公司OA系統(tǒng)管理制度

1、公司 OA 系統(tǒng)管理制度第一章 總 則1.1 為加強公司協(xié)同辦公系統(tǒng)（以下簡稱 OA 系統(tǒng)） 管理，保證其高效、安全運行，充分發(fā)揮 OA 系統(tǒng)的作用， 特制定本辦法。1.2 OA 系統(tǒng)內容包括協(xié)同辦公、 公文管理、 電子郵件、 文檔管理、知識管理、個人設置、綜合辦公、常用工具等功 能，旨在實現(xiàn)公文無紙化傳輸、信息共享和交流，規(guī)范管理 流程，提高辦公效率和降低管理成本。第二章 組織管理與職責2.1 公司 IT 工程師負責 OA 辦公系統(tǒng)的管理、規(guī)劃、 實施、培訓 ;其主要職責 :（一）按照相關的具體工作流程和制度在系統(tǒng)中進行搭 建、測試；（二）征詢各使用部門的意見和建議，協(xié)調解決各使用 部門在使

2、用過程中出現(xiàn)的新情況、新問題；（三）培訓各部門系統(tǒng)使用人員；（四）負責全公司管理辦公自動化系統(tǒng)資源（軟、硬件） 的配置、升級；（五）負責 OA 系統(tǒng)的安全技術防范，定期就公司所有計 算機設備及運行系統(tǒng)進行嚴格檢查；（六）負責辦公終端安全策略管理系統(tǒng)的安裝；（七）負責 OA 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份，并對系統(tǒng)運行情況進 行監(jiān)控，保證系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行；（八）做好其他相關工作。第三章 基礎管理3.1 為使審批流轉真正地落到實處，并能提高員工對 “企業(yè)信息化“的認識， OA 審批人必須隨時隨地、及時地 打開 OA 系統(tǒng)，處理當天的文件，如遇出差、事假須通過移 動 OA 功能完成審批事項。3.2 協(xié)同及固定表單工

3、作處理流程所涉人員，在接收 到待辦事項后，應在 2 個小時內處理審批事項。凡因非客觀 因素不能及時審批的， 應不超過 1 個工作日； 若遇緊急業(yè)務， 流程發(fā)起人可通過短信或電話告知審批人員。3.3 為保證各類電子文件的及時收發(fā)，公司領導、部 門經理、主管原則上應該全天在線，其他人員至少每天登陸 四次 OA 系統(tǒng)（ 8:00 、 11:20 、13:00 、 16:20 ），接收各類文 件，處理待辦事項。3.4 各部門領導及員工在處理文件填寫意見時必須將 意見寫清楚， 交給誰辦理， 如何辦理， 此文件是如何落實的， 將落實意見一并寫上進行歸檔。3.5 員工身份認證。系統(tǒng)通過用戶名和密碼進行身份

4、管理和認證。用戶名是每個員工的唯一標識，個人的密碼是 安全的保證。用戶應自己定期更換密碼，不得泄露給他人， 防止他人非法使用。由于密碼泄漏造成的損失由本人負責。 每位 OA 系統(tǒng)使用人都要熟練掌握 OA 系統(tǒng)的使用方法，使 用 OA 系統(tǒng)進行單位內部的各項日常辦公。3.6 OA 系統(tǒng)使用人員的賬號密碼 （口令）必須設 8 位 以上字符（必含字母、數(shù)字） ，并需經常修改。使用人員取 得初始密碼后應在 OA 系統(tǒng)的個人設置里面，須立即對自己 的登陸密碼進行修改，避免他人使用。3.7 每位 OA 用戶要保證通過 OA 系統(tǒng)發(fā)布、流轉的 信息和文件的內容完整、準確、規(guī)范，并對所發(fā)布的內容和 審批的內容

5、負責。在 OA 系統(tǒng)中的意見和審批與原書名簽署 具有同等效力和權威，相應人員應予以執(zhí)行和遵守。3.8 有重要文件需要領導審批，如果公司領導有 事沒有使用 OA 系統(tǒng)，審批發(fā)起人可通過即時通發(fā)消息或者 發(fā)送手機短信提醒。3.9 因個人原因未登陸和使用 OA 系統(tǒng)，不能及 時處理相關工作，造成的責任由自己負責。3.10 OA 系統(tǒng)中的各分類公告及新聞均由有權限人 員予以發(fā)布和更新，具體內容由公司負責人確定，新聞內容 不應涉及相關商業(yè)機密；人事公告或日常行政公告等由行政 與人力資源部負責統(tǒng)一發(fā)布和管理。3.11 OA 系統(tǒng)使用人員應自覺遵守系統(tǒng)運行的規(guī)章 制度，按照工作權限，認真完成本人在系統(tǒng)中所承

