正大集團(tuán)飼料廠采購(gòu)管理制度頁(yè)

1、.采購(gòu)管理制度1. 采購(gòu)委員會(huì)制度采購(gòu)管理是任何一個(gè)企業(yè)都視之為經(jīng)營(yíng)是否能步入軌道 的重要根底之一。特別在原材料本錢占據(jù)銷售本錢 75 - 85 %左右的行業(yè)，原材料采 購(gòu)本錢和儲(chǔ)存本錢的合理性，會(huì)對(duì)經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)產(chǎn)生很大的影響。因此，有效的采購(gòu)委員會(huì)制度可以讓我們得以：(1) .奠定穩(wěn)定的采購(gòu)管理工作根底；(2) .提高采購(gòu)管理水平；(3) .降低采購(gòu)本錢和儲(chǔ)存費(fèi)用，合理使用資金。.采購(gòu)工作根本原那么采購(gòu)委員會(huì)是公司在原材料采購(gòu)過程中的最高決策機(jī)構(gòu)。公司的總經(jīng)理是采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議決議的最高執(zhí)行者。公司的財(cái)會(huì)部門必須對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)與采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議決議是否相符，予以充分的反映和監(jiān)督。品管部門必須對(duì)購(gòu)入原材料

2、的質(zhì)量予以全過程的監(jiān)控。采購(gòu)部門必須根據(jù)采購(gòu)委員會(huì)的會(huì)議精神，以最低之價(jià)格；最少之損耗；最低之資金本錢作為購(gòu)入原材料之準(zhǔn) 貝U。采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議須定期與不定期的交叉召開。例如，根據(jù)年、季、月的生產(chǎn)，銷 售目標(biāo)應(yīng)定期舉行；根據(jù)原材料的采購(gòu)特點(diǎn)及資金調(diào)度情況應(yīng)不定期的 舉行。采購(gòu)部門必須定期作出市場(chǎng)、供貨、存貨、采購(gòu)等分析，并及時(shí)提交采購(gòu)委員會(huì)。采購(gòu)部應(yīng)對(duì)供貨市場(chǎng)；供給商情況；需購(gòu)原材料質(zhì)量、價(jià)格、數(shù)量、運(yùn)輸、氣象資料、原材料庫(kù)存、原材料 耗用情況等作出定期分析。原材料采購(gòu)須遵循錢貨兩訖的原那么，嚴(yán)格控制原料預(yù)付貨款。必要的原材料預(yù)付貨款應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)：(1) .必須是信用良好的固定供給商。對(duì)貿(mào)易公

3、司性質(zhì)的供給商不得采用預(yù)付貨款的結(jié)算形式。(2) .信用良好的第三方為供給商提供擔(dān)保，是采購(gòu)工作者必須努力的工作任務(wù)之一(3).人員一起去實(shí)地調(diào)查供給商目前的經(jīng)濟(jì)狀態(tài)等情況，并將(4).認(rèn)可的公證機(jī)關(guān)予以公證。點(diǎn)，交貨期限，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，和在內(nèi)履約。(5).會(huì)會(huì)議決定。對(duì)每一項(xiàng)預(yù)付額度上的限制，以及作出既要 平安的相應(yīng)對(duì)策。(6).和財(cái)會(huì)部必須同時(shí)派出專人錄，并根據(jù)實(shí)際情況按天，或會(huì)，直至該合同履行完畢。必須事先派專人，如派采購(gòu)，品管 的實(shí)物供給，質(zhì)量保證情況，和 調(diào)查報(bào)告提交 采購(gòu)委員會(huì)。必須有完整的正式合同，并經(jīng)國(guó)家在合同中必須有明確的交貨地 需方所在地的 人民法院管轄范圍 預(yù)付款的額度控制，

4、須由采購(gòu)委員 款都應(yīng)在會(huì)議上專題研究，予以 保證生產(chǎn)的需要，又要保證貨款 原材料預(yù)付貨款支付以后，采購(gòu)部 負(fù)責(zé)該項(xiàng)原材料和貨款的追蹤記 周，或旬將記錄提交給采購(gòu)委員經(jīng)批準(zhǔn)購(gòu)入的新品種原材料，須遵循試產(chǎn)，試銷原那么。 為降低產(chǎn)品本錢，在征得集團(tuán)配方 部門的同意后，所購(gòu)入的新品種原料，在試產(chǎn)、試銷過程中，應(yīng)派專業(yè) 技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)追蹤，并將分析結(jié)果提交采購(gòu)委員會(huì)；采購(gòu)部應(yīng)進(jìn) 一步收集該原料的供貨渠道、供貨量及供貨趨勢(shì)、品質(zhì)情況、保管要求、 價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)等資料，提交采購(gòu)委員會(huì)以供作出進(jìn)一步的決采購(gòu)部和財(cái)會(huì)部應(yīng)于每月末，與供給商核對(duì)供貨數(shù)量，應(yīng)付貨款等往來資料。采購(gòu)委員會(huì)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，

5、以提高采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)能力和思想品德采購(gòu)委員會(huì)的根本組成 ( 詳見圖表 1-A ) 采購(gòu) 委員會(huì)是由以下人員組成總經(jīng)理； 財(cái)務(wù)長(zhǎng)；采購(gòu)負(fù)責(zé)人；品管負(fù)責(zé)人； 生產(chǎn)負(fù)責(zé)人； 其他與采購(gòu)業(yè)務(wù)有關(guān)人員 列席人員 ； 采購(gòu)委員會(huì)秘書 兼任 。采購(gòu)委員會(huì)秘書，由委員會(huì)指定專 人兼任，無表決權(quán)。. 采購(gòu)委員會(huì)組織的運(yùn)行 詳見圖表 1-B 定期召開采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議是日常采購(gòu)管理工 作之一，由會(huì)議討論決定采購(gòu)委員會(huì)召開會(huì)議的固定時(shí)間，并相應(yīng)的要 求有關(guān)部門定期提供分析資料，以供會(huì)議討論和決策。 不定期召開采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議對(duì)采購(gòu)管理過程中的特殊事項(xiàng)，或 經(jīng)采購(gòu)委員會(huì)成員的提議，應(yīng)臨時(shí)召開采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議。

6、采購(gòu)委員會(huì)的決議須由半數(shù)以上人員表決通過，方可執(zhí)行。出席采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議的列席人員和會(huì)議 秘書無表 決權(quán)。采購(gòu)委員會(huì)召開會(huì)議時(shí)，采購(gòu)委員會(huì)成員假設(shè)無法參會(huì)，應(yīng)授權(quán)代理 人員參會(huì)。采購(gòu)委員會(huì)各成員須有獨(dú)立的權(quán)責(zé)，其中財(cái)務(wù)長(zhǎng)與采購(gòu)部負(fù)責(zé)人不 得互相兼任。采購(gòu)委員會(huì)秘書必須將有關(guān)部門所送的分析資料，以及會(huì)議文件資 料分類整理后存檔。. 采購(gòu)委員會(huì)制度控制要點(diǎn) 對(duì)采購(gòu)過程中發(fā)生的重大采購(gòu)事項(xiàng)，必須由采購(gòu)委員會(huì)討論決定。 原材料價(jià)格應(yīng)在同地區(qū)，同行業(yè)中保持較低的水平。 原材料質(zhì)量必須在同地區(qū)，同行業(yè)中保持較高的水準(zhǔn)。 根據(jù)產(chǎn)銷實(shí)際情況，確定每月原材料的最低和最高庫(kù)存量。 對(duì)有預(yù)付貨款的采購(gòu)，必須事先提交采

7、購(gòu)委員會(huì)討論通過。 采購(gòu)部必須有完整的采購(gòu)結(jié)算檔案，并建立有效的采購(gòu)分析擋案。對(duì)一年以上的各類檔案應(yīng)交公司檔案室保 存。2. 采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限. 采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限制定目的和實(shí)施條件有利于采購(gòu)管理工作的順利進(jìn)行。明確采購(gòu)權(quán)責(zé)關(guān)系。采購(gòu)委員會(huì)的會(huì)議決議和經(jīng)批準(zhǔn)的采購(gòu)方案，采購(gòu)申請(qǐng)是行使采購(gòu)權(quán)的前提。采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限由采購(gòu)委員會(huì)按照集團(tuán)規(guī)定的制定原那么，由各公司董 事會(huì)制定，并報(bào)集團(tuán)備案。. 采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限制定原那么采購(gòu)批準(zhǔn)額度權(quán)限 采購(gòu)批準(zhǔn)額度權(quán)限的制定，須分采購(gòu)委員會(huì)批 準(zhǔn)額度、總經(jīng)理批準(zhǔn)額度、采購(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)額度。 采購(gòu)批準(zhǔn)額度行使權(quán)受每一品種原材料最高庫(kù)存量的限制。即當(dāng)某一品種原材料庫(kù)存量已達(dá)最高庫(kù)存， 或

