清華紫光電子檔案管理軟件

1、項項 目目 建建 議議 書書項目名稱：清華紫光電子檔案信息管理系統(tǒng)清華紫光電子檔案信息管理系統(tǒng) 編制單位：合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 編 寫 人： 鄧 楊 生效日期：2008 年 10 月 30 日 目目 錄錄公司情況介紹公司情況介紹.11.1概述 .11.2 公司情況介紹 .12.方案簡介方案簡介.22.1 為什么檔案應采用信息化網(wǎng)絡化管理 .22.2 電子化、網(wǎng)絡化環(huán)境下檔案的收集 .32.3 電子化、網(wǎng)絡化環(huán)境下檔案室內(nèi)部管理 .42.4 電子化、網(wǎng)絡化環(huán)境下檔案的利用 .53. 系統(tǒng)功能模塊的劃分和各模塊的設計系統(tǒng)功能模塊的劃分和各模塊的設計.63.1 總體功

2、能設計 .63.2 信息采集.103.2.1 數(shù)據(jù)錄入.123.2.2 收集整編.133.3.3 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換.143.3 日常管理.153.3.1 借閱管理.163.3.2 鑒定和銷毀管理.183.3.3 統(tǒng)計報表.193.4 信息服務.223.4.1 光盤制作.233.4.2 檢索查詢.253.4.3 檔案網(wǎng)站.273.5 系統(tǒng)設置.303.5.1 建立符合用戶要求的檔案管理結(jié)構.313.5.2 對現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的其他設置.333.6 系統(tǒng)安全.333.6.1 數(shù)據(jù)庫訪問密鑰.343.6.2 權限管理.343.6.3 ip 和 mac 地址綁定.373.7 數(shù)據(jù)存儲和備份.383.7.1 數(shù)

3、據(jù)存儲.383.7.2 數(shù)據(jù)備份.403.8 電子文件的安全利用.413.8.1 全面的日志管理.413.9 與 oa 系統(tǒng)的接口設計.423.9.1 oa 系統(tǒng)收發(fā)文與檔案系統(tǒng)的接口.433.9.2 oa 系統(tǒng)與檔案用戶信息的同步和一致.443.10 特色技術.443.10.1 全文檢索系統(tǒng)的集成.443.10.2 功能介紹.45合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 1公司情況介紹公司情況介紹1.11.1概述概述 隨著計算機和網(wǎng)絡的大量應用，大量電子文件的產(chǎn)生和管理已經(jīng)是各單位急需解決的問題，而知識資源管理是未來企、事業(yè)單位信息管理的重要組成部分

4、，也是單位信息管理的基礎，是未來的發(fā)展趨勢和發(fā)展方向。檔案是一個單位知識資源的核心部分，也是知識資源管理的最基礎部分。因此，要實現(xiàn)本單位的知識資源的管理，首先要做好電子檔案的管理，才能以檔案管理為核心和基礎，逐步擴大和延伸管理范圍，最終實現(xiàn)知識資源的管理。檔案管理無論從人才儲備、信息分類和組織、管理制度和方式、檢索利用手段和信息收集的模式等方面都是未來知識資源管理所必須的。銅陵有色金屬(集團)公司的每年歸檔的文件數(shù)量巨大，如果沒有一套安全可靠、功能完善、可以處理大數(shù)據(jù)量的檔案管理系統(tǒng)做為管理手段，將會給今后的工作帶來極大麻煩。銅陵有色金屬(集團)公司內(nèi)部已使用 oa 系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了無紙化辦公

5、。而文件的整理還是手工方式，為很好的解決上述種種問題，建設一套安全、方便的檔案管理系統(tǒng)已成為銅陵有色金屬(集團)公司檔案工作的重中之重?，F(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的建設不僅實現(xiàn)了銅陵有色金屬(集團)公司各類歸檔文件的自動歸檔、整理，做到檔案信息的安全存儲和網(wǎng)上方便的信息服務，同時也為集中管理單位內(nèi)部各類知識資源打下良好基礎。公司多年從事檔案管理系統(tǒng)的工作，在省內(nèi)擁有大量的成功用戶，業(yè)績卓著，客戶遍及各個行業(yè)，具備了完成銅陵有色金屬(集團)公司檔案信息管理系統(tǒng)的能力，希望能夠承擔本項目。1.21.2 公司情況介紹公司情況介紹合肥紫軟計算機科技有限公司由具有多年電子檔案管理軟件開發(fā)和銷售經(jīng)驗的專業(yè)人員組成

6、的，專注于電子檔案管理軟件領域，致力于為使用者提供先進的軟件系統(tǒng)。公司注冊成立于 2004 年，是清華紫光股份有限公司電子檔案事業(yè)部安徽唯一代理商。公司的經(jīng)營宗旨是要成為在電子文檔管理領域及數(shù)字檔案館領域的領導廠商。我們的經(jīng)營任務是為客戶提供最優(yōu)秀的軟件、最好的服務；為員工提供最好的發(fā)展機會；給股東帶來最大的投合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 2資回報。我們的服務宗旨是：客戶至上、真誠合作、尊重個人。并形成了從單機產(chǎn)品到局域網(wǎng)絡產(chǎn)品，直至遠程網(wǎng)絡產(chǎn)品；從 c/s 結(jié)構產(chǎn)品到全 b/s 結(jié)構產(chǎn)品的完整系列產(chǎn)品線。公司代理的清華紫光電子檔案管理軟件

7、在全省已擁有江淮汽車、安徽省電力全系統(tǒng)、合肥卷煙廠及合肥市人事局等 60 余家單位。2.方案簡介方案簡介2.1 為什么檔案應采用信息化網(wǎng)絡化管理為什么檔案應采用信息化網(wǎng)絡化管理1)現(xiàn)行檔案管理存在如下不足現(xiàn)行檔案管理存在如下不足:（1）占用極大的存儲空間基本上每個企、事業(yè)單位都有自己單獨的檔案室，各種檔案信息浩如煙海，甚至于有的大型單位還要專門出資存放自己的檔案實體，投資巨大。（2）手工管理費時費力檔案人員手工進行收集、整編、管理、提供單位利用等等方面用的是手工管理，檔案人員的工作量相當大，同時效率也很低，費時費力。（3）檢索查詢不方便傳統(tǒng)的檢索方式是這樣的檔案人員從一本一本的目錄中，找出所需

8、的檔案來，然后根據(jù)上面的記錄到庫房里去找出來，相當費時、費力。（4）二次利用不方便、利用率低一般的單位形成的檔案總是要隔一年才整理完畢，但事實上本年的檔案在二次利用的要求上是最多的，這在一定程度上影響了檔案的利用效率；同時既已形成的檔案利用起來也是相當麻煩，首先要登記，然后要在浩如煙海的檔案中查找，這個過程中不可避免的要造成損壞，而且同一份檔案在同一時期只能由一個人借閱，別人只能在他借閱完畢后才能再續(xù)借。（5）檔案損壞、丟失現(xiàn)象時有發(fā)生。 完全依靠手工方式來收集檔案、借閱實體檔案不可避免的會造成許多重要檔案的丟失和損壞。（6）不能形成信息網(wǎng)絡合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司