6、擔的工作 任務。3.12 個人信息的完善。在 OA 系統(tǒng)的個人設置里面， 必須對自己的個人信息進行添加，如聯(lián)系方式等，以便同事 之間聯(lián)系時查找方便。3.13 OA 系統(tǒng)流程模板涵蓋范圍內的辦公流程，涉及 的相關部門應按照系統(tǒng)模板使用說明實行網上辦公，流程定 制發(fā)起的部門應督促系統(tǒng)模板的使用。第四章 工作程序4.1 IT 工程師應建立 OA 辦公系統(tǒng)用戶臺賬，詳實記 錄用戶所屬信息，包括賬號信息、權限信息等。4.2 OA 賬號的申請。申請人填寫 OA 權限申請單 （見附件 1 ），經部門負責人和主管領導、 總經理審批后， 由 OA 系統(tǒng)管理員進行操作調整。4.3 OA 流程管理。 公司各部門需在

7、 OA 系統(tǒng)中進行電 子流程審批，由各申請部門填寫 OA 權限申請單 ，經相關 領導簽批后， 并提供已簽發(fā)的制度、 表單及流程圖。 由 IT 工 程師根據(jù)流程需求文檔在系統(tǒng)中進行搭建、測試。需求 部門的試用通過后， IT 工程師負責發(fā)布流程，并在 OA 門戶 中發(fā)布啟用公告。4.4 OA 賬號信息變更。 因公司人事調動， 賬號的信息 發(fā)生變化時，由行政與人力資源部填寫 OA 權限申請單 ， 經部門負責人、總經理審核后。 IT 工程師收到單據(jù)后，進行 相應的調整。4.5 OA 組織管理。 因公司組織架構調整， 造成 OA 用 戶相關信息發(fā)送變化的，由行政與人力資源部填寫 OA 權 限申請單 ，經

8、部門負責人審核后，上報公司總經理審批， 審批后的提報 IT 工程師進行調整。第五章 OA 系統(tǒng)升級管理5.1 IT 工程師接到 OA 廠商升級通知后，首先了解新 版本性能，并且向主管領導匯報，得到主管領導同意后，結 合 OA 廠商對系統(tǒng)版本進行升級。5.2 IT 工程師應該在熟悉升級文檔，在測試服務器上 構建與當前 OA 服務一樣的軟件環(huán)境，根據(jù)升級文檔進行升 級。5.3 在測試服務器測試一周， IT 工程師監(jiān)控流程流轉 歸檔情況，在保證所有模塊都正常工作的情況下，備份當前 OA 服務器，發(fā)布系統(tǒng)升級公告，在 OA 正式服務器進行升 級。5.4 IT 工程師應對系統(tǒng)使用期間的問題及時進行跟蹤

9、處理。第六章 信息安全保障6.1 各單位使用人員對各自的登錄密碼、印章密碼嚴 格保管。必須在第一次登錄系統(tǒng)后立即修改個人密碼，不得 再使用初始密碼，離開辦公室時應退出辦公系統(tǒng)，防止他人 進行非法操作，密碼泄漏所造成的損失自負。6.2 網絡管理員應定期檢查、維護計算機網絡，發(fā)現(xiàn) 問題應及時排除， 無法排除的， 應立即與相關技術人員聯(lián)系， 確保系統(tǒng)正常運行；不得亂設、私設系統(tǒng)的使用人員。6.3 知識文檔管理員應對文件資料的保密性、正確性、 完整性、發(fā)布范圍負責，不得將涉密信息、帶病毒文檔錄入 系統(tǒng)。6.4 使用系統(tǒng)時，所有涉密信息不得利用電子郵 箱轉發(fā)至無關人員，公文流轉嚴格按范圍進行流轉，嚴禁擴

10、 大范圍，也不得存儲在與該系統(tǒng)相連的介質內。6.5 嚴禁公司員工利用任何手段偵測、盜用他人 OA 賬號和密碼，刺探網絡配置、服務器配置和數(shù)據(jù)庫信息。6.6 每臺辦公電腦必須綁定安全策略管理系統(tǒng)，使用 人不得隨意刪除或更改。6.7 禁止在本機電腦安裝游戲、與工作無關的網絡軟 件。6.8 嚴禁外來公司人員未經允許連接我公司辦公網絡系統(tǒng)， 若有違反而導致病毒向公司內部傳播或公司商業(yè)秘 密向外部傳播而造成公司損失的， 將根據(jù)公司規(guī)定給予相關 責任人進行處理。6.9 在起草各類文件時嚴格按照企業(yè)商業(yè)秘密目錄執(zhí)行。第七章 罰 則7.1 OA 辦公是非常嚴肅的事情，對處理延誤造成工 作積壓的 3 次以內每次考核責任人 50 元，三次以上的每次 考核 100 元（延誤是指以系統(tǒng)的記錄時間計超過公文處理時 限仍未處理待辦事宜） 。7.2 對長期不使用 OA 系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求提供共享 數(shù)據(jù)；網上辦公數(shù)據(jù)不準確，隨意刪除安全策略系統(tǒng)，對工 作造成不良影響的，視狀況處以 50-500 元罰款。7.3 偵測、盜用他人賬號和密碼，刺探網絡配置、服 務器配置和數(shù)據(jù)庫信息，造