某上市公司行政管理制度之公文處理制度實施細則

1、公文處理實施細則一、職能與分工（一）有限公司公文是傳達貫徹公司的方針、政策及公司管理工作的部署，請示和答復問題，指導和商洽工作，報告溝通情況、交流經(jīng)驗的重要工具。（二）公司綜合管理部負責公司的公文處理工作，具體組織和協(xié)調(diào)公文的全過程處理。（三）公司各部門是公文處理的具體責任部門，具體負責協(xié)調(diào)職能范圍之內(nèi)的公文處理工作。二、責任（一）收文處理1、綜合管理部文檔人員負責來文的簽收、拆封、登記、分辦、傳遞、催辦、保管、歸檔、查閱，各部門根據(jù)領(lǐng)導批示負責來文的承辦。2、上級公司送寄或由oa下達公司的公文由行政主管負責拆封、登記、傳遞、催辦、保管。（二）發(fā)文處理1、公司發(fā)文由辦文部門負責擬稿、審核，綜合

2、管理部負責核稿、審稿，送公司主要領(lǐng)導或分管領(lǐng)導簽發(fā)。2、綜合管理部負責對各部門、公司系統(tǒng)各單位的公文處理工作進行統(tǒng)一指導、協(xié)調(diào)、檢查。（三）綜合管理部負責統(tǒng)一組織各部門、公司系統(tǒng)各單位文秘人員的業(yè)務培訓。三、權(quán)限（一）綜合管理部1、綜合管理部有權(quán)拆封署名公司收啟的信件。2、綜合管理部有權(quán)根據(jù)收文內(nèi)容，按部門職責范圍進行分辦。3、公司領(lǐng)導批辦的重要文電，綜合管理部有權(quán)實施督辦和催辦。（二）各部門1、需要其他部門協(xié)助辦理的文件，主辦部門有權(quán)召集協(xié)辦部門共同研究辦理。2、根據(jù)工作需要，部門有權(quán)提出發(fā)文意見，并草擬公文。3、擬稿人根據(jù)擬文需要有權(quán)查閱有關(guān)文件、資料，了解領(lǐng)導意圖。4、各部門有權(quán)對公文處

3、理工作提出改進意見。四、管理內(nèi)容和要求（一）行文規(guī)則1、行文應當確有必要，注重實效。2、行文關(guān)系應根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級行文。因特殊情況必須越級行文時，應同時抄送被越過單位。3、向上級請示的公文，應一文一事，主送一個單位，如需同時送其他單位，應當用抄送形式?！皥蟾妗敝胁坏脢A帶請示事項。4、除上級公司負責人直接交辦的事項外，不得以單位名義向上級公司負責人報送“請示”、“意見”、“報告”。5、凡部門之間尚未協(xié)調(diào)一致的問題，不得各自向上或向下行文。6、發(fā)文應根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。（二）公文種類 見附錄a。（三）公文格式 見附錄b。（四）公文處理1、收文辦理 收文辦理指

4、對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催(督)辦等程序。（1）簽收、拆封。凡署名公司信件，一律由綜合管理部簽收、拆封；署名部門收啟的信件，由各部門簽收、拆封、登記；各部門人員凡直接收到主送或抄送公司或公司部門的文件，一律交綜合管理部處理。（2）登記。對上級和公司所屬單位來文，一律輸入計算機分類登記。當天收文當天輸入，登記正確率、準確率100。（3）擬辦、批辦。綜合管理部按來文的輕重緩急和公司領(lǐng)導分工，提出擬辦意見分送相關(guān)領(lǐng)導批辦或部門主辦、協(xié)辦。 1）屬全公司性重大政策、決策的文件，送總經(jīng)理閱示；重大政策、決策的文件抄報董事會及上級公司。 2）屬某一方面的重大政策、決策的文件