9、 項項 目目 建建 議議 書書 3紙質(zhì)的實體不能形成信息網(wǎng)絡，對于檔案管理、統(tǒng)計、對外交流會產(chǎn)生很大的不便。大大降低了企業(yè)的工作效率。（7）辦公自動化系統(tǒng)里的檔案管理功能很少或沒有，從文、檔一體化方案來看，專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)是對整體辦公系統(tǒng)的必需補充。2)電子檔案管理能夠給我們帶來很好的利用效果電子檔案管理能夠給我們帶來很好的利用效果（1）從大的環(huán)境上來說，計算機技術及網(wǎng)絡技術的發(fā)展使得電子化辦公成為趨勢，這種趨勢客觀存在，以后的工作方式必然是電子化的。電子檔案管理可以加快我們與國際接軌的步伐，同時形成單位的電子信息資源中心。（2）單位檔案管理的水平及相關辦公環(huán)節(jié)的效率將提高上來。分散收集：分

10、散收集：用戶可以以部門為單位收集需要歸檔的文件，通過網(wǎng)絡在不同的終端上將數(shù)據(jù)錄入到服務器里，可實現(xiàn)多點實時歸檔。集中管理：集中管理：檔案數(shù)據(jù)庫和相對應的電子檔案文件集中在服務器端由專人管理。用戶權限、數(shù)系統(tǒng)維護等全局性的工作集中在服務器端。統(tǒng)計自動化：統(tǒng)計自動化：檔案管理所需的各種報表均可由系統(tǒng)自動打印出來，完全代表手工。網(wǎng)絡查詢：網(wǎng)絡查詢：網(wǎng)絡上的賦權用戶可以直接通過微軟公司的 ie 瀏覽器登錄服務器訪問自已有權限觀看的文件目錄和檔案原文，有權限的用戶還可以下載打印。大大節(jié)省了查檔時間。對外交流：對外交流：可將各種檔案制作成光盤，該光盤可以脫離開系統(tǒng)使用，并可查詢檢索。（3）綜合檔案管理系統(tǒng)

11、必然會促使相關工作人員提高自身的素質(zhì)，以適應高效的辦公。（4）高管理水平、高效率工作、高素質(zhì)員工帶來的唯一結(jié)果就是提高企業(yè)的核心競爭力。2.22.2 電子化、網(wǎng)絡化環(huán)境下檔案的收集電子化、網(wǎng)絡化環(huán)境下檔案的收集在使用清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)后，檔案室和其它部門人員有了良好的接口，使數(shù)據(jù)從各個處室直接流入檔案系統(tǒng)，在檔案管理系統(tǒng)加工整理后的數(shù)據(jù)再次提供給各部門利用，提高了檔案數(shù)據(jù)的利用率。如文、檔一體化系統(tǒng)數(shù)據(jù)收集圖所示：合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 4在電子檔案管理模式下，文件、檔案檔案信息的收集均可從各司局開始，各司局通過相應模塊在權限的

12、控制下自行收集、歸檔本司局的文件。庫存的實體檔案可以主要采取掃描數(shù)字化的方式進行管理，辦公自動化系統(tǒng)中需要歸檔的文件可以通過辦公自動化系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)的接口程序直接轉(zhuǎn)入利用。2.3 電子化、網(wǎng)絡化環(huán)境下檔案室內(nèi)部管理電子化、網(wǎng)絡化環(huán)境下檔案室內(nèi)部管理 檔案人員的工作職能隨著檔案管理方式的變化也發(fā)生了很大變化，檔案人員可以借助先進的檔案管理系統(tǒng)對檔案信息進行綜合管理，為下一步提供局域網(wǎng)所有用戶利用檔案信息資源打下良好的基礎，包括：綜合檔案信息著錄、掃描電子化、打印規(guī)范報表、進行檔案統(tǒng)計、檔案保管以及輔助進行庫房實體設備管理等。如下圖：文檔一體化系統(tǒng)檔案管理圖例所示：合肥紫軟計算機科技有限公

13、司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 52.4 電子化、網(wǎng)絡化環(huán)境下檔案的利用電子化、網(wǎng)絡化環(huán)境下檔案的利用 通過文、檔一體化項目的實施，文、檔信息資源已經(jīng)有效的從實體手工管理逐步轉(zhuǎn)入到電子化網(wǎng)絡化管理，在電子化、網(wǎng)絡化管理下，檔案系統(tǒng)維護員通過嚴密的權限控制對電子檔案提供網(wǎng)上查、借閱、檔案實體網(wǎng)上查、借閱預約、形成編研專題、可脫離系統(tǒng)瀏覽查詢的光盤檔案等利用手段，充分進行信息挖掘，從而提高了檔案的利用率。以下為文、檔一體化系統(tǒng)檔案利用圖例所示：合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 63. 系統(tǒng)功能模塊的劃分和各模塊的設計系統(tǒng)

14、功能模塊的劃分和各模塊的設計3.1 總體功能設計總體功能設計如圖所示：合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 7檔案信息自動化管理系統(tǒng)總體設計如上面的系統(tǒng)邏輯架構，根據(jù)檔案管理工作的分工不同分為：信息采集、日常管理、信息服務、系統(tǒng)安全、系統(tǒng)設置、軟件接口六個部分。其中信息采集、日常管理和信息服務三部分包括了用戶檔案信息管理的主要業(yè)務內(nèi)容，實現(xiàn)了檔案信息的收集整理、日常管理和利用服務的網(wǎng)絡化和電子化。信息采集主要負責檔案信息的整理、編目與電子文件的自動掛接，完成檔案信息的收集、錄入和數(shù)字化工作。日常管理部分主要完成電子檔案的鑒定、銷毀、移交、編研、征集

15、等工作，同時可以輔助實體管理、形成檔案的目錄、進行借閱、利用、統(tǒng)計等管理工作。信息服務主要通過簡單方便的方式，為用戶提供快捷的檔案信息服務。系統(tǒng)安全則充分保證了檔案系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全性，使對電子檔案信息的安全管理能夠控制到每一具體功能操作和每一具體文件。軟件接口部分實現(xiàn)了清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)和 oa 及案件管理系統(tǒng)的接口，從而很好地完成了文檔的一體化管理。系統(tǒng)設置部分為用戶搭建符合自身檔案信息管理需要的檔案管理結(jié)構提供了定制工具，可以讓用戶自己量身定制本單位的檔案管理結(jié)構，無論是從眼前，還是從長遠考慮，都將比其他任何系統(tǒng)更加能夠適應用戶自身不斷變化和不斷增長的功能需求。檔案信息自動化管理系統(tǒng)