8、原庫(kù)存量加申請(qǐng)購(gòu)置量超過最高庫(kù)存時(shí)，該品種原材料的采購(gòu)批準(zhǔn)額 度權(quán)限隨之失效。假設(shè)因客觀實(shí)際情況需要購(gòu)置，須提交采購(gòu)委員會(huì) 討論決定。原材料倉(cāng)庫(kù)每一品種原材料的最高和最低庫(kù)存量，由采購(gòu)委員會(huì)每 月根據(jù)生產(chǎn)和銷售的實(shí)際情況予以核定，對(duì)積壓原材料 應(yīng)另行處理，不包括在內(nèi)。采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限表采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限的范圍(1).大宗原料的采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限；(2).超級(jí)混合料的采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限；(3).包裝物的采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限；(4).零星原材料的采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限；(5).備品備件的采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限。原材料采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限表 采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限表由采購(gòu)委員會(huì)討論編制后，提 交公司董事會(huì)決定。原材料采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限表一式六聯(lián)，第一聯(lián)送集 團(tuán)主管部門；第

9、二聯(lián)送總經(jīng)理；第三聯(lián)送財(cái)會(huì)部；第四聯(lián)送采購(gòu) 部；第五聯(lián)送品管部；第六聯(lián)作董事會(huì)文件存檔。 詳 見 圖 表 1-C 3. 原材料市場(chǎng)分析與采購(gòu)決策. 原材料市場(chǎng)分析制度原材料市場(chǎng)分析制度實(shí)施的意義(1) . 實(shí)施該制度，可以保證企業(yè)有長(zhǎng)期的市場(chǎng)供給信 息資料來源，為分析市場(chǎng)供給變動(dòng)狀況提供充分的依據(jù)。(2) . 堅(jiān)持長(zhǎng)期實(shí)行供貨市場(chǎng)分析制度，努力做好供貨 市場(chǎng)分析工作，是現(xiàn)代采購(gòu)管理工作的根本要求。(3) . 實(shí)施該制度可以提高采購(gòu)業(yè)務(wù)人員的工作水平， 是降低采購(gòu)本錢的根本途徑。 建立、取得原材料市場(chǎng)的分析資料 原材料供給市場(chǎng)的資料收集主要包括以下內(nèi) 容：(1) .有交易供給商的供貨資料；(2)

10、 .無交易供給商的供貨資料；(3) .國(guó)際市場(chǎng)的價(jià)格水平資料和近期價(jià)格變動(dòng)預(yù)測(cè)資料；(4) .國(guó)內(nèi)異地市場(chǎng)的價(jià)格水平資料和近期價(jià)格變動(dòng)預(yù)測(cè)資料；(5) .本地市場(chǎng)的價(jià)格水平資料和近期價(jià)格變動(dòng)預(yù)測(cè)資料；(6) .原料質(zhì)量結(jié)構(gòu)比照資料；由于同一品種原料因供貨渠道不同， 其原料的品質(zhì)亦有所不同，從而引起價(jià)格水平的不一。在保證到貨 原料質(zhì)量的前提下，應(yīng)以本錢最低為準(zhǔn)那么，選購(gòu)最適宜的原 料。(7) .本公司與同行業(yè)的原材料存貨資料；(8) .付款方式變動(dòng)分析資料和資金需求量、資金需求時(shí)間變動(dòng)分析資料。(9) .供給商的信用分析資料；(10) .供給商及公司的運(yùn)輸損耗資料；(11) .歷年來的氣象資料，

11、以及近期的氣象預(yù)測(cè)資料，包括原材料采購(gòu)地點(diǎn)和運(yùn)輸路線地區(qū)，原材料庫(kù)存地點(diǎn)的 歷史氣象資料和氣象預(yù)測(cè)資料；(12) . 與兄弟公司、同行業(yè)公司在采購(gòu)管理水平、采購(gòu) 數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、存貨上的比擬分析資料。 原材料市場(chǎng)分析報(bào)告的完成與通過(1) . 原材料采購(gòu)市場(chǎng)分析是以采購(gòu)部為主，財(cái)會(huì)部、品管 部為輔的，對(duì)生產(chǎn)原料、超級(jí)混合料、燃料、包裝物等的目前供 應(yīng)狀態(tài)，以及變動(dòng)趨勢(shì)情況的分析和預(yù)測(cè)，它是公司領(lǐng)導(dǎo)人制定采購(gòu)決 策的主要依據(jù)之一。(2) . 原材料市場(chǎng)分析報(bào)告的主要內(nèi)容分為五個(gè)局部， 第一局部是公司原材料 ( 原料、超級(jí)混合料等 ) 的庫(kù)存數(shù) 量及金額；第二局部是當(dāng)前可供貨情況和當(dāng)前市場(chǎng)價(jià)格的

12、資料搜集比照情 況；第三部分是市場(chǎng)價(jià)格、供貨量、需求量的變動(dòng)預(yù)測(cè)，主要依據(jù)于所搜集的市場(chǎng)動(dòng)態(tài)信息分析填制；第四局部是氣象變 化預(yù)測(cè)和運(yùn)輸狀況的預(yù)測(cè)，主要依據(jù)于歷年的經(jīng)驗(yàn)和所取得的 氣象分析資料、運(yùn)輸單位實(shí)際運(yùn)輸變動(dòng)狀況而填制；第五局部為訂購(gòu) 點(diǎn)的初步確定，它根據(jù)以上分析結(jié)果填制，并供采購(gòu)委員會(huì)會(huì) 議分析和討論，以作最后確實(shí)定。(3) . 原材料市場(chǎng)分析報(bào)告一式五聯(lián)，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)編制，交采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議秘書；由采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議秘書編號(hào)后，分送以下人員：(a).(b).第二聯(lián)總經(jīng)理；第一聯(lián)地區(qū)副總裁；(c).第三聯(lián)財(cái)務(wù)長(zhǎng) ；(d).第四聯(lián)品管部負(fù)責(zé)人；(e).第五聯(lián)采購(gòu)部。(4).采購(gòu)委員會(huì)成員收到原

13、材料市場(chǎng)分析報(bào)告后，應(yīng)對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)和作出分析意見，并在定期召開的采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議上發(fā)表 意見進(jìn)行討論，以確定原材料的訂購(gòu)點(diǎn)及各項(xiàng)采購(gòu)決策，或者 視情況緊急而召開臨時(shí)采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議，以及時(shí)作出供貨過程 中的各項(xiàng)決策。. 采購(gòu)決策 采購(gòu)決策是采購(gòu)委員會(huì)在定期和不定期召開的會(huì)議上，在統(tǒng)一認(rèn)識(shí)了 目前的供貨狀態(tài)、供貨形勢(shì)后，所制定的各項(xiàng)采購(gòu)策略；及針對(duì)供貨過程 所發(fā)生的各種問題所決定的將采取的各種措施。 ( 詳見圖表 1-D ) 實(shí)施采購(gòu)委員會(huì)制度后采購(gòu)決策的意義(1).通過集體決策，可以保持采購(gòu)管理水平的穩(wěn)定性。.在較低采購(gòu)決策的實(shí)際效應(yīng)，表達(dá)在采購(gòu)本錢的合理性和保持水平上，以增加公司產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)能

