12123109于暢項(xiàng)目采購管理系統(tǒng)流程探討

1、標(biāo)準(zhǔn)文案大全項(xiàng)目采購管理流程探討以YG公司為例的項(xiàng)目采購流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)姓名： _于暢_學(xué)號(hào)： 12123109 _日期：2015年4月23日標(biāo)準(zhǔn)文案大全、項(xiàng)目采購管理流程相關(guān)理論.3目錄、采購管理相關(guān)理論 .31、 采購 . 32、 采購管理的主要內(nèi)容 . 31、 采購流程的定義 . 32、 采購流程的主要控制內(nèi)容 . 3三、 YG公司采購流程現(xiàn)狀 .41、 采購組織機(jī)構(gòu) . 42、 YG公司采購流程 . 4(1)大宗原材料采購流程 . 4(2)合同采購流程 . 5(3)小額采購流程 . 6四、 YG公司現(xiàn)行采購流程存在的問題分析 .61、物資采購業(yè)務(wù)工作中的不相容崗位分離不徹底 . 62、物

2、資采購流程較為粗放，存在較大的廉政風(fēng)險(xiǎn) . 63、需求計(jì)劃管理難度大，計(jì)劃性較差，管理水平亟待提高 . 64、供應(yīng)商管理較為薄弱 . 75、部分果購流程信息傳遞的環(huán)節(jié)過多. 76、流程中缺乏對梁購風(fēng)險(xiǎn)的控制 . 7五、 YG公司物資采購流程優(yōu)化方案 .71、基于不相容崗位分離的流程優(yōu)化. 7(1)優(yōu)化方案 . 72、基于分級管理的采購流程優(yōu)化 . 8(1) 分級管理 . 8(2) 采購流程優(yōu)化 . 9六、 結(jié)論 .9標(biāo)準(zhǔn)文案大全參考文獻(xiàn) .9標(biāo)準(zhǔn)文案大全4、采購管理相關(guān)理論1、采購采購可以看做企業(yè)為了產(chǎn)品生產(chǎn)而去主動(dòng)獲得原材料和服務(wù)的一個(gè)過程。 典 型的采購過程包括，采購需求,供應(yīng)商選擇，供應(yīng)

3、商詢比價(jià)，供應(yīng)商談判，下達(dá)采購 訂單,接收供應(yīng)，貨物的驗(yàn)收，貨款的支付。2、采購管理的主要內(nèi)容通常來看,企業(yè)中的釆購管理包含以下一些內(nèi)容。一是對整體采購業(yè)務(wù)的管理，如需求計(jì)劃、采購計(jì)劃、供應(yīng)商選擇、供應(yīng)商 詢比價(jià)、供應(yīng)商談判、釆購合同、采購催交、釆購驗(yàn)收、采購付款、物資發(fā)放、 物資庫存、供應(yīng)商評價(jià)等釆購活動(dòng)中的業(yè)務(wù)工作的管理。 二是對采購業(yè)務(wù)活動(dòng)的 支撐性活動(dòng)的管理，如釆購業(yè)務(wù)人員管理、釆購信.息系統(tǒng)管理、采購資金管理、 采購制度建設(shè)等方面的管理。三是對采購相關(guān)活動(dòng)的管理，如對供應(yīng)商準(zhǔn)入管理、 供應(yīng)商退出管理、貨源基地建設(shè)、供應(yīng)商戰(zhàn)略伙伴建立、內(nèi)部客戶關(guān)系管理等方 面。1、項(xiàng)目采購管理流程相關(guān)

4、理論1、采購流程的定義采購流程可以看做是從采購需求開始一直到采購物資入庫并完成發(fā)放的一 系列活動(dòng)。采購流程按照釆購流程中各種不同的業(yè)務(wù)可以劃分為不同的業(yè)務(wù)流程 如需求計(jì)劃流程、采購計(jì)劃流程、供應(yīng)商選擇流程、比質(zhì)比價(jià)流程、合同評審流 程、催交流程、驗(yàn)收入庫流程、釆購付款流程等等。2、采購流程的主要控制內(nèi)容 嚴(yán)格的流程管理。這主要包括流程的設(shè)置的科學(xué)合理性、流程運(yùn)行的制度保證、 流程中各業(yè)務(wù)崗位的職能與職責(zé)等。 科學(xué)的釆購策略。這主要是要按照企業(yè)的實(shí)際建立符合企業(yè)實(shí)際的采購策略 這些策略確保了企業(yè)采購流程運(yùn)行的效果。 供應(yīng)商管理。這主要是指從建立科學(xué)有效的供應(yīng)商管理策略入手開展供應(yīng)商的 動(dòng)態(tài)考評管