16、主要以 th-ams2005 清華紫光電子檔案管理系統(tǒng) （網(wǎng)絡版）為基礎進行開發(fā)。同時與已有的 oa 辦公系統(tǒng)提供接口。清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)是一個平臺化的檔案管理軟件，完全滿足上述系統(tǒng)基本設計原則中的各項要求。同時具有如下合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 8優(yōu)勢特點：1.電子檔案管理平臺技術檔案類型可以自由定制檔案管理的層次可以自由定制檔案錄入的信息（數(shù)據(jù)庫結(jié)構）可以自由定制用戶的錄入及檢索界面可以自由定制錄入方式可以自由定制檔案的分類表可以自由定制檔案的統(tǒng)計報表可以自由定制用戶對檔案的操作和使用權限可以自由定制內(nèi)置大量函數(shù)，提供用戶功能強

17、大的定制手段通過上述定制功能平臺可以建立任何企業(yè)和行業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)2.多文件瀏覽技術：支持多達 200 多種圖形圖像文件格式的管理和瀏覽3.標準化程度高符合國家cad 文件歸檔規(guī)范和檔案管理軟件功能要求符合國家檔案局歸檔和分類規(guī)范通過國家檔案局評測，結(jié)果為：“優(yōu)”通過國家檔案局技術鑒定通過國家“863”項目鑒定是國家檔案局首選推薦的檔案管理軟件國家科技部全國重點推廣計劃和國家級新產(chǎn)品4.功能豐富六大部分十一個子系統(tǒng)，包含了基本檔案管理工作業(yè)務web 方式的檢索查詢、檔案管理網(wǎng)站5.網(wǎng)絡功能強大c/s、b/s 混合架構不受用戶站點限制模塊化結(jié)構，適合網(wǎng)上應用6.可與 oa 等系統(tǒng)接口形成文

18、檔、科檔的一體化管理oa 系統(tǒng)接口其它業(yè)務系統(tǒng)接口7.光盤制作和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換子系統(tǒng)合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 9制作符合國家電子檔案歸檔規(guī)范的光盤，用于數(shù)據(jù)交換可自動轉(zhuǎn)換老數(shù)據(jù)庫中的檔案目錄信息可將檔案的目錄轉(zhuǎn)換成標準的 dbf、文本或其他標準格式，以便于數(shù)據(jù)交換8.安全性高多級安全管理機制，權限可針對某一個人或一個文件文件安全利用技術，可防止網(wǎng)上對檔案的非法使用9.清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)為用戶提供了未歸檔庫，專門用于檔案的收集、整理工作。未歸檔庫提供自動組卷、拆卷、案卷和文件調(diào)整功能，用戶可對文件進行方便的整理和組織，同時又不會影響到已歸

19、檔庫中的正式檔案?？梢噪S時將未歸檔庫中整理好的檔案編目進入已歸檔庫，形成正式檔案。同時未歸檔也可以進行檢索查詢和利用。可以完成文件的收集、整理、與 oa 系統(tǒng)的接口等工作。10. 上述針對未歸檔庫的收集整編功能可以提供各部門使用，使檔案的收集整理工作分散到部門，也可以由檔案中心統(tǒng)一進行整理。同時可以接受 oa 中的公文，進行整理歸檔工作。11. 我們在檔案的數(shù)據(jù)錄入和收集整理功能中增加了批量掛接的功能，可以將整理好的檔案目錄和原文（電子文件）自動對應，電子文件可以在網(wǎng)絡的任何地方，但自動對應后可自動上傳到服務器統(tǒng)一管理。12. 檔案的信息服務通過紫光的檔案管理網(wǎng)站實現(xiàn)，在很多用戶單位都實現(xiàn)了檔

20、案網(wǎng)站的信息服務。用戶就象上網(wǎng)一樣方便地訪問和利用檔案信息。檔案編研成果、政策、法規(guī)、制度、通知等信息都可以通過網(wǎng)站隨時發(fā)布。檔案網(wǎng)站還解決了各種格式檔案的瀏覽問題（包括多媒體檔案） ，同時受到各種權限的控制，能充分保證檔案的安全性。13. 在檢索查詢和再利用手段上我們可以內(nèi)嵌全文檢索系統(tǒng)，大大提高檔案的查詢速度和檢索能力。同時可內(nèi)嵌 ocr 系統(tǒng)，時圖象文件隨時可以識別，提供再利用。14. 我們提供了條件組合檢索、卡片檢索、分類檢索等多種檢索手段，可以進行各種模糊的檢索查詢對查全率、查準率能夠提供可靠保證。對檔案可以按項目、案卷和文件進行方便地檢索。15. 網(wǎng)上借閱是很方便的借閱紙介質(zhì)檔案的

21、手段，為用戶利用檔案的實體和檔案人員對借閱的管理提供了極大方便。16. 統(tǒng)計報表功能可以對檔案數(shù)據(jù)庫中的所有內(nèi)容進行自定義格式的打印和統(tǒng)計。17. 光盤制作可以隨時將需要的檔案信息制作成標準格式（國標）的光盤檔案，用于數(shù)據(jù)交換等工作，而該檔案無須依賴任何環(huán)境。合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 1018. 自動、批處理功能自動立卷主題詞自動標引電子文件批量掛接檔號的自動生成掃描圖象的自動上載注：為符合銅陵有色金屬(集團)公司對檔案信息管理的要求，我們將根據(jù)實際需求在現(xiàn)有清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)基礎上進行修改和開發(fā)。3.2 信息采集信息采集信信息息

22、采采集集數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換電子檔案庫待歸檔庫電子檔案原文庫收集整編數(shù)據(jù)錄入其它文件老系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)館藏檔案數(shù)字化工作管理oa接口-信息采集部分功能示意圖如上圖所示，信息采集部分包含三個子系統(tǒng)：數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和收集整編。它們分別完成不同來源的各類檔案的信息采集錄入工作，是檢查檔案信息自動化管理系統(tǒng)項目檔案電子化的入口。圖示中“信息采集”與“數(shù)字化工作管理”和“oa 接口”相配合，可以最終形成數(shù)字化的檔案信息。其中信息采集部分：數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和收集整編主要用來形成電子檔案的目錄信合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 11息，并提供多種與原文對應掛接的手段；

23、而“數(shù)字化工作管理”和 oa 接口則通過掃描和網(wǎng)上歸檔的方式形成最終的電子檔案原文。用戶所需的各單位所形成的各種類型的檔案都可以通過信息采集部分，形成最終的數(shù)字檔案。下面我們分別介紹信息采集部分的三個子系統(tǒng)：數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和收集整編。數(shù)字化工作管理和 oa 接口部分在本方案的后續(xù)部分再進行介紹。通過統(tǒng)計報表設計的各種目錄和表格都可以在上述系統(tǒng)中實現(xiàn)隨時的打印輸出。信息采集部分的設計特色主要有以下幾個方面：電子文件的批量掛接：使得檔案目錄的錄入、原文的掃描加工并行處理，自動對應，形成自動的批處理。而不需采用工作量大和相對麻煩的條碼。歸檔文件的存儲分為未歸檔庫和已歸檔庫，未歸檔庫存儲未整理的文

