會計檔案整理方法

1、 一、會計檔案概念一、會計檔案概念 二、會計檔案的內(nèi)容與歸檔范圍二、會計檔案的內(nèi)容與歸檔范圍 三、歸檔時間、歸檔要求、保管期限三、歸檔時間、歸檔要求、保管期限 四、會計檔案的整理要求四、會計檔案的整理要求 五、會計檔案的鑒定與銷毀五、會計檔案的鑒定與銷毀 六、產(chǎn)權(quán)變動企業(yè)會計檔案的管理六、產(chǎn)權(quán)變動企業(yè)會計檔案的管理 會計檔案會計檔案: :是指會計憑證、會計帳簿和財是指會計憑證、會計帳簿和財 務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄 和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證 據(jù)。（財政部和國家檔案局財會字據(jù)。（財政部和國家檔案局財會字 199832

2、199832號號會計檔案管理辦法會計檔案管理辦法第第 五條）五條） 會計檔案：是國家、社會團體、企業(yè)、事會計檔案：是國家、社會團體、企業(yè)、事 業(yè)單位、個體工商戶和其他組織在會計核業(yè)單位、個體工商戶和其他組織在會計核 算活動中形成的具有保存價值的原始記錄。算活動中形成的具有保存價值的原始記錄。 1 1、定義指明了會計檔案的形成準(zhǔn)體。、定義指明了會計檔案的形成準(zhǔn)體。 2 2、定義指明了會計檔案產(chǎn)生的專業(yè)領(lǐng)域。、定義指明了會計檔案產(chǎn)生的專業(yè)領(lǐng)域。 3 3、定義指明了會計檔案的價值屬性。、定義指明了會計檔案的價值屬性。 4 4、定義指明了會計檔案的原始屬性、定義指明了會計檔案的原始屬性。 會計核算材料

3、的歸檔，是指單位會計部門會計核算材料的歸檔，是指單位會計部門 或者會計人員將辦理完畢的會計核算材料或者會計人員將辦理完畢的會計核算材料 整理向檔案人員移交的過程，會計核算材整理向檔案人員移交的過程，會計核算材 料的歸檔，既是一項業(yè)務(wù)各種，也是一項料的歸檔，既是一項業(yè)務(wù)各種，也是一項 法定業(yè)務(wù)。要做好此項工作，需要制度保法定業(yè)務(wù)。要做好此項工作，需要制度保 障，明確歸檔范圍，歸檔時間，歸檔要求，障，明確歸檔范圍，歸檔時間，歸檔要求， 歸檔手續(xù)。凡是具有保存價值的會計核算歸檔手續(xù)。凡是具有保存價值的會計核算 材料都屬于歸檔范圍。具有包括以下材料都屬于歸檔范圍。具有包括以下 1 1、會計憑證：是記錄

4、經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟、會計憑證：是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟 責(zé)任的書面證明。包括：原始憑證，記帳責(zé)任的書面證明。包括：原始憑證，記帳 憑證，匯總憑證，其他會計憑證；憑證，匯總憑證，其他會計憑證； 2 2、會計帳簿：是由一定格式、相互鏈接、會計帳簿：是由一定格式、相互鏈接 的帳頁組成，以會計憑證為依據(jù)、全面、的帳頁組成，以會計憑證為依據(jù)、全面、 連續(xù)、系統(tǒng)的記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的薄籍。連續(xù)、系統(tǒng)的記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的薄籍。 包括：總帳，明細帳，日記帳，固定資產(chǎn)包括：總帳，明細帳，日記帳，固定資產(chǎn) 卡片，輔助帳簿，其他會計帳簿；卡片，輔助帳簿，其他會計帳簿； 3、財務(wù)報告：是反映且有會計財務(wù)狀況和經(jīng)財務(wù)報告

5、：是反映且有會計財務(wù)狀況和經(jīng) 營成果的總結(jié)性書面文件。主要有月度、營成果的總結(jié)性書面文件。主要有月度、 季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附 表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。 4 4、其他會計核算材料：是指屬于經(jīng)濟業(yè)務(wù)范、其他會計核算材料：是指屬于經(jīng)濟業(yè)務(wù)范 疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的，疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的， 由會計部門負責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料，由會計部門負責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料， 包括：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，包括：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單， 當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移當(dāng)保存的會

6、計核算專業(yè)資料，會計檔案移 交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷 毀清冊。毀清冊。 注：實行會計電算化的單位，有關(guān)的電注：實行會計電算化的單位，有關(guān)的電 子數(shù)據(jù)和相應(yīng)軟件資料也應(yīng)歸檔。子數(shù)據(jù)和相應(yīng)軟件資料也應(yīng)歸檔。 原則上，當(dāng)年形成的會計材料，由財原則上，當(dāng)年形成的會計材料，由財 務(wù)會計部門的專（兼）職人員在次年務(wù)會計部門的專（兼）職人員在次年 第一季度內(nèi)按立卷要求分類整理裝訂，第一季度內(nèi)按立卷要求分類整理裝訂， 在財務(wù)會計部門保管一年后，由會計在財務(wù)會計部門保管一年后，由會計 部門編制移交清冊，向本單位綜合檔部門編制移交清冊，向本單位綜合檔 案室移交統(tǒng)一保

