檔案管理實施細則

1、關(guān)于印發(fā)檔案管理實施細則的通知各部門、各子公司：集團公司辦公室根據(jù)檔案管理實施意見的要求，針對起 草的檔案管理實施細則與各相關(guān)部門和人員進行了反復的溝 通、協(xié)調(diào)，現(xiàn)將修訂后的集團公司檔案管理實施細則印發(fā)給 你們，請各部門、各相關(guān)人員認真學習，嚴格按照檔案管理實 施細則的要求和標準加強檔案管理工作， 使我公司的檔案管理 工作走向規(guī)范化軌道。此通知附：檔案管理實施細則集團公司辦公室檔案管理實施細則為加強集團公司的檔案管理工作，有效地保護和利用檔案 維護公司的合法權(quán)益，使檔案管理規(guī)范化，特制定本細則如下： 一、集團公司資料歸檔范圍凡是反映公司經(jīng)營活動、 具有查考利用價值的書面文件資料 均屬歸檔范圍。

2、（一）政府機關(guān)或行業(yè)管理部門（簡稱職能部門）的文書材 料。1、職能部門召開的有關(guān)房地產(chǎn)工作的會議文件；2、職能部門下發(fā)的涉及經(jīng)營業(yè)務并要求貫徹執(zhí)行的文件；3、職能部門領(lǐng)導檢查工作、參觀或者參加公司活動中的指 示、講話；4、職能部門對公司各類請示事項的批復；5、其它相關(guān)資料。（二）公司文件資料1、公司內(nèi)部管理文件。包括公司發(fā)行的各種標準、規(guī)章制 度、通知、規(guī)定、員工獎勵、 處罰、公司法律糾紛、 公司大事記、 工商變更及年檢資料等。2、企業(yè)的重大決定文件。包括集團公司董事長、總裁辦公 會及其相關(guān)行政會議等形成的決議或會議紀要等。3、請示性文件。包括公司針對工程項目向市規(guī)劃局、國土 局、區(qū)政府、市建

3、設委員會、市財政局等其他政府部門發(fā)出的請 示、申請報告、說明、匯報、承諾等。4、憑證性文件。包括企業(yè)各部門上報的、在日常活動中形 成的原始記錄和憑證，如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書 等的原始記錄和文本。5、證件性文書文件。包括公司證件，如法人營業(yè)執(zhí)照、開 發(fā)資質(zhì)證書、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證、開戶許可證等；房 產(chǎn)五證，如建筑工程施工許可證、工程規(guī)劃許可證、土地使用權(quán) 證、用地規(guī)劃許可證、商品房預售許可證；企業(yè)獲得的各類榮譽 牌匾和證書、達標證書、證明等。6、報告性文件。包括公司開發(fā)項目的可行性研究報告、策 劃報告書、預測報告、實測報告、檢測報告、試驗報告、審查報 告、勘察報告、審計報告

4、、驗資報告等。7、人力資源資料。包括企業(yè)各部門的員工檔案，人事任免 資料，績效考核資料，員工培訓、學習檔案，流程管理資料，離 職人員檔案，人力資源信息，社會異動資料，其他具有保存價值 的資料。8、土地資料。包括建設用地批準，地籍調(diào)查表，土地他項 權(quán)證明書，建設用地地籍測繪成果，移民拆遷、安置補償批準文 件協(xié)議等。9、工程類文件。包括工程前期的項目審批、項目立項、工 程設計、工程竣工結(jié)算、工程圖紙、監(jiān)理文件、總（分）竣工資 料、備案資料等工程建設資料。10、營銷管理文件。包括營銷管理資料、市場拓展資料、品 牌客服資料。11、財務文件。包括貸款申請、貸款抵押證明、與各銀行的 業(yè)務往來和簽訂的借款協(xié)

5、議、專用票據(jù)、財務管理計劃、年度報 表、預決算資料、稅收資料、檢查資料、憑證賬簿等相關(guān)財務性 文件。12、招標采購文件。采購計劃、招標類文件、投標類文件、 開標過程文件、中標通知書、合同書、供應商資料庫。13、光盤資料。包括聲像制品資料，即企業(yè)各部門在其經(jīng)營 活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門 提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資 料、錄像資料、影片資料等；技術(shù)性資料光盤，即工程施工過程 中圖紙或文本資料的刻錄。14、題贈性資料。 包括上級領(lǐng)導和外協(xié)友好部門或個人提供 的題詞、書畫、工藝制品等。15、設備資料。包括公司固定資產(chǎn)如空調(diào)、電腦、汽車等的 使

