和君創(chuàng)業(yè)—上海西域酒業(yè)—西域酒業(yè)部門工作手冊(cè)計(jì)財(cái)部

1、計(jì)劃財(cái)務(wù)部工作手冊(cè)西域酒業(yè)有限公司計(jì)劃財(cái)務(wù)部工作手冊(cè)2001年4月目 錄第一章 部門職能及組織結(jié)構(gòu) 2第二章 崗位職責(zé) 3第三章 工作程序 5第四章 計(jì)劃管理 9第五章 調(diào)度管理 11第六章 財(cái)務(wù)管理 12第七章 信息統(tǒng)計(jì)管理 13第八章 日常工作管理 16第九章 附則 16第一章 部門職能及組織結(jié)構(gòu)第一條 部門職能1 銜接“供、產(chǎn)、銷”，調(diào)整“進(jìn)、銷、存”，最大限度地組織和調(diào)配公司資源，并及時(shí)提供給營銷部門，以滿足消費(fèi)者需求。2 根據(jù)有關(guān)市場(chǎng)信息資料的分析，進(jìn)行科學(xué)的預(yù)測(cè)，做出系統(tǒng)的供應(yīng)、生產(chǎn)和銷售計(jì)劃，并使各項(xiàng)計(jì)劃銜接起來，共同支持銷售終端，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)的最終價(jià)值。3 搜集、整理、分析公司內(nèi)外

2、信息資源，建立起完善有效的信息數(shù)據(jù)庫，完成有關(guān)資料的統(tǒng)計(jì)分析工作，為決策提供依據(jù)。4 根據(jù)公司發(fā)展規(guī)劃，建立健全公司的財(cái)務(wù)預(yù)算、會(huì)計(jì)核算制度體系；負(fù)責(zé)制訂、實(shí)施公司的財(cái)務(wù)政策和各項(xiàng)財(cái)務(wù)制度；根據(jù)公司發(fā)展需要，不斷完善公司的財(cái)務(wù)職能。第二條 組織結(jié)構(gòu)總經(jīng)理計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)理市場(chǎng)總監(jiān)信息統(tǒng)計(jì)主管計(jì)劃調(diào)度主管財(cái)務(wù)主管第二章 崗位職責(zé)第三條 計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)理1 負(fù)責(zé)本部門各項(xiàng)管理制度與規(guī)程的制定，并監(jiān)督執(zhí)行。2 負(fù)責(zé)本部門各項(xiàng)工作計(jì)劃的制定并組織落實(shí)，定期召開例會(huì)研究工作。3 負(fù)責(zé)公司經(jīng)營戰(zhàn)略計(jì)劃的分析。4 負(fù)責(zé)公司銷售計(jì)劃的研究、制訂與下達(dá)，并對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行反饋。5 協(xié)調(diào)組織其它職能部門，及時(shí)解決營銷過程

3、中出現(xiàn)的問題。第四條 計(jì)劃調(diào)度主管1 結(jié)合相關(guān)專業(yè)職能部門起草公司供應(yīng)、生產(chǎn)、銷售計(jì)劃，并負(fù)責(zé)上述各項(xiàng)計(jì)劃的最終制訂和實(shí)時(shí)調(diào)整。2 負(fù)責(zé)銜接“供、產(chǎn)、銷”，調(diào)控“進(jìn)、銷、存”，進(jìn)行全局性調(diào)度，做到上述各環(huán)節(jié)的期量協(xié)調(diào)。3 根據(jù)內(nèi)外部信息分析結(jié)果，對(duì)供應(yīng)、市場(chǎng)、產(chǎn)品、銷售做出預(yù)測(cè)。4 對(duì)供應(yīng)、生產(chǎn)、銷售計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤反饋，并提供上述三個(gè)系統(tǒng)的考評(píng)依據(jù)。第五條 財(cái)務(wù)主管1 負(fù)責(zé)公司融資安排、稅收政策、資金運(yùn)用等財(cái)務(wù)制度的制訂和實(shí)施。2 在董事會(huì)或總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下編制公司的預(yù)算，并負(fù)責(zé)預(yù)算的分解、跟蹤、執(zhí)行、分析。3 負(fù)責(zé)公司會(huì)計(jì)制度的訂立和日常會(huì)計(jì)核算的監(jiān)控，保證公司財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)運(yùn)作的合法、規(guī)范