7、管。案室移交統(tǒng)一保管。 1 1、各單位每年形成的會計檔案，由會計財、各單位每年形成的會計檔案，由會計財 務(wù)部門按照歸檔要求，負責(zé)整理立務(wù)部門按照歸檔要求，負責(zé)整理立巻巻， 裝裝 訂成冊，編制會計檔案保管清冊。要建立訂成冊，編制會計檔案保管清冊。要建立 立卷歸檔、移交、復(fù)印、借閱、立卷歸檔、移交、復(fù)印、借閱、 保管、銷保管、銷 毀等制度。毀等制度。 2 2、月度、季度報表不用按歸檔要求整理，、月度、季度報表不用按歸檔要求整理， 可由財務(wù)部門自行保管至可由財務(wù)部門自行保管至5 5年期滿后編制清年期滿后編制清 冊銷毀。冊銷毀。 3 3、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對 帳單等按

8、要求裝訂成冊，保管期限帳單等按要求裝訂成冊，保管期限 為為5 5年。年。 4 4、已開具的發(fā)票（或收據(jù)）存根、已開具的發(fā)票（或收據(jù)）存根 聯(lián)，整本的不用裝訂，保管期限為聯(lián)，整本的不用裝訂，保管期限為 5 5年。年。 會計檔案保管期限分為永久、定期會計檔案保管期限分為永久、定期 兩類。定期保管期限分為兩類。定期保管期限分為3 3年、年、5 5年、年、 1010年、年、1515年、年、2525年年5 5類。類。 各類會計檔案的保管期限參照所各類會計檔案的保管期限參照所 列期限執(zhí)行。列期限執(zhí)行。 1 1、會計憑證：原始憑證，記帳憑證，、會計憑證：原始憑證，記帳憑證， 匯總憑證匯總憑證 1515年年

9、2 2、會計帳簿、會計帳簿: :總帳，明細帳，輔助帳總帳，明細帳，輔助帳 簿簿 1515年年 現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳 2525年年 3 3、財務(wù)報告：決算報表財務(wù)報告：決算報表 永久永久 4、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表：、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表： 5年年 銀行對帳單：銀行對帳單： 5年年 會計檔案移交清冊：會計檔案移交清冊： 15年年 會計檔案保管清冊：會計檔案保管清冊： 永久永久 會計檔案銷毀清冊：會計檔案銷毀清冊： 永久永久 會計檔案的整理就是通過分類、組卷、排會計檔案的整理就是通過分類、組卷、排 列、編目等工作使會計檔案有序化的過程。列、編目等工作使會計檔案有序

10、化的過程。 具體內(nèi)容包括：具體內(nèi)容包括： 1 1、分類：原則、分類：原則 （1 1）在本單位全部檔案總體分類方案下進行）在本單位全部檔案總體分類方案下進行 （2 2）保持分類的連續(xù)性）保持分類的連續(xù)性 （3 3）一個單位內(nèi)部有不同的核算單位的一般）一個單位內(nèi)部有不同的核算單位的一般 應(yīng)該分成不同的類別。應(yīng)該分成不同的類別。 （4 4）同一核算單位的會計檔案原則上按照）同一核算單位的會計檔案原則上按照 年度年度類型進行分類。類型進行分類。 可以分為：會計憑證、會計賬簿、會計報可以分為：會計憑證、會計賬簿、會計報 告、其他會計材料等告、其他會計材料等4 4類。類。 2 2、組卷、組卷 就是按照其形

11、成規(guī)律和有機聯(lián)系，區(qū)分不就是按照其形成規(guī)律和有機聯(lián)系，區(qū)分不 同的類型和保管期限，將會計核算材料組同的類型和保管期限，將會計核算材料組 成保管單位成保管單位案卷的過程。案卷的過程。 要求：要求： （1 1）年度報表、工資表獨立組卷。）年度報表、工資表獨立組卷。 對報表進行分析和說明的文字，如財務(wù)對報表進行分析和說明的文字，如財務(wù) 情況說明、財務(wù)報告等，是會計報表的重情況說明、財務(wù)報告等，是會計報表的重 要組成部分，要與報表一同組卷歸檔，并要組成部分，要與報表一同組卷歸檔，并 置于被說明的報表前。置于被說明的報表前。 工資表按時間順序整理，各單位可視本工資表按時間順序整理，各單位可視本 單位工資

12、單的數(shù)量多少可一年一卷或數(shù)卷。單位工資單的數(shù)量多少可一年一卷或數(shù)卷。 （2 2）帳薄一冊一卷，）帳薄一冊一卷， （3 3）會計憑證分為原始憑證和記帳憑證兩）會計憑證分為原始憑證和記帳憑證兩 種。會計人員在完成報帳手續(xù)后，將各種種。會計人員在完成報帳手續(xù)后，將各種 記帳憑證連同所附的原始憑證、原始憑證記帳憑證連同所附的原始憑證、原始憑證 匯總表，按照記帳的先后順序，根據(jù)其數(shù)匯總表，按照記帳的先后順序，根據(jù)其數(shù) 量多少，組成一卷或多卷。量多少，組成一卷或多卷。 （4 4）其他材料：可以按照年度）其他材料：可以按照年度問題結(jié)合問題結(jié)合 保管期限分別組卷裝訂。對帳單、各類清保管期限分別組卷裝訂。對帳單

