QP-01 文件和資料控制程序

1、文件編號: QP-01版本：A 版次:01頁 次: 共5頁文件和資料控制程序文件和資料控制程序文件編號: QP-01 版本：A 版次:01 制(修)訂日期:2008-11-11 生效日期:2008-11-11 文件總頁數(shù): 5頁修訂記錄:版本/號修訂原因修訂日期修訂頁次修訂人A/00初稿2008-01-29 /李好 A/01修訂6.2.1相關(guān)內(nèi)容2008-11-11第二頁李好編寫:審核:批準(zhǔn): 1. 應(yīng)用范圍：1.1 本程序應(yīng)用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件和資料的控制（包括外部提供的有關(guān)文件和資料）。2. 參考文件：無3. 定義：QM 質(zhì)量管理手冊QP 質(zhì)量管理程序MI 工作指引FC 流程圖WI

2、 作業(yè)指導(dǎo)書QR 質(zhì)量記錄OC 組織架構(gòu)圖4. 職責(zé)：4.1 文控中心：- 負(fù)責(zé)文件和資料的發(fā)放、回收、銷毀和原稿的保存及作好相關(guān)記錄。4.2 管理者代表：- 負(fù)責(zé)審批文件和數(shù)據(jù)的發(fā)放范圍。- 確認(rèn)及審批質(zhì)量管理手冊、質(zhì)量管理程序、工作指引。- 組織對現(xiàn)有體系文件進(jìn)行定期評審。4.3 各部門：- 負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、確認(rèn)以及使用保管。5. 資歷及培訓(xùn)：不適用6. 程序：6.1 文件和資料的分類6.1.1 質(zhì)量管理手冊、質(zhì)量管理程序和相關(guān)的工作指引、工藝文件；6.1.2 產(chǎn)品文件（包括作業(yè)指導(dǎo)書WI、生產(chǎn)流程圖等）；6.1.3 外來文件（包括國家/國際標(biāo)準(zhǔn)，法律法規(guī)，客戶質(zhì)量要求QR等）；6.1

3、.4 其它類（包括組織架構(gòu)圖、管理方案等）。6.2 文件和數(shù)據(jù)的編號6.2.1 文件和資料的編號由文控中心制定，其具體編號如下：文件種類 文件編號 (1) 管理手冊 ED/QM-01(2) 管理程序 QP-* 表示從01開始的流水號表示質(zhì)量管理程序 (3) 工作指引 MI-*-* 表示從01開始的流水號表示部門代號，如DCC=文控中心 表示工作指引(4) 作業(yè)指導(dǎo)書 1) 生產(chǎn)指導(dǎo)書 WI-產(chǎn)品型號- * 表示從001開始的流水號 2) 檢驗(yàn)指導(dǎo)書 WI-QA- * 表示從001開始的流水號 3) 其它作業(yè)指導(dǎo)書 WI-部門代號-0(或1或2)* 表示從001開始的流水號“0” 為設(shè)備操作說明

4、(如:WI-QA-0001)“1” 為做線指導(dǎo)書(如:WI-R&D-1001)“2” 為修理指導(dǎo)書(如:WI-R&D-2001)(5) 質(zhì)量記錄 QR-*-*表示從01開始的流水號表示部門代號，如DCC=文控中心表示質(zhì)量記錄(6) 流程圖 FC-部門代號-*(流水號)(7) 外來文件 客戶質(zhì)量要求: QR-產(chǎn)品型號-*（流水號）其它以客戶編號為準(zhǔn)(8) 組織架構(gòu)圖 OC-部門代號-*(流水號)（9）項(xiàng)目技術(shù)文件 參考項(xiàng)目編號管理辦法6.2.2 發(fā)行版次的規(guī)定：6.2.2.1質(zhì)量體系文件的版本號及修訂狀態(tài)：文件第一次制定之原版為A/00表示，A版表示第一版，00表示未修訂，A/01表示第一次修訂

5、，依次類推至A/09。如文件更改內(nèi)容較多或文件修訂狀態(tài)最大數(shù)超過9時(shí)，則文件升版，依次類推AZ版；6.2.2.2 如文件經(jīng)過更改, 則版本/版次也必須跟進(jìn)；6.2.2.3 生產(chǎn)指導(dǎo)書除外，如生產(chǎn)指導(dǎo)書更改某頁，則改被改頁之版次（如整份更改，則版本號全部更換）；生產(chǎn)指導(dǎo)書的版本狀態(tài)可在生產(chǎn)指導(dǎo)書的頁碼版本清單中查詢6.2.2.4 其它受控文件之版本號如無特別說明，則按以上6.2.2.1-6.2.2.2執(zhí)行；6.2.2.5外來文件之版本號以管理者代表簽名日期為依據(jù)。6.3 文件和資料的編寫與審批6.3.1 質(zhì)量管理手冊由文控中心編寫，管理者代表確認(rèn)，董事長批準(zhǔn)；6.3.2 質(zhì)量管理程序文件由相關(guān)部

6、門編寫，其部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)，管理者代表批準(zhǔn)；6.3.3 工作指引由相關(guān)部門編寫，其部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)；6.3.4 產(chǎn)品文件(包括作業(yè)指導(dǎo)書WI、生產(chǎn)流程圖等)由相關(guān)部門編寫，其部門負(fù)責(zé)人審核，其中心經(jīng)理批準(zhǔn)；6.3.5 外來文件由管理者代表簽名認(rèn)可。6.4 文件和資料的發(fā)放6.4.1 相關(guān)文件和資料交管理者代表批準(zhǔn)后，由文控中心根據(jù)文件總目錄復(fù)印相應(yīng)份數(shù)，在加蓋紅色“受控文件”印章后，進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)放，且在發(fā)放的文件和資料上注明副本編號；文件領(lǐng)用人應(yīng)在文件/資料收發(fā)登記表上簽收。6.4.2外來文件交管理者代表批準(zhǔn)后復(fù)印并蓋上紅色“受控文件”印章，分發(fā)給管理者代表指定的直接相關(guān)部門；接收部

