掌握時(shí)間管理 提高工作效率

1、掌握時(shí)間管理 提高工作效率 泌尿外科 李孝梅 前言 一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰！-諺語 盛年不重來，一日難再晨；及時(shí)宜自勉，歲 月不待人！-陶淵明 時(shí)間是由分秒積成的，善于利用零星時(shí)間的 人，才會(huì)做出更大的成績(jī)來！-華羅庚 關(guān)于時(shí)間管理 時(shí)間管理的定義 指在同樣的時(shí)間消耗下，為提高時(shí)間的利用 率和有效性而進(jìn)行的一系列控制工作，它包括對(duì) 時(shí)間進(jìn)行的計(jì)劃和分配，以保證重要工作的順利 完成，并留出足夠的余地處理那些突發(fā)事件或緊 急變化。 效率：就是以較少的時(shí)間做更多的事情。 一：時(shí)間管理的意義和作用 1、提高工作效率 通過研究時(shí)間消耗的規(guī)律，認(rèn)識(shí)時(shí)間的特 征，探索科學(xué)安排和合理使用時(shí)間的方法，從

2、而對(duì)時(shí)間資源 進(jìn)行合理分配。 2、有效利用時(shí)間 管理者如果能有效管理時(shí)間，就可以最小 的資源投入獲得最大的效益，做到事半功倍。護(hù)理管理人員 常因?yàn)楝嵥榈墓芾韥~務(wù)而不能有效控制時(shí)間，以至于經(jīng)常有 勞而無功的感覺。 學(xué)會(huì)科學(xué)時(shí)間管理方法可幫助管理者在有限的工作時(shí)間內(nèi)通 過合理安排，提高時(shí)間的使用效率。 一：時(shí)間管理的意義和作用 3、激勵(lì)員工的事業(yè)心 時(shí)間管理是發(fā)展生產(chǎn)力的客 觀需要，也是實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值對(duì)社會(huì)做貢獻(xiàn)和成就的需 要。有效利用時(shí)間可以使員工獲得更多的成功和業(yè)績(jī)， 從而激發(fā)成就感和事業(yè)心，滿足自我 二、時(shí)間管理的過程 1、評(píng)估時(shí)間使用情況 時(shí)間是如何消耗的 每一項(xiàng)管理活動(dòng)需要多少時(shí)間； 時(shí)間

3、安排的依據(jù)是什么 你的處理方法是什么 緊急的事物是什么 自己每日最佳的工作時(shí)段 效率最低的工作時(shí)段是何時(shí) 2、了解時(shí)間浪費(fèi)的原因和癥狀 辦事拖拉 上班漫談、聊天 電話干擾 不速之客打擾 所有事事必親躬 不敢拍板、等指示 不考慮輕重緩急 負(fù)責(zé)人員“遲到” 同樣的問題總是經(jīng)常 出現(xiàn) 文山會(huì)海，會(huì)議冗長(zhǎng) 經(jīng)常加班加點(diǎn) 窮于應(yīng)付突發(fā)事件上 交待不清，事情做錯(cuò) 完美主義辦事 不考慮事情的復(fù)雜性 憑記憶辦事 信息溝通不暢 找資料 二、時(shí)間管理的過程 二、時(shí)間管理的過程 3、確認(rèn)個(gè)人最佳工作時(shí)間段 管理者要評(píng)估時(shí)間的利用情況包括認(rèn)識(shí)自己在每日、 每周、每月、每年不同的身體功能的周期性，充分 了解自己精力最旺

4、盛和處于低潮的時(shí)間段，然后依 照個(gè)人內(nèi)在生理時(shí)鐘來安排工作內(nèi)容。 表現(xiàn)在精神體力最好的時(shí)段里，安排從事須集中精 神及創(chuàng)造性的管理活動(dòng)，在精神體力較差的時(shí)段中 可從事團(tuán)體活動(dòng)，通過人際關(guān)系中的互動(dòng)作用，提 高時(shí)間利用率， 二、時(shí)間管理的過程 (1) ABC時(shí)間管理法 美國(guó)管理學(xué)家萊金（lakein)建議為了有效管理及利用時(shí)間， 每個(gè)人都需要將自己的目標(biāo)分為三個(gè)階段，即今后5年內(nèi)欲 達(dá)到的目標(biāo)(長(zhǎng)期 目標(biāo)），今后半年實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)（中期目 標(biāo)），以及現(xiàn)階段要達(dá)到的目標(biāo)（短期目標(biāo))，將各階段的 目標(biāo)分為ABC三個(gè)等級(jí)，A級(jí)為最優(yōu)先（必須完成的）目標(biāo)， B級(jí)為較 重要（很想完成的）目標(biāo)，C級(jí)為不重要（可暫

