[人力資源管理]工作中的EXCEL操作技巧

1、logologo主線路第一部分第一部分 excel的基礎(chǔ)知識(shí)的基礎(chǔ)知識(shí) 第三部分第三部分 excel實(shí)用操作技巧（工資表）實(shí)用操作技巧（工資表）第四部分第四部分 excel函數(shù)應(yīng)用（派送總表）函數(shù)應(yīng)用（派送總表）第二部分第二部分 excel表中的函數(shù)表中的函數(shù)logo第一部分 excel的基礎(chǔ)知識(shí)1.一個(gè)excel文檔稱為一個(gè)工作簿，文件擴(kuò)展名為.xls。2.一個(gè)工作簿由若干工作表組成（默認(rèn)為3個(gè)），一個(gè)工作簿可容納多個(gè)工作表。3.每個(gè)工作表是一個(gè)表格，最多可以有65536個(gè)行，256 個(gè)列；4.excel表中的小格稱為單元格，用“列編號(hào)行編號(hào)”表示，如“a1”、“b12”、“d7”等一、一、

2、excel簡(jiǎn)介簡(jiǎn)介logo第一部分 excel的基本知識(shí)快速復(fù)制 ctrl+c快速粘貼 ctrl+v快速剪貼 ctrl+x快速定位 ctrl+g快速查找 ctrl+f快速替換 ctrl+h快速打印 ctrl+p快速保存 ctrl+s快速撤銷 ctrl+z二、二、excel表中的常用快捷鍵表中的常用快捷鍵logo第一部分 excel的基礎(chǔ)知識(shí) 1、多個(gè)單元格或區(qū)域的選定 （1）如果選定的多個(gè)單元格間斷的，就用ctrl. （2）如果選定的多個(gè)單元格是連續(xù)的，就用shift鍵。三、三、excel表中的常用操作表中的常用操作logo第一部分 excel的基礎(chǔ)知識(shí)2、打印設(shè)置 如果只想打印工作表中的某個(gè)

3、部分，選定后，按ctrl+p，在彈出的對(duì)話框中選擇選定區(qū)域，如果是選打印整個(gè)工作薄，是整個(gè)工作薄中的所有工作表。logo第一部分 excel的基礎(chǔ)知識(shí) 3、文本型數(shù)字和時(shí)間的錄入 先輸入英文單引號(hào)“ ”，再輸入數(shù)值日期、時(shí)間，則該數(shù)據(jù)被當(dāng)作文本型數(shù)據(jù)，在單元格中自動(dòng)左對(duì)齊。 說明：對(duì)文本型數(shù)值用公式或函數(shù)計(jì)算時(shí)，得不到用數(shù)值型計(jì)算時(shí)的結(jié)果。一般用于不需計(jì)算的數(shù)值，如電話號(hào)碼、身份證號(hào)碼等。logo第一部分 excel的基礎(chǔ)知識(shí)4、條件格式、條件格式舉例舉例 使?jié)M足條件的數(shù)據(jù)以設(shè)定的格式顯示。用于數(shù)值和公式。使?jié)M足條件的數(shù)據(jù)以設(shè)定的格式顯示。用于數(shù)值和公式。方法：選擇要使用條件格式化顯示數(shù)據(jù)的區(qū)

4、域；單擊方法：選擇要使用條件格式化顯示數(shù)據(jù)的區(qū)域；單擊“格式格式”菜單中的菜單中的“條件格式條件格式”；設(shè)置條件，再單擊；設(shè)置條件，再單擊“格式格式”按鈕設(shè)置顯示的格式。添加可以設(shè)置多個(gè)條件格式按鈕設(shè)置顯示的格式。添加可以設(shè)置多個(gè)條件格式logo5、數(shù)據(jù)有效性、數(shù)據(jù)有效性舉例舉例（1） 設(shè)置：設(shè)置： a、選定要設(shè)置的單元格或區(qū)域、選定要設(shè)置的單元格或區(qū)域 b、在、在 “數(shù)據(jù)欄數(shù)據(jù)欄”菜單欄中找到菜單欄中找到“有效性有效性” c、在、在“允許允許”中選擇中選擇“序列序列” d、在、在“來源來源”中輸入你想要輸入的，注意用中輸入你想要輸入的，注意用“，”分開，也可是事先設(shè)定分開，也可是事先設(shè)定好的

5、再選擇。好的再選擇。logo（2 2） 輸入信息輸入信息 輸入信息中錄入的信息，在編輯單元格時(shí)，會(huì)提醒用戶只能是輸入輸入信息中錄入的信息，在編輯單元格時(shí)，會(huì)提醒用戶只能是輸入什么值什么值logo（3）出錯(cuò)警告）出錯(cuò)警告出錯(cuò)警告中錄入的信息可以提示用戶錄入該單元格的輸入的數(shù)據(jù)有誤出錯(cuò)警告中錄入的信息可以提示用戶錄入該單元格的輸入的數(shù)據(jù)有誤logo第一部分 excel的基礎(chǔ)知識(shí)6、分類匯總、分類匯總舉例舉例方法方法（1）在）在“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”菜單欄中找到菜單欄中找到“分類匯總分類匯總” （2）彈出的對(duì)單話框中選擇好）彈出的對(duì)單話框中選擇好“分類字段分類字段”，“匯總方式匯總方式”和和“選定匯選定匯總項(xiàng)

