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文檔簡(jiǎn)介
1、 資料內(nèi)容僅供您學(xué)習(xí)參考,如有不、|之處,請(qǐng)聯(lián)系改正或者刪除。 公司采購(gòu)流程管理制度 為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本, 滿足工公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求,進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程,加強(qiáng)與 各部門間的配合,特制訂本制度。 、請(qǐng)購(gòu)及其規(guī)定 1. 請(qǐng)購(gòu)單的要素 完整的請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)包括一下要素: (1) 請(qǐng)購(gòu)的部門; (2) 請(qǐng)購(gòu)物品所屬項(xiàng)目; (3) 請(qǐng)購(gòu)的用途; (4) 請(qǐng)購(gòu)的物品名; (5) 請(qǐng)購(gòu)的物品數(shù)量; (6) 請(qǐng)購(gòu)的物品規(guī)格; (7) 請(qǐng)購(gòu)物品的樣品、圖片或詳細(xì)參數(shù)資料等; (8) 請(qǐng)購(gòu)的物品的需求時(shí)間; (9) 請(qǐng)購(gòu)如有特殊需要請(qǐng)備注; (10) 請(qǐng)購(gòu)單填寫人; (11) 請(qǐng)
2、購(gòu)部門主管; (12) 請(qǐng)購(gòu)單審核人; (13) 財(cái)務(wù)審核人; (14) 公司董事長(zhǎng)。 3. 請(qǐng)購(gòu)單及其提報(bào)規(guī)定 (1) 請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰,由公司董事長(zhǎng)審核 批準(zhǔn)后報(bào)行政部門; (2) 固定資產(chǎn)申購(gòu)按照附表一(固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表)的格式進(jìn) 行填寫提報(bào); (3) 其它材料及工程項(xiàng)目申購(gòu)按照附表二(物資采購(gòu)申請(qǐng)表) 的格式填寫提報(bào); (4) 日常零星采購(gòu)按照公司印制的按照附表三(物資采購(gòu)審批 單)的格式填寫提報(bào); (5) 請(qǐng)購(gòu)部門在提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)要求采購(gòu)部簽字接收,請(qǐng)購(gòu)部 門需備份請(qǐng)購(gòu)單; (6) 涉及的請(qǐng)購(gòu)數(shù)量過(guò)多時(shí)能夠附件清單的形式進(jìn)行提交,為 提高效率該清單的電子文檔也需一并提
3、交; (7) 遇公司日常運(yùn)營(yíng)急需的物資,公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況,能夠電 話或其它形式請(qǐng)示,征得同意后提報(bào)行政部門,簽字確認(rèn)手續(xù)后 補(bǔ)。 (8) 如果是單一來(lái)源采購(gòu)或指定采購(gòu)廠家及品牌的產(chǎn)品,請(qǐng)購(gòu) 部門必須作出書面說(shuō)明。 (9) 請(qǐng)購(gòu)單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采 購(gòu)部。 4. 公司物資請(qǐng)購(gòu)單的提報(bào)部門 (1) 公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其它生活及 辦公項(xiàng)目由行政部提報(bào); (1) 公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。 資料內(nèi)容僅供您學(xué)習(xí)參考,如有不、|之處,請(qǐng)聯(lián)系改正或者刪除。 二、請(qǐng)購(gòu)單的接收及分發(fā)規(guī)定 1、請(qǐng)購(gòu)的接收要點(diǎn) (1) 采購(gòu)部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購(gòu)單的填寫
4、是否按照規(guī) 定填寫完整、清晰,檢查請(qǐng)購(gòu)單是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審批; (2) 接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無(wú)計(jì)劃不采購(gòu),名稱規(guī)格等不完整 清晰不采購(gòu),圖片或詳細(xì)參數(shù)資料不全不采購(gòu),庫(kù)存已超儲(chǔ)積壓的 物資不采購(gòu)的原則; (3) 通知倉(cāng)庫(kù)管理人員核查請(qǐng)購(gòu)物資是否有庫(kù)存; (4) 對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購(gòu)物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門。 2、請(qǐng)購(gòu)單的分發(fā)規(guī)定 (1) 對(duì)于請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工 處理; (2) 對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理; (3) 無(wú)法于請(qǐng)購(gòu)部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購(gòu)部門; (4) 重要的項(xiàng)目采購(gòu)前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。 3. 采購(gòu)周期的規(guī)定 (1)常規(guī)商品采購(gòu)周期在7天15天
5、。 (2) 遇到緊急采購(gòu)應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購(gòu)的策略, 緊急采購(gòu)商品周期在3天時(shí)間; 三、詢價(jià)及其規(guī)定 1. 詢價(jià)請(qǐng)應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱,了 解請(qǐng)購(gòu)物品及其技術(shù)要求,遇到冋題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購(gòu)部門溝通; 2. 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采 購(gòu); 3. 對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理; 4. 所有采購(gòu)項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià),原則能 不經(jīng)過(guò)其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià); 5對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品能夠 推薦采購(gòu)替代品; 6. 遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購(gòu)金額大于10萬(wàn)的 采購(gòu)情況,詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請(qǐng)報(bào)