24、件，用于文件的收集、整理，提供自動組卷、自動形成檔號等自動化功能，整理好后再歸入已歸檔庫，已歸檔庫存儲整理好的檔案信息。對未歸檔庫的任何調(diào)整操作都不會影響已歸檔庫中的檔案信息，已歸檔和未歸檔庫都可以提供檢索查詢和利用。對信息的組織和操作安全提供了良好的保障。收集整理功能可以實現(xiàn)部門錄入整理，解決訴訟檔案的部門錄入整理、檔案整編歸檔的問題。通過權限控制案件辦理過程中相關人員的錄入權限，待結(jié)案歸檔時已經(jīng)在待歸檔庫中形成較完整的信息，由檔案編目歸檔。通用的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術，不僅可以將過去系統(tǒng)中的檔案信息轉(zhuǎn)換進來，還可以將外部標準數(shù)據(jù)有選擇地轉(zhuǎn)換入庫（已歸檔、未歸檔） ，方便實用，通用性強。合肥紫軟計算機

25、科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 123.2.13.2.1 數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)錄入數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)錄錄入入電子檔案庫電子檔案原文數(shù)據(jù)錄入館藏檔案掃描加工修改后重歸檔分類表管理文件傳輸設置數(shù)據(jù)錄入功能示意圖數(shù)據(jù)錄入的功能和流程如上圖所示，用戶在進行項目、案卷和文件的錄入工作時，系統(tǒng)提供了添加、編輯、刪除、檢索、排序和插入操作，錄入時能夠按照用戶需要自動生成檔案管理所需的流水號、案卷號、檔案號等各種序號，支持自動校驗、修改和重新排序功能，并可任意指定某一記錄進行復制。數(shù)據(jù)錄入提供雙人同時錄入相同條目，系統(tǒng)自動判斷錄入的正確性（二人錄入的信息是否一致） ，給出錯誤提示，由第三人

26、校對修正的校對功能。 修改后重歸檔功能可以使被修改后的電子檔案替換掉舊檔案，使用戶能夠在檢索查詢時直接瀏覽到修改后的新電子文件。同時，記錄了修改信息和舊檔案，以備用戶對檔案修改情況的跟蹤。 電子文件的批量掛接功能可以將用戶已錄入的檔案記錄和電子檔案原件根據(jù)某種規(guī)則自動對應，以使查詢用戶能夠在檢索到檔案條目的同時瀏覽電子原件，并減輕了檔案人員的錄入工作量。分類表管理則可以讓檔案管理人員隨時可以建立、編輯和修改檔案的分類表，為數(shù)據(jù)錄入創(chuàng)造條件。 系統(tǒng)支持分散整理的需要，可以滿足不同部門分布式立卷要求。兼容新老立卷方式。文件傳輸設置可以控制電子文件的各種掛接方式，滿足用戶電子文件來源復雜的需求。合肥

27、紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 13另外,系統(tǒng)還提供批量修改等簡單方便的數(shù)據(jù)操作功能3.2.23.2.2 收集整編收集整編收收集集整整編編未歸檔庫電子檔案原文庫整理編目歸檔文件oa接口文件傳輸設置目錄電子文件電子檔案庫編目收集整編功能示意圖收集整編子系完成了電子檔案的網(wǎng)上歸檔流程，使檔案的監(jiān)控、接收、鑒定整理工作通過網(wǎng)絡在軟件中實現(xiàn)。各部門的檔案可以通過 oa 接口或直接使用本模塊轉(zhuǎn)入或錄入未歸檔庫中匯總，檔案管理人員可以隨時監(jiān)控未歸檔庫中的待歸檔文件的錄入和整理情況，并利用系統(tǒng)提供的各種整理功能進行整理、鑒定、編目、歸檔（歸入正式電子檔案庫中）

28、 。對于檔案收集過程中用戶需要掌握的檔案類型、收集時間、來源、負責人、密級、保管期限、數(shù)量、載體等目錄信息進行登記管理。并且可以隨用戶的需要對于目錄項進行增加或刪減。收集整編子系統(tǒng)實現(xiàn)了未歸檔的參考資料和 oa 歸檔的文書檔案的接收和整理功能。對于在 oa 公文流轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的文件，可以由 oa 接口轉(zhuǎn)入到未歸檔庫中，由檔案管理人員進行整理編目，編目后再由未歸檔庫轉(zhuǎn)入正式的檔案庫中，供檢索利用。收集整編時能夠根據(jù)用戶的需要自動生成各種排列序號并支持序號自動校驗，可以進行序號的修改和重新排序操作。檔案、文書人員可以利用系統(tǒng)提供的已整理的卷內(nèi)文件和待編目的案卷功能中的添加、編輯、刪除、加入當前卷、

29、撤出當前卷、拆卷和編目等操作，對用戶提交合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 14的文件、資料進行存儲和預歸檔（分類組卷） 。上述未歸檔文件的所有信息均放在系統(tǒng)的未歸檔庫中，并可以通過檢索查詢子系統(tǒng)對未歸檔庫進行檢索查詢。檔案管理員可以對未歸檔庫中的文件信息進行審查，審查合格的文件和案卷可以通過編目操作進行歸檔，歸檔后的檔案存入已歸檔庫中。另外可以進行案卷的合并,拆分和移動功能、自動組卷功能、文件的批量修改功能（密級、保管期限等） 。可提供文印室、機要室將打印文件和機要文件即使錄入歸檔。3.3.33.3.3 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換換定義初始

30、值電子檔案庫定義字段間轉(zhuǎn)換關系外部數(shù)據(jù)定義特殊轉(zhuǎn)換關系數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能示意圖數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換主要用于外部單位（上級單位或下屬單位）報送的電子數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)盤向本系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換。如上圖所示，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換子系統(tǒng)提供了定義數(shù)據(jù)庫字段間的對應關系、定義字段間特殊關系、定義目標字段缺省值和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換四個模塊。定義數(shù)據(jù)庫字段間的對應關系用戶通過該功能可以自動讀出老數(shù)據(jù)庫中的字段結(jié)構，讓用戶自己選擇老字段對應新庫中的那一個字段，從而一一建立其字段間的對應關系。定義字段間特殊關系某些特殊字段，如：轉(zhuǎn)換過去須進行統(tǒng)一的修改。則可在此功能中實現(xiàn)。定義目標字段缺省值數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換選擇需轉(zhuǎn)換的記錄進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。合肥紫軟計算機科技有限公司合肥

31、紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 153.3 日常管理日常管理日日常常管管理理統(tǒng)計報表電子檔案庫電子檔案原文鑒定和銷毀目錄、報表回收站借閱管理用戶實體管理檔案檔案日常管理功能示意圖如上圖所示，檔案的日常工作通過：實體管理、借閱管理、鑒定銷毀管理和統(tǒng)計報表四個子系統(tǒng)來完成。實現(xiàn)了用計算機輔助手工管理紙介質(zhì)檔案的功能。日常管理部分設計特色：完善的實體管理功能，可實現(xiàn)檔案的征集、接收、移交、借閱、鑒定、銷毀等方面的管理實現(xiàn)了網(wǎng)上借閱的功能。通用的報表生成器，可以用來生成各類目錄和統(tǒng)計報表。下面我們將分別介紹各子系統(tǒng)的功能。合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項