4、。4 根據(jù)公司發(fā)展需要，不斷完善公司的財(cái)務(wù)職能。第六條 信息統(tǒng)計(jì)主管1 負(fù)責(zé)公司內(nèi)外信息的搜集、整理、分析工作，并建立信息數(shù)據(jù)庫。2 通過信息分析整理，寫出分析報(bào)告，作為公司決策依據(jù)。3 對(duì)供應(yīng)、生產(chǎn)、銷售各系統(tǒng)的作業(yè)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，建立數(shù)據(jù)庫，并寫出統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告。4 負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部電腦網(wǎng)絡(luò)的建網(wǎng)，并維護(hù)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行。第三章 工作程序第七條 計(jì)劃工作程序采購部提供工廠產(chǎn)能營銷系統(tǒng)需求商品供應(yīng)能力統(tǒng)計(jì)清檢庫存制定供產(chǎn)銷計(jì)劃上月銷售完成市場(chǎng)預(yù)測(cè)商品供應(yīng)量計(jì)劃修改公司專題研究計(jì)劃計(jì)劃下達(dá)采購加工計(jì)劃銷售計(jì)劃工廠生產(chǎn)計(jì)劃第八條 計(jì)劃工作程序說明1 計(jì)劃財(cái)務(wù)部根據(jù)前端銷售部門要貨需求、工廠生產(chǎn)能力、采購部

5、可提供商品能力，確定商品的供應(yīng)能力。2 統(tǒng)計(jì)員核實(shí)庫存情況，將庫存量增加商品供應(yīng)能力，并在此基礎(chǔ)上確定商品供應(yīng)品種和數(shù)量。3 計(jì)劃財(cái)務(wù)部根據(jù)商品供應(yīng)量，上月銷售情況和市場(chǎng)預(yù)測(cè)結(jié)果，制訂供應(yīng)、生產(chǎn)和銷售計(jì)劃。4 公司經(jīng)營管理委員會(huì)召開專題會(huì)，討論研究計(jì)劃。5 如果對(duì)原計(jì)劃提出意見，由計(jì)劃財(cái)務(wù)部根據(jù)意見進(jìn)行修改，直到通過。6 經(jīng)管理委員會(huì)通過的計(jì)劃上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。7 總經(jīng)理批準(zhǔn)后的各項(xiàng)計(jì)劃，由計(jì)劃財(cái)務(wù)部下達(dá)到工廠、采購部進(jìn)行生產(chǎn)和采購加工供貨，銷售計(jì)劃下達(dá)到銷售各部門執(zhí)行。第九條 調(diào)度工作程序計(jì)劃調(diào)整審批銷售計(jì)劃供應(yīng)計(jì)劃工 廠采購部物流入庫供應(yīng)變動(dòng)銷售變動(dòng)銷售終端新增需求第十條 調(diào)度工作程序說明1

6、 計(jì)劃財(cái)務(wù)部下達(dá)的工廠生產(chǎn)計(jì)劃和下達(dá)采購部的采供計(jì)劃，在執(zhí)行中如果出現(xiàn)問題，由計(jì)劃財(cái)務(wù)部進(jìn)行調(diào)度。2 如果調(diào)度無法解決時(shí)，則進(jìn)行計(jì)劃調(diào)整。3 調(diào)整后的計(jì)劃經(jīng)總經(jīng)理審批后下達(dá)工廠或采購部。4 工廠和采購部的供應(yīng)若正常，則通知物流管理部門運(yùn)輸入庫，直到送到銷售終端。 5 銷售系統(tǒng)如果出現(xiàn)銷售不暢，銷售計(jì)劃需調(diào)整時(shí)，由計(jì)劃財(cái)務(wù)部調(diào)度進(jìn)行計(jì)劃調(diào)整，經(jīng)總經(jīng)理審批后通知工廠或采購部，及時(shí)進(jìn)行商品貨物的調(diào)整供應(yīng)。6 如果市場(chǎng)銷售出現(xiàn)新的需求，需要擴(kuò)大品種或數(shù)量時(shí)，計(jì)劃財(cái)務(wù)部將制訂增加品種或產(chǎn)量的計(jì)劃，經(jīng)總經(jīng)理審批后下達(dá)工廠或采購部執(zhí)行。財(cái)務(wù)工作程序第十一條 信息統(tǒng)計(jì)工作程序公司內(nèi)部信息公司外部信息計(jì)劃財(cái)務(wù)部

