品質(zhì)管理部工作手冊(第三稿)

1、品質(zhì)管理部工作手冊2011品質(zhì)管理部2011年2月目錄第一章品質(zhì)管理部的工作核心2第二章品質(zhì)管理部工作職能3第三章品質(zhì)管理部人員架構(gòu)圖4第四章崗位工作職責(zé)5第五章績效評估8第六章品質(zhì)管理部工作流程11第七章貨物進出倉庫流程19第八章部門管理規(guī)定22相關(guān)表格：表格1：Packing List11表格2：驗貨報告14表格3：新供應(yīng)商評估表15表格4：報銷單18表格5：入倉單20表格6：出倉單21第一章 品質(zhì)管理部的工作核心一、 工作目標(biāo)：為公司采購的產(chǎn)品把好質(zhì)量關(guān)。二、 品質(zhì)管理部工作核心：1. 產(chǎn)品質(zhì)量檢驗 2. 監(jiān)裝貨柜3. 產(chǎn)品和競爭對手信息反饋 第二章 品質(zhì)管理部工作職能一、 工作職責(zé)：(

2、一) 供應(yīng)商的選擇1. 通過網(wǎng)絡(luò)咨詢信息等途徑搜索國內(nèi)最有價格優(yōu)勢的廠家，并與其達成合作意向。2. 通過市場調(diào)研報告，把握市場動態(tài)，調(diào)整供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。3. 持續(xù)不斷的尋求合作的最佳條款，為公司達成業(yè)務(wù)利益最大化。(二) 商品開發(fā)1. 確定分公司及客戶需求的商品定位取向，開發(fā)引進最適合的商品。2. 通過市場調(diào)研報告，把握市場動態(tài)，及時調(diào)整商品品質(zhì)管理策略。3. 根據(jù)市場需要，組織、審核商品市場價格的變化，尋求最具競爭力的品質(zhì)管理價格。(三) 品質(zhì)管理訂單1. 了解分公司的銷售情況，根據(jù)運營部和國際業(yè)務(wù)部的訂單及時跟蹤品質(zhì)管理合同。2. 積極配合處理滯銷、破損的商品以及分公司及客戶的質(zhì)量投訴。3.

3、保證品質(zhì)管理訂單的交貨準(zhǔn)時性及產(chǎn)品的質(zhì)量，確保出口流程的順暢。4. 談判品質(zhì)管理訂單的最佳價格及付款條件。(四) 商品出貨1. 加強對供應(yīng)商的管理及密切溝通，保證訂單裝柜時間的準(zhǔn)確性和及時性。2. 加強重貨工廠配貨的庫存管理，降低庫存損耗的風(fēng)險。3. 負(fù)責(zé)倉庫庫存的管理，保證商品的合理庫存，保持與運營和業(yè)務(wù)部的密切溝通，加快庫存的出貨。(五) 商品資料維護1. 負(fù)責(zé)商品資料的維護，保證商品資料信息的準(zhǔn)確性。2. 負(fù)責(zé)品質(zhì)管理部與分公司、運營部，國際業(yè)務(wù)部以及供應(yīng)商之間的信息溝通。3. 跟蹤分析商品各項數(shù)據(jù)，為品質(zhì)管理決策提供依據(jù)。4. 負(fù)責(zé)公司商品合同檔案管理工作及ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護。第三章

4、 品質(zhì)管理部人員架構(gòu)圖第四章 崗位工作職責(zé)一、 品質(zhì)管理經(jīng)理(一) 工作職責(zé)1. 負(fù)責(zé)制定和實施本部門的總體業(yè)務(wù)戰(zhàn)略目標(biāo)，建立健全的部門管理體系和組織結(jié)構(gòu)。2. 在遵循公司總體經(jīng)營策略下，領(lǐng)導(dǎo)品質(zhì)管理部門達成公司的品質(zhì)管理計劃，達成公司利潤最大化的目標(biāo)。3. 主持本部門的日常管理工作，并對所承擔(dān)的工作負(fù)責(zé)。(二) 主要工作內(nèi)容1. 堅決服從總經(jīng)理的統(tǒng)一指揮，認(rèn)真執(zhí)行其工作指令，一切管理行為向總經(jīng)理負(fù)責(zé)。2. 主持品質(zhì)管理部各項工作，確保各項品質(zhì)管理任務(wù)的完成。3. 調(diào)查研究各業(yè)務(wù)部門產(chǎn)品的需求，熟悉各種產(chǎn)品的供應(yīng)渠道和市場變化情況，指導(dǎo)并監(jiān)督品質(zhì)管理員開展業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)技能，確保公司產(chǎn)品的

