全面分析生產(chǎn)問(wèn)題的關(guān)鍵

1、全面分析生產(chǎn)問(wèn)題的關(guān)鍵明確流程關(guān)系企業(yè)組織架構(gòu)與組織運(yùn)作的沖突原因 如何解決組織架構(gòu)與組織運(yùn)作的沖突 企業(yè)持續(xù)發(fā)展過(guò)程中的問(wèn)題的演變報(bào)表的必要性企業(yè)組織架構(gòu)與組織運(yùn)作的沖突原因1.1.組織架構(gòu)和權(quán)責(zé)總經(jīng)理圖1 1企業(yè)的一般架構(gòu)不同類型的企業(yè)由于其經(jīng)營(yíng)方向的區(qū)別，企業(yè)的組織架構(gòu)和組織運(yùn)行方式 公司亦制造部制造科犒臘科設(shè)備科館售科克服科市場(chǎng)部聶好的婭理就是那聊有足夠的才醤去挑選那些能做他想做的事的優(yōu)秀人 乩井且當(dāng)他們?cè)谧鲞呅┦碌臅r(shí)餛能 有足夠的盲治力以進(jìn)免混亂.西翼多啰聊福各不相同。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于制造(DFBDFB (DFBDFB型的企業(yè)，其組織架構(gòu)大致按照 如圖1 1的所示。在組織架構(gòu)的樹(shù)狀圖中

2、，總經(jīng)理處于最高的位置，一般由公司辦 公室來(lái)專門(mén)協(xié)助總經(jīng)理開(kāi)展工作；往下便是企業(yè)的一級(jí)主管部門(mén)，包括采購(gòu)部、 制造(DFBDFB( DFBDFB部、財(cái)務(wù)部和市場(chǎng)部等，其中可以存在多個(gè)同樣類型的部門(mén)； 各主管部門(mén)之下，還可以細(xì)分為各個(gè)執(zhí)行具體任務(wù)的科室。企業(yè)中各個(gè)部門(mén)由于運(yùn)作時(shí)所要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)不同，承擔(dān)的職責(zé)也是不同的。每個(gè)部門(mén)都有各自的控制計(jì)劃或管理規(guī)定， 以便更好地指導(dǎo)各部門(mén)完成工作任務(wù)。 例如，制造（DFBDFB （DFBDFB部門(mén)的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)規(guī)定了生產(chǎn)線上應(yīng)注意的事項(xiàng)；檢 驗(yàn)部門(mén)的規(guī)范書(shū)規(guī)定了檢驗(yàn)工程必須使用的工具，以及產(chǎn)品必須達(dá)到的強(qiáng)制標(biāo)準(zhǔn)2.2. 組織運(yùn)作中產(chǎn)生沖突的原因在傳統(tǒng)的ISO

3、 90009000質(zhì)量認(rèn)證體系中，4.34.3 4.74.7的部分分別針對(duì)各個(gè)部門(mén)， 具體討論了合同評(píng)審、設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)，以及文件控制的標(biāo)準(zhǔn)，要求各個(gè)部門(mén)都要達(dá)到 各自相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。但是，各部門(mén)都達(dá)到了 ISO 90009000的標(biāo)準(zhǔn)，并不意味著就一 定能實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)效率和效果的提高。企業(yè)是多部門(mén)的綜合體，企業(yè)的整體效率和效果并不是各部門(mén)效率和效果的簡(jiǎn)單累加。實(shí)際上，企業(yè)所遇到的大多數(shù)重要課題都是跨功能跨部門(mén)的，需要多部門(mén)的協(xié)同努力，其間任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，就可能影響整個(gè)企業(yè)的效率和 效果。多部門(mén)協(xié)作過(guò)程中，往往不可避免地要產(chǎn)生一些沖突，產(chǎn)生原因可能包括： 責(zé)任部門(mén)的權(quán)責(zé)規(guī)定不清晰、部門(mén)之間存在著利

