企事業(yè)單位文的檔管理系統(tǒng)需求分析

1、1. 引言本需求文檔主要面向 企 、事業(yè)單位的部門管 理人員，助其對文檔管 理系統(tǒng)的運用信息化時代，電子文 件資源已成為企業(yè)資源 的重要組成部分，并在 傳 統(tǒng)的企業(yè)文件與檔案管理中凸現(xiàn)出不 設(shè)、管理各個領(lǐng)域， 先要創(chuàng)新服務(wù)理念， 到開發(fā)和管理電子資 工作的基礎(chǔ)上，全方 體現(xiàn)出來?？商娲膬?yōu)勢。系統(tǒng)用 他們對電子資源的利用 打破傳統(tǒng)單一紙質(zhì)文件 源 上 來，樹立起文檔信 位策劃并提供信息服務(wù)戶對信息共享的要求普 需求非常廣泛，這就要 檔案服務(wù)的觀念，將文 息服務(wù)的意識和理念， ，使文檔信息的存在價及企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)、建 求企業(yè)檔案管理部門首 檔信息工作的重心轉(zhuǎn)移 在做好文檔信息化建設(shè) 值通過服務(wù)和

2、創(chuàng)新更好但是，目前許多機關(guān) 、企事業(yè)單位的文書檔 案管理仍停留在給予紙 質(zhì) 的手工處理階段， 手工處理文書檔案有 許 多缺點，如檔案堆積 多、重復(fù)勞動的工作多 、 分類管理困難、查詢 困 難、利用率低等等 ， 這些缺點在文件流量 大 的時候體現(xiàn)的越明顯 。同時，紙介質(zhì)的保存 受到 很多自然因素的 影響（溫度、濕度、蟲 咬 ），導(dǎo)致保存期受限 。建一個信息服務(wù)的 優(yōu) 質(zhì)平臺。本系統(tǒng)提供了全面的知識管理框架 乎所有文檔都可以經(jīng)由 的在職人員進(jìn)行瀏覽查， 允 許企業(yè)在任何時間 、 地WEB瀏覽器找到并獲得，同看 并支持下載。企、事 業(yè)單因此，為做好信息服 務(wù) 工作，有必要對傳統(tǒng) 的工作流程及資源進(jìn)行

3、 重新梳理及調(diào)整， 搭 點發(fā)布、存儲和創(chuàng) 建 文檔并共享信息，幾 時將不同等級的文 檔 供不同部門不同權(quán)限 位文檔管理系統(tǒng) 有助于企業(yè)內(nèi)部和外部 的交流對現(xiàn)代化公司或 者 企、事業(yè)單位來說非 常重要。對于企業(yè)而言，文檔 是重要的智力資產(chǎn)。在 企業(yè)中，文檔一般都以 電 子文檔的形式存 在， 比如微軟 .doc 格式， xls 格式， ppt 格式， pdf 格式，純文本 . txt 格式等；從內(nèi)容上， 可能 是商務(wù)合同、會 議記錄、產(chǎn)品手冊、客 戶資料、設(shè)計文檔、推 廣文案、競爭對手資料 、 項目 文檔、心得等。 這些文檔，可能是過程 性 質(zhì)的，也可能是公司 正式發(fā)布的文檔，可能 處在編 寫階段

4、，也可 能 是已經(jīng)歸檔不能再修 改 的。隨著信息化 進(jìn) 程，文檔管理越來 越受到企業(yè)的重視， 但是企業(yè)在進(jìn)行文檔管 理的過程中，經(jīng)常會碰 到以下的問題：海量文 檔存儲，管 理困難； 查找緩慢，效率低下； 文 檔版本管理混亂；文 檔安全缺乏保障；文檔 無法有效協(xié)作 共享； 知識管理舉步維艱等。 所以文檔管理逐漸成為 國 內(nèi)外業(yè)界研究的熱點 。通過對現(xiàn)有單位企業(yè) 的市場調(diào)研了解到： 1） 現(xiàn)今企業(yè)文檔分散在員 工手里，難于查找和控制，需要對文檔進(jìn)行集中的管理。2）文 檔控制不明確，容易 泄密。企業(yè)、單位希望能通過權(quán)限分配的 止因員工對文檔的編 上傳的文檔進(jìn)行審查 致的查找費時、費力 持在線瀏覽以及

