標(biāo)準(zhǔn)流程圖制作規(guī)范

1、標(biāo)準(zhǔn)流程圖制作規(guī)范 趙華平 2012/11/29 目 錄 流程的概述 1 2 3 流程圖結(jié)構(gòu)說明 4 流程的作用 流程圖符號(hào)簡介 5 流程圖繪制實(shí)戰(zhàn)演練 6 流程圖繪制規(guī)范 定義：流程是一項(xiàng)活動(dòng)或一系列連 續(xù)有規(guī)律的事項(xiàng)或行為進(jìn)行的程序。 -也可以把流程理解為為了一定的目的去做事 情的順序。 一、流程的概述 流程流程的六個(gè)主要的六個(gè)主要特性特性: 整體性流程一般是由多個(gè)部門或崗位共同完成的。 連續(xù)性 從起點(diǎn)到終點(diǎn)，包括多個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng),涉及多個(gè)工作步驟，流程 開始是信息的輸入，流程結(jié)果是信息的輸出或存儲(chǔ)。 目標(biāo)性所有流程的設(shè)計(jì)初衷必須有明確的目的和服務(wù)對(duì)象。 層次性從公司整體到各部門再到各崗位，流

2、程可以按層級(jí)劃分。 動(dòng)態(tài)性 流程歸口部門應(yīng)該根據(jù)企業(yè)需要而動(dòng)態(tài)及時(shí)調(diào)整甚至重新設(shè) 計(jì)流程。 重復(fù)性工作具有重復(fù)性的較關(guān)鍵的工作內(nèi)容。 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 直觀性 通過流程可以直觀的了解管理活動(dòng)的步驟、責(zé)任人、輸入輸 出等信息。 7 7 一、流程的概述 1.流程在企業(yè)管理體系中的位置，是企業(yè)管理規(guī)范的 載體之一。 7 職能戰(zhàn)略 組織架構(gòu)、部門職責(zé) 部門內(nèi)部管理規(guī)范 企業(yè)文化、價(jià)值觀、信息系統(tǒng) 公司級(jí)跨部門管理規(guī)范 制度 流程 表格 附件 公司級(jí)管理規(guī)范 二、流程的作用 2.通過與相關(guān)制度、附表（件）相結(jié)合，管理流程將企業(yè)各 部門的工作有機(jī)的聯(lián)系在一起，使管理過程、責(zé)任

3、和管理權(quán) 限等要素更加直觀、明確、清晰。 制度 流 程 表 格 附 件 二、流程的作用 3.可以用來提高企業(yè)的運(yùn)營效率 客戶愿意付錢的那部分 活動(dòng)，如計(jì)劃生產(chǎn)、提 供有價(jià)值的服務(wù)等 改善有效活動(dòng)改善有效活動(dòng) 冗余的檢查、監(jiān)督等活 動(dòng) 適當(dāng)減少輔助性活動(dòng)適當(dāng)減少輔助性活動(dòng) 重復(fù)的活動(dòng)、反復(fù)的 審批、活動(dòng)間的等待 等 刪除無效活動(dòng)刪除無效活動(dòng) 提高質(zhì)量 改善客戶滿意度 減少協(xié)調(diào)扯皮 減少成本 提高應(yīng)變能力 提高效率 提高員工士氣 明確、高效的管理或業(yè)務(wù)流程可以給企業(yè)帶來巨大收益明確、高效的管理或業(yè)務(wù)流程可以給企業(yè)帶來巨大收益 二、流程的作用 4.便于改進(jìn)組織機(jī)構(gòu)，明確、修訂部門職責(zé)和崗位職責(zé)。 以

