淺談秘書的超前思維和創(chuàng)新思維

1、淺談秘書的超前思維和創(chuàng)新思維第3卷第l期2003年3b溫州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報journalofwenzhouvocationalandtechnicalcollege,o1.3no.1mar.2o03淺談秘書的超前思維和創(chuàng)新思維黃若茜(溫州職業(yè)技術(shù)學(xué)院,浙江溫州325035)摘要在當前經(jīng)濟飛速發(fā)展,市場瞬息萬變的社會,超前恩維和創(chuàng)新思維對做好秘書工作是不可或缺的,秘書人員必須把握這兩種思維方式,以便更好地為領(lǐng)導(dǎo)的工作與泱策服務(wù).關(guān)鍵詞秘書;秘書工作;超前思維;創(chuàng)新恩維中圖分類號c931.3文獻標識碼a文章編號1671-4326(2003)0卜006003onsecretariescreativi

2、tyandtheirabilitytothinkbeforehandhuangruoqian(wenzhouvocationalandtechnicalcollege,wenzhou,325035,chin口jabstract:withthedevelopmentofeconomyandconstantchangeofthesociety,havingcreativityandtheabilitytothinkbeforehandisindispensabletosecretaries.therefore,secretariesshouldhavethesetwomodesofthinking

3、soastodotheiriobwellandhelptheleadertomakebetterdecisions.keywords:secretary;secretarywork;theabilitytothinkbeforehand;creativity秘書是領(lǐng)導(dǎo),主事者身邊的綜合輔助和公務(wù)服務(wù)者.秘書人員在履行參謀助手,溝通協(xié)調(diào),辦理事務(wù)等職能時,需要通過一定的思維形式認識和把握客觀事物的本質(zhì)和規(guī)律,從而順利完成工作任務(wù).因此,秘書人員能否采取恰當?shù)乃季S形式,是否科學(xué)地把握正確的思維方式,對其參謀輔助及事務(wù)服務(wù)的有效性有直接關(guān)系.就秘書的工作任務(wù)與范圍看,秘書思維過程中往往需要結(jié)合運用或

4、交替使用各種方法來分析處理各種問題,其思維形式一般來說有辯證思維,邏輯思維,逆向思維,發(fā)散思維,超前思維和創(chuàng)新思維.在當今市場經(jīng)濟飛速發(fā)展,市場瞬息萬變的信息社會中,秘書要有效地輔助其領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策,必須具有長遠發(fā)展的眼光和運籌全局的魄力,其思維必須要有前瞻性,全面性,系統(tǒng)性.因此,把握好超前思維和創(chuàng)新思維顯得尤為重要.所謂超前思維是一種按事物變化,發(fā)展規(guī)律來預(yù)測未來的思維活動,是秘書人員對領(lǐng)導(dǎo)工作和決策之前的思維活動和心理感受,是走在事件前面的一種思維方式.所謂創(chuàng)新思維是一種勇于探索未知領(lǐng)域,敢于改造和突破前人的成果,提出新問題,新見解的富有創(chuàng)新的思維方式.在日常工作中,由于秘書工作輔助性的特

5、點,秘書必須要遵循領(lǐng)導(dǎo)的工作規(guī)律辦事,其被動性較強.領(lǐng)導(dǎo)突如其來的想法,不期而至的突發(fā)事件,充滿變數(shù)的客觀現(xiàn)實往往都是始料不及的.平時多些超前思維,多做些超前服務(wù)工作,可以幫助解決工作中的難題,面對錯綜復(fù)雜,不斷變化的客觀環(huán)境能做出準確及時的反應(yīng),避免措手不及;在關(guān)鍵時刻出奇制勝,變被動為主動.及時向領(lǐng)導(dǎo)提供合理,有用的信息,從容應(yīng)對紛紜復(fù)雜的局面.在秘書工作中,一份工作報告的起草,一個活動方案的制定,一起信訪事件的處理,都離不開分析,歸納,判斷,概括的思維過程,其中蘊涵了一定的創(chuàng)造力,包含著秘書一定的創(chuàng)造思維.如果一個秘書缺少創(chuàng)造性思維的能力,在工作中只能按部就班,因循守舊,不能開創(chuàng)新的工作

