多體系結(jié)合審核方案策劃

1、多體系結(jié)合審核方案策劃學(xué)術(shù)園地1概述多體系結(jié)合審核方案策劃李在卿中環(huán)聯(lián)合(北京)認(rèn)證中心有限公司許多組織將多個(gè)管理體系整合成一個(gè)綜合管理體系.如將質(zhì)量管理體系與環(huán)境管理體系和職業(yè)健康安全管理體系整合,將質(zhì)量管理體系與環(huán)境管理體系和食品安全管理體系整合,將環(huán)境管理體系與職業(yè)健康安全管理體系整合,將職業(yè)健康安全管理體系與企業(yè)社會(huì)責(zé)任管理體系整合,將質(zhì)量管理體系與產(chǎn)品認(rèn)證的保障體系整合,將質(zhì)量管理體系與環(huán)境管理體系和環(huán)境標(biāo)志保障體系進(jìn)行整合等等而與此相適應(yīng)的管理體系結(jié)合審核也隨之推出.不少認(rèn)證機(jī)構(gòu)都從組織的需要和機(jī)構(gòu)生存競爭出發(fā)開展了多體系結(jié)合審核.但筆者發(fā)現(xiàn):不少結(jié)合審核不夠到位.往往顧此失彼.缺

2、乏審核深度.這不僅給企業(yè)帶不來幫助.甚至符合性審核都不夠,有效性較差.究其原因:一是認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)受審核方體系結(jié)合的程度,審核的風(fēng)險(xiǎn)把握不夠.二是認(rèn)證機(jī)構(gòu)自身資源不足.真正具備同一專業(yè)多體系所要求的專業(yè)能力并具有一定管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的審核人員少三是市場不規(guī)范,無序競爭.過度壓價(jià).以至于認(rèn)證機(jī)構(gòu)安排的人日數(shù)不足.長此下去,必將進(jìn)一步導(dǎo)致認(rèn)證審核質(zhì)量的整體下降.筆者自2001年起開始研究多體系整合.已編制出質(zhì)量,環(huán)境和職業(yè)健康管理體系要求(類似三合一標(biāo)準(zhǔn)).編寫和出版三本有關(guān)整合的專著.發(fā)表了多篇有關(guān)整合的文章:2004年參加認(rèn)監(jiān)委稽查時(shí)有機(jī)會(huì)查看過一些認(rèn)證機(jī)構(gòu)的三合一審核資料.曾在國內(nèi)三個(gè)大的認(rèn)證機(jī)構(gòu)

3、工作,且作為組長參加了數(shù)十家三合一的企業(yè)的審核.并對(duì)數(shù)十份三合一的認(rèn)證審核資料進(jìn)行過技術(shù)評(píng)定.研究及實(shí)踐表明:之所以出現(xiàn)上述問題,主要是認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核前沒有一個(gè)充分的審核方案.策劃工作沒有做好.問題出在審核管理方面.2006z8月參加了cnab:寧夏銀川召開的一個(gè)相關(guān)研討會(huì).啟發(fā)了筆者對(duì)結(jié)合審核方案的思0考.由于現(xiàn)行的結(jié)合審核多數(shù)是對(duì)質(zhì)量,環(huán)境和職業(yè)健康體系三合一的審核,因此,本文所稱結(jié)合審核方案僅限于這三個(gè)管理體系結(jié)合審核的方案.2定義1)結(jié)合審核認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)申請(qǐng)認(rèn)證的組織(或稱受審核方)的兩個(gè)或兩個(gè)以上的管理體系同時(shí)一起實(shí)施的審核本文所指的結(jié)合審核就是認(rèn)證機(jī)構(gòu)任命一名審核組長.選派具有兩個(gè)體系

4、以上注冊(cè)資格的審核員同時(shí)對(duì)受審核方的質(zhì)量管理體系,環(huán)境管理體系和職業(yè)安全健康管理體系一并審核的過程:2)審核方案針對(duì)特定的時(shí)間段所策劃.并具有特定目的的一組(一次或多次)審核.一個(gè)審核方案包括用于策劃,組織和實(shí)施審核的所有必要的活動(dòng).本文所指的審核方案是指認(rèn)證機(jī)構(gòu)為了實(shí)施三體系結(jié)合審核.通過策劃而制訂的針對(duì)具體的受審核方的有關(guān)審核重點(diǎn),審核風(fēng)險(xiǎn)分析與控制措施,審核抽樣安排,審核人日數(shù)測算等內(nèi)容做出安排的文件.3結(jié)合審核的特點(diǎn)結(jié)合審核具有如下特點(diǎn):1)對(duì)審核組長和審核組成員的能力要求比單一體系要求高.審核組長對(duì)審核組的管理能力,與受審核方的溝通能力,對(duì)三個(gè)體系審核內(nèi)容的協(xié)調(diào),對(duì)認(rèn)證結(jié)論的把握都提