13、、各類清 冊等，分別組卷裝訂。冊等，分別組卷裝訂。 3.1 3.1 會計憑證封面外形尺寸會計憑證封面外形尺寸 封面尺寸規(guī)格采用封面尺寸規(guī)格采用245mm245mm130mm130mm（長（長寬）寬） 或或245mm245mm150mm150mm（長（長寬）。封底尺寸同封面尺寬）。封底尺寸同封面尺 寸。寸。 3.2 3.2 會計憑證封面項目會計憑證封面項目 封面項目包括單位名稱、會計憑證名稱、時封面項目包括單位名稱、會計憑證名稱、時 間、冊數(shù)、冊次、記帳憑證起止號、記帳憑證數(shù)、間、冊數(shù)、冊次、記帳憑證起止號、記帳憑證數(shù)、 附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、會計主管、裝訂附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、會計主管、裝訂人

14、、裝人、裝 訂時間、備注。訂時間、備注。會計檔案格式會計檔案格式.doc 3.3 3.3 封面項目的填寫方法封面項目的填寫方法 3.3.13.3.1單位名稱：填寫形成會計檔案的單位單位名稱：填寫形成會計檔案的單位 名稱，必須用全稱或通用簡稱。如名稱，必須用全稱或通用簡稱。如“中國中國 共產(chǎn)黨中央委員會共產(chǎn)黨中央委員會”簡稱為簡稱為“中共中央中共中央”； “中華人民共和國衛(wèi)生部中華人民共和國衛(wèi)生部”簡稱為簡稱為“衛(wèi)生衛(wèi)生 部部”；“云南省人民政府財政廳云南省人民政府財政廳”簡稱為簡稱為 “云南省財政廳云南省財政廳”。不得簡稱。不得簡稱“本部本部”、 “本委本委”、“本省財政廳本省財政廳”等。等。

15、 3.3.23.3.2會計憑證名稱：填寫能夠反映會計憑會計憑證名稱：填寫能夠反映會計憑 證用途或內(nèi)容的名稱，如：證用途或內(nèi)容的名稱，如：“收款會計憑收款會計憑 證證”、“付款會計憑證付款會計憑證”、“轉(zhuǎn)帳會計憑轉(zhuǎn)帳會計憑 證證”或或“基建會計憑證基建會計憑證”、“工會會計憑工會會計憑 證證”、“預(yù)算外會計憑證預(yù)算外會計憑證”等。等。 3.3.33.3.3時間：填寫本冊會計憑證的起止年月時間：填寫本冊會計憑證的起止年月 日。日。 3.3.43.3.4冊數(shù)：填寫會計憑證的冊數(shù)。冊數(shù)：填寫會計憑證的冊數(shù)。 3.3.53.3.5冊次：填寫本冊會計憑證的序號。冊次：填寫本冊會計憑證的序號。 3.3.63

16、.3.6記帳憑證起止號：填寫本冊記帳憑證記帳憑證起止號：填寫本冊記帳憑證 起號和止號。起號和止號。 3.3.73.3.7記帳憑證數(shù)：填寫記帳憑證的張數(shù)。記帳憑證數(shù)：填寫記帳憑證的張數(shù)。 3.3.83.3.8 附件數(shù)：填寫本冊會計憑證的附件附件數(shù)：填寫本冊會計憑證的附件 張數(shù)。張數(shù)。 3.3.93.3.9會計憑證總數(shù)：填寫本冊所有憑證的會計憑證總數(shù)：填寫本冊所有憑證的 合計張數(shù)。合計張數(shù)。 3.3.103.3.10會計主管：填寫單位內(nèi)部具體負責(zé)會計主管：填寫單位內(nèi)部具體負責(zé) 會計工作的中層領(lǐng)導(dǎo)人員。會計工作的中層領(lǐng)導(dǎo)人員。 3.3.113.3.11裝訂人：填寫負責(zé)該本會計憑證裝裝訂人：填寫負責(zé)該

17、本會計憑證裝 訂的人員。訂的人員。 3.3.123.3.12裝訂時間：填寫該本會計憑證裝訂裝訂時間：填寫該本會計憑證裝訂 結(jié)束的時間。結(jié)束的時間。 3.3.133.3.13備注：填寫該本憑證需要說明的事備注：填寫該本憑證需要說明的事 項。項。 3.43.4制成材料質(zhì)量制成材料質(zhì)量 記帳憑證封面和封底宜采用記帳憑證封面和封底宜采用126126克以上牛皮克以上牛皮 紙制作。紙制作。 4.14.1會計憑證盒外形尺寸：會計憑證盒的外形尺寸會計憑證盒外形尺寸：會計憑證盒的外形尺寸 采用采用275mm275mm155mm155mm（長（長寬），盒脊厚度可根據(jù)寬），盒脊厚度可根據(jù) 需要設(shè)置需要設(shè)置30mm3

