提高開發(fā)成功率 IT項(xiàng)目審計(jì)初探

1、 提高開發(fā)成功率 it項(xiàng)目審計(jì)初探 在it業(yè)中，有效的項(xiàng)目管理是非常重要的，它和項(xiàng)目開發(fā)本身具有同等重要的地位。為了提高it項(xiàng)目的成功率，項(xiàng)目管理被廣泛應(yīng)用于it項(xiàng)目的開發(fā)中。隨著學(xué)習(xí)型組織的逐漸興起，企業(yè)越來越重視開發(fā)過程中知識(shí)的積累。 因此，it項(xiàng)目審計(jì)在it項(xiàng)目管理中的地位將會(huì)越來越受到重視。一. it項(xiàng)目的現(xiàn)狀it項(xiàng)目是指應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟、硬件以及通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理上幫助組織節(jié)約成本、提高效率、增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力以適應(yīng)當(dāng)今經(jīng)濟(jì)環(huán)境為目的的項(xiàng)目，它具有高風(fēng)險(xiǎn)高回報(bào)的特點(diǎn)。20世紀(jì)90年代以來隨著網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展電子商務(wù)的普及，組織面臨的商業(yè)環(huán)境日益復(fù)雜，新技術(shù)特別是信息技術(shù)在許多組織已經(jīng)成為一個(gè)獲得競(jìng)

2、爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、培養(yǎng)核心能力，甚至繼續(xù)生存的極為重要的因素。因此，各種對(duì)it項(xiàng)目的重要性日漸重視，對(duì)it項(xiàng)目的投資日益增長(zhǎng)。雖然很多組織已經(jīng)意識(shí)到it技術(shù)的重要性，但it項(xiàng)目投資巨大，且it項(xiàng)目長(zhǎng)期以來成功率一直很低。于是，企業(yè)信息化的投資似乎成了無底黑洞。在it業(yè)的迅速發(fā)展中，其項(xiàng)目的出現(xiàn)往往以單一形式出現(xiàn)。對(duì)其進(jìn)行管理的方法和內(nèi)容非常具有項(xiàng)目管理的特征。項(xiàng)目管理的內(nèi)部契約式管理形式在整合內(nèi)外部人力資源，實(shí)施全過程監(jiān)控，為用戶提供信任等方面，特別適合it行業(yè)高動(dòng)態(tài)、高風(fēng)險(xiǎn)的特點(diǎn)。在it業(yè)中，有效的項(xiàng)目管理是非常重要的，它和項(xiàng)目開發(fā)本身具有同等重要的地位。為了提高it項(xiàng)目的成功率，項(xiàng)目管理被廣泛應(yīng)用于

3、it項(xiàng)目的開發(fā)中。隨著學(xué)習(xí)型組織的逐漸興起，企業(yè)越來越重視開發(fā)過程中知識(shí)的積累。因此，it項(xiàng)目審計(jì)在it項(xiàng)目管理中的地位將會(huì)越來越受到重視。二. it項(xiàng)目審計(jì)的作用對(duì)于it企業(yè)而言，項(xiàng)目審計(jì)是完成已有項(xiàng)目并執(zhí)行好下一個(gè)項(xiàng)目的重要環(huán)節(jié)。項(xiàng)目審計(jì)可以分為項(xiàng)目中審計(jì)和項(xiàng)目后審計(jì)。項(xiàng)目后審計(jì)是項(xiàng)目完成并驗(yàn)收后，根據(jù)該項(xiàng)目帶來的綜合收益，對(duì)項(xiàng)目的立項(xiàng)、管理、驗(yàn)收等全部環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)的評(píng)價(jià)過程。項(xiàng)目中審計(jì)的內(nèi)容與項(xiàng)目后審計(jì)基本相同，但項(xiàng)目中審計(jì)關(guān)注項(xiàng)目的進(jìn)程與績(jī)效，并檢查項(xiàng)目的變化情況。一般項(xiàng)目進(jìn)行項(xiàng)目后審計(jì)，但由于it 項(xiàng)目具有高風(fēng)險(xiǎn)性的特點(diǎn)，因此，此類項(xiàng)目宜盡早進(jìn)行項(xiàng)目中審計(jì)。項(xiàng)目審計(jì)提供了一個(gè)獨(dú)立評(píng)估

