檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全分析

1、檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全分析 【摘要】隨著社會(huì)的發(fā)展，自動(dòng)化辦公和電子政務(wù)的廣泛應(yīng)用。檔案管理工作逐漸從以往的傳統(tǒng)模式改變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ健?duì)此，也帶來(lái)了相應(yīng)的信息安全性問(wèn)題，檔案工作者就應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮信息技術(shù)的特點(diǎn)，同時(shí)利用新方法、新技術(shù)有效的改善信息化檔案在管理過(guò)程中所出現(xiàn)的問(wèn)題，使得檔案管理工作發(fā)揮更大的作用。 【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化管理；安全 檔案是人們信息化資源的重要組成部分，同時(shí)也是日常生活當(dāng)中必不可少的信息。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，社會(huì)運(yùn)行方式出現(xiàn)了較大的改變，常規(guī)的檔案管理工作已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前人們的各方面需求。所以，如何有效的提升檔案管理工作的管理質(zhì)量，并且有效的解決所

2、面臨的一切問(wèn)題，最大程度的服務(wù)于社會(huì)，已經(jīng)成為檔案信息化管理者的核心問(wèn)題之一。 1.檔案信息化管理模式的優(yōu)勢(shì) 1.1加快搜索速度、提高搜索準(zhǔn)確性。傳統(tǒng)的檔案管理模式，在搜索檔案時(shí)需要相關(guān)工作人員在案卷或目錄中進(jìn)行手動(dòng)的查找，其查找效率非常低，也極容易出現(xiàn)錯(cuò)誤1。在實(shí)行信息化檔案管理之后，不但可以極大程度的提升檔案信息的查找效率，還能夠極大程度的降低出現(xiàn)差錯(cuò)的可能性。1.2提升檔案信息利用率。伴隨科技的發(fā)展，環(huán)保理念也開始普及。無(wú)紙化的辦公受到越來(lái)越多的關(guān)注，并在各個(gè)部門當(dāng)中普及。辦公自動(dòng)化程度越來(lái)越高，使得紙質(zhì)檔案信息和辦公數(shù)字化辦公之間有較大的矛盾沖突。在使用信息化檔案之后，檔案的信息可以以

3、數(shù)字化、信息化的形式展現(xiàn)，從而直接在辦公數(shù)字化系統(tǒng)當(dāng)中應(yīng)用，不但有效的解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和辦公數(shù)字化的沖突，還為檔案使用者提供了極大的便利。1.3方便信息遠(yuǎn)程傳輸和共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式，使用者需要通過(guò)相關(guān)檔案管理部門進(jìn)行查找或者通過(guò)郵寄、傳真，但這些都給使用者帶來(lái)極大的不便利2。但是信息化檔案管理能夠借助信息網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)的將檔案信息傳輸于檔案使用者手中，如此在很大程度上節(jié)省了人力和財(cái)力。 2.檔案信息化管理中的安全問(wèn)題 2.1電子檔案的真實(shí)性和合法性問(wèn)題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理中，需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或者單位進(jìn)行相應(yīng)的簽字或者蓋章，其較為容易識(shí)別檔案的合法性和真實(shí)性。2.2傳輸過(guò)程中的安全性問(wèn)題。檔

4、案信息化管理模式下，檔案信息能夠借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)傳輸，這也埋下安全隱患伏筆。在傳輸過(guò)程中，極有可能出現(xiàn)篡改、竊取和偽造的可能，尤其是高度保密的檔案信息，這一問(wèn)題更是嚴(yán)重。2.3管理過(guò)程中的安全性問(wèn)題。長(zhǎng)時(shí)間保管電子檔案信息會(huì)因?yàn)橐幌盗械囊蛩囟艿接绊懞椭萍s，例如計(jì)算機(jī)軟件或硬件的使用壽命、平臺(tái)和電子檔案信息之間的一致性等。這些都需要管理人員改善管理模式，加強(qiáng)管理質(zhì)量，如果管理模式、管理質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題，則極有可能造成電子檔案信息受到損壞。 3.檔案信息化管理中問(wèn)題所對(duì)應(yīng)的策略 3.1改善電子檔案的合法性和真實(shí)性。對(duì)于電子檔案的真實(shí)性和合法性問(wèn)題，加密技術(shù)能夠有效地預(yù)防。當(dāng)前所使用的加密技術(shù)可以分為兩個(gè)

