檔案管理學(xué)研究

1、檔案的保管 中文0972 戴艷玲 許娜玲 鐘惠敏 鄭小玲 聶雪琴 林翠娟 鄭希娥 保管工作的意義 保管工作的任務(wù) 保管的基本物質(zhì)條件 庫房管理 一、保管工作的意義 為了維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌服 務(wù)，我們應(yīng)該長期保管檔案； 因檔案保管中紙張老化、字跡褪色 模糊、蟲害等問題，造成檔案的 “壽命”是有限的，所以我們必須 加強(qiáng)檔案的保管工作 。 二、保管工作的任務(wù) 一要有一定的保管檔案的物質(zhì)條件 二要有完善的保管制度和方法 具體內(nèi)容具體內(nèi)容 （1）建立和維護(hù)檔案的存放秩序 （2）防治檔案的損壞 （3）延長檔案的壽命 （4）維護(hù)檔案的安全 2、基本要求基本要求 （1）以防為主，防治結(jié)合 （2）加強(qiáng)重點(diǎn)

2、，照顧一般 （3）自力更生，勤儉節(jié)約 （4）立足原件，保證信息 （5）立足長遠(yuǎn)，保證當(dāng)前 三、物質(zhì)條件 1、檔案庫房 原則 適用 經(jīng)濟(jì) 美觀 （2）要求要求 要有足夠的面積,開間大小適當(dāng) 屋頂要牢固并具有隔熱性能 墻壁堅(jiān)固并具有隔熱、防潮、防塵的性能 地面堅(jiān)固耐久并能防水防潮 門窗緊密、牢固，窗戶具有良好的防強(qiáng)光 與防風(fēng)沙的功能 機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)選擇檔案庫房注意事項(xiàng)機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)選擇檔案庫房注意事項(xiàng) 機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案庫房一般設(shè)在辦 公樓內(nèi)，在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)選擇檔案庫房應(yīng)注意 以下幾點(diǎn)： 不宜設(shè)在辦公樓的頂層、底層，以防潮濕或不宜設(shè)在辦公樓的頂層、底層，以防潮濕或 高溫。高溫。 不宜設(shè)在陽光直

3、射、溫度高的房間。不宜設(shè)在陽光直射、溫度高的房間。 不宜設(shè)在靠近盥洗室和鍋爐房的地方。不宜設(shè)在靠近盥洗室和鍋爐房的地方。 庫房必須專用，做到辦公室、閱檔室、庫房庫房必須專用，做到辦公室、閱檔室、庫房 三分開。三分開。 2、檔案裝具檔案裝具 檔案裝具應(yīng)使用符合檔案裝具 (DA/T7-92)、文書檔案案卷格式 (GB/T 9705)、科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成 一般要求(GB/T 11822)、歸檔文件整 理規(guī)則(DAT/22-2000)等標(biāo)準(zhǔn) 種類：檔案箱 檔案架 檔案柜 材質(zhì)：金屬 木質(zhì) 特殊載體檔案應(yīng)使用專門的檔案裝具 檔案箱檔案箱 檔案架檔案架 檔案柜檔案柜 木 質(zhì) 檔 案 柜 3、包裝材料 卷

4、皮 卷盒 包裝紙 卷皮 卷盒 四、庫房管理 1、任務(wù) 檔案秩序管理 存放位置與排列順序 庫房溫、濕度調(diào)節(jié) 與衛(wèi)生保潔 檔案出入庫房控制 檔案理化狀態(tài)監(jiān)測 庫房保衛(wèi) 1、檔案秩序管理 存放位置與排列順序 庫房編號與排架庫房編號與排架 u 整齊一致、橫豎成行，避光通風(fēng)，充分合理利用空間。 u檔案裝具編號原則：從左至右，自上而下。 全宗的排列與檔案的上架全宗的排列與檔案的上架 u一是按全宗順序號排列，對全宗和全宗實(shí)體的安排比 較方便； u二是全宗分類排列法，對全宗的系統(tǒng)管理和全宗信息 的控制較為有利。 u特殊載體檔案，可根據(jù)載體材料的不同，將紙質(zhì)檔案 和其他特殊載體的檔案（如照片、磁盤、光盤等）分

5、庫存放、排列或排架。 2、檔案庫房溫濕度溫濕度的標(biāo)準(zhǔn) 用房名稱溫度（） 相對濕度 （%） 紙質(zhì)檔案庫 14244560 拷貝片庫14244060 母片庫13153545 磁帶庫14244060 聲像庫20255060 進(jìn)出庫制度進(jìn)出庫制度 檔案出入庫房控制 檔案出入庫房控制 廈門市檔案局（館）保管利用處廈門市檔案局（館）保管利用處 負(fù)責(zé)接收、征集檔案資料負(fù)責(zé)接收、征集檔案資料 對已進(jìn)館的檔案資料進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、對已進(jìn)館的檔案資料進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、 解密劃控工作，提出開放范圍解密劃控工作，提出開放范圍 編制各類檢索工具，進(jìn)行檔案著錄標(biāo)引編制各類檢索工具，進(jìn)行檔案著錄標(biāo)引 負(fù)責(zé)對過期及無

