XX公司會計(jì)電算化管理制度

1、中通建設(shè)公司會 計(jì)電算化管理制度一、會計(jì)電算化崗位責(zé)任制（一）會計(jì)電算化后的工作 崗位可分為基本會計(jì)崗位和電算化會計(jì)崗位?；緯?jì)崗 位可包括：會計(jì)主管、出納、會計(jì) 核算各崗、稽核、會計(jì)檔案管理等工作 崗位。電 算化會計(jì)崗位包括直接管理、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)及會 計(jì)軟件系統(tǒng)的工作崗位。（二）電算化會計(jì)崗位和工作 職責(zé)劃分如下：1.電算主管：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì) 算機(jī)及會 計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作，要求具備會計(jì)和計(jì)算機(jī)知識，以及相關(guān)的會計(jì)電算化組織管理的經(jīng)驗(yàn)，可由會計(jì)部經(jīng)理兼任。2.軟件操作：負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會計(jì)數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會計(jì)賬簿、報(bào) 表，和進(jìn)行部分會計(jì)數(shù)據(jù)處理工作，要求具備會計(jì)軟件操作知

2、識，達(dá)到會計(jì)電算化初級知識培訓(xùn)的水平；可由基本會計(jì)崗位的會計(jì)人員兼任軟件操作崗位的工作。3.審核記賬：負(fù)責(zé)對輸入計(jì)算機(jī)的會 計(jì)數(shù)據(jù) (記賬憑證和原始憑 證等)進(jìn)行審核，操作會計(jì)軟件登記機(jī)內(nèi)賬簿，對打印輸出的賬簿、報(bào)表進(jìn)行確認(rèn)；此崗要求具備會計(jì)和計(jì)算機(jī)知識，達(dá)到會計(jì)電算化初級知識培訓(xùn)的水平，可由主管會計(jì)兼任。4.電算維護(hù)：負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟 件的正常運(yùn)行，管理機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)；此崗要求具備計(jì)算機(jī)和會 計(jì)知識，經(jīng)過會計(jì)電算化中級知識培訓(xùn)，應(yīng)由專職人員擔(dān)任。5.數(shù)據(jù)分析：負(fù)責(zé)對計(jì)算機(jī)內(nèi)的會 計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，要求具備計(jì)算機(jī)和會 計(jì)知識，達(dá)到會計(jì)電算化中級知識培訓(xùn)的水平，可由會計(jì)部經(jīng)理兼任。二、會計(jì)電算

3、化操作管理制度1.明確規(guī)定上機(jī)操作人 員對會計(jì)軟件的操作工作內(nèi)容和 權(quán)限，對操作密碼要嚴(yán)格管理，指定專人定期更換密碼，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計(jì)軟件。2.預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑 證和記賬憑證等會計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機(jī)內(nèi)賬簿。3.操作人員離開機(jī)房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會 計(jì)軟件。4.根據(jù)本單位實(shí)際情況，由專人保存必要的上機(jī)操作日志， 記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。三、計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度1.保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行是 進(jìn)行會計(jì)電算化的前提條件，要經(jīng)常對有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，保持機(jī)房和設(shè)備的整潔，防止意外事故的 發(fā)生。2.確保會計(jì)數(shù)據(jù)和會計(jì)軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)

4、和軟件的非法修改和 刪除，建立如“口令 ”、只讀等措施；對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙 備份。3.對正在使用的會 計(jì)核算軟件進(jìn)行修改、對 通用會計(jì)軟件進(jìn)行升版和計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行更換等工作，要有一定的審批手續(xù)；在軟件修改、升版和硬件更換過 程中，要保證實(shí)際會計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人 員進(jìn)行監(jiān)督。4.健全計(jì)算機(jī)硬件和 軟件出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行排除的管理措施，保 證會計(jì)數(shù)據(jù)的完整性，如安裝不 間斷電源，保證停電時(shí)，能有時(shí)間保存資料。5.健全必要的防治 計(jì)算機(jī)病毒的措施：如安裝殺毒軟件，且每星期更新殺毒軟件，每星期掃描內(nèi)存；嚴(yán)禁外來人員的軟盤在本公司 計(jì)算機(jī)上使用等。6建立系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)評 價(jià)體系，由電算主