4、益沖突，以及表單記錄的過(guò)于繁 瑣等因素都可能導(dǎo)致效率的下降。解決組織運(yùn)作中的沖突：流程改造與組織重組什么是流程（Process）流程是指一個(gè)或一系列有規(guī)律的行動(dòng)， 這些行動(dòng)以確定的方式發(fā)生或執(zhí)行， 導(dǎo)致特定結(jié)果的出現(xiàn)一一單個(gè)或一系列連續(xù)的操作。 簡(jiǎn)單地說(shuō)，流程就是將輸入 轉(zhuǎn)化為輸出的一系列的活動(dòng)。流程是單個(gè)或一組的活動(dòng)，先獲取輸入，再向內(nèi)部 或外部的用戶提供輸出。絹糾運(yùn)作產(chǎn)生沖突的原因責(zé)悝部門(mén)權(quán)責(zé)莎請(qǐng)晰不同部門(mén)間的制益糾葛過(guò)于僚瑣岐套里記隸.H3W.W 雀住與制量公司所從事的幾乎所有活動(dòng)都至少包括一個(gè)流程。例如，生產(chǎn)、交易、銷售和招聘等流程。生產(chǎn)流程是指依靠機(jī)器生產(chǎn)，對(duì)原材料進(jìn)行物理加工，并把

5、最 終產(chǎn)品交付外部用戶。產(chǎn)品質(zhì)量受生產(chǎn)流程的影響很大。DAMIC改善流程流程改善的目的是為了消除流程中的不合理、不順暢和不節(jié)約的部分，提高產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量，提升客戶的滿意度，從而獲得更大的收益。流程改善的方 法有DANIC方法，其涵義為：界定核心流程（Define）、分析關(guān)鍵原因（Analyze）、評(píng)估和監(jiān)控問(wèn)題（Measure）、改善問(wèn)題（Imp rove ）和控制（Control）。如圖3 3所示，詳細(xì)描述了 DAMIC發(fā) 揮流程改善作用的過(guò)程和所涉及到的要素。圖3 3 DAMIC改善流程圖2 2流程的概念CMMC改驀流春哪方面的Otpllff 哪方面的暮戶嚴(yán)品實(shí)現(xiàn)駅出Rnceea冕程ff

6、cw Vfeny.tff 如訶at量SDefine:界定核心問(wèn)題流程改造和組織重組時(shí)，要思考企業(yè)各部門(mén)之間的關(guān)聯(lián)性，因此首先要界 定核心問(wèn)題。以流程的觀點(diǎn)確認(rèn)核心的問(wèn)題點(diǎn)。 Analyze :分析關(guān)鍵原因80/2080/20 原則表明， 絕大部分的問(wèn)題可能都集中在某幾個(gè)運(yùn)作流程， 其產(chǎn)生原 因也是相對(duì)集中的。 只要能真正分析出關(guān)鍵原因， 排除主要問(wèn)題后， 其它的問(wèn)題 也就容易處理了。 Measure :量評(píng)和監(jiān)控問(wèn)題 界定出核心問(wèn)題后，應(yīng)注意追蹤核心問(wèn)題的發(fā)展情形，調(diào)查問(wèn)題點(diǎn)究竟是從哪個(gè)階段或哪個(gè)部門(mén)開(kāi)始產(chǎn)生的，評(píng)估問(wèn)題的來(lái)源。improve:改善解決關(guān)鍵問(wèn)題分析得出問(wèn)題產(chǎn)生的關(guān)鍵原因后，就能

