文檔管理系統(tǒng)方案

1、- 1 - 文檔管理文檔管理 系統(tǒng)解決方案系統(tǒng)解決方案 2010.08 - 2 - 1概述概述 .- 4 - 1.1系統(tǒng)目標.- 4 - 1.2系統(tǒng)框架.- 4 - 2設計方案設計方案 .- 5 - 2.1系統(tǒng)管理.- 5 - 2.1.1組織機構.- 5 - 2.1.2人員管理.- 5 - 2.1.3編碼配置.- 6 - 2.1.4權限管理.- 6 - 2.1.5文檔后臺管理.- 6 - 2.2文檔管理主頁.- 6 - 2.2.1文檔發(fā)布.- 6 - 2.2.2文檔排名.- 6 - 2.2.3文檔推薦.- 6 - 2.2.4文檔分類.- 6 - 2.3文檔管理功能.- 6 - 2.3.1文檔上

2、傳.- 7 - 2.3.2文檔下載.- 7 - 2.3.3文檔閱讀.- 7 - 2.3.4文檔播放.- 7 - 2.3.5文檔查找.- 8 - 2.3.6文檔統(tǒng)計.- 8 - 2.4系統(tǒng)接口.- 8 - - 3 - 2.4.1提供的接口.- 8 - 2.4.2需要的接口.- 8 - - 4 - 1 概述概述 隨著企業(yè)信息化建設的推進，企業(yè)已經(jīng)在兩個方面進行了較多的信息化應用，一方面是 具體業(yè)務的數(shù)字化，一方面是以公文流轉為主的日常辦公信息化。隨著這些工作的開展，企 業(yè)電子信息數(shù)據(jù)主要以結構化的數(shù)據(jù)庫和非結構化的文檔數(shù)據(jù)庫為主，除開這些數(shù)據(jù)外，像 音頻、視頻、資料等電子文檔則沒有進行規(guī)范管理。為

3、此，在企業(yè)構建“統(tǒng)一” 、 “集中”的 文檔管理系統(tǒng)顯得極為必要。 1.1系統(tǒng)目標系統(tǒng)目標 文檔管理系統(tǒng)總的目標是建設集中、共享的企業(yè)文檔服務。其中要達到如下幾個要點。 集中統(tǒng)一的管理：目前各部門都有相應的文檔，各自存儲，存儲方式也不盡相同，容易 丟失、查找困難。文檔管理系統(tǒng)要實現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心，集中進行文檔管理。整個企業(yè) 都采用這個文檔管理服務。 信息共享與權限：文檔可以通過設置進行共享，加快文檔的傳遞；對于機密文件和個人 私密文件，可以通過權限控制杜絕他人訪問或者允許個別訪問。 及時更新文檔發(fā)布：對于個人需要關注的、或者他人推薦的文檔第一時間反應出來。 合理完善的接口：通過接口使得其他系統(tǒng)

4、能夠訪問文檔系統(tǒng)，使得文檔系統(tǒng)成為企業(yè)唯 一的文檔存儲、管理系統(tǒng)。 一點登錄：通過登錄接口，允許從其他系統(tǒng)登錄后，自動登錄文檔系統(tǒng)。 1.2系統(tǒng)框架系統(tǒng)框架 - 5 - 其其他他業(yè)業(yè)務務系系統(tǒng)統(tǒng) /OA 文件服務器 Web服務器 一點登錄接口 文件閱讀播放接口 文件下載接口 文件上傳接口 接接 口口 終端網(wǎng)頁訪問終端網(wǎng)頁訪問終端網(wǎng)頁訪問 2 設計方案設計方案 2.1系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理 系統(tǒng)管理主要完成系統(tǒng)運行相關后臺配置及登錄人員信息及前線的管理。 2.1.1 組織機構組織機構 對企業(yè)涉及到電子文檔管理的相關部門進行登記。以樹狀結構方式體現(xiàn)組織的上下級管 理。是人員和權限管理的基礎。 2.1.2

5、 人員管理人員管理 在組織機構下建立人員信息資料。并設置登錄缺省賬號和密碼。 人員信息中做好與相關其他應用系統(tǒng)一點登錄的對照關系。其他系統(tǒng)連接進入文檔管理 后能夠自動完成登錄。 - 6 - 2.1.3 編碼配置編碼配置 對系統(tǒng)中使用到的相關編碼、如部門類別、文檔類別等等需要選擇的編碼進行配置。 2.1.4 權限管理權限管理 對系統(tǒng)中的人員進行權限分配，主要分配的是文檔的管理權限。文檔的訪問權限不在系統(tǒng)功 能中配置，而是上傳者進行配置。 2.1.5 文檔后臺管理文檔后臺管理 該功能由管理員或相應權限的人，可以對系統(tǒng)中文件進行刪除、訪問權限配置、評論刪 除等等。 2.2文檔管理主頁文檔管理主頁 2