6、總項(xiàng)”注意：在使用分類匯總時(shí)，先要按注意：在使用分類匯總時(shí)，先要按“分類字段分類字段”排序排序logo第一部分 excel的基礎(chǔ)知識(shí)7、工作表密碼保護(hù)、工作表密碼保護(hù)舉例舉例調(diào)用路徑調(diào)用路徑（1）在）在“工具工具”中找到中找到“保護(hù)保護(hù)”中的中的“允許編輯區(qū)域允許編輯區(qū)域”（2）在彈出的對(duì)話框中新建允許編輯區(qū)域）在彈出的對(duì)話框中新建允許編輯區(qū)域logo第一部分 excel的基礎(chǔ)知識(shí)8、excel工作薄密碼保護(hù)舉例舉例（1）在）在“工具菜工具菜”單欄中找到單欄中找到“選項(xiàng)選項(xiàng)”（2）在彈出的對(duì)話框中，找到）在彈出的對(duì)話框中，找到“安全性安全性”logo第一部分 excel的基礎(chǔ)知識(shí) 當(dāng)我們?cè)谧鰍

7、ct時(shí)，需要復(fù)制一部分表格放置在表上，此時(shí)不用借助其他工具，我們也可把excel轉(zhuǎn)換成圖片形式。首先選中需要復(fù)制成圖片的單元格區(qū)域，然后按住shift鍵依次選擇“編輯復(fù)制圖片”命令，接著彈出“復(fù)制圖片”窗口(如圖所示)，選擇“圖片”單選項(xiàng)后點(diǎn)擊“確定”按鈕，按shift鍵再選擇“編輯粘貼圖片”命令，即可進(jìn)行粘貼。同理，我們還可以將其在word中進(jìn)行粘貼。另外，在復(fù)制圖片時(shí)如果選擇了“如打印效果”單選項(xiàng)，在粘貼的時(shí)候如果表格沒有邊框，復(fù)制后的圖片也不會(huì)出現(xiàn)邊框。9、excel表格成圖表格成圖logo第二部分 excel表中的函數(shù)一、一、sum函數(shù)的應(yīng)用函數(shù)的應(yīng)用 1、調(diào)用、調(diào)用sum函數(shù)的路徑：

8、函數(shù)的路徑： （1）直接在選定單元格輸入）直接在選定單元格輸入 （2）在插入菜單欄中找到函數(shù)，在彈出的對(duì)話框中找到）在插入菜單欄中找到函數(shù)，在彈出的對(duì)話框中找到sum函數(shù)函數(shù)舉例舉例logo2、注意、注意:在應(yīng)用在應(yīng)用sum函數(shù)時(shí)，要區(qū)分函數(shù)時(shí)，要區(qū)分 “：”與與“，”的區(qū)別。的區(qū)別。logo二、sumif函數(shù)的應(yīng)用舉例舉例 1、在做派送收費(fèi)匯總表的時(shí)候，我們可用此公式把后面的明細(xì)合計(jì)、在做派送收費(fèi)匯總表的時(shí)候，我們可用此公式把后面的明細(xì)合計(jì)到前一頁來。調(diào)用到前一頁來。調(diào)用sumif函數(shù)的路徑有兩個(gè)：函數(shù)的路徑有兩個(gè)： （1）直接在選定單元格輸入）直接在選定單元格輸入 （2）在插入菜單欄中找到

9、函數(shù)，在彈出的對(duì)話框中找到）在插入菜單欄中找到函數(shù)，在彈出的對(duì)話框中找到sumif函數(shù)函數(shù)logo2、sumif中第一參數(shù)是范圍，第二個(gè)參數(shù)是條件，第三個(gè)參數(shù)中第一參數(shù)是范圍，第二個(gè)參數(shù)是條件，第三個(gè)參數(shù)是滿足第二個(gè)條件的對(duì)應(yīng)取值是滿足第二個(gè)條件的對(duì)應(yīng)取值logo第二部分 excel表中的函數(shù)三、subtotal函數(shù)的應(yīng)用舉例舉例1、調(diào)用、調(diào)用subtotal函數(shù)的路徑有兩個(gè)：函數(shù)的路徑有兩個(gè)：（1）直接在選定單元格輸入）直接在選定單元格輸入（2）在插入菜單欄中找到函數(shù)，在彈出的對(duì)話框中找到）在插入菜單欄中找到函數(shù)，在彈出的對(duì)話框中找到subtotal函數(shù)函數(shù)logo第二部分 excel表中的