7、收集重要信息信息數(shù)據(jù)庫分類整理統(tǒng)計(jì)分析分析報(bào)告統(tǒng)計(jì)表生產(chǎn)總監(jiān)市場(chǎng)、銷售總監(jiān)大區(qū)總監(jiān)職能部門職能部門各大區(qū)第十二條 信息統(tǒng)計(jì)工作程序說明1 計(jì)劃財(cái)務(wù)部通過市場(chǎng)調(diào)查、報(bào)刊圖書查閱、搜尋internet、公司營銷系統(tǒng)反饋，以及其它途徑取得信息資料。2 信息統(tǒng)計(jì)主管對(duì)信息分類整理，然后存入信息資料庫。3 重要信息及時(shí)傳遞給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門。4 信息統(tǒng)計(jì)主管對(duì)有關(guān)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，統(tǒng)計(jì)分析后的結(jié)果也存入數(shù)據(jù)庫。5 信息統(tǒng)計(jì)主管在分析的基礎(chǔ)上寫出分析報(bào)告，對(duì)銷售信息整理后作出統(tǒng)計(jì)表，然后向上級(jí)及有關(guān)部門報(bào)送。第四章 計(jì)劃管理第十三條 計(jì)劃的編制依據(jù)6 公司的年度經(jīng)營戰(zhàn)略、年度銷售指標(biāo)及計(jì)劃。7 由供應(yīng)、

8、生產(chǎn)、銷售系統(tǒng)上報(bào)的下月份計(jì)劃匯總情況。8 綜合市場(chǎng)需求、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況和歷史銷售資料而做出的銷售預(yù)測(cè)。9 當(dāng)前庫存產(chǎn)品的品種和數(shù)量。10 工廠的生產(chǎn)能力、生產(chǎn)周期、在制品情況，原材料采購情況等。11 采購部可能提供的采購品種、數(shù)量、采購周期、可能形成的外加工能力。12 最佳生產(chǎn)批量和最佳采購批量。13 公司的資金狀況，可能投入的資金量及投入時(shí)間段。14 物流部門的運(yùn)輸和最佳采購批量。第十四條 計(jì)劃的編制、修改與審批1 供應(yīng)、生產(chǎn)、銷售計(jì)劃由計(jì)劃財(cái)務(wù)部計(jì)劃調(diào)度主管編制，上報(bào)計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)理修改審查。2 計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)理通知公司經(jīng)營管理委員會(huì)及有關(guān)部門經(jīng)理參加的計(jì)劃審批研究會(huì)。3 對(duì)公司經(jīng)營管理委員會(huì)

9、提出的計(jì)劃修改意見，由計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)落實(shí)，并組織修改。4 修改后的計(jì)劃經(jīng)過總經(jīng)理簽批后，由計(jì)劃財(cái)務(wù)部下達(dá)。第十五條 計(jì)劃的調(diào)整1 各項(xiàng)計(jì)劃一經(jīng)批準(zhǔn)，一般不得修改。2 市場(chǎng)需求發(fā)生變化，銷售不暢，以及有新的訂單時(shí)，可對(duì)銷售計(jì)劃甚至供應(yīng)、生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。3 計(jì)劃的調(diào)整要以保證公司總體銷售收入目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為前提，同時(shí)要充分考慮到資金能力、生產(chǎn)能力、采購能力、物流能力等客觀因素，綜合考察、統(tǒng)籌安排。4 計(jì)劃調(diào)整前，要先征求供應(yīng)、生產(chǎn)等職能部門的意見，并征得總經(jīng)理的同意。此后，計(jì)劃財(cái)務(wù)部方可調(diào)整計(jì)劃。5 計(jì)劃調(diào)整過程中，計(jì)劃財(cái)務(wù)部應(yīng)和生產(chǎn)部門及營銷管理部門進(jìn)行反復(fù)的協(xié)商研究，充分所取意見。6 調(diào)整后