7、有針對(duì)性地提出有效的改善措施， 將問(wèn)題所帶來(lái)的不良影響降低到最低的程度。 Contro l:確?？?jī)效受控 流程的改善是一個(gè)長(zhǎng)期持續(xù)的改善過(guò)程，必須加強(qiáng)對(duì)流程改善后的監(jiān)控，用標(biāo)準(zhǔn)化的技巧來(lái)確保指標(biāo)績(jī)效處于最佳的受控狀態(tài)， 進(jìn)而確保整個(gè)運(yùn)作流程的 流暢。從流程角度解決組織運(yùn)作中的沖突 一般說(shuō)，公司組織運(yùn)作中所出現(xiàn)的矛盾和沖突大部分都來(lái)源于責(zé)任部門(mén)的 權(quán)責(zé)規(guī)定不清晰、 部門(mén)間存在著利益沖突， 以及過(guò)于繁瑣的表單記錄等多方面的 因素。為了解決組織運(yùn)作中的沖突， 從流程分析和改善的角度出發(fā)， 實(shí)現(xiàn)企業(yè)組 織的重新組合， 從而保證組織運(yùn)行的順暢。 實(shí)現(xiàn)流程改善和組織重組的具體措施 如下:1.1. 以流程為

8、主軸組建管理架構(gòu) 界定出整個(gè)運(yùn)作流程，描繪出流程運(yùn)作的現(xiàn)狀，這樣就容易準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)出 當(dāng)前運(yùn)作流程中的矛盾的來(lái)源。 針對(duì)現(xiàn)狀提出最適宜的改善措施， 實(shí)現(xiàn)流程的合 理化。企業(yè)內(nèi)部多種流程經(jīng)過(guò)改善并匯總起來(lái)，就代表了整個(gè)公司的運(yùn)作方式。如圖 4 4 所示，以新流程為主軸組建公司新的管理架構(gòu)。客戶的需求和利潤(rùn) 的追求是整個(gè)公司的需求方向， 以此將每一個(gè)運(yùn)作流程都分別規(guī)劃下來(lái)， 并規(guī)定 相關(guān)的責(zé)任部門(mén)，制訂運(yùn)作流程的衡量指標(biāo)。這樣，通過(guò)流程改造的步驟，將流權(quán)責(zé)與能力教育訓(xùn)第盍求1 F .容戶珮貴 住-Jt -Liir r程重新組合，進(jìn)而對(duì)公司的責(zé)任部門(mén)做出相應(yīng)的調(diào)整圖4 4以流程為主軸組建管理架構(gòu)2.2

9、. 以部門(mén)職責(zé)為主軸組建權(quán)責(zé)當(dāng)把運(yùn)作流程重新確定之后，公司的責(zé)任部門(mén)也需要做出相應(yīng)的變化。為 了實(shí)現(xiàn)提高客戶的滿意度和提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的目標(biāo)，這些不同的責(zé)任部門(mén)所定義的工作內(nèi)容是各自不一樣的，因此，必然要涉及到各責(zé)任部門(mén)所承擔(dān)權(quán)責(zé)的重 新合理的分配。如圖5 5所示，以部門(mén)職責(zé)為主軸，剖析每個(gè)運(yùn)作流程中所涉及到的部門(mén)，明確各個(gè)部門(mén)和崗位在流程中所賦予的權(quán)力和所需承擔(dān)的責(zé)任。同時(shí)，部門(mén)和個(gè)人各自分別需要具備必要的能力，以便勝任所承擔(dān)的權(quán)責(zé)。當(dāng)發(fā)現(xiàn)能力不夠時(shí)， 應(yīng)按照工作說(shuō)明書(shū)的要求，擬定教育訓(xùn)練計(jì)劃，從而有效地提高部門(mén)和員工的能 力。5 5以部門(mén)職責(zé)為主軸的組建權(quán)責(zé)3.3. 以相關(guān)規(guī)定的合理性來(lái)提