10、函數(shù)2、subtotal函數(shù)是根據(jù)第一參數(shù)來決定所要計(jì)算結(jié)果。函數(shù)是根據(jù)第一參數(shù)來決定所要計(jì)算結(jié)果。logo第二部分 excel表中的函數(shù)四、四、vlookup函數(shù)的應(yīng)用函數(shù)的應(yīng)用1、vlookup函數(shù)用于兩個(gè)表中數(shù)據(jù)互相引用。調(diào)用函數(shù)用于兩個(gè)表中數(shù)據(jù)互相引用。調(diào)用vlookup函數(shù)的路徑有兩個(gè)：函數(shù)的路徑有兩個(gè)：（1）直接在選定單元格輸入）直接在選定單元格輸入（2）在插入菜單欄中找到函數(shù)，在彈出的對(duì)話框中找到）在插入菜單欄中找到函數(shù)，在彈出的對(duì)話框中找到vlookup函數(shù)函數(shù)舉例舉例logo第二部分 excel表中的函數(shù)2、vlookup函數(shù)的參數(shù)設(shè)置函數(shù)的參數(shù)設(shè)置 第一個(gè)參數(shù)是條件，第二個(gè)

11、參數(shù)是范圍，第三個(gè)參數(shù)是列數(shù)，第四第一個(gè)參數(shù)是條件，第二個(gè)參數(shù)是范圍，第三個(gè)參數(shù)是列數(shù)，第四個(gè)參數(shù)決定是大致區(qū)配值還是精確區(qū)配值個(gè)參數(shù)決定是大致區(qū)配值還是精確區(qū)配值logo第二部分 excel表中的函數(shù) 五、countif函數(shù)的使用 countif函數(shù)是用來計(jì)算滿足條件出現(xiàn)的次數(shù)的一個(gè)函數(shù)。第一個(gè)參數(shù)是范圍，第二個(gè)參數(shù)是條件。logo第二部分 excel表中的函數(shù)六、數(shù)據(jù)透視表 1、數(shù)據(jù)透視表是一種交互式的表，可以進(jìn)行某些計(jì)算，如求和與計(jì)數(shù)、數(shù)據(jù)透視表是一種交互式的表，可以進(jìn)行某些計(jì)算，如求和與計(jì)數(shù)等。所進(jìn)行的計(jì)算與數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)透視表中的排列有關(guān)。等。所進(jìn)行的計(jì)算與數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)透視表中的排列有關(guān)。

12、舉例舉例logo第二部分 excel表中的函數(shù)2、在數(shù)據(jù)透視表中添加字段時(shí)要注意，行區(qū)域、列區(qū)域及頁區(qū)域的區(qū)分、在數(shù)據(jù)透視表中添加字段時(shí)要注意，行區(qū)域、列區(qū)域及頁區(qū)域的區(qū)分logo一、工資條的設(shè)置及打印 首先下載一個(gè)百寶箱，雙擊后安裝，或通過“工具”菜單欄中的“加載宏”來安裝。logo第三部分 excel實(shí)用操作技巧（工資表）其次，要注意：在設(shè)置工資條時(shí)，第一行不能有合并單元格其次，要注意：在設(shè)置工資條時(shí)，第一行不能有合并單元格logo第三部分 excel實(shí)用操作技巧（工資表）二、二、工資表轉(zhuǎn)換為工資條的小技巧工資表轉(zhuǎn)換為工資條的小技巧logo第三部分 excel實(shí)用操作技巧（工資表）三、工資

13、表一鍵打印 1、打印版表頭的設(shè)置。頂端標(biāo)題行選擇1、2、3行，則打印的時(shí)候每頁表頭都會(huì)是這三行l(wèi)ogo第三部分 excel實(shí)用操作技巧（工資表） 2. 想哪頁有幾個(gè)人就幾個(gè)人：分頁預(yù)覽的利用，插入分頁符來劃分打印人數(shù)logo第三部分 excel實(shí)用操作技巧（工資表）eg：在第九行插入了一行分頁：在第九行插入了一行分頁符，則之前的第二頁分出了兩符，則之前的第二頁分出了兩頁，變成了三頁，最后通過預(yù)頁，變成了三頁，最后通過預(yù)覽，調(diào)整好，一鍵打印，整個(gè)覽，調(diào)整好，一鍵打印，整個(gè)部門的都出來！部門的都出來！logo一、下載樣表及導(dǎo)出派送數(shù)據(jù)1、派送總表模板下載、派送總表模板下載logo第四部分 excel函數(shù)應(yīng)用（派送總表）2、下載樣表及導(dǎo)出派送數(shù)據(jù)logo二、檢測(cè)公式取數(shù)的完整性=sum(c799:k799)=sum(c3:c809)目的：確保求和函數(shù)能取到所需要的所有數(shù)據(jù)目的：確保求和函數(shù)能取到所需要的所有數(shù)據(jù)logo第四部分 excel函數(shù)應(yīng)用（派送總表）三、用sumif函數(shù)取數(shù)logo第四部分 excel函數(shù)應(yīng)用（派送總表）四、發(fā)現(xiàn)差異怎么辦？7009.4-7067.85=-58.45？logo第四部分 excel函數(shù)應(yīng)用（派送總表）五、