北航國(guó)際合作與交流處信息化建設(shè)

1、科學(xué)構(gòu)建外事管理服務(wù)體系 快速實(shí)現(xiàn)國(guó)際交流合作工作巨大發(fā)展 北航 國(guó)際交流合作處 馬進(jìn)喜 處長(zhǎng) 2021年6月30日 - 2 -BEIHANG UNIVERSITY n 北航外事管理服務(wù)體系 n 北航外事工作信息化建設(shè) 目 錄 - 3 -BEIHANG UNIVERSITY n 特色 管理系統(tǒng)化 出國(guó)、引智、交流、合作等各項(xiàng)業(yè)務(wù)各自形成完整體 系，又互為關(guān)聯(lián)、支撐，統(tǒng)一形成國(guó)際交流工作管理 服務(wù)體系 管理規(guī)范化 規(guī)章制度科學(xué)、健全，職責(zé)明確 工作流程完整、細(xì)致，執(zhí)行落實(shí)充分到位 “進(jìn)程表統(tǒng)計(jì)表總結(jié)表” 業(yè)務(wù)信息化 自主開發(fā)外事綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，全面覆蓋各項(xiàng)業(yè) 務(wù)，辦公水平得到跨越式提升 北航

2、外事管理服務(wù)體系 - 4 -BEIHANG UNIVERSITY n 框架體系出國(guó)出境 嚴(yán)格審批制度 雙重審批： 規(guī)范管理模式 建立“兩庫一檔”（出訪人員信息庫、護(hù)照管理庫 、出訪團(tuán)組檔案） 完善服務(wù)機(jī)制 首問責(zé)任制 護(hù)簽專辦制 北航外事管理服務(wù)體系 審批、管理、服務(wù)三位一體 - 5 -BEIHANG UNIVERSITY n 框架體系專家引智 引智工作布局 北航外事管理服務(wù)體系 - 6 -BEIHANG UNIVERSITY n 框架體系專家引智 引智項(xiàng)目管理體系 北航外事管理服務(wù)體系 流程完整、執(zhí)行規(guī)范、管理到位 - 7 -BEIHANG UNIVERSITY n 框架體系交流合作 建立立

3、體管理模式 橫向：區(qū)域國(guó)別管理 縱向：項(xiàng)目管理 創(chuàng)建規(guī)范、細(xì)致的管理流程（以來訪接待為例） 北航外事管理服務(wù)體系 - 8 -BEIHANG UNIVERSITY n 北航國(guó)際交流工作管理服務(wù)體系 北航外事管理服務(wù)體系 合作伙伴網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為核心，各項(xiàng)業(yè)務(wù)有機(jī)關(guān)聯(lián)， 共同發(fā)展，推進(jìn)國(guó)際交流合作工作整體提升 - 9 -BEIHANG UNIVERSITY n 北航外事管理服務(wù)體系 n 北航外事工作信息化建設(shè) 目 錄 - 10 -BEIHANG UNIVERSITY 綜述 n需求 數(shù)據(jù)信息量大，紙質(zhì)管理不利于查詢和統(tǒng)計(jì) 各個(gè)業(yè)務(wù)之間相互獨(dú)立，協(xié)同工作困難 重復(fù)性工作多，亟待提高工作效率 數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

4、，需提高標(biāo)準(zhǔn)化水平 - 11 -BEIHANG UNIVERSITY 綜述 開發(fā)者不明白需求 使用者不懂如何開發(fā) 有變動(dòng)，不易更改 自主設(shè)計(jì)、自主開發(fā) 經(jīng)過多次升級(jí)與改進(jìn)，形成了一套完整、全經(jīng)過多次升級(jí)與改進(jìn)，形成了一套完整、全 面、高效、便捷的面、高效、便捷的外事綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)外事綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng) n建設(shè)中的問題 - 12 -BEIHANG UNIVERSITY 綜述 n特色 業(yè)務(wù)與系統(tǒng)磨合10年，系統(tǒng)完善高效 多業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)互通，提供全方位的管理 業(yè)務(wù)上網(wǎng)，依托網(wǎng)絡(luò)提供全面服務(wù) - 13 -BEIHANG UNIVERSITY 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)模塊化、參數(shù)化，靈活性強(qiáng) 綜述 表單基礎(chǔ)內(nèi)容項(xiàng) 報(bào)告

