的單元格范圍。 解決辦法：恢復(fù)被引用的單元格范圍，或是重新設(shè)定引用范圍。 ）錯誤值：n/a 含義：無信息可用于所要執(zhí)行的計算。在建立模型時，用戶可以在單元格中輸入#n/a，以表明正在等待數(shù)據(jù)。任何引用含有#n/a值的單元格都將返回#n/a。 解決辦法：在等待數(shù)據(jù)的單元格內(nèi)填充上數(shù)

25、據(jù)。 ）錯誤值：name? 含義：在公式中使用了excel所不能識別的文本，比如可能是輸錯了名稱，或是輸入了一個已刪除的名稱，如果沒有將文字串括在雙引號中，也會產(chǎn)生此錯誤值 解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產(chǎn)生這類錯誤，應(yīng)確認使用的名稱確實存在；如果是名稱，函數(shù)名拼寫錯誤應(yīng)就改正過來；將文字串括在雙引號中；確認公式中使用的所有區(qū)域引用都使用了冒號（：）。例如：sum（c1：c10）。 注意將公式中的文本括在雙引號中。 ）錯誤值：num! 含義：提供了無效的參數(shù)給工作表函數(shù)，或是公式的結(jié)果太大或太小而無法在工作表中表示。 解決辦法：確認函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確。如果是公式結(jié)果太大或太小，就要

26、修改公式，使其結(jié)果在-110307和110307之間。 ）錯誤值：null！ 含義：在公式中的兩個范圍之間插入一個空格以表示交叉點，但這兩個范圍沒有公共單元格。比如輸入：“=sum(a1:a10 c1:c10)”，就會產(chǎn)生這種情況。 解決辦法： 取消兩個范圍之間的空格。上式可改為“=sum(a1:a10 ,c1:c10)” 11、宏的應(yīng)用 宏是一個指令集，用來告訴excel來完成用戶指定的動作。宏類似于計算機程序，但是它是完全運行于excel之中的，我們可以使用宏來完成枯燥的、頻繁的重復(fù)性工作。 宏完成動作的速度比用戶自己做要快得多。例如，我們可以創(chuàng)建一個宏，用來在工作表的每一行上輸入一組日期

27、，并在每一單元格內(nèi)居中對齊日期，然后對此行應(yīng)用邊框格式。我們還可以創(chuàng)建一個宏，在“頁面設(shè)置”對話框中指定打印設(shè)置并打印文檔。 由于宏病毒的影響和對編程的畏懼心理，使很多人不敢用“宏”，或是不知道什么時候可以找宏來幫忙。其實你盡管放心大膽地去用，如果只是用“錄制宏”的方法，根本就沒有什么難的，只是把一些操作象用錄音機一樣錄下來，到用的時候，只要執(zhí)行這個宏，系統(tǒng)就會把那操作再執(zhí)行一遍。 下面給出了宏的應(yīng)用場合，只要用“錄制宏”就可以幫你完成任務(wù)，而不需要編程。如果想對所錄制的宏再進行編輯，就要有一定的vba知識了。 * 設(shè)定一個每個工作表中都需要的固定形式的表頭； * 將單元格設(shè)置成一種有自己風(fēng)格

28、的形式； * 每次打印都固定的頁面設(shè)置； * 頻繁地或是重復(fù)地輸入某些固定的內(nèi)容，比如排好格式的公司地址、人員名單等； * 創(chuàng)建格式化表格； * 插入工作表或工作薄等。 需要指出的是，excel中的宏與word中的宏有些不同之處，對于錄制的操作，它會記住單元格的坐標（即所有的引用都是絕對的），所以在涉及到與位置有關(guān)的操作時，要格外注意。如果相用相對引用，可以借助于offset方法，比如下面的語句： activecell.offset(1,0). range(a1).select 宏的應(yīng)用是很廣的，上面提到的只是一點點，如果真的用起來，你會發(fā)現(xiàn)它有更豐富的內(nèi)容和更靈活的應(yīng)用方法。 12、圖表的應(yīng)