5、品質(zhì)管理。4. 監(jiān)督參與大批量商品訂貨的業(yè)務(wù)洽談，檢查合同的執(zhí)行和落實情況。5. 按計劃完成各產(chǎn)品的品質(zhì)管理任務(wù)，并最大限度地爭取有利于公司的價格及付款條件。6. 認(rèn)真督促檢查各品質(zhì)管理員的品質(zhì)管理進程和價格控制。7. 定期向總經(jīng)理匯報品質(zhì)管理實施情況和產(chǎn)品開發(fā)情況。8. 嚴(yán)格控制庫存，減少庫存的保存時間和額外費用的發(fā)生，加快已完成訂單的出貨。9. 要積極主動配合業(yè)務(wù)部門做好每個項目方案，并與業(yè)務(wù)部門達成共識。10. 合理安排品質(zhì)管理員和品質(zhì)管理助理的工作職責(zé)。11. 嚴(yán)格控制產(chǎn)品質(zhì)量的檢驗，并嚴(yán)格控制費用。12. 跟蹤產(chǎn)品質(zhì)量等方面的投訴問題，最大程度的減少公司的損失，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，避免問題

6、重復(fù)發(fā)生。13. 對新加入的同事進行培訓(xùn)，使其盡快達到公司的要求。14. 建立品質(zhì)管理價格成交的歷史數(shù)據(jù)庫。15. 組織部門內(nèi)部會議，共同分享經(jīng)驗和解決問題。16. 完成總經(jīng)理交辦的其他任務(wù)。17. 與品質(zhì)管理本部及分公司保持密切溝通與配合。18. 組織本部門員工業(yè)務(wù)培訓(xùn)。19. 樹立公司的專業(yè)形象，保證公司的名譽不受到侵害。20. 改進品質(zhì)管理的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)員工的考核工作，在授權(quán)范圍內(nèi)核定員工的升職、調(diào)動、調(diào)薪等。二、 品質(zhì)管理員(一) 主要職責(zé)1. 尋找最適合公司業(yè)務(wù)需求的產(chǎn)品，要求價格市場最低。2. 開發(fā)篩選合作的供應(yīng)商，并談判最佳的品質(zhì)管理交易條件。3. 與各部門保持密切有效的

7、合作，保證業(yè)務(wù)流程的順利進程。4. 有效的管理產(chǎn)品及供應(yīng)商資源，并進行有效的評估，并進一步的尋求更好的市場資源。5. 對品質(zhì)管理各項數(shù)據(jù)進行合理化的分析，并制定相應(yīng)的工作計劃。6. 管理品質(zhì)管理助理的工作，并對其進行考核及培訓(xùn)，不斷的提高助理業(yè)務(wù)方面的能力。(二) 主要工作內(nèi)容1. 堅決服從品質(zhì)管理經(jīng)理統(tǒng)一指揮，認(rèn)真執(zhí)行其工作指令，一切工作行為向品質(zhì)管理經(jīng)理匯報。2. 嚴(yán)格認(rèn)真按照公司品質(zhì)管理流程進行產(chǎn)品的開發(fā)。3. 嚴(yán)格認(rèn)真按照公司品質(zhì)管理流程進行產(chǎn)品的品質(zhì)管理，按要求與供應(yīng)商簽訂合同。4. 品質(zhì)管理員要嚴(yán)格按流程執(zhí)行并做到貨比三家，控制降低品質(zhì)管理成本，對供應(yīng)商進行管理及考評，淘汰不合格供

8、應(yīng)商。5. 訂貨時掌握好實際庫存和在途產(chǎn)品情況，在有庫存的情況下要以先出庫存為主。6. 跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)情況，督促供應(yīng)商按時按質(zhì)交貨。7. 貨物生產(chǎn)完畢后，按要求申請安排QC驗貨，嚴(yán)格控制產(chǎn)品質(zhì)量。8. 按公司和合同規(guī)定，提前做好付款計劃。9. 按公司要求，及時向工廠追回增值稅發(fā)票。10. 了解競爭對手的品質(zhì)管理情況及價格。11. 對供應(yīng)商進行分類和管理。12. 對產(chǎn)品做好成本分析。13. 了解所負(fù)責(zé)產(chǎn)品的價格和原材料的市場信息和變化，及時向品質(zhì)管理經(jīng)理匯報情況。14. 品質(zhì)管理過程出現(xiàn)問題或突發(fā)事件及時向經(jīng)理反映、溝通并解決。15. 參加本部門員工業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并和其他部門的員工互相交流和學(xué)習(xí)產(chǎn)