4、職能為基礎(chǔ) 兼顧流程需要 公司層 組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 公司層組織結(jié)構(gòu)關(guān)鍵管理流程 以流程為基礎(chǔ) 效率優(yōu)先 業(yè)務(wù)層 組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 核心業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)單位層組織結(jié)構(gòu) 兩種 組織 設(shè)計(jì) 模式 交互優(yōu)化 組織機(jī)構(gòu) 部門職責(zé) 崗位職責(zé) 跨部門流程 跨崗位流程 交互優(yōu)化 企業(yè)整體流程組織 和流 程的 交互 方式 二、流程的作用 5.流程是企業(yè)ERP實(shí)施和信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。 項(xiàng)目準(zhǔn)備策略分析 現(xiàn)實(shí)流程繪制 流程研討會(huì) 目標(biāo)流程優(yōu)化 軟件功能 軟件選擇 基于軟件的 to-be概念 定制開發(fā) Add-on 開發(fā) 接口程序開發(fā) 系統(tǒng)測(cè)試軟件實(shí)施 用戶培訓(xùn) “上線/切換” 組織調(diào)整 二、流程的作用 1、文字表達(dá) 2、表格表

5、達(dá) 3、圖示表達(dá) 4、符號(hào)表達(dá) 5、動(dòng)畫演示 流程的種類 文字表達(dá) 表格表達(dá) 圖示表達(dá) 符號(hào)表達(dá) 符 號(hào)名 稱意 義 準(zhǔn)備作業(yè)（Start） 流程圖開始 處理（Process） 處理程序 決策（Decision） 不同方案選擇 終止（END） 流程圖終止 路徑（Path） 指示路徑方向 文件（Document） 輸入或輸出文件 已定義處理(Predefined Process） 使用某一已定義之處理程序 連接（Connector） 流程圖向另一流程圖之出口； 或從另一地方之入口 批注(Comment) 表示附注說明之用 三、流程圖符號(hào)簡介 任務(wù)框 或稱活動(dòng)框，表示流程各環(huán)節(jié)具體的活動(dòng)/任務(wù)。框

6、內(nèi) 用關(guān)鍵文字（動(dòng)賓結(jié)構(gòu)）描述活動(dòng)。 表示會(huì)有兩種以上的情況輸出。判斷框內(nèi)描述所要判斷/ 分類的內(nèi)容，輸出不同的情況在輸出的箭線上表示，文字 寫在箭線上。 判斷框 開始/結(jié)束框 表示一個(gè)流程的開始點(diǎn)或結(jié)束點(diǎn)?？騼?nèi)填寫“開始”或“ 結(jié)束“。 三、流程圖符號(hào)簡介 表示有文件輸入，在流程圖中將關(guān)鍵文件列示出來。文件框不單 獨(dú)作為一個(gè)流程活動(dòng)/任務(wù)。文檔不允許作為單獨(dú)的步驟出現(xiàn)，只 能配合流程步驟同時(shí)出現(xiàn)；框內(nèi)只填寫文檔名稱。如果出現(xiàn)多個(gè) 文件或表單，只需在一個(gè)文檔符號(hào)中順序填列即可，但是每個(gè)文 檔名稱前需要加編號(hào)。 表示需要預(yù)定義的流程。在流程中為了簡潔表達(dá)，經(jīng)常將某一 系列活動(dòng)用預(yù)定義流程打包，作

7、為一個(gè)單獨(dú)的子流程，框內(nèi)填寫 預(yù)定義流程名稱。但需要用另外一個(gè)流程圖描述預(yù)定義流程的各 項(xiàng)任務(wù)/活動(dòng)的流轉(zhuǎn)關(guān)系。 文件框 預(yù)定義流程 表示流程各活動(dòng)/任務(wù)之間的連接與流轉(zhuǎn)關(guān)系，連接流程中的活動(dòng) /任務(wù)，展示各項(xiàng)活動(dòng)/任務(wù)間的邏輯關(guān)系。箭線不交叉。 箭線 三、流程圖符號(hào)簡介 責(zé)任人框 該標(biāo)識(shí)用于指明負(fù)責(zé)流程具體活動(dòng)/任務(wù)的責(zé)任崗位，要填的 是責(zé)任崗位名稱，而不是責(zé)任崗位的任職人姓名。VISIO圖 中該標(biāo)識(shí)是白底、白框。 該標(biāo)識(shí)用于同一流程圖中頁和頁的連續(xù)。當(dāng)畫到頁底時(shí)，可以 在圖中最后一項(xiàng)內(nèi)容后使用連接標(biāo)識(shí)。在標(biāo)識(shí)內(nèi)以大寫的英 文字母表示（A-Z)，然后在需要接入的地方畫上同樣的流程 連接標(biāo)識(shí)與

