【doc】科研院所管理信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)

1、科研院所管理信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)科研院所管理信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)冰胡毅楊海亮李震馬天丁(南京水利科學(xué)研究院南京210029)摘要管理信息系統(tǒng)已成為科研院所日常管理不可缺少的組成部分,本文從用戶支持,程序,數(shù)據(jù),文檔,設(shè)備等各個(gè)層面,描述了在管理制度規(guī)范下,系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)實(shí)踐中的主要工作內(nèi)容,碰到的問題及解決方法.關(guān)鍵詞管理信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)典型問題中圖分類號(hào)tp307文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼a文章編號(hào)1201076013operationandmaintenanceofamanagementinformationsysteminresearchinstituteshuyiyanghailianglizhenmatian

2、ding(nanjinghydraulicresearchinstitutenanjing210029)abstractmanagementinformationsystemhasbecomeimportantforthemanagementofresearchinstitutes.thispapersummarisethetasksandfocusoftheoperationandmaintenanceofsuchamanagementinformationsystem,andgivessomeexamplesoftypicalproblemsandsolutions.keywordsman

3、agementinformationsystem一,概述operationandmaintenancetypicalproblems隨著信息化的深入,許多科研院所建立起管理信息系統(tǒng)(managementinformationsystem,mis).一個(gè)理想的綜合管理信息系統(tǒng),包括了綜合辦公,科研管理,質(zhì)量管理,人力資源管理,財(cái)務(wù)管理,物資設(shè)備管理,檔案管理等子系統(tǒng),這些子系統(tǒng)之間資源共享,互相調(diào)用,涵蓋了科研機(jī)構(gòu)幾乎所有的日常管理工作,將各部門的職能有機(jī)地組織起來,為科研人員提供了一個(gè)便捷的科研服務(wù)平臺(tái),是管理人員先進(jìn)的管理工具,為高層領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持,成為科研院管理不可缺少的部分.綜合管理信

4、息系統(tǒng)應(yīng)用平臺(tái)采用j2ee,b/s技術(shù)構(gòu)架體系,是分層式平臺(tái)系統(tǒng),包括工作流引擎以及成熟的,多種通用服務(wù)組件的基礎(chǔ)構(gòu)件作為應(yīng)用支撐層,之上建立應(yīng)用層和用戶層,下面則是數(shù)據(jù)資源層以及提供基本運(yùn)行環(huán)境的基礎(chǔ)設(shè)施層口.圖1例舉南京水利科學(xué)研究院綜合管理系統(tǒng)架構(gòu)示意圖.綜合管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù),即是在管理制度的規(guī)范下,從用戶,程序,數(shù)據(jù),文檔,設(shè)備等各個(gè)層面對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行支持維護(hù),在過程中注重安全保障,以期系統(tǒng)能有效地運(yùn)行,更好地為管理服務(wù).在整個(gè)系統(tǒng)生命周期中所占比重大于60%的運(yùn)行維護(hù)工作_lj,決定了管理系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量.二,管理組織及制度1,管理組織管理組織可以延續(xù)系統(tǒng)建設(shè)時(shí)的管理模式.早期的管理

5、信息系統(tǒng)常常是各個(gè)部門單獨(dú)建設(shè),管理人員由各部門擔(dān)當(dāng),跟實(shí)際業(yè)務(wù)結(jié)合較好,但需要和別的系統(tǒng)通信時(shí)則顯示出不足.另一種方式將所有系統(tǒng)集中在信息中心管理,便于信息共享,但與實(shí)際業(yè)務(wù)可能脫節(jié).更優(yōu)的策略是將兩種方式結(jié)合起來,由高級(jí)別的圖1南京水利科學(xué)研究院綜合管理系統(tǒng)架構(gòu)示意圖管理者組織信息系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)小組,具體工作由信息中心牽頭,負(fù)責(zé)系統(tǒng)程序維護(hù),數(shù)據(jù)備份,設(shè)備管理等,各職能部門設(shè)置子系統(tǒng)管理員,負(fù)責(zé)各子系統(tǒng)權(quán)限管理,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù),業(yè)務(wù)流程解釋.有高級(jí)別的管理者領(lǐng)導(dǎo)信息系統(tǒng)建設(shè)的優(yōu)勢(shì)非常明顯,管理信息系統(tǒng)跟管理工作密切相關(guān),尤其是在各子系統(tǒng)之間業(yè)務(wù)有交叉,數(shù)據(jù)需要交換時(shí),有高級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)決策,往往能使