5、模板 數(shù)據(jù)庫 數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)映 射表 定制化高級(jí) 選項(xiàng) XXXX管理 進(jìn)度管理表 參數(shù) 配置 表 外圍 工具 表單基礎(chǔ)內(nèi)容項(xiàng) 報(bào)告模板 數(shù)據(jù)庫 數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)映 射表 定制化高級(jí) 選項(xiàng) XXXX管理 進(jìn)度管理表 表單基礎(chǔ)內(nèi)容項(xiàng) 報(bào)告模板 數(shù)據(jù)庫 數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)映 射表 定制化高級(jí) 選項(xiàng) XXXX管理 進(jìn)度管理表 表單基礎(chǔ)內(nèi)容項(xiàng) 報(bào)告模板 數(shù)據(jù)庫 數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)映 射表 定制化高級(jí) 選項(xiàng) XXXX管理 進(jìn)度管理表 在線 申請(qǐng) - 14 -BEIHANG UNIVERSITY 綜述 - 15 -BEIHANG UNIVERSITY 用戶前臺(tái) n以師生需求為原則，提供一“站”式服務(wù) 1、在線申請(qǐng) 出國(guó)出境申請(qǐng) 出國(guó)出境提交

6、總結(jié) 舉辦國(guó)際會(huì)議申請(qǐng) 國(guó)際會(huì)議提交總結(jié) 授予名譽(yù)學(xué)銜申請(qǐng) 聘請(qǐng)外籍教師申請(qǐng) 學(xué)生交換項(xiàng)目申請(qǐng) 自動(dòng)生成申請(qǐng)表自動(dòng)生成申請(qǐng)表 - 16 -BEIHANG UNIVERSITY 用戶前臺(tái) n以用師生求為原則，提供一“站”式服務(wù) 2、在線查閱信息 詳細(xì)辦事流程 相關(guān)文件下載 各國(guó)簽證要求 文件填寫說明和樣表 外事軟件使用指南 - 17 -BEIHANG UNIVERSITY 用戶前臺(tái) n以師生需求為原則，提供一“站”式服務(wù) 3、在線查詢辦理進(jìn)度（以出國(guó)為例） Step 1校內(nèi)審批-已完成 請(qǐng)來出國(guó)出境科取批件，去人事處（辦公樓423）辦 理政審 Step 2辦理證件-已完成 請(qǐng)點(diǎn)擊查詢個(gè)人證件信息

7、，并準(zhǔn)備簽證材料 Step 3辦理簽證-正在進(jìn)行中 請(qǐng)耐心等候 - 18 -BEIHANG UNIVERSITY 用戶前臺(tái) n以師生需求為原則，提供一“站”式服務(wù) 4、在線查閱個(gè)人信息 個(gè)人信息個(gè)人信息 姓名：姓名：張三張三 身份證號(hào)：身份證號(hào)：35896196602115212 證件信息證件信息 證件類型：證件類型：護(hù)照護(hù)照證件號(hào)：證件號(hào)：PE0011001 簽發(fā)日期：簽發(fā)日期：2013-01-01有效截止日期：有效截止日期：2018-01-01 出國(guó)境記錄出國(guó)境記錄 出訪日期：出訪日期：2012-02-11 2012-02-18 國(guó)家國(guó)家/地區(qū)：地區(qū)： 加拿大加拿大任務(wù)類型：任務(wù)類型：學(xué)術(shù)

8、會(huì)議學(xué)術(shù)會(huì)議 - 19 -BEIHANG UNIVERSITY 管理后臺(tái) n一、以業(yè)務(wù)需求為導(dǎo)向，提供高效便捷管理 1、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化 2、內(nèi)容可配置化 3、設(shè)計(jì)人性化 根據(jù)出訪國(guó)家地區(qū)自動(dòng)生成 根據(jù)出訪時(shí)間自動(dòng)生成 - 20 -BEIHANG UNIVERSITY 管理后臺(tái) n一、以業(yè)務(wù)需求為導(dǎo)向，提供高效便捷管理 4、多業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)互通 - 21 -BEIHANG UNIVERSITY 管理后臺(tái) n一、以業(yè)務(wù)需求為導(dǎo)向，提供高效便捷管理 4、多業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)互通 通過關(guān)鍵字匹配、檢索并顯示 后臺(tái)自由設(shè)定關(guān)聯(lián)內(nèi)容 合作伙伴管理：合作伙伴名稱 出國(guó)出境管理：出訪境外單位名稱 聯(lián)系人管理：聯(lián)系人所在單位名稱

9、合作協(xié)議管理：合作單位名稱 名譽(yù)學(xué)銜管理：所在單位名稱 - 22 -BEIHANG UNIVERSITY 合作伙伴詳情頁面 管理后臺(tái) 合作伙伴的 聯(lián)系人資料 （聯(lián)系人管理） 合作伙伴的 歷史來訪記錄 （來訪接待管理） 我校與合作伙伴 簽署的協(xié)議 （合作協(xié)議管理） 我校出訪合作伙伴 的記錄 （出國(guó)出境管理） 雙擊可進(jìn)入“來訪接 待管理”查看詳情 - 23 -BEIHANG UNIVERSITY n 二、充分利用信息化工具，全方位提高工作效率 管理后臺(tái) - 24 -BEIHANG UNIVERSITY n 二、充分利用信息化工具，全方位提高工作效率 管理后臺(tái) - 25 -BEIHANG UNIVE