10、高效率公司在日常運(yùn)作中都要執(zhí)行很多相關(guān)的規(guī)章制度，這些規(guī)章制度對(duì)公司的矛首與矍分折逢決資任胡門(mén)各項(xiàng)管理提供了很大幫助。但是，并不是所有的規(guī)定都是正確的，不合理的規(guī)定 非但不能幫助企業(yè)改善管理，甚至很可能與公司的正常運(yùn)作發(fā)生沖突， 從而影響到整個(gè)企業(yè)的行政效率。圖6 6以相關(guān)規(guī)定的合理性來(lái)提高效率因此，應(yīng)認(rèn)真嚴(yán)格地檢查企業(yè)內(nèi)各部門(mén)的各項(xiàng)規(guī)定是否合理和有必要。凡 是對(duì)生產(chǎn)和管理會(huì)產(chǎn)生負(fù)面影響的規(guī)定，都要堅(jiān)決、徹底地予以廢除；對(duì)于那些 比較繁瑣并且累贅的規(guī)定，要盡最大可能地加以整合和簡(jiǎn)化。合理的規(guī)定應(yīng)該是 行政作業(yè)管理的主因，能卓有成效地提高企業(yè)的行政效率。如圖6 6所示。4.4. 以報(bào)表記錄的簡(jiǎn)化

11、減少行政作業(yè)企業(yè)運(yùn)用表單記錄的最終目的是為了提供管理方面的參考資料，作為分析 決策的依據(jù)。與管理規(guī)定的運(yùn)用一樣，使用表單記錄時(shí)也應(yīng)清楚使用目的， 而不 是追求形式的為了記錄而記錄。主觀、武斷地認(rèn)為推行質(zhì)量體系就意味著要填寫(xiě) 大量的程序文件和表單，“越多越好”地將表單記錄統(tǒng)統(tǒng)交給評(píng)審員進(jìn)行審查。 這是對(duì)報(bào)表記錄使用的一種誤解。在任何公司，都不可避免地要填寫(xiě)大量的表單記錄，這項(xiàng)工作需要耗費(fèi)相 當(dāng)大的精力和很多寶貴的時(shí)間。因此，必須要根據(jù)實(shí)際需要，切實(shí)地認(rèn)真研究報(bào) 表記錄存在的必要性，以減少行政作業(yè)的過(guò)重負(fù)擔(dān)。企業(yè)應(yīng)更多地關(guān)注與管理重 點(diǎn)有關(guān)的報(bào)表記錄，合并和取消那些可有可無(wú)、意義不大的報(bào)表記錄。如

12、圖7 7所示。護(hù)W與沖突1Vk/一 一IsLlsI更星書(shū)圖7 7以報(bào)表記錄的簡(jiǎn)化減少行政作業(yè)5.5. 以衡量指標(biāo)監(jiān)控管理架構(gòu)的有效性圖8 8以衡量指標(biāo)監(jiān)控管理架構(gòu)的有效性流程規(guī)劃的目的是希望能使流程在最有效的狀態(tài)下運(yùn)作。那么，必須有一個(gè)合適的衡量指標(biāo)來(lái)衡量運(yùn)作流程是否真正有效。例如設(shè)備的運(yùn)作流程的衡量指標(biāo)就是計(jì)劃外的停歇時(shí)間，停歇時(shí)間越長(zhǎng)，說(shuō)明流程狀況越糟糕圖9 9問(wèn)題的發(fā)現(xiàn)與持續(xù)改善衡量指標(biāo)并不僅僅是靜態(tài)的記錄和列表，而是要和上一階段的情形做比較，并與未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)的趨勢(shì)作比較， 從中找到流程狀況的變化規(guī)律。因此，制訂 一種用來(lái)衡量流程狀況是否有效的指標(biāo)是非常必要的。通過(guò)衡量指標(biāo)的描繪，能準(zhǔn)