5、理，旨在持續(xù)提升供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量與服務(wù)，建立戰(zhàn)略的供應(yīng)商合作 管理。標(biāo)準(zhǔn)文案大全三、YG公司采購流程現(xiàn)狀1、米購組織機(jī)構(gòu)YG公司物資采購工作設(shè)分管副總經(jīng)理一名，具體采購業(yè)務(wù)由營銷中心負(fù)責(zé), 營銷中心設(shè)主管主任一名，分管物資采購工作副主任一名，下設(shè)兩個(gè)負(fù)責(zé)物資釆 購的科室，分別為計(jì)劃科和采購科。給兩個(gè)科室設(shè)置了相應(yīng)的職能。計(jì)劃科崗位 設(shè)置為：科長、副科長、計(jì)劃員。采購科崗位設(shè)置為：科長、采購員。各崗位均設(shè) 置了相應(yīng)的崗位職責(zé)、工作要求和工作流程。營銷中心計(jì)劃科 米購科科長科長計(jì)劃員采購員圖3-1 YG公司 采購部門組織機(jī)構(gòu)圖自2008年經(jīng)融危機(jī)以來,YG公司受兩頭市場的擠壓,企業(yè)利潤快速下滑,一

6、 面是原材料市場價(jià)格的不斷攀升，一面的產(chǎn)品市場價(jià)格的持續(xù)下滑。面對復(fù)雜的 市場環(huán)境,YG公司從持續(xù)提升物資采購管理入手，強(qiáng)化采購成本控制，力爭為企 業(yè)從“第三利潤源”創(chuàng)造效益。2009年，丫G公司對物資釆購實(shí)施集中管理，收回 了各二級單位的采購權(quán)，由營銷中心負(fù)責(zé)采購的集中管理，營銷中心設(shè)置了專職 釆購員負(fù)責(zé)物資釆購的計(jì)劃、詢價(jià)、采購工作。2011年,根據(jù)企業(yè)的發(fā)展實(shí)際，實(shí)施了米購流程再造，及將米購業(yè)務(wù)劃分為米購計(jì)劃業(yè)務(wù)和米購業(yè)務(wù)兩大業(yè)務(wù)模 塊。其中釆購計(jì)劃業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)編制采購計(jì)劃，同時(shí)負(fù)責(zé)對合同采購負(fù)責(zé)實(shí)施，即詢比 價(jià)、招標(biāo)、合同簽訂、票據(jù)驗(yàn)收掛賬、付款等。采購業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)執(zhí)行小額物資采購 計(jì)劃,即對

7、小額物資進(jìn)行詢比價(jià)、票據(jù)驗(yàn)收掛賬等。采購的電子信息系統(tǒng)暫未開 展,所有的業(yè)務(wù)均通過采購管理辦法規(guī)定的流程由業(yè)務(wù)人員完成。2、YG公司采購流程從采購的額度來分，可以分為大宗原材料釆購、合同采購、小額采購三個(gè)采 購流程。分別簡述如下：(1) 大宗原材料采購流程大宗原材料由計(jì)劃科根據(jù)月度生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃，結(jié)合庫存數(shù)量、期間消耗等因 素,綜合平衡編制物資采購計(jì)劃。釆購計(jì)劃釆取層級審批方式，科長審核,主管主任審批。審批后由計(jì)劃科計(jì)劃員向北化集團(tuán)報(bào)送月度采購計(jì)劃，與北化集團(tuán)簽訂標(biāo)準(zhǔn)文案大全審批報(bào)送米購計(jì)戈卩各單位需求計(jì)劃生產(chǎn)作業(yè)計(jì)戈U庫存物資采購合同，北化集團(tuán)根據(jù)采購計(jì)劃的釆購量、采購進(jìn)度要求組織貨源進(jìn)行均

