有關(guān)發(fā)文字號的規(guī)定

1、有關(guān)發(fā)文字號的規(guī)定發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文字號一般在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2 行處，用3 號仿宋體字標(biāo)注并居中排布?！懊睿睿?”的發(fā)文字號標(biāo)注在“命令（令） ”的發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下邊緣空2 行居中位置； “會議紀(jì)要”編號置于“會議紀(jì)要”標(biāo)識之下、紅色反線之上正中間。聯(lián)合行文一般只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。機關(guān)代字應(yīng)當(dāng)反映發(fā)文機關(guān)或部門的性質(zhì)。同一機關(guān)，部門的同一類公文的代字應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，不可有幾種寫法。機關(guān)代字一般可取機關(guān)名稱前一個或兩個字，但要注意與名稱相近的其他機關(guān)相區(qū)別。年份、 序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“”括??；序號不編虛位（即1 不編為 001） ，不加“第

2、”字?！鞍l(fā)文字號”常見錯誤析國家行政機關(guān)公文處理辦法（ 2001 年 1 月 1 日施行） 、 國家行政機關(guān)公文格式（ GB/T9704 1999）就“發(fā)文字號”的用法、格式、標(biāo)準(zhǔn)都作出了明確的規(guī)定。但是， “發(fā)文字號”在實際應(yīng)用中仍然存在多少不規(guī)范的現(xiàn)象和問題，概括起來，主要有以下八個方面。一、搭配虛字。如：X政字2002第2號”、“X發(fā)字2002第 35 號” ，這里的“字” “第”均是沒有什么實際意義的多余字，應(yīng)刪去。 規(guī)范化的用法是： “皖政 2002 2 號” （即安徽省人民政府2002年度發(fā)的第2 號文件） 、 “皖發(fā) 2002 35 號” （即中共安徽省委2002 年度發(fā)的第35

3、號文件）。二、要素顛倒。國家行政機關(guān)公文處理辦法第三章第十 條第四款已明確規(guī)定：“發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機關(guān)代字、年份、序號”， 實質(zhì)上等于指定了 “機關(guān)代字”、“年份”、“序號”三要素排列順序。 但個別地方和單位在使用“發(fā)文字號”時，并沒有按以上指定順序排 列，三要素位置顛倒。如：（76 ）榕銀農(nóng)字第85號，這一 “發(fā) 文字號”，不僅年號不全、“字” “第”多余、“括號”用錯，而且年份 前移，是錯誤的。規(guī)范化的用法應(yīng)是“榕銀農(nóng)197685號”。三、年號不全。如“X政發(fā)978號”、“X政秘866 號”，這里的“97” “86”是指1997年度、1986年度。雖然，在 廿、廿一世紀(jì)里，“97”、“86

4、”可理解為1997年、1986年，如 若事過幾個世紀(jì)或時間更長一些， 為什么不可把”97”理解為公元 97年、997年、1697年、2097年呢年號不全會給將來查找利用文件 檔案帶來很大麻煩。所以，年份號應(yīng)該寫全稱19971986國家 行政機關(guān)公文格式明確：“年份應(yīng)標(biāo)全稱”。四、錯用括號。如“X政辦（2002） 8號”、“X政辦2002 8號”，這里的年份所用的括號“（）”、“”均是錯誤的。規(guī)范的用 法應(yīng)是六角括號“，如“X政辦20028號”。五、亂設(shè)虛位。發(fā)文字號中的“發(fā)文序號”常常出現(xiàn)虛位，如“X政秘2002008號”，這里的“ 008號”應(yīng)改為“ 8號”。國 家行政機關(guān)公文格式（GB/T

5、9704 1999）已明確規(guī)定：“序號不編虛 位（即1不編為001）”。六、擺放有誤。常見錯誤有三種：一是該居中擺放而不居中；二是不該居中擺放卻居中；三是上下排放距離不當(dāng)，不是過高、就是過低。就發(fā)文字號的擺放問題，國家行政機關(guān)公文格式附件的條文釋義中講的非常明確和具體：發(fā)文字號的位置，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2 行， 發(fā)文字號與紅色反線（即文件版頭上的一條紅色橫線）之間間隔4mm（發(fā)文機關(guān)標(biāo)識與紅色反線之間的距離是 3 行位置，而發(fā)文字號應(yīng)標(biāo)在第3 行，不要緊貼紅色反線）。發(fā)文字號一般應(yīng)居中排列。其實， 發(fā)文字號的擺放有三種不同類型：有發(fā)文機關(guān)名稱加“文件”二字組成發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的（俗稱大文

6、頭）下行文， 發(fā)文字號一般標(biāo)注在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識之下、紅色反線上方，居中擺放4mn （如上規(guī)定）；上行文（上報的公文）需標(biāo)識簽發(fā)人姓名時，發(fā)文字號移到左邊，左空1 字（上下擺放位置，如上規(guī)定在紅色反線上方4mmb）,簽發(fā)人姓名居右安排，右空1字；“只用發(fā)文機關(guān)名稱作發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的公文，發(fā)文字號一般標(biāo)注在橫線（紅色反線） 之下， 公文標(biāo)題之上的右側(cè)”（見 2001 年 1 月 1 日起施行的安徽省行政機關(guān)公文處理實施細(xì)則第三章公文格式第十一條第四款） 。七、字體字號不標(biāo)準(zhǔn)。國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定：發(fā)文字號，用3 號仿宋體字。而有的字號小于3 號；字體，有的用小標(biāo)宋體字，有的用楷體，也有的用黑體，五

7、花八門。八、與“公文編號”混為一談。這一問題多出現(xiàn)在教課書中，如某函授大學(xué)編著的中國實用文體大全、某師范大學(xué)出版社、近年新出版的某函授大學(xué)教材應(yīng)用文寫作 、某省黨校系統(tǒng)干部中專教材語文等都把“公文編號”解釋為 “一般包括機關(guān)代字、 年度、 順序號” ， 把 “公文編號”混同于 “發(fā)文字號” 。“公文編號”與“發(fā)文字號”是兩個不同的概念。 “公文編號” 也叫文件編號， “是一份文件總印數(shù)的次序號”（ 實用公文詞典陜西人民教育出版社出版）， 國家行政機關(guān)公文格式（ GB/T97041999）闡述更明確：“公文份數(shù)序號（公文編號）是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號”。而“發(fā)文字號”是“由發(fā)文

8、機關(guān)代字、年份和序號組成”。除此之外， “公文編號”與“發(fā)文字號”還有兩大區(qū)別：寫法上的區(qū)別。“公文編號”的寫法過去是“XX” ，現(xiàn) 為“000XX”，位置標(biāo)于文件左上角。而“發(fā)文字號”的寫法是：“國 發(fā)19912號”即國務(wù)院1991年發(fā)的第2號文件。標(biāo)注位置的 區(qū)別。 “公文編號（公文份數(shù)序號）用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第 1 行所謂版心：即公文印刷用紙除去天頭（上白邊）、訂口（左白邊）、右白邊、下白邊，余下的可排印文字的部分。而“發(fā)文字號”，在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行，距紅色反線4mmt;大文頭（有發(fā)文機關(guān)名稱加“文件”二字組成發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的文頭）的下行文，居中排列；小文頭 （僅以發(fā)文機關(guān)名稱作發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的文頭）的下行文或平行文，移至紅色反線下靠右擺放；上行文， 需標(biāo)識簽發(fā)人姓名時，發(fā)文字號移至左邊，左空 1字（紅色反線上