6、局面,不能及時向領(lǐng)導(dǎo)提供有參考價值的決策依據(jù),就當不好參謀,助手.秘書的超前思維與創(chuàng)新思維不可或缺.本文結(jié)合職業(yè)特點,對秘書人員如何適應(yīng)客觀實際要求,自覺培養(yǎng)與運用超前思維與創(chuàng)新思維的問題【收稿日期】2003-02-06【作者簡介】黃若茜(1965-),女,浙江沮州人,沮州職業(yè)技術(shù)學(xué)院人文系講師第3卷第1期黃若茜:淺談秘書的超前思維和創(chuàng)新思維61作粗淺的探討.一,要轉(zhuǎn)變觀念,適應(yīng)新的要求秘書作為輔助領(lǐng)導(dǎo)管理的人員,從本質(zhì)上講其工作是被動的,其工作需按領(lǐng)導(dǎo)的意圖,領(lǐng)導(dǎo)的要求去做,不能越權(quán)越位,要在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)或授意下去辦文,辦事.但,這并不等于說秘書就應(yīng)該象算盤珠子一樣,撥一撥,動一動,滿足于抄抄

7、寫寫,收收發(fā)發(fā),照章行事.輔助工作也要有創(chuàng)造性和主動性,早在l985年中央就提出秘書人員應(yīng)做到”四個轉(zhuǎn)變”,即從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事,又出謀獻策;從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息;從單憑經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W(xué)化管理;從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù).隨著市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展和辦公現(xiàn)代化進程的加快,秘書工作已擴展到信息,決策,咨詢,助理和提供現(xiàn)代尖端技術(shù)服務(wù)的領(lǐng)域,工作重心已從繁瑣的事務(wù)中解脫出來,向出主意,做助手,當參謀,輔助決策的職能轉(zhuǎn)移,這更要求秘書轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念,樹立與之相適應(yīng)的思維方式和工作方法,積極地獻計獻策,參政議政,發(fā)揮補充領(lǐng)導(dǎo)思想的重要作用.因此,必須在思維領(lǐng)域中追求獨立的見解,尋

8、找新的突破,要運用創(chuàng)造性的思維能力,為領(lǐng)導(dǎo)拾遺補漏,出謀劃策,有時甚至要走在領(lǐng)導(dǎo)前面,對處于萌芽狀態(tài)的苗頭性情況進行預(yù)報,對各種事件的發(fā)展趨勢進行科學(xué)預(yù)測,沖破安于現(xiàn)狀和墨守成規(guī)的習(xí)慣,使各項工作充滿活力.二,鍛造強烈的使命感和濃厚的參政意識秘書超前思維和創(chuàng)新思維的前提是必須樹立強烈的使命感和濃厚的參政意識.一方面秘書作為輔助領(lǐng)導(dǎo)管理的人員,在工作中容易陷入”不在其位,不謀其政”思想泥潭,在成群的領(lǐng)導(dǎo)中間總抱著”不能多說一句話,不能多走一步路”的想法.這種多一事不如少一事的態(tài)度,不利于超前思維和創(chuàng)新思維的開展.另一方面一個單位領(lǐng)導(dǎo)他工作成敗關(guān)系一個系統(tǒng),一個部門,一個單位的盛衰存亡,而作為領(lǐng)導(dǎo)

9、參謀助手的秘書人員對領(lǐng)導(dǎo)的決策正確與否有著極為重要的作用.因而秘書人員必須具有強烈的社會責(zé)任感和歷史使命感,本著對人民,對事業(yè)負責(zé)的精神,積極參與領(lǐng)導(dǎo)工作,樹立鮮明,濃厚的參政意識.否則,秘書就不會積極發(fā)揮能動作用,超前思維和創(chuàng)新思維就會喪失.秘書人員必須克服消極的傳統(tǒng)觀念和低人一等的自卑心理,領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)對秘書人員的積極參政意識加以愛護和鼓勵,只有這樣,秘書人員才會具有獨立意識和獨特的思維方式,才能在思想層面,思維層面上與領(lǐng)導(dǎo)平等對話和交流.秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手但不是領(lǐng)導(dǎo)的附庸和影子,秘書是主動獨立的人,應(yīng)有獨立意識,獨立思想,觀點,思維方式,用自己獨特的方式和感受去調(diào)查研究和思考問題,把服務(wù)