5、離線方式對文檔進(jìn)行安全性 排錯誤、質(zhì)量、歸類等 處 理，而后再進(jìn)行入庫 。希望通過有效的搜索 瀏 覽等操作，以方便不管 理。 3）對文檔的入庫 具 有嚴(yán)格的控制，防 問題 而導(dǎo)致文檔庫的混 亂，因此需要對員工所 的管理。 4）現(xiàn)今文檔量 大、無規(guī)律存儲而導(dǎo) 手 段進(jìn)行文檔的檢索。 5） 查閱文檔時需要支 同 需求的員工。 6）管理 人 員希望可以對文檔以及用戶的信息進(jìn)行全 面的掌握以便更好的 進(jìn) 行管理。1.2背景在需求分析之前，先 研究了基于.NET的軟件開發(fā)方式；在需求分析 性能進(jìn)行了全面的分析。中對系統(tǒng)的功能和數(shù)據(jù)庫的設(shè)計在需求分析的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按 照用戶的需求分析。設(shè)計了：功能模塊表、

6、角色表、用戶表、文 檔層次表、文檔表、文 檔附件表、用戶和角色管理在詳細(xì)設(shè)計和系統(tǒng)實 現(xiàn)過程中，重點設(shè)計和 實現(xiàn)了登陸和注冊模塊 模塊、文檔信息層次 管理功能模塊、文檔信 息管理模塊、權(quán)限模塊、審核模塊。項目名稱：基于.net企事業(yè)單位文檔管理系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)項目開發(fā)人：寇昌旭指導(dǎo)教師：張冰峰題目出自：企、事業(yè)單位使用對象：企、事業(yè) 單位部門管理人員以及 部門員工。1.3 定義SMART原 則：1.績效指標(biāo)必須是具 體的(Specific )2.績效指標(biāo)必須是可以衡量的(Measurable)3.績效指標(biāo)必須是可以達(dá)到的(Attainable4.績效指標(biāo)是實 實在在的，可以證明和觀察(Reali

7、stic)5.績效指標(biāo)必須 具有明確的截止期限(Time-based)1.4參考資料1 徐峰.軟件需求最佳實踐一一SERI過程框架原理與應(yīng)用，電子工業(yè)出版社， 20112 蘆麗萍，王志軍.網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)，電子工業(yè)出版社，20113 秦學(xué)禮，張峰.web應(yīng)用程序設(shè)計技術(shù)一 一ASP.NET電子工業(yè)出版社，20114 任泰明.基于B/S結(jié)構(gòu)的軟件開發(fā)技術(shù)，西安電子科技大學(xué)出版社，20115 (澳)Leszek A.Maciaszek.需求分析與系統(tǒng)設(shè)計，機械工業(yè)出版社，20096 (英)lan Sommerville.軟件工程，機械工業(yè)出 版社，20112. 任務(wù)概述2.1 項目目標(biāo)該

8、系統(tǒng)本著“操作簡 單、人性化設(shè)計、功能 完善”的原則。通過一 個統(tǒng)一的管理平臺 接受并審查員工所提 交的文檔，支持文檔的 在線、下載瀏覽，具有 強大的文檔檢索功能， 同時用戶可以按照文檔的不同類別進(jìn)行方便的查閱。目標(biāo)根據(jù)SMART原則，我 確立的該項目目標(biāo)為： 能夠滿足以上調(diào)研情況 中企、事業(yè)單 位所提出的六點要求，本著“操作簡單、人性化設(shè) 計、功能完善”的基本原則，建立 一 個統(tǒng)一的管理平臺，該項目預(yù)期 2個月左右的時間來完成，包括擬題、可行 性分析、需 求分析、詳細(xì)設(shè)計、代碼開發(fā)、測試等環(huán) 節(jié)。項目優(yōu)勢通過優(yōu)化的算法，提高檢索文檔的時間成功標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)功能完善、在時間規(guī)定內(nèi)達(dá)成目標(biāo)且能 達(dá)到目

