計算機基礎—使用excel進行數(shù)據(jù)分析

1、Part 使用Excel進行數(shù)據(jù)分析使用數(shù)據(jù)列表了解了解Excel數(shù)據(jù)列表數(shù)據(jù)列表 Excel最常用的功能最常用的功能之一就是管理數(shù)據(jù)之一就是管理數(shù)據(jù)列表或工作簿數(shù)據(jù)列表或工作簿數(shù)據(jù)庫。庫。 數(shù)據(jù)列表是由一行數(shù)據(jù)列表是由一行標題（描述性文字）標題（描述性文字）組成的有組織的信組成的有組織的信息集合。息集合。 通常把數(shù)據(jù)列表中通常把數(shù)據(jù)列表中的列稱為的列稱為字段字段，把，把數(shù)據(jù)列表中的行稱數(shù)據(jù)列表中的行稱為為記錄記錄。在數(shù)據(jù)列表中輸入數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)列表中輸入數(shù)據(jù) 使用數(shù)據(jù)記錄單對話框輸入數(shù)據(jù)使用數(shù)據(jù)記錄單對話框輸入數(shù)據(jù) 選擇選擇“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)” “記錄單記錄單”命令命令當出現(xiàn)數(shù)據(jù)記錄單對話框時，當出現(xiàn)數(shù)

2、據(jù)記錄單對話框時，Excel會會顯示數(shù)據(jù)列表中的第一項記錄。顯示數(shù)據(jù)列表中的第一項記錄?！靶陆ㄐ陆ā保喝绻斎胍豁椥碌挠涗洠喝绻斎胍豁椥碌挠涗?，單擊單擊“新建新建”按鈕清除字段，然后就可按鈕清除字段，然后就可以在適當?shù)淖侄沃休斎胄滦畔?。以在適當?shù)淖侄沃休斎胄滦畔?。如果?shù)據(jù)列表中含有公式，如果數(shù)據(jù)列表中含有公式，Excel會自會自動把它們添加到新記錄中去。動把它們添加到新記錄中去?！皠h除刪除”：刪除已顯示的記錄。：刪除已顯示的記錄。“還原還原”：恢復所編輯的任何信息。必：恢復所編輯的任何信息。必須在單擊須在單擊“新建新建”按鈕之前，單擊此按按鈕之前，單擊此按鈕。鈕?！皸l件條件”：允許用戶

3、輸入設置搜索記錄：允許用戶輸入設置搜索記錄的條件。例如，想找到基本工資大于等的條件。例如，想找到基本工資大于等于于1300元的記錄，在元的記錄，在“基本工資基本工資”字字段中輸入段中輸入“=1300”，然后使用，然后使用“上一上一條條”和和“下一條下一條”按鈕顯示所有符合條按鈕顯示所有符合條件的記錄。件的記錄。篩選數(shù)據(jù)列表篩選數(shù)據(jù)列表 篩選數(shù)據(jù)列表是一個隱藏所有除了符合用篩選數(shù)據(jù)列表是一個隱藏所有除了符合用戶指定條件之外的行的過程，即只顯示符戶指定條件之外的行的過程，即只顯示符合條件的記錄。合條件的記錄。 Excel提供了兩種篩選數(shù)據(jù)列表的方法：提供了兩種篩選數(shù)據(jù)列表的方法： 自動篩選自動篩選

4、：適用于簡單的篩選條件。：適用于簡單的篩選條件。 高級篩選高級篩選：適用于更復雜的篩選。：適用于更復雜的篩選。使用自動篩選使用自動篩選Step1把單元格指針放到數(shù)據(jù)列表中的任何位置；把單元格指針放到數(shù)據(jù)列表中的任何位置；Step2選擇選擇“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)” “篩選篩選” “自動篩選自動篩選”命令。命令。篩選：篩選：Excel會分析數(shù)據(jù)列表，并且在標題行的字段中添加下拉箭頭。單擊這些下拉會分析數(shù)據(jù)列表，并且在標題行的字段中添加下拉箭頭。單擊這些下拉箭頭時，數(shù)據(jù)列表會自動擴展顯示在那一列中的獨特選項。選擇其中的某一選項，箭頭時，數(shù)據(jù)列表會自動擴展顯示在那一列中的獨特選項。選擇其中的某一選項，Excel會

