企業(yè)集團(tuán)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)運(yùn)行管理辦法范本文檔

1、興瀘投資集團(tuán)有限公司辦公自動(dòng)化（oa）系統(tǒng)運(yùn)行管理辦法第一章 總 則第一條 為保障興瀘投資集團(tuán)有限公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱oa）安全、有效、規(guī)范運(yùn)行，根據(jù)企業(yè)網(wǎng)建設(shè)及oa系統(tǒng)實(shí)施要求，結(jié)合本單位實(shí)際，特制定本辦法。第二條 oa系統(tǒng)運(yùn)行應(yīng)堅(jiān)持優(yōu)化業(yè)務(wù)辦公流程程、提高辦公效率和降低管理成本原則，利用oa系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)應(yīng)符合公司公文管理及其它業(yè)務(wù)管理的有關(guān)規(guī)定。第三條 oa系統(tǒng)由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)建設(shè)、管理、運(yùn)行和維護(hù)檢查工作。各部門文檔管理員，負(fù)責(zé)對(duì)本部門文檔進(jìn)行管理。各部門應(yīng)積極利用辦公局域網(wǎng)和oa辦公系統(tǒng)開展工作，并提出進(jìn)一步完善自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的意見和建議。第二章 系統(tǒng)實(shí)施的目標(biāo)第四條 oa系統(tǒng)

2、的運(yùn)行是為了達(dá)到集團(tuán)公司內(nèi)部無紙化辦公及對(duì)外信息交流。第五條 公司實(shí)行三步走的信息化戰(zhàn)略目標(biāo)。第一步是在2006年7月1日起全面實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司內(nèi)部辦公無紙化；第二步是在2006年年底之前實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司與旗下成員企業(yè)之間的信息交換、網(wǎng)絡(luò)辦公等；第三步是在2007年實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司及旗下成員企業(yè)與上級(jí)單位和外部網(wǎng)絡(luò)的信息交換等。第三章 系統(tǒng)運(yùn)行操作管理第六條 在公司內(nèi)，電子文件與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件，具有同等效力，各部門可以將電子文件作為公司內(nèi)部貫徹執(zhí)行工作和辦理的依據(jù)。第七條 公司內(nèi)部各類會(huì)議通知、有關(guān)工作情況通報(bào)、部門之間的信息傳遞、日常請(qǐng)假申請(qǐng)，以及其他只在系統(tǒng)內(nèi)部需要貫徹的、部署性的、告知性的、事務(wù)

3、性的文件等，只通過oa系統(tǒng)傳遞和辦理，不再發(fā)送紙質(zhì)文件。第八條 公司員工應(yīng)熟練掌握oa系統(tǒng)的操作方法，在使用oa 系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)遵守以下規(guī)定：1、通過oa 系統(tǒng)發(fā)布的信息、發(fā)起的協(xié)同，oa使用人員視同知曉，應(yīng)及時(shí)登錄系統(tǒng)獲取辦公信息，處理相關(guān)業(yè)務(wù)。2、公司員工應(yīng)保證通過oa系統(tǒng)發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的內(nèi)容完整準(zhǔn)確，并對(duì)所發(fā)布的內(nèi)容負(fù)責(zé)。3、公司員工應(yīng)保證oa系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)的響應(yīng)時(shí)間。網(wǎng)上公文及協(xié)同處理流程涉及到的工作人員處理時(shí)間原則上不超過2個(gè)工作日。如有出差、請(qǐng)假、培訓(xùn)等特殊原因離開時(shí)，須通過代理設(shè)置功能委托相關(guān)人員代為辦理。第九條 oa系統(tǒng)公共信息管理實(shí)行實(shí)名制，不得在oa系統(tǒng)上