10、RSITY 管理后臺(tái) n 二、充分利用信息化工具，全方位提高工作效率 1、一鍵式創(chuàng)建報(bào)告 報(bào)告模版可后臺(tái)添加修改 后臺(tái)數(shù)據(jù) 一鍵 創(chuàng)建報(bào)告 - 26 -BEIHANG UNIVERSITY 管理后臺(tái) - 27 -BEIHANG UNIVERSITY 管理后臺(tái) - 28 -BEIHANG UNIVERSITY 管理后臺(tái) - 29 -BEIHANG UNIVERSITY 管理后臺(tái) 出國(guó)出境管理 教工出國(guó)出境批件 學(xué)生出國(guó)出境批復(fù) 校內(nèi)審批表 教工出國(guó)出境申請(qǐng)表 學(xué)生出國(guó)申請(qǐng)表 國(guó)際會(huì)議管理 國(guó)際會(huì)議申請(qǐng)表 國(guó)際會(huì)議總結(jié)表 申報(bào)國(guó)際會(huì)議請(qǐng)示報(bào)告 國(guó)際會(huì)議總結(jié)報(bào)告-上報(bào) 外籍教師管理 人事處-辦理工作

11、證 人事處-辦理一卡通 財(cái)務(wù)處-退住房押金 財(cái)務(wù)處-添加工資編號(hào) 外專局-工作許可申請(qǐng)報(bào)告 外專局-專家證報(bào)告-新辦 外專局-專家證報(bào)告-延期 外專局-專家證報(bào)告-注銷 工信部-來華邀請(qǐng)信報(bào)告 出入境-外國(guó)人簽證、居留 許可申請(qǐng) 出入境-居住證明模版 審批用-應(yīng)聘考核意見書 審批用-聘用審核審批通知書 外籍教師聘用申報(bào)表 外國(guó)文教專家推薦信 名譽(yù)學(xué)銜管理 名譽(yù)學(xué)銜申請(qǐng)表 護(hù)照信息管理 護(hù)照歸還收據(jù) 來訪接待管理 來訪紀(jì)要 合作協(xié)議管理 合作背景摘要 合作背景情況 - 30 -BEIHANG UNIVERSITY 管理后臺(tái) n 二、充分利用信息化工具，全方位提高工作效率 2、強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能

12、自由設(shè)定統(tǒng)計(jì)項(xiàng) 三維數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì) 單位博士生碩士生本科生小計(jì) 材料科學(xué)與工程學(xué)院5313975 電子信息工程學(xué)院559367 自動(dòng)化科學(xué)與電氣工程學(xué)院2612644 能源與動(dòng)力工程學(xué)院294740 航空科學(xué)與工程學(xué)院1615536 計(jì)算機(jī)學(xué)院5137896 機(jī)械工程及自動(dòng)化學(xué)院1214632 經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院184729 數(shù)學(xué)與系統(tǒng)科學(xué)學(xué)院71210 生物與醫(yī)學(xué)工程學(xué)院153321 人文社會(huì)科學(xué)學(xué)院54211 外國(guó)語學(xué)院031114 交通科學(xué)與工程學(xué)院73515 可靠性與系統(tǒng)工程學(xué)院1014428 宇航學(xué)院4091160 飛行學(xué)院00162162 儀器科學(xué)與光電工程學(xué)院171927 物理科學(xué)與核能工程

13、學(xué)院93416 軟件學(xué)院0123 法學(xué)院3148 項(xiàng)目類別學(xué)術(shù)會(huì)議合作研究培訓(xùn)學(xué)習(xí)講學(xué)講座交流考察其他活動(dòng)小計(jì) 正高級(jí)職稱191492910926386 副高級(jí)職稱9742205621218 中級(jí)職稱9635124212188 初級(jí)職稱311018427 博士生2581596042375 碩士生8495301110167 本科生6121802867320 合計(jì)735152373112681421681 - 31 -BEIHANG UNIVERSITY n 二、充分利用信息化工具，全方位提高工作效率 3、批量信函制作 管理后臺(tái) 稱謂稱謂姓名姓名論文名稱論文名稱 Mr.AAKKK Mr.BBSSS

14、 Ms.CCJJJ . Excel 數(shù)據(jù) 稱謂 姓名 xxx論文名稱xxxx 2012.1.2 Word 模版 批量Word信函 Mr. AA xxxx KKK xxx 2012.1.2 Mr. AA xxxx KKK xxx 2012.1.2 Mr. AA xxxx KKK xxx 2012.1.2 Mr. AA xxxx KKK xxx 2012.1.2 Mr. AA xxxx KKK xxx 2012.1.2 Mr. AA xxxx KKK xxx 2012.1.2 Mr. AA xxxx KKK xxx 2012.1.2 Mr. AA xxxx KKK xxx 2012.1.2 Mr. AA xxxx KKK xxx 2012.1.2 Mr. AA xxxx KKK