5、出了新的要求.它不是一個(gè)工作和簡單疊加,而是一個(gè)結(jié)合和深化:對(duì)審核組成員需要理解和掌握三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)和要求.把握受審核方三個(gè)體系的審核重點(diǎn).熟悉受審核方的生產(chǎn)或服務(wù)流程和特點(diǎn).不能顧此失彼:學(xué)術(shù)園地2)對(duì)審核效率有更高的要求.由于結(jié)合審核的工作量加大了.但審核時(shí)間又不是原來三個(gè)體系單獨(dú)審核時(shí)間的和.這就要求審核員既要審核到位又要提高審核速度.否則不能在規(guī)定的時(shí)間完成審核任務(wù):3)審核計(jì)劃,審核記錄,審核報(bào)告的單一性.認(rèn)證機(jī)構(gòu)可以編制一份滿足三體系要求的審核計(jì)劃.審核員現(xiàn)場審核時(shí)不用分別作審核記錄.審核組長可以編制一份三合一的綜合審核報(bào)告:4)對(duì)企業(yè)而言,節(jié)省了審核時(shí)間和認(rèn)證成本:5)結(jié)合審核的有效性

6、與受審核方體系整合的程度有重要關(guān)系.只有受審核方的體系文件,資源,運(yùn)行,監(jiān)測都進(jìn)行了整合.結(jié)合審核才能充分體現(xiàn)其優(yōu)越性4審核方案的作用結(jié)合審核方案具有以下作用:1)有利于事先識(shí)別認(rèn)證審核的風(fēng)險(xiǎn).有針對(duì)性地采取措施,最大限度地降低審核風(fēng)險(xiǎn);2)有利于明確審核重點(diǎn)和審核思路.提高審核的有效性:3)有利于合理安排審核人員和確定審核人日數(shù).保證審核質(zhì)量.5審核方案的內(nèi)容結(jié)合審核方案要按項(xiàng)目對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目的初審,監(jiān)督審核和復(fù)評(píng)一并作出安排,應(yīng)包括以下內(nèi)容:1)目的描述針對(duì)某一項(xiàng)目的審核目的:2)業(yè)務(wù)領(lǐng)域和專業(yè)范圍確定在合同評(píng)審和文件審核的基礎(chǔ)上.結(jié)合受審核方提供的申請(qǐng)材料確定認(rèn)證業(yè)務(wù)領(lǐng)域的專業(yè)范圍.要明確

7、受審核方的產(chǎn)品范圍,活動(dòng)范圍,地域范圍,有哪些多現(xiàn)場或臨時(shí)現(xiàn)場.申請(qǐng)和合同書中對(duì)證書的要求(數(shù)量,名稱);3結(jié)合審核的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別描述對(duì)本項(xiàng)目實(shí)施審核的主要風(fēng)險(xiǎn).從受審核方的產(chǎn)品,重要環(huán)境因素,不可承受的風(fēng)險(xiǎn),體系文件的整合程度,資源和運(yùn)行的整合程度,認(rèn)證機(jī)構(gòu)現(xiàn)有審核人力資源情況和專業(yè)能力說明本次審核的主要風(fēng)險(xiǎn).可結(jié)合專業(yè)分級(jí)分類情況考慮:4)控制風(fēng)險(xiǎn)的措施描述如何從計(jì)劃安排,人員安排,審核前人員研討和培訓(xùn),現(xiàn)場審核思路方面控制風(fēng)險(xiǎn)的措施:5)審核重點(diǎn)與審核要求說明對(duì)某項(xiàng)目初次審核,監(jiān)督審核,復(fù)評(píng)時(shí)的不同審核重點(diǎn)及審核要求:6抽樣方案根據(jù)受審核方的實(shí)際情況.按cnab規(guī)定的要求確定抽樣方案,并確定

8、抽樣量:7)人日數(shù)的確定規(guī)定對(duì)某項(xiàng)目初次審核,監(jiān)督審核,復(fù)評(píng)的人日數(shù):8)整體審核思路說明對(duì)某項(xiàng)目實(shí)施結(jié)合審核的整體審核思路.是按過程審核還是按部門審核.是順向?qū)徍诉€是逆向?qū)徍?結(jié)合審核方案的策劃以下對(duì)結(jié)合審核的方案策劃進(jìn)行詳細(xì)描述:1)組織管理體系整合成熟度分析受審核方管理體系的整合的成熟程度直接影響結(jié)合審核的有效性.現(xiàn)實(shí)的情況是:有的是將管理體系文件,資源和運(yùn)行控制都進(jìn)行了充分的整合;有的只是將文件進(jìn)行了整合;有的是三個(gè)體系文件.但資源,職責(zé),運(yùn)行控制進(jìn)行了整合:有的是只將環(huán)境管理體系與職業(yè)健康安全管理體系進(jìn)行了整合,而質(zhì)量管理體系是獨(dú)立的;有的是原來沒有建立任何體系.直接新建一個(gè)三合一的

