華中師范大學(xué)漢口分校檔案管理規(guī)定

1、華中師范大學(xué)漢口分校檔案管理規(guī)定第一章 總 則 第一條 為了加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，搞好科學(xué)管理，更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、高等學(xué)校檔案管理辦法(27號(hào)令)和高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范，結(jié)合我校工作實(shí)際，特制定本規(guī)定。第二條 我校的檔案是指建校以來(lái)我校（包括個(gè)人）教學(xué)、科研、黨政管理、基本建設(shè)以及在其他工作過(guò)程中和各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同載體的文件材料、實(shí)物史料。 第三條 我校形成的各類檔案，是全校師生員工勞動(dòng)智慧的結(jié)晶，又是國(guó)家和學(xué)校的寶貴財(cái)富。學(xué)校對(duì)檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安

2、全，以利開(kāi)發(fā)利用。各部門必須定期向校檔案館移交檔案，任何個(gè)人不得將檔案材料據(jù)為己有或借故拖延歸檔。 第四條 學(xué)校檔案工作是學(xué)校工作的組成部分，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要尺度，是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，是一項(xiàng)科學(xué)文化事業(yè)。各單位必須加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，對(duì)文件材料和實(shí)物史料的形成、積累、整理、歸檔工作，要列入各單位和有關(guān)人員崗位責(zé)任制，實(shí)行部門和科研課題組立卷歸檔制度。做到“三納入”、“四同步”：納人學(xué)校規(guī)劃和計(jì)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。第二章 管理體制和任務(wù) 第五條 按照集中統(tǒng)一管

3、理的原則，學(xué)校設(shè)檔案館。校檔案館為直屬事業(yè)單位，對(duì)全校檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，今后根據(jù)學(xué)校發(fā)展有關(guān)單位經(jīng)批準(zhǔn)可設(shè)分室。分室檔案業(yè)務(wù)受校檔案館和行政主管部門雙重領(lǐng)導(dǎo)。 第六條 校檔案工作由一名校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)分管，各有關(guān)部、處、院系由一名領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)本部門的檔案工作，并設(shè)兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理和移交工作，并把做好檔案工作，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，作為檢查工作、考核員工的重要內(nèi)容之一。第七條 校檔案館的基本任務(wù)是：一、貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的政策法規(guī)，規(guī)劃全校檔案工作；二、制訂本校檔案工作規(guī)章制度，總結(jié)交流檔案工作經(jīng)驗(yàn)，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查全校各部門檔案工作執(zhí)行情況；三、負(fù)責(zé)收集、征集、整

4、理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)全校各類檔案及有關(guān)資料；四、開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作；五、配備必要的現(xiàn)代化管理設(shè)備，負(fù)責(zé)檔案設(shè)備及裝具的管理，負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源；六、參加檔案工作協(xié)作、學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)；七、建立、健全學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò)，培訓(xùn)、考核全校專(兼)職檔案工作人員；八、開(kāi)展檔案宣傳工作和利用者教育與咨詢活動(dòng)。第八條 實(shí)行部門(單位)和課題組歸檔制度，部門(單位)和課題組檔案工作的任務(wù)是：一、學(xué)習(xí)和執(zhí)行上級(jí)有關(guān)檔案工作方針、政策和學(xué)校檔案工作的規(guī)章制度；二、做好本部門檔案的形成、積累和平時(shí)組件整理工作，按要求定期向檔案館移交歸檔；三、做好攝制的具有保存價(jià)值的

5、有關(guān)教學(xué)、科研生產(chǎn)和學(xué)校重大活動(dòng)的聲像資料、實(shí)物資料等收集整理工作，每年造具新增目錄，定期向檔案館移交；第九條 檔案專兼職人員要堅(jiān)持檔案工作的政治方向、專業(yè)方向、服務(wù)方向，認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)方針、政策以及學(xué)校檔案工作的規(guī)章制度，熱愛(ài)檔案事業(yè)，忠于職守，嚴(yán)守機(jī)密，鉆研業(yè)務(wù)，踏實(shí)細(xì)致，熱心服務(wù)，努力提高政治與業(yè)務(wù)素質(zhì)，保證工作任務(wù)的完成。檔案工作人員(指專職檔案工作人員與做檔案工作為主的兼職人員)屬檔案專業(yè)技術(shù)人員，按檔案專業(yè)人員職務(wù)試行條例(職改字1986第39號(hào))，實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制。第三章 文件材料的形成和歸檔第十條 各類文件材料的形成、積累、整理、歸檔是確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基礎(chǔ)