5、隱藏除了包含此項的所有行。會隱藏除了包含此項的所有行。全部顯示全部顯示：要再一次顯示整個數(shù)據(jù)列表時，單擊箭頭，從下拉列表中選擇：要再一次顯示整個數(shù)據(jù)列表時，單擊箭頭，從下拉列表中選擇“全部全部”；或者選擇或者選擇“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)” “篩選篩選” “全部顯示全部顯示”命令。命令。退出篩選退出篩選：要退出自動篩選模式，再次選擇：要退出自動篩選模式，再次選擇“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)” “篩選篩選” “自動篩選自動篩選”命命令。令。對多列使用自動篩選對多列使用自動篩選 例例1：篩選出：篩選出“銷售銷售”部門，部門，“基本工資基本工資”是是1100元的記錄。元的記錄。使用自定義自動篩選使用自定義自動篩選 例例2：篩選出：篩

6、選出“銷售銷售”部門，部門，“基本工資基本工資”大于等大于等于于1100元的記錄元的記錄。使用高級篩選使用高級篩選 在多數(shù)情況下，自動篩選功能能夠發(fā)揮作用。在多數(shù)情況下，自動篩選功能能夠發(fā)揮作用。但是，如果和它的上限發(fā)生沖突，就需要使但是，如果和它的上限發(fā)生沖突，就需要使用高級篩選功能。高級篩選比自動篩選更靈用高級篩選功能。高級篩選比自動篩選更靈活，但在使用前需要做一些準備工作。高級活，但在使用前需要做一些準備工作。高級篩選能夠提供以下功能：篩選能夠提供以下功能： 為高級篩選建立條件區(qū)域為高級篩選建立條件區(qū)域 在使用高級篩選功能前，需要建立一個條件區(qū)在使用高級篩選功能前，需要建立一個條件區(qū)域，

7、一個在工作表中遵守特定要求的指定區(qū)域。域，一個在工作表中遵守特定要求的指定區(qū)域。其必須遵守下列規(guī)定：其必須遵守下列規(guī)定： 至少由兩行組成，在第一行中必須包含有數(shù)據(jù)列表至少由兩行組成，在第一行中必須包含有數(shù)據(jù)列表中的一些或全部字段名稱。中的一些或全部字段名稱。 條件區(qū)域的另一行必須由篩選條件構(gòu)成。條件區(qū)域的另一行必須由篩選條件構(gòu)成。Step1 選中某一單元格如下圖；選中某一單元格如下圖；鼠標點擊確定鼠標點擊確定A32單元格單元格Step2在空白位置輸入篩選條件，并選中該篩選區(qū)域在空白位置輸入篩選條件，并選中該篩選區(qū)域輸入在空白位置輸入篩選條件輸入在空白位置輸入篩選條件如：部門、應發(fā)工資如：部門、

8、應發(fā)工資=6000=6000Step3 選擇選擇“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)” “篩選篩選” “高級篩選高級篩選”命令。命令?！案呒壓Y選高級篩選”對話框中設置列表區(qū)域：對話框中設置列表區(qū)域：系統(tǒng)在列表區(qū)域自動確定篩選系統(tǒng)在列表區(qū)域自動確定篩選$A$2：$L$32區(qū)域。區(qū)域。 “高級篩選高級篩選”對話框中設置條件區(qū)域：點擊條件區(qū)域?qū)υ捒蛑性O置條件區(qū)域：點擊條件區(qū)域欄中的拾取按鈕，系統(tǒng)彈出欄中的拾取按鈕，系統(tǒng)彈出“高級篩選高級篩選-條件區(qū)域條件區(qū)域” 對對話框，可以手工輸入?yún)?shù)，也可通過鼠標建立。話框，可以手工輸入?yún)?shù)，也可通過鼠標建立。點擊拾取按鈕點擊拾取按鈕通過鼠標拉選建立指定的條件，當確定后。通過鼠標拉選建立

9、指定的條件，當確定后。系統(tǒng)自動將條件填入到系統(tǒng)自動將條件填入到“高級篩選高級篩選-條件區(qū)域條件區(qū)域” 對話框?qū)υ捒蛑兄悬c擊拾取按鈕返回主對話框點擊拾取按鈕返回主對話框選擇篩選結(jié)果復制到其他位置選擇篩選結(jié)果復制到其他位置“復選框復選框”，然后點擊復，然后點擊復選到欄的拾取按鈕，通過鼠標確定結(jié)果篩選表的單元選到欄的拾取按鈕，通過鼠標確定結(jié)果篩選表的單元點擊拾取按鈕點擊拾取按鈕選中該選項選中該選項點擊點擊復制到拾取按鈕，復制到拾取按鈕，鼠標移動到鼠標移動到A35單元格點擊確定為篩選單元格點擊確定為篩選結(jié)果表顯示起始位置，最后點擊拾取按鈕返回主對話框結(jié)果表顯示起始位置，最后點擊拾取按鈕返回主對話框點擊

