電子商務辦公司管理制度(20210315165253)

1、辦公室管理制度辦公室日常管理制度第一章 總則辦公室是員工從事工作的勞動場所，公司努力創(chuàng)造一個安全、舒適、健康的辦公環(huán)境。 為了加強公司管理，維護公司良好形象，特制定本規(guī)范，明確要求，規(guī)范行為，創(chuàng)造良好 的企業(yè)文化氛圍。員工自覺維護良好的辦公環(huán)境。第二章 員工行為規(guī)范（一）儀表規(guī)范【著裝】 整潔、大方、得體1 員工衣著應當合乎企業(yè)形象及部門形象，原則上員工穿著及修飾應穩(wěn)重大方、整齊清 爽、干凈利落，服裝正規(guī)、整潔、完好、協(xié)調、悅目；2 可化淡妝，上班時間不得當眾化妝，勿穿領口過低、裙子過短的衣服，勿帶過多飾品；3 鞋襪應保持干凈，在公共場所不赤腳，不穿拖鞋，男職員不穿背心。【舉止】 文雅、禮貌、

2、精神1 上班時間保持良好的精神狀態(tài)，精力充沛，精神飽滿，樂觀進??；2 對待上司要尊重，對待同事要熱情，處理工作保持頭腦冷靜，提倡微笑待人，微笑服 務；3 開誠布公，坦誠待人，平等尊重，團結協(xié)作，不將個人喜好帶進工作中，不拉幫結派、 黨同伐異；4 保持良好坐姿、行姿，切勿高聲呼叫他人；5 出入會議室或上司辦公室，主動敲門示意，進入房間隨手關門?！菊Z言】 親切、誠懇、謙虛 1語音清晰、語氣誠懇、語速適中、語調平和、語意明確言簡； 2與他人交談，要專心致志，面帶微笑，不能心不在焉，反應冷漠； 3禁止在辦公室內說臟話、雜語，使用文明語言； 4見到領導時應主動打招呼，向上級匯報工作時應簡潔、明確?！窘哟?/p>

3、】 禮貌、熱情1 現(xiàn)場接待，遇有客人進入工作場地應禮貌勸阻，上班時間（包括午餐時間）辦公室內應保持有人接待；2 電話接聽：接聽電話應及時，一般鈴響不應超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近 的職員應主動接聽，重要電話作好接聽記錄，推銷電話或無聊電話，應婉轉及迅速拒 絕，嚴禁占用公司電話時間太長；3 待客：熱情大方的對待來客，客人到時應起立迎接，安排入座，雙手遞水；告辭時， 應道別。4 客人約見要準時，如另有客人來訪須等待時，應主動端茶道歉；5 社交活動：應注意維護企業(yè)形象，男員工要修面，頭發(fā)梳理整齊，衣服整潔大方，保持儀態(tài)大方得體；女員工應適當化妝，衣著色彩協(xié)調，大方得體。（二）辦公秩序【上班】

4、1. 作時間內不應無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩、請勿在室內吸煙、吐 痰，確保辦公環(huán)境的安靜有序；2. 職員應在每天的工作時間開始前和工作時間結束后做好個人工作區(qū)內的衛(wèi)生保潔工作， 保持物品整齊、桌面清潔，需保密的請妥善保管或鎖好，個人文件及貴重物品保存妥 當；3. 下班時必須檢查好公司一切電源及門窗后方可離開；4. 各部門專用的設備由其部門指定專人定期清潔，公司公共設施則由辦公室負責定期的 清潔保養(yǎng)工作；5. 接聽電話及時應有禮貌，一般鈴聲不應超過三聲，當要找的人員不在時，應詢問留言 等，及時的予以轉告當事人；6. 客戶上門時，由相關業(yè)務人員在接待室負責禮貌待客；上班時間（包括午

5、餐時間）辦 公室內應保持有人接待；7. 工作時間對待領導、同事、來訪者等應熱情、有禮貌；保持良好的工作情緒，禁止將 私人情緒帶入工作當中；8. 工作中同事之間應本著以公司利益為重，團結合作、快捷高效為原則，應及時解決可 能存在的矛盾和問題；9. 職員間的工作交流應在規(guī)定的區(qū)域內進行或通過公司內線電話聯(lián)系，如需在個人工作 區(qū)域內進行談話的，時間一般不應超過三分鐘（特殊情況除外） ；10. 工作時間內不打私人電話或發(fā)送手機短信，不接待與工作無關的來客，不利用公司電話11. 打私人電話（特殊情況除外）；12. 公司員工禁止在工作時間內或辦公場所談情說愛，影響工作者一律扣發(fā)當月獎金，嚴重13. 者酌情