14、力。(3) .鍛練和提高了公司中上層管理人員的素質(zhì)和工作責(zé)任。采購(gòu)決策的主要依據(jù)(1) .原材料市場(chǎng)分析報(bào)告(2) .原材料庫(kù)存日?qǐng)?bào)表(3) .原材料平安庫(kù)存分析表(4) .原材料采購(gòu)方案(5) .原材料采購(gòu)資金分析(6) .其他各種采購(gòu)資料采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議內(nèi)容和決議的執(zhí)行(1) .會(huì)議內(nèi)容(a) .當(dāng)期采購(gòu)決策。(b) .上期采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議決議的執(zhí)行檢查上期會(huì)議決議的執(zhí)行檢查，主 要是針對(duì)采購(gòu)過程的組織工作、費(fèi)用控制、損耗控制情況的檢杳。(c).趨勢(shì)分析和相應(yīng)對(duì)策變主要是對(duì)下一階段的原材料供給量、價(jià)格、供給商等化情況的預(yù)策分析及對(duì)策。(2).當(dāng)期采購(gòu)決策與會(huì)議決議的執(zhí)行(a).對(duì)目前供貨市場(chǎng)作

15、進(jìn)一步的討論分析，以確定各品種原料的需求量及儲(chǔ)存量，并結(jié)合價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)預(yù)測(cè)供貨變動(dòng)情況。(b).分析因季節(jié)性變動(dòng)所需變動(dòng)的原料品種或數(shù)量，并測(cè)算因此而產(chǎn)生產(chǎn)品本錢結(jié)構(gòu)變動(dòng)所帶來的影響。(c).根據(jù)原材料庫(kù)存和平安庫(kù)存分析及產(chǎn)銷實(shí)際情況，調(diào)整修改采購(gòu)方案。(d).對(duì)米購(gòu)本錢進(jìn)行測(cè)算，并分析資金占用情況和計(jì)入資金占用利丿息.(e).分析米購(gòu)本錢變動(dòng)對(duì)銷售價(jià)格的影響。(f).分析公司資金的流入、流出情況，確定資金實(shí)際需求量。(g).依據(jù)各供給商的情況，如價(jià)格、數(shù)量、品質(zhì)、質(zhì)量、運(yùn)輸、信用、結(jié)算方式、交貨地點(diǎn)等，分析并確定供給商選擇范圍和作出選擇方案。(h).對(duì)會(huì)議討論、修改的采購(gòu)方案和各項(xiàng)措施進(jìn)行討

16、論通過。(i).根據(jù)會(huì)議決議授權(quán)采購(gòu)部簽定采購(gòu)合同。.原材料市場(chǎng)分析制度控制要點(diǎn)定期提供撛牧鮮諧?治霰心鏀。每項(xiàng)采購(gòu)業(yè)務(wù)須有財(cái)會(huì)部的會(huì)簽意見 原材料采購(gòu)檔案建立的完整性與應(yīng)用水平的提高。 定期評(píng)估采購(gòu)工作。4. 采購(gòu)業(yè)務(wù)的管理與控制 ( 詳見圖表 1-E, 1-F, 1-G ). 采購(gòu)業(yè)務(wù)確實(shí)定 采購(gòu)業(yè)務(wù)首先依據(jù)與產(chǎn)銷狀況而予以確定，因此年度、季 度、月度的生產(chǎn)方案 ( 包括內(nèi)部調(diào)撥量和庫(kù)存量 ) ，銷售方案，是編制年、季、月采 購(gòu)方案的根底。原材料需用量方案和原材料需用款方案(1) . 原材料需用量報(bào)告。(a) . 品管部根據(jù)月度生產(chǎn)量方案，并與銷售 方案、內(nèi)部調(diào)撥用量方案、產(chǎn)成品庫(kù)存量方案

17、核對(duì)后，編制 “原材料需用量 測(cè)算表 。(b) . “原材料需用量測(cè)算表 是根據(jù)各品種產(chǎn)品的數(shù)量， 按配 方計(jì)算成各品種原料、超級(jí)混合料的報(bào)表，該表由品管部自用。(c) .品管部根據(jù) “原材料需用量測(cè)算表 編制 “原材料需用量報(bào)告，并在報(bào)告中提出有關(guān)采購(gòu)原料的分析意見和建議， 該報(bào)告一式四聯(lián)，第一聯(lián)交總經(jīng)理；第二聯(lián)交財(cái)會(huì)部；第 三聯(lián)交采購(gòu)部；第四聯(lián)由品管部留存。(2) . 原材料采購(gòu)資金分析周報(bào)(a) . 財(cái)會(huì)部每周應(yīng)編制 “原材料采購(gòu)資金分析周報(bào) ，并作為 采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議制定采購(gòu)決策的分析依據(jù)。(b) .“原材料采購(gòu)資金分析周報(bào) 也是財(cái)會(huì)部安排付款的依據(jù)之一，它包括有已訂購(gòu)、在途、已人庫(kù)原材

18、料的付款狀況。(c) .“原材料采購(gòu)資金分析周報(bào) ，一式二聯(lián)，第一聯(lián)交總經(jīng)理，第二聯(lián)由財(cái)務(wù)長(zhǎng)留存。 年度、季度、月度采購(gòu)方案(1) . 原材料采購(gòu)年度方案(a) . 采購(gòu)部依據(jù)年度目標(biāo)生產(chǎn)量和原材料安 全庫(kù)存編制原材料采購(gòu)年度方案。(b) . 原材料采購(gòu)年度方案一式三聯(lián)，由采購(gòu)部編制后，將第一 聯(lián)交總經(jīng)理，第二聯(lián)交財(cái)務(wù)長(zhǎng)，第三 聯(lián)由采購(gòu)部留存。(2) . 原材料采購(gòu)季度方案(a) .采購(gòu)部根據(jù)調(diào)整后的季度目標(biāo)生產(chǎn)量，和原材料平安庫(kù)存，修改原材料采購(gòu)年度方案中的本季度采購(gòu)方案。(b) .該表一式三聯(lián)，第一聯(lián)交總經(jīng)理，第二聯(lián)交財(cái)務(wù)長(zhǎng)，第三聯(lián)由采購(gòu)部留存。(3) . 月度原材料采購(gòu)方案(a) . 采

19、購(gòu)部根據(jù)調(diào)整后的本月目標(biāo)生產(chǎn)量，和品管部提供的 “原 材料需用量報(bào)告 ，確定本月方案采購(gòu) 量。(b) .采購(gòu)部根據(jù)當(dāng)前原料市場(chǎng)實(shí)際價(jià)格測(cè)算出資金需用量。(c) .原材料采購(gòu)方案一式三聯(lián)，第一聯(lián)交總經(jīng)理，第二聯(lián)交財(cái)務(wù)長(zhǎng)，第三聯(lián)留存采購(gòu)部。(d) . 采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議上，根據(jù)會(huì)議決議修改原材料采 購(gòu)方案，并作為采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生的依據(jù)。. 采購(gòu)申請(qǐng)采購(gòu)申請(qǐng)依據(jù) 采購(gòu)業(yè)務(wù)每次發(fā)生時(shí)，包括向供給商采購(gòu)原 料、包裝物；向集團(tuán)內(nèi)兄弟公司采購(gòu)的超級(jí)混合料，都必須填寫 “原材料采購(gòu)申請(qǐng) 采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)依據(jù)采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議確定的供給商或供給商選擇范 圍，以及采購(gòu)方案進(jìn)行編制。采購(gòu)申請(qǐng)的填制及采購(gòu)部門領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)(1) . 采購(gòu)部

20、根據(jù)供給商提供的原材料樣品品質(zhì)情況和 品管部的化驗(yàn)結(jié)果填列在采購(gòu)申請(qǐng)上。(2) . 采購(gòu)申請(qǐng)根據(jù)本月批準(zhǔn)的采購(gòu)方案填列所需購(gòu)置的原 材料品種和數(shù)量；在采購(gòu)申請(qǐng)中分供給商情況和采購(gòu)部申 請(qǐng)意見兩大部份，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況和具體分析填列。(3) . 采購(gòu)部負(fù)責(zé)人根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)的內(nèi)容核對(duì)有關(guān)資料后，簽字核準(zhǔn)。并將原材料樣品化驗(yàn)資料存檔備查。樣品化驗(yàn)及品管部、財(cái)會(huì)部的會(huì)簽(1) . 品管部將樣品分析結(jié)果和分析建議意見會(huì)簽在采購(gòu)申請(qǐng)單上， 供采購(gòu)部參考。對(duì)提貨形式的原材料采購(gòu)，品管部必須派專人前往供給商倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行 100%的實(shí)地抽樣檢查。(2) . 財(cái)務(wù)長(zhǎng)檢查采購(gòu)申請(qǐng)是否符合采購(gòu)委員會(huì)的決議，以及檢查最高 庫(kù)存