5、，或?qū)倌骋环矫娴闹匾獦I(yè)務工作的文件，分送分管副總經(jīng)理閱處并抄報總經(jīng)理閱； 3）屬一般性業(yè)務工作的文件，分送部室承辦；涉及幾個部室共同辦理的文件要明確主辦部門和協(xié)辦部門。（4）傳遞。除機要文件外，其它文件可通過書面流轉(zhuǎn)傳遞或通過0a系統(tǒng)進行網(wǎng)上傳遞(流轉(zhuǎn))。機要文件的傳閱按保密程序執(zhí)行，有特殊要求的文件按要求辦理。（5）承辦。各部門承辦的文件，部門負責人須簽署承辦意見，明確承辦人。特急文件要求當日內(nèi)完成，急件在3日內(nèi)完成，一般公文辦理時間不超過5日。（6）催(督)辦。對公司領(lǐng)導有明確批示要求的文件，由綜合管理部向各部門催(督)辦，并做好催(督)辦記錄。2、發(fā)文辦理發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過

6、程，包括擬稿、部門審核、會簽、綜合管理部核(審)稿、領(lǐng)導簽發(fā)、印刷、用印和裝訂、封發(fā)、歸檔等程序。（1）擬稿。公文擬稿人應事先掌握發(fā)文意圖、發(fā)文主題，查閱依據(jù)資料，明確行文關(guān)系，正確選擇文種，書面流轉(zhuǎn)或在oa系統(tǒng)的發(fā)文管理中操作。草擬的文稿應做到：1）符合國家的法律、法規(guī)，符合黨和政府的方針、政策和公司規(guī)定、規(guī)程、規(guī)章制度，依據(jù)正確、充分。2）情況確實，主題、觀點鮮明，內(nèi)容、要求明確，具有可操作性。3）對前面已發(fā)過類似內(nèi)容的文件，要明確前后關(guān)系，避免產(chǎn)生矛盾。4）邏輯性強，文字精練、合乎語法，不生造詞匯，不用不規(guī)范的簡稱，準確使用標點符號，篇幅力求簡短。5）人名、地名、數(shù)字、引文準確；數(shù)字使用

7、，除公文編號、統(tǒng)計表、序號、專有術(shù)語和其它必須用阿拉伯數(shù)字書寫以外，般使用漢字書寫。 6）文稿中所標的計量單位，嚴格按中華人民共和國計量單位規(guī)定的名稱使用。 7）章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應按下列順序排列：第一層為 “一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“(1)”。8）公文格式標準中所規(guī)定的內(nèi)容完整、準確，公文主題詞標引正確。（2）部門審核。草擬的文稿由文稿起草部門負責人審核。（3）會簽。對涉及其他部門職能范圍的文稿，主辦部門須履行會簽手續(xù)。會簽部門對文稿涉及本部門職能范圍的內(nèi)容負責。如有不同意見應寫明理由或當面協(xié)商。會簽完畢須返回主辦部門，審查會簽意見一致后送綜合管理部核稿。（4

8、）公文核稿。公文核稿由綜合管理部負責，核稿內(nèi)容如下： 1）是否需要行文。 2）是否符合國家的方針、政策、法令、法規(guī)、規(guī)程和制度，與當前公司中心工作和其它有關(guān)文件有無矛盾、脫節(jié)，與公司已發(fā)的規(guī)定是否銜接。3）提出的要求、辦法、措施是否明確、具體、切實可行。 4）會簽部門意見是否協(xié)商一致。 5）是否符合本標準的規(guī)定。6）處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。 7）附件是否齊全。 8）公文主題詞的標引是否規(guī)范，文字敘述是否符合文法和邏輯，標點符號是否正確，發(fā)文代字是否正確。（5）簽發(fā)。公司發(fā)文的書面文稿或電子文稿由綜合管理部按公司領(lǐng)導分工和重要程度送相應的領(lǐng)導簽發(fā)。（6）印刷。公文印刷由