6、工基金項(xiàng)目:水利部交通運(yùn)輸部國(guó)家能源局南京水利科學(xué)研究院中央級(jí)公益性科研院所基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)專項(xiàng)資金項(xiàng)目(y911001).10.辦公自動(dòng)化雜志作快速有效地推進(jìn).下圖為南京水科院綜合管理系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)示意圖:l院misl高領(lǐng)導(dǎo)i(院長(zhǎng)擔(dān)任)l院s建領(lǐng)導(dǎo)小組i(副院長(zhǎng)及各管理部門負(fù)責(zé)人)i院s管理辦公室ls技術(shù)支持i(院長(zhǎng)辦公,下屬網(wǎng)絡(luò)中心)(mis開發(fā)公司)院mis應(yīng)用部門人院黨科事財(cái)設(shè)長(zhǎng)委研勞務(wù)備檔辦辦管動(dòng)與物案公公理教資資室室室處育產(chǎn)處處處圖2南京水科院科研院綜合管理系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)示意圖2,管理制度管理制度在系統(tǒng)正式實(shí)施前就應(yīng)該制訂,運(yùn)行過程中再補(bǔ)充修訂.規(guī)章制度包括:管理組織及職責(zé),安全管理

7、及安全保密制度,應(yīng)急方案,系統(tǒng)修改流程,用戶使用規(guī)范等.這些管理制度和辦法,應(yīng)該公開發(fā)布并進(jìn)行宣貫,為解決運(yùn)行過程中碰到的一系列問題提供規(guī)范.三,系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)1,用戶支持用戶支持是管理系統(tǒng)日常維護(hù)中很重要的一項(xiàng)工作,系統(tǒng)真正起到作用依賴于用戶高效地使用系統(tǒng).用戶支持包括提供幫助文檔,開展培訓(xùn)工作,整理常見問題,更新功能說明,日常應(yīng)提供技術(shù)支持電話,郵箱,需求變更申請(qǐng)流程等支持途徑.對(duì)每個(gè)功能詳細(xì)說明的幫助文檔不可缺少,但開始時(shí)用戶一般不會(huì)有耐心仔細(xì)閱讀,一個(gè)簡(jiǎn)單的使用入門對(duì)新用戶是一個(gè)很好的引導(dǎo).培訓(xùn)工作應(yīng)該分范圍,分層次進(jìn)行,系統(tǒng)開發(fā)人員培訓(xùn)管理部門各子系統(tǒng)管理員,首先熟悉系統(tǒng)使用,部門管理

8、員再培訓(xùn)基層使用的科研人員,因?yàn)樗械臉I(yè)務(wù)流程均由管理部門提出,管理部門做培訓(xùn)可以根據(jù)業(yè)務(wù)流程來講解系統(tǒng)的使用,而不僅僅由程序開發(fā)人員培訓(xùn)系統(tǒng)每一個(gè)功能怎么操作.管理信息系統(tǒng)的實(shí)施,本來就是優(yōu)化和規(guī)范業(yè)務(wù)流程的一個(gè)過程,管理部門參與系統(tǒng)培訓(xùn),也是規(guī)范業(yè)務(wù)流程的一個(gè)宣貫過程.在系統(tǒng)日常運(yùn)行中,維護(hù)人員通過支持電話和郵箱等途徑對(duì)用戶使用進(jìn)行技術(shù)支持,并搜集整理用戶問題和需求,這些問題和需求,一部分需要修改程序,更改數(shù)據(jù)才能解決,這部分問題應(yīng)該通過評(píng)估審核后對(duì)程序進(jìn)行修改;一部分屬于使用問題,跟用戶計(jì)算機(jī)環(huán)境,使用方式,對(duì)功能的熟練程度等有關(guān),應(yīng)及時(shí)給出解決方法,這些常見問題需要整理成文檔,提供給用

