行政單位辦公室辦公流程

1、行政單位辦公室辦公流程一、 收文、發(fā)文管理1、 收文（1）登記。收文后，根據(jù)來(lái)文單位（上級(jí)來(lái)文、平級(jí)來(lái)文、下級(jí)來(lái) 文）及時(shí)錄入來(lái)文登記?。唬?）辦理。來(lái)文登記后，視緩、急情況，及時(shí)填寫文件處理標(biāo)簽報(bào) 送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱；（3）歸檔。文件辦理完畢，定期或按單位規(guī)定將文件分類整理，及 時(shí)歸檔。2、 發(fā)文（1）文件審核。各部門草擬文件必須交行政辦，由總經(jīng)辦統(tǒng)一審核;（2）領(lǐng)導(dǎo)審批。所有單位發(fā)文必須由單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可印刷；（3）文件發(fā)布、單位文件領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政辦統(tǒng)一校對(duì)、用印、然后正式發(fā)布；（4）文稿文檔。所有單位發(fā)文文稿由行政辦整理歸檔。二、會(huì)議籌備1、會(huì)議組織（1）每年召開(kāi)一次總結(jié)表彰大會(huì)；

2、（2）每月召開(kāi)一次全單位安全例會(huì)；（3）每周各部門召開(kāi)一次周例會(huì)；（4）根據(jù)需要擇時(shí)召開(kāi)各種大型會(huì)議。2、會(huì)前安排：（根據(jù)會(huì)議的規(guī)模大小、重要程度安排）（1）安排會(huì)議議題；（2）確定會(huì)議籌備方案；（3）辦理會(huì)議報(bào)批手續(xù)；（4）印發(fā)會(huì)議通知；（5）準(zhǔn)備會(huì)議文件材料；（6）會(huì)場(chǎng)的衛(wèi)生、照明、音響、安保、桌椅排列;（7）安排座次編組和邀請(qǐng)嘉賓；（8）重要會(huì)議的新聞發(fā)布；3、會(huì)中、會(huì)后安排：（1）會(huì)議簽到；（2）導(dǎo)入會(huì)場(chǎng)；（3）安排發(fā)言；（4）會(huì)議記錄（錄音）；（5）會(huì)場(chǎng)秩序和后勤服務(wù)；（6）參會(huì)人員離會(huì)；（7）清理會(huì)場(chǎng)；（8）會(huì)議文件的整理；（9）會(huì)議新聞的報(bào)道；（10）會(huì)議紀(jì)要的印發(fā)；（11）會(huì)議

3、精神的貫徹；三、辦公用品管理1、采購(gòu)、印制（1）各部門所需物品，須提前三天書(shū)面申請(qǐng)，由各部門內(nèi)勤報(bào)行政 辦批準(zhǔn)，并應(yīng)設(shè)計(jì)好規(guī)格、件數(shù)，交由辦公室統(tǒng)一采購(gòu)或印刷。（特 殊情況可委托辦理）。（2）各部門在申報(bào)時(shí)，需認(rèn)真填寫計(jì)劃單，計(jì)算好月使用量，一般 采購(gòu)或印制數(shù)量以半年使用數(shù)為上限。（3）貨物驗(yàn)收時(shí)，需先查明物品規(guī)格、件數(shù)、價(jià)格是否相符，確認(rèn) 后在交貨單上簽字。（4）辦公室在審核發(fā)票時(shí)，認(rèn)真查對(duì)交貨單，確認(rèn)無(wú)誤后在簽字， 報(bào)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后付款。（5）低值易耗辦公用品，各部門應(yīng)本著不鋪張、不浪費(fèi)的原則，從 嚴(yán)從細(xì)控制使用。（6）高值辦公耗材（如電腦、傳真機(jī)）在使用中，應(yīng)注意日常的維 護(hù)與保養(yǎng)：

4、確需維修時(shí)，報(bào)請(qǐng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)同意后，辦公室通知辦理。 2、文印、傳真（1）文印、傳真用紙一律由辦公室統(tǒng)一采購(gòu)使用，各部門到行政辦 登記使用。（2）除有特殊要求外，各種文字材料用紙統(tǒng)一使用a4紙，標(biāo)題用華 文中宋體，小二號(hào)字，正文用仿宋體，小三號(hào)字，紙張盡量雙面使用。（3）要求能夠手工書(shū)寫的材料盡量手工書(shū)寫。（4）工作之外，需打印、復(fù)印的，一一律收費(fèi)：不允許私自打、復(fù)印 或發(fā)傳真，一經(jīng)查實(shí)，將給與當(dāng)事人10元50元/次罰款。五、檔案管理制度1、文件材料的歸檔范圍，包括上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)打有關(guān)文件，批件及 各部門產(chǎn)生的各種文件材料。2、檔案要求：（1）辦公室為單位臨時(shí)檔案室，集中統(tǒng)一管理單位形成的全部檔