4、發(fā)布與公司工作無關(guān)的公告或調(diào)查；應(yīng)避免在討論區(qū)發(fā)布私人事務(wù)，尊重他人權(quán)益及隱私，言論應(yīng)遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)。第四章 網(wǎng)上辦公業(yè)務(wù)管理規(guī)則第十條 發(fā)文 公司各管理部門發(fā)文，由各部門職員擬稿，交部門主管審核后，提交總經(jīng)辦主任復(fù)核，總經(jīng)辦主任根據(jù)文件性質(zhì)提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后文件傳遞給總經(jīng)辦文書，文書對(duì)文件存檔，并分發(fā)到各相關(guān)部門和人員。第十一條 收文（包括紙質(zhì)文件和網(wǎng)發(fā)文件） 1、公司收文，總經(jīng)辦人員收文后登記，并把外來文件掃描成電子件，傳遞給總經(jīng)辦主任，總經(jīng)辦主任提出初步處理意見后提交公司領(lǐng)導(dǎo)閱示，領(lǐng)導(dǎo)閱覽后批示意見，總經(jīng)辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見轉(zhuǎn)交相關(guān)部門辦理。2、部門收文，由部門文員完成收

5、文登記、部門領(lǐng)導(dǎo)擬辦、領(lǐng)導(dǎo)批示、轉(zhuǎn)到具體辦事人辦理自動(dòng)歸檔。第十二條 其他辦公事項(xiàng) 1、日常請(qǐng)假 單位人員請(qǐng)休病假、事假或公出，須經(jīng)協(xié)同系統(tǒng)傳遞填寫請(qǐng)假單，并根據(jù)情況提交給本部門領(lǐng)導(dǎo)或直接交給公司領(lǐng)導(dǎo)審核，同時(shí)知會(huì)人事部門。 2、協(xié)同辦公 單位人員需要傳遞文件，須用協(xié)同工作與部門內(nèi)部或其他部門人員、部門領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行日常的文件的交流和消息溝通。3、報(bào)表管理領(lǐng)導(dǎo)需要查看的業(yè)務(wù)報(bào)表，業(yè)務(wù)人員除了在目標(biāo)文檔中存放并授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)查閱外，還需要以協(xié)同方式傳遞通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 4、會(huì)議通知 召開會(huì)議前，由各部門人員填寫會(huì)議通知或方案，通知相關(guān)人員，描述會(huì)議相關(guān)信息，提交部門領(lǐng)導(dǎo)審核，部門領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要交領(lǐng)導(dǎo)審

6、批或直接交總經(jīng)辦發(fā)布。 5、公告調(diào)查 由總經(jīng)辦起草公告通知等信息，交部門領(lǐng)導(dǎo)審核或直接交領(lǐng)導(dǎo)審核后在辦公oa系統(tǒng)上直接發(fā)布。6、新聞稿件登記由各部門擬稿后交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批發(fā)稿，稿件刊發(fā)后，再交由總經(jīng)辦審核登記、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)查閱后，由總經(jīng)辦文檔管理員歸檔。第五章 公司數(shù)據(jù)庫(kù)的建立第十三條 公司數(shù)據(jù)庫(kù)嚴(yán)格按照分級(jí)瀏覽權(quán)限建立并確定瀏覽范圍。分為三大部分：公司領(lǐng)導(dǎo)文件夾、各部門文件夾、公司共享資料文件夾。第十四條 文件夾的建立和維護(hù)應(yīng)嚴(yán)格按照分級(jí)、分類的原則進(jìn)行文檔的上傳、修改和存放。文件夾應(yīng)根據(jù)文件夾內(nèi)文檔的主要內(nèi)容命名，并冠以日期，格式如下：年.月項(xiàng)目名稱。文件夾中的文檔應(yīng)以統(tǒng)一的項(xiàng)目名稱命名，并冠

7、以日期，格式如下：年.月項(xiàng)目名稱-詳細(xì)文件名。第十五條 公司領(lǐng)導(dǎo)文件夾由公司領(lǐng)導(dǎo)管理，公司各領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該文件夾均具備讀取、修改、上傳的權(quán)限。其他人無權(quán)訪問該文件夾。第十六條 各部門文件夾由各部門文檔管理員管理，公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該文件夾具備讀取的權(quán)限，各部門員工均具備對(duì)本部門文件夾讀取、修改、上傳的權(quán)限。各部門的員工無法訪問其他部門的文件夾。第十七條 公司共享資料文件夾存放各類常用資料，方便各員工使用和查找。文件夾按內(nèi)容劃分為多個(gè)子文件夾，包括法律法規(guī)、工作總結(jié)、常用軟件、oa系統(tǒng)學(xué)習(xí)課件、常用電腦驅(qū)動(dòng)程序等，員工對(duì)該文件夾具備讀取權(quán)限。第十八條 個(gè)人文檔文件夾原則上不做限制。第六章 安全保密管理第十九條