9、標(biāo)要求合理性該系統(tǒng)的開發(fā)成本預(yù) 單位文檔管理水平，計在3000元左右，相對 于實現(xiàn)后可以大大提高 中小型企、事業(yè) 整個系統(tǒng)的成本/效益分析的結(jié)論顯然是合理的。可行性潛在問題上線后的情況比重最好目標(biāo)最差目標(biāo)編碼規(guī)范性不好基本可以杜絕15%-13%-5%檢索功能算法不 規(guī)范有效緩解20%-18%-10%數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)存在 誤差可杜絕20%-17%-15%文檔不明確有效緩解20%-18%-15%其他提高透明度25%0%0%合計66%45%可達(dá)成性該系統(tǒng)的構(gòu)思已與指 導(dǎo)教師進(jìn)行初步協(xié)商， 對其中的主要問題進(jìn)行 了分析，認(rèn)為該目 標(biāo)可以達(dá)成。2.2 用戶的特點本軟件的潛在用戶為 企、事業(yè)單位部門管理 人員以

10、及員工使用，系 統(tǒng)界面人性化，操作簡單、易用，經(jīng)過簡單的培訓(xùn)均可正常使用。2.3假定和約束1 ）系統(tǒng)最小壽命：系統(tǒng)應(yīng)該能在無重大改動的情況下正常運行五年。2） 對設(shè)備的要求：要求計算機穩(wěn)定性良好，整套系統(tǒng)經(jīng)濟實惠。3）可以利用的信息和資源文檔庫內(nèi)的全部資料以及配置完善的計算機，以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，供操作人員使用3. 需求規(guī)定3.1 對功能的規(guī)定角色關(guān)系圖“注冊、登入文檔庫”用例描述1.UC1 :注冊、登入文檔庫1.1簡要說明該用例提供用戶進(jìn)行 文檔庫的注冊、登陸文 檔庫Actor （角色）：各部 門員工、各部門管理人 員。2事件流2.1基本流1 Actor進(jìn)入文檔管 理系統(tǒng)界面。2系統(tǒng)顯示主界面，其

11、中包含輸入信息：用 戶名以及密碼。按鈕：注冊、登 入、退出。3 Actor在文本框中輸入用戶名、密碼信息。4 Actor選擇“登入按鈕。5 系統(tǒng)對用戶名以及 密碼進(jìn)行驗證。如驗證 通過，則系統(tǒng)顯示“歡迎*使 用文檔管理系統(tǒng)”信 息，并成功登入到文檔 庫界面；如驗證失敗，則系統(tǒng)顯示令昔 誤信息“您的用戶名密碼錯誤，請重新輸入”信息，并返回主界面。用戶名、密 碼文本框內(nèi)容同時清空。6 Actor選擇“退出”按鈕，該用例結(jié)束。2.2備選流注冊用戶信息1在登入界面中，用 戶選擇“注冊”。2系統(tǒng)顯示用戶注冊界面，頁面中用戶必須 填寫的內(nèi)容有：用戶名（真實姓 名）、密碼（至少 6位數(shù)字或者字母）、密 碼確