6、用說明書、維修卡、保修卡、購買發(fā)票等。16、其他對企業(yè)工作的開展和發(fā)展具有保存價值的文件。（三）非隸屬單位的文件資料非隸屬單位與公司相互聯(lián)系、 協(xié)商、處理工作中產(chǎn)生的重要 文件資料。、文檔管理規(guī)范規(guī)范文檔移交檔案室之前的文檔管理。（一）部門收文1、部門文員對接收的文檔、 圖紙資料必須立即進行紙質(zhì)或 電子簽收登記，以便完整記錄并跟蹤資料的傳閱過程。2、部門文員對接收的文檔、圖紙登記完成后，按不同類別 附上部門的文檔處理（傳閱）單，組織部門內(nèi)的傳閱，并對資料 的處理過程進行跟蹤，要求除大量接收的施工圖外，其余文檔、 圖說資料在 2 個工作日內(nèi)完成由部門所處理資料的傳閱、會簽、 審批流程，并進行歸檔

7、。如涉及到公司其他部門、參建各方（施 工、監(jiān)理、設計、地勘）處理的資料，應在 3 個工作日內(nèi)完成傳 閱、會簽、審批流程。3、文檔資料處理完成后， 部門文員應根據(jù)部門經(jīng)理的處理 意見，當天將文檔資料發(fā)送或返回相關(guān)單位、部門。在進行文檔 發(fā)送時，部門文員應進行紙質(zhì)發(fā)放簽收登記。（二）部門發(fā)文1、部門文員必須建立部門對外發(fā)文簽收登記表， 對所有對 外發(fā)文進行簽收登記，以便完整記錄并跟蹤資料的流向。2、部門文員對本部門的對外發(fā)文， 必須在收到文件當天發(fā) 送到相關(guān)部門。（三）文檔查閱1、部門文員應組織對本部門的文檔管理體系進行討論和講 解，建立本部門的文檔電子查閱檢索目錄，適時修訂。并告知大家文檔的查閱

8、方法， 以便在部門文員不在時， 其他人能正常查閱 文檔。2、部門文員對部門人員的文檔查閱需求應及時、 準確反饋。3、部門文員應對本部門已歸檔文檔負責，保證已歸檔文檔 的完整性。對部門人員提出的文檔借閱，需進行跟蹤，并盡量確 保在 2 個工作日內(nèi)歸還。（四）文檔版本控制1、部門收文版本發(fā)生變更， 部門文員應及時收回正在流轉(zhuǎn)、 處理的作廢版本， 發(fā)送新版本， 并通知負責該文檔處理的部門相 關(guān)人員。2、部門發(fā)文版本發(fā)生變更，部門文員應書面通知相關(guān)部門 或單位，用舊版本換新版本。三 、檔案管理分類編號辦法根據(jù)集團公司的實際情況將公司檔案按照部門功能分為十 五大類（具體分類辦法見附件企業(yè)檔案分類辦法方案

9、），以后根 據(jù)公司業(yè)務部門的不斷增加進行修改。（一）行政管理類（ XZ）： 01 公司證照、 02 會議紀要、 03 公司成立及工商變更、 04 公司內(nèi)部來文、 05 外部來文、 06 公司 對外公函、 07 內(nèi)部管理文件、 08 企業(yè)對外宣傳資料、 09 公司資 產(chǎn)臺帳、 10 其他；（二）人力資源管理類（ HR）: 01 在職員工檔案、 02 人事 任免資料、 03 績效考核資料、 04 員工培訓學習檔案、 05 流程管 理、審核檔案、 06 離職人員檔案、 07 人才信息庫、 08 薪資福利 資料、 09 企業(yè)文化建設資料、 10 其他；（三）財務管理類（ CW）： 01 財務管理制度、

10、 02財務管理 計劃、 03 財務部文件、 04 會計憑證、 05 會計報表、 06 會計賬簿、 07 對外政府管理報告、 08 銀行對賬單、 09 工程決算書、 10 銀行 貸款資料及合同、 11 財務管理有關(guān)合同、 12 財務分析報告、 13 財務預算書、 14、年度資產(chǎn)清查報表及報告、 15 其他；（四）營銷管理類（YX）: 01營銷管理、02市場拓展、03 品牌客服、 05 工作聯(lián)系單、 06 其他;（五）招標采購類（ ZB）: 01 年（季、月）度招標計劃、02 甲指乙供材料定價單、 03 招投標文件、 04 供應商管理、 05 材 料設備采購資料、 06 戰(zhàn)略采購資料、 07 其他