8、衡供貨。原材料到廠后計(jì)劃員組織公司質(zhì)量管理部門進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后進(jìn)行 發(fā)票驗(yàn)收并在財(cái)務(wù)部門掛賬，月末根據(jù)采購資金情況編制采購付款計(jì)劃，審批后 由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款。如圖，3-2圖3-2大宗原材料采購流程圖(2) 合同采購流程編制采購計(jì)戈U合同采購的原材料由計(jì)劃科根據(jù)月度生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃，結(jié)合庫存數(shù)量、期間消 耗等因素,綜合平衡編制物資采購計(jì)劃。采購計(jì)劃采取層級審批方式，科長審核,審批圖3-3合同采購流程圖標(biāo)準(zhǔn)文案大全主管主任審批。審批后由計(jì)劃科計(jì)劃員根據(jù)釆購額度的大小組織詢比價(jià)或招標(biāo)采 購、簽訂采購合同并進(jìn)行催交。原材料到廠后計(jì)劃員組織公司質(zhì)量管理部門進(jìn)行 驗(yàn)收,驗(yàn)收合格后進(jìn)行發(fā)票驗(yàn)收并在財(cái)務(wù)部門

9、掛賬，月末根據(jù)采購資金情況編制 采購付款計(jì)劃，審批后由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款。合同釆購流程圖，如圖 3-3。(3) 小額米購流程小額物資采購和加急釆購由計(jì)劃科根據(jù)月度生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃 ，結(jié)合庫存數(shù)量、 期間消耗等因素，綜合平衡編制物資采購計(jì)劃或加急采購計(jì)劃。釆購計(jì)劃采取層 級審批方式，科長審核，主管主任審批。審批后移交采購科，由釆購員組織詢比價(jià) 采購、簽訂采購協(xié)議并進(jìn)行催交。原材料到廠后采購員組織公司質(zhì)量管理部門進(jìn) 行驗(yàn)收,驗(yàn)收合格后進(jìn)行發(fā)票驗(yàn)收并在財(cái)務(wù)部門掛賬，月末根據(jù)釆購資金情況編 制采購付款計(jì)劃，審批后由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款。流程圖與圖3-3 一致,僅是釆購計(jì) 劃審批后轉(zhuǎn)交采購科實(shí)施。四、YG公司現(xiàn)行

10、采購流程存在的問題分析1、物資采購業(yè)務(wù)工作中的不相容崗位分離不徹底銀光公司營銷中心物資采購由計(jì)劃業(yè)務(wù)和采購業(yè)務(wù)組成，但計(jì)劃員在負(fù)責(zé)編 制釆購計(jì)劃的同時(shí)，還負(fù)責(zé)合同物資采購的實(shí)施。采購員雖然不負(fù)責(zé)編制釆購計(jì) 劃,但負(fù)責(zé)小額物資及加急物資的采購實(shí)施。因此采購業(yè)務(wù)工作的不相容崗位的 分離不徹底。2、物資采購流程較為粗放，存在較大的廉政風(fēng)險(xiǎn)采購業(yè)務(wù)由計(jì)劃員、采購員實(shí)施，除了科長與主管主任的審核、審批外,關(guān)鍵 業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理薄弱，使公司計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、 質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、資金風(fēng)險(xiǎn)等方面的防控能力不足，不利于公司釆購成本的降低，存在較 大的廉政風(fēng)險(xiǎn)。3、需求計(jì)劃管理難度大，計(jì)劃性較差，

11、管理水平亟待提高原材料計(jì)劃管理是采購工作的源頭，計(jì)劃管理的源頭是需求計(jì)劃管理。在實(shí) 際的計(jì)劃管理過程中暴露出公司物資需求單位的物資需求計(jì)劃管理薄弱，計(jì)劃性較差,具體表現(xiàn)在：一是需求計(jì)劃缺乏準(zhǔn)確性，所報(bào)計(jì)劃存在數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、技 標(biāo)準(zhǔn)文案大全術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有誤。二是缺乏科學(xué)的、中長期的預(yù)測，使得加急需求計(jì)劃頻率大幅增加。4、供應(yīng)商管理較為薄弱雖然公司已經(jīng)建立起了主要原材料的合格供方管理體系，但在整體物資供應(yīng) 商管理方面還有待提高。存在的主要問題有：一是合格供方缺乏必要準(zhǔn)入與退出 程序,入圍合格供方體系缺乏必要的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。二是對供應(yīng)商未實(shí)行定量化的動(dòng) 態(tài)考核,沒有形成合格供方優(yōu)勝劣汰的競爭機(jī)制。三是未建立

