淺談如何加強農業(yè)綜合開發(fā)檔案管理

1、淺談如何加強農業(yè)綜合開發(fā)檔案管理洪洞縣農業(yè)綜合開發(fā)辦公室農業(yè)綜合開發(fā)檔案管理是項目管理的一項重要內容，是項目建設的依據和必要條件，也是國家、省、市對項目竣工驗收檢查的主要內容之一，它對農業(yè)開發(fā)事業(yè)的承前啟后持續(xù)發(fā)展有著重要的推動作用，更具有總結過去、指導現在、規(guī)劃未來的參考價值。因此，做好農業(yè)開發(fā)項目檔案管理工作具有十分重要的意義。一、檔案管理工作應遵循的原則一是真實可靠性原則。農業(yè)綜合開發(fā)項目檔案包括了過去和現在項目管理工作中所形成并接受的各種項目資料，是當前和今后項目管理的重要資料。因此，歸檔的材料必須真實可靠，不能弄虛作假，擅自改變原始材料的內容，更不能以假亂真，偽造資料。二是齊全完整性

2、原則。農業(yè)綜合開發(fā)工作既包括項目建設的工程量、工程質量等外業(yè)方面，又包括工程投資、工程概預算、資金撥付、工程移交及工程管護責任落實等內業(yè)情況。如果沒有齊全完整的檔案資料，農業(yè)綜合開發(fā)的檢查、考評等工作就難以進行。為此，項目檔案資料要按照項目進度及時收集、歸檔，確保檔案資料的齊全、完整。三是規(guī)范統一性原則。隨著農業(yè)綜合開發(fā)實踐時間增長，檔案數量將越來越多，作為查考的資料和原始憑證，不僅要做到承上啟下，避免重復，更要做到利用方便，查找快捷。為此，檔案要按照統一規(guī)格歸檔，統一標準分類，做到統一保管，分類存放。二、加強組織領導，高度重視檔案管理工作農業(yè)開發(fā)檔案是農業(yè)開發(fā)項目實施管理的真實載體和歷史記錄

3、，科學、規(guī)范、齊全的檔案資料對于指導項目實施、保證項目順利驗收、為領導提供決策依據具有十分重要的現實意義。因此要加強對農業(yè)開發(fā)檔案的管理工作。一是加強領導力度，成立檔案管理小組，確定一名副主任直接負責檔案的管理工作，確定一名項目管理人員專門負責收集日常項目檔案資料，確定一名專門檔案管理人員對所收集的所有檔案進行分類、歸檔、管理等日常工作。二是加強基礎建設，配備檔案管理所需要的專用柜、電腦、復印機等檔案歸檔設施。三是建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，保證檔案管理工作規(guī)范化、制度化和科學化。三、采取有利措施，做好檔案資料的日常收集檔案齊全是檔案管理的最基本工作，在日常工作中，要明確責任，責任到人，狠

4、抓各類檔案資料的收集整理工作。對于文書檔案，要建立嚴格的收發(fā)文登記制度、由專人負責傳閱工作，做到收文不丟不壓，發(fā)文不缺不少。對于項目檔案，按照項目的前期工作、規(guī)劃設計、項目實施、項目竣工驗收、項目工程的移交管護等各個環(huán)節(jié)，由負責收集檔案資料的項目人員進行歸類收集，做到應收盡收，資料齊全完備。對于會計檔案，由會計人員在收集整理后定期入檔。四、確定農業(yè)開發(fā)歸檔資料的內容，制定合理的分類標準農業(yè)綜合開發(fā)開發(fā)檔案應分文書檔案、項目檔案、會計檔案等三個一級類目，在一級類目下還應設若干二級類目及三級類目。文書檔案分為指導類和綜合類。指導類應包括領導講話，上級來文，有關管理規(guī)定、辦法，會議材料，上機機關批準

5、的項目規(guī)劃，實施計劃等。綜合類應包括本單位發(fā)文、工作總結，典型材料，統計資料及簡報、雜志、規(guī)章制度等。項目檔案應分土地治理項目類和產業(yè)化經營項目類兩類，并按照形成時間、項目建設二條線整理土地治理項目類檔案的內容應包括：、項目前期形成的文件，“一事一議”資料、項目建議書，擴初設計及其審定意見，可行性研究報告、計劃匯編、項目批復文件、資金指標、實施方案，項目區(qū)的規(guī)劃設計等。、項目建設過程中形成的文件，包括項目和資金公示、工程招投標文件、工程建設承包合同、單項工程設計、工程監(jiān)理、工程施工記錄、進度報表等。、項目完成后形成的文件，包括項目完工驗收單，工程竣工預決算表，項目區(qū)建設工作總結，項目竣工驗收請

6、示，項目竣工報告，項目資金審計報告，有關工程建設的圖片資料、錄象、照片，工程建后的管護制度，工程移交資料、“三圖”等。、科技項目培訓的培訓計劃，培訓會議通知，培訓資料，培訓人員簽到表，培訓記錄（講課內容，授課人員，授課人員的資質證明，培訓對象），培訓總結報告，有關圖像照片等。產業(yè)化經營項目檔案內容包括：項目申報材料（項目可行性研究報告和申報書），有償資金財政承諾，產業(yè)化經營項目建議書，項目前期立項的審計報告，項目批復，項目實施計劃，項目建設工作總結，項目竣工驗收請示，項目竣工報告，項目資金審計報告，有償資金回收情況、風險預警報表等。五、提高檔案人員的業(yè)務素質，狠抓歸檔資料的管理農發(fā)工作的特殊性要求檔案管理人員既要熟悉農業(yè)開發(fā)工作的具體業(yè)務，又要掌握檔案管理的專業(yè)知識，因此，檔案管理人員要加強學習，掌握農業(yè)綜合開發(fā)項目建設的各個流程，自項目立項論證準備初期就對項目檔案工作進行全盤考慮和統籌安排，做到心中有數。在學習掌握項目知識外，還要加強檔案管理專業(yè)知識、計算機操作技能的學習，以提高他們的專業(yè)素質和檔案管理知識。各類文件資料整理歸檔是檔案管理的核心工作，必須嚴格規(guī)范，明確具體。為此在實際歸檔中，首先對收集到的檔案資料進行篩選分類，把不歸檔的資料剔除；其次，對需要歸檔的資料按形成時間、項目建設二條線進行整理；三是按檔案資料的具體內容進行歸類立