8、英文大寫字母。 離頁引用 備注框 該標(biāo)識(shí)用于備注流程圖中難以展示、需要補(bǔ)充或強(qiáng)調(diào)的信息。 比如重要輸入與輸出，要求的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，特殊要求與規(guī)定 等?？騼?nèi)文字要求言簡意賅。VISIO圖中該標(biāo)識(shí)是白底、白 框。 三、流程圖符號(hào)簡介 18 1.整體結(jié)構(gòu)類型-矩陣式流程圖： 四、流程圖結(jié)構(gòu)說明 19 2.整體結(jié)構(gòu)類型-序列式流程圖： 四、流程圖結(jié)構(gòu)說明 四、流程圖結(jié)構(gòu)說明 1、內(nèi)部流程-循環(huán)結(jié)構(gòu) （1）圖形： （2）意義：處理程序循序進(jìn)行。 （3）語法：DO 處理程序1 THEN DO 處理程序2 處理程序1 處理程序2 （4）實(shí)例： （5）運(yùn)用時(shí)機(jī)： 本結(jié)構(gòu)適用于具有循序發(fā)生特性之處理程序，而繪制圖形

9、上下順序 就是處理程序進(jìn)行順序。 培訓(xùn)需求調(diào)查 形成培訓(xùn)需求 分析報(bào)告 四、流程圖結(jié)構(gòu)說明 2、選擇結(jié)構(gòu)： 2.1 二元選擇結(jié)構(gòu)（基本結(jié)構(gòu)） （1）圖形： （2）意義：流程依據(jù)某些條件，分別進(jìn)行不同處理程序。 （3）語法：IF 條件 THEN DO 處理程序1 ELSE DO 處理程序2 處理程序1 條件 處理程序2 是否 四、流程圖結(jié)構(gòu)說明 （4）實(shí)例： （5）運(yùn)用時(shí)機(jī)： 1.本結(jié)構(gòu)適用于須經(jīng)選擇或決策過程，再依據(jù)選擇或決策結(jié)果，擇一進(jìn)行不同處理程序。 2.選擇或決策結(jié)果，可以用是、否、通過、不通過或其它相對(duì)文字，來敘明不同路徑處 理程序。 3.經(jīng)選擇或決策結(jié)果之二元處理程序，可以僅有一個(gè)，

10、例如：僅有是或否的處理程序。 批準(zhǔn) 是否 計(jì)劃內(nèi) 駁回 是否 外訓(xùn)申請(qǐng) 四、流程圖結(jié)構(gòu)說明 2.2 多重選擇結(jié)構(gòu)（二元選擇結(jié)構(gòu)變化結(jié)構(gòu)）： （1）圖形： （2）意義：流程依據(jù)某些條件，分別進(jìn)行不同處理程序。 （3）語法：FOR 條件P CASE 1 DO 處理程序1 CASE 2 DO 處理程序2 CASE n DO 處理程序n 處理程序1 條件P 處理程序n P=1P=n 處理程序1 P=2 四、流程圖結(jié)構(gòu)說明 （4）實(shí)例： （5）運(yùn)用時(shí)機(jī)： 1.本結(jié)構(gòu)是二元選擇結(jié)構(gòu)之變化，流程依據(jù)選擇或決策結(jié)果，擇一進(jìn)行不同處理程序。 2.選擇或決策結(jié)果路徑名稱，可用不同文字，來敘明不同路徑之處理程序。