6、.2.1 文檔發(fā)布文檔發(fā)布 文檔發(fā)布功能不是做文檔發(fā)布，而是新發(fā)布的文檔的信息。能夠及時反映文檔上傳的動態(tài)。 也讓相映的需要關心的人及時了解到信息。 2.2.2 文檔排名文檔排名 文檔排名按照訪問頻率進行排名，并在主頁上顯示前 10 名。 2.2.3 文檔推薦文檔推薦 主頁上顯示有閱讀者推薦的文檔的前 10 名。 2.2.4 文檔分類文檔分類 文檔分類則是列舉出重要的文檔分類，如按照法律法規(guī)、工作規(guī)范、報表、音視頻等類別。 點擊后能夠按照時間順序顯示文檔，并進行訪問。 2.3文檔管理功能文檔管理功能 文檔管理實現(xiàn)文檔本身的各種操作，包括上傳、下載、于都、播放、查找、評論、推薦等等。 - 7 -

7、 2.3.1 文檔上傳文檔上傳 文檔上傳首先需要登錄系統(tǒng)，沒有登錄系統(tǒng)不能進行文件的操作。但是可以閱讀文件。 上傳文件時需要進行登記的內容有：文件名、文件摘要、文件類別，并確定文件的權限確定文件的權限 級別級別，權限包括：部門共享、部門及上級共享、部門及下級共享、全部共享、私有、指定共 享，其中制定共享可以選擇本單位的人，只有指定的人才能訪問。 權限還包括設置是否允許下載，缺省設置為可以下載。 對于自己上傳的文件，可以進行覆蓋和刪除。 2.3.2 文檔下載文檔下載 文檔下載是針對非音視頻文件，音視頻文件不能下載，紡織流量過大。 文檔下載也由權限控制文檔下載也由權限控制，對于完全共享的文件，無需

8、登錄即可訪問，部門共享的必須是 發(fā)文者同部門的人才能訪問；對于部門級上級共享的是本部門及上級管理部門可以訪問；部 門及下級共享是本部門及下級部門可以訪問。 2.3.3 文檔閱讀文檔閱讀 文檔閱讀的權限與文檔下載類似文檔閱讀的權限與文檔下載類似。不同的是，即便是完全共享的文件，如果不登錄系統(tǒng)也不 能下載。 文檔閱讀針對的是 PDF、Word、Excel 等常見格式文件，不能識別的文件只能下載閱讀。這 類可以識別的文件，自動采用內嵌瀏覽內嵌瀏覽的方式。 文檔評論：在閱讀中，讀者可以加入自己的評論，評論會根據(jù)文件的權限自動反饋到主文檔評論：在閱讀中，讀者可以加入自己的評論，評論會根據(jù)文件的權限自動反

9、饋到主 頁中。頁中。 文檔推薦：在閱讀時，讀者可以對文檔進行推薦，推薦的文檔也會進入主頁推薦文檔排文檔推薦：在閱讀時，讀者可以對文檔進行推薦，推薦的文檔也會進入主頁推薦文檔排 名。名。 2.3.4 文檔播放文檔播放 對于多媒體文檔，系統(tǒng)不運行下載（可以通過管理員獲得文件） ，只能進行在線播放。 - 8 - 系統(tǒng)內嵌播放組件。 2.3.5 文檔查找文檔查找 文檔查找可以通過文件名、日期、大小、類別、發(fā)布者、發(fā)布部門、摘要模糊查找文件。查 找到文件后，可以進行以上文件操作。 2.3.6 文檔統(tǒng)計文檔統(tǒng)計 文檔統(tǒng)計主要完成對系統(tǒng)中文檔的總體情況進行匯總，包括文檔總量、文檔大小總量、文檔 增量等。 2.4系統(tǒng)接口系統(tǒng)接口 2.4.1 提供的接口提供的接口 文檔上傳接口：通過 webservice 的方式提供給其他系統(tǒng)進行文件上傳。 文檔下載接口：通過 Webservic