10、點擊A35單元格單元格點擊拾取按鈕返回點擊拾取按鈕返回高級篩選主對話框中按高級篩選主對話框中按“確定確定”按鈕，篩選結(jié)果如下按鈕，篩選結(jié)果如下圖圖“與與”和和“或或”條件關系條件關系同一行同一行“與與”的條件關系的條件關系非同行非同行“或或”的條件關系的條件關系數(shù)據(jù)列表排序數(shù)據(jù)列表排序ExcelExcel的排序規(guī)則的排序規(guī)則 因為單元格含有不同類型的信息，對于升序排序，信息將會按以下因為單元格含有不同類型的信息，對于升序排序，信息將會按以下順序出現(xiàn)。順序出現(xiàn)。 1. 數(shù)字值：數(shù)字值：Excel從最小的負數(shù)到最大的正數(shù)排列數(shù)字，并把日期和從最小的負數(shù)到最大的正數(shù)排列數(shù)字，并把日期和時間劃分為值。

11、時間劃分為值。 2. 文字：按照字母順序，如下：文字：按照字母順序，如下：0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z。 默認的排序不區(qū)分大小寫。用戶可以在默認的排序不區(qū)分大小寫。用戶可以在“排序選項排序選項”對話框中改變對話框中改變這種設置。這種設置。 3. 邏輯值：邏輯值：False排在排在True前面。前面。 4. 空單元格：空單元格總出現(xiàn)在最后（不含有任何內(nèi)容的單元格）?？諉卧瘢嚎諉卧窨偝霈F(xiàn)在最后（不含有任何內(nèi)容的單元格）。 把單元格指針移到要排序的把單元格指針移到要排序的列上列上，然

12、后在常用工具欄上，然后在常用工具欄上單擊單擊“升序排序升序排序”或或“降序排序降序排序”按鈕。按鈕?！吧蚪敌蚺判蛏蚪敌蚺判颉卑窗粹o鈕更復雜的排序更復雜的排序選擇選擇“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)” “排序排序”命令，顯示命令，顯示“排序排序”對話對話框?？?。使用自定義排序使用自定義排序在某些情況下，想要通過其它方式進行排序。例如，在某些情況下，想要通過其它方式進行排序。例如，數(shù)據(jù)由月份名稱構(gòu)成，往往期望其以月份順序出現(xiàn)數(shù)據(jù)由月份名稱構(gòu)成，往往期望其以月份順序出現(xiàn)而不是字母順序。用戶可以使用而不是字母順序。用戶可以使用“排序選項排序選項”對話對話框執(zhí)行這樣的排序。框執(zhí)行這樣的排序。創(chuàng)建分類匯總創(chuàng)建分類匯總選擇選

13、擇“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)” “分類匯總分類匯總”命令，命令，打開打開“分類匯總分類匯總”對話框。對話框。這個對話框提供了下面的選項：這個對話框提供了下面的選項： 分類字段分類字段：這個下拉菜單中顯示了：這個下拉菜單中顯示了數(shù)據(jù)列表中的所有字段。數(shù)據(jù)列表中的所有字段。 匯總方式匯總方式：從：從11個函數(shù)中做出選擇。個函數(shù)中做出選擇。 選定匯總項選定匯總項：這個列表框中顯示了：這個列表框中顯示了數(shù)據(jù)列表中的所有字段。選中想要數(shù)據(jù)列表中的所有字段。選中想要進行分類匯總的字段旁邊的復選框。進行分類匯總的字段旁邊的復選框。 替換當前分類匯總替換當前分類匯總：如果此項被選：如果此項被選中，中，Excel會移走任何已存

14、在的分類會移走任何已存在的分類匯總公式，用新的分類匯總進行替匯總公式，用新的分類匯總進行替換。換。 每組數(shù)據(jù)分頁每組數(shù)據(jù)分頁：Excel在每組數(shù)據(jù)分在每組數(shù)據(jù)分類匯總之后自動插入分頁符。類匯總之后自動插入分頁符。 匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方：Excel將將會把分類匯總放置在數(shù)據(jù)下方。否會把分類匯總放置在數(shù)據(jù)下方。否則，分類匯總公式出現(xiàn)在匯總上方。則，分類匯總公式出現(xiàn)在匯總上方。 全部刪除全部刪除：此按鈕刪除數(shù)據(jù)列表中：此按鈕刪除數(shù)據(jù)列表中的所有分類匯總公式。的所有分類匯總公式。Step1 選中部門單元格用升序或降序按鈕（部門分類）選中部門單元格用升序或降序按鈕（部門分類）St