6、進行當月工資相應的扣發(fā)，屢勸不改者將進行解雇；14. 未經(jīng)行政部同意，禁止私自調換工作位置或挪動工作臺、文件柜等辦公用具、辦公設 備；15. 各種文件、表單、用品應分類，便于使用，所有人員應隨時保持其整齊；16. 各類證件、協(xié)議、采購單等均為公司秘密，不得向無關人員泄露有關公司的內部情況， 凡文字性的辦公垃圾，均要粉碎后再丟棄；17. 公司的電腦、傳真機、復印機、照相機等原則上不能用于私人用途，若有特殊原因， 須事先提出申請，經(jīng)批準后方可使用；18. 電腦專人專管，不允許下載任何游戲、玩游戲、下載電影、上私人QQ聊天及做與工作無關之事；19. 員工應關注辦公電腦的用電狀況，待機時應關閉顯示器；

7、當離開時，關閉電腦上打開 的所有窗口，長時間不使用時 （ 如因故外出 ）應將電腦關閉；20. 發(fā)現(xiàn)辦公設備（包括通訊、照明、影音、電腦等）損壞或發(fā)生故障時，員工應立即向 辦公室報修，以便及時解決問題，人為損壞遺失照價賠償；21. 非工作相關嚴禁在展廳或者會議室逗留；22. 服從公司領導及主管人員的管理，遵守公司的各項規(guī)章制度?！就獬龉ぷ鳌恳弧⑦m用范圍：1 上級交代必須馬上辦理的事務；2偶發(fā)事件需要馬上外出處理；3行政事務，必須馬上趕辦或計劃辦理；4外部專業(yè)培訓；5出席活動或外出接待客戶。二、外出時間規(guī)定：視地點之遠近，事情之繁簡。三、外出前，應事先填妥“臨時外出申請單”，報本部門負責人核準。離

8、開公司時，憑此條 到行政人事部前臺進行登記，返回后到行政部備案。第 3 頁 共 12 頁辦公室管理制度四、臨時外出的核準權限如下：1普通員工：由部門經(jīng)理核準；2 部門經(jīng)理：由總監(jiān)核準，部門未設總監(jiān)的，由總經(jīng)理核準。五、外出注意事項：1 往返請注意交通安全，如未能在規(guī)定時間返回者，應先行與主管領導聯(lián)絡，返回時再 重新到行政部備案；2 外出工作時不得處理私人事情或其他與工作無關之事，不得偷懶導致影響工作進度；3. 外出工作時應注意維護企業(yè)形象，保持儀態(tài)大方得體?！疚缧荨?. 因下午工作時間較長，午休時間請抓緊時間解決午餐，以便有充足的午間休憩，保持 良好的工作狀態(tài)；2. 打包叫餐吃回來辦公室的，請

9、保持衛(wèi)生整潔，自帶便當?shù)?，使用微波爐的，是安全使用；3. 值班人員請做好自己的本職工作，電話記錄及接待工作；4. 午休時，請勿大聲喧嘩，影響作息；5. 午休時如不用電腦空調，請關閉電腦顯示屏、空調等?！鞠掳唷?. 請同事們自覺關閉電腦、電燈、空調等；2. 下班前值日人員再次檢查是否關閉所有門、窗、窗簾、飲水機、電腦、空調等，必須 檢查好公司一切電源及門窗后方可離開；3. 員工下班時請打卡。（三）考勤【工作時間規(guī)定】1. 正常上班時間：辦公室人員 、 檔口人員 2. 簽到時間：辦公室人員 前、檔口人員分前；3. 員工自覺遵守工作時間，嚴格勞動紀律，上班不遲到、不早退、不無故曠工；4. 員工考勤以

10、每日考勤機打卡記錄為準，不準代打，漏打，忘打；5. 員工于規(guī)定時間上（下）班忘打卡者（包括加班），不得重打卡，可在行政部填寫忘打 卡證明單，呈直屬部門主管或經(jīng)理簽證后，送行政部處理；6. 如忘打卡事后三天內未及時呈主管批示的，行政部將視本日未出勤論，一個月內允許有三次可申請忘打卡機會?！娟P于遲到、早退的規(guī)定】1. 未按規(guī)定時間上班的視為遲到，未按規(guī)定時間下班、擅自離崗的視為早退。2. 遲到、早退扣款情況：1）5分鐘以內，不扣錢；2）15分鐘以內，扣款10元；3）30分鐘以內，扣款15元；4） 1小時以內，扣款20元；5）超過1小時，扣款50元；超 過3小時以上，扣除當天工資；6）無故曠工者，扣