9、戶,并及時(shí)更新.對(duì)于b/s模式的管理信息系統(tǒng),從瀏覽器第一次進(jìn)入系統(tǒng)時(shí),需要從服務(wù)器下載安裝一些插件,以支持頁面正常打開,支持一些功能正常使用,在以后的使用過程中,可能會(huì)更新插件;使用u盾的管理信息系統(tǒng),還需要用戶安裝u盾驅(qū)動(dòng).在以項(xiàng)目組為基本管理單位的科研院所,對(duì)計(jì)算機(jī)用戶桌面管理相對(duì)比較寬松,用戶的計(jì)算機(jī)環(huán)境復(fù)雜,安裝驅(qū)動(dòng),插件的環(huán)節(jié)往往受阻,使得系統(tǒng)第一次進(jìn)入就碰到困難;在系統(tǒng)使用過程中,插件,驅(qū)動(dòng)也常常被360等桌面管理軟件或防火墻等隔離,導(dǎo)致用戶無法打開管理系統(tǒng).需要用戶對(duì)桌面管理軟件或防火墻做一些設(shè)置,將管理系統(tǒng)插件放行,或者在安裝時(shí)直接關(guān)閉這類軟件.采用代理機(jī)制進(jìn)行用戶身份認(rèn)證的

10、系統(tǒng),有時(shí)會(huì)碰到端口占用問題,用戶開啟了pp視頻加速器等軟件,占用1080端口,導(dǎo)致身份認(rèn)證程序不能打開.需要關(guān)閉這類軟件,或在系統(tǒng)啟動(dòng)項(xiàng)中禁止這類軟件自動(dòng)開啟.用戶支持也是了解系統(tǒng)使用狀況,搜集新需求最直接的途徑,在用戶支持過程中接收到的大量用戶反饋信息通過整理,為將來的系統(tǒng)可用性改善提供參考.2,程序維護(hù)系統(tǒng)的功能是通過程序?qū)崿F(xiàn)的,因此解決系統(tǒng)出現(xiàn)的問題,完善系統(tǒng)功能等都需要維護(hù)程序得以實(shí)現(xiàn),程序的維護(hù)可分為糾錯(cuò)性,適應(yīng)性,完善性,預(yù)防性等類型【l_.運(yùn)行初期,程序的維護(hù)著重為糾錯(cuò)性維護(hù).系統(tǒng)雖然經(jīng)過大量測(cè)試和試運(yùn)行,不可能發(fā)現(xiàn)程序中的所有漏洞.在運(yùn)行中間,真實(shí)數(shù)據(jù)大量錄入或產(chǎn)生,各類用戶

11、開始頻繁使用各種功能,有些問題才暴露出來.比如提供給用戶的輸入框,因字段長(zhǎng)度限制過小或特殊字符問題而造成輸入錯(cuò)誤.這一階段,維護(hù)人員應(yīng)集中投入精力,快速有效地解決這類問題.適應(yīng)性維護(hù)貫穿在運(yùn)行維護(hù)各個(gè)階段,為了適應(yīng)不斷變化的系統(tǒng)外部環(huán)境,如軟,硬件的迅速發(fā)展,數(shù)據(jù)庫,數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式的變化,管理制度,管理流程發(fā)生變化等等,系統(tǒng)必須做出相應(yīng)調(diào)整.信息管理系統(tǒng)常采用的b/s模式,對(duì)用戶的系統(tǒng)環(huán)境有較大依賴性,當(dāng)用戶操作系統(tǒng)和瀏覽器升級(jí)時(shí),系統(tǒng)應(yīng)隨之修改,系統(tǒng)顯示頁面應(yīng)該根據(jù)w3c的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修改開發(fā),否則對(duì)于ie8以上的用戶web功能將無法正常使用.根據(jù)實(shí)際工作情況,某些流程設(shè)置不合理,任務(wù)不能順暢地流

12、轉(zhuǎn),需要重新調(diào)整;或者根據(jù)新的科研管理制度需要重新設(shè)計(jì)審批流程等等.經(jīng)過初期使用,用戶對(duì)業(yè)務(wù)處理方式,使用功能等會(huì)提出進(jìn)一步的需求,完善性維護(hù)開始增加.如需要增加實(shí)驗(yàn)廳室的管理模塊,提供增刪改和統(tǒng)計(jì)功能;需要增加短信平臺(tái)功能,在系統(tǒng)中能編輯短信發(fā)送到選定用戶的手機(jī)上;為管理員提供更完善的系統(tǒng)管理界面,對(duì)于異常流程處理,流程信息修改等,避免直接進(jìn)入數(shù)據(jù)庫操作等等.這些功能的拓展和完善工作量較大,有些相當(dāng)于一個(gè)小型系統(tǒng)的開發(fā),我們可以累積一定數(shù)量的需求,作為一次升級(jí)開發(fā),按照系統(tǒng)開發(fā)的流程來進(jìn)行.系統(tǒng)運(yùn)行相對(duì)穩(wěn)定的階段,應(yīng)該開始做預(yù)防性維護(hù),一方面關(guān)注管理新理念新辦法,一方面了解最新的信息系統(tǒng)技術(shù)