7、門需在外來文件收發(fā)登記表上簽收。6.4.3 電子文件需作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)放的，文控中心在電子文檔收發(fā)登記表上登記，并通知相關(guān)部門人員，相關(guān)部門人員簽收后，只能使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)部門提供的密碼才能打開并使用該文件。6.5 文件和資料的更改、增加6.5.1 文件和資料需更改或增加，須向文控中心領(lǐng)取并填寫文件更改申請單或文件申請單, 由部門負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)方可執(zhí)行；審批跟6.3執(zhí)行。 6.5.2 質(zhì)量管理程序的更改, 其版本版次需相應(yīng)更新; 質(zhì)量管理程序的相關(guān)質(zhì)量記錄的更改, 其版本號亦需相應(yīng)更新, 但不需與質(zhì)量管理程序的版本版次保持一致, 可獨(dú)立更改，相關(guān)質(zhì)量記錄的發(fā)行版次狀態(tài)反映在質(zhì)量記錄總目錄上。6.5

8、.3 在文件更改過程中, 其文件編號不變。6.5.4 文件的更改由該文件所屬部門執(zhí)行, (除特別指定外) 其它部門無權(quán)更改。6.5.5 經(jīng)審批后的更改文件，交回文控中心，由文控中心對照文件總目錄按照6.4.1進(jìn)行發(fā)放，同時(shí)收回相應(yīng)的作廢文件。6.6 文件和資料的領(lǐng)用和復(fù)印6.6.1 文件由于丟失或損壞或其它情況（如提供給客戶、供方或認(rèn)證機(jī)構(gòu)等） 需申請領(lǐng)用時(shí), 所需部門應(yīng)填寫文件申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審校簽名及管理者代表批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。文控中心按照6.4.1進(jìn)行發(fā)放，同時(shí)收回相應(yīng)的作廢文件并銷毀。6.6.2根據(jù)實(shí)際情況（包括因工作需要提供給公司以外的供貨商、認(rèn)證機(jī)構(gòu)、政府部門或有關(guān)單位的文件和數(shù)

9、據(jù)），受控文件需要復(fù)印時(shí)，由所需部門填寫文件申請單，注明復(fù)印原因及用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審校簽名及管理者代表批準(zhǔn)后方可復(fù)??；文控中心按文件申請單要求，用原稿進(jìn)行復(fù)印，并在復(fù)印件上蓋上紅色“參考文件”章，記錄在文件收發(fā)記錄表登記本上，由所需部門相關(guān)人員簽收。6.7 文件和資料的保存、作廢和銷毀6.7.1 所有文件和資料的原稿由文控中心統(tǒng)一長期保存，各部門負(fù)責(zé)保存相關(guān)的帶有受控標(biāo)識的文件，其中質(zhì)量手冊程序文件的修改狀況還應(yīng)登記在文件修訂履歷表中；外來文件在分發(fā)給相關(guān)部門后，由文控中心蓋上紅色“受控文件”印章長期保存，文件應(yīng)有序的加以保存以便存取和查閱。6.7.2 文控中心收回的所有作廢文件，在簽收登記

10、本上找回當(dāng)時(shí)的文件發(fā)放記錄，用紅筆注銷后銷毀；在作廢文件的原稿上蓋上紅色“作廢”章，由文控中心保存。6.7.3 文控中心負(fù)責(zé)編制并及時(shí)更新文件總目錄，以反映版本的最新狀況。6.7.4 其余的作廢的副本文件和資料由文控中心收回后作廢并銷毀。 6.8 文件和資料的借閱6.8.1 文件借閱只能在文控中心查看，不可外借 (除特別指定外)。 6.8.2 如需外借, 須填寫文件申請單，由部門負(fù)責(zé)人簽名后交文控中心, 文控中心在文件借閱記錄表上登記，交借用人簽收并使用；所有外借的文件和資料，應(yīng)使用后盡快歸還文控中心，并作歸還記錄。6.9 文件和資料的管理6.9.1 任何人不得在受控文件上亂涂亂畫，不準(zhǔn)私自外

11、借；確保文件的清晰、整潔和完好。6.9.2 公司內(nèi)部運(yùn)作及外部法律、法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)更改相應(yīng)的體系文件。6.9.3 每年的12月份由管理者代表組織對現(xiàn)有體系文件進(jìn)行定期評審，必要時(shí)予以修訂并再次審批；審查完成后文控中心出 年度質(zhì)量管理體系文件審查狀況表。6.10 印章的管制6.10.1 受控文件之發(fā)行印章為紅色“文控中心”字樣, 一般蓋在文件右上角, 每張受控文件都須蓋印。6.10.2 作廢文件蓋上紅色的“作廢”章。6.10.3 參考文件蓋上紅色“參考文件”章。 6.10.4 非受控文件蓋上紅色“非受控文件”章。6.10.5 文件發(fā)出時(shí)蓋印不可遮住文件的內(nèi)容，盡量蓋往文件空白處。6.10.6 文控中心應(yīng)將印章妥善保管，不可借予他人使用。7. 相關(guān)文件：電子文檔管制辦法WI-40101項(xiàng)目編號管理辦法WI-401028. 相關(guān)記錄受控文件清單 QR-DCC-01；文件修訂履歷表 QR-40101； 文件更改申請表 QR-40103； 受控文件/資料分發(fā)/回收登記表 QR-40104