32、 目目 建建 議議 書書 163.3.13.3.1 借閱管理借閱管理借借閱閱管管理理借閱統(tǒng)計用戶催還管理檢索統(tǒng)計借閱管理歸還管理 預約管理借閱管理功能示意圖借閱管理子系統(tǒng)分為紙介質(zhì)檔案的借閱管理和電子檔案的檢索統(tǒng)計兩部分。主要功能如上圖所示，包括：借閱管理、歸還管理、催還管理、借閱統(tǒng)計和檢索統(tǒng)計。借閱管理主要完成紙介質(zhì)檔案的借閱登記，以便于對用戶的借閱進行管理。檔案管理員記錄用戶要借閱的檔案類型、是否已歸檔、借閱案卷還是文件、借閱日期、借閱者、借閱期限和同意借閱的領導等信息，檢索到用戶所需的檔案進行借閱登記，并打印借閱單。另外，系統(tǒng)可以設定缺省的借閱時間和缺省的個人借閱份數(shù)。借閱登記后的檔案，

33、系統(tǒng)會自動記錄下所剩得份數(shù)，為以后的借閱、歸還、催還和統(tǒng)計提供參考。歸還管理 歸還管理可對用戶歸還的檔案進行登記，同時更改系統(tǒng)中所記錄的檔案所剩份數(shù)，并提供了續(xù)借功能。催還管理由于用戶借閱和歸還都進行了登記和管理，所以系統(tǒng)可以通過催還管理對過期未還的檔案或已借出若干天的檔案進行統(tǒng)計和打印催還單?？梢园唇栝喨藖泶哌€、按借閱組來催還、按日期催還和按被借閱的某一檔案來催還。借閱統(tǒng)計系統(tǒng)對紙介質(zhì)檔案的借閱提供了大量的統(tǒng)計方式，并可隨時打印統(tǒng)計結(jié)果。合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 17按借閱人查詢按借閱人查詢：統(tǒng)計并打印借閱人(檔案用戶)在某一時間段內(nèi)

34、借閱檔案的次數(shù)及檔案詳細信息。按時間查詢按時間查詢：統(tǒng)計并打印在某一時間段內(nèi)被借閱的所有檔案及其詳細信息。按檔案查詢按檔案查詢：統(tǒng)計并打印某一時間段內(nèi)某個檔案被借閱的情況(包括借閱次數(shù),借閱人,借閱時間,歸還日期,檔案類型等)。借閱頻率查詢借閱頻率查詢：統(tǒng)計并打印某一時間段內(nèi)被借閱的所有檔案各自的累計次數(shù),這樣可以評測檔案利用價值的高低。按操作者查詢按操作者查詢：統(tǒng)計并打印某一時間段內(nèi)借閱管理員的操作次數(shù)及其操作對象，該功能可用于統(tǒng)計檔案管理人員的工作量。檢索統(tǒng)計 用于統(tǒng)計和監(jiān)控用戶通過網(wǎng)絡對電子檔案的訪問和利用情況?？梢詫n號、提名、瀏覽/拷貝次數(shù)和時間列表統(tǒng)計。并可對網(wǎng)上用戶對電子檔案的瀏

35、覽情況和拷貝情況分別進行統(tǒng)計，統(tǒng)計方式如下：按檢索人統(tǒng)計按檢索人統(tǒng)計：可以統(tǒng)計并打印某一用戶在某一時間段內(nèi)對檔案文件瀏覽或拷貝的次數(shù)及其詳細信息按時間統(tǒng)計按時間統(tǒng)計：可以統(tǒng)計并打印某一時間段內(nèi)所有檔案用戶對檔案文件瀏覽或拷貝的情況按文件統(tǒng)計按文件統(tǒng)計：統(tǒng)計并打印某一時間段內(nèi)指定檔案文件被瀏覽、拷貝下載的次數(shù)及其詳細信息瀏覽瀏覽/ /拷貝頻率統(tǒng)計拷貝頻率統(tǒng)計：統(tǒng)計并打印某一時間段內(nèi)被瀏覽或拷貝下載的所有檔案文件各自的累計次數(shù), 以此可以評測檔案利用價值的高低。預約管理用于處理用戶在網(wǎng)上預約的檔案，為用戶辦理借閱手續(xù)。所有用戶在網(wǎng)上通過訪問檔案網(wǎng)站和使用檢索查詢系統(tǒng)借閱預約的信息都能顯示出來，由檔

36、案管理人員進行辦理，等待用戶提取。檔案的利用情況可以根據(jù)用戶需求，形成標準的數(shù)據(jù)格式（txt、dbf 等）導出，為別的系統(tǒng)提供利用。合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 183.3.23.3.2 鑒定和銷毀管理鑒定和銷毀管理鑒鑒定定和和銷銷毀毀管管理理銷毀日志檔案管理員回收站管理鑒定申請鑒定處理 鑒定和銷毀管理功能示意圖如上圖所示，用戶可根據(jù)需要檢索到過期的檔案，提出鑒定申請，打印鑒定申請單后由領導批示和簽字。提出鑒定申請的檔案仍然可以進行檢索查詢。鑒定處理檔案管理員根據(jù)收到的相關領導簽字審批后的鑒定申請單，可以根據(jù)上面的批示進行鑒定處理（更改密級

37、、保管期限、銷毀或還原） ，銷毀的檔案將放入回收站?；厥照竟芾礓N毀操作后的檔案全部放在回收站內(nèi)，回收站管理提供給用戶對回收站內(nèi)的檔案進行全部清空、刪除、還原、打印和檢索等功能。銷毀日志庫檢索銷毀日志庫記錄了所有的銷毀記錄。用戶可對其進行檢索和查詢。并打印結(jié)果。合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 193.3.33.3.3 統(tǒng)計報表統(tǒng)計報表統(tǒng)統(tǒng)計計報報表表刪除統(tǒng)計項新建統(tǒng)計項修改統(tǒng)計項報表設計修改屬性復制統(tǒng)計項模板管理 統(tǒng)計報表功能示意圖統(tǒng)計報表子系統(tǒng)可以對電子檔案庫所有檔案類型下的工程項目庫、案卷庫和文件庫中的所有字段進行自定義的統(tǒng)計和報表輸出。可

38、以打印所有檔案管理所需的信息，例如：卷內(nèi)目錄、案卷目錄、背考表等。該子系統(tǒng)由新建統(tǒng)計項、修改統(tǒng)計項、刪除統(tǒng)計項、復制統(tǒng)計項、修改屬性、報表設計和報表模板管理等功能模塊組成。提供給用戶充分的自定義空間，能夠根據(jù)用戶的需要進行各種形式的自定義統(tǒng)計并生成相應的統(tǒng)計報表打印輸出。新建統(tǒng)計項 可以建立電子檔案庫中所有字段的統(tǒng)計項目，即從庫中選出那些字段需要統(tǒng)計和打印。由以下步驟來實現(xiàn)：合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 20建建立立統(tǒng)統(tǒng)計計項項選擇統(tǒng)計字段選統(tǒng)計表定義關聯(lián)關系定義檢索條件確定排列順序 統(tǒng)計項建立示意圖選選統(tǒng)統(tǒng)計計表表：使得用戶可以從庫中選擇