13、發(fā)展,將兩者結(jié)合起來,尋找系統(tǒng)應(yīng)用創(chuàng)新點(diǎn),以延長(zhǎng)系統(tǒng)的使用壽命.成熟期的mis系統(tǒng)向決策支持方向發(fā)展,通過對(duì)大量管理信息的處理,分析,在知識(shí)庫和模型庫的基礎(chǔ)上,為管理者的決策行為提供多種可供選擇的解決方案.如研究數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)與科研管理的有機(jī)結(jié)合,在科技發(fā)展規(guī)劃制訂,立項(xiàng)評(píng)估,項(xiàng)目管理等方面都有廣闊的應(yīng)用前景.辦公自動(dòng)化雜志113,數(shù)據(jù)維護(hù)數(shù)據(jù)維護(hù)既包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入和修改,數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)修改,也包括數(shù)據(jù)的備份恢復(fù).基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)應(yīng)該有明確的制度,每一類數(shù)據(jù)以唯一的輸入點(diǎn)為準(zhǔn),及時(shí)更新維護(hù),比如人員機(jī)構(gòu)的基本信息由人事部門維護(hù),科研項(xiàng)目信息由科研部門維護(hù),設(shè)備物資信息由設(shè)備物資管理部門維護(hù),用戶的賬號(hào)

14、,基本權(quán)限賦予以及權(quán)限改變,由信息部門統(tǒng)一維護(hù).數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作集中在信息中心,以備份服務(wù)器形成備份中心,選擇高性能備份軟件對(duì)系統(tǒng)的應(yīng)用程序,文件,數(shù)據(jù)庫等信息數(shù)據(jù)進(jìn)行集中備份,預(yù)先規(guī)劃備份介質(zhì)空間,設(shè)定科學(xué)的全備及差備策略,例如系統(tǒng)每周做一次全備份,并一直保留兩個(gè)最新的全備份,每天各做一次增量備份,一直保留兩周的最新增量備份.應(yīng)隨時(shí)監(jiān)控自動(dòng)備份情況,并定期做好災(zāi)備演練.4,文檔維護(hù)系統(tǒng)文檔包括管理文檔,軟件文檔,幫助文檔等,文檔維護(hù)是不能忽略的重要工作.管理文檔包括前期制定的管理制度,系統(tǒng)運(yùn)行情況記錄,系統(tǒng)維護(hù)內(nèi)容記錄,常見問題等.系統(tǒng)運(yùn)行情況記錄包括定期監(jiān)控的情況描述,系統(tǒng)故障時(shí)采取的措施

15、,系統(tǒng)維護(hù)內(nèi)容記錄包括維護(hù)工作的內(nèi)容,維護(hù)時(shí)間,完成情況,這些文檔能反映出系統(tǒng)大多數(shù)情況下的狀態(tài)和工作情況,對(duì)今后的維護(hù)工作和系統(tǒng)改進(jìn)具有重要的參考價(jià)值.系統(tǒng)在使用過程中會(huì)經(jīng)過多次修改,應(yīng)該及時(shí)修改和補(bǔ)充涉及的所有文檔,使其與維護(hù)后的系統(tǒng)一致,保證系統(tǒng)資料的完整性2.為用戶編寫的幫助文檔應(yīng)該及時(shí)更新,并為用戶提供持續(xù)更新的新增功能和常見問題文檔.如在系統(tǒng)中加入了任務(wù)取消流程后,沒有及時(shí)更新新增功能文檔,在功能使用處也沒有提示,導(dǎo)致用戶長(zhǎng)時(shí)間不會(huì)使用該功能.5,設(shè)備維護(hù)設(shè)備平臺(tái)包括服務(wù)器,存儲(chǔ),備份設(shè)備,外圍的設(shè)備還包括網(wǎng)絡(luò),安全網(wǎng)關(guān),防火墻等.硬件設(shè)備除了需要定期進(jìn)行保養(yǎng),檢查,維護(hù)者應(yīng)該理清