9、品知識。16. 樹立公司的專業(yè)形象，保證公司的名譽不受到侵害。17. 對品質(zhì)管理助理合理的安排工作，并提供指導(dǎo)，使其業(yè)務(wù)能力的不斷提高。三、 品質(zhì)管理部助理(一) 主要職責(zé)1. 堅決服從品質(zhì)管理經(jīng)理的工作安排，負(fù)責(zé)部門工作的整理和搜集。2. 嚴(yán)格認(rèn)真按照部門工作流程作業(yè)。(二) 主要工作內(nèi)容1. 訂單登記管理：更新記錄業(yè)務(wù)部和運營部的訂單(包括新訂單，更改或取消訂單)，并分派到相應(yīng)的品質(zhì)管理員簽收，督促品質(zhì)管理更新訂單登記表，確保信息的及時性和完整性。2. 收集并記錄每天各地倉庫進、出倉的數(shù)據(jù)，月尾做好盤點表給財務(wù)。3. 每天上網(wǎng)收集鋼材和有色金色的最新價格，確保數(shù)據(jù)的更新。4. 追蹤QC的驗

10、貨報告和裝柜圖片。5. 匯總品質(zhì)管理每周匯款計劃，并準(zhǔn)時提交給財務(wù)。6. 收集匯總品質(zhì)管理的成本變化跟蹤表。7. 定期對各項品質(zhì)管理數(shù)據(jù)進行匯總和分析。8. 負(fù)責(zé)部門各項會議的準(zhǔn)備工作并做會議記錄。9. 收錄品質(zhì)管理部門各個同事的工作表現(xiàn)，工作出錯率及工作作業(yè)的回復(fù)表現(xiàn)。10. ERP系統(tǒng)各項數(shù)據(jù)的維護。11. 待辦事項的跟蹤還有其他臨時統(tǒng)計工作。第五章 績效評估考核對象： 品質(zhì)管理員/倉庫管理員考核目的： 建立公司考核業(yè)績及工作評估的績效評估標(biāo)準(zhǔn)，體現(xiàn)員工的個人工作水平，促進公司業(yè)績表現(xiàn)的提升，同時，通過評估的平臺幫助員工提高考核內(nèi)容： 品質(zhì)管理額25%，新產(chǎn)品開發(fā)10%，供應(yīng)商管理35%，

11、工作表現(xiàn)15%，綜合能力15%。評 分 者： 總經(jīng)理、品質(zhì)管理經(jīng)理一、 品質(zhì)管理額（25%）品質(zhì)管理員的日常工作量主要是依據(jù)品質(zhì)管理額，因為每類產(chǎn)品的品質(zhì)管理難易程度不一致，工作量也不一樣。評估方法：按產(chǎn)品類別定系數(shù)，未經(jīng)品質(zhì)管理經(jīng)理審批同意，產(chǎn)品屬性不得更改。品質(zhì)管理額以2008年實際品質(zhì)管理額為基數(shù)，每增長10%加1分，最高增長即滿分25分。注：品質(zhì)管理額的任務(wù)指標(biāo)由品質(zhì)管理經(jīng)理根據(jù)公司的發(fā)展方向及品類的定義來制定。該項基準(zhǔn)分為15分，增長率每增長10%加2.5分，滿分25分。二、 新產(chǎn)品開發(fā)（10%，標(biāo)準(zhǔn)因各人而異）該項基準(zhǔn)分為6分，每開發(fā)一個新產(chǎn)品加1分，滿分10分。三、 供應(yīng)商管理（

12、35%）(一) 產(chǎn)品性價比（20%）1. 按付款條件劃分7個檔次進行評分；同時，價格的浮動范圍作為參考標(biāo)準(zhǔn)。付款條件定金全部付款發(fā)貨部分付款發(fā)貨15天30天45天60天分值區(qū)間0.50.50.50.50.50.50.52. 同行產(chǎn)品性價比該項為客觀評分。(二) 交貨及時率（10%）該項為主觀評分。以ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)為參考依據(jù)，如有特殊情況（如交貨是因其他部門或客觀原因造成的）允許以書面形式提出申訴，以記錄為依據(jù)。(三) 新供應(yīng)商開發(fā)（5%）該項基準(zhǔn)分為3分，每開發(fā)一個新供應(yīng)商加0.2分，滿分5分。四、 工作表現(xiàn)（15%）(一) 工作出錯（10%）-（附責(zé)任過失單）若因為品質(zhì)管理員失職引起的問題，