11、外聘內(nèi)訓(xùn) 培訓(xùn)方 式選擇 E-LearningE-Learning外派培訓(xùn) 四、流程圖結(jié)構(gòu)說明 3、重復(fù)結(jié)構(gòu)： 3.1 REPEAT-UNTIL結(jié)構(gòu) （1）圖形： （2）意義：重復(fù)執(zhí)行處理程序直到滿足某一條件為止，即直到條件變成真（True）為止。 （3）語法：REPEAT-UNTIL 條件 DO 處理程序 處理程序 條件 是 否 四、流程圖結(jié)構(gòu)說明 （4）實(shí)例： （5）運(yùn)用時(shí)機(jī)： 1.本結(jié)構(gòu)適用于處理程序依據(jù)條件需重復(fù)執(zhí)行的情況，而當(dāng)停止繼續(xù)執(zhí)行的條件成立 后，即離開重復(fù)執(zhí)行循環(huán)至下一個(gè)流程。 2.本重復(fù)結(jié)構(gòu)是先執(zhí)行處理程序，再判斷條件是否要繼續(xù)執(zhí)行。 課程試講 評(píng)審 通過 不通過 課件制作

12、 頒證備案 四、流程圖結(jié)構(gòu)說明 28 2021-7-5 1. 一致性原則一致性原則 2. 完整性原則完整性原則 3. 具體性原則具體性原則 流程步驟的繪制要符合公司管理現(xiàn)狀，流程步驟的繪制要符合公司管理現(xiàn)狀， 現(xiàn)在怎么做就怎么繪制出來現(xiàn)在怎么做就怎么繪制出來，不加入，不加入 任何個(gè)人的想法。任何個(gè)人的想法。 打破了經(jīng)營管理的打破了經(jīng)營管理的“部門部門”的概念，的概念， 強(qiáng)調(diào)強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)過程本身的完整性業(yè)務(wù)過程本身的完整性，充分體，充分體 現(xiàn)該項(xiàng)業(yè)務(wù)如何發(fā)生、處理、記錄和現(xiàn)該項(xiàng)業(yè)務(wù)如何發(fā)生、處理、記錄和 報(bào)告的自始至終這樣一個(gè)過程。報(bào)告的自始至終這樣一個(gè)過程。 每個(gè)每個(gè)流程步驟應(yīng)盡量具體流程步驟應(yīng)盡

13、量具體，兩個(gè)不同，兩個(gè)不同 部門的工作內(nèi)容應(yīng)該拆分成兩個(gè)工作部門的工作內(nèi)容應(yīng)該拆分成兩個(gè)工作 步驟，不要合并。步驟，不要合并。 五、流程圖繪制規(guī)范 規(guī)范一：字體、字號(hào)、底色及格式要保持一致 五、流程圖繪制規(guī)范 規(guī)范二： 盡量表達(dá)出流程的六大要素。 五、流程圖繪制規(guī)范 規(guī)范三：操作描述用動(dòng)賓結(jié)構(gòu)，語言要簡潔清晰 活動(dòng)/任務(wù)基本細(xì)化到部門及相關(guān)的具體崗位 活動(dòng)/任務(wù)描述格式為：對(duì)活動(dòng)/任務(wù)動(dòng)作的文字描述 文字描述體現(xiàn)部門/崗位實(shí)行的動(dòng)作和結(jié)果。如“編制出庫單”、“審 核費(fèi)用申請(qǐng)”，一般為動(dòng)賓詞組，用詞應(yīng)盡量簡潔。 五、流程圖繪制規(guī)范 規(guī)范四：動(dòng)作環(huán)節(jié)要用規(guī)范的動(dòng)詞表述。 五、流程圖繪制規(guī)范 規(guī)范五

14、： 流程銜接處（接口）應(yīng)著重描述： 五、流程圖繪制規(guī)范 規(guī)范六：各項(xiàng)步驟若有選擇或決策結(jié)果，需檢查回饋校正流程 是否有遺漏，以避免懸而未決狀況，反饋的流程要形成閉環(huán)。 五、流程圖繪制規(guī)范 規(guī)范七：從開始符開始，以結(jié)束符結(jié)束. 流程開始框內(nèi)填“開始”，不是“流程開始”，也不是具體的流 程活動(dòng)/任務(wù)；流程結(jié)束框內(nèi)填“結(jié)束”，不是“流程結(jié)束”， 也不是具體的流程活動(dòng)/任務(wù)。 結(jié)束 開始 五、流程圖繪制規(guī)范 規(guī)范八 ：判斷框上下端流入流出一般用“Y”，左右端流入 流出一般用“N”。 Y N 判斷框內(nèi)容描述： 判斷框至少有兩個(gè)出處：通過、不通過；是、否；或兩種以 上情況輸出。 雙擊箭線，將“Y”或“N”