6、。各部門（單位）和課題組兼職檔案人員應(yīng)按工作程序，進(jìn)行文件材料的形成、積累，工作結(jié)束時(shí)，進(jìn)行整理、組件，按歸檔要求，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審查合格后歸檔，經(jīng)檔案館人員檢查合格后再向檔案館移交。學(xué)校檔案館應(yīng)派人全程跟蹤服務(wù)，并指導(dǎo)各部門的歸檔工作。 第十一條 對(duì)于個(gè)人在從事教學(xué)、科研、黨政管理等職務(wù)活動(dòng)中形成的各種載體的文件材料，必須按規(guī)定向各部門或課題組兼職檔案員移交，任何個(gè)人不得將檔案材料據(jù)為己有，學(xué)校檔案館向國(guó)內(nèi)外征集與本校有關(guān)的各種檔案和資料，對(duì)于個(gè)人在非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要文件材料，檔案館通過(guò)征集、代管等多種形式進(jìn)行管理。對(duì)向?qū)W校檔案館捐贈(zèng)珍貴檔案的個(gè)人，學(xué)校予以獎(jiǎng)勵(lì)。 第十二條 學(xué)校對(duì)科研成

7、果、基建工程、貴重儀器設(shè)備等進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收時(shí)必須有檔案館專職檔案員或所在部門兼職檔案員參加，會(huì)同有關(guān)業(yè)務(wù)部門對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料加以審查簽署意見(jiàn)，以確保歸檔的文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。第十三條 學(xué)校各部門應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。學(xué)校檔案歸檔范圍：（一）行政類：主要包括學(xué)校董事會(huì)、校行政工作的各種文件、會(huì)議記錄、紀(jì)要、計(jì)劃、總結(jié)及行政活動(dòng)中形成的對(duì)學(xué)校發(fā)展有參考價(jià)值的材料；上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于行政工作的材料。（二）黨群類：主要包括校黨委及黨群部門的各種文件、會(huì)議記錄、紀(jì)要及各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)學(xué)校發(fā)展有參考價(jià)值的材料；上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于黨群工作的文件材料。（三）學(xué)生類：主要包括學(xué)校培

8、養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍材料、獎(jiǎng)懲材料、黨團(tuán)材料、高校畢業(yè)生登記表及反映學(xué)生能力的各種材料。（四）教學(xué)類：主要包括在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)中的文件材料。按原國(guó)家教委、國(guó)家檔案局發(fā)布的高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍（87）教辦字016號(hào)）的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（五）科研類：主要包括在科研活動(dòng)中形成的文件材料。按原國(guó)家科委、國(guó)家檔案局發(fā)布的科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定（國(guó)檔發(fā)19876號(hào)執(zhí)行。（六）基建類：主要包括學(xué)校在基本建設(shè)中形成的文件材料。按國(guó)家檔案局、原國(guó)家計(jì)委發(fā)布的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定（國(guó)檔發(fā)19884號(hào)）執(zhí)行。（七）儀器設(shè)備類：主要包括在儀器

9、設(shè)備管理中形成的材料。各種國(guó)產(chǎn)和國(guó)外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備（價(jià)值在10萬(wàn)元以上）的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改造工作中產(chǎn)生的文件材料。 （八）產(chǎn)品生產(chǎn)類：主要包括在產(chǎn)學(xué)研過(guò)程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。自行研制、試制產(chǎn)品的文件材料及在生產(chǎn)過(guò)程中形成的文件材料、樣品、照片、錄像等。（九）出版物類：主要包括自行編輯出版的學(xué)報(bào)、校報(bào)和其他學(xué)術(shù)刊物。（十）外事類：主要包括學(xué)校派遣有關(guān)人員出席國(guó)際會(huì)議、出國(guó)考察、講學(xué)、訪問(wèn)、合作研究、學(xué)習(xí)進(jìn)修和出國(guó)（境）留學(xué)的材料；學(xué)校聘請(qǐng)的境外專家、教師在教學(xué)、科研及其他活動(dòng)中形成的文件材料；學(xué)校開(kāi)展校際交流、合作辦學(xué)及管理外國(guó)和

10、港澳臺(tái)地區(qū)專家、教師、學(xué)生的材料；學(xué)校授予境外人士名譽(yù)職務(wù)、學(xué)位、稱號(hào)等的材料。（十一）財(cái)會(huì)類：主要包括財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中直接形成的文件材料。按財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的會(huì)計(jì)檔案管理辦法（財(cái)會(huì)字199832號(hào)執(zhí)行）。 （十二）聲像檔案：主要包括單位、個(gè)人在重要活動(dòng)和會(huì)議中形成的具有保存價(jià)值的照片(包括底片)、錄像、錄音、磁盤、縮微片、影片、光盤等。（十三）實(shí)物檔案：主要包括領(lǐng)導(dǎo)題詞、名人字畫，機(jī)構(gòu)變更前的印模；省級(jí)以上獲獎(jiǎng)牌匾、榮譽(yù)證書等；外事活動(dòng)中贈(zèng)送的禮品及學(xué)校重大活動(dòng)制作的各種紀(jì)念品。（十四）名人檔案：主要包括專家學(xué)者、歷任校領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)上有影響的校友、省級(jí)以上模范人物的各種材料。第十四條