12、起與公司物資采購 實(shí)際相適應(yīng)的合格供方隊(duì)伍，合格供方數(shù)量過多，導(dǎo)致管理成本過高，同時(shí)出現(xiàn)了 合格供方之間惡性競爭的潛在風(fēng)險(xiǎn)。四是合格供方未實(shí)行分級管理，導(dǎo)致耗費(fèi)了大量的人力、物力，但卻沒能達(dá)到管理的目標(biāo)。五是未能從供應(yīng)鏈角度建立起供 需雙贏的供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，公司目前僅能夠通過信息的不對等及地位的不對等來 通過與供應(yīng)商博棄獲取自身的利益。供應(yīng)商自身發(fā)展緩慢，進(jìn)一步影響采購成本。5、部分果購流程信息傳遞的環(huán)節(jié)過多從價(jià)值鏈的角度來看，部分釆購流程的信息傳遞環(huán)節(jié)過多，部門之間的分工 過于細(xì)致,導(dǎo)致信息在流程中的傳遞時(shí)間過長，價(jià)值增值少，浪費(fèi)多。6、流程中缺乏對梁購風(fēng)險(xiǎn)的控制缺乏科學(xué)的釆購風(fēng)險(xiǎn)分析，使公

13、司物資采購管理工作中，流程與成本降低的 控制重點(diǎn)不突出，實(shí)施科學(xué)的釆購策略受限，增加了公司經(jīng)營管理的風(fēng)險(xiǎn)水平。五、YG公司物資采購流程優(yōu)化方案1、基于不相容崗位分離的流程優(yōu)化（i）優(yōu)化方案不相容崗位分離是物資采購流程設(shè)計(jì)中重要的原則。 目前銀光公司的“計(jì)劃 一采購”采購流程是一種較為粗放的采購流程，不能做到不相容崗位的徹底分離， 不相容崗位是指那些如果由同一個(gè)人擔(dān)任 ，既能出現(xiàn)錯(cuò)誤與弄虛作假，又能將錯(cuò) 誤與弄虛作假掩蓋的職務(wù)或崗位。為此應(yīng)在重新審視原材料采購現(xiàn)狀與未來的基礎(chǔ)上，首先從不相容崗位的設(shè) 置方面優(yōu)化采購流程。根據(jù)公司目前物資釆購的管理現(xiàn)狀，結(jié)合公司精益釆購發(fā) 展要求。將“計(jì)劃一采購”

14、模式優(yōu)化為“計(jì)劃一詢價(jià)一采購”模式。即在原有的 業(yè)務(wù)設(shè)置上，除了物資釆購計(jì)劃業(yè)務(wù)崗位與采購業(yè)務(wù)崗位外，設(shè)置物資采購詢價(jià) 標(biāo)準(zhǔn)文案大全業(yè)務(wù)崗位，負(fù)責(zé)物資釆購過程中的供應(yīng)商詢價(jià)工作和組織物資釆購評審會(huì)及物資 采購評審會(huì)簽工作。做到物資計(jì)劃管理與釆購價(jià)格管理相分離。物資驗(yàn)收管理及 票據(jù)掛賬,付款管理與物資計(jì)劃管理和采購價(jià)格管理相分離。設(shè)置供應(yīng)商管理業(yè)務(wù)崗位，負(fù)責(zé)合格供方管理的相關(guān)業(yè)務(wù)。做到合格供方管 理與物資釆購業(yè)務(wù)相分離。確保合格供方管理過程及物資采購過程的公平、公正 性。同時(shí)完善內(nèi)部監(jiān)督體系，設(shè)置信價(jià)業(yè)務(wù)崗位，負(fù)責(zé)監(jiān)督物資采購過程、價(jià)格審 查、合同存檔、評審資料歸檔管理等。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的前后對比

15、如下：1采購業(yè)務(wù)流程由原有的“計(jì)劃一采購”模式，優(yōu)化為“計(jì)劃一詢價(jià)一采購” 模式。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化可促進(jìn)采購業(yè)務(wù)工作的模塊化、科學(xué)化，可有效的提升采購管理的精細(xì)化程度。同時(shí)有效的將材料采購工作中的計(jì)劃、 詢價(jià)、采購三個(gè)關(guān)鍵 業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行了三分離，優(yōu)化后的業(yè)務(wù)模塊實(shí)現(xiàn)了計(jì)劃、詢價(jià)、采購、供應(yīng)商管 理、信價(jià)、驗(yàn)收、質(zhì)量、合同、付款管理的九分離 ，提升了采購業(yè)務(wù)的公開、公 平、公正性，加強(qiáng)了釆購業(yè)務(wù)的監(jiān)督與管理，體現(xiàn)了精細(xì)化管理的思路，同時(shí)促進(jìn) 了相互監(jiān)督體系的完善。2、基于分級管理的采購流程優(yōu)化（1）分級管理基于分級管理的分類。YG公司物資一直采用的傳統(tǒng)的劃分方法，將物資分 為主要原材料和輔助物資。這

