文字秘書的點線面結(jié)合處理信息

1、文字秘書的點線面結(jié)合處理信息 所謂“點”，就是信息點。作為文字秘書，要努力提升自身的信息敏感度。同樣是一篇新聞報道，一般人可以只是通讀一遍，有個總體印象，但文字秘書就要能夠在通讀的過程中迅速提煉出最核心、最值得關(guān)注的信息點。同樣是一篇工作總結(jié)，文字秘書要能較快地分析出行文的層次和主次，抓住最主要的成績和最需要解決的問題。同樣是聽一場報告，文字秘書要邊聽邊發(fā)現(xiàn)報告中的創(chuàng)新點、亮點、自己工作中需要的重點。雖然專業(yè)上需要接觸數(shù)學(xué)的情況不多，但文字秘書對數(shù)字一定要敏感。有時，一項工作巨大的進展或改變，就體現(xiàn)在小小的幾個數(shù)字上，對于重要的、有變化的數(shù)字要能夠牢記，并能講明數(shù)字背后蘊含的意義。不僅是對待成

2、文的材料如此，敏銳的觀察力也要在日常的細節(jié)中培養(yǎng)?！案Q一斑而知全豹”，要善于小中見大，也許一個不起眼的細節(jié)，背后卻蘊含著無數(shù)深意。例如，參加大型會議時留意到主席臺上撤掉了鮮花，能夠感受出會議主辦方貫徹中央精神，厲行節(jié)約。敏銳的觀察力不是一朝一夕培養(yǎng)成的，需要長年累月的積累。作為文字秘書，要有意識地鍛煉“眼力”、“耳力”。 當(dāng)然，僅僅能夠抓住“點”是遠遠不夠的，如果不成系統(tǒng)，依然是雜亂無章。因此，文字秘書一定要及時分析和科學(xué)存儲這些信息點，使之成為縱橫的線索。橫向的線索貫穿的是同一時間維度內(nèi)的信息點，可以按類別或用途連接起來。例如，同一個年份內(nèi)國家重要會議的和本省市重要會議的核心精神；本單位黨政

3、核心工作，可以組成一條橫向信息線，在撰寫報告、總結(jié)時能引導(dǎo)宏觀方向。又如，高校的文字秘書，將獲得的本年度教學(xué)、科研、外事等信息組成一條橫線，就能夠基本把握本校的發(fā)展方向和重點，對學(xué)?？傮w情況了如指掌?？v向的線索強調(diào)不同時間段的信息點的變化。以單位的科技工作為例，立項、專利等情況，每一年都有統(tǒng)計數(shù)據(jù)，如果能把幾年內(nèi)的數(shù)據(jù)有一個較為全面的把握，形成縱向的線，就能看到增長點、薄弱點、創(chuàng)新點等更多的內(nèi)容，得出更具有建設(shè)性意義的結(jié)論。又如，每一年的年度總結(jié)都會經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)修改，如果將每年的修改情況整理成一條縱線，不但能理出領(lǐng)導(dǎo)的思路，為下次工作打下基礎(chǔ)，還能看到不同的年份文風(fēng)的改變和工作重點的轉(zhuǎn)移方向。“點”

4、和“線”的運用是文字秘書的基本功，能夠保證文字秘書不會產(chǎn)生信息盲點，不會在寫作時無從下手。除此之外，再注意“面”的鍛煉，就會使工作更上一個檔次。 “面”是信息的廣度。增加信息的廣度不是盲目無度的，而應(yīng)具有針對性。如何增加針對性，讓“面”的廣度適應(yīng)工作要求呢？首先，文字秘書對所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)所從事的專業(yè)絕不能一無所知。例如一名文科出身的文字秘書，服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)是從事經(jīng)濟工作的，那么秘書就要對經(jīng)濟領(lǐng)域的基本知識和時下基本經(jīng)濟事件、動態(tài)有一定的了解，平時閱讀新聞時也要有所側(cè)重。第二，文字秘書要多關(guān)注嚴肅話題。當(dāng)今媒體娛樂化的傾向都比較重，但作為文秘，要有意識地讓自己多看一些態(tài)度嚴肅的報刊雜志，多關(guān)注一些貼近社會現(xiàn)實的話題，這樣不僅能更加接近領(lǐng)導(dǎo)的涉獵范圍，而且也能養(yǎng)成深入地分析和思考問題的習(xí)慣。第三，文字秘書要廣泛涉獵文學(xué)典籍，尤其是古典文學(xué)和經(jīng)典的現(xiàn)當(dāng)代文學(xué)作品，這樣不但能夠錘煉文字，提高表達的準確度和美感，更重要的是能夠增加文稿的文化感。有時，一大段冗長的表達也不如一兩句經(jīng)典古詩詞來得更有味道、更有力量。最后，文字秘書要善于廣泛吸收身邊的信息，多多關(guān)注當(dāng)?shù)匦侣?，甚至聽聽街談巷議，了解身邊的人和事，絕不能把寫文章搞成空中樓閣，遠離現(xiàn)實。“點”、“線”、“面”結(jié)合處理信息，能改變視野的角度、高度、寬度，三者結(jié)合得當(dāng)，文字工作自然更加得心應(yīng)手，事半功倍。