10、工作和獨立思考有機結(jié)合,化被動為主動,在服務(wù)工作中不斷產(chǎn)生超前思維和創(chuàng)新思維,從而更好地做好本職工作,為社會服務(wù).三,著力提高超前思維和創(chuàng)新思維的能力秘書工作需要細致,嚴謹?shù)淖黠L(fēng),這又容易造成秘書人員思想過于謹慎保守,按部就班,亦步亦趨,跟不上時代的步伐,無法科學(xué),正確地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù),不能很好履行秘書輔助管理,綜合服務(wù)的職能.秘書要為領(lǐng)導(dǎo)提供高層次,有價值的參謀服務(wù),其思維必須走在領(lǐng)導(dǎo)工作的前面.這就要求秘書人員發(fā)揮自己的主觀能動性,把握當前形勢的各種變化和自己所在單位的基本住務(wù),以寬闊的視野從組織,長遠,整體利益出發(fā),把握領(lǐng)導(dǎo)思維時空領(lǐng)域和價值取向進行超前思維,形成自己的真知灼見.秘書要超

11、前思維,日常工作中可以從以下幾個環(huán)節(jié)具體把握:一是某項工作即將結(jié)束,新的工作將要開始時,可在總結(jié)前段工作的基礎(chǔ)上收集將要開始的新工作的信息資料,進行超前思維,為領(lǐng)導(dǎo)開展新工作做好準備.二是領(lǐng)導(dǎo)工作都有一定的計劃性,周期性,在每一個工作周期復(fù)始時,秘書都要加快思維節(jié)奏,超前思維,為領(lǐng)導(dǎo)下一周期的工作做好準備,既總結(jié)上一周期工作的經(jīng)驗教訓(xùn),又要預(yù)測下一周期工作發(fā)展的趨勢和特點,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者在新一輪工作中取得主動.三是每當實踐中出現(xiàn)某種新的情況,新的苗頭或新的傾向時,領(lǐng)導(dǎo)者都將要采取相應(yīng)的對策,開展一些新的工作.當這種新的傾向顯露時,秘書要加快思維節(jié)奏,超前思維,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者把握新傾向的特征,影響及對應(yīng)

12、辦法,盡可能做一些前期準備.四是領(lǐng)導(dǎo)的主要職能是管理決策,秘書要在領(lǐng)導(dǎo)進行決策前,加快思維節(jié)奏,為領(lǐng)導(dǎo)者即將進行的決策作好準備.這樣,既可更多地收集信息資料,更充分地進行參謀輔助思考,又可以避免因決策期間工作任務(wù)太集中而產(chǎn)生工作上的漏洞.五是每當召開重要會議之前,秘書要周密考慮,提前做好文件準備,事務(wù)準備等,并對會議要解決的問題先多做些調(diào)查研究,在充分準備的基礎(chǔ)上,確保會議的質(zhì)量與效果.總之,凡是領(lǐng)導(dǎo)者已經(jīng)意識到必須面對的而又尚未來得及具體考慮的事務(wù)和問題,秘書需要做好鋪墊性服務(wù)和輔助性工作,加快思維節(jié)奏,進行超前思維,力爭取得良好的輔助效果.秘書在運用超前思維的同時,面臨新問題,新任務(wù),新情

13、況,面對各種機遇和挑戰(zhàn),面對日益激烈的競爭秘書還需要有的創(chuàng)新思維,敢于跳出陳舊的思維模式,獨立思想,在明確崗位意識的前提下,努力探索新思路,新舉措,以適應(yīng)不斷變化的新形勢.秘書62溫州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報2003年3月創(chuàng)新思維的途徑很多,在實踐中常見的主要有以下幾種-在綜合中創(chuàng)新.秘書在信息綜合,職能綜合中,一是將有關(guān)情況與要素從新的角度,按新的思路進行思考,探求新的結(jié)構(gòu),新的功能,按照客觀事物發(fā)展的趨勢,在業(yè)務(wù)工作中采用新方法或?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)提出富有新意的建議,從而促進工作有新的發(fā)展.二是將群眾中的一些新思路,新的經(jīng)驗,新的建議進行綜合,形成集中群體智慧的新方案,供領(lǐng)導(dǎo)者參考.三是將歷史的,現(xiàn)實的,本單