39、要統(tǒng)計和打印的子庫。例如：黨群關系案卷庫、文件庫。定義關聯(lián)關系：定義關聯(lián)關系：由于可以選多個庫，所以要定義庫與庫之間的關聯(lián)關系。例如：案卷庫中的檔號字段應對應文件庫中的所屬卷號。選統(tǒng)計字段：選統(tǒng)計字段：在所選庫中確定要統(tǒng)計和打印的字段。排列順序：排列順序：可確定統(tǒng)計報表中記錄的排序。定義檢索條件：定義檢索條件：用于定義統(tǒng)計報表所打印的記錄范圍。修改統(tǒng)計項、刪除統(tǒng)計項、復制統(tǒng)計項、修改屬性：可以方便用戶生成新的統(tǒng)計項，只要對已有統(tǒng)計項做較小的改動，無須從頭開始。報表設計使用戶可以根據(jù)統(tǒng)計項建立和設計各種形式的報表，以滿足用戶的各種需求。該功能模塊結(jié)合了 word 的排版功能和 execl 的統(tǒng)計

40、功能，可以輸出圖文并貌的統(tǒng)計報表。報表設計的主要特點有：1)可選多種表格類型，盡管可以自由設計，但系統(tǒng)仍然提供了多種常用的報表格式。2)可選擇是否需要頁首、頁尾、標題、總結(jié)等。3)可以在任何位置插入圖象。4)可以進行任何字段的統(tǒng)計求和，并可插入算式計算。5)可以定義報表中任意位置的字體。合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 21統(tǒng)計報表實例總之，通過報表設計功能可以實現(xiàn)任何復雜報表的打印和統(tǒng)計，滿足各種用戶對報表的不同要求。報表模板管理用戶可通過系統(tǒng)提供的添加、刪除和編輯操作將所設計的報表格式當作模板存起來，為用戶以后的使用提供方便。合肥紫軟計算機

41、科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 223.4 信息服務信息服務信信息息服服務務檔案管理網(wǎng)站電子檔案庫電子檔案原文檢索查詢信息服務光盤制作光盤檔案oa系統(tǒng)批量掛接信息服務部分功能設計信息服務是電子檔案管理系統(tǒng)當中最主要的功能之一，能夠為用戶提供功能豐富且方便快捷的檢索手段和多樣的查詢方式，是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)能夠成功應用的基本條件。我們?yōu)橛脩籼峁┝巳N檔案信息服務的方式：光盤制作、檢索查詢和檔案管理網(wǎng)站，這三種方式代表了當今最流行的檔案信息服務模式和發(fā)展方向。信息服務部分的設計特色：光盤制作，可生成獨立于系統(tǒng)的標準光盤檔案（也可以是其它任何存儲介質(zhì)） ，用于數(shù)據(jù)

42、交換和脫機存儲。與全文檢索系統(tǒng)完美集成，可實現(xiàn)索引的自動形成、內(nèi)嵌快速 ocr 系統(tǒng)。受到權限的嚴格控制?？芍С?200 多種圖形圖象的瀏覽顯示?？芍С侄嗝襟w文件的管理和播放。內(nèi)嵌在線 ocr 技術、使檔案的利用十分方便。下面我們將對三種方式分別進行介紹。其中全文檢索部分將在后面有關章節(jié)中介紹。合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 233.4.13.4.1 光盤制作光盤制作國家科技部、國家檔案局、國家技術質(zhì)量監(jiān)督局等幾家單位聯(lián)合制定的 cad 文件光盤存儲標準（清華紫光是制定該標準的起草單位）是圖檔數(shù)據(jù)存儲的依據(jù)。清華紫光企業(yè)檔案管理系統(tǒng)全面支持該

43、光盤標準，可以對標準格式的光盤進行數(shù)據(jù)讀入、數(shù)據(jù)輸出及檢索，并可將檔案數(shù)據(jù)按照上述標準的格式直接存儲在光盤中。形成的光盤檔案可以用于數(shù)據(jù)交換和電子檔案的脫機保管。制作的光盤檔案可以用于檔案的移交和其它數(shù)據(jù)交換。制作好的光盤使用界面合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 24光光盤盤制制作作設置存儲介質(zhì)數(shù)據(jù)導出數(shù)據(jù)導入光盤制作子系統(tǒng)功能結(jié)構圖如上圖所示：光盤子系統(tǒng)包括設置存儲介質(zhì)、數(shù)據(jù)導出和數(shù)據(jù)導入三個功能模塊。設置存儲介質(zhì)用戶可根據(jù)自己目前所用的光盤存儲設備，選擇光盤的類型、大小和相應的刻錄軟件。數(shù)據(jù)導入用戶可將所選光盤上的檔案數(shù)據(jù)存入當前的電子檔案

44、庫。數(shù)據(jù)導出用戶可將所選的檔案按照國家 cad 文件光盤存儲標準形成標準格式的光盤。合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 25使用制作好的光盤進行文件的瀏覽光盤制作子系統(tǒng)可以用于對外數(shù)據(jù)交換、檔案的脫機存儲等工作。由于采用了國家標準，即使用戶沒有清華 th-ams 軟件，也可以通過直接讀取光盤，查到檔案的目錄，對其進行檢索查詢，并瀏覽利用其原件。3.4.23.4.2 檢索查詢檢索查詢合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 26th-ams 檔案查詢?yōu)g覽界面在用戶權限允許的條件下，直接瀏覽到所需信息的原文，

45、甚至于下載到本地機供用戶利用。系統(tǒng)可以瀏覽 200 多種文件格式（象常見的文本、表格、各類圖形圖象和數(shù)據(jù)庫文件） ，并可外掛瀏覽器以適應不斷出現(xiàn)的新文件格式，同時支持多媒體檔案的在線播放。檔檔案案檢檢索索分類檢索卡片檢索條件檢索用戶外掛瀏覽器選擇檔案類型檢索結(jié)果瀏覽下載檔案預約借閱合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 27檔案檢索功能圖如上圖所示，檔案檢索子系統(tǒng)由條件檢索、卡片檢索、分類檢索、檔案預約和文件瀏覽器設置等功能模塊組成。其中項目、案卷和文件檢索都可采用條件組合檢索和卡片式檢索兩種方式。條件組合檢索條件組合檢索使用戶能夠根據(jù)項目、案卷和文