11、；（六）運營管理部（ YY）： 01 項目運營目標書、 02 項目開 發(fā)指導書、 03 項目里程碑計劃、 04 運營計劃內(nèi)部管理文件、 05 考核節(jié)點計劃、 06 各部門月度工作計劃、總結(jié)、 07 會議紀要、 08 其他；（七）工程技術(shù)類（ JS） : 01 設計單位選擇、 02 設計變更、 03 施工圖設計、 04 材料設備選型定板、 05 工程月報、 06 技術(shù)交 底記錄、 07工程質(zhì)量檢查報告、 08勘察測繪資料、 09 其他；（八）成本管理類（ CB）： 01 成本管理、 02 預算書、 03 結(jié) 算報告、 04工程變更資料、 05工作聯(lián)系單、 06 工程簽證、 07工程款申請及批復、

12、 08 審計類合同、 09 成本分析資料、 10 材料報 價單、 11 罰款通知單、 12 其他；（九）項目部（ XM）： 01 監(jiān)理資料、 02 施工文件、 03 項目 管理文件、 04 工作聯(lián)系單、 05 其他；（十）公共事務部（ GS）： 01 征用土地申請、批準文件、 紅線圖、坐標圖、行政區(qū)域圖、 02 行政移民拆遷安置補償批準 文件協(xié)議書、 03 設計前原始地形、地貌、狀況圖、照片、 04 發(fā) 放拆遷補償款、 05 房產(chǎn)及附屬設施評估報告、 06其他；（十一）法務部（ FW） :01 公司各部門簽訂的合同原件、 02 法律文書、 03 訴訟卷宗、 04 其他；（十二）審計監(jiān)察部（ J

13、C）:01 財務審計資料、 02 工程審計 資料、 03專項審計資料、 04專案調(diào)查資料、 05招標監(jiān)察檔案、06 其他；十三）工程事務部（SW）： 01 前期政府批復文件、 02勘察測繪文件、 03 設計文本、04施工圖、 05檢測報告、 06工作聯(lián)系單、 07放線圖、紅線圖、08招標備案資料、 09 中標通知書、10 工程管理中心會議紀要、11報驗資料、 12 其他；十四）商業(yè)管理公司SG）： 01 基礎(chǔ)調(diào)查表、 02調(diào)研數(shù)據(jù)庫、 03商戶往來函、 04商戶檔案、 05合同補充協(xié)議、 06客服 管理（相關(guān)部門）往來函、 07 客戶往來函、 08 職能部門往來文 件、 09客戶檔案（綜合）、

14、 10上報文件、 11 其他；（十五）裝飾工程部（ ZS）： 01 設計單位選擇、 02施工圖 紙（裝飾、景觀）、 03 設計變更、 04 設計任務書、 05 設計評審 表、06技術(shù)交底、 07工程驗收報告、 08 材料檢驗報告、 09材料 設備移交會簽單、 10 工作聯(lián)系單、 11 其他；四、文件材料的歸檔集團公司辦公室為檔案管理主導部門， 設立一名專職檔案管 理員；各部門、各子公司為檔案管理輔助部門，文員承擔檔案管 理員的職責。每年一月份集團公司辦公室發(fā)出歸檔通知， 各部門、 各子公司的文員負責收集整理上一年度辦理完畢的文件（請示、 報告、批復、批示、合同等）圖表、聲像（光盤、照片）、實物

15、 （榮譽獎杯、匾、錦旗），及時填寫卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、移 交清單于每年四月三十日之前移交集團公司辦公室檔案室。（一）歸檔材料的質(zhì)量要求 1、歸檔的文件材料必須齊全完整，照片（包括底片）、錄 音帶、錄象帶等必須同其詳細的文字說明材料一起歸檔。2、歸檔的文件材料必須是原件（定稿），特別重要的文件 應同時保存歷次修改稿， 重要的或利用頻率高的文件材料根據(jù)需 要可復制若干份歸檔。3、歸檔的文件材料必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，準確地反映生產(chǎn)、 基建、科研、技術(shù)、經(jīng)營管理各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程， 符合自然形成規(guī)律。4、歸檔文件材料的制成材料必須易于耐久保存，同時要保 證圖像清晰、 字跡工整、 審察簽字手續(xù)完