18、0mm、40mm40mm、60mm60mm等等 4.24.2會計憑證盒項目及填寫方法會計憑證盒項目及填寫方法 4.2.14.2.1會計憑證盒正面項目會計憑證盒正面項目 會計憑證盒正面項目包括單位名稱、憑證名會計憑證盒正面項目包括單位名稱、憑證名 稱、時間、冊數(shù)、冊次、記帳憑證起止號、附件稱、時間、冊數(shù)、冊次、記帳憑證起止號、附件 數(shù)、會計憑證總數(shù)、起止時間、歸檔時間、立卷數(shù)、會計憑證總數(shù)、起止時間、歸檔時間、立卷 人、保管期限、全宗號、目錄號、案卷號。人、保管期限、全宗號、目錄號、案卷號。 4.2.24.2.2正面項目的填寫方法正面項目的填寫方法 4.2.2.14.2.2.1單位名稱、憑證名稱

19、、時間、冊數(shù)、冊次、單位名稱、憑證名稱、時間、冊數(shù)、冊次、 記帳憑證起止號、附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、起止記帳憑證起止號、附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、起止 時間根據(jù)記帳憑證封面的有關(guān)項目對應(yīng)填寫，填時間根據(jù)記帳憑證封面的有關(guān)項目對應(yīng)填寫，填 寫方法與記帳憑證封面一致。寫方法與記帳憑證封面一致。 4.2.2.24.2.2.2歸檔時間：填寫單位內(nèi)財務(wù)部門向檔案歸檔時間：填寫單位內(nèi)財務(wù)部門向檔案 部門移交會計檔案的年月日。部門移交會計檔案的年月日。 4.2.2.34.2.2.3立卷人：填寫整理本盒會計憑證的人員姓立卷人：填寫整理本盒會計憑證的人員姓 名名. . 4.2.2.44.2.2.4保管期限：根據(jù)財政部

20、和國家保管期限：根據(jù)財政部和國家 檔案局檔案局19981998年頒布的年頒布的會計檔案保管會計檔案保管 期限表期限表確定填寫該案卷的保管期限。確定填寫該案卷的保管期限。 4.2.2.54.2.2.5全宗號：填寫檔案館給立檔單全宗號：填寫檔案館給立檔單 位編制的代號。企業(yè)可填寫表達單位位編制的代號。企業(yè)可填寫表達單位 的漢語拼音代字的漢語拼音代字 4.2.2.64.2.2.6目錄號：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄目錄號：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄 的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù) 的案卷目錄號，企業(yè)或參照的案卷目錄號，企業(yè)或參照工業(yè)企業(yè)檔工業(yè)企業(yè)檔 案分類試行規(guī)則案分

21、類試行規(guī)則編制分類方案的單位，編制分類方案的單位， 可填寫類別特征代碼?？商顚戭悇e特征代碼。 4.2.2.74.2.2.7案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號， 在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一 級類目）內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。級類目）內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。 4.2.34.2.3會計憑證盒盒脊項目及填寫方法會計憑證盒盒脊項目及填寫方法 會計憑證盒盒脊項目包括全宗號、目會計憑證盒盒脊項目包括全宗號、目 錄號、案卷號、年度、月份、冊數(shù)、錄號、案卷號、年度、月份、冊數(shù)、 冊次、保管期限，其排列格式尺寸。冊次、保管期限，其排列格式尺寸

22、。 盒脊項目與正面有關(guān)項目對應(yīng)填寫。盒脊項目與正面有關(guān)項目對應(yīng)填寫。 制成材料質(zhì)量。制成材料質(zhì)量。 會計憑證盒宜采用會計憑證盒宜采用340340克以上箱板紙制克以上箱板紙制 作作。 5.15.1會計檔案盒外形尺寸會計檔案盒外形尺寸 會計檔案盒的外形尺寸采用會計檔案盒的外形尺寸采用310mm310mm220mm220mm或或 310mm310mm260mm260mm（長（長寬），盒脊厚度可根據(jù)需要寬），盒脊厚度可根據(jù)需要 設(shè)置設(shè)置20mm20mm、30mm30mm、40mm40mm等。等。 5.25.2會計檔案盒項目及填寫方法會計檔案盒項目及填寫方法 5.2.15.2.1會計檔案盒正面項目會計檔

23、案盒正面項目 會計檔案盒正面項目包括全宗名稱、案卷題名、會計檔案盒正面項目包括全宗名稱、案卷題名、 時間、卷數(shù)、張數(shù)、保管期限、全宗號、目錄號、時間、卷數(shù)、張數(shù)、保管期限、全宗號、目錄號、 案卷號、盒號。案卷號、盒號。 5.2.2.15.2.2.1全宗名稱：全宗名稱相當(dāng)于立全宗名稱：全宗名稱相當(dāng)于立 檔單位的名稱，填寫時和會計憑證盒檔單位的名稱，填寫時和會計憑證盒 正面上的正面上的“單位名稱單位名稱”要求一致。要求一致。 5.2.2.25.2.2.2案卷題名：由整理會計憑證的案卷題名：由整理會計憑證的 人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)概括本盒會人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)概括本盒會 計檔案的形成單位、時間、內(nèi)

24、容、類計檔案的形成單位、時間、內(nèi)容、類 別，別， 如：如：“昌吉市財政局二昌吉市財政局二0000二年度（或二年度（或 上半年、下半年、季度）財務(wù)報告上半年、下半年、季度）財務(wù)報告”、 “昌吉市財政局二昌吉市財政局二0000二年基金管理總二年基金管理總 帳帳”、“昌吉市鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)局二昌吉市鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)局二0000二年二年 行政（或事業(yè)、或工會）現(xiàn)金日記行政（或事業(yè)、或工會）現(xiàn)金日記 帳帳”。文字力求簡煉、明確。文字力求簡煉、明確。 5.2.2.35.2.2.3時間：填寫形成本盒會計檔案時間：填寫形成本盒會計檔案 的起止年月日。的起止年月日。 5.2.2.45.2.2.4卷數(shù)、張數(shù)：填寫本盒內(nèi)會計卷數(shù)、