8、 oa系統(tǒng)使用要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)保密法律、法規(guī)和集團(tuán)公司商業(yè)秘密保護(hù)的有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的安全。第二十條 oa系統(tǒng)中公文傳輸為非涉密電子公文。對(duì)涉及國(guó)家秘密，以及公司商業(yè)秘密機(jī)密級(jí)以上的公文，仍以紙質(zhì)文件傳遞。第二十一條 通過oa系統(tǒng)生成的電子文檔或公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文檔或公文具有同等效力，除按有關(guān)規(guī)定必需采用紙質(zhì)文件存檔外，無需打印存檔。第二十二條 oa系統(tǒng)通過用戶名和密碼進(jìn)行身份管理和認(rèn)證，使用人員首次登錄系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)更換密碼，不得泄露給他人，由于密碼泄露造成的損失由本人負(fù)責(zé)。第二十三條 oa系統(tǒng)涉及使用電子印章和人員簽名，由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一制作并授權(quán)使用，對(duì)電子印章的使用

9、、管理等同于實(shí)物印章。第二十四條 有權(quán)使用電子印章和人員簽名的人員，應(yīng)定期更換其密碼，妥善保管，不得泄露；電子印章及簽名僅在oa系統(tǒng)上與鮮章具有同等效力，紙質(zhì)打印無效。第七章 系統(tǒng)維護(hù)管理第二十五條 為避免計(jì)算機(jī)病毒傳播和網(wǎng)絡(luò)攻擊保證數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)安全，oa服務(wù)器應(yīng)安裝防火墻及網(wǎng)絡(luò)防病毒軟件，系統(tǒng)管理員應(yīng)指導(dǎo)檢查本單位操作用計(jì)算機(jī)安裝防病毒軟件并及時(shí)更新操作系統(tǒng)安全補(bǔ)丁及病毒特征碼。第二十六條 系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)每日對(duì)oa數(shù)據(jù)進(jìn)行本機(jī)備份，每周末對(duì)oa完整數(shù)據(jù)進(jìn)行一次異地備份。第二十七條 總文檔管理員應(yīng)定期清理討論區(qū)內(nèi)容；各部門文檔管理員應(yīng)定期整理部門“單位文檔”中文檔資料，及時(shí)刪除過期無效文檔；使用

10、人員應(yīng)及時(shí)刪除在oa系統(tǒng)上生成的失效或錯(cuò)發(fā)信息。第二十八條 oa系統(tǒng)定時(shí)關(guān)閉維護(hù)時(shí)間為：“五一”、“十一”及春節(jié)長(zhǎng)假期間。第二十九條 總經(jīng)辦應(yīng)與軟件開發(fā)單位簽訂技術(shù)支持協(xié)議，確保故障得到及時(shí)處理及軟件版本升級(jí)。第八章 考核第三十條 oa系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)協(xié)同工作進(jìn)行跟蹤，并對(duì)每位公司員工工作事項(xiàng)的處理周期、處理件數(shù)、延誤情況進(jìn)行記錄。并將使用情況納入部門年度考核范圍。第三十一條 處罰1對(duì)長(zhǎng)期不使用oa系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求提供共享數(shù)據(jù)；網(wǎng)上辦公數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，對(duì)工作造成不良影響的，將按照考核的相關(guān)辦法進(jìn)行處理。2偵測(cè)、盜用他人帳號(hào)和密碼，刺探網(wǎng)絡(luò)配置、服務(wù)器配置和數(shù)據(jù)庫(kù)信息，造成oa系統(tǒng)運(yùn)行中斷的；遺失或泄露帳號(hào)、