10、的計(jì)劃，仍然要經(jīng)過總經(jīng)理審批后才能下達(dá)、生效。第十六條 計(jì)劃的考核1 計(jì)劃分為年度計(jì)劃、季度計(jì)劃和月份計(jì)劃。2 計(jì)劃以計(jì)劃單的方式下達(dá)。3 供應(yīng)、生產(chǎn)計(jì)劃按月度考核；店面和經(jīng)銷商的銷售計(jì)劃按月份考核，集團(tuán)消費(fèi)銷售計(jì)劃按季度進(jìn)行考核。4 月末和季度末，各職能管理部門將各部門計(jì)劃完成情況上報(bào)給計(jì)劃財(cái)務(wù)部。5 計(jì)劃財(cái)務(wù)部信息統(tǒng)計(jì)主管將以上資料匯總后，上報(bào)計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)理。6 計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)理就計(jì)劃完成情況寫出書面分析說明后，上報(bào)總經(jīng)理。第五章 調(diào)度管理第十七條 調(diào)度工作的方向15 工廠生產(chǎn)的進(jìn)展情況，產(chǎn)品的品種和產(chǎn)量。16 采購部的商品采購及外協(xié)加工。17 研發(fā)部針對(duì)市場(chǎng)需求而進(jìn)行的設(shè)計(jì)和開發(fā)。18 庫

11、存情況及在途商品。第十八條 調(diào)度工作的要求1 及時(shí)了解和掌握調(diào)度工作四個(gè)方向上的工作進(jìn)展情況，深入實(shí)際，深入一線，掌握第一手資料，做到胸中有數(shù)。2 溝通銷售與生產(chǎn)，對(duì)“產(chǎn)銷存”各環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題及時(shí)做出調(diào)整與改善，確保銷售一線的需要。3 協(xié)調(diào)有關(guān)部門，對(duì)工作進(jìn)行調(diào)整后，要監(jiān)督執(zhí)行情況，追蹤落實(shí)效果，對(duì)新產(chǎn)生的問題要進(jìn)行再調(diào)度，直到問題的解決。4 調(diào)度工作是從供、產(chǎn)、銷銜接的角度提出問題和解決問題的建議，但解決問題的方法和問題的最后解決，由各職能部或各銷售系統(tǒng)以及工廠全權(quán)決定。5 調(diào)度的工作情況和問題處理結(jié)果，要及時(shí)填寫調(diào)度工作日志。第六章 財(cái)務(wù)管理第十九條 財(cái)務(wù)管理的工作職責(zé)19 計(jì)劃財(cái)務(wù)部的財(cái)

12、務(wù)管理職責(zé)可以分為預(yù)算（包括費(fèi)用預(yù)算、現(xiàn)金流預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算、采購預(yù)算、銷售收入預(yù)算等）、財(cái)務(wù)管理（資金的籌集和運(yùn)用）、會(huì)計(jì)核算三個(gè)方面。20 負(fù)責(zé)上述三方面制度的最終制訂、跟蹤分析和檢查落實(shí)。21 日常的帳目處理和會(huì)計(jì)核算。第二十條 財(cái)務(wù)管理的工作規(guī)范1 對(duì)于預(yù)算和財(cái)務(wù)管理要有年度計(jì)劃和季度、月度分解計(jì)劃。每個(gè)月要對(duì)預(yù)算和財(cái)務(wù)指標(biāo)的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)。會(huì)計(jì)帳目的處理要做到日清月結(jié)。2 對(duì)于例外情況，如計(jì)劃外的資金籌集或運(yùn)用、預(yù)算外收支等，要盡快地向公司領(lǐng)導(dǎo)提出計(jì)劃方案。第七章 信息統(tǒng)計(jì)管理第二十一條 信息搜集的范圍22 從各種媒體及公開出版物，如報(bào)刊、書籍、廣播、電視、internet等，獲取與

13、公司業(yè)務(wù)開展及未來發(fā)展相關(guān)的信息。23 公司內(nèi)部人員的信息傳遞，包括宏觀經(jīng)濟(jì)信息、經(jīng)濟(jì)政策信息、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)信息、銷售狀況信息、潛在消費(fèi)源頭信息等。24 由公司領(lǐng)導(dǎo)布置或其他部門提出的專項(xiàng)信息需求，所進(jìn)行的市場(chǎng)調(diào)研信息，如協(xié)會(huì)及政府部門走訪，專家訪談，消費(fèi)者調(diào)查，廠商調(diào)查等。25 公司營銷指標(biāo)完成情況的有關(guān)數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)分析資料。第二十二條 各部門信息報(bào)告制度1 公司所有員工均有信息搜集與報(bào)告的義務(wù)。2 業(yè)務(wù)人員每日工作匯報(bào)，必須包括市場(chǎng)信息內(nèi)容，每周必須向各部門主管提交一份書面信息報(bào)告。3 大區(qū)銷售經(jīng)理每月30日之前要向公司提交本區(qū)上月工作總結(jié)，同時(shí)，還應(yīng)上交一份書面信息報(bào)告，包括以下內(nèi)容：（1）