16、備， 禁用鉛筆、 圓珠筆、 純籃墨水、紅墨水、復寫紙。總體來講，歸檔的案卷質(zhì)量要符合 國家標準科學技術(shù)管理卷構(gòu)成的一般要求和文書檔案案卷 格式的要求。5、電子文件的歸檔應遵守兩個原則：第一、電子文件和紙 質(zhì)文件歸檔實行“雙套制”， 即在電子文件歸檔時應制作相應的 紙質(zhì)拷貝件，同時存檔。第二、同時做好網(wǎng)絡歸檔和脫機載體電 子文件歸檔兩方面的工作，網(wǎng)絡歸檔是指將經(jīng)過整理的電子文 件，轉(zhuǎn)入檔案庫， 脫機載體電子文件是指從網(wǎng)絡的硬盤上刻錄到 光盤上，進行歸檔。（二）文件的立卷 立卷應遵循文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián) 系，便于檔案的保管利用。1、案卷不宜過厚，一般不超過 40mm。2、卷內(nèi)不

17、應有重份文件， 不同載體的文件一般應分組組卷。3、文件材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批 復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在 前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順 序排列。4、既有文字材料又有圖紙的案卷，文字在前、圖紙在后5、卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨編號， 頁號從 1 開始。頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面 書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律 在右下角。6、填寫卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表。卷內(nèi)目錄的編制應符合下 列規(guī)定：1）卷內(nèi)目錄式樣宜符合本規(guī)范附錄的要求。2）序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數(shù)字

18、從 1 依次標注。3）責任者：填寫文件的直接形成單位和個人，有多個責任 者時，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。4）文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。5）文件題名：填寫文件標題的全稱。6）日期：填寫文件形成的日期。7）頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號，最后一份文件 填寫起止頁號。8）卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。（三）檔案室負責填寫案卷封皮和案卷的裝訂1、案卷封皮的填寫應符合以下要求：1）案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面 形式。2）案卷封面的內(nèi)容應包括：檔號、案卷題名、編制單位、 起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷3）檔號應由分類號、項目號和案卷號組成，檔號

19、由檔案保 管單位填寫。4）案卷題名應簡明、準確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，案卷題 名應包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。5）編制單位應填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責任者。6）起止日期應填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。7）保管期限分為永久、長期、短期三種期限。 保管期限一般以企業(yè)管理的客觀利用需求為依據(jù)來確定， 既 要考慮文件的現(xiàn)實利用價值， 更要兼顧長遠的歷史利用價值。 保 管期限有永久、長期和短期三種，長期為 16 年至 50 年左右，短 期為 15 年以下。（1）凡是反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的，對企 業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、建設等有長遠利用價值的檔案，列為永久保管；（2）凡是反映企業(yè)一

20、般工作活動，在較長時間內(nèi)對企業(yè)生 產(chǎn)、經(jīng)營等工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管；（3）凡是在較短時間內(nèi)對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等有參考利用價 值的文件材料， 列為短期保管。 設備檔案的保管期限也可以根據(jù) 該設備的使用年限劃定具體年度。會計檔案的保管期限有永久、 定期兩類，其中定期包括 3年、5 年、 10年、 15年、 25年五類 （具體參見 1998年 8月財政部、國家檔案局發(fā)布的會計檔案 管理辦法）。8）密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密 級的文件，應以高密級為本卷密級。2 案 卷 裝 訂1）案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝 訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝

21、訂。裝訂應采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管 和利用。2）裝訂時必須剔除金屬物。五、檔案室的建設（一）檔案室建設原則：安全、實用、方便。（二）檔案室位置： 檔案室要遠離易燃、 易爆、空氣污染區(qū)。 樓房作檔案室的， 一般不要安排在頂樓或樓兩側(cè)。 檔案室要遠離 衛(wèi)生間、洗涮間、熱水房等。（三）檔案室?guī)旆砍兄兀簶欠孔鳈n案室的，樓板承重必須達到檔案庫樓面均布活荷載應為5KN/M ；采用密集架式，不應小于 12KN/M。（四）檔案室?guī)旆繖痪悴贾茫?檔案室使用鐵質(zhì)檔案櫥 （架） 檔案庫房在布置櫥俱時，應考慮到工作人員管理和放置檔案保 護、檢測設備的空間。主通道凈寬不小于1m兩行裝具間凈寬不小于，裝具端部與墻之間走道凈寬不小于0.6m。裝具背面與墻的間隔不小于，裝具頂端與天棚間隔不小于。（ 五）檔案室的防護設施檔案室應具備防火、防水（潮）、防高溫、防盜、防蟲、防 鼠、防有害氣體、防光、防磁等要求。1、防火檔案室嚴禁煙火， 嚴禁使用明火照明， 要在明顯處標識“嚴 禁煙火”警示牌。1）檔案室用電動力