21、情況。 ( 詳見圖表 2-A , 4-A ) 總經(jīng)理核準(zhǔn)后的建檔追蹤與合同的簽定(1) . 總經(jīng)理根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)的內(nèi)容，進(jìn)行修改與核定，并建立追蹤檔案， 以保證按期完成采購(gòu)任務(wù)。(2) . 采購(gòu)部根據(jù)總經(jīng)理核準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)，與供給商 簽定合同，并經(jīng)總經(jīng)理、財(cái)務(wù)長(zhǎng)審核無誤后，蓋章生效。(3) . 采購(gòu)申請(qǐng)一式四聯(lián)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，第一聯(lián)留于總經(jīng)理，第 二聯(lián)交財(cái)務(wù)長(zhǎng)，第三聯(lián)交品管部，第四聯(lián)留存采購(gòu)部。(4) . 采購(gòu)合同的正本一式四聯(lián)。其中，第一聯(lián)供給商，第二聯(lián)財(cái)會(huì) 部，第三聯(lián)總經(jīng)理，第四聯(lián)采購(gòu)部。(5) . 采購(gòu)合同控制要點(diǎn)(a) . 在合同簽發(fā)之前，財(cái)會(huì)部必須審核合同是否與批準(zhǔn)后的采購(gòu)申請(qǐng)一致(b

22、).應(yīng)采用經(jīng)集團(tuán)總部認(rèn)可的本公司的采購(gòu)合同。(c).在合同中必須注明合同的履約地在公司所屬地，即由公司所屬的人民法院管轄處理。(d).必須有供給商單位的法定代表人簽字；假設(shè)供給商單位法定代部必須向供給商索取授表人授權(quán)代理人在合同上簽字，采購(gòu)( 詳見圖表 2-B , 4-B )權(quán)書，經(jīng)審核后交公司檔案室存檔。(e).采購(gòu)合同生效后，采購(gòu)申請(qǐng)單才相應(yīng)生效。原材料收貨時(shí)的申請(qǐng)單作為原材料收貨收貨報(bào)告的開立，須以生效后的采購(gòu)報(bào)告開立的依據(jù)。原材料交貨地點(diǎn)確實(shí)定與控制控制原那么(1) . 損耗最小原那么 即應(yīng)采用送貨制，并以公司計(jì)量設(shè)備計(jì)量為準(zhǔn) ( 過公司地(3).其風(fēng)險(xiǎn)，但假設(shè)發(fā)生供貨生產(chǎn)和銷售都會(huì)帶

23、來很(4).件、定。運(yùn)輸方式確實(shí)定(2) . 運(yùn)輸本錢最低原那么 原材料在提貨制的情況下，應(yīng)盡量了解各種運(yùn)輸方案以降 低運(yùn)輸本錢，如利用回程車降低運(yùn)輸本錢。風(fēng)險(xiǎn)最低原那么大宗原料的異地采購(gòu)應(yīng)以送貨制為宜，因其價(jià)值大，路程 遠(yuǎn)，運(yùn)輸情況復(fù)雜，雖有保險(xiǎn)可降低 時(shí)間的貽誤、本錢的增加等情況，對(duì)大影響。綜合分析原那么除考慮以上三項(xiàng)原那么外，還須考慮結(jié)算方式、運(yùn)輸條包裝情況、裝卸情況、采購(gòu)數(shù)量、品種等諸多因素而(1) . 按承運(yùn)對(duì)象分類(a) . 公司自運(yùn) ( 提貨 )(b) .供給商自運(yùn) ( 送貨 )(c) .供給商委托代運(yùn) ( 送貨 )(d) .公司委托代運(yùn) ( 提貨 )(2) . 按運(yùn)輸工具不同分

24、類(a) .鐵路運(yùn)輸(b) .公路運(yùn)輸(c) .海運(yùn)(d) .水運(yùn) ( 內(nèi)河 )(e) . 空運(yùn) ( 特殊情況下的貴重超級(jí)混合料 )(3) . 運(yùn)輸保險(xiǎn)原材料采購(gòu)在提貨制的情況下發(fā)生的運(yùn)輸保險(xiǎn)辦理一般有兩種情況：(a).(b).由公司向保險(xiǎn)公司辦理運(yùn)輸保險(xiǎn) 供給商代為辦理運(yùn)輸保險(xiǎn) 為了加強(qiáng)貨物運(yùn)輸投保管理工作，降低貨物運(yùn)輸?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)，假設(shè)無特殊情況必須由本公司向保險(xiǎn)公司辦理運(yùn)輸保險(xiǎn)。財(cái)會(huì)部會(huì)簽控制要點(diǎn)(1). 應(yīng)要求采購(gòu)部主管在 “采購(gòu)申請(qǐng) 表上對(duì)交貨地點(diǎn)確實(shí)定理由， 作出分析說明。(2) . 財(cái)務(wù)長(zhǎng)在會(huì)簽時(shí)應(yīng)對(duì)交貨地點(diǎn)的選擇與確定提出分析意見，供總 經(jīng)理和采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議討論參考。(3).平安庫(kù)存

25、的控制原材料運(yùn)輸保險(xiǎn)須由本公司向保險(xiǎn)公司辦理平安庫(kù)存管理包括平安庫(kù)存量和平安存放期的管理與控制 平安庫(kù)存量的設(shè)定應(yīng)由采購(gòu)部會(huì)同生產(chǎn)部、品管部研究提出，并在采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議上討論通過，作為采購(gòu)決策的依據(jù) 平安庫(kù)存應(yīng)隨產(chǎn)品銷售結(jié)構(gòu)變動(dòng)和季節(jié)性變動(dòng)予以調(diào)整。 每日比擬平安庫(kù)存和實(shí)際庫(kù)存差異。比照原材料的有效存放期和實(shí)際存放期。. 采購(gòu)費(fèi)用的控制 采購(gòu)費(fèi)用預(yù)算目標(biāo)設(shè)定 實(shí)際費(fèi)用與預(yù)算相比擬 單位數(shù)量費(fèi)用的分析與比擬 采購(gòu)損耗的比照分析. 采購(gòu)資金本錢控制 采購(gòu)原材料專項(xiàng)貸款的利息支出合理性控制(1). 為采購(gòu)原材料而向銀行舉借的貨款，必須在作出 采購(gòu)決策前做出分析，供采購(gòu)委員會(huì)討論。(2). 對(duì)倉(cāng)庫(kù)原材

26、料最低庫(kù)存量的品種結(jié)構(gòu)作出分析，并在采購(gòu)委員 會(huì)議上提出修改，以保證 原材料庫(kù)存不出現(xiàn) 積壓的情況。銷售現(xiàn)金流入和采購(gòu)現(xiàn)金流出的時(shí)間性控制(1). 銷售信用政策是建立在穩(wěn)定的銷售現(xiàn)金流入的根底上進(jìn)行的， 即資金的回籠量應(yīng)隨著賒銷而增加。資金的回籠期應(yīng)控制在一 定的時(shí)間范圍內(nèi)，而不應(yīng)擴(kuò)大。(2). 采購(gòu)現(xiàn)金流出和時(shí)間控制。(a).分析原料供給量的間斷點(diǎn)，以求避開間斷點(diǎn)出現(xiàn)之前購(gòu)置，和間斷點(diǎn)結(jié)束之前購(gòu)置。(b) .分析運(yùn)輸狀況和氣候變化，以求避開運(yùn)輸頂峰和運(yùn)輸不暢的情況下購(gòu)置。(c) .分析同行業(yè)公司的購(gòu)置動(dòng)向，根據(jù)以上兩點(diǎn)作出正確的購(gòu)買決策。原材料采購(gòu)資料的建立與管理采購(gòu)部資料的建立與管理(1)