46、件信息中的所有字段進行各種條件的組合，形成條件表達式進行檢索?？ㄆ瑱z索卡片檢索方式將項目、案卷和文件的錄入界面顯示出來，用戶可將所知信息填入相應字段，即可查出滿足條件的檔案。數(shù)據(jù)檢索使用戶根據(jù)輸入的項目、案卷或文件信息檢索到滿足條件的檔案，顯示出他們的詳細信息和瀏覽電子文件，并可以在檢索結(jié)果范圍內(nèi)進行再次檢索，保證用戶的查全率、查準率。在權限允許的范圍內(nèi)將檢索文件下載到本機。分類檢索分類檢索使用戶根據(jù)要查檔案的分類表檢索到滿足分類的案卷，從中可列出案卷下的所有文件，并可顯示出他們的詳細信息和瀏覽電子文件，在權限允許的范圍內(nèi)將其下載本機。能夠方便地對查詢結(jié)果進行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印或選擇輸出等

47、技術處理。文件瀏覽器設置（外掛瀏覽器）為本系統(tǒng)內(nèi)置瀏覽器所不能瀏覽的文件提供了可外接瀏覽器的功能。使得用戶可以瀏覽到所有特殊格式的文件。檔案預約可以對查到的檔案進行借閱的預約，網(wǎng)上通知檔案管理員辦理借閱手續(xù)，直接去檔案館提取即可。上述網(wǎng)上的檢索查詢均受到權限設置子系統(tǒng)中用戶和檔案權限的限制。3.4.33.4.3 檔案網(wǎng)站檔案網(wǎng)站隨著 internet 的迅速普及和應用，大量用戶需要以上網(wǎng)的方式對檔案數(shù)據(jù)庫進行訪問。同時企事業(yè)單位為適應電子政務、電子商務和數(shù)字企業(yè)建設的需要，也急需將企業(yè)形象、組織機構、取得成就和發(fā)展狀況等信息對外發(fā)布，對特權用戶可允許訪問更多的重要信息，而這些信息的來源和組織形

48、成工作都主要依賴于檔案。清華紫光在原有 web 檢索子系統(tǒng)的基礎上開發(fā)出了“電子檔案網(wǎng)站” ?？梢宰鳛楸締挝粰n案信息的發(fā)布、查詢和下載利用的平臺，既可獨立使用，也可嵌入用戶單位主頁或其它應用系統(tǒng)（oa、erp） ，為用戶的檢索查詢提供了極大方便。檔案館所有信息通過信息網(wǎng)站發(fā)布，公司員工可以通過網(wǎng)站了解公司各項規(guī)章制度、公司通知、查看公司的大事記、查詢檔案，瀏覽檔案原文等。合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 28檔案網(wǎng)站首頁網(wǎng)站首頁主要組成：網(wǎng)站首頁主要組成：檔檔案案網(wǎng)網(wǎng)站站首首頁頁編研成果規(guī)章、制度公司信息網(wǎng)站首頁檔案查詢登錄網(wǎng)站首頁示意圖規(guī)章制

49、度：規(guī)章制度：發(fā)布公司各項規(guī)章制度，并及時更新，供全體員工瀏覽。公司通知：公司通知：隨時發(fā)布公司的各項通知，用簡便快捷的方式讓全體員工得到公司的通知。檔案編研：檔案編研：大事記、檔案專題介紹、全宗指南、組織機構改革。查詢登陸：查詢登陸：通過用戶名和密碼的認證，登陸到查詢檔案主界面。清華紫光電子檔案管理網(wǎng)站主要具有如下特點：合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 29b/s 結(jié)構，客戶端無須安裝任何軟件，便于維護和升級?？筛鶕?jù)用戶要求定制主頁及其內(nèi)容，適合不同單位個性化要求?？蓪n案的編研成果、公用信息隨時在網(wǎng)頁上發(fā)布。例如：組織沿革、大事記、專題內(nèi)容

50、、史料匯編、政策法規(guī)、規(guī)章制度、工作流程等。可與電子檔案數(shù)據(jù)庫連接，進行檔案信息的查詢和利用。對檔案檢索查詢的權限完全受檔案管理軟件中權限設置的控制，充分保證檔案的安全性。模糊檢索功能?？芍С?200 多種圖形圖象等電子文件的瀏覽和顯示，并支持多媒體文件的播放，完全解決了 ie 瀏覽器顯示文件格式有限的問題?？赏鈷鞛g覽器和漢字庫。用戶通過網(wǎng)站，可以采用最簡單的瀏覽器方式方便安全地訪問本單位的檔案信息，也可使檔案以大眾所喜聞樂見的方式提供廣泛的信息服務。查詢主頁主要組成：查詢主頁主要組成：檔檔案案網(wǎng)網(wǎng)站站查查詢詢高級查詢模糊查詢個人借閱情況查詢檔案查詢首頁分類查詢網(wǎng)上借閱預約檔案查詢網(wǎng)站查詢示意

51、圖檔案檢索：公司員工可以對公司的檔案進行檢索查詢和瀏覽。查詢方式有模糊查詢、高級查詢、分類查詢?nèi)N；模糊查詢讓用戶不需要知道詳細的信息就可以檢索到相關的檔案數(shù)據(jù)；利用高級查詢用戶可以組合查詢條件，得到精確的查詢結(jié)果；分類查詢提供給用戶按照檔案的分類進行分門別類的查詢方式。個人借閱情況查詢：公司員工可以瀏覽自己的借閱情況。合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 30高級利用：對查詢到的檔案、圖書支持網(wǎng)上借閱、網(wǎng)上瀏覽或者下載。如果員工的權限不夠還可以進行賦權申請，由管理員賦權。3.5 系統(tǒng)設置系統(tǒng)設置該部分為檔案用戶提供了一個功能豐富的自我設計平臺，用

52、戶可以根據(jù)本單位檔案管理的規(guī)范和需求，對檔案系統(tǒng)進行自由的定義（其中包括各種檔案類型，數(shù)據(jù)庫的結(jié)構，用戶錄入的界面，分類方法等） ，使檔案系統(tǒng)在用戶手中變成一套為用戶所在單位量身定制的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。如下圖所示：合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 31系系統(tǒng)統(tǒng)設設置置案卷項目（年代）新建檔案類型文件電子原件代碼表分類表建庫結(jié)構定義界面系統(tǒng)設置示意圖所以，當用戶剛開始使用本軟件時，應該首先進入該子系統(tǒng)，進行檔案管理系統(tǒng)的定制。然后再進入其他模塊，按照定制好的方式進行檔案管理工作。系統(tǒng)設置部分設計特色：強大的定制功能，充分滿足檔案管理的發(fā)展和變化。

53、界面生成器、分類表管理和代碼表管理提供用戶定制功能完善方便的錄入界面。3.5.13.5.1 建立符合用戶要求的檔案管理結(jié)構建立符合用戶要求的檔案管理結(jié)構用戶一般需建立以下檔案管理的結(jié)構：檔案類型項目分類表案卷文件 電子原件上述工作可以通過系統(tǒng)設置子系統(tǒng)中：自定義檔案類型、選擇檔案類型、自定義數(shù)據(jù)庫結(jié)構、查看庫結(jié)構和分類表管理五個功能模塊實現(xiàn)。合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 32自定義檔案類型用戶可根據(jù)本單位檔案管理的要求，建立所需的檔案類型，例如：黨群關系、行政管理、基本建設等，并可以隨著工作的發(fā)展任意添加新的檔案類型，例如：圖書資料、聲像檔