5、 案；（2）歸檔的文件材料應(yīng)完整；（3）文件書(shū)寫和書(shū)寫材料應(yīng)耐久保存，文件不能以鉛筆，圓珠筆 寫，傳真件、復(fù)印件不得長(zhǎng)期存檔；（4）歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存；（5）各類文件一般歸檔一份，比較中和利用頻繁的文件歸檔2-3 份；（6）各部門負(fù)責(zé)歸檔文件的收集和整理并定期或按單位規(guī)定交行 政辦公室集中管理，辦公室定期或按規(guī)定將各部門己歸檔文件再次分 類整理，交由單位檔案室集中管理。3、歸檔時(shí)間（1）黨群工作、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類的文件一般隨時(shí)歸檔;（2）會(huì)計(jì)類的文件由財(cái)會(huì)計(jì)門整理立類，保管一年后應(yīng)向單位行 政檔案室移交；（3）單位合同工的個(gè)人檔案要隨時(shí)歸檔，如有特殊情況

6、，也可以 分階段歸檔。（4）其他規(guī)定：部門或個(gè)人借閱檔案，應(yīng)到辦公室登記，及時(shí)歸還：對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成的文件材料損失，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽 換、仿造、遭竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接負(fù)責(zé) 者，給予相應(yīng)的處分，后果嚴(yán)重的，將依法進(jìn)行處理。六、辦公室管理1、保持辦公室地面、墻面、窗簾、窗戶干凈、清潔，各種辦公設(shè) 施完好無(wú)損，禁止亂涂亂貼亂畫，禁止在檔案柜頂層堆放物品。2、保持文件資料擺放整齊有序，辦公室若配置盆景，要保持盆景 鮮艷，水瓶、盆景、報(bào)紙架、辦公桌椅、工藝品、辦公用品等放在辦 公室固定位置，禁止隨意挪動(dòng)。3、上班時(shí)間嚴(yán)禁串崗、嬉戲、溜號(hào)、大聲喧鬧；禁止在辦公室吃 早餐、零

7、食、抽煙等。4、講文明，整理干凈桌面，關(guān)閉電腦、空調(diào)、電燈等公用設(shè)施， 關(guān)好門窗。5、建立“迎駕報(bào)”專夾，報(bào)紙、雜志等分類掛放在報(bào)紙夾上。6、下午下班后，用塑料袋將垃圾裝好，放在走道邊，供清潔工打七、招聘管理1、招聘流程（1）編制計(jì)劃。根據(jù)需要編制人員需求計(jì)劃。（2）發(fā)布公告。擴(kuò)大選擇面，面向社會(huì)發(fā)布招聘信息，明確所招 崗位的名稱、條件和待遇。（3）安排招聘。按照公開(kāi)、公平、公正原則分步驟進(jìn)行。（4）辦理入職。擇優(yōu)錄用后，要開(kāi)展一次入職指導(dǎo)談話（內(nèi)容包 括工作任務(wù)分配、開(kāi)展工作的標(biāo)準(zhǔn)、制度流程、注意事項(xiàng)、薪酬標(biāo)準(zhǔn) 等），后按單位內(nèi)部相關(guān)規(guī)定辦理入職手續(xù)。2、崗前培訓(xùn)。報(bào)到后，由行政辦根據(jù)職務(wù)性質(zhì)，組織培訓(xùn)。八、考勤管理1、考勤范圍：?jiǎn)挝凰袉T工。2、考勤方式：用指紋考勤機(jī)進(jìn)行考勤。3、考勤實(shí)施：考勤工作由單位行政辦公室實(shí)施。4、考勤結(jié)果公布：考勤結(jié)果分為出勤、出差、事假、遲到、曠工 等五種情況。5、因公出差和請(qǐng)假手續(xù)：因公出差及請(qǐng)假手續(xù)的管理，單位有相 關(guān)管理制度，行政辦和部門按規(guī)定程序認(rèn)真執(zhí)行。意見(jiàn)：此次任務(wù)個(gè)人覺(jué)得，完全是讓我們自己閉門造車，而且這種 任務(wù)完全沒(méi)有意義，類似于任務(wù)一，我們班的同學(xué)，暑期或多或少都 在中小型公司里面實(shí)習(xí)過(guò)，因此對(duì)這些并不感到陌生，容易上手。但 此次任務(wù)，要求我