27、. 采購(gòu)申請(qǐng)檔案詳見采購(gòu)申請(qǐng)一節(jié)。(2). 采購(gòu)合同檔案詳見采購(gòu)申請(qǐng)一節(jié)。(3) . 供給商根本情況表 檔案(a). 供給商根本情況表 應(yīng)根據(jù)交易記錄隨機(jī)登記(b). 供給商根本情況表 一式三聯(lián)，應(yīng)每月定期將第一聯(lián)交總 經(jīng)理，第二聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第三聯(lián)留存采購(gòu)部。(4) . 訪問供給商情況登記表檔案(a). 采購(gòu)業(yè)務(wù)員與供給商接洽時(shí)，必須將供給商的有關(guān)情況記錄 在訪問供給商情況登記表上，以供采購(gòu)部或采購(gòu)委員會(huì)分析 之用。(b). 訪問供給商情況登記表 一式二聯(lián)，第一聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第 二聯(lián)留存采購(gòu)部。(5) . 原材料市場(chǎng)分析報(bào)告檔案 詳見原材料市場(chǎng)分析報(bào)告的完成與通過。(6) .原材料采購(gòu)方案檔案詳

28、見年度、季度、月度采購(gòu)方案。(7) .原材料平安庫(kù)存分析表檔案(a). 原材料平安庫(kù)存分析表 的特點(diǎn)是由采購(gòu)、生產(chǎn)、品管、 財(cái)會(huì)部都可在采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議上發(fā)表自己的分析意見，以保 證生產(chǎn)的正常進(jìn)行，防止原材料的積壓。(b). 原材料平安庫(kù)存分析表 一式五聯(lián)，采購(gòu)部編制后留存第 五聯(lián)，分送第一聯(lián)給總經(jīng)理，第二聯(lián)財(cái)務(wù)長(zhǎng)，第三聯(lián)品管部， 第四聯(lián)生產(chǎn)部。(8) . 原材料采購(gòu)損耗檔案(a). 異地采購(gòu)損耗分析詳見 . 異地原材料采購(gòu)分析。(b).收購(gòu)損耗分析詳見 . 收購(gòu)原料損耗分析。(c) .原材料采購(gòu)損耗分析表詳見. 原材料采購(gòu)損耗分析 .(9) . 異地采購(gòu)異地提貨的資料檔案詳見 . 原材料異地采

29、購(gòu)異地提貨。(10) . 本地采購(gòu)或異地送貨或送貨收購(gòu)的資料檔案詳見 . 原材料本地采購(gòu) / 異地送貨 / 送貨收購(gòu)的收貨過程。(11) . 本地上門收購(gòu)資料檔案詳見 . 本地原材料上門收購(gòu)過程。(12) . 原材料采購(gòu)付款申請(qǐng)檔案(a). 由采購(gòu)部采購(gòu)業(yè)務(wù)員根據(jù)合同付款期限而預(yù)先填寫的憑證 在結(jié)算和付款后存檔備查。(b). 財(cái)會(huì)部門根據(jù)采購(gòu)合同，并結(jié)合實(shí)際供貨情況予以核批。(c) . 根據(jù)采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限分別由采購(gòu)部、總經(jīng)理或采購(gòu)委員會(huì)核準(zhǔn) 后，交出納按規(guī)定的付款方式支付貨款。(d) . 付款申請(qǐng) 一式二聯(lián)，第一聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第二聯(lián)申請(qǐng)人留存。(e) .付款申請(qǐng) 亦可作為日常報(bào)銷付款之憑證。關(guān)聯(lián)資

30、料的建立與管理(1) . 生產(chǎn)產(chǎn)量方案表檔案 詳見生產(chǎn)管理制度產(chǎn)量方案的編制。(2). 銷售量方案表檔案詳見銷售管理制度。(3) . 每月原材料需用量報(bào)告檔案 詳見原材料需用量方案的原材料需用款方案。(4) . 品質(zhì)分析報(bào)告檔案(a). 采購(gòu)部應(yīng)按產(chǎn)地分類存檔(b). 品質(zhì)分析報(bào)告 由品管部編制后留存第二聯(lián)，并將第一聯(lián) 交采購(gòu)部。(c) . 該品質(zhì)分析報(bào)告 亦可作為產(chǎn)成品的品質(zhì)分析報(bào)告，填制 完成后留存第二聯(lián)，將第一聯(lián)交生產(chǎn)部。(5). 原材料到貨復(fù)檢報(bào)告(a).異地提貨后到貨，由品管人員對(duì)原材料再次進(jìn)行檢驗(yàn)的記錄。(b).假設(shè)運(yùn)輸出險(xiǎn)，在通知和委托本地保險(xiǎn)公司勘查時(shí)，進(jìn)行復(fù)檢。(c).本表一

31、式三聯(lián)，由品管部編制后留存第三聯(lián)，第二聯(lián)交采購(gòu)部，第一聯(lián)交財(cái)會(huì)部。(6) . 原材料庫(kù)存日?qǐng)?bào)表檔案 詳見生產(chǎn)管理制度原材料庫(kù)存日?qǐng)?bào)表的編制。(7) . 原料過磅單檔案(a).原料過磅單應(yīng)設(shè)計(jì)在原料收貨報(bào)告中。(b).原料收貨報(bào)告詳見。歷史資料的應(yīng)用與管理 應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要利用過去資料作出比照和變動(dòng)分析，以供決策 之用，主要的分析有以下幾種：(1) . 對(duì)各部供給商的信用和經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)行比照分(2) . 對(duì)原材料供給地點(diǎn)和數(shù)量作出比照分析。(3) . 對(duì)公司采購(gòu)品種結(jié)構(gòu)的數(shù)量變動(dòng)情況作出比照分析(4) . 對(duì)采購(gòu)結(jié)算方式作出比照分析。(5) . 對(duì)運(yùn)輸狀況作出比照分析。5. 原材料采購(gòu)收貨過程控制

32、. 原材料異地采購(gòu)異地提貨過程 ( 詳見圖表 2-C-1 2-C-4 )原材料異地提貨的一般程序(1) . 品管部派專人在異地提貨地點(diǎn)對(duì)原材料進(jìn)行 100的抽樣，并 將抽樣檢查結(jié)果通知公司。(2) . 經(jīng)檢驗(yàn)合格公司同意購(gòu)置簽定合同和落實(shí)運(yùn)輸工具后， 采購(gòu)部派 采購(gòu)業(yè)務(wù)員在異地對(duì)交貨地的計(jì)量設(shè)備進(jìn)行檢驗(yàn)。公司如有自檢 經(jīng)驗(yàn)可以自行檢驗(yàn)，否那么應(yīng)請(qǐng)國(guó)家認(rèn)可的計(jì)量單位進(jìn)行檢驗(yàn)。(3) . 采購(gòu)部辦理原材料運(yùn)輸保險(xiǎn)。(4) . 在異地提貨時(shí)，如采用錢貨兩訖的交貨付款形式，采購(gòu)部根據(jù)合 同和異地原材料檢驗(yàn)的數(shù)量辦理付款申請(qǐng) ( 錢貨兩訖的情況，是指在提貨地點(diǎn)提貨后付款的形式 ) 。為保證貨款 的平安，

33、公司須事先在提貨地點(diǎn)的銀行辦理銀行存款專戶，并約定未經(jīng)公司財(cái)務(wù)長(zhǎng)的 同意，提貨地點(diǎn)銀行不得付款。(5) . 提貨開始后，在提貨地的港 / 站地磅過磅前，由 品管人員對(duì)貨車裝運(yùn)的原料作 30抽樣檢查 ，對(duì)不合格的原料作退回處理。(6) . 在異地交貨點(diǎn)對(duì)供給商所運(yùn)送的原料進(jìn)行過磅稱重，并在過磅單(公司外過磅單 ) 上登記。(7) . 原料在卸下裝船或裝火車車皮前，由品管人員作 100的抽 樣檢查，對(duì)不合格原料作退貨處理，并將檢驗(yàn)結(jié)果登記 在品質(zhì)分析報(bào)告上。(8) . 抽檢合格后，在原料裝船或裝火車車皮時(shí)由采購(gòu)業(yè)務(wù)員按車登 記原材料裝車 / 船情況記錄。(9) . 供給商送貨車輛卸完貨后，在交貨點(diǎn)