12、認(rèn)、所屬部門、 聯(lián)系電話。非必 須填寫的內(nèi)容有：郵箱、出生年月、家庭住址。3輸入完畢用戶信息，點擊“確定”。4如必填信息全部正 確填寫，則系統(tǒng)提示“恭喜您，*注冊成功”。否則系 統(tǒng)提示“您的用戶信 息不正確，請重新填寫”，同時系統(tǒng)將清空 已填寫內(nèi)容?！安樵兾臋n資料”用例描述1. UC2:查詢文檔資料1.1簡要說明該用例提供用戶對文檔庫中文檔的查看、下載等操作。Actor （角色）：各部 門管理人員，員工2. 事件流2.1基本流1 Actor進(jìn)入文檔庫界面2系統(tǒng)顯示界面信息，包括各個部門的文檔 列表，不同的文檔檢索 方式等，其中有： 按作者姓名查找、按 文檔編號查找、按文檔 名稱查找、按文檔所屬

13、 部門查找等。3 Actor選擇文檔所在 部門，進(jìn)入該部門文檔 列表，系統(tǒng)將列岀所有 該部門所屬文檔 編號及文檔名稱和入庫日期（所有文檔均按字母編號進(jìn)行排序）。4 Actor選擇希望查看 的文檔，點擊文檔進(jìn)行內(nèi)容的查看，系統(tǒng)將對文檔以及用戶的權(quán)限進(jìn)行核查。如在 將自動進(jìn)入文檔閱讀 您在該部門的閱讀權(quán) 界面，以便用戶繼續(xù)該部門所屬該用戶的權(quán) 界面。如用戶的權(quán)限低 限不能查看該文檔”提 進(jìn)行瀏覽。限高于用戶將要閱讀的 于文檔權(quán)限，那么系統(tǒng) 示信息，用戶單擊“確文檔的權(quán)限，那么系統(tǒng) 將給出提示“對不起， 定”后返回文檔庫之前5進(jìn)入選定文檔瀏覽 界面后系統(tǒng)在頁面中會 詳細(xì)列岀文檔的信息（包括文檔名、文

14、 檔 所屬類別、所屬部 門、編號、入檔日期、 機密級別、紙質(zhì)文檔存 放地點、下載瀏覽等），文 檔詳細(xì)信息下面會以樹形結(jié)構(gòu)的方式列岀本文檔以及文檔所屬全部子文檔的名稱及其編號信 息。供用戶對文 檔及其子文檔進(jìn)行詳細(xì) 的瀏覽。2.2備用流 下載文檔資源1 Actor進(jìn)入文檔庫 界面，選擇指定文檔進(jìn) 入文檔信息查看界面，點擊“文檔下載”，系統(tǒng)會自動彈岀“另 存為”對話框，選擇該 文檔存放地點，點擊“確定”，系統(tǒng)會自動將 文 檔保存至目的地。管理用戶信息用例描述1. UC3:管理用戶信息1.1簡要說明該用例提供用戶對個人信息的管理方法描述，包括修改個人信息、上傳個人文檔等。Actor （角色）：各部門

15、員工。2事件流 2.1基本流1 Actor 登入文檔管 理系統(tǒng)，進(jìn)入用戶信息 管 理界面，系統(tǒng)將在頁 面中顯示用戶的各 種信息資料，頁面會 以 左右分欄的效果展示 給用戶，左側(cè)將以分層 的形式分成：基本用戶信息修改用戶信息修改密碼權(quán)限申請已提交申請用戶文檔管理已下載文檔 上 傳文檔管理查看上傳文檔右側(cè)則會顯示具體的 設(shè) 置頁面2 Actor 單擊左側(cè)欄的 “ 基本用戶信息”，系 統(tǒng)會以樹形結(jié)構(gòu)列出以 下兩 項“修改用 戶信息”和“權(quán)限申 請”，單擊“修改用戶 信 息”選項，右側(cè)欄目 會 列出注冊時用戶填寫 的各種用戶信息，并 以列表的形式展示給我 們，包括：標(biāo)題、 用戶 名、所屬部 門、聯(lián)系

