某物流公司文件管理制度

1、某物流公司文件管理制度1、發(fā)文程序：包括起草、校對、簽發(fā)、發(fā)送、歸檔等。1.1起草：發(fā)文的草稿由發(fā)文部門/主辦部門指定專人撰寫，文稿擬成后，擬稿人填寫發(fā)文稿箋，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核稿后，到總經(jīng)辦領(lǐng)取文件編號，按會簽流程報領(lǐng)導(dǎo)審批。1.2會簽：發(fā)文單位對涉及管理范圍文件或事關(guān)重大涉及面廣的內(nèi)容應(yīng)提請相關(guān)部門會簽。1.3發(fā)送：經(jīng)各部門會簽完畢，總/副經(jīng)理審批后，由總經(jīng)辦統(tǒng)一按發(fā)放對象發(fā)文發(fā)送。2.4.1文件經(jīng)裝訂后由總經(jīng)辦按發(fā)文稿箋上注明的發(fā)放對象發(fā)文，整理歸檔，并請收文人員在發(fā)文登記表上簽字。2.4.2收文單位做好收文保管與傳閱工作。2.4.3總經(jīng)辦將一份打印稿蓋章以傳真/郵件方式發(fā)送。2.4.4總經(jīng)

2、辦保存原稿，發(fā)文稿箋及三份打印稿，并做好歸檔整理工作。具體詳見文件審批流程圖。3、發(fā)文格式與使用表單3.1發(fā)文稿箋3.2制度文件編制格式3.3發(fā)文格式3.4批復(fù)意見3.5傳閱表3.6發(fā)（收）文登記表3.6.1對內(nèi)行文：指智聯(lián)集團公司及其子公司、分公司、辦事處。分兩種：一、制度類：如制度、規(guī)章、規(guī)定、辦法、通知等 二、申請類：申請、報告、批示等一、制度類行文的字號規(guī)定如下： 公司行文的字號為：x1x2x3字x4第號。x1x2為公司及地區(qū)別，x2為公司當(dāng)?shù)刈钔ㄓ玫暮喎Q；x3為部門簡稱，x4為年份別，為公司各部門收(發(fā))文流水號。以總公司為例，具體簡稱如下：國際物流部為-智總國字2001第 號國內(nèi)物

3、流部為- 智總物字2001第 號人力資源部為- 智總?cè)俗?001第 號財務(wù)部為- 智總財字2001第 號信息部為- 智總信字2001第 號辦公室為- 智總辦字2001第 號市場部為- 智總市字2001第 號二、申請類x1x2x3字x4第號。x1x2為公司及地區(qū)別，x2為公司當(dāng)?shù)刈钔ㄓ玫暮喎Q；x3為批復(fù)意見簡稱，x4為年份別，為公司收(發(fā))文流水號。以總公司為例，具體內(nèi)容如下：智總批字2001第03001號。3.4.2對外行文：除對內(nèi)行文即對外行文，指對智聯(lián)集團公司及其子公司、分公司、辦事處以外的單位、組織、公司的行文。對外行文的字號規(guī)定如下： 公司對外行文的字號為：x1x2x4總字第號。x1x

4、2為公司簡稱；x3為地區(qū)別，x4為年份別，為公司收(發(fā))文流水號。以總公司為例，具體內(nèi)容如下：智深總字2001第 號4、外來文件的接收與傳閱4.1外來的文件（含公文、郵件、傳真等）由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)簽收，并分類登記，由部門負(fù)責(zé)人提出處理意見后，總經(jīng)辦應(yīng)及時按要求報送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤。4.2需傳閱的文件由總經(jīng)辦按傳閱要求進行遞送，并請傳閱人在傳閱登記表上簽署意見，經(jīng)傳閱的文件與傳閱登記表由總經(jīng)辦歸檔保管。 發(fā) 文 稿 件 日期： 年 月 日文件名稱：發(fā)文部門：發(fā)文對象：擬稿：校對： 打印頁數(shù)： 頁總經(jīng)辦：發(fā)文編號：會 簽 意 見人力部：財務(wù)部：物流部：信息部：市場部：總經(jīng)理助理：總（副）經(jīng)理：

5、制度文件編制格式*物流有限公司 *部文件 （隸書小四加黑） 制度（宋體三號加黑）1 （加黑、宋體小四）11 （宋體小四）1 2 （行距1.5倍）121 122 2 （加黑）21 22 221 密級：內(nèi)部（宋體小五）行文標(biāo)準(zhǔn)格式：*物流有限公司文件智總x字200x第xxx號主題詞：擬制： 校對： 簽發(fā)：抄報：抄送：抄發(fā)：傳真標(biāo)準(zhǔn)格式： 某某有限公司致(to) ： 日期（date）： 聯(lián)系人 (attn) ： 本件（page）： 頁，附件 頁聯(lián)系電話(tel) ： 請核對頁數(shù)，如有疑問，請電話聯(lián)絡(luò)：傳 真(fax) ： please check the page numbers,if you發(fā)件人(from) ： have any questions, please phone us:主題(subject) ： 電話(tel)：86-*-8*-*1 批復(fù)標(biāo)準(zhǔn)格式：某某有限公司文件總批字xxxx第xxxxx號批復(fù)意見 公司：你公司于 年 月 日上報的關(guān)于 報告已收悉，經(jīng)審查做以下批復(fù)：1、 ；2、 ；3、 ；4、 ；5、 ；6、 ；7、