54、案等。提供用戶自定義檔案類型的主要功能如下：添加添加：添加檔案類型并定義其屬性。包括：檔案名稱以及該當案類型是否包含項目、案卷和分類表等屬性。刪除刪除：刪除已建立的檔案類型復制復制：可以復制已有檔案類型的屬性、庫結(jié)構及數(shù)據(jù)，形成新的檔案類型。恢復恢復：恢復已刪除的檔案類型。屬性屬性：可以更改任一檔案類型的現(xiàn)有屬性，即：是否包含項目、案卷和分類表。選擇檔案類型選擇檔案類型就是指定以后要操作的檔案類型。如果您的系統(tǒng)中有兩種或兩種以上的檔案類型，在進行各種功能操作之前，必須指定檔案類型，以確定后續(xù)的操作是針對哪一個檔案類型進行的。自定義數(shù)據(jù)庫結(jié)構根據(jù)用戶選定的檔案類型及其屬性建立相應的項目庫、案卷庫

55、和文件庫。提供用戶的主要功能如下：插入、添加和刪除插入、添加和刪除：用戶可對系統(tǒng)默認的項目庫、案卷庫和文件庫字段進行任意的編輯，以滿足用戶檔案管理的需求。建庫建庫：對已定義好的上述數(shù)據(jù)庫結(jié)構進行確認和正式建立。定義錄入界面定義錄入界面：用戶可分別對已建立好的項目庫、案卷庫和文件庫結(jié)構定義其錄入和查詢界面。系統(tǒng)提供給用戶的自定義功能十分的豐富：用戶不僅可以自定義字段的排列位置和顯示大小，而且可以定義字段的輸入方式、下拉選擇框、初始值、字段組合、字體等等一系列功能，使得用戶可以充分發(fā)揮自己的天賦，設計出任意美觀和實用方便的用戶界面來。查看庫結(jié)構用來察看建立好的項目庫、案卷庫和文件庫的數(shù)據(jù)庫結(jié)構分類

56、表管理用戶可根據(jù)本行業(yè)的檔案分類規(guī)范建立相應的樹型分類結(jié)構（分類表） 。任意添加、添加子項、刪除、刪除子項分類字及其內(nèi)容（含義） ，并可任意選擇分類字的連接符，還可以從參數(shù)表中掛接分類項，使用起來十分的靈活。合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 333.5.23.5.2 對現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的其他設置對現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的其他設置代碼表設置代碼表就是系統(tǒng)中公用的表，如密級、專業(yè)、部門等，這些表的內(nèi)容在系統(tǒng)中多次使用，而內(nèi)容的范圍有限，特別是在進行數(shù)據(jù)錄入時，需要多次重復性輸入。為此把它們設置為代碼表，使其內(nèi)容變?yōu)榭蛇x項而不必手工錄入。系統(tǒng)提供用戶對代碼

57、表設置的主要功能有：新建、修改、錄入、刪除和屬性設置。用戶根據(jù)使用情況可建立越來越多的代碼表供用戶選用，可以為用戶使用檔案管理系統(tǒng)提供極大的方便。3.6 系統(tǒng)安全系統(tǒng)安全檔案系統(tǒng)的安全主要包括三部分：與檔案系統(tǒng)訪問安全設計、系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全設計和日志管理。其中：與檔案系統(tǒng)訪問安全設計包括檔案管理軟件中的權限管理；數(shù)據(jù)庫訪問密鑰；防擴散措施（ip 和 mac 地址綁定） 。系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全設計包括檔案數(shù)據(jù)的安全存儲和備份；電子文件的安全利用。日志管理包括系統(tǒng)日志、借閱日志和鑒定銷毀日志三部分，提供了完整的日志管理。如下圖所示，在電子檔案數(shù)據(jù)存儲、安全方面我們由權限管理和存儲及數(shù)據(jù)安全兩部分共五個功能模塊

58、組成。其中權限管理主要完成清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)對用戶和檔案權限的控制功能，包括了權限管理和臨時賦權兩個功能模塊；存儲及數(shù)據(jù)安全部分主要保證電子檔案數(shù)據(jù)的長期、安全的存儲以及災難的預防和恢復，包括：數(shù)據(jù)維護、數(shù)據(jù)壓縮和數(shù)據(jù)加（解）密三個功能模塊。下面就分別介紹上述內(nèi)容的各部分設計。權限和數(shù)據(jù)安全部分的設計特色如下：軟件中對檔案的權限可以控制到每一份文件是否可以瀏覽、下載和借閱。針對越權查詢的情況，提供方便的臨時賦權功能。與中辦機要局的加密系統(tǒng)完美集成，充分保證了數(shù)據(jù)的存儲、權限、傳輸過程中的安全問題，并已經(jīng)有成功案例?？刹捎昧骷夹g對電子文件原文進行瀏覽和下載，不會形成臨時文件、最大限度地保障

59、了數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?。合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 34 權權限限和和數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)安安全全數(shù)據(jù)維護電子檔案庫電子檔案原文臨時賦權權限管理用戶數(shù)據(jù)加（解）密數(shù)據(jù)壓縮掃描文件備份存儲設備權限和數(shù)據(jù)安全示意圖下面就分別介紹上述內(nèi)容的各部分設計。3.6.13.6.1 數(shù)據(jù)庫訪問密鑰數(shù)據(jù)庫訪問密鑰傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫訪問方式是直接在數(shù)據(jù)庫建立訪問的用戶和密碼，整個檔案系統(tǒng)的全部用戶都利用建立好的數(shù)據(jù)庫訪問用戶來調(diào)用數(shù)據(jù)庫里的數(shù)據(jù)。這就帶來了安全隱患，檔案數(shù)據(jù)有可能在數(shù)據(jù)庫里被直接拷貝。紫光檔案軟件采用了數(shù)據(jù)庫訪問密鑰技術，對數(shù)據(jù)庫訪問生成訪問的密鑰，檔案系統(tǒng)的用戶

60、通過密鑰訪問數(shù)據(jù)庫，保證了數(shù)據(jù)庫的訪問安全，有效地杜絕了數(shù)據(jù)庫層的泄密。3.6.23.6.2 權限管理權限管理電子檔案管理的主要目的之一，就是能夠使計算機網(wǎng)絡上的用戶可以根據(jù)需要隨時在本機上就可以檢索、查詢、瀏覽和下載所需的檔案資料。但是眾所周知，檔案是帶有保密合肥紫軟計算機科技有限公司合肥紫軟計算機科技有限公司 項項 目目 建建 議議 書書 35性質(zhì)的。權限設置子系統(tǒng)使檔案管理人員在網(wǎng)上既可保證有權用戶對檔案的有效利用，又可限制用戶對檔案的使用權限，更可以保障檔案的安全與可靠。檔案管理人員可通過該模塊對網(wǎng)上的每一個用戶及其權限、以及本單位各部門或?qū)I(yè)對檔案的權限等進行一系列靈活的設置，并可細