15、填在箭線之內(nèi)。 上下端流程流出用“Y”，左右端流入流出用“N”。 五、流程圖繪制規(guī)范 規(guī)范九：流程圖按從左到右、從上至下排列 Y N 上下兩行的活動(dòng)框之間盡量保持等距 除開始/結(jié)束框之外，活動(dòng)框不要并排 在一行內(nèi) 五、流程圖繪制規(guī)范 規(guī)范十：開始符號(hào)在流程圖中只能出現(xiàn)一次，但結(jié)束符號(hào)則不 限。 開始開始 活動(dòng)一 活動(dòng)二 結(jié)束 開始 活動(dòng)一 活動(dòng)二 結(jié)束 活動(dòng)二 結(jié)束 五、流程圖繪制規(guī)范 規(guī)范十一：連接線不要交叉。 連線交叉 斷開符 五、流程圖繪制規(guī)范 規(guī)范十二：相同流程圖符號(hào)大小需一致。 五、流程圖繪制規(guī)范 規(guī)范十三、處理程序須以單一入口與單一出口特性繪制。 【實(shí)例】 【修正前】 【修正后】

16、1. 2. 是 否 1. 2. 是 否 五、流程圖繪制規(guī)范 規(guī)范十四、同一路徑符號(hào)之指示箭頭應(yīng)只有一個(gè)。 【實(shí)例】 【修正前】 【修正后】 1. 3. 是 否 2. 否 是 1. 3. 是 否 2. 否 是 五、流程圖繪制規(guī)范 規(guī)范十五、流程圖中若有參考到其它已定義流程， 可使用已定義處理程序符號(hào)，不必重復(fù)繪制。 【實(shí)例】 1.填報(bào) 請(qǐng)購單 2.辦理采 購. 五、流程圖繪制規(guī)范 六、流程圖繪制實(shí)戰(zhàn)演練 流程圖繪制 流程圖繪制主要包括以下三項(xiàng)內(nèi)容： -理解流程 -編制流程圖 -完善流程圖 目錄及模板 資料 活動(dòng)組合 活動(dòng)部門歸屬 制定流程目錄以及流程標(biāo)準(zhǔn)模板，明確責(zé)任人 1 收集資料、問題，了解

17、現(xiàn)狀以及要求 2 依次列出流程各項(xiàng)管理活動(dòng)、控制點(diǎn)，并串聯(lián) 3 參考部門職責(zé)，將活動(dòng)劃歸相應(yīng)的部門 4 輸入、輸出編寫、明確相應(yīng)的流程附表、附件5 文件討論發(fā)布與各相關(guān)單位討論，改善，發(fā)布流程文件6 流程編制的一般步驟 流程描繪及優(yōu)化思考？ 對(duì)于現(xiàn)有流程: 我們是如何做的？ 現(xiàn)在這樣做有哪些問題？ 怎樣做能解決/改善問題？ 流程現(xiàn)狀描繪 流程分析 流程優(yōu)化 對(duì)于新建流程: 我們要做什么？ 明確目標(biāo) 怎樣做最合理有效？ 流程設(shè)計(jì) 48 流程圖繪制注意要點(diǎn) C 需要 按實(shí)際情況繪制流程 C 需要 在整個(gè)組織內(nèi)思考流程 C 需要 與流程牽涉的人員交流 C 需要 開始前確認(rèn)流程的起點(diǎn)和結(jié)束 C 需要 高層次的流程圖 D 不能 按照自己的想象繪制流程 D 不能 把流程圖局限在自己的部門 D 不能 閉門造車，在真空中工作 D 不能 在確認(rèn)流程范圍前繪制流程 D 不能 陷入太多的細(xì)節(jié) 49 流程圖繪制常用工具Visio Visio軟件基本功能簡介 內(nèi)部講師評(píng)選流程： 1.人力資源部根據(jù)公司需要組織成立內(nèi)部