25、張數(shù)：填寫本盒內(nèi)會計 檔案的卷數(shù)和張數(shù)。檔案的卷數(shù)和張數(shù)。 5.2.2.55.2.2.5保管期限：按照保管期限：按照會計檔案保會計檔案保 管期限表管期限表填寫該盒會計檔案的保管填寫該盒會計檔案的保管 期限。期限。 5.2.2.65.2.2.6全宗號、目錄號：填寫方法與全宗號、目錄號：填寫方法與 會計憑證盒上的會計憑證盒上的“全宗號全宗號”、“目錄目錄 號號”的要求相同。的要求相同。 5.2.2.75.2.2.7案卷號：填寫本盒內(nèi)會計檔案案卷號：填寫本盒內(nèi)會計檔案 的案卷號或案卷起止號，在案卷起號的案卷號或案卷起止號，在案卷起號 和止號之間用和止號之間用“一一”隔開。隔開。 5.2.2.85.2

26、.2.8盒號：盒號是同一全宗、同一盒號：盒號是同一全宗、同一 目錄內(nèi)按照案卷順序號裝盒的編號。目錄內(nèi)按照案卷順序號裝盒的編號。 5.2.35.2.3會計檔案盒盒脊項目的填寫方法會計檔案盒盒脊項目的填寫方法 會計檔案盒盒脊項目包括年度、全宗會計檔案盒盒脊項目包括年度、全宗 號、目錄號、案卷號、盒號、保管期號、目錄號、案卷號、盒號、保管期 限限. . 年度填寫本盒會計檔案所屬年度，其年度填寫本盒會計檔案所屬年度，其 他項目與正面相應(yīng)項目填寫一致。他項目與正面相應(yīng)項目填寫一致。 制成材料質(zhì)量制成材料質(zhì)量 會計檔案盒宜采用會計檔案盒宜采用700700克以上無酸紙制克以上無酸紙制 作作。 6.16.1帳

27、簿啟用及接交表用紙尺寸及質(zhì)量帳簿啟用及接交表用紙尺寸及質(zhì)量 要求。要求。 6.1.16.1.1用紙尺寸用紙尺寸 帳簿啟用及接交表用紙幅面尺寸采用帳簿啟用及接交表用紙幅面尺寸采用 國際標(biāo)準(zhǔn)國際標(biāo)準(zhǔn)A4A4型（長型（長寬為寬為 297mm297mm210mm210mm）非國際標(biāo)準(zhǔn)紙帳薄可）非國際標(biāo)準(zhǔn)紙帳薄可 根據(jù)實際需要另外確定用紙尺寸根據(jù)實際需要另外確定用紙尺寸 帳簿啟用及接交表正面項目和填寫方帳簿啟用及接交表正面項目和填寫方 法法 6.2.1.1 6.2.1.1 正面項目正面項目 帳簿啟用及接交表正面項目包括單位帳簿啟用及接交表正面項目包括單位 名稱、帳簿名稱及編號、帳簿頁數(shù)、名稱、帳簿名稱及

28、編號、帳簿頁數(shù)、 帳簿起止日期、經(jīng)管人員、接交記錄、帳簿起止日期、經(jīng)管人員、接交記錄、 備注、檔號、貼印花稅。備注、檔號、貼印花稅。 正面項目的填寫方法正面項目的填寫方法 6.2.1.2.16.2.1.2.1單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱：填寫形成會計檔案的 單位名稱，并加蓋公章，填寫要求與記帳單位名稱，并加蓋公章，填寫要求與記帳 憑證封面上的憑證封面上的“單位名稱單位名稱”相同。相同。 6.2.1.2.2 6.2.1.2.2 帳簿名稱及編號：填寫該帳簿帳簿名稱及編號：填寫該帳簿 所屬的類別及其排列順序號。所屬的類別及其排列順序號。 6.2.1.2.3 6.2.1.2.3 帳簿頁數(shù)：填寫

29、該帳簿中有內(nèi)帳簿頁數(shù)：填寫該帳簿中有內(nèi) 容記載的帳簿頁數(shù)（空白帳頁除外）。容記載的帳簿頁數(shù)（空白帳頁除外）。 帳簿起止時期：填寫該帳簿啟用和終止的帳簿起止時期：填寫該帳簿啟用和終止的 年月日。年月日。 6.2.1.2.5 6.2.1.2.5 經(jīng)管人員：填寫單位內(nèi)管理財經(jīng)管人員：填寫單位內(nèi)管理財 務(wù)的負責(zé)人姓名、會計姓名、復(fù)核姓名、務(wù)的負責(zé)人姓名、會計姓名、復(fù)核姓名、 出納姓名。出納姓名。 6.2.1.2.6 6.2.1.2.6 接交記錄：該帳簿在使用過程接交記錄：該帳簿在使用過程 中人員發(fā)生變化時，由接管和交出雙方分中人員發(fā)生變化時，由接管和交出雙方分 別簽名，并填寫接交日期，同時，經(jīng)管人別簽