15、ep2 部門分類后選擇部門分類后選擇“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”菜單中菜單中“分類匯總分類匯總”命令命令Step3 分類匯總對話框中分別設置如下，然后確定按分類匯總對話框中分別設置如下，然后確定按鈕鈕分類匯總結(jié)果分類匯總結(jié)果分級選項分級選項使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)關于數(shù)據(jù)透視表關于數(shù)據(jù)透視表 數(shù)據(jù)透視表本質(zhì)上是從數(shù)據(jù)庫中產(chǎn)生的一個數(shù)據(jù)透視表本質(zhì)上是從數(shù)據(jù)庫中產(chǎn)生的一個動動態(tài)任意組合匯總報告態(tài)任意組合匯總報告。數(shù)據(jù)庫可以在一個工作簿中，。數(shù)據(jù)庫可以在一個工作簿中，也可以是一個外部的數(shù)據(jù)文件。數(shù)據(jù)透視表可以把也可以是一個外部的數(shù)據(jù)文件。數(shù)據(jù)透視表可以把無窮多的行列數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)有意義的表述。無窮多的行列數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成數(shù)

16、據(jù)有意義的表述。 數(shù)據(jù)透視表最具革新性的方面在于它的互動性。數(shù)據(jù)透視表最具革新性的方面在于它的互動性。創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)透視表后，用戶幾乎可以在任何可想創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)透視表后，用戶幾乎可以在任何可想象的范圍內(nèi)重排信息，甚至可以插入公式執(zhí)行新的象的范圍內(nèi)重排信息，甚至可以插入公式執(zhí)行新的計算。計算。（bank accounts-1.xls） 以下數(shù)據(jù)庫由一個有三個分行的銀行的每日新帳目信息以下數(shù)據(jù)庫由一個有三個分行的銀行的每日新帳目信息組成，它包括組成，它包括350條記錄，并跟蹤如下類型的信息：條記錄，并跟蹤如下類型的信息：每個賬戶的開戶日期（每個賬戶的開戶日期（Date）帳戶金額（帳戶金額（Amoun

17、t）帳戶類型（帳戶類型（AcctType）誰開的賬戶（誰開的賬戶（OpenedBy）帳戶是在哪個分行開的（帳戶是在哪個分行開的（Branch）帳戶是新建帳戶還是現(xiàn)有帳戶（帳戶是新建帳戶還是現(xiàn)有帳戶（Customer）下面的問題是銀行管理人員可能感興趣的：下面的問題是銀行管理人員可能感興趣的：每個分行不同帳戶類型的存款總額是多少？（求和）每個分行不同帳戶類型的存款總額是多少？（求和）每個分行的不同帳戶類型各有多少開戶帳戶？（計數(shù)）每個分行的不同帳戶類型各有多少開戶帳戶？（計數(shù)）不同種類帳戶類型的資金分配是什么樣的？不同種類帳戶類型的資金分配是什么樣的？出納人員最常開的帳戶類型是什么？出納人員最常

18、開的帳戶類型是什么？中央分行和其他兩個分行比較起來如何？中央分行和其他兩個分行比較起來如何？哪個分行為新建帳戶開的帳戶最多？哪個分行為新建帳戶開的帳戶最多？創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表建立一個賬戶類型和支行的建立一個賬戶類型和支行的組合組合統(tǒng)計表統(tǒng)計表創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表 使用數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖使用數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)驅(qū)е械囊幌盗胁街械囊幌盗胁襟E可以創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。驟可以創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。 選擇選擇“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)” “數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”命命令令點擊表中的任意點擊表中的任意一個單元格然后一個單元格然后使用使用“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”菜菜單單數(shù)據(jù)透視表向?qū)?shù)據(jù)透視表向

19、導3-1確定數(shù)據(jù)類型和創(chuàng)建報表類型，參數(shù)默認，按確定數(shù)據(jù)類型和創(chuàng)建報表類型，參數(shù)默認，按“下一步下一步”按鈕按鈕步驟一：指定數(shù)據(jù)源位置步驟一：指定數(shù)據(jù)源位置數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源Excel的列表或數(shù)據(jù)庫的列表或數(shù)據(jù)庫通常所要分析的數(shù)據(jù)存儲在一個工作表數(shù)據(jù)庫（又被稱為列通常所要分析的數(shù)據(jù)存儲在一個工作表數(shù)據(jù)庫（又被稱為列表）中。表）中。外部數(shù)據(jù)源外部數(shù)據(jù)源 如果數(shù)據(jù)透視表使用外部數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)可通過如果數(shù)據(jù)透視表使用外部數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)可通過Microsoft Query重新獲得。可以使用重新獲得。可以使用dBASE文件、文件、SQL Server數(shù)據(jù)，或者其他系統(tǒng)安裝的數(shù)據(jù)