9、體系:有的是原來只有質(zhì)量管理體系.現(xiàn)在直接引入兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn).新建一個(gè)三合一的管理體系等等.不同的受審核方,管理基礎(chǔ)不一樣,員工的素質(zhì)和管理水平不一樣,體系建立和運(yùn)行的時(shí)間長短不一樣.整合體系的成熟度是不一樣的.因此.認(rèn)證機(jī)構(gòu)在進(jìn)行管理體系結(jié)合審核策劃時(shí).必須在了解申請(qǐng)情況,進(jìn)行合同評(píng)審后,進(jìn)行認(rèn)真的管理體系文件審核并與申請(qǐng)方進(jìn)行充分的溝通后分析結(jié)合審核的風(fēng)險(xiǎn)程度.并提出防范風(fēng)險(xiǎn)的措施:分析風(fēng)險(xiǎn)時(shí)要考慮以下方面:a)申請(qǐng)方管理體系狀況,建立的時(shí)間,整合情況最初建立的是哪個(gè)管理體系.通過了哪些認(rèn)證.是什么時(shí)間通過認(rèn)證的?運(yùn)行情況如何?體系整合屬于哪一種具體情況:b)組織結(jié)構(gòu),場所和業(yè)務(wù)活動(dòng).組織的組織

10、0學(xué)木園地結(jié)構(gòu),管理機(jī)構(gòu)情況,作業(yè)場所有哪些?是否有多現(xiàn)場?有哪些主要業(yè)務(wù)活動(dòng)?體系認(rèn)證覆蓋哪些產(chǎn)品和活動(dòng):c)產(chǎn)品情況.產(chǎn)品的主要生產(chǎn)過程?關(guān)鍵過程和特殊過程有哪些?是否通過產(chǎn)品認(rèn)證?是否有國家強(qiáng)制認(rèn)證或行業(yè)生產(chǎn)許可要求?產(chǎn)品的水平處于什么狀態(tài):d)重要環(huán)境因素和不可承受的風(fēng)險(xiǎn)情況本行業(yè)有哪些重要環(huán)境/危險(xiǎn)因素?一般的治理和控制措施有哪些?屬于幾級(jí)幾類認(rèn)證風(fēng)險(xiǎn):e)文件及申請(qǐng)情況.申請(qǐng)哪些產(chǎn)品認(rèn)證?是否包括設(shè)計(jì)和開發(fā)?證書需要情況?體系文件與標(biāo)準(zhǔn)的符合性及可操作性:f)內(nèi)審和管理評(píng)審情況是否完成了三體系的內(nèi)部審核?是一起做的內(nèi)審還是分別做的?是否實(shí)施了管理評(píng)審?管理評(píng)審是否覆蓋三體系?內(nèi)審和

11、管理評(píng)審的結(jié)論如何:g)以往審核的結(jié)果.整合前,現(xiàn)有體系的認(rèn)證審核情況及結(jié)果對(duì)于上述問題認(rèn)證機(jī)構(gòu)可以設(shè)計(jì)一張調(diào)查表.在進(jìn)行整合策劃前請(qǐng)申請(qǐng)方填寫.在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析時(shí)請(qǐng)文件審核人員,項(xiàng)目管理人員,專業(yè)審核人員一起參加2)審核組專業(yè)能力分析認(rèn)證機(jī)構(gòu)派出的審核組的專業(yè)能力也是影響結(jié)合審核有效性的重要因素認(rèn)證機(jī)構(gòu)人員是在分級(jí)分組,進(jìn)行了合理,合規(guī)的專業(yè)能力評(píng)定的基礎(chǔ)上.結(jié)合具體項(xiàng)目的人力資源情況進(jìn)行專業(yè)能力分析.考慮:a)是否有符合要求的三合一的高級(jí)審核員表1管理體系結(jié)合審核人日數(shù)計(jì)算修正系數(shù)速查表企業(yè)體系整合的程度體系文件完全整體系文件完成環(huán)境管理體系有三個(gè)原來只有原來只有直接合.資源完全整整合.資源