5、時(shí) 擱置的）目標(biāo)。 ABC時(shí)間管理法的特征及管理要點(diǎn)如下： 分類 點(diǎn)工作總量 的百分比 （%） 特征管理要點(diǎn) 時(shí)間分配占工 作時(shí)數(shù)百分比 （%） A2030 最重要，最迫切 后果影響大 必須做好，現(xiàn) 在就做，親自 去做 6080 B3040 重要，一般迫切 后果影響不大 最好親自做， 授權(quán) 2040 C4050 無關(guān)緊要，不迫 切后果影響小 授權(quán)0 二、時(shí)間管理的過程 ABC時(shí)間管理的步驟 列淸單：列出每天工作日程清單。 工作分類：對(duì)淸單上的工作進(jìn)行歸類。 工作順序：根據(jù)事件特征、重要性、緊急程度確定ABC 順序。 畫出分類表：按ABC類別分配工作項(xiàng)目、各項(xiàng)工作預(yù)計(jì) 的時(shí)間安排以及實(shí)際完成的時(shí)

6、間記錄 實(shí)施：首先全力投入A類工作直到完成，再轉(zhuǎn)入B類工 作，大膽減少C類工作，以避免浪費(fèi)時(shí)間。 總結(jié)：每日進(jìn)行自我訓(xùn)練，并不斷總結(jié)評(píng)價(jià)總結(jié)：每日進(jìn)行自我訓(xùn)練，并不斷總結(jié)評(píng)價(jià), ,提高時(shí)間提高時(shí)間 管理效率。管理效率。 二、時(shí)間管理的過程 (2)(2)時(shí)間管理統(tǒng)計(jì)法時(shí)間管理統(tǒng)計(jì)法 時(shí)間管理統(tǒng)計(jì)法是事先擬定活動(dòng)時(shí)間進(jìn)度表，應(yīng)力 求詳細(xì)，盡可能地把將來發(fā)生的情況安排到計(jì)劃之 中并留有余地，以防出現(xiàn)意外事件時(shí)束手無策。 目的：目的：對(duì)時(shí)間進(jìn)行記錄和總結(jié)，并可分析浪費(fèi)的原 因。 評(píng)價(jià)時(shí)間的應(yīng)用情況以采取適當(dāng)?shù)拇胧┕?jié)約時(shí)間， 達(dá)到管理時(shí)間的目的。 二、時(shí)間管理的過程 二、時(shí)間管理的過程 (3)(3)確定

7、優(yōu)先工作的方法：確定優(yōu)先工作的方法： 管理者為達(dá)到良好的工作努力/ 工作效益比率，必 須優(yōu)先處理最有價(jià)值、最緊急的任務(wù)。 將每日的工作列出先后次序，然后根據(jù)先后次序安 排時(shí)間，從最重要的工作做起。 一件事情完成以前，不要開始做另一件事情，以免 再回到前一件亊情時(shí)，必須花費(fèi)時(shí)間及精力重新進(jìn) 入工作狀態(tài)。 二、時(shí)間管理的過程 （4 4）授權(quán)）授權(quán) 護(hù)理管理者可通過適當(dāng)授權(quán)使自己的工作時(shí)間更加 有價(jià)值。同時(shí)也為下屬的鍛煉成長(zhǎng)提供了機(jī)會(huì)。 該項(xiàng)工作要分配給何人，如何使這些下屬有權(quán)利和 動(dòng)力做好所授予的工作。 授權(quán)應(yīng)是一種法定合約行為，管理者和下屬都應(yīng)該 了解和同意授權(quán)行為以及附加的條件。 為了執(zhí)行工作

8、的方便，管理者應(yīng)賦予下屬一些特定 的權(quán)利，并以書面通知的形式向其他相關(guān)人員說明 該員工已獲授權(quán)。 (5)(5)拒絕藝術(shù)拒絕藝術(shù) 護(hù)理管理者掌握拒絕藝術(shù)也是合理使用時(shí)間的有效手 段之一，每個(gè)人的時(shí)間都是均等固定的，管理者也不 例外 因此，面臨各項(xiàng)工作，管理者要有所舍取，做到有所 為，有所不為。 許多情況下，很難拒絕同事的一個(gè)合理的請(qǐng)求，類似 事件在不經(jīng)意間會(huì)占用護(hù)理管理者大量時(shí)間。 所以拒絕時(shí)要注意時(shí)間、地點(diǎn)及場(chǎng)合，避兔傷害他人。 二、時(shí)間管理的過程 （6 6）養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣）養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣護(hù)理管理者處理的問題千頭 萬緒，在日常工作中應(yīng)該講求節(jié)約對(duì)間和工作效率。養(yǎng) 成良好的工作習(xí)慣。 減