11、除基礎工資的雙倍工資。7）未經(jīng)批準早退，每分鐘扣 5元，最多扣除當天工資基本工資的雙倍。【關于加班規(guī)定】公司明確規(guī)定加班的，每小時按基本工資的1.5倍補貼，加班2小時以上的，公司提供快餐一份，如因特殊原因不能提供快餐，按10元/每人補貼餐費?！娟P于請假的規(guī)定】1. 員工請假應提前向領導或部門主管申請，獲得審批后，方可請假；如因特殊情況未能在事前請假的，員工本人應口頭申請或來電申請，并在3日內補辦請假手續(xù)；病情嚴重請假時間長的，請先和上司申請審批；2. 請假期間（無論病假事假）均無薪。事假（1）員工在工作期間確有私事要處理，必須請假的，須先填寫“請假單”，由部門主管批準，請事假當月無全勤獎；（2

12、）本年因有事需要請長假的需要提前半年通知主管，事假超過10天以上的，公司有權予以解聘，經(jīng)過批準的申請單交財務部登記結算工資使用；（3）因急事不能及時提前請假的，應于當日打電話通知本部門主管，回來后及時補填請假單；未經(jīng)請假或請假未經(jīng)批準而擅自離開的，一律按曠工處理。病假（1）員工各工作期間確實因病不能上班時，應填寫“請假單”，請病假當月無全勤獎； 請病假 1天以上的由主管批準，3-7天以上的，需要出示醫(yī)生證明， 7-30日以上的，停薪留職，30日以上公司有權予以解聘；經(jīng)過批準的申請單交財務；（3）員工因急病，不能及時提前請假的提前打電話通知本部門，回來后及時補填請假單?！娟P于曠工的規(guī)定】1. 有

13、下列情形之一的視為曠工：1）未按規(guī)定辦理請假手續(xù)的；2）請假但未獲批準的；3）以虛假理由請假的；4）續(xù)假未獲批準的；5）部門或職位調整，逾期不到崗的；6）雖提交辭職申請，但未到規(guī)定離職日期而不到崗的；7） 一整天都沒有出勤記錄的；2. 一個月內累計曠工達三次或者全年累計曠工超過三次者，取消優(yōu)秀獎，不予評優(yōu)、評 先進，曠工累計達到一周予以辭退。【關于全勤獎的規(guī)定】為加強公司日常管理，規(guī)范內部管理工作，提高工作效率，結合本公司實際，建立全勤 獎考核制度，全勤基本獎金為每月50元。1. 當月在公司規(guī)定的上班時間內未出現(xiàn)任何遲到、早退、請假、曠工者，公司給予全 勤獎；2. 當月無論請事假或病假（不計時

14、），均扣除本月100%全勤獎；3. 當月曠工一次即扣除100%全勤獎?！娟P于年終獎的規(guī)定】工作滿一年的員工，年終獎為一個月基本工資的雙倍工資；工作未滿一年的員工，年終 獎為一個月基本工資的雙倍工資 *工作月數(shù)/12【關于預支規(guī)定】由于特殊情況，員工可提前向公司預支部分工資，預支金額不得超過當月工資的60%（四）辦公環(huán)境的規(guī)范1. 公共衛(wèi)生由公司請專人打掃，每位員工應自覺維護，隨時保持干凈，維護公司形象；2. 辦公室環(huán)境要求：環(huán)境整潔、擺放有序；隨手清潔，及時歸位；不得擺放鞋、雨傘等有礙形象和環(huán)境的雜物（鞋、雨傘存放于指定場所）；嚴禁隨地吐痰、傾倒污水和茶渣，保持地面、門窗、辦公家具、辦公設備等

15、清潔整齊；垃圾桶不超過3/4滿；3. 個人工作桌面必須清潔、整齊、有序，桌面不允許放書包等大件雜硬物，文檔放在抽 屜或文件柜內，物品用后務必歸位；4. 每次接待客人后，負責接待的人員應對衛(wèi)生進行清理（茶杯清洗歸位，煙缸的清洗） 以保持公司的清潔；5. 公共辦公用品請節(jié)約使用，如礦泉水、電燈、空調、紙巾，牙簽等；6. 公共辦公區(qū)域、展廳、會議室、洗手間內嚴禁吸煙；7. 注意生活及私人習慣，節(jié)約水電、電話費；不得長時間打私人電話或發(fā)送手機短信；& 開完會后，保持會議室桌面整潔干凈，椅子歸位；9. 文明用廁，節(jié)約用紙，洗手間使用后請隨手關門關燈，洗手臺請保持干凈，無水漬；10. 上班期間大門請保持關