16、種基于生產(chǎn)特性和采購額的物資分類雖然能夠滿足 公司生產(chǎn)的需要。但由于劃分方法較為簡單，無法對重點(diǎn)物資進(jìn)行重點(diǎn)控制，科學(xué) 的釆購策略不能引入，往往是浪費(fèi)了大量的管理精力卻不能取得好的管理效果。 為此，對所有物資進(jìn)行科學(xué)分類顯得尤為重要。重新分級，可以分為以下四類： 高風(fēng)險(xiǎn)、高成本物資，即為戰(zhàn)略性物資。 為低風(fēng)險(xiǎn)、高成本物資，即為杠桿型物資。 為低風(fēng)險(xiǎn)、低成本，即為一般物資。標(biāo)準(zhǔn)文案大全 為高風(fēng)險(xiǎn)、低成本物資，即為瓶頸物資。(2)采購流程優(yōu)化通過對物資進(jìn)行以上的分類，可以將不同類別的采購流程優(yōu)化如下 戰(zhàn)略合作伙伴采購流程：對于戰(zhàn)略物資實(shí)施。首先根據(jù)年度作業(yè)計(jì)劃結(jié)合 市場調(diào)查與預(yù)測編制年度采購預(yù)算、

17、采購計(jì)劃與采購方案；其次根據(jù)釆購方案與 簽訂戰(zhàn)略框架采購合同，每月根據(jù)實(shí)際作業(yè)計(jì)劃確定當(dāng)月釆購量及資金支出計(jì)劃 并將釆購進(jìn)度細(xì)分至每周；再次建立釆購合同執(zhí)行臺(tái)賬跟蹤物流，編制付款進(jìn)度 計(jì)劃,控制資金流；最后完成物資票據(jù)驗(yàn)收并根據(jù)付款進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行貨款支付。 框架合同采購流程：對于杠桿類物資實(shí)施，通常采用招投標(biāo)戰(zhàn)略。但由于公司的杠桿類物資具有成本優(yōu)勢的貨源基地均與戰(zhàn)略類物資有裙帶關(guān)系 ，為此采 用框架合同采購戰(zhàn)略，參照戰(zhàn)略合作伙伴物資的采購流程運(yùn)作 ，但策略可有所不 同。 綜合釆購流程：對于一般類物資實(shí)施。首先根據(jù)月度生產(chǎn)計(jì)劃編制釆購計(jì) 劃及釆購方案；其次根據(jù)采購額確定定價(jià)方式，確定釆購價(jià)格；再次

18、簽訂采購合同 跟蹤采購合同執(zhí)行；最后完成票據(jù)驗(yàn)收及付款。 保供采購流程：對于瓶頸物資實(shí)施。由于公司所處行業(yè)的特殊性，使用的很多小化工物資及少量特種輔助物資均屬于保供風(fēng)險(xiǎn)大的特殊物資，但此類物資通常釆購成本占總成本的份額很小。應(yīng)首先在年初根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃確定采購計(jì)劃及釆 購時(shí)機(jī),其采購流程可參照綜合物資采購流程運(yùn)作 ，但應(yīng)注意，對于此類物資，采 購策略可采取具體情況、具體對待的靈活策略 ，對供應(yīng)商采取幫助改善質(zhì)量、穩(wěn) 定合作關(guān)系的策略。公司內(nèi)部設(shè)置較高的安全庫存，并采用少批次、較大采購批 量的策略來保障物資供應(yīng)的連續(xù)性，最大限度地規(guī)避保供風(fēng)險(xiǎn)，確保公司連續(xù)、穩(wěn) 定生產(chǎn)。六、結(jié)論采購管理是企業(yè)經(jīng)營管理工作的重要組成部分。從市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天 釆購管理將給企業(yè)經(jīng)營的優(yōu)與劣帶來至關(guān)重要的影響 ，采購管理工作正在快速的 由業(yè)務(wù)勞動(dòng)型工作向管理效益型工作轉(zhuǎn)變。 企業(yè)持續(xù)開展采購管理流程的再造與 優(yōu)化是非常必要的。本文在業(yè)務(wù)流程再造及優(yōu)化理論的指引下，結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)管理中科學(xué)的采購 管理方法,對YG公司現(xiàn)行的物資釆購管理流程中存在的問題進(jìn)行梳理 ，通