34、地磅作空 車計(jì)重，公司過磅人員在過磅單上登記后，將過磅單第三聯(lián) 交司機(jī)帶給供給商作為結(jié)算的依據(jù)。經(jīng) 100檢驗(yàn)不合格予以 退貨的原料，須過磅計(jì)重，并作為貨款結(jié)算的扣減工程。(10) . 裝船或裝車完畢后，根據(jù) 原材料裝車 / 船情況記錄 和地 磅單裝運(yùn)數(shù)量，及應(yīng)扣減工程結(jié)算后，予以支 付貨款。(11) . 火車或貨船啟程時(shí)，為保證按時(shí)到達(dá)公司和做好運(yùn)輸環(huán)節(jié)的協(xié) 調(diào)工作，應(yīng)派公司押運(yùn)人員照看公司所運(yùn)原料， 并做好押運(yùn)記錄。異地提貨原材料的品質(zhì)保證(1). 品管部必須派經(jīng)驗(yàn)豐富的品管技術(shù)人員前往提貨地點(diǎn)對(duì)供給商的 原材料庫(kù)存進(jìn)行 100抽檢。(2). 在提貨時(shí)須對(duì)原料進(jìn)行過磅前的 30抽樣檢查和裝

35、船或裝車皮前的 100抽樣檢查。(3). 公司應(yīng)重視異地提貨原材料的品質(zhì)，并保證抽樣檢驗(yàn)的可靠性。(4). 由品管部將異地供給商庫(kù)存原材料的品質(zhì)分析報(bào)告，與來樣品質(zhì) 分析作比照分析。(5). 在異地提貨時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)品管人員對(duì)裝運(yùn)原料的抽檢結(jié)果， 將不合格原料作退回處理。異地計(jì)量設(shè)備的檢查兩種自檢情況記錄 上。 方法。進(jìn)行的正常工作地磅。備自檢情況記錄 上第部。量記在異地提貨時(shí)對(duì)原料的計(jì)量必須是正確的，因此應(yīng)按以下情況對(duì)提貨點(diǎn)的地磅予以檢測(cè)和校正：(1). 計(jì)量設(shè)備自檢情況記錄(a).將校正前的地磅數(shù)據(jù)，記錄在 計(jì)量設(shè)備(b). 自檢過程應(yīng)選定標(biāo)準(zhǔn)稱重物a. 標(biāo)準(zhǔn)法碼b.標(biāo)準(zhǔn)載重物品。在標(biāo)

36、準(zhǔn)法碼無法借到的情況下所采用的(c). 過磅檢查a.作兩次過磅記錄，檢查其差異。b.不同地磅的復(fù)磅檢查，并與異地提貨點(diǎn)地磅的過磅數(shù)據(jù)比擬。復(fù)磅時(shí)，應(yīng)選擇其他公司(d).校正地磅，并將調(diào)整結(jié)果記錄 計(jì)量設(shè)(e). 計(jì)量設(shè)備自檢情況記錄 一式三聯(lián)，由采購(gòu)部人員在檢查地點(diǎn)記錄后，交采購(gòu)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)，并將第一聯(lián)交財(cái)會(huì)部，二聯(lián)交品管部，第三聯(lián)留存于采購(gòu)(2). 計(jì)量設(shè)備外檢情況記錄(a). 在無自檢能力的情況下，應(yīng)委托提貨地點(diǎn)由國(guó)家認(rèn)可的計(jì)單位予以檢測(cè)，并將檢測(cè)情況記錄在 計(jì)量設(shè)備外檢情況錄上。(b). 計(jì)量設(shè)備外檢情況記錄 一式三聯(lián)，由公司采購(gòu)部檢測(cè)人 員填寫后，交采購(gòu)負(fù)責(zé)人核簽后，將第一聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第

37、二 聯(lián)將交品管部，第三聯(lián)留存采購(gòu)部。原材料運(yùn)輸保險(xiǎn)保險(xiǎn)費(fèi)率，而不允到達(dá)降低保險(xiǎn)費(fèi)，(2).異地原材料采購(gòu)付款申請(qǐng)(1).在請(qǐng)。(2).務(wù)長(zhǎng)通知提貨地點(diǎn)的帳號(hào)。(3).(4). 異地提貨過磅報(bào)告(1).單 ( 公司外) 上。 采購(gòu)部，第(3). 原材料裝船或車記錄(1).裝至貨輪或者為防止原材料運(yùn)輸過程因各 種意外造成的損失，簽定合同后應(yīng) 著手辦理原材料運(yùn)輸保險(xiǎn)事項(xiàng)，并將投保過程情況記錄在 原 材料運(yùn)輸保險(xiǎn)記錄 上。原材料運(yùn)輸保險(xiǎn)應(yīng)全額保險(xiǎn)。隨著運(yùn) 輸保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量的增加，須要求保險(xiǎn)單位降低許對(duì)原材料運(yùn)輸保險(xiǎn)采用局部保險(xiǎn)，以單獨(dú)同時(shí)亦增加運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)的現(xiàn)象。原材料運(yùn)輸保險(xiǎn)記錄 一式二聯(lián)，由采購(gòu)部投保經(jīng)辦

38、人負(fù)責(zé) 辦理后，交采購(gòu)經(jīng)理會(huì)簽，并將第一聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第二聯(lián)留存 采購(gòu)部。一般來說，異地原材料采購(gòu)并在異地提貨的情況，往往出現(xiàn)原材料貨源比擬緊張的時(shí)候，在結(jié)算方式上也就形成一手交錢 一手交貨 ( 錢貨兩訖 ) 的形式。根據(jù)這一情形，一般在采購(gòu)合同 訂立以后，在提貨之前就可以擬定付款方式和辦理付款申財(cái)會(huì)部 對(duì)錢貨兩訖的付款方式必須嚴(yán)格控制。為保證貨款的安全性，原那么上必須在提貨地點(diǎn)的銀行設(shè)置銀行專戶，并與提貨 地點(diǎn)的銀行約定公司將款項(xiàng)劃入后，未經(jīng)財(cái)銀行付款，當(dāng)?shù)劂y行不得將款項(xiàng)劃至供給商異地原材料貨款的劃款通知，應(yīng)在原材料裝車 / 裝船完畢后，由 采購(gòu)部和品管部通知財(cái)務(wù)長(zhǎng)，并經(jīng)核實(shí)后，由財(cái)會(huì)部通知當(dāng)

39、地 銀行劃轉(zhuǎn)。付款申請(qǐng)單 付款申請(qǐng)單的格式，詳見的說明。由異地提貨點(diǎn)過磅的采購(gòu)人員或公司其他人員，將提貨地點(diǎn)的 過磅計(jì)重情況、過磅車次情況，記錄在 過磅(2) .過磅單 一式三聯(lián)，第一聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第二聯(lián)交三聯(lián)交供給商作貨款結(jié)算的依據(jù)。提貨地點(diǎn)的采購(gòu)人員應(yīng)將 過磅單與原材料裝車 /船情況記錄核對(duì)，并作為付款的依據(jù)。原材料裝車 / 船記錄 是指過磅后的合格原材料火車車皮，或者裝至運(yùn)回公司重型貨車的裝載記錄。(2) . 裝載記錄根據(jù)每一 短途運(yùn)輸貨車的卸貨檢驗(yàn)合格數(shù)量予以記錄 原材料的實(shí)收數(shù)量。裝船或裝車完畢的實(shí)收總 數(shù)即為接合同購(gòu)買原料的應(yīng)付款數(shù)量。(3) . 原材料裝車 / 船記錄 亦適用與公司

40、收貨以后， 因變更運(yùn)輸工具的原材料轉(zhuǎn)運(yùn)過程。對(duì)轉(zhuǎn)運(yùn)過程中發(fā)生的泄 漏原料，在裝袋、裝車后，應(yīng)記錄在 原材料裝車 / 船記錄 之 中。(4) .原材料裝船 / 車記錄 一式三聯(lián)，由公司采購(gòu)部人員在裝船 / 車現(xiàn)場(chǎng)予以記錄，經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理、品管部會(huì)簽后，將第一聯(lián)交財(cái)會(huì) 部 ，第二聯(lián)品管部，第三聯(lián)留于采購(gòu)部。(5) . 在異地提貨工作完成后，經(jīng)核實(shí)無誤的 原材料裝船 / 車記錄 作為付款的依據(jù)之一。原材料運(yùn)輸押運(yùn)記錄(1) . 對(duì)無押運(yùn)人員押運(yùn)異地提貨原材料的情況，采購(gòu)部經(jīng)理應(yīng)事先 在采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議上或者在采購(gòu)申請(qǐng)上說明原因，否那么在異地采購(gòu) 異地提貨的原材料應(yīng)安排人員押運(yùn)。(2) . 原材料運(yùn)輸押運(yùn)