20、。數(shù)據(jù)，或者其他系統(tǒng)安裝的數(shù)據(jù)。多個合并區(qū)域多個合并區(qū)域 還可以從多個表中創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。這個過程相當于合并表還可以從多個表中創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。這個過程相當于合并表中的信息。用戶創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)透視表來合并表中的信息。中的信息。用戶創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)透視表來合并表中的信息。其它數(shù)據(jù)透視表或數(shù)據(jù)透視圖其它數(shù)據(jù)透視表或數(shù)據(jù)透視圖Excel允許用戶從現(xiàn)有的數(shù)據(jù)透視表中創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表或數(shù)允許用戶從現(xiàn)有的數(shù)據(jù)透視表中創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表或數(shù)據(jù)透視圖。據(jù)透視圖。數(shù)據(jù)透視表向?qū)?shù)據(jù)透視表向?qū)?-2確定數(shù)據(jù)源區(qū)域確定數(shù)據(jù)源區(qū)域步驟二：指定數(shù)據(jù)步驟二：指定數(shù)據(jù) 當選擇當選擇“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)” “數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透

21、視圖”命令時，命令時，如果把指針放在工作表數(shù)據(jù)庫中的任何位置，如果把指針放在工作表數(shù)據(jù)庫中的任何位置，Excel會在會在“數(shù)數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А钡牡诙€對話框中的第二個對話框中自動識別數(shù)據(jù)自動識別數(shù)據(jù)庫的范圍庫的范圍。 也可以使用也可以使用“瀏覽瀏覽”按鈕打開另一個工作表，并選擇范圍。按鈕打開另一個工作表，并選擇范圍。自動識別的范圍自動識別的范圍步驟三：完成數(shù)據(jù)透視表步驟三：完成數(shù)據(jù)透視表 這是數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)У淖詈笠徊?。在此步這是數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)У淖詈笠徊?。在此步驟中，指定數(shù)據(jù)透視表的位置。驟中，指定數(shù)據(jù)透視表的位置。數(shù)據(jù)透視表區(qū)域數(shù)據(jù)透視

22、表區(qū)域頁面區(qū)域頁面區(qū)域可以把字段拖到可以把字段拖到頁面區(qū)域來顯示頁面區(qū)域來顯示數(shù)據(jù)，就好像這數(shù)據(jù)，就好像這些數(shù)據(jù)位于單獨些數(shù)據(jù)位于單獨的頁面上?？捎玫捻撁嫔??？捎迷搮^(qū)域瀏覽單個該區(qū)域瀏覽單個值或所有值的數(shù)值或所有值的數(shù)據(jù)。據(jù)。行區(qū)域行區(qū)域可以把字段拖到可以把字段拖到行區(qū)域以便垂直行區(qū)域以便垂直顯示惟一的字段顯示惟一的字段值，每行一項。值，每行一項。單擊相應復選框單擊相應復選框可有選擇地顯示可有選擇地顯示單個值、多個值單個值、多個值或所有值?；蛩兄怠Ａ袇^(qū)域列區(qū)域可以把字段拖到可以把字段拖到列區(qū)域以便水平列區(qū)域以便水平顯示惟一的字段顯示惟一的字段值，每列一項。值，每列一項?？梢杂羞x擇地顯可以有選擇地顯示數(shù)據(jù)集中的單示數(shù)據(jù)集中的單個值、多個值或個值、多個值或全部值。全部值。數(shù)據(jù)區(qū)域數(shù)據(jù)區(qū)域可以把字段拖進數(shù)可以把字段拖進數(shù)據(jù)區(qū)域以執(zhí)行某些據(jù)區(qū)域以執(zhí)行某些類型的總計運算。類型的總計運算?？蛇x擇的運算包括可選擇的運算包括對顯示在數(shù)據(jù)透視對顯示在數(shù)據(jù)透視表行和列中的值求表行和列中的值求和、計數(shù)或求平均和、計數(shù)或求平均值。還可以用該區(qū)值。還可以用該區(qū)域查找行、列或行域查找行、列或行列組合中的值的最列組合中的值的最小值或最大值。小值或最大值。點擊完成按鈕點擊完成按鈕數(shù)據(jù)透視表向?qū)?shù)據(jù)透視表向?qū)?-3建立新表建立新表使用使用“數(shù)據(jù)透視表字段列表數(shù)據(jù)透視表字段列表”工具欄布局數(shù)據(jù)透視工具