11、 歸檔要求：一、實(shí)行由文件材料形成單位和科研課題組組件，主管業(yè)務(wù)部門統(tǒng)一歸檔的制度；組件人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求，進(jìn)行系統(tǒng)整理組件。并編寫實(shí)體分類號(hào)、頁(yè)數(shù)、件號(hào)、注明密級(jí)和保管期限，錄入文件材料數(shù)據(jù)、輸出移交目錄、填寫備考表及歸檔情況表； 二、歸檔的文件材料應(yīng)格式統(tǒng)一，質(zhì)地優(yōu)良，聲像清晰，符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求；填寫的字跡要工整，禁用圓珠筆、鉛筆和純藍(lán)墨水，可用計(jì)算機(jī)打??； 三、文件材料整理組件后，由組件人向單位的兼職檔案人員移交，兼職檔案人員將案件經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審查簽字后，擬制移交清單，向校檔案館移交； 四、凡由幾個(gè)單位合作完成的項(xiàng)目，由主辦單位組件歸檔；五、重要的、利用頻

12、繁的檔案材料，可復(fù)制副本隨原件一同歸檔，以便保護(hù)原件。第十五條 歸檔時(shí)間：一、學(xué)校各黨政部門和能按公元年度歸檔的部門，應(yīng)在次年六月底前歸檔；二、各教學(xué)單位和能按學(xué)年度歸檔的部門，應(yīng)在次學(xué)年度寒假前歸檔；三、科研、基建等部門，應(yīng)在項(xiàng)目完成后的兩個(gè)月內(nèi)歸檔。具體歸檔時(shí)間按照分類檔案管理實(shí)施辦法執(zhí)行。 第四章 檔案的管理與保管第十六條 學(xué)校檔案館要按照國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，制定統(tǒng)一的檔案實(shí)體分類法和各類檔案管理辦法，編制移交目錄和其他檢索工具，對(duì)入庫(kù)的檔案做到分類科學(xué)、排架合理、整理系統(tǒng)、保管安全、統(tǒng)計(jì)正確、利用方便、管理手段先進(jìn)。 第十七條 嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。檔案庫(kù)房、閱覽室、辦

13、公室三分開(kāi)，添置必要設(shè)備，要有“八防”措施，經(jīng)常檢查檔案保管情況，確保檔案安全。 第十八條 已歸檔的檔案材料，需要補(bǔ)充、更改時(shí)，必須由有關(guān)部門的負(fù)責(zé)人審核簽署意見(jiàn)，交檔案館歸檔，學(xué)校各類檔案按其價(jià)值將保管期限分為永久、30年、10年三種。已到期的檔案，由校檔案館會(huì)同學(xué)校有關(guān)部門共同鑒定。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案要造冊(cè)，經(jīng)館長(zhǎng)審核并報(bào)主管校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。 第十九條 定期檢查檔案情況，學(xué)期結(jié)束前全面清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)破損、變質(zhì)的檔案，及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制，并作出記錄，建立健全檔案查閱、借閱、安全和保密等有關(guān)制度。嚴(yán)格履行查、借、復(fù)印的有關(guān)手續(xù)。庫(kù)房應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，經(jīng)常檢查，確保

14、檔案安全。第二十條 單位撤銷、合并和人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須辦理檔案和文件材料的交接手續(xù)，不得私自帶走和銷毀檔案材料。第二十一條 對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)上報(bào)有關(guān)報(bào)表。第二十二條 學(xué)校檔案館要研究和改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)，對(duì)已破損和字跡褪色的檔案，應(yīng)采取積極措施予以修復(fù)或復(fù)制。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為檔案保護(hù)提供必要條件。做好檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作和檔案計(jì)算機(jī)管理開(kāi)發(fā)研制工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的現(xiàn)代化管理。第二十三條 學(xué)校檔案工作經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決，學(xué)校各職能部門對(duì)于保存本部門歸檔文件所需的檔案裝具等設(shè)備學(xué)校給予支持。第二十四條 建立檔案借閱制度，按檔案密級(jí)，履行審批手續(xù)。

