英文書信格式規(guī)范

1、Period 8 English Letters 一封正式的英文書信通常包括下面幾個組成一封正式的英文書信通常包括下面幾個組成 部分：信頭部分：信頭(Heading)(Heading)、信內(nèi)地址、信內(nèi)地址(Inside (Inside Address)Address)、稱呼、稱呼(Salutation)(Salutation)、正文、正文(Body)(Body)、 結(jié)束語結(jié)束語(Complimentary Close)(Complimentary Close)、簽名、簽名 (Signature)(Signature)、附件、附件(Enclosure)(Enclosure)、副本轉(zhuǎn)送、副本轉(zhuǎn)送

2、(Carbon Copies)(Carbon Copies)、再啟、再啟(Postscript)(Postscript)等。等。 一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正 式信函的信頭還包括寫信人或單位的電話號式信函的信頭還包括寫信人或單位的電話號 碼、傳真和郵政編碼等。西方國家中有些信碼、傳真和郵政編碼等。西方國家中有些信 頭甚至還有單位負(fù)責(zé)人的姓名、職務(wù)和職稱。頭甚至還有單位負(fù)責(zé)人的姓名、職務(wù)和職稱。 信頭的目的是使收信人一看便知道書信來自信頭的目的是使收信人一看便知道書信來自 何處，何時發(fā)出，便于復(fù)信和查閱。何處，何時發(fā)出，便于復(fù)信和查閱。 寫信頭時，

3、先寫發(fā)信人的地址，然后寫其他寫信頭時，先寫發(fā)信人的地址，然后寫其他 項目和發(fā)信日期。項目和發(fā)信日期。具體次序是具體次序是：第一行寫門第一行寫門 牌號和街名；第二行寫區(qū)名、市、省、國家牌號和街名；第二行寫區(qū)名、市、省、國家 名；國家名前加上郵政編碼，國家名稱后面名；國家名前加上郵政編碼，國家名稱后面 可以加上電話號碼，最后一行寫發(fā)信日期。可以加上電話號碼，最后一行寫發(fā)信日期。 Foreign Languages DepartmentForeign Languages Department College of Foreign LanguagesCollege of Foreign Languag

4、es Beijing UniversityBeijing University Beijing,100044Beijing,100044 PeoplePeoples Republic of Chinas Republic of China Tel:86el:86Aug.20,2009 (Aug.20,2009 (美式美式) ) 579 Qianwangang Road579 Qianwangang Road Huangdao,Qingdao,Shandong Huangdao,Qingdao,Shandong People Peoples

5、 Republic of Chinas Republic of China 20 Aug.,2009 ( 20 Aug.,2009 (英式英式) ) 并列式并列式斜列式斜列式 信內(nèi)地址即收信人的姓名和地址，它要寫在信內(nèi)地址即收信人的姓名和地址，它要寫在 信紙的左上角，低于寫信人地址和發(fā)信日期信紙的左上角，低于寫信人地址和發(fā)信日期 一兩行寫。一兩行寫。其書寫順序是，先寫收信人姓名、其書寫順序是，先寫收信人姓名、 頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫地址，頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫地址， 可占二至四行?？烧级了男小?Mr.William Wood 81 Fifth Street Washing

6、ton D.C. 10038 U.S.A. Mr.William Wood 81 Fifth Street Washington D.C. 10038 U.S.A. 并列式并列式斜列式斜列式 Junior Class 1 Dept. of Education Shandong University No.579 Qianwan Road Qingdao, 266000 Apr. 6, 2008 信頭信頭 寫信人寫信人 的地址的地址 和日期和日期 Zhiyuan Middle School, No.579 Qianwan Road Qingdao, 266000 信內(nèi)地址信內(nèi)地址 收信人地址收信