14、位的,外單位的,中國的,外國的對有關(guān)事物或問題的新措施和辦法進行綜合,形成適用于本單位發(fā)展的新設(shè)想,供領(lǐng)導(dǎo)開拓思想.在適變中創(chuàng)新.每當客觀環(huán)境條件發(fā)生變化時,秘書應(yīng)敏銳地觀察和思考環(huán)境條件變化的新特點,新趨勢,新要求,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者判定新的對策,并在秘書自身業(yè)務(wù)工作中采用適用新的環(huán)境變化的新辦法,以求得工作的新發(fā)展.在探索中創(chuàng)新.在實踐中,秘書面對困難與問題,要從不同的角度,深入,具體,細致,系統(tǒng)地研究其原因,要素,內(nèi)在本質(zhì)的聯(lián)系與外在環(huán)境的關(guān)系,探索解決問題的新方法,方能在創(chuàng)新思維中使問題和困難得到解決.這樣,每當解決一次困難和問題,就能使工作向前邁進一大步,使創(chuàng)新思維得到一次新的發(fā)展.與此同時

15、,秘書的超前思維和創(chuàng)新思維也在無形中得到了鍛煉與強化.四,要科學(xué),合理地進行超前思維和創(chuàng)新思維秘書不僅要進行超前思維和創(chuàng)新思維,還要使超前思維和創(chuàng)新思維的過程和結(jié)果具有合理性,可靠性及客觀真實性.首先表現(xiàn)在這兩種思維的尺度把握上不能天馬行空,任意馳騁,它必須符合國家政策,法律規(guī)范和組織規(guī)范,必須遵從秘書職業(yè)道德,它要受到秘書崗位職責(zé)和工作原則的約束.有人說秘書難當,這話不假,難就難在從創(chuàng)新意識與創(chuàng)新實踐的矛盾中尋找結(jié)合點,秘書工作的特點要求你既不能脫離現(xiàn)實,也不能沒有理想,是一種既要實事求是的考慮,又要有超前思維和創(chuàng)新思維的復(fù)雜工作.比如制定一個工作計劃或安排一次會議,都要有周密的思考與安排,

16、做大量的準備工作,既要求按客觀實際做出安排,又要預(yù)計到事物的發(fā)展與變化.同時秘書工作還應(yīng)堅持”圍核機制”原則,其加快節(jié)奏的思維不能與領(lǐng)導(dǎo)脫節(jié),并始終圍繞領(lǐng)導(dǎo)的思維軌跡運轉(zhuǎn),盡可能符合領(lǐng)導(dǎo)的意圖.當其思想馳騁在廣闊的思維空間時,絕不能忘了實事求是的工作原則,要保證向領(lǐng)導(dǎo)所提供的信息情況的準確性.秘書要努力培養(yǎng)縱觀全局,審時度勢,因勢利導(dǎo)的能力,為領(lǐng)導(dǎo)理順工作思路與超前決策提出好的意見和建議.其次表現(xiàn)在思維方式,方法的科學(xué)性上.科學(xué)是衡量一切社會事物和社會現(xiàn)象的唯一準繩,也是衡量人類思維活動的唯一準繩,科學(xué)地進行超前思維和創(chuàng)新思維要求秘書具有廣博的知識,深邃的思考力,理解力以及對信息的綜合加工能力,善于透過現(xiàn)象看本質(zhì),正確地認識事物的主流把握事物發(fā)展的趨向,依靠科學(xué)手段預(yù)測出事物變化的未來;要綜觀全局,突出重點,主動圍繞領(lǐng)導(dǎo)展開工作,科學(xué)地調(diào)查研究,并把科學(xué)的工作和方法運用到領(lǐng)導(dǎo)工作和社會經(jīng)濟的各個領(lǐng)域,將它貫穿于領(lǐng)導(dǎo)決策的全過程;要拓展思路,放開眼界,抓住領(lǐng)導(dǎo)工作的重點,熱點,難點,開展調(diào)研活動,為領(lǐng)導(dǎo)提供