5、管及電算維護(hù)人員定期分析。四、電算化會計(jì)檔案管理制度1.電算化會計(jì)檔案包括存 儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的 書面等形式的會計(jì)數(shù)據(jù)；會計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào) 表(包括報(bào)表格式和計(jì)算公式 )等數(shù)據(jù)。2.電算化會計(jì)檔案管理是重要的會 計(jì)基礎(chǔ)工作，要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定的要求對會計(jì)檔案進(jìn)行管理，由會計(jì)檔案管理人 員負(fù)責(zé)。3.對電算化會計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵 工作，重要會計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個不同的地點(diǎn)。4.采用磁性介 質(zhì)保存會計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介 質(zhì)損壞而使會 計(jì)檔案丟失。5.通用會

6、計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā) 會計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā) 相結(jié)合會計(jì)軟件的全套文檔 資料以及會 計(jì)軟件程序，視同會計(jì)檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。五、本制度是公司會計(jì)制度的重要部分，由公司財(cái)務(wù)總監(jiān) 制定，解釋權(quán)、修改權(quán)歸 公司財(cái)務(wù)總監(jiān)。六、本規(guī) 范自 2002 年 1 月 1 日起實(shí)施。附件：會計(jì)電算化基礎(chǔ)工作規(guī)范1.目的由于本公司的會 計(jì)核算工作已分 別完成電算化進(jìn)程相當(dāng)長的時(shí)間，針對相當(dāng)一部分的（即除銀行、現(xiàn) 金賬外）手工賬已經(jīng)取消，管理上需要用新的方法、新的規(guī) 定來保障核算 質(zhì)量，以及確保系統(tǒng)穩(wěn)定持續(xù)地運(yùn)行。特制定本規(guī)定。2.財(cái)務(wù)部電腦管理2.1 財(cái)務(wù)部電腦在公司電腦方的管

7、理下在部 門內(nèi)根據(jù)工作需要 進(jìn)行調(diào)配。2.2 部門內(nèi)電腦及財(cái)務(wù)軟件的密碼屬于財(cái)務(wù)機(jī)密，不得向部門以外的人員泄露。2.3 使用外部軟秀須經(jīng)電腦房進(jìn)行防病毒 檢測，證明無病毒后方可使用。2.4 如遇電腦異常須及時(shí)報(bào)告并請電腦方人員進(jìn)行維護(hù)。3.財(cái)務(wù)軟件的管理3.1 系統(tǒng)管理由系統(tǒng)管理人員負(fù)責(zé)管理財(cái)務(wù)軟件的使用、用戶權(quán) 限分配等事宜。系統(tǒng)管理人員要嚴(yán)守超級用戶密碼不被泄露，并定期更換。系統(tǒng)操作人員自行設(shè)置密碼并注意保密及定期更 換。3.2 財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理財(cái)務(wù)電腦數(shù)據(jù)信息系包含全部與 財(cái)務(wù)有關(guān)的賬簿資料、各種報(bào)表、分析性資 料及其它部 門報(bào)送財(cái)務(wù)保存或經(jīng)財(cái)務(wù)加工處理后而生成的信息。全部電腦數(shù)據(jù)的所有 權(quán)

8、屬于本公司所有，未經(jīng)授權(quán)不得將數(shù)據(jù)攜帶到公司以外在地方或者復(fù)制提供 給非財(cái)務(wù)的人員。任何人不論何種原因離開公司 時(shí)，都不得帶走、修改或破壞電腦數(shù)據(jù)，違者將受到公司或法律的追究。為增強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全性，防止數(shù)據(jù)因受 電腦病毒感染等 問題使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)遭到到破壞、丟 失，相關(guān)崗位和全體操作者，應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)定和安全 規(guī)定。個人電腦單機(jī)數(shù)據(jù) 個人電腦單機(jī)數(shù)據(jù)系指個人因工作需要而制作的各 處財(cái)務(wù)揶表、說明及報(bào)告等輔助資料。 由于個人電腦單機(jī)數(shù)據(jù)所有 權(quán)屬于公司所有，未經(jīng)授權(quán)不得將數(shù)據(jù)設(shè)置密碼、攜帶到公司以外在地方或者復(fù)制提供 給非財(cái)務(wù)部的人員。 個人電腦所制作的所有文件完成后均 須打印后存檔，并同時(shí)打印出文