16、閉狀態(tài);第7頁共12頁辦公室管理制度11午休時請鎖好重要資料及貴重物品，保護公司財產及個人財產；12下班時做好個人工作區(qū)內的衛(wèi)生保潔工作，需保密的請妥善保管或鎖好，個人文件及 貴 重物品保存妥當；13下班后必須關閉公司電腦，電風扇等電器電源，方可離開。第三章 物資管理為使辦公室物資管理合理化，滿足工作需要，合理節(jié)約開支，特制訂本規(guī)定。(一)辦公用品的管理【分類】1 公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實物資產；2 低值易耗品：筆、紙、電池、訂書釘、膠水等；3 管制品：訂書機、打洞機、剪刀、美工刀、文件夾、計算器等；4 個人保管物品：個人使用保管的三百元以上并涉及今后的費用開銷的物資

17、；5 實物資產：物資價格達 300 元以上，如：電腦、空調、計算機、攝像機、照相機。【采購】1 辦公用品物資的采購，原則上由辦公室統(tǒng)一購買，屬特殊物資經(jīng)辦公室同意，可由申 購部門自行購買；申購物品應填寫物品申購單，300 元以內物品申購交部門經(jīng)理同意，辦公室批準；2 300 元以上(含 300元)部門主管同意，辦公室審核，總經(jīng)理審批；3 物資采購由辦公室指定專人負責，并采取以下方式：1) 定點：公司定大型超市進行物品采購；2) 定時：每月月初進行物品采購；3) 定量：動態(tài)調整，保證常備物資的庫存合理性；4) 特殊物品：選擇多方廠家的產品進行比較，擇優(yōu)選用?！绢I用規(guī)定】 辦公用品領用要根據(jù)物資的

18、分類，有以下幾種領用方式：1 低值易耗品：直接向辦公室物品保管人員簽字領用；如筆、筆記本、便條本紙巾等，紙巾每位員工一月限用兩卷；2 管制品：直接向辦公室物品保管人員簽字領用；3 貴重物品：根據(jù)專立文件的領用程度來領用；4 實物資產：由辦公室設立實物資產管理臺帳，以準確記錄固定資產的現(xiàn)狀； 辦公用品嚴禁帶回家私用。【部門辦公用品領用】1 各部門需申請領用貴重或批量辦公用品時，先由申請人填寫“申請書”，并由部門經(jīng)理 簽字后，上報總經(jīng)理審批，再由公司總部進行購買和調配；2 公司總部須依照 “申請書”的要求購買并進行調配；調配妥當后，經(jīng)申請部門經(jīng)理檢 查無誤后即可領用；3 部門辦公用品領用后，由部門

19、經(jīng)理或指定專人負責維護，并報辦公室內務部備案。 【個人辦公用品的領用】1 新員工辦公桌椅的配備：由辦公室內務部統(tǒng)一安排，在新員工到崗之前需完成相應的配 置工作；2 新員工到崗后需在行政部領取一套辦公易耗品，視工作性質和需要再申請調配其他辦公 用品?！締T工日常辦公易耗品的管理】1員工如需領用辦公易耗品，須在行政部處填寫“辦公用品領用登記表”；2辦公室內務部每月須盤點一次辦公低值易耗品的消耗情況，并上報總經(jīng)理及財務部備案；3員工應當自覺愛護公司的財產，不得亂刻亂畫；對日常易耗品應節(jié)約使用；4行政部有權控制每位員工的辦公物品領用總支出?！窘栌靡?guī)定】1凡借用公司辦公器材，需填寫物資借用單，并由部門主管

20、簽字認可；2借用物資超時未還的，辦公室有責任督促歸還；3借用物資發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價或折價賠償。 （二）公共設施管理規(guī)定【電話的使用】1 公司電話不允許接打私人電話；2 如因業(yè)務需要打長途電話時，必須做出書面申請，并盡可能地節(jié)約話費；3 推銷電話或無聊電話，應婉轉及迅速拒絕，嚴禁占用公司電話時間太長?！緜髡鏅C的使用】1 傳真機由行政助理負責使用和維護，要保障傳真紙張的充足，傳真效果清晰；2 傳真件的收發(fā)工作由行政助理統(tǒng)一負責；3 傳真件收發(fā)送完畢后，行政助理應及時確認傳真件的收發(fā)狀況和質量；【打印機的使用】1 禁止打印非工作文檔，禁止用于私人用途；2 打印機由專責人員負責維護，保證