14、本區(qū)市場(chǎng)變化情況及發(fā)展趨勢(shì)。（2） 消費(fèi)者需求的情況。（3） 競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況及出現(xiàn)的新變化。（4） 新產(chǎn)品和新設(shè)計(jì)方面的信息。（5） 當(dāng)?shù)卣巍⒔?jīng)濟(jì)、文化等其它方面的信息。4 供應(yīng)、生產(chǎn)、銷售以及物流管理、研發(fā)等部門，每月最后一日，提交一篇信息匯總報(bào)告交到計(jì)劃財(cái)務(wù)部。第二十三條 信息分類信息分類以其所反映的內(nèi)容為依據(jù)，包括以下幾類：3 產(chǎn)品信息（品種、款式、價(jià)格、標(biāo)準(zhǔn)等）4 市場(chǎng)信息（供求、流行趨勢(shì)等）。5 消費(fèi)者信息（收入、消費(fèi)能力、消費(fèi)偏好等）6 行業(yè)信息（政策、法規(guī)、發(fā)展?fàn)顩r等）7 競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息（整體實(shí)力、研發(fā)能力、銷售狀況、促銷策略、廣告宣傳等）。第二十四條 信息保密制度1 根據(jù)各類信息

15、的重要程度劃分信息密級(jí)，確定公開范圍、傳遞路徑和相應(yīng)管理層級(jí)。2 信息密級(jí)劃分為三級(jí)，分別為i、ii、iii級(jí)。 i級(jí)信息為最重要信息，包括公司有關(guān)制度、新開發(fā)產(chǎn)品（未投放市場(chǎng)）信息、本公司促銷策略信息、潛在消費(fèi)源頭信息等。 ii級(jí)信息為較重要信息，包括公司有關(guān)制度規(guī)范、公司內(nèi)部人員反饋的市場(chǎng)信息等。 iii級(jí)信息為次重要信息，包括來自各種媒介的一般信息。3 i級(jí)信息屬機(jī)密信息，需嚴(yán)格保密，只能由相關(guān)部門經(jīng)理以上人員掌握，并直接上報(bào)總經(jīng)理，信息傳遞人員與保管人員不得隨意公開信息。ii級(jí)信息屬秘密信息，可以部門內(nèi)共享或公司內(nèi)共享，相關(guān)部門不得向其它部門公開，公司人員不得向外界公開。iii級(jí)信息為

16、內(nèi)部信息，公司人員不得隨意向外界公開。第二十五條 信息加工傳遞1 各部門的信息傳遞要嚴(yán)格遵守規(guī)定時(shí)間，逾期者按規(guī)定進(jìn)行處罰。2 各部門要對(duì)各種信息內(nèi)容、可信性、使用價(jià)值等作出分析判斷。3 計(jì)劃財(cái)務(wù)部對(duì)重要信息應(yīng)及時(shí)傳遞給公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門。4 計(jì)劃財(cái)務(wù)部每周編發(fā)一份信息簡(jiǎn)報(bào)，傳遞給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及各部門、各銷售大區(qū)。5 計(jì)劃財(cái)務(wù)部應(yīng)對(duì)調(diào)研信息、來自第二手資料（如各種媒體）上的信息進(jìn)行加工分析，向總經(jīng)理或有關(guān)主管部門和人員提交分析報(bào)告。6 計(jì)劃財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)各銷售大區(qū)反饋的信息對(duì)各地銷售狀況進(jìn)行分析，為產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計(jì)、營銷計(jì)劃的制訂與人員業(yè)績考評(píng)、促銷策略制定等提供依據(jù)。第八章 日常工作管理第二十六條 計(jì)劃財(cái)務(wù)部各部門經(jīng)理每周五上午主持召開部門例會(huì)，檢查與布置工作及其它事宜。第二十七條 電腦專人使用專人管，各臺(tái)電腦自設(shè)密碼，他人未經(jīng)授權(quán)不得使用。不得利用電腦從事與工作無關(guān)的事務(wù)。第九章 附則第二十八條 計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)本手冊(cè)的制訂與修改。第二十九條 本手冊(cè)的解釋權(quán)在計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)理。本手冊(cè)自頒布之日起實(shí)施。附表一信息登記卡信息