41、是針對(duì)目前運(yùn)輸狀況而采取的供貨暢通決策 之一，它對(duì)運(yùn)輸途中的貨物平安情況和運(yùn)輸環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題予以 協(xié)調(diào)，以保證貨物及時(shí)地到達(dá)公司有著積極的作用。(3) . 原材料運(yùn)輸押運(yùn)記錄 一式三聯(lián)，由押運(yùn)人員填制后交采 購(gòu)部負(fù)責(zé)人核簽后，將第一聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第二聯(lián)交品管部，第三聯(lián)交 采購(gòu)部。異地提貨報(bào)告(1) . 采購(gòu)部業(yè)務(wù)主管將異地提貨過程的各項(xiàng)記錄和資料匯總后， 填制在異地提貨報(bào)告 上。(2) . 有關(guān)匯總數(shù)據(jù)應(yīng)與記錄人核實(shí)確認(rèn)。(3) . 異地提貨報(bào)告 是檢查異地提貨工作情況的一攬性報(bào)告， 是 采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議決議執(zhí)行報(bào)告之一。(4) . 異地提貨報(bào)告 一式四聯(lián)，由采購(gòu)部編制后，將第一聯(lián)交總 經(jīng)理，第二

42、聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第三聯(lián)交品管部，第四聯(lián)留存于采 購(gòu)部。. 異地采購(gòu)提貨后到港或到站時(shí)的提貨及收貨過程 ( 詳見圖表 2-D-1 2-D-6 )異地提貨后原材料到貨及收貨的一般程序(1) . 異地提貨原材料在到達(dá)公司所在地之前，采購(gòu)部 根據(jù)應(yīng)到達(dá)日 期發(fā)出到貨通知。(2) . 成立提貨管理小組，負(fù)責(zé)港口或車站的理貨工作、短途運(yùn)輸?shù)?巡視工作和公司收貨工作。(3) . 確定到港或到站的地點(diǎn)，并對(duì)港 / 站的計(jì)量設(shè)備進(jìn)行檢查和校正。(4) . 確定運(yùn)輸單位 ( 或公司自運(yùn) ) 和裝卸單位，并對(duì)運(yùn)輸工 具進(jìn)行檢查。(5) . 到貨后，品管部應(yīng)立即組織對(duì)原材料的品質(zhì)進(jìn)行復(fù)查。(6) . 假設(shè)運(yùn)輸過程中發(fā)生原

43、料受損的情況，應(yīng)即通知并委托當(dāng)?shù)乇ｋU(xiǎn) 公司進(jìn)行勘查、確定損失、出具出險(xiǎn)證明，以作為索賠的依據(jù)。(7) . 在港 / 站由裝卸單位將原料轉(zhuǎn)裝至短途運(yùn)輸車輛上，品管人 員應(yīng)指示裝卸人員將受損等不合格原料單獨(dú)裝運(yùn)， 公司理貨小組人員須按車作 原材料裝車記錄 (其格式與 原材 料裝車 / 船記錄相同 ) ；在港 / 站 裝運(yùn)過程中發(fā)生的漏 地原料應(yīng)裝袋、裝車，并記錄在原材料裝車記錄上。(8) . 運(yùn)輸單位車輛將原料運(yùn)至港 / 站地磅進(jìn)行過磅計(jì)重，由公司理貨 小組人員記錄在 過磅單(港 / 站) 上；并將過磅單第三聯(lián)交司 機(jī)，作為進(jìn)入公司的憑證。(9) . 公司巡邏小組按照運(yùn)輸路線進(jìn)行巡視，將短途運(yùn)輸中

44、的漏地原 料裝袋、裝車后運(yùn)到公司，并記錄在漏地原料報(bào)告上。(10) . 運(yùn)輸單位司機(jī)出示港 / 站過磅單，并將身份證或駕駛證交門衛(wèi) 換取出門證 ( 收貨通知單 ) ；門衛(wèi)將運(yùn)輸原料 車輛情況記錄在貨車進(jìn)出情況記錄上；門衛(wèi) 通知采購(gòu)部、品 管部、原材料倉(cāng)庫(kù)運(yùn)送原料車輛到達(dá)情況。(11) . 采購(gòu)人員向司機(jī)收取過磅單第三聯(lián)，將過磅單號(hào) 登記在原料收貨報(bào)告上，并將原料收貨報(bào)告交司機(jī) ， 通知其 前往過磅計(jì)重。(12) . 地磅員在原料收貨報(bào)告上過磅計(jì)重后，將原料收貨報(bào)告交司機(jī) 帶往倉(cāng)庫(kù)。(13) . 司機(jī)將送貨車輛駛至倉(cāng)庫(kù)卸貨時(shí)，由品管人員作 100的抽樣檢查，并將檢查結(jié)果登記在 品質(zhì)分析報(bào)告 和原

45、料收 貨報(bào)告 上。(14) . 倉(cāng)庫(kù)收貨人員根據(jù)品管部的檢查結(jié)果，將合格原料和不合格原 料由裝卸單位人員分別按指定地點(diǎn)予以卸貨存放；倉(cāng)庫(kù)收貨人員根據(jù)合格原料的卸貨包數(shù)登記在 “原料收貨臺(tái)帳上，對(duì)不告上作證(16).聯(lián) ( 原材料倉(cāng)庫(kù)聯(lián) )( 出門證 ) 上簽字后交(17).錄上相應(yīng)(18).貨報(bào)告上臺(tái)帳上登記(19).磅單，與公司報(bào)告的核算報(bào)告和“原材(20).(21).裝車及異地提貨、本地材料采購(gòu)本錢明細(xì)表。到貨通知合格原料那么登記在 “不合格原料登記簿 上。 原材料倉(cāng)庫(kù)收貨人員在每一輛車卸貨后，在 原料收貨報(bào) 收入包數(shù)、扣除單位原料包裝物重量的有關(guān)登記，并在出門( 收貨通知單 ) 上簽字后

46、交司機(jī)。 卸貨完畢司機(jī)將空車駛往地磅進(jìn)行過磅，地磅員在 “原料收貨 報(bào)告上 登記，并留存 原料收貨報(bào)告 第四 其余交采購(gòu)部。另外地磅員在 “收貨通知單 司機(jī)。出門時(shí)司機(jī)將 “收貨通知單 ( 出門證 )交門衛(wèi)，門衛(wèi)審核 “收 貨通知單 ( 出門證) 上倉(cāng)庫(kù)收貨人員和地磅員的簽字后，交司 機(jī)簽字后予以放行；同時(shí)門衛(wèi)在 “貨車進(jìn)出情況記 登記；每日門衛(wèi)將收到的 “收貨通知單 ( 出門證 ) 、“貨車進(jìn) 出情況記錄進(jìn)行核對(duì)后交財(cái)會(huì)部。公司倉(cāng)庫(kù)收貨人員在收到由地磅返回的 “原材料收 登記有關(guān)數(shù)據(jù)，并根據(jù)其過磅資料在 “原料收貨 過磅凈重資料。采購(gòu)部根據(jù)港 / 站交來的原料裝車記錄和港 / 站過 的“原料

47、收貨報(bào)告 進(jìn)行核對(duì)后，完成 “原料收貨 填制工作，并作為編制 “異地提貨原料本地接貨 料收貨匯總報(bào)告 ( 異地提貨 ) 的依據(jù)。采購(gòu)部根據(jù)結(jié)算結(jié)果，支付原料短途運(yùn)輸款時(shí)，應(yīng)填制 “付款 申請(qǐng)，由財(cái)會(huì)部審核無誤后支付。財(cái)會(huì)部依據(jù)異地港 / 站、本地港 / 站的過磅單，異地原材料/ 船情況記錄，公司的 “原料收貨報(bào)告 ，以 到貨、接貨和匯總報(bào)告等各項(xiàng)資料，編制 “原 表，以及“異地提貨原材料采購(gòu)損耗分析(1).異地大宗原料采購(gòu)在提貨后，應(yīng)根據(jù)實(shí)際到達(dá)時(shí)間和已確定的接貨地點(diǎn)向公司有關(guān)部門發(fā)出到貨通知(2). 應(yīng)通知的有關(guān)部門：a.總經(jīng)理辦公室b.財(cái)會(huì)部c.品管部d.原材料倉(cāng)庫(kù)e.地磅f.門衛(wèi)g.食堂