13、確地發(fā)現(xiàn)流程運(yùn)作中出現(xiàn)的問(wèn)題點(diǎn)究竟集中在 合ean粗康賣(mài)錄客戶茍剌 和翕堀衣廉盤(pán)坯I/他 *聶 H 記f I砒性差什么地方。如圖9 9所示，改善前，流程中的問(wèn)題點(diǎn)的分布比較寬；經(jīng)過(guò)改善后， 問(wèn)題點(diǎn)越來(lái)越往中央集中，在上下界限附近分布越來(lái)越少。改善后的問(wèn)題點(diǎn)越集 中，越能說(shuō)明流程運(yùn)作狀況越穩(wěn)定。企業(yè)問(wèn)題的演變和確保流程有效的標(biāo)準(zhǔn)化技巧企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的問(wèn)題的演變企業(yè)在成立、發(fā)展過(guò)程中，不可避免地會(huì)常常遇到很多問(wèn)題。經(jīng)過(guò)分析問(wèn) 題產(chǎn)生的原因，可以發(fā)現(xiàn)，企業(yè)所遇到的問(wèn)題主要來(lái)源于三個(gè)方面：總體運(yùn)作流程過(guò)程中的問(wèn)題；生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)人員的人為失誤；企業(yè)的基1.1.基本技術(shù)問(wèn)題由于企業(yè)基本技術(shù)所造成的問(wèn)題點(diǎn)所占的

14、比例最低。企業(yè)的基本技術(shù)包含:設(shè)備部分、產(chǎn)品設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)部分，以及工藝設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)部分。一般來(lái)說(shuō)，基本技 術(shù)是企業(yè)最基礎(chǔ)的部分，企業(yè)的全體人員都會(huì)關(guān)注基本技術(shù)方面的問(wèn)題，因此， 這方面的問(wèn)題相應(yīng)地也自然發(fā)生得最少。2.2. 人為問(wèn)題大部分問(wèn)題的產(chǎn)生與人員有直接的關(guān)系，因?yàn)楣镜慕M織架構(gòu)都由人來(lái)操 作，所有的工藝參數(shù)也大都由人來(lái)設(shè)定，所有的設(shè)備也都由人來(lái)進(jìn)行保養(yǎng)和操作。 因此，由于人為失誤造成的問(wèn)題所占的比例最高。 其中，新手最容易出現(xiàn)人為的 失誤。3.3. 總體流程運(yùn)作問(wèn)題總體流程運(yùn)行而造成的問(wèn)題，其比例雖然低于人為失誤所造成的問(wèn)題比例，流程與過(guò)程的結(jié)果PDCA然而它對(duì)企業(yè)效率產(chǎn)生的影響卻是最大的

15、。 企業(yè)中的單個(gè)部門(mén)運(yùn)作流程如果不順 暢，很可能會(huì)導(dǎo)致整個(gè)企業(yè)的運(yùn)行效率低下。 因此，流程運(yùn)作問(wèn)題是企業(yè)需要優(yōu) 先考慮解決的問(wèn)題。標(biāo)準(zhǔn)化技巧確保流程有效：程序文件1.1.什么是程序和程序文件程序是一種描述一系列活動(dòng)或運(yùn)作流程的方式，它可能以文字的形式記錄 下來(lái)，也可能是約定俗成的標(biāo)準(zhǔn)，并不需要文字記錄。所謂程序文件，就是將程 序用文字記錄下來(lái)，作為文件而長(zhǎng)期、妥善地保留下來(lái)。企業(yè)相關(guān)的管理規(guī)定是企業(yè)的經(jīng)過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的程序文件。在生產(chǎn)管理中，不 能違背標(biāo)準(zhǔn)程序文件的要求。例如，ISO 90009000質(zhì)量認(rèn)證體系是由一系列標(biāo)準(zhǔn) 化的程序文件組成的。如果企業(yè)在生產(chǎn)管理中沒(méi)有遵循ISO90009000的