30、名，并填寫接交日期，同時，經(jīng)管人 員要填寫職別并簽名。員要填寫職別并簽名。 備注：填寫該帳簿中需要特別說明的備注：填寫該帳簿中需要特別說明的 情況。情況。 6.2.1.2.8 6.2.1.2.8 印花稅：在印有印花稅：在印有“貼印花貼印花 稅稅”的空格處貼上印花稅票。的空格處貼上印花稅票。 6.2.1.2.9 6.2.1.2.9 檔號：按照本單位檔案分檔號：按照本單位檔案分 類編號方案的要求填寫該帳簿的編號。類編號方案的要求填寫該帳簿的編號。 帳簿啟用及接交表背面項目和填寫方帳簿啟用及接交表背面項目和填寫方 法法 6.2.2.1 6.2.2.1 背面項目背面項目 帳簿啟用及接交表背面項目包括科

31、目帳簿啟用及接交表背面項目包括科目 名稱、頁次。各項目具體位置尺寸名稱、頁次。各項目具體位置尺寸 見見 附錄附錄A A4A A4（b b） 。非國際標(biāo)準(zhǔn)紙帳薄。非國際標(biāo)準(zhǔn)紙帳薄 可根據(jù)實際需要另外確定用紙尺寸?？筛鶕?jù)實際需要另外確定用紙尺寸。 6.2.2.2 6.2.2.2 背面項目的填寫方法背面項目的填寫方法 科目名稱：根據(jù)該帳簿設(shè)置的科目名科目名稱：根據(jù)該帳簿設(shè)置的科目名 稱依次填寫。稱依次填寫。 6.2.2.2.2 6.2.2.2.2 頁次：在編寫該帳簿頁碼頁次：在編寫該帳簿頁碼 總流水順序號的基礎(chǔ)上，分別填寫各總流水順序號的基礎(chǔ)上，分別填寫各 個科目在該帳簿中的頁碼位置。個科目在該帳簿

32、中的頁碼位置。 編頁碼編頁碼 會計報表、工資表卷內(nèi)文件材料均按有會計報表、工資表卷內(nèi)文件材料均按有 書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。每卷單獨編號，書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。每卷單獨編號， 頁號從頁號從“1”1”開始。開始。 頁號編寫位置：單面書寫的文件材料在頁號編寫位置：單面書寫的文件材料在 其右上角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，其右上角編寫頁號；雙面書寫的文件材料， 正面在其右上角，背面在其左上角編寫頁正面在其右上角，背面在其左上角編寫頁 號。號。 訂本式帳簿不用拆去空白頁，按已有填寫內(nèi)容訂本式帳簿不用拆去空白頁，按已有填寫內(nèi)容 的頁面編順序號。的頁面編順序號。 （2 2）卷內(nèi)文件目錄編制）卷內(nèi)文件目

33、錄編制 年度報表、工資表按卷內(nèi)文件目錄的格式照實年度報表、工資表按卷內(nèi)文件目錄的格式照實 抄錄。抄錄。 （3 3）案卷封面、卷內(nèi)備考表編制）案卷封面、卷內(nèi)備考表編制 案卷題名案卷題名 要求簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。要求簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。 例如：例如：“局二局二0000一年度會計決算報表一年度會計決算報表” 卷內(nèi)備考表編制卷內(nèi)備考表編制 裝訂入盒裝訂入盒 （1 1）組好的案卷年度報表、工資表，依次）組好的案卷年度報表、工資表，依次 按照案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件按照案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件 材料、備考表的順序排列，采用三孔一線材料、備考表的順序排列，采用三孔

34、一線 方法，齊下齊左，在案卷的左側(cè)裝訂。方法，齊下齊左，在案卷的左側(cè)裝訂。 （如圖）（如圖） （2 2）會計憑證必須使用國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的）會計憑證必須使用國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的 “會計檔案憑證軟封面會計檔案憑證軟封面”來裝訂，封面要來裝訂，封面要 按項目填寫。按項目填寫。 （3 3）各類會計檔案，按案卷號順序裝滿一盒再裝）各類會計檔案，按案卷號順序裝滿一盒再裝 第二盒。不同類的檔案，不能混裝一盒，盒面不第二盒。不同類的檔案，不能混裝一盒，盒面不 需要填寫，只填寫脊背的內(nèi)容。需要填寫，只填寫脊背的內(nèi)容。 對帳薄太大的案卷，不用裝盒，按順序排在盒對帳薄太大的案卷，不用裝盒，按順序排在盒 的后面。的后面。 4

35、 4、案卷目錄及目錄號的編制、案卷目錄及目錄號的編制 （1 1）案卷目錄按目錄的格式照實抄錄，用森藍）案卷目錄按目錄的格式照實抄錄，用森藍 文檔管理軟件進行著錄管理，打印一式二份與相文檔管理軟件進行著錄管理，打印一式二份與相 應(yīng)的卷內(nèi)文件目錄一起裝訂成檢索目錄，一份由應(yīng)的卷內(nèi)文件目錄一起裝訂成檢索目錄，一份由 會計部門保管，一份向本單位綜合檔案室移交。會計部門保管，一份向本單位綜合檔案室移交。 會計檔案目錄用紙尺寸及質(zhì)量要求會計檔案目錄用紙尺寸及質(zhì)量要求 會計檔案目錄的用紙尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)會計檔案目錄的用紙尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4A4 型（長寬為型（長寬為297mm297mm210mm210mm）