13、由部門給予書面通知函，相關(guān)責(zé)任品質(zhì)管理員簽名確認(rèn)，經(jīng)濟損失嚴(yán)重的，另做經(jīng)濟處罰。1 沒有造成直接經(jīng)濟損失的，扣0.3分/次。2 造成經(jīng)濟損失1W元（含1W）以下的，扣0.5分/次。3 造成經(jīng)濟損失1W-5W（含5W）的，扣1分/次。4 造成經(jīng)濟損失5W以上的，扣2分/次。該項得分=10分-扣分，該項最低得分0分(二) 工作完成及時率（5%）該項實行扣分制。沒按時完成任務(wù)，每次扣0.5分，由部門秘書登記為準(zhǔn)。該項得分5分-未完成次數(shù)*0.5該項最低得分為0分。五、 綜合能力（15%）(一) 工作態(tài)度任勞任怨，竭盡所能達成任務(wù)，安排工作均能服從并按時完成。工作努力，份內(nèi)工作正常完成，服從工作安排。

14、有責(zé)任心，能自動自發(fā)。交付工作常需督促方能完成。敷衍了事，無責(zé)任心，做事粗心大意。(二) 工作能力由品質(zhì)管理經(jīng)理、總經(jīng)理根據(jù)品質(zhì)管理員的日常工作表現(xiàn)評分：1. 從戰(zhàn)略上滿足公司的要求，包括對公司發(fā)展方向的把握和公司決策層意圖的領(lǐng)會，在品質(zhì)管理環(huán)節(jié)上給予公司支持。2. 貨物供應(yīng)緊張時，公司能得到優(yōu)先供應(yīng)。3. 縮短交貨期。4. 備選供應(yīng)商數(shù)量5. 價格和付款具競爭優(yōu)勢。6. 退貨處理，幫助公司降低庫存。7. 能提出讓各方接受的解決產(chǎn)品質(zhì)量問題的方案，為公司爭取利益。8. 開具發(fā)票速度。9. 出現(xiàn)狀況時的應(yīng)變能力。10. 對負(fù)責(zé)的戰(zhàn)略性產(chǎn)品成本的把握能力和成本分析的正確性。11. 信息反饋能能力，

15、能有效預(yù)測和判斷。(三) 外部溝通及協(xié)調(diào)1. 能積極協(xié)助各部門工作，無其他部門抱怨。2. 能積極協(xié)助各部門工作，偶爾工作爭執(zhí)沒有造成各部門的抱怨。3. 能積極主動協(xié)助各部門工作，偶有其他部門投訴。4. 能積極主動協(xié)助各部門工作，但經(jīng)常因溝通問題造成各部門投訴和抱怨。5. 對各部門要求協(xié)助事項推托，又經(jīng)常有各部門投訴與抱怨。其他部門問卷調(diào)查，品質(zhì)管理經(jīng)理綜合主觀評分。(四) 管理能力：品質(zhì)管理員對品質(zhì)管理助理的培訓(xùn)及管理。該項實行扣分制。品質(zhì)管理助理的工作失誤，品質(zhì)管理員要承擔(dān)連帶的責(zé)任并體現(xiàn)于評估分中。（-0.5分/ 第六章 品質(zhì)管理部工作流程流程說明：11表格1：Packing List 表

16、格2：驗貨報告 表格3：新供應(yīng)商評估表表格4：報銷單第七章 貨物進出倉庫流程一、 簽訂購貨合同的目的：1. 建立與供應(yīng)商長期合作的關(guān)系2. 統(tǒng)一供應(yīng)商管理二、 對象：可保持長期持續(xù)穩(wěn)定合作的所有供應(yīng)商三、 要求：品質(zhì)管理員應(yīng)定期根據(jù)每季度/每年的品質(zhì)管理額作出品質(zhì)管理成本的分析，不斷的爭取合作的最佳價格和條款，并更新購貨合同的內(nèi)容。四、 基本流程：表格5：入倉單表格6：出倉單第八章 部門管理規(guī)定一、 工作制度(一) 時間要求1. 國際業(yè)務(wù)部: 收到產(chǎn)品詢價單，品質(zhì)管理在3個工作日內(nèi)需以書面的形式回復(fù)給國際業(yè)務(wù)部。2. 分公司: 新產(chǎn)品開發(fā)：5個工作日反饋3. 運營部: 訂單下達后，品質(zhì)管理在3