4、項(xiàng)目所處的狀況以及項(xiàng)目管理的有效性和效率的機(jī)會(huì)。審計(jì)過程與形成的審計(jì)報(bào)告是保證持續(xù)發(fā)展和組織自我學(xué)習(xí)的工具。it項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告的主要目標(biāo)是為了推進(jìn)組織未來的項(xiàng)目管理方式，提高it項(xiàng)目管理的水平，以確保項(xiàng)目的持續(xù)成功。以審計(jì)報(bào)告的建議和經(jīng)驗(yàn)建立起來的項(xiàng)目管理知識(shí)庫，對(duì)組織今后進(jìn)行新的項(xiàng)目是極為有用的。項(xiàng)目審計(jì)和總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，大大縮短了當(dāng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)開始一個(gè)新項(xiàng)目時(shí)所要經(jīng)歷的長(zhǎng)長(zhǎng)的學(xué)習(xí)曲線。更重要的是，研究表明，由于各項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之間缺少溝通，使系統(tǒng)的分界面成為系統(tǒng)開發(fā)中難度最大的部分，審計(jì)報(bào)告經(jīng)過一段時(shí)間的積累與分析，會(huì)促使組織在原本缺少溝通的各團(tuán)隊(duì)間設(shè)立接收?qǐng)F(tuán)隊(duì)，使得問題在傳到下一組之前就能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)

5、并得到糾正。it項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告作為知識(shí)積累應(yīng)用于開發(fā)其他it項(xiàng)目中，經(jīng)過兩三年，它將產(chǎn)生巨大的作用，不但對(duì)新的it項(xiàng)目提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)，而且對(duì)組織的有效運(yùn)行和每個(gè)人的專業(yè)發(fā)展都有著強(qiáng)大的正面影響。三. it項(xiàng)目審計(jì)的過程及成果項(xiàng)目審計(jì)是對(duì)于項(xiàng)目管理有效性的正式的獨(dú)立的評(píng)估。一個(gè)典型的審計(jì)，要評(píng)估所使用的項(xiàng)目管理系統(tǒng)的適當(dāng)性，項(xiàng)目計(jì)劃和實(shí)施的有效性，以及項(xiàng)目指導(dǎo)方針、政策與程序的適當(dāng)性。它的目的，是對(duì)項(xiàng)目管理的方法和通過使用項(xiàng)目資源可能達(dá)到的結(jié)果做出客觀和公正的評(píng)估。要使一項(xiàng)審計(jì)有效，必須擁有有效的項(xiàng)目審計(jì)過程，并在審計(jì)的結(jié)果上準(zhǔn)備和提交一個(gè)最終的審計(jì)報(bào)告和項(xiàng)目干系人的詳情報(bào)告。由于審計(jì)在保證it

6、 項(xiàng)目成功及經(jīng)驗(yàn)積累上的作用越來越明顯，it 項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該主動(dòng)安排對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，并對(duì)審計(jì)的結(jié)果保持客觀接受的態(tài)度，配合以下審計(jì)過程的完成。1. 審計(jì)小組的建立審計(jì)小組的規(guī)模主要由組織與項(xiàng)目的規(guī)模和項(xiàng)目的重要性決定。在確定要進(jìn)行項(xiàng)目審計(jì)后，就必須花一段時(shí)間認(rèn)真地挑選審計(jì)小組成員。項(xiàng)目審計(jì)小組的領(lǐng)導(dǎo)者必須是有軟件開發(fā)經(jīng)驗(yàn)的，并且參與過項(xiàng)目管理審計(jì)的管理者。而審計(jì)組的成員也是曾經(jīng)有過類似的it項(xiàng)目開發(fā)經(jīng)歷的人員。2. 制定審計(jì)時(shí)間表審計(jì)組組建后，審計(jì)組成員開始共同制定項(xiàng)目的審計(jì)時(shí)間進(jìn)度表。目的是保證使項(xiàng)目審計(jì)成為一個(gè)正常的規(guī)范的過程，有利于項(xiàng)目組對(duì)審計(jì)活動(dòng)的配合。首先，項(xiàng)目經(jīng)理要向?qū)徲?jì)組提交項(xiàng)目資