36、，紙張質(zhì)量宜），紙張質(zhì)量宜 采用采用7070克以上白色書寫紙制作?？艘陨习咨珪鴮懠堉谱鳌?7.2 7.2 會計檔案目錄項目會計檔案目錄項目 會計檔案目錄項目包括案卷號、類別、題會計檔案目錄項目包括案卷號、類別、題 名、起止時間、保管期限、卷內(nèi)張數(shù)、備名、起止時間、保管期限、卷內(nèi)張數(shù)、備 注注 項目的填寫方法項目的填寫方法 7.3.1 7.3.1 案卷號：根據(jù)整理會計檔案時會計案卷號：根據(jù)整理會計檔案時會計 憑證盒或會計檔案盒上的對應(yīng)項目填寫。憑證盒或會計檔案盒上的對應(yīng)項目填寫。 7.3.2 7.3.2 類別：填寫該卷會計檔案所屬的類類別：填寫該卷會計檔案所屬的類 別，如：別，如：“會計憑證類會

37、計憑證類”、“會計帳簿會計帳簿 類類”、“財務(wù)報告類財務(wù)報告類”等。等。 7.3.3 7.3.3 題名：題名即案卷題名，填寫要求題名：題名即案卷題名，填寫要求 與會計檔案盒上的與會計檔案盒上的“案卷題名案卷題名”相同。相同。 7.3.4 7.3.4 起止時間：填寫該卷檔案啟用和終止的年起止時間：填寫該卷檔案啟用和終止的年 月。月。 7.3.5 7.3.5 保管期限：根據(jù)整理會計檔案時確定的會保管期限：根據(jù)整理會計檔案時確定的會 計憑證盒或會計檔案盒上的保管期限填寫。計憑證盒或會計檔案盒上的保管期限填寫。 7.3.6 7.3.6 卷內(nèi)張數(shù)：指會計憑證總數(shù)、帳頁總數(shù)或卷內(nèi)張數(shù)：指會計憑證總數(shù)、帳頁

38、總數(shù)或 財務(wù)報告的總張數(shù)，根據(jù)該卷會計檔案的具體張財務(wù)報告的總張數(shù)，根據(jù)該卷會計檔案的具體張 數(shù)填寫。數(shù)填寫。 7.3.7 7.3.7 備注：填寫記帳憑證起止號或其他需要說備注：填寫記帳憑證起止號或其他需要說 明的事項。明的事項。 卷內(nèi)目錄紙尺寸及質(zhì)量要求卷內(nèi)目錄紙尺寸及質(zhì)量要求 卷內(nèi)目錄用紙尺寸及質(zhì)量要求與會計檔案卷內(nèi)目錄用紙尺寸及質(zhì)量要求與會計檔案 目錄相同。目錄相同。 8.2 8.2 卷內(nèi)目錄項目包括順序號、責(zé)任者、卷內(nèi)目錄項目包括順序號、責(zé)任者、 文號、題名、日期、頁號、備注、各項目文號、題名、日期、頁號、備注、各項目 具體位置、尺寸（見附錄具體位置、尺寸（見附錄A A 圖圖 A6A6

39、）。）。 8.3 8.3 項目的填寫方法項目的填寫方法 8.3.18.3.1順序號：以卷內(nèi)文件材料排列先后順順序號：以卷內(nèi)文件材料排列先后順 序填寫序號，亦即件號。序填寫序號，亦即件號。 8.3.2 8.3.2 責(zé)任者：填寫對檔案內(nèi)容進行責(zé)任者：填寫對檔案內(nèi)容進行 創(chuàng)造或負有責(zé)任的團體和個人，即文創(chuàng)造或負有責(zé)任的團體和個人，即文 件材料的署名者。件材料的署名者。 8.3.3 8.3.3 文號：填寫文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文號：填寫文件制發(fā)機關(guān)的發(fā) 文字號文字號 8.3.4 8.3.4 題名：即文件材料標(biāo)題，一般題名：即文件材料標(biāo)題，一般 應(yīng)照實抄錄，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范應(yīng)照實抄錄，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范

40、 的，可自擬標(biāo)題，外加的，可自擬標(biāo)題，外加“”號。號。 日期：填寫文件材料的形成時間，以日期：填寫文件材料的形成時間，以8 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，2007061920070619 8.3.6 8.3.6 頁號：填寫卷內(nèi)文件材料所在頁號：填寫卷內(nèi)文件材料所在 之頁的編號。之頁的編號。 8.3.7 8.3.7 備注：在需要說明情況的文件備注：在需要說明情況的文件 材料欄內(nèi)打材料欄內(nèi)打“* *”號，并將需說明的情號，并將需說明的情 況填寫在備考表中。況填寫在備考表中。 9.1 9.1 卷內(nèi)備考表用紙尺寸及質(zhì)量要求卷內(nèi)備考表用紙尺寸及質(zhì)量要求 卷內(nèi)備考表用紙尺寸及質(zhì)量要求