17、個工作日內(nèi)完成品質(zhì)管理訂單，并在合同交貨期的前七天再次確定供應(yīng)商生產(chǎn)進度及更新最終交貨期，并且一天內(nèi)提交packing list；產(chǎn)品需要商檢的提前十天。4. 品質(zhì)管理經(jīng)理批準(zhǔn)新供應(yīng)商開發(fā)評估表后，品質(zhì)管理員需在1個工作日內(nèi)完成發(fā)出供貨合同至供應(yīng)商，并與2個工作日內(nèi)催促工廠簽單回傳并提交審批。5. 付款通知書：提前2天填寫付款發(fā)貨但可見水單發(fā)貨的，視裝柜時間提前一天提前3天填寫付款發(fā)貨的（須到帳的）提前7天填寫發(fā)貨后付款的提前15天填寫需付現(xiàn)金的出貨后的一個工作日內(nèi)完成入庫及出庫系統(tǒng)處理6. 品質(zhì)管理入庫單品質(zhì)管理出庫單7. 對QC驗貨有問題的工廠及貨品，在收到驗貨報告的當(dāng)天以書面的形式回復(fù)處

18、理結(jié)果。8. 其它報告完成時間：供應(yīng)商評估表每半年一次品質(zhì)管理額統(tǒng)計表每季度一次市場價格分析表每月一次新供應(yīng)商開發(fā)表每月一次競爭對手調(diào)查表每月一次(二) 每周例會會議內(nèi)容：1. 公司的總體情況（品質(zhì)管理經(jīng)理） 資金/人事變動/發(fā)展/高層的要求/新的政策等2. 每周工作總結(jié) 品質(zhì)管理部工作出現(xiàn)的問題及解決方案（品質(zhì)管理經(jīng)理） 各個品類的市場情況（品質(zhì)管理員） 品質(zhì)管理訂單的交貨情況（品質(zhì)管理員）3. 培訓(xùn)計劃或品質(zhì)管理方面的信息分享(品質(zhì)管理經(jīng)理）4. 員工的建議（All）（注: 會議內(nèi)容每周公布）(三) 每年兩季廣交會展廳樣品及布置的要求1. 品質(zhì)管理員必須在展會進場布置的前一周確定所有樣品已

19、送至樣品房。對大件的展示樣品，需供應(yīng)商直送會場的，品質(zhì)管理員必須確保送貨日期及具體時間，并到現(xiàn)場簽收樣品。2. 所有展示的樣品必須貼有樣品標(biāo)簽及編號。3. 品質(zhì)管理必須在展會前三天完成展會展示商品的報價，包括產(chǎn)品編號，品名，價格，型號等。4. 樣品送至展會前，品質(zhì)管理員必須再次檢查所有樣品有無質(zhì)量問題，對破損的樣品需及時處理并補送貨。5. 展廳布展的當(dāng)天品質(zhì)管理員需到場完成樣板的陳列，待展會負(fù)責(zé)人驗貨合格方可離開。6. 展會結(jié)束后，品質(zhì)管理員需到場進行樣品清理并撤回，對客戶或供應(yīng)商直接取走的需品質(zhì)管理員簽字確認(rèn)后方可放行。7. 展會期間，品質(zhì)管理員根據(jù)品質(zhì)管理經(jīng)理的時間安排，準(zhǔn)時到達會場，并且

20、按規(guī)定時間才能離開會場，期間不得私自離開處理個人事情，如有特殊原因，需取得品質(zhì)管理經(jīng)理批準(zhǔn)后方可離開。8. 展會后，品質(zhì)管理員需將展會收集的資料進行歸檔整理，并寫書面的報告及總結(jié)給品質(zhì)管理經(jīng)理。(四) 文件歸檔1. 供貨合同2. 新供應(yīng)商開發(fā)評估表3. 供應(yīng)商評估表ERP正式上線后取消4. 運營部訂單5. 國際業(yè)務(wù)部訂單6. 價格分析表/原材料價格變動表7. 競爭對手分析表8. 最新價格表(五) 總結(jié)報告281. 季度總結(jié):品質(zhì)管理額品質(zhì)管理訂單個人工作表現(xiàn)小結(jié)市場行情分析競爭對手分析對品質(zhì)管理助理的工作小結(jié)下一季度的計劃2. 年度總結(jié):上一年的總結(jié)下一年的計劃二、 行政制度(一) 費用審批所有有關(guān)的費用先由品質(zhì)管理經(jīng)理審核簽字，然后交總經(jīng)理審批后交財務(wù)