6、保存價值檔案的鑒定銷毀工作負(fù)責(zé)對過期及無保存價值檔案的鑒定銷毀工作 負(fù)責(zé)對館藏檔案的檢查、保管，做好防火、防負(fù)責(zé)對館藏檔案的檢查、保管，做好防火、防 蟲、防霉、防盜等保護(hù)工作蟲、防霉、防盜等保護(hù)工作 調(diào)查了解社會需求情況，積極為社會各方面提調(diào)查了解社會需求情況，積極為社會各方面提 供利用和咨詢服務(wù)供利用和咨詢服務(wù) 負(fù)責(zé)對全市重大活動的錄相、錄音、攝影等現(xiàn)負(fù)責(zé)對全市重大活動的錄相、錄音、攝影等現(xiàn) 場資料的收集工作。場資料的收集工作。 5、“八防八防”措施措施 檔案八防是指檔案在保管過 程中,應(yīng)注意防光、防塵、 防火、防盜、防蟲、防鼠、 防潮、防高溫。防光主要是 防止陽光中紫外線對檔案紙 張的破壞

7、。 6、檔案存放位置索引、檔案存放位置索引 全宗名稱： 全宗號： 案卷 目錄 號 案卷 目錄 名稱 目錄中案 卷起止號 數(shù) 存放地點(diǎn) 樓 層 房間 檔架 （柜） 欄 格 全宗 號 案卷 目錄 號 案卷（件） 號 移出 日期 移往何處庫房管理 人員簽字 （移出） 歸 還 日 期 庫房 管理 人員 簽字 （收 回） 單位 名稱 經(jīng)手 人姓 名 7、檔案代理卡 9、全宗卷、全宗卷 概念概念：全宗卷是檔案室在管 理某一全宗過程中形成的， 能夠說明該全宗歷史情況的 有關(guān)文件材料所組成的專門 案卷，即檔案的檔案。 （2）所包括的材料 1)檔案收集工作中材料，包括檔案交接文據(jù)、移交目錄、接檔案收集工作中材料

8、，包括檔案交接文據(jù)、移交目錄、接 收、征集記錄、檔案來源和價值說明等。收、征集記錄、檔案來源和價值說明等。 2)檔案整理工作中的材料，包括整理工作方案，分類方案、檔案整理工作中的材料，包括整理工作方案，分類方案、 案卷目錄說明、整理工作小結(jié)等。案卷目錄說明、整理工作小結(jié)等。 3)檔案鑒定工作中材料，包括鑒定小組成員名單、檔案保管檔案鑒定工作中材料，包括鑒定小組成員名單、檔案保管 期限表、鑒定檔案分析報告、銷毀檔案的請示與批復(fù)、銷期限表、鑒定檔案分析報告、銷毀檔案的請示與批復(fù)、銷 毀檔案清冊等。毀檔案清冊等。 4)檔案保管工作中的材料，包括檔案檢查記錄、報告、重點(diǎn)檔案保管工作中的材料，包括檔案檢

9、查記錄、報告、重點(diǎn) 檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與修復(fù)情況報告等。檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與修復(fù)情況報告等。 5)檔案統(tǒng)計(jì)工作中的材料，包括檔案收進(jìn)、移出登記，案卷檔案統(tǒng)計(jì)工作中的材料，包括檔案收進(jìn)、移出登記，案卷 基本情況統(tǒng)計(jì)和重要的利用統(tǒng)計(jì)表等?；厩闆r統(tǒng)計(jì)和重要的利用統(tǒng)計(jì)表等。 6)檔案利用工作中的材料，包括全宗指南，開放利用和控制檔案利用工作中的材料，包括全宗指南，開放利用和控制 使用范圍說明，檔案匯編和公布出版情況及報批文件，檔使用范圍說明，檔案匯編和公布出版情況及報批文件，檔 案產(chǎn)生社會效益或經(jīng)濟(jì)效益的典型事例，以及立檔單位大案產(chǎn)生社會效益或經(jīng)濟(jì)效益的典型事例，以及

10、立檔單位大 事記。事記。 7)檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用材料，包括縮微復(fù)制和計(jì)算機(jī)輔助檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用材料，包括縮微復(fù)制和計(jì)算機(jī)輔助 管理等情況的文字說明材料。管理等情況的文字說明材料。 10、定期檢查與清點(diǎn)定期檢查與清點(diǎn) 檔案清點(diǎn)交接工作主要是在以下情況下進(jìn)行：檔案清點(diǎn)交接工作主要是在以下情況下進(jìn)行： 檔案接收入庫時清點(diǎn)交接；檔案接收入庫時清點(diǎn)交接； 庫房管理人員工作變動時清點(diǎn)交接；庫房管理人員工作變動時清點(diǎn)交接； 檔案日常管理利用后，庫房管理人員與其他利用檔案人員的清檔案日常管理利用后，庫房管理人員與其他利用檔案人員的清 點(diǎn)交接；點(diǎn)交接； 發(fā)生與檔案安全有關(guān)的突發(fā)事件后，如檔案大規(guī)模的搬遷、整發(fā)生與檔案安全有關(guān)的突發(fā)事件后，如檔案大規(guī)模的搬遷、整 理、利用后的清點(diǎn)檢查；理、利用后的清點(diǎn)檢查； 定期清點(diǎn)，一般檔案室定期清點(diǎn)，一般檔案室23年、檔案館年、檔案館35年全面清點(diǎn)一次。年全面清點(diǎn)一次。 檔案清點(diǎn)后，應(yīng)形成記錄，其記錄應(yīng)歸入全宗卷。檔案清點(diǎn)后，應(yīng)形成記錄，其記錄應(yīng)歸入全宗卷。 清點(diǎn)人和交接