29、用技巧 excel提供了14種標準的圖表類型，每一種都具有多種組合和變換。在眾多的圖表類型中，選用那一種圖表更好呢？ 根據(jù)數(shù)據(jù)的不同和使用要求的不同，可以選擇不同類型的圖表。圖表的選擇主要同數(shù)據(jù)的形式有關(guān)，其次才考慮感覺效果和美觀性。 下面給出了一些常見的規(guī)則。 面積圖：顯示一段時間內(nèi)變動的幅值。當有幾個部分正在變動，而你對那些部分總和感興趣時，他們特別有用。面積圖使你看見單獨各部分的變動，同時也看到總體的變化。 條形圖：由一系列水平條組成。使得對于時間軸上的某一點，兩個或多個項目的相對尺寸具有可比性。比如：它可以比較每個季度、三種產(chǎn)品中任意一種的銷售數(shù)量。條形圖中的每一條在工作表上是一個單獨

30、的數(shù)據(jù)點或數(shù)。因為它與柱形圖的行和列剛好是調(diào)過來了，所以有時可以互換使用。 柱形圖：由一系列垂直條組成，通常用來比較一段時間中兩個或多個項目的相對尺寸。例如：不同產(chǎn)品季度或年銷售量對比、在幾個項目中不同部門的經(jīng)費分配情況、每年各類資料的數(shù)目等。條形圖是應(yīng)用較廣的圖表類型，很多人用圖表都是從它開始的。 折線圖：被用來顯示一段時間內(nèi)的趨勢。比如：數(shù)據(jù)在一段時間內(nèi)是呈增長趨勢的，另一段時間內(nèi)處于下降趨勢，我們可以通過折線圖，對將來作出預(yù)測。例如：速度-時間曲線、推力-耗油量曲線、升力系數(shù)-馬赫數(shù)曲線、 壓力-溫度曲線、疲勞強度-轉(zhuǎn)數(shù)曲線、轉(zhuǎn)輸功率代價-傳輸距離曲線等，都可以利用折線圖來表示，一般在工

31、程上應(yīng)用較多，若是其中一個數(shù)據(jù)有幾種情況，折線圖里就有幾條不同的線，比如五名運動員在萬米過程中的速度變化，就有五條折線，可以互相對比，也可以對添加趨勢線對速度進行預(yù)測。 股價圖：是具有三個數(shù)據(jù)序列的折線圖，被用來顯示一段給定時間內(nèi)一種股標的最高價、最低價和收盤價。通過在最高、最低數(shù)據(jù)點之間畫線形成垂直線條，而軸上的小刻度代表收盤價。股價圖多用于金融、商貿(mào)等行業(yè)，用來描述商品價格、貨幣兌換率和溫度、壓力測量等，當然對股價進行描述是最拿手的了。 餅形圖：在用于對比幾個數(shù)據(jù)在其形成的總和中所占百分比值時最有用。整個餅代表總和，每一個數(shù)用一個楔形或薄片代表。比如：表示不同產(chǎn)品的銷售量占總銷售量的百分比

32、，各單位的經(jīng)費占總經(jīng)費的比例、收集的藏書中每一類占多少等。餅形圖雖然只能表達一個數(shù)據(jù)列的情況，但因為表達得清楚明了，又易學(xué)好用，所以在實際工作中用得比較多。如果想多個系列的數(shù)據(jù)時，可以用環(huán)形圖。 雷達圖：顯示數(shù)據(jù)如何按中心點或其他數(shù)據(jù)變動。每個類別的坐標值從中心點輻射。來源于同一序列的數(shù)據(jù)同線條相連。你可以采用雷達圖來繪制幾個內(nèi)部關(guān)聯(lián)的序列，很容易地做出可視的對比。比如：你有三臺具有五個相同部件的機器，在雷達圖上就可以繪制出每一臺機器上每一部件的磨損量。 xy散點圖：展示成對的數(shù)和它們所代表的趨勢之間的關(guān)系。對于每一數(shù)對，一個數(shù)被繪制在x軸上，而另一個被繪制在y軸上。過兩點作軸垂線，相交處在圖

