學校規(guī)章制度之學校檔案管理辦法

1、學校規(guī)章制度之學校檔案管理辦法 一、文書檔案立卷歸檔制度（一）總則第一條 為加強我校文書立卷工作，特制定本制度。第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案后及時交工作人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。（二）文件材料的收集管理第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專（兼）職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知辦公室

2、。第五條 凡本校繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。第七條 各部門專（兼）職文書的職責：1.了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。2.認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的二月份七月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向辦公室辦好交接簽收手續(xù)。3.承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。（三）歸檔范圍第八條 重要的會議材料，包括會議的

3、通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。第九條 上級機關發(fā)來的與本校有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃、表彰等文件材料。第十條 本校對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。第十一條 本校的請示與上級機關的批復。第十二條 本校反映主要職能活動的報告、總結、統(tǒng)計。第十三條 本校的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。第十四條 信訪工作材料。第十五條 本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。第十六條 本校干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。第十七條 本校職工勞動、工資、福利方面的文件材料。第十八條 本校的歷史沿革、大

4、事記及反映本校重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。（四）平時歸卷第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。第二十條 各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。第二十一條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。第二十二條 專（兼）職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。（五）立卷（案卷質量要求）第二十三條 為

5、統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質量，立卷工作由相關處室兼職檔案員配合，辦公室檔案員負責組卷、編目。第二十四條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。第二十六條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有

6、復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。第二十八條 卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。第二十九條 卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄按年度裝訂成冊。第三十一條 有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。第三十二條 案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：案卷裝訂。裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。第三十四條 案卷各部分的排列格式：