7、人地址 Dear Mr. Wang, 稱呼稱呼 Learning from Mr. Zhou, a teacher in 正文正文 每段開每段開 頭右縮頭右縮 進(jìn)約五進(jìn)約五 個字母個字母 Sincerely yours, Li Wei 結(jié)束語結(jié)束語 及簽名及簽名 正文正文下下 一、二一、二 行處行處 Encl: Personal Resume 關(guān)于稱呼關(guān)于稱呼 不認(rèn)識的人：不認(rèn)識的人：Dear Sir/Madam 認(rèn)識但不熟悉的人：認(rèn)識但不熟悉的人：Dear Mr./Mrs./Ms./ Dr./ Prof. Smith 朋友：朋友：Dear Mary 關(guān)于結(jié)束語關(guān)于結(jié)束語 寫給機(jī)關(guān)、團(tuán)體或不認(rèn)

8、識的人：寫給機(jī)關(guān)、團(tuán)體或不認(rèn)識的人：Yours truly, Truly yours, Yours faithfully, Yours sincerely 寫給長者或上級：寫給長者或上級：Yours respectfully, Respectfully yours, Yours obediently 朋友或親戚：朋友或親戚：Yours, Ever yours, Yours ever, Yours affectionately, Lovingly yours, (Much) Love, With Love, Your devoted friend 信件常用稱呼和落款用法信件常用稱呼和落款用法 附

9、件附件 信件若有附件，應(yīng)在左下角注明Encl.或Enc.。若多個附件， 則應(yīng)寫Encls. 副本轉(zhuǎn)送副本轉(zhuǎn)送 信件若有副本轉(zhuǎn)送，應(yīng)在左下角注明CC. 再啟再啟 再啟部分用來補(bǔ)充正文中遺漏的話，一般應(yīng)盡量少用，正式 的文件中更應(yīng)避免使用。如果有可用P.S.補(bǔ)敘 信封的寫法信封的寫法 Wang Haibo Department of Environment Hefei University of Technology Hefei, 230009 Anhui,China 寄信人姓名地址寄件人姓名地址 Dr. William Jones 收件人姓名 University of Pittsburgh P

10、ittsburgh 15213 收件人地址 英文書信的基本原則英文書信的基本原則 英文書信的書寫可概括為7個C原則：Completeness （完整）, Clarity（清楚）, Concreteness（具體）, Conciseness（簡明）, Correctness（正確）, Courtesy（謙恭）, Consideration（諒 解）。 1. 完整完整 一封完整的書信，有助于建立和表達(dá)友善關(guān)系，可以避免由 于疏漏所導(dǎo)致的訴訟；一封書信寫得是否完整，建議用5個 W來檢驗。例如在定貨信中，必須明確說明：（1）需要什 么商品 （What you want）；（2）何時需要（When yo

11、u need the goods）；（3）貨物發(fā)到何地何人收 （to Whom and Where the goods to be sent）；（4）如何付款（How payment will be made）；（5）為什么（Why）；如拒絕對方的要求， 或?qū)Ψ教岢鲆髸r應(yīng)說明理由 2. 清楚清楚 清楚是指寫信者必須將所需傳遞的信息表達(dá)清楚，以免對方 產(chǎn)生誤解。例如： 原句：I am writing to apply for admission to your university. 改為：I am writing to apply for admission to the graduate

12、 school of your university in the spring of 2009. 3. 具體具體 書信中的具體原則指信要寫得具體明確。特別是答復(fù)對方要 求的信，一定要具體，如對電報、電傳的日期、號碼等要交 代清楚。例如： 原句：We wish to confirm our telegram yesterday. 改為：We confirm our telegram of March 18. 4. 簡潔簡潔 書信應(yīng)行文流暢、言簡意賅，避免冗長。例如： 原句：We wish to acknowledge receipt of your letter 改為：We apprciate your letter 5. 正確正確 英文書信中，除了避免語法、拼寫、標(biāo)點錯誤外，所引用的 史料、數(shù)據(jù)等也應(yīng)準(zhǔn)確無誤。 6.