33、表上有一個標記。當大量的這種數(shù)對被繪制后，出現(xiàn)一個圖形。散點圖的重要作用是可以用來繪制函數(shù)曲線，從簡單的三角函數(shù)、指數(shù)函數(shù)、對數(shù)函數(shù)到更復(fù)雜的混合型函數(shù)，都可以利用它快速準確地繪制出曲線，所以在教學(xué)、科學(xué)計算中會經(jīng)常用到。 還有其他一些類型的圖表，比如圓柱圖、圓錐圖、棱錐圖，只是條形圖和柱形圖變化而來的，沒有突出的特點，而且用得相對較少，這里就不一一贅述。這里要說明的是：以上只是圖表的一般應(yīng)用情況，有時一組數(shù)據(jù)，可以用多種圖表來表現(xiàn)，那時就要根據(jù)具體情況加以選擇。 對有些圖表，如果一個數(shù)據(jù)序列繪制成柱形，而另一個則繪制成折線圖或面積圖，則該圖表看上去會更好些。 在exce中l(wèi)允許這創(chuàng)建這樣的組

34、合圖表，但如果想創(chuàng)建一種excel不允許的組合圖表類型，比如不可能將一個二維圖同一個三維圖表混在一起，這種組合是不可能的，系統(tǒng)就會顯示錯誤信息。怎么建立混合圖表呢？單擊“圖表向?qū)А卑粹o，選擇“自定義類型”選項卡，這里還躲著二十種圖表類型（如圖14），也有各種組合形式。如果你對這些內(nèi)部定義的形式還不滿意，就單擊“自定義”選項鈕，按照向?qū)ё约憾x全新的圖表類型。excel35招必學(xué)秘技也許你已經(jīng)在excel中完成過上百張財務(wù)報表，也許你已利用excel函數(shù)實現(xiàn)過上千次的復(fù)雜運算，也許你認為excel也不過如此，甚至了無新意。但我們平日里無數(shù)次重復(fù)的得心應(yīng)手的使用方法只不過是excel全部技巧的百分

35、之一。本專題從excel中的一些鮮為人知的技巧入手，領(lǐng)略一下關(guān)于excel的別樣風(fēng)情。 一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示 在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。 1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。 2.按“添加”按鈕

36、，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等于1500，字體設(shè)置為“藍色”；小于1000，字體設(shè)置為“棕色”)。 3.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕。 看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。 二、建立分類下拉列表填充項 我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。 1.在sheet2中，將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”等)分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。 2.選中a列(“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列)，在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進行確認。 仿照上面的操作

37、，將b、c列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)” 3.切換到sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列(如c列)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設(shè)置”標簽中，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個體企業(yè)”序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。 再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如d列)，再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式：=indirect(c1)，確定退出。 4.選中c列任意單元格(如c4)，單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格

38、對應(yīng)的d列單元格(如d4)，單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。 提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。 三、建立“常用文檔”新菜單 在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調(diào)用。 1.在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。 按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱(如“常用文檔”)。 2.再在“類別”下面任選一

39、項(如“插入”選項)，在右邊“命令”下面任選一項(如“超鏈接”選項)，將它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操作對它進行命名(如“工資表”等)，建立第一個工作簿文檔列表名稱。 重復(fù)上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。 3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項(如“工資表”等)，右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾，并選中該工作簿文檔。 重復(fù)上面的操作，將菜單項和與它對應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。 4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”

40、菜單，單擊其中的相應(yīng)選項即可。 提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。 四、制作“專業(yè)符號”工具欄 在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。 1.執(zhí)行“工具宏錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名?如“fuhao1”?并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。 仿照上

41、面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。 2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱“專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。 切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業(yè)符號”欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。 3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。 4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應(yīng)的宏(如fuhao1等)，確定退出。 重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。 5.關(guān)閉“自定

42、義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。 五、用“視面管理器”保存多個打印頁面 有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。 1.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行(或列)標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行(或列)隱藏起來。 2.執(zhí)行“視圖視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱(如“上報表”)后，單擊“確定”按鈕。 3.將隱藏的行(或列)顯示出來，并重復(fù)上述操作，“添加”好其它的打印視面。 4.以后需要

43、打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就ok了。 六、讓數(shù)據(jù)按需排序 如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。 1.執(zhí)行“格式選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機關(guān),車隊,一車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。 2.選中“部門”列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)排序”命令，打開“排序”對

44、話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進行了排序。 七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來 工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。 1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格(區(qū)域)，執(zhí)行“格式單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；”(三個英文狀態(tài)下的分號)。 2.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。 3.執(zhí)行“工具保護保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設(shè)置好密碼后，“確定”返回。