16、標(biāo)準(zhǔn)，就不能順利地通過(guò)專家的評(píng)審，無(wú)法宣稱已經(jīng)通過(guò)ISO90009000質(zhì)量認(rèn)證體系的認(rèn)證。2.2. 標(biāo)準(zhǔn)化保證流程的有效性流程運(yùn)作的有效性需要通過(guò)恰當(dāng)?shù)暮饬恐笜?biāo)來(lái)衡量。程序文件就是衡量流 程有效性的指標(biāo)。如圖1111所示，必須認(rèn)真思考運(yùn)作流程的每一步驟的輸入是什 么，輸出又是什么。將這些監(jiān)控和測(cè)量的結(jié)果記錄下來(lái)并形成文件，移交給下一個(gè)部門(mén)，從而使整個(gè)流程得以繼續(xù)運(yùn)行下去。 標(biāo)準(zhǔn)化的程序文件記錄了每一個(gè)步 驟的輸入和輸出，清楚地界定了每個(gè)責(zé)任部門(mén)各自所承擔(dān)的權(quán)責(zé)。_ _ | 過(guò)程 PROCESS 包含必須的資源対何*輸出OUTPUT- PRODUCT監(jiān)控與量測(cè)MONITORING AND ME

17、ASUREMENT OPPORTUNITIES:圖1111標(biāo)準(zhǔn)化技巧監(jiān)控流程運(yùn)作標(biāo)準(zhǔn)化的程序文件定義出了流程運(yùn)作的衡量指標(biāo)。憑借相關(guān)的表單記錄，F(xiàn)DCA將各個(gè)部門(mén)按照流程運(yùn)作的形式串聯(lián)起來(lái)， 監(jiān)控各個(gè)部門(mén)之間的互動(dòng)性，從而確 保整個(gè)流程運(yùn)作的有效性，最終達(dá)到滿足客戶需求的目的?！景咐繄?bào)表的必要性：生產(chǎn)產(chǎn)品與生產(chǎn)報(bào)表某企業(yè)策劃部門(mén)的一位助理向他的主管經(jīng)理訴苦，抱怨工作太辛苦了，每天都要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力遞送大量的數(shù)據(jù)報(bào)表。 而且只要訂單一旦發(fā)生修改， 所有的數(shù)據(jù)報(bào)表就又得重新做、 重新遞送。由于這家企業(yè)專門(mén)從事食品加工， 進(jìn) 入車間都得更換拖鞋。根據(jù)這位助理的統(tǒng)計(jì)，他每天來(lái)來(lái)回回遞送報(bào)表時(shí)，

18、僅是 更換拖鞋的次數(shù)就高達(dá)260260多次。助理以工作太辛苦為理由，要求經(jīng)理給他加薪。 經(jīng)理決定陪同這位助理一起遞送報(bào)表，以便考察助理的工作是否真的如他自己描 述的那么辛苦。經(jīng)過(guò)考察，經(jīng)理發(fā)現(xiàn)這位助理的描述果真基本屬實(shí)，確實(shí)需要花 很多時(shí)間用于報(bào)表的遞送。但是，經(jīng)理同時(shí)也發(fā)現(xiàn)這位助理每天遞送的報(bào)表大部 分都是沒(méi)有必要的。如下表所示，當(dāng)客戶的訂單發(fā)生修改時(shí)，這名助理所要完成 的工作。報(bào)表名濡接夷對(duì)象分析處理意丸更融原贈(zèng)iTiT單存襠保留訂單，是対了肪止電融中數(shù)據(jù) 萬(wàn)一至翻I I能本部門(mén)存入電腦慕境電胞系統(tǒng)從來(lái)滾有掘壞過(guò)表單浚 有岀現(xiàn)丟失的替況只更新電腌泵繞中的 表里數(shù)據(jù)出貨單血門(mén)市部己經(jīng)有訂單原舗取消遞送制造單恆f制遇單位只夬右一周之內(nèi)的訐單蜜 動(dòng)毎周送一次訂單總就辦公室總載從來(lái)不看腰消謹(jǐn)送從表中可以看出，雖然這位助理每天都很忙碌，但他所做的事情很多都是沒(méi)有意義的。事實(shí)上，很多表單數(shù)據(jù)都是可以進(jìn)行合并或取消。因此，他的辛苦 工作并不能真正幫助公司增加效益， 這位助理完全可以輕輕松松地工作， 而且還 能達(dá)到與以前一樣好的工作