41、與會計檔卷內(nèi)備考表用紙尺寸及質(zhì)量要求與會計檔 案目錄相同。案目錄相同。 9.2 9.2 卷內(nèi)備考表項目卷內(nèi)備考表項目 卷內(nèi)備考表項目包括本卷情況說明、立卷卷內(nèi)備考表項目包括本卷情況說明、立卷 人、檢查人、立卷時間、檢查時間，各項人、檢查人、立卷時間、檢查時間，各項 目具體位置、尺寸（見附錄目具體位置、尺寸（見附錄A A 圖圖A7A7）。）。 9.3 9.3 項目的填寫方法項目的填寫方法 9.3.1 9.3.1 本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件材料（財務(wù)本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件材料（財務(wù) 報告類和其他類）缺損、修改補充、移出、銷毀報告類和其他類）缺損、修改補充、移出、銷毀 等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)

42、現(xiàn)的問題由有關(guān)的等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的 管理人員填寫并簽名，標(biāo)注時間。管理人員填寫并簽名，標(biāo)注時間。 9.3.2 9.3.2 立卷人：由負責(zé)立卷者簽名。立卷人：由負責(zé)立卷者簽名。 9.3.3 9.3.3 檢查人：由案卷質(zhì)量審查者簽名。檢查人：由案卷質(zhì)量審查者簽名。 9.3.4 9.3.4 立卷時間：填寫完成立卷工作的年月日。立卷時間：填寫完成立卷工作的年月日。 9.3.5 9.3.5 檢查時間：填寫審查案卷質(zhì)量的年月日檢查時間：填寫審查案卷質(zhì)量的年月日. . 1、鑒定：組成鑒定小組（由分管領(lǐng)導(dǎo)及有鑒定：組成鑒定小組（由分管領(lǐng)導(dǎo)及有 關(guān)人員組成）；關(guān)人員組成）； 2 2、銷毀

43、程序按、銷毀程序按辦法辦法第十條執(zhí)行。第十條執(zhí)行。 3 3、銷毀審批表模式：、銷毀審批表模式： 經(jīng)鑒定后，清出無保存價值的報表經(jīng)鑒定后，清出無保存價值的報表 卷（冊），帳簿卷（冊），帳簿 卷（冊），憑證卷（冊），憑證 卷（冊）應(yīng)予以銷毀，請審批。卷（冊）應(yīng)予以銷毀，請審批。 鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)人（簽名）鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)人（簽名） 年年 月月 日日 主管負責(zé)人（簽名）主管負責(zé)人（簽名） 年年 月月 日日 監(jiān)監(jiān) 銷銷 人（簽名）人（簽名） 年月日年月日 10.1 10.1 會計檔案移交清單用紙尺寸及質(zhì)量會計檔案移交清單用紙尺寸及質(zhì)量 要求與會計檔案目錄相同。要求與會計檔案目錄相同。 10.2 10.

44、2 會計檔案移交清單項目會計檔案移交清單項目 會計檔案移交清單項目包括年度、種會計檔案移交清單項目包括年度、種 類及數(shù)量、移交部門及移交人、接收部門類及數(shù)量、移交部門及移交人、接收部門 及接收人、監(jiān)交人、移交時間、備注及接收人、監(jiān)交人、移交時間、備注 10.3 10.3 項目填寫方法項目填寫方法 10.3.1 10.3.1 年度：填寫需要移交的會計檔案年度：填寫需要移交的會計檔案 所屬年度，用所屬年度，用4 4位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。 10.3.2 10.3.2 移交部門及移交人：由單位內(nèi)財移交部門及移交人：由單位內(nèi)財 務(wù)部門及其管理人員填寫并蓋章簽字。務(wù)部門及其管理人員填寫并蓋章

45、簽字。 10.3.3 10.3.3 接收部門及接收人：由單位內(nèi)檔接收部門及接收人：由單位內(nèi)檔 案部門或接收會計檔案的有關(guān)部門及其管案部門或接收會計檔案的有關(guān)部門及其管 理人員填寫并蓋章簽字。理人員填寫并蓋章簽字。 10.3.4 10.3.4 監(jiān)交人：由監(jiān)督辦理接交檔案手監(jiān)交人：由監(jiān)督辦理接交檔案手 續(xù)的人員簽名。續(xù)的人員簽名。 10.3.5 10.3.5 移交時間：填寫辦理會計檔案移移交時間：填寫辦理會計檔案移 交手續(xù)的年月日。交手續(xù)的年月日。 10.3.6 10.3.6 備注：填寫移交范圍的會計檔案備注：填寫移交范圍的會計檔案 中需標(biāo)明的情況。中需標(biāo)明的情況。 會計檔案格式會計檔案格式.doc 一、歸檔范圍：包括科技年度數(shù)據(jù)的備份一、歸檔范圍：包括科技年度數(shù)據(jù)的備份 盤、打印的書面會計憑證、會計賬簿、會盤、打印的書面會計憑證、會計賬簿、會 計報表、同期的操作系統(tǒng)、相關(guān)的應(yīng)用程計報表、同期的操作系統(tǒng)、相關(guān)的應(yīng)用程 序軟件及會計核算系統(tǒng)軟件，操作人及密序軟件及會計核算系統(tǒng)軟件，操作人及密 碼、操作日志