15、借閱人在指定地點(diǎn)查閱，不得隨意拆卷、抽取涂改、損毀或轉(zhuǎn)讓他人。第五章 檔案的開(kāi)放與利用第二十五條 除有特殊規(guī)定的以外，學(xué)校檔案館應(yīng)將保存的檔案，按照檔案法、高等學(xué)校檔案管理辦法和國(guó)家、學(xué)校有關(guān)規(guī)定，向全校和社會(huì)公布和開(kāi)放，持有合法證明的單位和個(gè)人，都可利用已開(kāi)放的檔案。屬下列情況之一的檔案，不對(duì)外公布：一、 涉及國(guó)家秘密的；二、 涉及專利或者技術(shù)秘密的；三、 涉及個(gè)人隱私的；四、 檔案形成單位規(guī)定限制利用的。第二十六條 檔案館要編制各種必要的檢索工具、參考資料和統(tǒng)計(jì)資料，逐步實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)檢索，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，積極主動(dòng)做好提供利用服務(wù)。第二十七條 開(kāi)放和利用檔案必須遵循以下原則：一、本校

16、工作人員因工作需要，查閱已公開(kāi)的檔案材料，或查閱本人承辦部分的未公開(kāi)檔案材料，經(jīng)辦理查閱登記手續(xù)，均可查閱；二、查閱本部門其他不予公開(kāi)的檔案，須經(jīng)本部門(處級(jí))負(fù)責(zé)人或課題組負(fù)責(zé)人簽字；三、查閱其他部門不予公開(kāi)的檔案，除須經(jīng)本部門(處級(jí))負(fù)責(zé)人同意外，還須經(jīng)檔案館館長(zhǎng)同意，方可查閱。查閱其他未公開(kāi)的科研項(xiàng)目檔案，除須經(jīng)該課題組負(fù)責(zé)人或作者本人同意外，還需經(jīng)科研處長(zhǎng)同意，方可查閱；四、校黨政會(huì)議記錄，須經(jīng)黨政辦主任或檔案館長(zhǎng)同意簽字，重要的須經(jīng)主管書記、校長(zhǎng)批準(zhǔn)，方可查閱；五、為方便利用，本校工作人員查閱本部門形成的檔案和可以公開(kāi)的檔案，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢；六、校外單位查閱已公開(kāi)檔案，憑本單位介

17、紹信、出示本人證件；查閱未公開(kāi)檔案，由檔案館根據(jù)有關(guān)規(guī)定辦理；因特殊需要，查閱有保密內(nèi)容的檔案，按學(xué)校保密檔案管理辦法辦理；七、個(gè)人查閱與本人有關(guān)的職稱、學(xué)歷、學(xué)籍等可以公開(kāi)的檔案，憑個(gè)人證件即可；八、凡摘錄、復(fù)制未開(kāi)放的檔案，應(yīng)經(jīng)館長(zhǎng)或經(jīng)館長(zhǎng)授權(quán)的檔案管理員同意；檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，出具證明并蓋章；九、學(xué)校檔案館應(yīng)設(shè)立專門的閱覽室，為檔案的利用與開(kāi)放創(chuàng)造良好環(huán)境，為師生員工和社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件，用于公益目的的，不得收取費(fèi)用，用于個(gè)人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用；對(duì)于復(fù)制檔案資料的，可以收取復(fù)制費(fèi)。第二十八條 未經(jīng)學(xué)校授權(quán)或上級(jí)主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，任何組織或個(gè)人無(wú)權(quán)公布

18、學(xué)校檔案。校檔案館是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。第六章 檔案的鑒定和銷毀第二十九條 檔案鑒定工作在主管校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案館、有關(guān)業(yè)務(wù)部門和校保密部門組成鑒定小組。其職責(zé)是調(diào)整密級(jí)和保管期限，提出銷毀無(wú)保存價(jià)值檔案的意見(jiàn)，寫出鑒定情況報(bào)告。第三十條 檔案保管期限劃定的原則是：一、凡是反映學(xué)校主要職能部門活動(dòng)、基本歷史面貌和各項(xiàng)工作，具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用查考價(jià)值的檔案，列為永久；二、凡是在一定時(shí)間內(nèi)學(xué)校進(jìn)行各項(xiàng)工作需要利用查考的檔案，根據(jù)情況可列為長(zhǎng)期或短期；長(zhǎng)期為10年至30年，短期為10年；三、介于永久與長(zhǎng)期或與短期之間的檔案，一律從長(zhǎng)劃定。第三十一條 銷毀檔案，應(yīng)造具清冊(cè)，經(jīng)主管校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，鑒定小組指定兩人以上去造紙廠進(jìn)行監(jiān)銷，批準(zhǔn)人、監(jiān)銷人都要在銷毀檔案清冊(cè)上簽字。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。