9、綜合管理部負責，做到字跡清晰。公文印刷用紙厚度7080克，紙幅尺寸應按國際標準a4型。（7）用印。公司發(fā)文由綜合管理部負責審核用印，印章使用正確率100。（8）裝訂、封發(fā)、歸檔 公司發(fā)文由綜合管理部負責裝訂、留存歸檔并發(fā)送電子郵件，寄發(fā)或傳真主、抄送單位。公文應及時統(tǒng)一交檔案室。公文從交付打印到封發(fā)時間不超過2天，急件不超過1天。（9）公司各部門以部門名義行文一律用便函、傳真形式，由發(fā)函部門負責人簽發(fā)。以公司名義行文的便函、傳真一律由總經(jīng)理簽發(fā)。（五）密級文件行文程序1、部室按職能分工起草文件。2、發(fā)文內(nèi)容是否具有密級，由公司保密委確定。凡標有密級的行文不從辦公自動化系統(tǒng)行文，采用人工方式行文

10、。填寫發(fā)文擬稿單(文件標題、密級、印發(fā)份數(shù)、發(fā)送范圍)。3、部室領(lǐng)導審核簽字，需有關(guān)部門會簽的文件由起草部室負責組織會簽。4、公司綜合管理部機要秘書負責核稿、編號，并經(jīng)綜合管理部主任審核后，呈公司領(lǐng)導簽發(fā)。5、總經(jīng)理秘書負責密級文件的打印、校對、裝訂、用印和分發(fā)，原稿和文件樣本送交公司檔案室歸檔。五、檢查與考核 由分管綜合管理部的負責人根據(jù)本辦法及其他相關(guān)標準進行考核與檢查。六、附則（一）本制度解釋權(quán)屬公司綜合管理部。（二）本制度自公布之日起執(zhí)行。附錄a公文種類使用標準a1決定(下行) 適用于對重要事項或重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。a2通告(下行

11、) 適用于公布社會各有關(guān)方面應當遵守或周知的事項。a3請示(上行) 適用于向上級單位請求指示和批準。a4報告(上行) 適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級單位的詢問。a5通報(下行) 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或事項。a6批復(下行) 適用于答復下級單位請示事項。a7通知(平行、下行)適用于發(fā)布規(guī)章；批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文；要求辦理和需要有關(guān)單位周知或共同執(zhí)行的事項及任免人員。a8意見(上行、下行、平行) 適用于對重要問題提出見解和處理辦法；答復對方征求對某項工作的意見。a9函(上行、下行、平行) 適用于平行的或不相隸屬單位之間、投

12、資或合作伙伴之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向其他業(yè)務主管部門請求批準和答復審批事項等。辦理例行公事與應急公務等，用“便函”。a10會議紀要(平行、下行)適用于記載、傳達會議情況和議定事項。附錄b公文格式使用標準b1公文一般由秘密等級和保密期限、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、單位印章、成文時間、抄送單位、主題詞、印發(fā)單位、印發(fā)日期等部分組成。b2涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”，其中，“絕密”、“機密”級公文還應標明份數(shù)序號。b3發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。b4緊急公文

13、應當分別標明“特急”，“急件”。b5發(fā)文字號應當包括單位代字、年份、序號；聯(lián)合行文，只標明主辦單位發(fā)文字號。b6上行文應當注明簽發(fā)人姓名。在橫線上方左側(cè)標注發(fā)文字號，右側(cè)注明簽發(fā)人，其中，“請示”應在成文日期之下空1行左空2格的位置向后標識聯(lián)系人和聯(lián)系電話，并括號括起來。請示不能抄送下級單位。b7公文標題應準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并準確標明公文種類。除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標題中一般不用書名號和其他標點符號。 轉(zhuǎn)發(fā)文件的標題，除轉(zhuǎn)發(fā)的文種為“通知”時省略外，其它文種可保留一級。如“轉(zhuǎn)發(fā)xx報告的通知”；轉(zhuǎn)發(fā)的文種是通知時，為“轉(zhuǎn)發(fā)xx的通知”。b8首頁必須顯示正文。b9公文如有附件，應在正文之后空1行，左空2格，用3號仿宋體字標識附件說明。附件說明如有序號，應使用阿位伯數(shù)碼(如“附件：1 xxxxxx”)，附件名稱后不加標點符號。bio公文除會議紀要(以會議紀要名稱為文頭的)外，一律加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文單位都應當加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文的蓋章順序，應與文頭單位排列順序相同。b11成