16、硬件設(shè)備和應(yīng)用之間的邏輯對(duì)應(yīng)關(guān)系,在出現(xiàn)問題時(shí)才能快速找出原因,及時(shí)修復(fù)處理.例如系統(tǒng)使用過程中,發(fā)現(xiàn)流程正常流轉(zhuǎn),但附件卻不能上傳下載,應(yīng)立即判斷問題出在文件服務(wù)器上,再進(jìn)_步判斷是網(wǎng)絡(luò)通訊還是服務(wù)器本身的問題.服務(wù)器可以隨著應(yīng)用和數(shù)據(jù)量的增加以及信息化資金投入情況實(shí)施升級(jí),存儲(chǔ)和備份的數(shù)據(jù)量持續(xù)增加,應(yīng)定期查看存儲(chǔ)和備份空間,及早規(guī)劃擴(kuò)容.四,小結(jié)綜合信息管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)工作環(huán)節(jié)多,涉及的范圍廣,需要抓住重點(diǎn),理清思路,落實(shí)每項(xiàng)工作,并在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),才能保障系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行,持續(xù)改進(jìn),充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用.6,f參考文獻(xiàn)1杜娟,趙春艷.信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)【m.北京:清華大學(xué)出

17、版社,2007.2馬秀麟,王燕.管理信息系統(tǒng)原理及開發(fā)m.北京:人民郵電出版社,2009.3南京水利科學(xué)研究院.南京水利科學(xué)研究院綜合管理信息系統(tǒng)總體方案,2010.4j葉鋼,鐘成誠(chéng).信息系統(tǒng)的運(yùn)行管理與維護(hù)fj.硅谷,2011年,第7期.5程軍.管理信息系統(tǒng)的維護(hù)嘰journalofanhuiv0cat10nalcollegeofelectr0nics&informationtechnology,2006年,第5卷第3期.6李波,柳園園.一體化科研管理信息系統(tǒng)初探j(luò).指揮信息系統(tǒng)與技術(shù),2010年,第1卷第3期.7徐守軍,高波,甄蓓,彭奕,王東根,玉民,吳樂山.數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在科研管理

18、中應(yīng)用前景初探j(luò).中華醫(yī)學(xué)科研管理雜志,2005年,第4期.作者簡(jiǎn)介胡毅(1971),女,四川省宜賓人,工程師,主要研究方向?yàn)橄到y(tǒng)集成,運(yùn)行維護(hù);楊海亮(1981),碩士研究生,主要研究方向?yàn)橄到y(tǒng)集成,網(wǎng)絡(luò)安全;李震(1978),高級(jí)工程師,主要研究方向?yàn)橄到y(tǒng)集成,軟件工程,科研管理;馬天丁(1976),工程師,主要研究方向?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)工程,系統(tǒng)集成.(上接第5頁)技術(shù)攻關(guān),重點(diǎn)工程項(xiàng)目方案評(píng)審和建設(shè)成果鑒定等工作.其次,加大教育,培訓(xùn)力度.通過市內(nèi)培養(yǎng)和國(guó)內(nèi)外聯(lián)合培養(yǎng)相結(jié)合,形成不同層次,結(jié)構(gòu)合理的信息技術(shù)人才培養(yǎng)教育體系;鼓勵(lì)高等院校,企業(yè)等合作辦學(xué)或建立職業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu),為社區(qū)信息化建設(shè)培養(yǎng)大批信息技術(shù)應(yīng)用人才,同時(shí)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有信息化建設(shè)人員的繼續(xù)教育和崗位培訓(xùn).五,結(jié)束語城市社區(qū)信息化作為社會(huì)信息化最基本的組成單元之一,在國(guó)家信息化建設(shè)進(jìn)程中占有重要地位.它不僅是一個(gè)國(guó)家社會(huì)信息化水平的標(biāo)志之一,也是切實(shí)提高一個(gè)國(guó)家國(guó)民信息素質(zhì)的有效平臺(tái).在國(guó)家信息化戰(zhàn)略指導(dǎo)下,我國(guó)的城市社區(qū)信息