16、電話、郵箱、出生年 月、 家庭住址。3 Actor 對原用戶信 息進(jìn)行 修改。4 單擊右側(cè)欄的“保 存”按鈕，系 統(tǒng)提示“您的用戶 信息已被保 存 ”。否則 單擊“取消”，系統(tǒng) 將不 對原始用戶信息進(jìn) 行修改。注：每個用戶限定注 冊一個賬號，每個賬號 注 冊時填寫的部門、用 戶名等重要信息將 不可修改。2.2 備用流修改密碼1 Actor 依次選擇“用 戶基 本信息” “ 修 改密碼”，右側(cè)欄目 中系統(tǒng)將會給出 “請輸入舊密碼”， “請輸入新密碼”，“ 再次 輸入新密碼”，其 中密碼的輸入范圍為： 數(shù)字或者字母，密碼 長度不超過 12 位。2 Actor 在輸入全部內(nèi) 容后單擊“確定”即可 ，

17、如全部內(nèi)容輸入正確 且 符合要求則系 統(tǒng)提示“新密碼已生 效 ”。如舊密碼不正確 ，系統(tǒng)會提示“舊密碼 輸入錯誤，請重新輸入 ” 同時 Actor 輸入內(nèi) 容 自動清空。如新密碼 輸 入不符合要求，則系 統(tǒng)提示“新密碼格式不 正確， 請重新輸入” ，同時 Actor 輸入內(nèi)容 自動清空。如兩次新密 碼 輸入不同，則系統(tǒng)將 提示“兩 次密碼輸入 不 同，請重新輸入”， 同時系統(tǒng)將清空輸入內(nèi) 容。2.2.2 權(quán)限申請1 Actor 依次選擇“用 戶基 本信息” “ 權(quán) 限申請”，右側(cè)欄目 中系統(tǒng)將會以申 請表的形式展示給用 戶。包括希望申請權(quán)限 的部 門（列表選擇）、 希望申請的權(quán)限（將以 下拉菜

18、單的形式讓用 戶 進(jìn)行選擇）、申請理 由、推薦人姓名、推 薦人所在部門等。2 輸入完成以上內(nèi)容 后選擇“確定”，系統(tǒng) 給 出提示信息“是否確 定提交”，選擇“是”則系統(tǒng)會將申 動記錄用戶所填寫內(nèi)請信息提交到用戶希望 容以網(wǎng)頁的形式保存在申請的部門管理人員處“ 已提交申請”中，文待審核。并且系統(tǒng)將自件 名 以“日期 +標(biāo)題”來命名，文件名后將會顯示審核結(jié)果，系統(tǒng)將會 以“通過”、“未 通過”審核中”來告知用戶現(xiàn)階段處理的 情況，方便用戶對審 核 的了解注：1. 每個部門將有一名該 能對申請該部門權(quán)限2. 每個用戶可以進(jìn)行多部門管理人員進(jìn)行文檔 的員工進(jìn)行審核。次申請，如填寫信息時管理系統(tǒng)的管理，

19、該部所填寫的“希望申請權(quán)門管理人員只限的部門”不同，那么會根據(jù)所選擇的部門提交到相應(yīng)管理員處進(jìn)行審核2.2.3 管理下載文檔1 Actor 登入文檔管理 系統(tǒng)，進(jìn)入用戶信息管 理界面，依次選擇“用 戶 文檔管理” “已下載文檔”。2 系統(tǒng)將會在右側(cè)欄 以列表的形式顯示已經(jīng) 下 載的文檔名稱、所屬 部門、下載日期 等基本信息，并通過 超 鏈接連接到文檔庫中 對應(yīng)的文檔處。2.2.4 管理上傳文檔1 Actor 登入文檔管理 系統(tǒng)，進(jìn)入用戶信息管 理界面，依次選擇“用 戶 文檔管理” “上傳文檔管理” 。2 “上傳文檔管理” 包 括兩部分1）上傳文檔申請表填寫2）查看上傳文檔3 “上傳文檔”欄目