12、已整和職業(yè)健康安獨(dú)立的兩個(gè)體系一個(gè)體系新建審核組的專業(yè)能力合.運(yùn)行完成整合.整合運(yùn)行不全管理體系進(jìn)體系.沒且分別通合.在整合前已足三個(gè)月.在整行了整合.質(zhì)量有進(jìn)行過了認(rèn)證.且通過了丑二分別建立了三個(gè)合前已建立了管理體系單獨(dú)整合.但現(xiàn)新建一認(rèn)證.現(xiàn)合一獨(dú)立的體系.并兩個(gè)體系.只通運(yùn)行.只通過了都通過個(gè)體系并新建三整的體通過三項(xiàng)認(rèn)證過了兩項(xiàng)認(rèn)證管理體系認(rèn)證了認(rèn)證實(shí)施整合合體系系有具備資格的三合一的審核員.且有相應(yīng)三0.560.60.640.650.680.700.72合一專業(yè)審核員.數(shù)量滿足要求有具備資格的三合一的審核員.且有相應(yīng)三合一專業(yè)審核員.數(shù)量0.600.640.650.680.720.7

13、40.76不滿足要求有三合一的審核員.但沒有相應(yīng)專業(yè)三合一審核員.有三合一的專0.640.680.700.720.750.800.82家沒有三合一的審核員.但分別有相應(yīng)專業(yè)的0.650.680.700.720.750.800.83專業(yè)審核員沒有三合一的審核員.只有單一方面相應(yīng)專業(yè)的專業(yè)審核員需要0.680.720.750.770.800.830.85配備一名技術(shù)專家沒有三合一的審核員.也沒有單一方面相應(yīng)專業(yè)的專業(yè)審核員需0.700.760.810.830.850.880.92要配備至少兩名技術(shù)專家o學(xué)術(shù)園地?fù)?dān)任審核組長:b)是否有經(jīng)過專業(yè)能力評(píng)定符合要求的三合一的專業(yè)審核員?是否有三合一的專業(yè)

14、審核員;是否有一個(gè)管理體系以上的專業(yè)審核員:同一專業(yè)有幾人具備專業(yè)能力:o)如果沒有專業(yè)審核員,是否有技術(shù)專家;同一專業(yè)有幾名技術(shù)專家:d)專業(yè)人員的技術(shù)水平和審核能力如何.在分析機(jī)構(gòu)的針對(duì)具體項(xiàng)目的審核組的專業(yè)能力的基礎(chǔ)上提出審核組的人員組成建議名單,以便計(jì)劃調(diào)度員安排審核.3)審核人日數(shù)確定在對(duì)申請(qǐng)方審核風(fēng)險(xiǎn)分析和審核組專業(yè)能力分析的基礎(chǔ)上.認(rèn)證機(jī)構(gòu)要確定結(jié)合審核的人日數(shù).確定人日數(shù)時(shí)要考慮的因素主要是受審核方管理體系的成熟度及整合的成熟度,審核組的專業(yè)能力和組成人員具體情況結(jié)合審核的人日數(shù)的計(jì)算公式如下:t=t(tl+t2)r其中:卜質(zhì)量管理體系+環(huán)境管理體系+職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證總

15、的現(xiàn)場審核人日數(shù):r一質(zhì)量管理體系,環(huán)境管理體系,職業(yè)健康安全管理體系三者中單獨(dú)認(rèn)證審核時(shí).需要審核人日數(shù)最多且審核風(fēng)險(xiǎn)最大者所需要的人日數(shù):t.和1r2除t0以外的其它兩項(xiàng)認(rèn)證單獨(dú)實(shí)施時(shí)所需要的人目數(shù):卜_修正系數(shù).具體見表1所示.在審核方案中要考慮不同體系,辦公室與生產(chǎn)現(xiàn)場審核時(shí)間的均衡性及單一體系的審核基本保證時(shí)間:4)各體系關(guān)注的重點(diǎn)在文件審核和審核風(fēng)險(xiǎn)分析的基礎(chǔ)上.針對(duì)具體項(xiàng)目指出三個(gè)體系審核中關(guān)注的重點(diǎn).以便審核組長安排審核計(jì)劃時(shí)考慮.并在審核前培訓(xùn)中對(duì)審核組成員進(jìn)行交底:5)抽樣方案在進(jìn)行審核計(jì)劃時(shí),要根據(jù)組織的多現(xiàn)場,臨時(shí)現(xiàn)場情況,三體系的不同審核重點(diǎn)確定抽樣方案和抽樣量要求:6)審核思路在進(jìn)行了審核風(fēng)險(xiǎn)分析的基礎(chǔ)上.根據(jù)制定的控制審核風(fēng)險(xiǎn)和提高結(jié)合審核有效性有要求.提出審核思路:7)審核報(bào)告的要求對(duì)審核報(bào)告提出要求.明確關(guān)注重點(diǎn).報(bào)告的形式及報(bào)告提出的時(shí)間要求7注意事項(xiàng)1)結(jié)合審核方案不要簡單套用gb/i190112003,準(zhǔn)中的內(nèi)容:2)進(jìn)