7、料，包括項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目的核心成員共同界定的項(xiàng)目范圍和項(xiàng)目計(jì)劃，項(xiàng)目的進(jìn)度情況及項(xiàng)目組關(guān)注的問題等資料。項(xiàng)目經(jīng)理與審計(jì)組領(lǐng)導(dǎo)合作，根據(jù)項(xiàng)目的范圍及項(xiàng)目計(jì)劃，共同明確審計(jì)的范圍和目標(biāo)，并對(duì)項(xiàng)目成功的標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成一致意見。其次，根據(jù)項(xiàng)目組提供的資料，審計(jì)組對(duì)項(xiàng)目組關(guān)注的問題進(jìn)行重要程度排序，確定項(xiàng)目?jī)?yōu)先關(guān)注的問題。最后，根據(jù)以上的材料，制定出審計(jì)的時(shí)間進(jìn)度表。進(jìn)度表中明確當(dāng)審計(jì)進(jìn)行時(shí)，審計(jì)組與項(xiàng)目組成員的工作。審計(jì)進(jìn)度表在表面上與cmm評(píng)估進(jìn)度表或是iso9001審計(jì)相似，主要的區(qū)別在于，它關(guān)注的是特定it項(xiàng)目本身的管理及其風(fēng)險(xiǎn)因素，而不是關(guān)注項(xiàng)目進(jìn)行的過程。3. 信息與數(shù)據(jù)的收集與分析項(xiàng)目審計(jì)是一個(gè)信

8、息與數(shù)據(jù)收集與分析的過程。這一過程有賴于審計(jì)雙方的共同配合實(shí)現(xiàn)。從項(xiàng)目組的角度，應(yīng)當(dāng)確保將充分的文件提供給審計(jì)組，確保給予審計(jì)組以適當(dāng)?shù)慕榻B以使審計(jì)組可以協(xié)作制定補(bǔ)救計(jì)劃，以及對(duì)審計(jì)組建議的全面利用。同時(shí)，從審計(jì)組的角度，對(duì)信息的收集與分析的主要內(nèi)容包括：嚴(yán)格審查項(xiàng)目有關(guān)文件;與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和其他項(xiàng)目干系人會(huì)談以獲得他們對(duì)項(xiàng)目事務(wù)的看法;并參與足夠多的項(xiàng)目活動(dòng)，以判斷項(xiàng)目中正在進(jìn)行的工作內(nèi)容并發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目的問題和機(jī)遇。在審計(jì)過程中，重點(diǎn)要圍繞項(xiàng)目成功的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行信息與數(shù)據(jù)的收集和分析，對(duì)項(xiàng)目成功程度進(jìn)行衡量。經(jīng)過研究所制定的項(xiàng)目實(shí)施大綱(pip)，列出度量項(xiàng)目成功的10個(gè)關(guān)鍵因素是：項(xiàng)目任務(wù);高層管理者

9、的支持;項(xiàng)目進(jìn)度/計(jì)劃;顧客咨詢;人事;技術(shù)任務(wù);顧客接受度;監(jiān)督和反饋;溝通;困難解決。圍繞這10個(gè)關(guān)鍵因素進(jìn)行項(xiàng)目審計(jì)，可以在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中，定期地評(píng)估項(xiàng)目的當(dāng)前狀況，以及與項(xiàng)目有關(guān)的重要因素的當(dāng)前狀況。同時(shí)能幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)勾勒出項(xiàng)目當(dāng)前狀況的完整圖像。4. 形成審計(jì)報(bào)告雖然審計(jì)報(bào)告是根據(jù)具體的項(xiàng)目和組織環(huán)境做出的，其情況各異。但是，對(duì)于it項(xiàng)目企業(yè)而言，如果為所有的審計(jì)設(shè)定一類格式，有利于建立審計(jì)數(shù)據(jù)庫，為準(zhǔn)備報(bào)告和閱讀報(bào)告，并且按報(bào)告行事的管理人員提供了一份共同的提綱。在實(shí)際工作中，審計(jì)報(bào)告通常分為五個(gè)部分，即項(xiàng)目分類、對(duì)采集到的信息進(jìn)行分析、提出的建議、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及附錄。有的還包括一本摘要小冊(cè)子。四. 結(jié)束語在我國(guó)，隨著信息技術(shù)的普及，企業(yè)信息化的需求越來越高。作為it項(xiàng)目的開發(fā)組織，為提高其it項(xiàng)目開發(fā)的成功率，項(xiàng)目審計(jì)在項(xiàng)目管理中的作用越來越明顯，它將成為項(xiàng)目管理的有機(jī)組成部分