45、經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。 提示：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。 八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn) 在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢? 選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開”選項后，“確定”退出。 以后當選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法(

46、輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關(guān)閉。 九、讓“自動更正”輸入統(tǒng)一的文本 你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如電腦報而煩惱呢?那就往下看吧。 1.執(zhí)行“工具自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。 2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫)，在“替換為”下面的方框中輸入“電腦報”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。 3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw”字符?此時可以不考慮“pcw”的大小寫?，然后確認一下就成了。 十、在excel中自定義函數(shù) excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自

47、定義一個函數(shù)，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數(shù)： 1.執(zhí)行“工具宏visual basic編輯器”菜單命令(或按“alt+f11”快捷鍵)，打開visual basic編輯窗口。 2.在窗口中，執(zhí)行“插入模塊”菜單命令，插入一個新的模塊模塊1。 3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼： function v(a,b,h)v = h*(a+b)/2end function 4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。 以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。 提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。 十一、表頭下面襯張圖片 為工作表添加的背景，是襯在整個工作

48、表下面的，能不能只襯在表頭下面呢? 1.執(zhí)行“格式工作表背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。 2.在按住ctrl鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉，同時選中這些單元格(區(qū)域)。 3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中，選中“白色”。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒有襯圖片了(其實，是圖片被“白色”遮蓋了)。 提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。 十二、用連字符“&”來合并文本 如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，

49、不需要利用函數(shù)，一個小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將b、c、d列合并到一列中)。 1.在d列后面插入兩個空列(e、f列)，然后在d1單元格中輸入公式：=b1&c1&d1。 2.再次選中d1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到d列下面的單元格中，b、c、d列的內(nèi)容即被合并到e列對應(yīng)的單元格中。 3.選中e列，執(zhí)行“復(fù)制”操作，然后選中f列，執(zhí)行“編輯選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數(shù)值”選項，按下“確定”按鈕，e列的內(nèi)容(不是公式)即被復(fù)制到f列中。 4.將b、c、d、e列刪除，完成合并工作。 提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實現(xiàn)，但此時如果刪除b、c、

50、d列，公式會出現(xiàn)錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。 生成績條 常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或vba的方法來實現(xiàn)，這對于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實現(xiàn)的簡便方法。 此處假定學(xué)生成績保存在sheet1工作表的a1至g64單元格區(qū)域中，其中第1行為標題，第2行為學(xué)科名稱。 1.切換到sheet2工作表中，選中a1單元格，輸入公式：=if(mod(row()，3)=0，if(0mod?row()，3(=1，sheet1！a，index(sheet1！$a：$g，int(row()+4)/3)+1)，column()。 2.

51、再次選中a1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到b1至g1單元格中；然后，再同時選中a1至g1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到a2至g185單元格中。 至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。 3.調(diào)整好行高和列寬后，同時選中a1至g2單元格區(qū)域(第1位學(xué)生的成績條區(qū)域)，按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作)。 4.同時選中a1至g3單元格區(qū)域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標左鍵，自a4拖拉至g186單元格區(qū)域，為所有的成績條添加邊框。 按“打印”按鈕

52、，即可將成績條打印出來。 十四、excel幫你選函數(shù) 在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。excel的“搜索函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。 執(zhí)行“插入函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對話框，在“搜索函數(shù)”下面的方框中輸入要求(如“計數(shù)”)，然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計數(shù)”有關(guān)的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。 十五、同時查看不同工作表中多個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù) 有時，我們編輯某個工作表(sheet1)時，需要查看其它工作表中(sheet2、sheet3)某個單元格的內(nèi)容，可以利用excel的“

53、監(jiān)視窗口”功能來實現(xiàn)。 執(zhí)行“視圖工具欄監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它“監(jiān)視點”。 以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)視點單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。 十六、為單元格快速畫邊框 在excel 2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，excel 2002對此功能進行了全新的拓展。 單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執(zhí)行“視圖工具欄邊框”命令，展開“邊框”工具欄。 單

54、擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。 提示：如果畫錯了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。 十七、控制特定單元格輸入文本的長度 你能想象當你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候，excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊!要實現(xiàn)這一功能，對excel來說，也并不難。 例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于”，且“長度”為“4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯警告”設(shè)為“停止”，并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和