企業(yè)檔案管理措施

1、措施：一、領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案工作擺上位置我們綜合檔案室自1987年成立以來(lái)，始終是一個(gè)獨(dú)立的管理部門，由公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。雖然目前隸屬技術(shù)部，但科室在職能等方面保持獨(dú)立運(yùn)作，并一直堅(jiān)持做到科技檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、職工檔案、聲像檔案等集中統(tǒng)一保管。目前專職檔案管理人員共6名，其中本科生2名，大專生2名；中級(jí)職稱2名，助級(jí)職稱3名。二、加大投入，完善檔案管理設(shè)施隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案資料逐年猛增，各分廠、部門對(duì)圖紙的利用及需求量也大大增加，為此，公司對(duì)檔案室所需設(shè)施加大了投入，并不斷完善。從2003年至今購(gòu)置了數(shù)碼復(fù)印機(jī)二臺(tái)、曬圖機(jī)一臺(tái)、專業(yè)圖紙掃描儀一臺(tái)、小型掃描儀二臺(tái)、多功能大型

2、打印機(jī)（有掃描功能）一臺(tái)、小型打印機(jī)四臺(tái)、工程繪圖儀一臺(tái)，近年，又為庫(kù)房安裝了現(xiàn)代化的密集架，總投資近500萬(wàn)。三、健全網(wǎng)絡(luò)職責(zé)，提高自身技能1、檔案室制定了可操作的檔案管理人員的職責(zé)，檔案做到不壞、不丟、不散、不亂；2、全公司建立涉檔人員網(wǎng)絡(luò)，做到每個(gè)部門（分廠）檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)抓，有責(zé)任人管。檔案室人員經(jīng)常下基層指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正；3、積極參加江蘇省、市各類檔案專業(yè)培訓(xùn)、并組織外出參觀學(xué)習(xí)；4、公司每年舉辦檔案管理人員理論知識(shí)培訓(xùn)考試，合格上崗。四、以法治檔，變?nèi)酥螢榉ㄖ?996年檔案室積極參與公司質(zhì)量管理體系工作，與國(guó)際接軌。進(jìn)一步以法規(guī)范企業(yè)檔案管理，保證本企業(yè)各項(xiàng)工作的有序開展。2

3、002年又積極進(jìn)行了各項(xiàng)新舊質(zhì)量體系的換版及認(rèn)證工作，并于2003年1月順利通過(guò)ISO9001和ISO14001體系認(rèn)證。我們還利用公司ISO質(zhì)量保證體系認(rèn)證，程序文件進(jìn)行改版，公司制度修改的有利契機(jī)，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，對(duì)原有的各項(xiàng)檔案管理制度重新修訂、不斷完善，使檔案管理工作有章可循。為確保檔案工作的有序進(jìn)行和檔案的完整、齊全，公司每月直接對(duì)檔案室歸檔率、完整率的工作責(zé)任制考核，同時(shí)又規(guī)定檔案部門每月提供對(duì)本公司各職能部門資料歸檔率達(dá)100的專項(xiàng)考核依據(jù)。在各項(xiàng)工程驗(yàn)收中，公司規(guī)定必須有檔案室簽字項(xiàng)目方可驗(yàn)收合格。五、加強(qiáng)基礎(chǔ)管理，規(guī)范業(yè)務(wù)建設(shè)公司檔案管理工作在總經(jīng)理部、技術(shù)部的關(guān)心支持

4、下，經(jīng)過(guò)多年努力，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、人員培訓(xùn)、軟硬件配套打基礎(chǔ)，開展了企業(yè)檔案信息電子化管理。我們堅(jiān)持將每年形成的各類歸檔材料按標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)整理、組卷、編目，并根據(jù)江陰市歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施辦法精神，要求文書檔案管理由原來(lái)的卷變?yōu)榧?lái)管理，并由檔案局推薦使用統(tǒng)一的檔案管理軟件，全部采用計(jì)算機(jī)來(lái)管理文書檔案。截止目前為至，各門類資料共輸入檔案系統(tǒng)：文書檔案1902卷；實(shí)物檔案輸入340件；基建檔案輸入3500卷；設(shè)備檔案輸入9654卷；產(chǎn)品檔案、科研檔案輸入870卷；底圖檔案70164張；會(huì)計(jì)檔案輸入憑證、賬薄、報(bào)表等81859冊(cè)；職工檔案輸入8073人/袋；電子檔案輸入1908盤；照片（聲像）檔案44

5、54張/盤。六、改善庫(kù)房管理?xiàng)l件，確保檔案的安全保管目前綜合檔案室總面積達(dá)1244平方米，其中庫(kù)房面積1020平方米，做到了辦公、庫(kù)房、閱覽三分開。近年，公司投入近300萬(wàn)資金為庫(kù)房按裝了現(xiàn)代化的密集架，使檔案資料的庫(kù)藏在日常管理、提供利用中更具科學(xué)性。我們的檔案庫(kù)房管理堅(jiān)持“以防檔為主、防冶結(jié)合”的方針和“堅(jiān)持實(shí)用、安全防范、科學(xué)管理、利用方便”的原則，切實(shí)做好檔案“十防”（即：防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密）的工作，確保檔案完整安全。庫(kù)房?jī)?nèi)配備了溫濕度控制和調(diào)節(jié)設(shè)備，其溫度控制在1424，相對(duì)濕度控制在45%60%。庫(kù)房溫濕度記錄有專人負(fù)責(zé)，每天記錄一次，

6、并及時(shí)錄入檔案管理系統(tǒng)中。目前檔案室?guī)觳馗黝悪n案1218528卷、冊(cè)、件、張、盤。七、提供利用，發(fā)揮檔案效益檔案庫(kù)房?jī)?nèi)實(shí)施定位管理，不同類別，不同載體的檔案都按指定位置存放并標(biāo)明檔案類目名稱，確保查閱方便。由于公司生產(chǎn)、辦公、工程建設(shè)區(qū)域比較分散，所以很多都采用電話查檔，檔案管理人員本著“優(yōu)質(zhì)服務(wù)，熱情周到”的原則，總是不厭其煩，盡最大努力滿足生產(chǎn)、工程一線的需要，按2008年統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，共接待查閱978人次，提供查閱各類檔案3009卷次；接待借閱42人次，提供借閱各類檔案130卷次；提供調(diào)閱底圖5079張次；提供復(fù)曬圖紙、資料111070張次；提供打印圖紙122391張次；為分廠、各部門修改圖

7、紙51張。嚴(yán)格執(zhí)行檔案進(jìn)出庫(kù)登記制度，建立健全的登記手續(xù)。我們還做到每二年定期對(duì)室藏檔案進(jìn)行一次盤庫(kù)，清點(diǎn)檔案數(shù)量，檢查檔案狀況，對(duì)字跡模糊、紙張破損、圖像不明的檔案資料及時(shí)進(jìn)行眷抄、裱糊、復(fù)印、照像等技術(shù)處理加以搶救。八、檔案的信息電子化建設(shè)檔案的信息電子化優(yōu)勢(shì)就是以室藏檔案資料，紙質(zhì)和機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。公司投資百萬(wàn)購(gòu)置了南京世紀(jì)科怡軟件有限公司的世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)版軟件，并配置大型數(shù)據(jù)庫(kù)，服務(wù)器等輔助設(shè)備。我們邊組卷，邊輸入計(jì)算機(jī)，與此同時(shí)，又購(gòu)買、安裝了數(shù)碼工程復(fù)印機(jī)配套掃描軟件，通過(guò)反復(fù)調(diào)試后，使用效果非