48、h.運(yùn)輸部門等(3).到貨通知的內(nèi)容包括：a.到貨時(shí)間、地點(diǎn)、接貨時(shí)間。b.原材料品種、數(shù)量。c.成立接貨管理小組。d.接貨要求等。成立接貨管理小組(1)接貨管理小組負(fù)責(zé)人一般由采購(gòu)負(fù)責(zé)人擔(dān)任，作為接貨管理小組的總協(xié)調(diào)人應(yīng)負(fù)責(zé)安排原料接貨班次，協(xié)調(diào)接貨環(huán)節(jié)，解決接貨過程中的各項(xiàng)問題。(2)接貨管理小組按管理要求分為三個(gè)小組，即理貨小組，巡邏小組，收貨小組。a.理貨小組它是指在港口或火車站等接貨地點(diǎn)負(fù)責(zé)監(jiān)督裝卸工作，負(fù)責(zé)港 / 站清掃漏地原料，負(fù)責(zé)在港 / 站過磅計(jì)量的工作小組。b.巡邏小組巡邏小組負(fù)責(zé)監(jiān)督運(yùn)輸單位從港 / 站接貨點(diǎn)裝車后至公司倉(cāng)庫(kù)路程中的原料運(yùn)輸情況，即防止偷盜行徑和清掃運(yùn)回運(yùn)

49、輸途中的漏地原料。c.公司收貨小組 .負(fù)責(zé)安排送貨車輛在公司過磅、作品質(zhì)檢驗(yàn)、安排原料存放地點(diǎn)，并指揮車輛將原料卸入桶倉(cāng)或指定的倉(cāng)庫(kù)存放位置。異地提貨原材料到港 / 站前的準(zhǔn)備工作(1). 到港/ 站的計(jì)量設(shè)備的檢查 a. 自檢(表單同前) b. 外檢(表單同前)(2). 短途運(yùn)輸工具的檢查(a).為保證原材料在裝運(yùn)過程中的質(zhì)量，免遭污染、破包和漏地的損失，應(yīng)對(duì)車輛完好程度，清潔程度 進(jìn)行檢查，并記錄在“運(yùn)輸工具檢查記錄 上。(b). “運(yùn)輸工具檢查記錄 由采購(gòu)部業(yè)務(wù)人員在檢查地點(diǎn)對(duì)運(yùn)輸 工具檢查后填制，經(jīng)采購(gòu)負(fù)責(zé)人、品管部負(fù)責(zé)人會(huì)簽后，將 第一聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第二聯(lián)交品管部，第 三聯(lián)留存采購(gòu)部。

50、原料異地提貨后到貨時(shí)的原料品質(zhì)復(fù)檢與分析(1) .原料到港 / 站時(shí)，公司品管人員需對(duì)其進(jìn)行復(fù)檢。(2) .到貨原材料假設(shè)有出險(xiǎn)情況，公司采購(gòu)人員、品管人員應(yīng)配合保險(xiǎn)公司人員確定損失數(shù)量。(3) .原料入庫(kù)前須進(jìn)行 100的檢查。(4) .將異地品質(zhì)分析和到貨品質(zhì)分析進(jìn)行比照。在本地港 / 站裝運(yùn)過程中原料漏地的處理(1) . 對(duì)在本地港 / 站裝運(yùn)過程中原料漏地的情況，由理貨小組人員 記錄在 “原料裝車情況記錄 表上。(2) . 漏地原料分列兩種情況：(a) . 漏地以后散包 應(yīng)組織人員裝袋、裝車，并作計(jì)包記 錄。(b) . 漏地后但未散包 組織人員重新裝車，并作計(jì)包記錄。(3) . 對(duì)漏地

51、原料品質(zhì)的監(jiān)控 對(duì)受污染的漏地原料在計(jì)包計(jì)重后，由品管部人員鑒定 后，提出處理意見。(4) . 財(cái)會(huì)部會(huì)計(jì)人員根據(jù)漏地?fù)p失情況，作相關(guān)的采購(gòu)損耗處理。 在本地港 / 站原材料裝車記錄 由理貨小組人員在本地港 / 站按每輛運(yùn)送車輛的裝運(yùn)情況，作 “原材料裝車情況記錄 ，該表與異地提貨時(shí)的 “原材料 裝車 / 船情況記錄 表單的格式相同。本地港 / 站過磅記錄由理貨小組人員在本地港 / 站對(duì)每一原料運(yùn)送車輛進(jìn)行過磅計(jì)重，其過磅記錄格式與異地提貨時(shí)的過磅單相同。本地短途運(yùn)輸過程中的原料漏地處理(1) . 公司巡邏小組將短途運(yùn)輸中的漏地原料裝袋、裝 車后，回公司過磅計(jì)重，并交品管部檢驗(yàn)和交倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)。對(duì)

52、運(yùn)輸過程中的漏地原料，應(yīng)記錄在 漏地原料情況記錄表 上。(2) . 對(duì)已受污染的漏地原料，由品管部人員鑒定后，提出處理意見。(3) . 財(cái)會(huì)部會(huì)計(jì)人員根據(jù)其損失，作相關(guān)的采購(gòu)損耗處理。(4) . 漏地原料情況記錄表 一式三聯(lián)，由公司巡邏人員在原料漏 地現(xiàn)場(chǎng)記錄后，回公司交采購(gòu)負(fù)責(zé)人、品管負(fù) 責(zé)人會(huì)簽后，將第一聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第二聯(lián)交品管部，第三聯(lián)留 存采購(gòu)部。收貨通知單 ( 出門證 )(1). “收 / 發(fā)貨通知單 即出門證，可用于原材料收貨 和原材料銷售等(即原材料發(fā)貨 ) ，以及產(chǎn)成品的發(fā)貨和收貨 ( 產(chǎn)成品退貨或購(gòu)入等 )(2). 出門證一式二聯(lián)，第一聯(lián)為進(jìn)出公司人員持有，在出 門時(shí)交門衛(wèi)，

53、經(jīng)門衛(wèi)審核，并由進(jìn)出人員簽字后交財(cái)會(huì) 部，第二聯(lián)由采購(gòu)部或成品倉(cāng)庫(kù)留存。 貨車進(jìn)出情況記錄(1). 門衛(wèi)根據(jù)進(jìn)入公司人員填寫的 “收/ 發(fā)貨通知單 ( 出門證 )， 在檢查進(jìn)出車輛的情況后，填寫 “貨車進(jìn)出情 況記錄 。(2). “貨車進(jìn)出情況記錄 是檢查各有關(guān)部門原材料、產(chǎn)成品收 發(fā)情況的核對(duì)依據(jù)。(3) . “貨車進(jìn)出情況記錄 一式三聯(lián)，由門衛(wèi)每日填制后，將第一 聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第二聯(lián)交采購(gòu)部或交成品倉(cāng) 庫(kù)，第三聯(lián)由門衛(wèi)留存。公司原料收貨過磅記錄(1). 地磅員應(yīng)在 “原料收貨報(bào)告 上做過磅記錄。(2). 司機(jī)空車過磅后，應(yīng)向其收回 “原料收貨報(bào)告 ，并將空車過磅 記錄登記在 “原料收貨報(bào)告 上，在本班工作結(jié) 束前地磅員應(yīng)將“原料收貨報(bào)告 第四聯(lián)交倉(cāng)庫(kù)收貨人員。 原料收貨臺(tái)帳(1). “原料收貨臺(tái)帳 根據(jù)“原料收貨報(bào)告 和“地磅單及實(shí)際入 庫(kù)包數(shù)予以登記，對(duì)于收貨扣項(xiàng)應(yīng)根據(jù)合同或采購(gòu)部根據(jù) 實(shí)際情況與供給商交涉后予以扣減(即由供給商 承當(dāng)局部。原料收貨報(bào)告(1). “原料收貨報(bào)告 可以反映收貨過程中 每一輛車裝運(yùn)的原料品質(zhì)情況、過磅計(jì)重情況、倉(cāng)庫(kù)收貨情況和采購(gòu)部進(jìn)行結(jié)算的 情況。(2). “原料收貨報(bào)告 也是財(cái)會(huì)部作為付款和據(jù)以作為原料入庫(kù)帳務(wù) 處理的依據(jù)之一。(3) . “原