9、件在 電腦中所存在的目 錄、文件名稱、表格名稱、制表人、打印日期及 時(shí)間要素，便于文件的查找。 個人電腦中所存在的文件無 論文件大小、資 料重要程度，在電腦硬盤允許存放的情況下，不要輕易將文件 刪除。 對于重要文件要做好 軟盤備份工作，并在備份盤標(biāo)簽上注明備份內(nèi)容。服務(wù)器及內(nèi)部網(wǎng)上數(shù)據(jù) 財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)須每季度打印并存檔，確保數(shù)據(jù)安全。 由系統(tǒng)管理員進(jìn)行財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)的 備份工作。系統(tǒng) 管理員必須每天下班前在外掛硬 盤進(jìn)行備份，采取單雙日兩套 備份制度，單日備份時(shí)覆蓋上次 單日備份數(shù)據(jù)，雙日備份時(shí)覆蓋上次雙 備份數(shù)據(jù)。 每月結(jié)賬后進(jìn)行一次年度 備份，年度備份一共 12 次，到下年度的同月 備份時(shí)覆蓋

10、 。 每月至少一次與 電腦工程師一起檢查日常備份的效果。4.電腦核算4.1 記賬憑證的編制記賬憑證必須按要求輸入，科目運(yùn)用需符合會 計(jì)制度要求。特別要注意借 貸方的紅藍(lán)字運(yùn)用，以不影響賬務(wù)正常的借貸方發(fā)生額為妥。記賬憑證的摘要應(yīng)簡明、扼要，每行應(yīng) 根據(jù)科（子目）內(nèi)容分別輸入，并能說明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈。發(fā)生調(diào)賬業(yè)務(wù)時(shí) ，若情況復(fù)雜的，必須要附有詳細(xì)的書面的說明。記賬憑證編制輸入后，須由制證人打印、粘貼 附件后簽字或蓋章，再由憑證審核人結(jié)合電腦分錄審核簽字（章）。記賬憑證的所有內(nèi)容不得涂改，若 發(fā)生錯誤應(yīng)在電腦中改寫并重新打印。記賬憑證必須寫清附件張數(shù)、附件應(yīng) 粘貼可靠防止遺失。記賬憑證的附件未

11、 經(jīng)請示（部門經(jīng)理），嚴(yán)禁抽出。經(jīng) 同意抽出的，應(yīng)予復(fù)印并在復(fù)印件上 書面說明，并加蓋審核章?，F(xiàn)金、銀 行收付憑證在收付款同 時(shí)，出納員和收款人必 須簽字。所有收、付、轉(zhuǎn) 憑證的附件，在收款或付款及 轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)完成的同時(shí)，必須由相關(guān)人員加蓋收、付、轉(zhuǎn)訖章。4.2 記賬憑證的審核記賬憑證的審核除注意以上內(nèi)容外， 還應(yīng)審核原始憑 證的合法性與合理性及會 計(jì)分隸的合法、合理性（如原始憑證 的核銷手續(xù)是否健全，是否符合國家與企 業(yè)的相關(guān)制度 規(guī)定，原始憑證本身是否合法有效；會計(jì)分錄運(yùn)用是否得當(dāng)，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的表達(dá)是否正確，處理本身是否會 給企業(yè)造成額外經(jīng)濟(jì)損失等）、審核單證金額是否一致等。5.1 初始化會計(jì)軟件的初始化工作，必須按照會計(jì)軟件的說明書和用戶使用手冊，以及國家財(cái)政部對會計(jì)核算的相關(guān) 規(guī)定，企業(yè)與部門對核算的特殊要求 進(jìn)行，力求科學(xué)、完整。根據(jù)核算要求相關(guān)子目至少設(shè)置三級。必須設(shè)置多欄式的費(fèi)用明細(xì)賬。按現(xiàn)行制度要求的格式 設(shè)置各種會 計(jì)報(bào)表。所有期初數(shù)據(jù)的 輸入，必須是根據(jù)會 計(jì)業(yè)務(wù)的要求，對所有必須分解的科目余 額進(jìn)行分解。因定資產(chǎn) 科目必須按存放地點(diǎn)逐筆 錄入。5.2 電腦核算由于會計(jì)軟件自動生成電腦賬余額，確保了計(jì)算過程的準(zhǔn)確性，徹底解放了 記賬與結(jié)賬的工作。因此，電腦 核算