9、少電話的干擾，打電話要盡量抓住要點(diǎn) 在辦公室以外的走廊或過道談話，以節(jié)約時(shí)間 控制談話時(shí)間 鼓勵(lì)預(yù)約談話，對(duì)護(hù)理人員可安排在每日工作不忙的下午時(shí)間 段進(jìn)行會(huì)談 對(duì)護(hù)理有關(guān)檔案資料要進(jìn)行分檔管理，按重要程度或使用頻繁 程度而分類放置，并及時(shí)處理、閱讀，抓住要領(lǐng); 減少會(huì)議,提高會(huì)議效果，準(zhǔn)時(shí)開始，做到不開無準(zhǔn)備的會(huì)議， 不開無主題的會(huì)議。 二、時(shí)間管理的過程 （7 7）保持心理健康）保持心理健康 保持心理健康可使管理者有高漲的工作熱情，提高 辦事效率。 心理健康既有心理因素，又有復(fù)雜的社會(huì)因素 管理者要學(xué)會(huì)控制自己的情緒，避免因情緒而影響 自己的工作效率,造成時(shí)間浪費(fèi)。 一個(gè)心理健康的人，能夠做

10、到在幾分鐘內(nèi)從不良情 緒中解脫出來,使人高效地利用時(shí)間，提高工作效率。 二、時(shí)間管理的過程 三、護(hù)士長(zhǎng)科學(xué)管理時(shí)間的幾點(diǎn)建議 1、樹立強(qiáng)烈的時(shí)間觀念 所謂時(shí)間觀念，就是管理者運(yùn)用時(shí)間的自覺性，我們要 認(rèn)識(shí)到?jīng)]有強(qiáng)烈的時(shí)間觀念就不能很好地進(jìn)行時(shí)間管理。 因?yàn)橹挥芯邆淞藦?qiáng)烈的時(shí)間觀念,才能對(duì)時(shí)間進(jìn)行科學(xué) 的管理，否則,對(duì)時(shí)間的管理就會(huì)是盲目的，因而也是 低效的。 2、對(duì)工作進(jìn)行重點(diǎn)分類 護(hù)理管理者面臨紛繁復(fù)雜的工作，除了每天大量的日常 事務(wù)外，還有許多無法預(yù)料的事情要面對(duì)和處理,時(shí)間 的有限性與面臨的大量工作始終是一個(gè)矛盾，這就要求 護(hù)理管理者能夠把自己所控制的時(shí)間進(jìn)行科學(xué)的分工， 有效地利用，不

11、斷地對(duì)時(shí)間管理進(jìn)行創(chuàng)新，把主要的精 力用到關(guān)鍵的地方。 三、護(hù)士長(zhǎng)科學(xué)管理時(shí)間的幾點(diǎn)建議 三、護(hù)士長(zhǎng)科學(xué)管理時(shí)間的幾點(diǎn)建議 3、保持時(shí)間利用的相對(duì)連續(xù)性集中利用時(shí)間，不 可把時(shí)間分割成零星的碎片，是合理利用時(shí)間的關(guān) 鍵，心理學(xué)認(rèn)為，當(dāng)人們正在專業(yè)做一件工作或思 考一個(gè)問題時(shí)，最好能夠一氣呵成，不要中斷。 三、護(hù)士長(zhǎng)科學(xué)管理時(shí)間的幾點(diǎn)建議 4、合理委讓權(quán)力 護(hù)理隊(duì)伍人才濟(jì)濟(jì)，會(huì)有許多方面學(xué)有所長(zhǎng)的人 才在你的領(lǐng)導(dǎo)下工作。 護(hù)理管理者要善于發(fā)現(xiàn)人才，用人所長(zhǎng)，合理地 委讓權(quán)力，防止事必躬親，從而使自己從日常繁 忙的事務(wù)中解放出來。 三、護(hù)士長(zhǎng)科學(xué)管理時(shí)間的幾點(diǎn)建議 5、堅(jiān)持從現(xiàn)在做起的信條 時(shí)間管

12、理的目的是為了提髙工作效率，取得更大的工 作成果，要重視的是今天的工作不要等到明天做，因 為明天還有明天的事。 要成為時(shí)間的主人，不要讓事情推著走，處于消極被 動(dòng)的位置。 擬定目標(biāo)和完成時(shí)限 ,目標(biāo)就是期望達(dá)到的成就或結(jié) 果，是管理的歸宿，用預(yù)定目標(biāo)來限制時(shí)間的使用， 以達(dá)到節(jié)約時(shí)間，提高效果的目的 6、掌握節(jié)約時(shí)間的幾個(gè)方法整理好辦公室 養(yǎng)成記事的習(xí)慣； 提高現(xiàn)代化的辦公能力； 合理利用資訊。 三、護(hù)士長(zhǎng)科學(xué)管理時(shí)間的幾點(diǎn)建議 7、實(shí)施程序化管理計(jì)劃、組織、指揮、控制等作為管 理的有力手段，也適用于時(shí)間管理，尤其按照護(hù)理程序 的要求來管理時(shí)間，即評(píng)估-計(jì)劃-實(shí)施-評(píng)價(jià)（反饋）， 是科學(xué)、有效的。 三、護(hù)士長(zhǎng)科學(xué)管理時(shí)間