21、打印機有良好的打印效果；3 公司員工應當愛護公共辦公用品，打印、復印文件時應盡量避免浪費；復印紙、打印紙 只能用于復印、打印，不能作稿紙使用，應做到重復利用?！竟搽娖鞯氖褂谩? 未經(jīng)許可，不得私自拆裝或移動公司的電器，如飲水機、電話、打印機、傳真機電器 開關等；2 公司電器由辦公室內務部統(tǒng)一管理和維護，如出現(xiàn)問題，應及時向專責人員提出，必 要時其他員工須協(xié)助處理；3 共用電器請節(jié)約使用，如電燈、電腦、空調；（我國室內空氣質量標準 （GB/T 18883-2002）中規(guī)定，夏季使用空調的房間，溫度標 準值為 2228 攝氏度，相對濕度控制在 40%80% ；冬季采暖的房間，溫度標準值為 162

22、4 攝氏度，相對濕度應控制在 30%60%；腦力勞動者的最佳室溫為 18 攝氏度，相對濕度控 在 40%60% ，有利于創(chuàng)造性思維，夏季室外超過 30攝氏度、冬季低于 8 攝氏度方可開空 調）。第四章 員工入職與離職制度（一）入職程序【入職手續(xù)】1. 被聘用人員應按照公司員工入職程序進行入職；2. 入職者按公司要求的時間辦理入職手續(xù)；第 9 頁 共 12 頁辦公室管理制度3. 入職員工需帶身份證原件和復印件、兩張一寸免冠近照（管理人員須提供學歷及其他 相關證明），由行政部確認身份和證件無誤，整理檔案辦理入職手續(xù)，填寫員工入職 表；4. 如個別員工有特殊情況，資料未能帶全，所缺相關資料需在一個月

23、之內交齊，學歷證 明如無法提供，可用學籍證明代替?！巨D正】1 部門直接領導、人事部進行轉正評估，新員工填寫員工轉正自我鑒定、公司考核表；2 主管以下級別的員工由所屬部門領導審批，總經(jīng)理審批同意；主管以上級別總經(jīng)理直 接審批同意；3 提交相關表格的期限必須在每月 30 日前，獲審批同意后行政部并將考核表和其員 工檔案一起存檔；4 如未能審批同意轉正則向員工退回考核表 ，說明退回原因并鼓勵員工；5 社保：新員工轉正后（如表現(xiàn)優(yōu)秀的員工可申請?zhí)崆百徺I），或根據(jù)其本人的工作能力及素質等各方面綜合考慮，由公司審批后購買，費用按社保繳費標準收取，統(tǒng)一在 工資里扣除。 （注：請根據(jù)身份證上的資料填寫清楚，尤

24、其是戶口所在地）。（二）辭職程序1. 凡正式員工要求辭職者，必須提前 15 天以書面形式提出離職申請，經(jīng)批準后辦理離職 手續(xù)；2. 未申請擅自離職者，扣發(fā)當月工資；3. 有特殊情況沒有提前申請離職的員工應附情況說明書加以說明，可按正常離職并辦理 離職手續(xù)后按實際出勤結算工資；4. 因觸犯法律或違反公司規(guī)定而受到處分者，以開除處理（如違反公司規(guī)定造成損失的 可扣發(fā)工資和獎金，嚴重者追究其相關責任） ；5. 合同員工未經(jīng)批準離職稱為自動離職，按照勞動合同及勞動法相關規(guī)定應支 付公司一定數(shù)額的違約金；6. 申請離職者工資發(fā)送按公司規(guī)定發(fā)放方式及日期；7. 申請離職者本公司將會撤銷購買社保待遇，在每月 13 日前填寫好員工增減社保月報表交財務部確認。注：沒有申購社保的員工則不用填寫；8. 員工在離職前需提交工作相關資料，不得帶走，把手頭上的工作處理完畢;9. 行政部負責將離職員工的聯(lián)系電話在總部通訊錄中刪除；10. 離職后個人產生的行為一律與本公司無關。第五章假期制度【公休日及節(jié)假日】1. 公休日：辦公室人員每周休1天。2 法定節(jié)假日：（辦公室人員）1）元旦，放假一天，調休一天（總計兩天）2）春節(jié)，放假（根據(jù)公司情況而定）；3）清明節(jié)，放假二天，調休一天（總計三天）4）勞動節(jié)，放假一天 ，調休一天（總計兩天）5）端午節(jié)，放假一天，調休一天（總計兩天）6）中秋節(jié)，放假二