5、大類，主要分為對(duì)稱類和非對(duì)稱類。對(duì)稱類加密便是指解密和加密的秘鑰相同，目前一種加密技術(shù)的應(yīng)用較為廣泛；非對(duì)稱類的加密主要是指加密和解密用的是兩種秘鑰，簡(jiǎn)單說(shuō)就是加密的秘鑰可以公開，但是另一個(gè)用于解密的秘鑰不得公開，需要由特定的人進(jìn)行掌管，這樣的加密方式也是當(dāng)前檔案信息化管理中應(yīng)用效果較好的方式。非對(duì)稱加密方式中，可以將加密秘鑰公開給所有需要管理電子檔案部門，使他們自主的對(duì)自己的檔案進(jìn)行加密保護(hù)，這樣就能夠最大程度的對(duì)電子檔案進(jìn)行存放管理。3.2引進(jìn)全新的管理技術(shù)和管理理念。隨著我國(guó)社會(huì)信息化時(shí)代的高速發(fā)展，各個(gè)行業(yè)都有一定程度的融入高科技技術(shù)。對(duì)于檔案信息化管理工作來(lái)說(shuō)，也必須要跟隨著時(shí)代步伐

6、，將落后、傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行合理、科學(xué)的改善和創(chuàng)新，重新設(shè)計(jì)符合社會(huì)要求的檔案信息化管理模式，增加各方面的投入情況，例如人力、物力的投入，從根本上改善檔案信息化管理工作。其中，最為重要的管理內(nèi)容便是權(quán)限問(wèn)題和監(jiān)控技術(shù)問(wèn)題。需要加強(qiáng)對(duì)訪問(wèn)檔案的用戶進(jìn)行身份的驗(yàn)證，杜絕無(wú)關(guān)用戶隨意查看重要檔案。權(quán)限問(wèn)題的常用方式為給每一位用戶分配特殊的符號(hào)、字母或者數(shù)字，用戶需要輸入正對(duì)這些信息之后才可進(jìn)入。在檔案信息化管理當(dāng)中，防火墻的建立能夠有效地保障數(shù)據(jù)系統(tǒng)的進(jìn)、出兩個(gè)方向的互動(dòng)能夠得到有效的監(jiān)控和鑒別，杜絕對(duì)檔案信息的非法訪問(wèn)，從而對(duì)電子檔案的安全性、隱蔽性受到保護(hù)。3.3建立完善的安全管理制度。電子文件

7、的形成、處理、管理、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)中，都有著信息丟失或更改的可能性，并且這些丟失或更改并不會(huì)及時(shí)且容易的發(fā)現(xiàn)。對(duì)此，檔案管理部門就需要建立一套科學(xué)、嚴(yán)密、合理的管理制度，對(duì)每一份電子檔案的生命周期實(shí)行全程的管理，保證每一個(gè)環(huán)節(jié)中電子檔案的完整性。電子檔案制作人員需要對(duì)所制作的文件負(fù)責(zé)，相關(guān)部門需要設(shè)立統(tǒng)一的管理制度，在需要對(duì)檔案進(jìn)行利用時(shí)，只能夠以只讀的形式進(jìn)行查閱，以免在閱讀過(guò)程中對(duì)檔案造成破壞。除此之外，機(jī)關(guān)辦公活動(dòng)當(dāng)中所形成的公文行電子文件只要簽發(fā)之后便不得更改，如果需要更改，則必須要經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)手續(xù)才可。 綜上所述，隨著信息化社會(huì)的快速發(fā)展，其各個(gè)行業(yè)的電子檔案也會(huì)隨之增多。與此同時(shí)，檔案管理的安全性也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。發(fā)展檔案管理和國(guó)家建設(shè)當(dāng)中的核心任務(wù)便是真正全面實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，這對(duì)于相關(guān)工作人員而言，需要正確的認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的客觀存在的問(wèn)題和優(yōu)勢(shì)，并且積極主動(dòng)的使用行之有效的改善措施，使檔案信息化管理建設(shè)工作順利開展。 作者:徐曉華 單位:邢臺(tái)醫(yī)學(xué)高