6、價(jià)或投標(biāo)單位 的基本情況,按照附表四(擬報(bào)價(jià)/招標(biāo)單位名單)的格式提報(bào)公司 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書; 7. 詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià); 8. 除固定資產(chǎn)外單次采購(gòu)金額在1萬(wàn)元以下項(xiàng)目能夠自行采購(gòu); 單次采購(gòu)金額預(yù)算金額在1萬(wàn)元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少三家 上的供應(yīng)商參與比價(jià)或招標(biāo)采購(gòu),比價(jià)或招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)至少邀請(qǐng)四家 以上單位參與;單次采購(gòu)金額預(yù)算價(jià)格在20萬(wàn)元以上的項(xiàng)目應(yīng)由 采購(gòu)部組織招標(biāo),公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督;單次采購(gòu)金額預(yù)算價(jià)格 在100萬(wàn)元以上的項(xiàng)目由公司董事長(zhǎng)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理 招標(biāo); 9 比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力, 具有
7、提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力; 10. 比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)按照附表五(材料或設(shè)備詢價(jià)表) 的格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià); 資料內(nèi)容僅供您學(xué)習(xí)參考,如有不、|之處,請(qǐng)聯(lián)系改正或者刪除。 11. 在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書廂報(bào)請(qǐng)公司董事長(zhǎng)批示。 三、比價(jià)、議價(jià) 1. 對(duì)廠商的供應(yīng)能力,交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn); 2. 對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析,是否其它廠商的 價(jià)格最低,所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出; 3 .收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行幵標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情 況,設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格; 4. 重要項(xiàng)目應(yīng)經(jīng)過(guò)一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力,資質(zhì)進(jìn)行 驗(yàn)證和審查
8、,如經(jīng)過(guò)進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方直的實(shí)力等; 5參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià) 格及條件的進(jìn)一步談判。 四、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總 1. 比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六(比價(jià)/招標(biāo)匯總表)的 格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其它價(jià)格條件、列出擬選 用單位及選用理由,按照一定順序逐一審核; 2. 如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新 處理。 五、合同的簽訂及其規(guī)定。 1合同 合同杲當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié) 議。依法成立的合同,受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確 定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。當(dāng)前我們的采購(gòu)工作主要涉及工礦產(chǎn) 品買賣合同。
9、 資料內(nèi)容僅供您學(xué)習(xí)參考,如有不、|之處,請(qǐng)聯(lián)系改正或者刪除。 (1) 合同正文應(yīng)包含的要素 1) 合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn); 2) 采購(gòu)物品/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價(jià).總 價(jià)及合同總額,清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙等合同不可分 割的部分; 3) 包裝要求; 4) 合同總額應(yīng)含稅,含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià),特殊情況應(yīng)注明; 5) 付款方式; 6) 工期; 7) 質(zhì)量保證期; 8) 質(zhì)量要求及規(guī)范; 9) 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法; 10) 雙方的公司信息; 11) 其它約定。 (2) 合同簽訂及其規(guī)定 1)如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司機(jī)密的,注意保密責(zé)任; 2) 擬定合同條款時(shí)一定要將各
10、種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低; 3) 為防止合同工程量追加或追加無(wú)依據(jù),打包采購(gòu)時(shí)要求供貨 方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單; 4) 遇貨物訂購(gòu)數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng) 廠商派代表來(lái)場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn); 5) 質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開(kāi)始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng) 嚴(yán)品質(zhì)保期; 6)詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求; 7)針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式,如設(shè)備類的合同一般 應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款,調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確 付款額度、付款時(shí)間和付款條件等 8)與初次合作的單位合作時(shí),應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款; 9)違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體; 10)比價(jià)/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作; 11)合同簽定簽應(yīng)按照附表七(合同審查批準(zhǔn)單)的格式對(duì)合同 初稿進(jìn)行巡簽審查; 12)合同巡簽審查經(jīng)過(guò)后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字,加蓋公司合同章 方可生效; 13)簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。 六、付款及合同執(zhí)行 1.付款規(guī)定 (1)所有已簽訂合同付款時(shí)
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