20、中 ，系統(tǒng)會讓用戶輸入 ：文 檔名、作者、上傳 理由、文檔類型、文檔歸屬部門、推薦 確認(rèn)無誤后，按“保 交上傳文檔至系統(tǒng)管人姓名、推薦人部門、 存”按鈕，系統(tǒng)將會提 理員處待審核。選擇“是 否有紙質(zhì)文檔等。用示 “是否確認(rèn)提交”，否 ”即可取消操作，同戶填寫完畢所有內(nèi)容并 選擇“是”系統(tǒng)將會提 時返回修改內(nèi)容，已填寫內(nèi)容不清空。已上傳 的文檔將會保存在查看上傳文檔”子菜單注：如有紙質(zhì)文檔， 處選擇“有紙質(zhì)文檔 檔后，在部門管理員應(yīng)提前將紙質(zhì)文檔交付”即可，若沒有紙質(zhì)文 審核階段將紙質(zhì)文檔交部 門文檔系統(tǒng)管理員處 檔 ，選擇“無紙質(zhì)文檔 由 部門管理員處均可。，然后在文檔信息” ?；蛘咴谔峤晃?

21、 Actor 進(jìn)入“查看 上 傳文檔”子菜單，系統(tǒng)會以列表的形式顯示用戶已上傳的文檔，并將文檔的基本信息 列 為標(biāo)題，包括文檔名 、作者、所屬部門等， 文檔基本信息后面會顯示現(xiàn)階段的文檔審核 狀態(tài)，包括“通過審核 方便用戶及時對文檔的狀態(tài)進(jìn)行了解跟蹤?！拔赐ㄟ^審核”、“審核中”三種狀態(tài),管理系統(tǒng)信息用例描述1. UC4:管理系統(tǒng)信息 1.1簡要說明該用例提供管理員對系統(tǒng)信息的管理方法描述，包括管理用戶信息、管理文檔信息、 權(quán)限管理、審核管理等。Actor （角色）：各部 門管理人員。2事件流2.1基本流用戶信息管理審核管理權(quán)限管理文檔庫管理添加文檔修改文檔刪除文檔意見上報Actor使用管理員賬

22、號登入文檔管理系統(tǒng)，進(jìn)入系統(tǒng)管理界面,在左側(cè)欄目中選擇“用戶信息管理”，來，同時顯示“用戶的順序，日期精確到右側(cè)欄中系統(tǒng)將顯示岀 名” + “權(quán)限等級” + 秒。其中列表中用戶的該部門所有用戶信息， 并以列表的形式展示岀 注冊日期”，排序方式 按照注冊日期從先到后 個數(shù)為每頁30個，多岀 的部分將添加到下一頁中2 Actor從用戶列表中 點擊指定用戶名進(jìn)入該 用戶信息管理界面，系 統(tǒng)將為管理人員 顯示岀該用戶注冊時 的全部用戶信息3 Actor在左側(cè)用戶信 息管理中選擇“審核管 理”子菜單，系統(tǒng)將自 動列岀所有用戶 上傳文檔的信息，并 以“用戶名” + “部門” + “權(quán)限等級” + “上傳 文檔名” + “文檔大小” + “文檔上傳日期”等 信息顯示。管理人員可 以通過點擊文檔名來進(jìn) 行更加詳細(xì)的文檔信 息 查看。4 Actor 通過點擊文檔 信息后面的“審核通過 ”和“審核不通過”來 對 文檔審核進(jìn)行 處理。5 如選擇“審核通過 ”，則系統(tǒng)會在新頁面 中 以表的形式展示給管 理員，管理員需 要 填寫文檔名、文檔 編 號、上傳者、上傳時 間、是否有紙質(zhì)文檔、 文檔大小、文檔類別、 是否 已借閱等基本信 息。填寫完畢后選擇“ 確 定”，系統(tǒng)會提示“ 是否上傳”，選擇“是 ” ，系 統(tǒng)會根據(jù)管理員 填寫的內(nèi)容將文檔添加 到 指定類別當(dāng)中，同時 系統(tǒng)會更改文檔上傳者